(procédures restreintes, procédures concurrentielles avec négociation, dialogues compétitifs, partenariats d’innovationet concours)
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Bienvenue sur eSubmission!
eSubmission permet aux opérateurs économiques de répondre par voie électronique à des procédures de passation de marchés de l’UE en préparant des soumissions (c’est-à-dire des demandes de participation) et en les présentant sous forme électronique, de manière structurée et sécurisée.
Ce guide de référence rapide ne s’applique qu’à la première étape des procédures en deux étapes. Dans cette étape, les opérateurs économiques peuvent soumettre la demande de participation. Les guides de référence rapide concernant la seconde étape des procédures en deux étapes ainsi que les guides concernant les autres procédures de passation de marchés peuvent être consultés sur le Wiki relatif aux passations de marchés en ligne du portail Funding & Tenders.
En tant qu’opérateur économique, vous pourrez:
encoder votre réponse à une procédure lancée par une institution, un organe ou une agence de l’UE;
soumissionner de manière sécurisée;
visualiser ou poursuivre la création d’un projet précédemment sauvegardé;
supprimer un projet de soumission;
recevoir une preuve de la soumission (Submission Receipt);
retirer une soumission avant la date limite de réception des demandes de participation;
recevoir une preuve du retrait (Withdrawal Receipt).
Veillez à prendre connaissance de la configuration système requise.
Vous la trouverez à la première page de l’application eSubmission et dans la section Pièces jointes de la page Parties.
Si vous avez besoin d’aide, contactez notre équipe d’assistance de 8h00 à 20h00 HEC/HAEC (heure de Bruxelles).
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
+32 (0) 229 71063
L’équipe d’assistance ne travaille qu’en anglais.
Vous aurez toujours accès à eSubmission dans le cadre d’une procédure de passation de marchés (appel d’offres). Vous trouverez les appels d’offres publiés par les institutions, agences et organes européens sur:
l’application TED eTendering (pour les appels d’offres publiés avant le 25.10.2023)
Vous devez être enregistré auprès du service d’authentification des utilisateurs de la Commission européenne pour utiliser eSubmission et pour répondre à un appel d’offres publié sur le portail Funding & Tenders.
Pour répondre à un appel d’offres publié avant le 25.10.2023, vous aurez aussi besoin d’un compte TED eTendering.
Pour identifier votre organisation dans la soumission électronique, elle doit être enregistrée dans le registre des organisations de la Commission (registre des participants) et disposer d’un PIC (code d’identification du participant). De plus amples informations sur les PIC sont disponibles ici. L’enregistrement est gratuit et ouvert à toutes les organisations.
EU Login est la porte d’entrée permettant d’accéder à différents services et systèmes de la Commission européenne. Si vous ne disposez pas encore d’un compte EU Login, vous pouvez en créer un.
Pour plus d’informations, veuillez consulter l’aide d’EU login.
Le portail Funding & Tenders est le point d’entrée unique (espace unique d’échange de données informatisées) des participants et des experts pour les programmes de financement et les appels d’offres gérés par la Commission européenne et d’autres institutions, organes et agences de l’UE.
Depuis le portail Funding & Tenders, un participant peut:
rechercher des opportunités dans les programmes de financement ou les procédures de passation de marchés de l’UE;
s’inscrire au registre des participants;
accéder aux accusés de réception des soumissions (preuves de soumission);
visualiser, modifier ou supprimer ses projets de soumissions;
retirer des soumissions et accéder à l’accusé de réception du retrait (preuve de retrait);
La Commission a mis en place un registre en ligne des organisations participant à des appels d’offres et de propositions de l’UE afin que ces participants n’aient à fournir les données relatives à leur organisation qu’une seule fois. Une fois enregistrée, chaque organisation reçoit un code participant (code d’identification du participant ou PIC) unique. Pour savoir comment obtenir un PIC dans le registre des participants, veuillez consulter cette page.
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Tout opérateur économique peut soumettre une demande de participation en utilisant le lien du portail Funding & Tenders indiqué dans l’avis de marché/l’avis de concours.
Une fois sur le portail Funding & Tenders, vous devez cliquer sur Access submission (accéder aux soumissions):vous serez redirigé vers le portail eSubmission, sous réserve que vous soyez connecté avec votre compte EU Login.
Tout d’abord, vous devrez lire et accepter les conditions d’utilisation (Terms and Conditions) et déclarer que vous avez lu et compris l’avis relatif à la protection des données (Data Protection Notice).
Dans eSubmission, cliquez sur Nouvelle offre pour lancer une nouvelle soumission ou sur Continuer le projet pour continuer un projet déjà commencé. Vous pouvez aussi continuer un projet depuis le portail Funding & Tenders (pour plus d’informations, voir la sectionGérer les soumissions sur le portail Funding & Tenders dans ce guide).
