You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 29 Next »

Snabbguide till öppna förfaranden


Snabbguiderna har reviderats för att inkludera de senaste funktionerna och funktionerna i arbetsflödet. Denna uppdaterade version finns för närvarande endast tillgänglig på engelska. Översättningar till alla EU-språk kommer snart att finnas tillgängliga.


Kom igång


Välkommen till eSubmission!

Med eSubmission kan ekonomiska aktörer delta elektroniskt i EU:s upphandlingsförfaranden genom att ställa samman och lämna in sina anbud elektroniskt på ett strukturerat och säkert sätt.

Den här snabbguiden gäller enbart öppna förfaranden. Det finns snabbguider för andra upphandlingsförfaranden på finansierings- och anbudsportalens wiki för e-upphandling .

Som ekonomisk aktör kan du

  • registrera ditt svar på ett förfarande som utlysts av en EU-institution eller ett EU-organ,

  • lämna in ditt svar på ett säkert sätt,

  • se eller fortsätta att arbeta på ett sparat utkast,

  • radera ett utkast,

  • få ett inlämningsbevis (Submission Receipt),

  • dra tillbaka ett inlämnat anbud innan tidsfristen löpt ut,

  • få ett bevis på ett tillbakadraget anbud (Withdrawal Receipt).

Glöm inte att läsa systemkraven.

Du hittar dem på eSubmissions startsida och i avsnittet om bilagor på sidorna med uppgifter om parter och anbud.


Kan jag få teknisk hjälp?

Om du behöver hjälp kan du kontakta vårt supportteam mellan kl. 08:00 och 20:00 (CET/CEST).

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

Tfn +32 (0)2 297 10 63

(info)  Supportteamet kan enbart hjälpa dig på engelska.


Hur använder jag eSubmission?

Du kan alltid använda eSubmission för upphandlingsförfaranden. Här hittar du offentliggjorda anbudsinfordringar för EU:s institutioner, organ och byråer Finansierings- och anbudsportalen (Funding and Tenders Portal).



Vad behöver jag för att kunna använda eSubmission?

Du måste vara registrerad i Europeiska kommissionens tjänst för användarautentisering (EU Login) för att kunna använda eSubmission och svara på en anbudsinfordran som offentliggörs på finansierings- och anbudsportalen. 

För att identifiera din organisation i den elektroniska inlämningen måste den vara registrerad i kommissionens deltagarregister (Participant Register) och ha ett PIC-nummer (Participant Identification Code). Läs mer om PIC-nummer här . Registreringen är öppen för alla organisationer och är kostnadsfri.


EU Login

EU Login är webbportalen för inloggning till EU-kommissionens olika tjänster och/eller system. Om du inte har något EU Login ska du skapa ett konto.

Läs mer på EU Login hjälpsidor.

Finansierings- och anbudsportalen (Funding and Tenders Portal)

Finansierings- och anbudsportalen är den gemensamma kontaktpunkten för elektroniskt datautbyte (Single Electronic Data Interchange Area) för deltagare och experter i finansieringsprogram och upphandlingar som förvaltas av EU-kommissionen och andra EU-organ.

Via finansierings- och anbudsportalen kan deltagarna

  • söka efter möjligheter inom EU:s finansieringsprogram och upphandlingsförfaranden,

  • prenumerera på anbudsinfordringar,
  • läsa upphandlingsdokumenten,
  • skapa och skicka en fråga, 

  • registrera sig i deltagarregistret,

  • få tillgång till eSubmission,

  • få tillgång till sina inlämningsbevis,

  • visa, redigera eller radera utkast till anbud,

  • återkalla anbud och få tillgång till kvittot på det återkallade anbudet.


Deltagarregister

Kommissionen har ett register online över de organisationer som deltar i EU:s anbudsinfordringar eller förslag för att tillämpa engångsprincipen: Uppgifter om deltagarens organisation behöver bara lämnas en gång.  Efter registreringen får varje organisation ett unikt PIC-nummer (Participant Identification Code). Mer information om hur du skaffar ett PIC-nummer i deltagarregistret finns på den här sidan.


Hur du förbereder ditt anbud i eSubmission

Alla ekonomiska aktörer får lämna anbud genom att använda den länk i finansierings- och anbudsportalen som anges i meddelandet om upphandling.

  

När du är i finansierings- och anbudsportalen måste du klicka på Access submission: då skickas du vidare till eSubmission-portalen, förutsatt att du är inloggad med ditt EU Login-konto.

  


I eSubmission klickar du på Nytt anbud för att starta ett nytt anbud eller Fortsätt med utkastet för att fortsätta att arbeta med ett anbud du hade påbörjat tidigare. Du kan också hämta utkastet i finansierings- och anbudsportalen (läs mer i avsnittet om  Hur du hanterar ansökningar och anbud i finansierings- och anbudsportalen i den här guiden ).


Navigera i eSubmission

När du börjar sammanställa ditt anbud visas en förloppslinje längst upp på skärmen. Linjen visar alla steg som du måste gå igenom innan du kan lämna in ditt anbud. Du ser också var du befinner dig i processen.

