Kurzanleitung für Verhandlungsverfahren – Einreichung von anfänglichen Angeboten

(Verhandlungsverfahren und wettbewerbliche Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung)

Erste Schritte

Willkommen bei eSubmission!

Mit der eSubmission -Anwendung können sich Wirtschaftsteilnehmer auf elektronischem Wege an EU-Vergabeverfahren beteiligen. Sie können damit ihre Anträge (z. B. Angebote und geänderte Angebote) vorbereiten und auf strukturierte und sichere Weise elektronisch einreichen.

Die vorliegende Kurzanleitung gilt für die Einreichung von anfänglichen Angeboten im Verhandlungsverfahren und in wettbewerblichen Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung. In diesen Verfahren können nur dazu eingeladene Bewerber ein anfängliches Angebot einreichen, zu dessen Überarbeitung der öffentliche Auftraggeber in einer späteren Verhandlungsrunde auffordern kann. Die Kurzanleitungen für nachfolgende Verhandlungsrunden sowie die Anleitungen für andere Vergabeverfahren finden Sie im Wiki zur elektronischen Auftragsvergabe im Förder- und Ausschreibungsportal (Förderportal).

Als Wirtschaftsteilnehmer können Sie:

Ihre Einreichung zu einem Verfahren eines Organs oder einer Einrichtung der EU erstellen,
diese auf sichere Weise einreichen,
einen gespeicherten Entwurf ansehen oder daran weiterarbeiten,
einen Einreichungsentwurf löschen,
einen Nachweis für die Einreichung erhalten (Submission Receipt, Einreichungsbestätigung),
eine Einreichung vor Ablauf der Einreichungsfrist zurückziehen,
einen Nachweis für die Zurückziehung (Withdrawal Receipt, Rückzugsbestätigung) erhalten.

Lesen Sie zuvor unbedingt die Systemanforderungen.

Diese finden Sie auf der Startseite der eSubmission-Anwendung und auf der Seite Parteien (im Abschnitt „Anlagen“).

Technische Hilfe

Wenn Sie Hilfe benötigen, können Sie von 8.00 bis 20.00 Uhr MEZ/MESZ unser Support-Team kontaktieren.

ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 229-71063

Das Support-Team arbeitet nur in englischer Sprache.

Wie kann ich auf eSubmission zugreifen?

Der Zugriff auf eSubmission erfolgt stets im Zusammenhang mit einem Vergabeverfahren. Veröffentlichte Vergabeverfahren finden Sie hier:

Was benötige ich zur Verwendung von eSubmission?

Für die Verwendung von eSubmission müssen Sie beim Authentifizierungsdienst der Europäischen Kommission (EU Login) registriert sein.

Für eine Einreichung zu einem Vergabeverfahren auf der EU-Plattform für die elektronische Auftragsvergabe (TED eTendering) müssen Sie außerdem bei TED eTendering ein Konto besitzen.

Damit Ihre Organisation im elektronischen Einreichungsverfahren erkannt wird, muss sie im Register der Kommission für Organisationen (Teilnehmerverzeichnis) eingetragen sein und über eine „PIC“ (Participant Identification Code oder Teilnehmerkennung) verfügen. Weitere Informationen zur PIC finden Sie hier. Die Registrierung steht allen Organisationen offen und ist kostenlos.

EU Login

EU Login dient als Zugangstor zu verschiedenen Diensten und Systemen der Europäischen Kommission. Wenn Sie noch kein EU Login haben, können Sie ein Konto einrichten.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Hilfe zu EU Login.

TED eTendering

TED eTendering ist die Plattform für die elektronische Auftragsvergabe, auf der die Organe und Einrichtungen der EU ihre Ausschreibungen veröffentlichen.

Mithilfe Ihres EU Login-Kontos können Sie ein eTendering-Konto einrichten .

Förder- und Ausschreibungsportal (Förderportal)

Das Förderportal ist die zentrale Anlaufstelle (Single Electronic Data Interchange Area) für Teilnehmer und Sachverständige in Bezug auf alle Förderprogramme und Ausschreibungen, die von der Europäischen Kommission und anderen EU-Einrichtungen verwaltet werden.

Im Förderportal können die Teilnehmer:

nach Möglichkeiten in Förderprogrammen oder Vergabeverfahren der EU suchen,
sich im Teilnehmerverzeichnis registrieren lassen,
Einreichungsbestätigungen (Submission Receipt, Nachweis für die Einreichung) abrufen,
Einreichungsentwürfe ansehen, bearbeiten oder löschen,
Einreichungen zurückziehen und die Rückzugsbestätigung (Withdrawal Receipt, Nachweis für die Zurückziehung) abrufen,
Rollen verwalten.

