Guide de référence rapide pour les procédures de passation de marchés en deux étapes – Étape 2
(procédures restreintes, procédures concurrentielles avec négociation, dialogues compétitifs, partenariats d’innovation et concours)
Avant de commencer
Ce guide de référence rapide ne s’applique qu’à la seconde étape des procédures en deux étapes. Dans cette étape, seuls les candidats invités, qui ont satisfait aux critères d’exclusion et de sélection lors de la première étape, peuvent soumettre une offre. Les guides de référence rapide concernant la première étape des procédures en deux étapes ainsi que les guides concernant les autres procédures de passation de marchés peuvent être consultés sur le Wiki relatif aux passations de marchés en ligne du portail Funding & Tenders.
En tant qu’opérateur économique, vous pourrez:
encoder votre réponse à une procédure lancée par une institution, un organe ou une agence de l’UE;
soumissionner de manière sécurisée;
visualiser ou poursuivre la création d’un projet précédemment sauvegardé;
supprimer un projet de soumission;
recevoir une preuve de la soumission (Submission Receipt);
retirer une soumission avant la date limite de réception des soumissions;
recevoir une preuve du retrait (Withdrawal Receipt).
Veillez à prendre connaissance de la configuration système requise.
Vous la trouverez à la première page de l’application eSubmission et dans la section «Pièces jointes» de la page Parties.
Comment obtenir de l’aide
Si vous avez besoin d’aide, contactez notre équipe d’assistance de 8h00 à 20h00 HEC/HAEC (heure de Bruxelles).
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
+32 (0) 229 71063
L’équipe d’assistance ne travaille qu’en anglais.
Gérer les invitations et les soumissions sur le portail Funding & Tenders
Le portail Funding & Tenders est le point d’entrée unique (espace unique d’échange de données informatisées) des participants et des experts dans les programmes de financement et les appels d’offres gérés par la Commission européenne et autres institutions, organes ou agences de l’UE.
Si votre demande de participation a franchi avec succès la première étape de la procédure, vous recevrez une notification du portail F&T vous invitant à participer à l’étape suivante de la procédure.
La notification sera envoyée à:
- l’adresse électronique de la personne de contact indiquée dans la soumission de la demande de participation [Primary Coordinator Contact (PCoCo)];
- l’adresse électronique (si elle est différente) liée au compte EU Login utilisé pour soumettre la demande de participation [Coordinator Contact (CoCo)];
- l’adresse électronique de tout autre Coordinator Contact (CoCo) ajoutée à l’aide du bouton «Gérer les rôles» (Manage Roles) dans la soumission de la demande de participation.
Pour accéder à votre espace privé sur le portail Funding & Tenders, vous devez vous authentifier en cliquant sur le bouton Sign in du portail Funding & Tenders situé en haut à droite de la page d’accueil (saisissez votre EU Login et votre mot de passe).
Depuis votre espace privé sur le portail Funding & Tenders, vous pouvez:
- consulter vos invitations à soumissionner;
- accuser réception d’une invitation;
- accéder aux documents de marché restreints;
- consulter les questions & réponses à accès restreint;
- créer et soumettre des questions pour l’étape 2 de la procédure;
- commencer une nouvelle soumission en réponse à une invitation;
- visualiser, modifier ou supprimer des projets de soumissions (offres);
- retirer des offres soumises;
- accéder aux accusés de réception des soumissions/du retrait (Submission/Withdrawal Receipts) (preuve de soumission/retrait d’une offre);
- gérer les rôles.
Afficher l’/les invitation(s)
Dans le menu de navigation sur la gauche, le PCoCo/CoCo trouvera l’/les invitations(s) pour l’étape 2 sous Mon/mes invitation(s) [My Invitation(s)]. Un champ de recherche est également disponible à droite au-dessus de la liste des invitations.
Cliquez sur le lien Voir détails (See details) pour réaliser les actions suivantes:
- Visualiser les détails de la procédure
Dans la rubrique «Informations générales», vous pouvez consulter les informations relatives à la procédure.
- Accéder aux documents de marché restreints
Dans la section Documents restreints (Restricted documents), les candidats invités peuvent visualiser les documents pour l’étape 2 de la procédure. Si le pouvoir adjudicateur a publié une nouvelle version du document, vous pourrez consulter toutes les versions du document. La dernière version est affichée à l’écran. Pour afficher une version plus ancienne, vous pouvez cliquer sur le menu déroulant et sélectionner la version que vous souhaitez voir.
Si le document est disponible dans une autre langue, vous pourrez également consulter le document traduit.