Lorsque vous aurez commencé votre soumission, vous verrez apparaître une barre d’avancement en haut de l’écran. Cette barre indique toutes les étapes à suivre avant de soumettre votre demande de participation. Elle vous permet aussi de voir à quelle étape vous vous trouvez actuellement.
À tout moment au cours du processus de soumission, vous pouvez vérifier quels documents ont été chargés en cliquant sur le bouton Documents de l’offre sur la gauche de l’écran.
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Lorsque vous commencerez une nouvelle soumission, il vous sera demandé d’indiquer:
Une fois que vous aurez fait votre choix, cliquez sur le bouton Suivant en bas de la page.
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Dans cette section, vous devez désigner les organisations participant à votre soumission (participants). Cliquez sur Nouvelle partie et sélectionnez le type de participant: participant principal (en cas d’offre unique), chef du groupe ou membre du groupe (en cas d’offre conjointe) et sous-traitant (le cas échéant).
Tous les participants, à l’exception des sous-traitants, doivent être identifiés par un PIC (code d’identification du participant). Pour vérifier si une entité possède déjà un PIC (autrement dit, si elle est déjà inscrite dans le registre des participants), utilisez le bouton Rechercher. Vous pouvez effectuer une recherche par PIC, par numéro de TVA, par numéro national d’immatriculation ou par pays. Pour pouvoir chercher par numéro de TVA ou numéro national d’immatriculation, vous devez aussi sélectionner le pays.
Si la recherche ne donne pas de résultats, l’organisation doit s’enregistrer pour obtenir un PIC. Après avoir obtenu le PIC, revenez à eSubmission, faites une recherche sur le PIC et sélectionnez l’organisation affichée.
Les données du registre des participants associées au PIC apparaîtront à l’écran et il vous sera demandé de fournir les données/documents obligatoires suivants:
Dans la section Personne de contact, l’utilisateur peut se désigner lui-même (le nom est déjà prérempli) ou désigner quelqu’un d’autre comme personne de contact pour la demande de participation. La personne de contact se voit attribuer le rôle de Primary Coordinator Contact (PCoCo) dans le portail Funding & Tenders et l’utilisateur qui soumet la demande de participation (s’il diffère de la personne de contact) le rôle de Coordinator Contact (CoCo).
Si le PCoCo n’a pas de compte EU Login, un compte EU Login temporaire sera automatiquement créé sur la base de l’adresse électronique de la personne de contact et la personne sera invitée par courrier électronique à terminer l’enregistrement EU Login. Cette invitation sera un message système automatique sans référence à la procédure.
Dans la section Pièces jointes de chaque participant, vous pouvez charger les documents du participant relatifs aux critères d’exclusion et de sélection. Vérifiez le cahier des charges afin d’identifier quels sont les documents à inclure dans la soumission pour chaque participant.
Cliquez sur Terminé lorsque vous êtes prêt.
Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
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Si la procédure comporte plusieurs lots, choisissez le/les lot(s) pour lesquels vous souhaitez soumettre une demande de participation, puis cliquez sur Suivant.
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Le rapport d’offre est généré par le système et fait partie de la soumission. Il contient la liste de tous les documents inclus dans la soumission.
eSubmission génère automatiquement le rapport et l’ajoute à votre soumission. Vous pouvez consulter le rapport à l’écran ou le télécharger pour vos propres archives (avant de soumettre la demande de participation). Vous n’avez pas besoin de signer le rapport ni de charger le rapport signé dans eSubmission.
Après avoir consulté le rapport d’offre, si vous considérez que la soumission est complète et prête à être soumise, cliquez sur Suivant pour continuer.
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Lorsque vous êtes prêt à soumettre votre demande de participation, cliquez sur Soumettre. Le système affichera un message de confirmation.
Cliquez sur Oui si vous souhaitez confirmer: vous ne pourrez plus modifier cette soumission.
Veuillez noter que le système ne vous permettra plus d’envoyer votre soumission après la date limite de réception des demandes de participation.
Une notification sera envoyée par courriel à l’adresse électronique du PCoCo/CoCo. Cette notification contient un lien vers le portail Funding & Tenders, où le PCoCo/CoCo trouvera l’accusé de réception de la soumission (Submission Receipt). Veuillez noter que les titulaires du PIC utilisés dans la soumission seront informés.
La personne de contact indiquée dans eSubmission se voit attribuer le rôle de Primary Coordinator Contact (PCoCo) aux fins de la soumission de la demande de participation et aux fins de l’invitation pour l’étape 2 sur le portail Funding & Tenders. L’utilisateur qui soumet la demande (s’il diffère de la personne de contact figurant dans la demande) se voit attribuer le rôle de Coordinator Contact (CoCo) aux fins de la soumission de la demande et aux fins de l’invitation pour l’étape 2, sauf si le rôle a été supprimé par le PCoCo/un autre CoCo de la soumission de la demande au cours de la période comprise entre l’ouverture des demandes par le pouvoir adjudicateur et la réception de l’invitation pour l’étape 2.