Teilnehmerverzeichnis

Die Kommission hat ein Online-Register der Organisationen erstellt, die an Ausschreibungen oder Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen der EU teilnehmen, um den Grundsatz der einmaligen Erfassung anzuwenden: Daten über die Organisation eines Teilnehmers sind nur einmal einzureichen. Nach der Registrierung erhält jede Organisation eine eindeutige Teilnehmerkennung (PIC). Wie Sie im Teilnehmerverzeichnis eine PIC bekommen, wird auf dieser Seite erläutert.

Einreichung eines Angebots in eSubmission vorbereiten

In einem Verhandlungsverfahren und einem wettbewerblichen Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung können nur eingeladene Bewerber ein Angebot einreichen.

Wenn Sie vom öffentlichen Auftraggeber ausgewählt wurden, erhalten Sie von TED eTendering eine Benachrichtigung, in der Sie aufgefordert werden, Ihren Zugriff auf die Vergabeunterlagen zu bestätigen und ein Angebot einzureichen.

Die Benachrichtigung wird an die E-Mail-Adresse Ihrer Organisation gesandt, die Sie beim öffentlichen Auftraggeber in der Vorbereitungsphase des Verfahrens angegeben haben.

Die Benachrichtigungen können in TED eTendering im Abschnitt Meine Nachrichten abgerufen werden.

Zur Bestätigung Ihres Zugriffs auf die Vergabeunterlagen klicken Sie auf den Link in der Benachrichtigung. So gelangen Sie direkt zur Ausschreibungsseite in TED eTendering, wo Sie die Schaltfläche Angebot einreichen vorfinden.

In eSubmission klicken Sie auf Neue Einreichung, um eine neue Einreichung zu beginnen, oder auf Entwurf laden, um eine zuvor angefangene Einreichung fortzusetzen. Sie können Ihren Entwurf auch vom Förderportal aus weiter bearbeiten (siehe dazu die Hinweise im Abschnitt „Verwalten der Einreichungen im Förderportal“ in dieser Kurzanleitung).

Einsehen der Daten in eSubmission

Wenn Sie Ihre Einreichung beginnen, sehen Sie oben auf dem Bildschirm eine Fortschrittsleiste. Sie zeigt alle erforderlichen Schritte bis zur Einreichung des Angebots. Dort sehen Sie auch, in welchem Schritt Sie sich gerade befinden.

Sie können die Einreichungsunterlagen während des laufenden Einreichungsverfahrens jederzeit einsehen, indem Sie auf der linken Seite des Bildschirms auf die Schaltfläche Einreichungsunterlagen klicken.

Nichts ist beim öffentlichen Auftraggeber eingereicht, solange Sie nicht am Ende des Einreichungsprozesses auf die Schaltfläche Einreichen geklickt haben.

Möglichkeiten der Einreichung

Wenn Sie eine neue Einreichung beginnen, müssen Sie angeben,

wie Sie Ihr Angebot einreichen wollen: als Einzeleinreichung oder als Gemeinsame Einreichung,
ob die Einreichung eine Vergabe von Unteraufträgen umfasst,
in welcher Sprache die Einreichung erfolgen soll.

Klicken Sie nach erfolgter Auswahl auf die Schaltfläche Weiter unten auf der Seite.

Parteien

In diesem Abschnitt müssen Sie Angaben zu den an Ihrer Einreichung beteiligten Organisationen machen (Teilnehmer). Klicken Sie auf Neue Partei und wählen Sie die Art des Teilnehmers aus: Hauptteilnehmer (Einzeleinreichung), federführendes Mitglied oder Mitglied (Gemeinsame Einreichung) und gegebenenfalls Unterauftragnehmer.

Für alle Teilnehmer, außer Unterauftragnehmern, muss eine PIC (Participant Identification Code, Teilnehmerkennung) angegeben werden. Um zu prüfen, ob eine Einrichtung bereits über eine PIC verfügt (d. h. bereits im Teilnehmerverzeichnis registriert ist), klicken Sie auf die Schaltfläche Suche . Sie können nach PIC, USt-ID-Nummer, nationaler Eintragungsnummer und Land suchen. Um anhand der USt-ID-Nummer oder der nationalen Eintragungsnummer suchen zu können, müssen Sie auch das Land auswählen.