- Accéder aux questions et réponses à accès restreint
Dans cette section, vous pouvez poser une question concernant l’étape 2 de la procédure. Si le pouvoir adjudicateur fournit la réponse à titre privé, elle apparaîtra sous Mes questions et réponses (My Q&A).
Si la réponse est fournie à tous les candidats invités à l’étape 2, elle apparaîtra sous la rubrique Questions et réponses à accès restreint (Restricted Q&A).
Pour de plus amples informations, voir la page consacrée aux questions à soumettre sur le portail Funding and Tenders: How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal.
Section Mon/mes invitation(s) [My Invitation(s)]
Pour chaque invitation, le PCoCo/CoCo peut voir le numéro de référence de la procédure, le statut de l’invitation (invitation reçue, réception confirmée) (received, acknowledged), la date limite, le lot (le cas échéant), l’intitulé de la procédure, le type de procédure et l’étape.
Le menu Action de l’invitation/ la soumission permet au PCoCo/CoCo d’effectuer différentes actions en fonction du statut de la soumission.
Pour les invitations ayant le statut Reçu (Received):
- Réception confirmée (Acknowledge Receipt): cliquez ici pour confirmer que vous avez reçu l'invitation à soumettre une offre.
- Gérer les rôles (Manage Roles): vous pourrez consulter et gérer les accès à vos invitations (ajouter/supprimer des personnes qui pourront également exécuter les actions décrites ici sur vos invitations).
Pour les invitations ayant le statut Réception confirmée (Acknowledged):
- Commencer une nouvelle offre (Start New Submission): cliquez pour soumettre une nouvelle offre.
- Gérer les rôles (Manage Roles): vous pourrez consulter et gérer les accès à vos invitations (ajouter/supprimer des personnes qui pourront également exécuter les actions décrites ici sur vos invitations).
Pour visualiser et gérer les soumissions correspondant à une invitation, cliquer sur le lien Soumission(s) [Submission(s)].
Le menu Action situé à droite de chaque soumission (sauf si la soumission a été supprimée) permet au PCoCo/CoCo d’effectuer différentes actions en fonction du statut de la soumission.
Dans le cas des soumissions ayant le statut Projet (Draft):
- Modifier (Edit): eSubmission affiche l’écran où vous vous trouviez lorsque vous avez quitté l’application. Vous pouvez à présent modifier votre soumission dans eSubmission.
- Visualiser (View): eSubmission affiche l’écran où vous vous trouviez lorsque vous avez quitté l’application. Il n’est pas possible de modifier la soumission lorsque vous la visualisez en mode lecture seule.
- Supprimer (Delete): le projet de soumission sera supprimé du portail Funding & Tenders.
Dans le cas des soumissions ayant le statut Soumis (Submitted):
- Visualiser l’accusé de réception (View Receipt): l’accusé de réception de la soumission s’affiche.
- Retirer (Withdraw) (disponible uniquement avant la date limite de soumission): indiquez le motif du retrait de la soumission et confirmez votre choix en cliquant sur le bouton Retirer (Withdraw). Une fois la soumission retirée, vous ne pouvez plus la visualiser, la modifier ou la soumettre à nouveau.
Dans le cas des soumissions ayant le statut Retiré (Withdrawn):
- Visualiser l’accusé de retrait (View Withdrawal Receipt): l’accusé de retrait de la soumission s’affiche.
Dans le cas des soumissions ayant le statut Supprimé (Deleted):
Le menu menu Action n’est pas disponible pour les offres ayant le statut Supprimé (Deleted). Une fois qu’un projet d’offre a été supprimé, il ne peut être récupéré par le soumissionnaire.
Comment préparer votre offre dans eSubmission
Pour pouvoir soumettre une offre, le PCoCo/CoCo doit d'abord accuser réception de l'invitation à soumissionner:
recherchez la procédure dans Mon/mes invitation(s) (My Invitations) sur le portail Funding & Tenders;
dans le menu «Action» de la procédure, cliquez sur Accuser réception (Acknowledge Receipt) pour confirmer que vous avez reçu l'invitation. L'invitation passera au statut Réception confirmée (Acknowledged).
Après avoir accusé réception de l'invitation à soumissionner, le PCoCo/CoCo sera automatiquement redirigé vers eSubmission, où il pourra lancer la soumission de l’offre en cliquant sur Nouvelle offre.
Si vous préférez lancer votre soumission plus tard:
connectez-vous au portail Funding & Tenders avec le compte EU Login de la personne indiquée comme personne de contact (PCoCo) dans la demande de participation ou, si elle est différente, avec le compte EU Login de la personne ayant soumis la demande de participation (CoCo) ) ou tout autre PCoCo/CoCo autorisé par l’intermédiaire de la fonction «Gérer les rôles» (Manage roles) du portail Funding &Tenders [pour de plus amples informations, voir la section «Gérer les rôles sur le portail Funding & Tenders» du présent guide]; Manage roles in Funding & Tenders portal
allez à Mon/mes invitation(s) (My Invitations) et recherchez la procédure;
à partir du menu Action de la procédure, cliquez sur Commencer une nouvelle soumission (Start new submission). Vous serez alors redirigé(e) vers eSubmission.