Du kan när som helst under inlämningsprocessen kontrollera vilka handlingar som har laddats upp genom att klicka på Anbudshandlingar till vänster på skärmen.


(warning) Inget lämnas in till den upphandlande myndigheten förrän du har klickat på Skicka i slutet av processen.


Olika sätt att skicka in ditt anbud

När du börjar med ett nytt anbud, uppmanas du att uppge följande:

  • Hur du vill lämna in ditt anbud: som ensam anbudsgivare eller genom ett gemensamt anbud.
  • Om anbudet kommer att omfatta underleverantörer.
  • På vilket språk anbudet kommer att skrivas.

När du har gjort ditt val klickar du på Nästa längst ner på sidan.


Parter

I denna sektion ska du uppge vilka organisationer som deltar i ditt anbud (deltagare). Klicka på Ny part och välj typ av deltagare: huvudansvarig deltagare (vid ensam anbudsgivare), gruppledare eller gruppmedlem (vid gemensamt anbud) och underleverantör (i tillämpliga fall).

Alla deltagare utom underleverantörer måste identifieras med ett PIC-nummer. För att kontrollera om en enhet redan har ett PIC-nummer (dvs. redan är registrerad i deltagarregistret) använder du Sök -knappen. Du kan söka på PIC-nummer, momsregistreringsnummer, nationellt registreringsnummer och land. För att kunna söka på momsregistreringsnummer eller nationellt registreringsnummer måste du också välja land.

Om sökningen inte ger någon träff måste organisationen registrera sig för att få ett PIC-nummer.  När du har PIC-numret går du tillbaka till eSubmission , söker på numret och väljer den organisation som visas.

De uppgifter som är kopplade till PIC-numret i deltagarregistret visas på skärmen och du uppmanas att uppge följande obligatoriska uppgifter och bifoga följande handlingar:

  • För den huvudansvarige deltagaren eller gruppledaren:
    • Kontaktperson (namn och e-postadress)
    • IBAN/bankkonto
  • För alla deltagare: Försäkran på heder och samvete (korrekt ifylld och undertecknad) i avsnittet Bilagor .

I avsnittet om kontaktperson kan användaren uppge sig själv (namnet är redan ifyllt) eller någon annan person som kontaktperson för anbudsinlämningen. Kontaktpersonen får rollen som primär samordningskontakt (Primary Coordinator Contact (PCoCo) i finansierings- och anbudsportalen och användaren som lämnar in anbudet (om det är någon annan än kontaktpersonen) får rollen som samordningskontakt (Coordinator Contact (CoCo)). 

Om den primära samordningskontakten saknar EU Login-konto skapas automatiskt ett tillfälligt EU Login-konto baserat på kontaktpersonens e-postadress, och personen inbjuds via e-post att registrera ett EU Login-konto. Inbjudan kommer i form av ett automatiskt systemmeddelande utan hänvisning till förfarandet.

I avsnittet Bilagor för varje deltagare kan du ladda upp de handlingar som den upphandlande myndigheten efterfrågat i anbudet. Kontrollera anbudsspecifikationerna för att identifiera vilka dokument som ska ingå i anbudet.

Klicka på Ok när du är klar. 

(warning) När du har kommit förbi steget ”Att skicka in” går det inte längre att byta från gemensamt anbud till ett enskilt anbud eller tvärtom. Om du vill ändra strukturen på din inlämning eller ändra gruppledaren måste du skapa en ny inlämning som skriver över ditt utkast (alla tidigare införda uppgifter och uppladdade dokument kommer att raderas).

Klicka på Nästa för att gå vidare till nästa steg.


Delar

I en upphandling med flera delar ska du välja den eller de delar för vilka du vill lämna in ett anbud och sedan klicka på Nästa.

(warning) Identifieringen av deltagarna avser anbudet som helhet. Om konsortiets sammansättning varierar från del till del måste du därför lämna in separata anbud för varje del.


Anbudsuppgifter

I det här avsnittet anger du anbudsbeloppet (endast vid tilldelningsmetoderna lägsta anbud och lägsta pris – se till att du använder samma format som i exemplet på skärmen). Du ska också bekräfta om ditt anbud uppfyller minimikraven i upphandlingsdokumentationen.

Om du anger att ditt anbud inte uppfyller minimikraven kommer du att uppmanas att ange en förklaring i en särskild textruta. Din bekräftelse om att kraven är uppfyllda, och förklaringen i de fall då kraven inte är det, kommer att framgå av anbudsrapporten.

Efter att du har klickat på Spara-knappen kan du ladda upp det ekonomiska anbudet, och om den upphandlande myndigheten kräver det enligt anbudshandlingarna, det tekniska anbudet. Du kan ladda upp flera filer som tekniska/ekonomiska anbud.

När du anser att anbudsuppgifterna är korrekta och anbudet komplett klickar du på Nästa . Den knappen är endast aktiv om alla obligatoriska uppgifter har angetts och alla handlingar har laddats upp.