Ergibt die Suche keine Ergebnisse, muss sich die Organisation registrieren, um eine PIC zu erhalten. Kehren Sie nach Erhalt der PIC zu eSubmission zurück, suchen Sie nach der PIC und wählen Sie die angezeigte Organisation aus.

Die mit der PIC im Teilnehmerverzeichnis verbundenen Daten werden auf dem Bildschirm angezeigt, und Sie werden aufgefordert, die folgenden obligatorischen Angaben zu machen bzw. Unterlagen zu übermitteln:

für den Hauptteilnehmer oder das federführende Mitglied der Gemeinschaft:

Kontaktperson (Name und E-Mail-Adresse),
IBAN/Nummer des Bankkontos;

für alle Teilnehmer: ehrenwörtliche Erklärung im Abschnitt „Anlagen“ (ordnungsgemäß ausgefüllt und unterzeichnet).

In der Leistungsbeschreibung erfahren Sie, welche Unterlagen für die Einreichung des Angebots erforderlich sind.

Im Abschnitt „Kontaktperson“ kann der Nutzer sich selbst (der Name ist bereits ausgefüllt) oder eine andere Person als Ansprechpartner für die Einreichung des Angebots angeben. Die Kontaktperson hat im Förderportal die Rolle der Hauptkontaktperson des Koordinators (Primary Coordinator Contact, PCoCo ) und der Nutzer, der das Angebot einreicht (falls abweichend von der Kontaktperson), die Rolle der Kontaktperson des Koordinators (Coordinator Contact, CoCo ).

Falls die Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) noch kein EU Login-Konto hat, wird anhand der E-Mail-Adresse der Kontaktperson automatisch ein vorläufiges EU Login-Konto eingerichtet, und die Person wird per E-Mail aufgefordert, die EU Login-Registrierung abzuschließen. Bei dieser Aufforderung handelt es sich um eine automatische Systemnachricht ohne Bezugnahme auf das Verfahren.

Im Abschnitt Anlagen können Sie die Unterlagen des Teilnehmers in Bezug auf die Ausschluss- und Auswahlkriterien hochladen. In der Leistungsbeschreibung erfahren Sie, welche Unterlagen des Teilnehmers für die Einreichung des Angebots erforderlich sind.

Klicken Sie anschließend auf Fertig.

Sobald Sie den Schritt „Möglichkeiten der Einreichung“ abgeschlossen haben, lässt sich die Struktur nicht mehr von einer „Gemeinsamen Einreichung“ zu einer „Einzeleinreichung“ oder umgekehrt ändern. Wenn Sie die Struktur Ihrer Einreichung oder das federführende Mitglied ändern wollen, müssen Sie eine neue Einreichung anlegen, die Ihren jetzigen Entwurf ersetzt (alle zuvor eingegebenen Daten und hochgeladenen Dokumente werden dabei gelöscht).

Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Lose

In einem Verfahren mit mehreren Losen wählen Sie das Los bzw. die Lose, für das bzw. die Sie ein Angebot einreichen möchten. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Weiter.

Die Angaben zu den Teilnehmern gelten für die gesamte Einreichung. Wenn sich die Bietergemeinschaft für die einzelnen Lose unterschiedlich zusammensetzt, ist für jedes Los eine gesonderte Einreichung erforderlich.

Angebotsdaten

In diesem Abschnitt müssen Sie den Betrag Ihres Angebots angeben ( nur bei Zuschlagsmethode niedrigster Preis oder niedrigste Kosten ; Format wie im nachstehenden Beispiel) und/oder bestätigen, dass Ihr Angebot die in den Auftragsunterlagen genannten Mindestanforderungen erfüllt.

Wenn Sie angeben, dass Ihr Angebot die Mindestanforderungen nicht erfüllt, werden Sie aufgefordert, in einem speziellen Textfeld eine Erklärung hierzu abzugeben. Die Bestätigung der Erfüllung bzw. Nichterfüllung und die Erklärung im Falle der Nichterfüllung werden in den Einreichungsbericht aufgenommen.

Nachdem Sie auf die Schaltfläche Speichern geklickt haben, können Sie das finanzielle Angebot und – falls vom Auftraggeber in der Leistungsbeschreibung verlangt – auch das technische Angebot hochladen. Sie können mehr als eine Datei als technisches/finanzielles Angebot hochladen.

Sobald Sie meinen, dass die Angebotsdaten richtig sind und die Einreichung vollständig ist, klicken Sie auf Weiter. Diese Schaltfläche wird erst dann aktiviert, wenn alle obligatorischen Daten und Dokumente vorliegen.