Le ou les Coordinator Contacts (CoCo) supplémentaires dans la soumission de la demande peuvent être ajoutés ou supprimés au moyen du bouton Gérer les rôles (Manage Roles) (voir ci-dessous).
Veuillez noter qu’il ne peut y avoir qu’un seul PCoCo par invitation ou soumission. Le PCoCo pour la soumission de la demande (étape 1) ne peut être remplacé ni supprimé par l’intermédiaire du portail F&T (contactez le service d’assistance de F&T s’il faut remplacer le PCoCo pour la soumission).
Le PCoCo pour une invitation pour l’étape 2 peut à présent être remplacé directement sur le portail F&T par le LEAR et l’administrateur du compte (il n’est plus nécessaire de contacter l’équipe d’assistance de F&T), une fois que l’invitation pour l’étape 2 a été lancée.
Pour ajouter/supprimer des rôles dans une soumission, suivez les étapes ci-dessous:
1 | Dans la liste déroulante Action à droite de la soumission de la demande de participation, cliquez sur l’option Gérer les rôles (Manage Roles). Cette option n’apparaîtra qu’après l’ouverture par le pouvoir adjudicateur des demandes de participation soumises. |
2 | Cliquez sur le bouton Modifier les rôles (Edit Roles). |
3 | Pour ajouter un CoCo supplémentaire pour la soumission, cliquez sur le bouton Ajouter des rôles (Add Roles).. |
4 | Indiquez les coordonnées de la personne à ajouter comme CoCo supplémentaire et cliquez sur le bouton Sauvegarder (Save). ![]() |
5 | Pour supprimer un CoCo, cliquez sur l’icône de suppression à côté de son nom. |
Les CoCo ajoutés comme décrit ci-dessus après l’envoi des invitations à l’étape 2 par le pouvoir adjudicateur ne seront pas en mesure de présenter une offre. Seuls les PCoCo/CoCo ayant reçu l’invitation pour l’étape 2 ou les CoCo ayant été ajoutés au moyen du bouton Gérer les rôles (Manage roles) sur l’invitation pourront soumettre une offre (voir le guide de référence rapide pour la seconde étape des procédures en deux étapes).
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Pour accéder à votre espace privé sur le portail Funding & Tenders, vous devez vous authentifier en cliquant sur le bouton Sign in du portail Funding & Tenders situé en haut à droite de la page d’accueil (saisissez votre EU Login et votre mot de passe).
Visualiser les soumissions (View submissions)
Dans la section Gérer mon espace (Manage my area) situé à gauche, le PCoCo/CoCo trouvera la/les demande(s) de participation dans la section Ma/mes soumission(s) [My Submission(s)].
Un champ de recherche est également disponible à droite, au-dessus de la liste des soumissions.
Pour chaque soumission, le PCoCo/CoCo peut voir le numéro de référence de la procédure, l’identifiant de la soumission, la date de la dernière action exécutée et le statut de la soumission (projet, soumis, retiré, supprimé) (draft, submitted, withdrawn, deleted), le lot (le cas échéant), l’intitulé de la procédure, le type de procédure et l’étape.
Le menu Action situé à droite de chaque soumission (sauf si la soumission a été supprimée) permet au PCoCo/CoCo d’effectuer différentes actions en fonction du statut de la soumission.
Dans le cas des soumissions ayant le statut Projet (Draft):
Dans le cas des soumissions ayant le statut Soumis (Submitted):
Dans le cas des soumissions ayant le statut Retiré (Withdrawn):
Dans le cas des soumissions ayant le statut Supprimé (Deleted):
Le menu Action n’est pas disponible pour les soumissions ayant le statut Supprimé (Deleted). Une fois qu’un projet de soumission a été supprimé, il ne peut être récupéré par le participant.
Le PCoCo/CoCo peut accéder à cette page en se connectant au portail Funding & Tenders et en cliquant sur l’icône en forme de cloche située en haut à droite de l’écran.
Sur cette page, le PCoCo/CoCo trouvera les notifications suivantes:
Dans l’onglet Préférences (Preferences) sous Gérer toutes les notifications (Manage all notifications) (en bas de la liste des notifications), le PCoCo/CoCo peut choisir la fréquence des notifications par courrier électronique en provenance du portail Funding & Tenders. Indépendamment de votre choix, toutes vos notifications sont toujours disponibles dans la section Mes notifications (My notifications).
Cette section, disponible sous Gérer mon espace (Manage my area) à gauche, n’est pas utilisée actuellement pour les procédures de passation de marchés.