(warning) I det här skedet har du ännu inte lämnat in ditt utkast till anbud eller dina handlingar.

Anbudsrapport

Anbudsrapporten genereras av systemet och utgör en del av ditt anbud. I anbudsrapporten förtecknas alla bifogade handlingar.

eSubmission genererar automatiskt anbudsrapporten och bifogar den till ditt anbud. Innan du lämnar in ditt anbud kan du läsa anbudsrapporten på skärmen eller ladda ner den om du vill spara den. Du behöver inte underteckna och ladda upp den undertecknade rapporten i eSubmission.

När du har granskat anbudsrapporten och bestämt att anbudet är komplett och klart för att lämnas in, klickar du på Nästa för att fortsätta.

(warning) Anbudsrapporten är inget bevis på att du har lämnat in ditt anbud. Du har ännu inte skickat in något. Fortsätt till nästa steg och klicka på Skicka för att slutföra anbudsinlämningen.

Lämna in ditt anbud

När du är redo att lämna in ditt anbud klickar du på Skicka . Systemet visar ett bekräftelsemeddelande.

Klicka på Ja om du vill lämna in anbudet – då kan du inte längre ändra det .

Observera att systemet inte ger dig möjlighet att lämna in anbudet om tidsfristen för mottagande av anbud har löpt ut.

Ett meddelande kommer att skickas till kontaktpersonens e-postadress enligt anbudet (den primära samordningskontakten) och den e-postadress (om annan) som är kopplad till det EU Login-konto som användes för att skicka in anbudet (samordningskontakten). E-postmeddelandet innehåller en länk till finansierings- och anbudsportalen där inlämningsbeviset för anbudet  finns.

Notera att innehavarna av det PIC-nummer som du har angett också kommer att informeras.

(warning)  Inlämningsbeviset utgör en bekräftelse på att anbudet har lämnats in i tid.


Hur du hanterar ansökningar/anbud i finansierings- och anbudsportalen

För att logga in i din privata del av finansierings- och anbudsportalen måste du autentisera dig genom att klicka på Sign in -knappen på finansierings- och anbudsportalen i övre högra hörnet på startsidan (ange ditt användarnamn och lösenord till EU Login).


Visa inlämnade anbud

I avsnittet Manage my area till vänster hittar den primära samordningskontakten/samordningskontakten anbuden i avsnittet My Submission(s).

Det finns ett sökfält till höger ovanför listan med anbud.


Sektionen ”My Submission(s)”

För varje anbud kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten se förfarandets referensnummer, anbuds-id, datum för sista vidtagna åtgärd och inlämningsstatus (utkast, inlämnat, återkallat och raderat), sista anbudsdatum, delen (i tillämpliga fall), titeln på förfarandet och typ av förfarande.

Förutom för raderade anbud har du menyn för Action (åtgärder) till höger om varje anbud där den primära samordningskontakten/samordningskontakten kan vidta olika åtgärder beroende på status.

För anbud med statusen Draft:

  • Edit (Redigera): eSubmission öppnar den skärmbild där du befann dig när du lämnade applikationen. Du kan nu redigera ditt anbud i eSubmission.
  • View (Visa):  eSubmission öppnar den skärmbild där du befann dig när du lämnade applikationen. Det går inte att redigera anbudet eftersom det visas i skrivskyddat läge. 
  • Delete (Radera):  utkastet till anbud raderas i finansierings- och anbudsportalen.

För anbud med status Submitted (Inlämnat):

  • View Receipt: inlämningsbeviset visas.
  • Withdraw (dra tillbaka) (endast tillgängligt före sista anbudsdagen): ange skälet till att du vill dra tillbaka ditt anbud och bekräfta genom att klicka på knappen Withdraw. När du har dragit tillbaka ett anbud kan du inte se, redigera eller lämna in det på nytt.

För anbud med status Withdrawn (Tillbakadraget):

  • View Withdrawal Receipt: beviset på tillbakadragandet visas.


För anbud med status Deleted (raderat):

Åtgärdsmenyn är inte tillgänglig för anbud med status Deleted. När ett anbudsutkast har raderats går det inte längre att få tillbaka det. 


Hantera meddelanden i finansierings- och anbudsportalen


My notifications (Mina meddelanden)

Den primära samordningskontakten/samordningskontakten kommer till den här sidan genom att klicka på klockikonen högst upp till höger på skärmen när de har loggat in i portalen.

 

På den här sidan kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten hitta följande meddelanden:

  • Inlämningsbevis (bekräftelse på att ett anbud har lämnats in).
  • Bevis på tillbakadragande (bevis på att ett anbud har dragits tillbaka).

Under fliken Preferences (inställningar) i Manage all notifications (längst ner i listan med meddelanden) kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten ställa in när och hur ofta de vill ha meddelanden från portalen. Oavsett vilka inställningar som gjorts finns alla meddelanden alltid i sektionen My notifications.


My Formal Notification(s) (Mina formella meddelanden)

Det här avsnittet under Manage my area till vänster används för närvarande inte för upphandlingsförfaranden.




  • No labels
Unknown macro: {show-if}