Zu diesem Zeitpunkt ist Ihr Angebotsentwurf, einschließlich aller ihrer Unterlagen, noch nicht eingereicht.

Einreichungsbericht

Der Einreichungsbericht wird vom System erzeugt und ist Bestandteil der Einreichung. Darin werden alle in der Einreichung enthaltenen Unterlagen aufgeführt.

eSubmission erzeugt automatisch den Einreichungsbericht und fügt ihn der Einreichung hinzu. Sie können den Bericht vor Einreichung des Angebots am Bildschirm ansehen oder ihn für Ihre eigenen Unterlagen herunterladen. Der Bericht ist weder zu unterschreiben noch unterschrieben in eSubmission hochzuladen.

Wenn Sie nach dem Ansehen des Einreichungsberichts die Einreichung als vollständig und abgabebereit betrachten, klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

Der Einreichungsbericht ist kein Nachweis über die Einreichung. Ihr Angebot wurde noch nicht eingereicht. Bitte gehen Sie zum nächsten Schritt und klicken Sie auf „Einreichen“, um die Einreichung abzuschließen.

Einreichen Ihres Angebots

Wenn Sie bereit sind, Ihr Angebot einzureichen, klicken Sie auf Einreichen . Das System zeigt daraufhin eine Bestätigungsmeldung an.

Klicken Sie zur Bestätigung auf Ja: Sie können diese Einreichung nun nicht mehr ändern.

Bitte beachten Sie, dass eine Einreichung nach Ablauf der Einreichungsfrist im System nicht möglich ist.

Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an die E-Mail-Adresse der Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) gesandt. Diese E-Mail-Benachrichtigung enthält einen Link zum Förderportal, wo die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) die Einreichungsbestätigung abrufen können. Der bzw. die Inhaber der in der Einreichung verwendeten PIC werden davon benachrichtigt.

Diese Einreichungsbestätigung gilt als Nachweis für die Einhaltung der Einreichungsfrist.

Verwalten von Rollen im Förderportal

Die in eSubmission angegebene Kontaktperson hat im Förderportal für die Einreichung des anfänglichen Angebots die Rolle der Hauptkontaktperson des Koordinators (Primary Coordinator Contact, PCoCo). Für jede Einreichung kann es nur eine Hauptkontaktperson des Koordinators geben.

Die Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) kann nicht über das Portal geändert werden. Wenden Sie sich an den öffentlichen Auftraggeber, falls eine neue Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) benannt werden muss.

Der Nutzer, der das anfängliche Angebot einreicht (falls abweichend von der Kontaktperson) hat die Rolle der Kontaktperson des Koordinators (Coordinator Contact, CoCo).

Zusätzliche Kontaktpersonen des Koordinators (CoCo) können im Förderportal hinzugefügt oder entfernt werden, nachdem der öffentliche Auftraggeber die anfänglichen Angebote geöffnet hat und bevor er (falls zutreffend) die Bieter zur Abgabe eines überarbeiteten Angebots auffordert:

Klicken Sie dazu im Aktionsmenü rechts neben der Einreichung des anfänglichen Angebots auf die Option Rollen verwalten. Diese Option erscheint erst, nachdem der öffentliche Auftraggeber die anfänglichen Angebote geöffnet hat.

Klicken Sie auf Rollen bearbeiten.

Um eine neue Kontaktperson des Koordinators (CoCo) hinzuzufügen, klicken Sie auf Rollen hinzufügen.

Um eine neue Kontaktperson des Koordinators (CoCo) zu löschen, klicken Sie auf das Löschsymbol neben dem Namen.

Machen Sie die nötigen Angaben zu der als CoCo hinzugefügten Person und klicken Sie dann auf Ok.

Kontaktpersonen (Coco), die wie oben beschrieben hinzugefügt wurden, nachdem der öffentliche Auftraggeber den Bieter über das Portal bereits zur Einreichung eines überarbeiteten Angebots aufgefordert hat, können kein überarbeitetes Angebot einreichen. Nur Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo), die die Einladung erhalten haben, oder Kontaktpersonen (CoCo), die aus der Einladung heraus über das Aktionsmenü „Rollen verwalten“ hinzugefügt wurden, können ein überarbeitetes Angebot einreichen (siehe Kurzanleitung für Verhandlungsverfahren – Runde 2/nachfolgende Runden).

Verwalten der Einreichungen im Förderportal

Um Zugang zum Privatbereich des Förderportals zu erhalten, müssen Sie sich authentifizieren. Klicken Sie dazu auf der Startseite rechts oben auf Login und melden Sie sich mit Ihrem EU Login und Ihrem Passwort an.

Einreichungen ansehen

Im Abschnitt Meinen Bereich verwalten (Manage my area) findet die Hauptkontaktperson bzw. Kontaktperson des Koordinators (PCoCo/CoCo) auf der linken Seite den Abschnitt Meine Einreichungen (My Submissions).
Rechts über der Liste der Einreichungen finden Sie auch ein Suchfeld.

Abschnitt „Meine Einreichungen“

Zu jeder Einreichung kann die Hauptkontaktperson bzw. Kontaktperson des Koordinators (PCoCo/CoCo) die Referenznummer des Verfahrens, die Einreichungskennung, das Datum der letzten durchgeführten Aktion und den Einreichungsstatus (Entwurf, eingereicht, zurückgezogen, gelöscht), die Einreichungsfrist, den Verfahrenstitel, die Verfahrensart und die Runde einsehen.

Über das Aktionsmenü (Action) rechts neben jeder Einreichung (vorausgesetzt die Einreichung wurde nicht gelöscht) können die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) je nach Einreichungsstatus unterschiedliche Aktionen durchführen.

Bei Einreichungen mit dem Status Entwurf (Draft) können Sie:

Edit/Bearbeiten: eSubmission öffnet die zuletzt aufgerufene Seite. Sie können Ihre Einreichung jetzt in eSubmission bearbeiten.
View/Anzeigen: eSubmission öffnet die zuletzt aufgerufene Seite. Es ist hier aber nicht möglich, die Einreichung zu bearbeiten, da sie schreibgeschützt ist.
Delete/Löschen: Der Einreichungsentwurf wird aus dem Förderportal gelöscht.

Bei Einreichungen mit dem Status Eingereicht (Submitted) können Sie:

die View Bestätigung ansehen (View Receipt): Die Einreichungsbestätigung wird nun angezeigt.
die Einreichung zurückziehen (Withdraw) (nur wenn die Einreichungsfrist noch nicht abgelaufen ist): Geben Sie den Grund für das Zurückziehen der Einreichung an und bestätigen Sie die Aktion mit einem Klick auf „Zurückziehen“. Nachdem Sie eine Einreichung zurückgezogen haben, können Sie diese nicht mehr ansehen, bearbeiten oder erneut einreichen.

Bei Einreichungen mit dem Status Zurückgezogen (Withdrawn) können Sie:

die Rückzugsbestätigung ansehen (View Withdrawal Receipt): Die Rückzugsbestätigung wird nun angezeigt.

Bei Einreichungen mit dem Status Gelöscht (Deleted):

Für Einreichungen mit dem Status Gelöscht (Deleted) ist das Aktionsmenü nicht verfügbar . Sobald ein Angebotsentwurf gelöscht wurde, kann er nicht mehr abgerufen werden.

Verwalten von Benachrichtigungen im Förderportal

Meine Benachrichtigungen

Um zu dieser Seite zu gelangen, kann die Hauptkontaktperson bzw. Kontaktperson des Koordinators (PCoCo/CoCo) auf das Glockensymbol oben rechts auf dem Bildschirm klicken, nachdem sie sich im Förderportal angemeldet hat.

Auf dieser Seite finden die Kontaktpersonen ( PCoCo/CoCo ) die folgenden Benachrichtigungen:

Einreichungsbestätigung, Submission Receipt (Nachweis der Einreichung eines Angebots)
Rückzugsbestätigung, Withdrawal Receipt (Nachweis der Zurückziehung eines Angebots)

Im Abschnitt (Preferences) Alle Benachrichtigungen verwalten (Manage all notifications) kann die Hauptkontaktperson bzw. Kontaktperson des Koordinators (PCoCo/CoCo) unter Einstellungen (unterhalb der Liste der Benachrichtigungen) die Häufigkeit der E-Mail-Benachrichtigungen des Förderportals wählen. Unabhängig von dieser Wahl können Sie Ihre Benachrichtigungen jederzeit auch im Abschnitt Meine Benachrichtigungen (My notifications) ansehen.

Meine förmlichen Benachrichtigungen

Dieser Abschnitt unter Meinen Bereich verwalten (Manage my Area) auf der linken Seite wird derzeit in Vergabeverfahren nicht verwendet.

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