Dans eSubmission, cliquez sur Nouvelle offre pour lancer une nouvelle soumission ou sur Continuer le projet pour continuer un projet déjà commencé. Vous pouvez aussi continuer un projet depuis le portail Funding & Tenders (pour plus d’informations, voir la section Gérer les soumissions (Manage submissions) sur le portail Funding & Tenders dans ce guide).
Navigation dans eSubmission
Lorsque vous aurez commencé votre soumission, vous verrez apparaître une barre d’avancement en haut de l’écran. Cette barre indique toutes les étapes à suivre avant de soumettre votre offre. Elle vous permet aussi de voir à quelle étape vous vous trouvez actuellement.
À tout moment au cours du processus de soumission, vous pouvez vérifier quels documents ont été chargés en cliquant sur le bouton Documents de l’offre sur la gauche de l’écran.
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Rien n’est envoyé au pouvoir adjudicateur tant que vous n’avez pas cliqué sur le bouton Soumettre à la fin de la procédure de soumission.Parties
Dans cette étape, seule la section Personne de contact est modifiable.
L’utilisateur qui lance la soumission de l’offre peut s’indiquer lui-même comme personne de contact (le nom est déjà prérempli) ou indiquer une autre personne. Si cette dernière n’a pas de compte EU Login, un compte EU Login temporaire sera automatiquement créé sur la base de l’adresse électronique de la personne de contact et la personne sera invitée par courrier électronique à terminer l’enregistrement EU Login. Cette invitation sera un message système automatique sans référence à la procédure.
La personne de contact se voit attribuer le rôle de Primary Coordinator Contact (PCoCo) dans le portail Funding & Tenders et l’utilisateur qui soumet l’offre (s’il diffère de la personne de contact) le rôle de Coordinator Contact (CoCo).
Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
Données relatives à l’offre
Dans cette section, vous devez indiquer le montant de votre offre (uniquement dans le cas des méthodes d’attribution au coût le plus bas ou au prix le plus bas — veillez à utiliser le même format que celui de l’exemple proposé à l’écran) et/ou confirmer que votre offre satisfait ou non aux exigences minimales indiquées dans les documents de marché.
Si vous confirmez que votre offre ne satisfait pas aux exigences minimales, il vous sera demandé de fournir une explication dans un encadré prévu cet effet. La confirmation du respect des exigences ou de leur non-respect, explication à l'appui, sera consignée dans le rapport d'offre.
Après avoir cliqué sur Sauvegarder, vous pouvez charger l’offre financière et, si le pouvoir adjudicateur l’exige dans le cahier des charges, l’offre technique. Vous pouvez charger plusieurs fichiers d’offre technique/financière.
Une fois que vous considérez que les données de l’offre sont correctes et que la soumission est complète, cliquez sur Suivant. Le bouton ne sera activé que si toutes les données et tous les documents exigés ont été fournis.
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Rapport d’offre
Le rapport d’offre est généré par le système et fait partie de la soumission. Il contient la liste de tous les documents inclus dans la soumission.
eSubmission génère automatiquement le rapport et l’ajoute à votre soumission. Vous pouvez consulter le rapport à l’écran ou le télécharger pour vos propres archives (avant de soumettre l’offre). Vous n’avez pas besoin de signer le rapport ni de charger le rapport signé dans eSubmission.
Après avoir consulté le rapport d’offre, si vous considérez que la soumission est complète et prête à être soumise, cliquez sur Suivant pour continuer.
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Soumettre votre offre
Lorsque vous êtes prêt(e) à soumettre votre offre, cliquez sur Soumettre. Le système affichera un message de confirmation.
Cliquez sur Oui si vous souhaitez confirmer: vous ne pourrez plus modifier cette soumission.
Veuillez noter que le système ne vous permettra plus d’envoyer votre soumission après la date limite de réception des offres.
Une notification par courriel sera envoyée à l’adresse électronique liée au compte EU Login du Primary Coordinator Contact (PCoCo ) et de tous les Coordinator Contacts (CoCo) indiqués pour cette offre. Cette notification par courriel contient un lien vers le portail Funding & Tenders, où vous trouverez l’accusé de réception de la soumission (Submission Receipt).
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Gérer les rôles sur le portail Funding & Tenders
La personne de contact indiquée dans la demande de participation (étape 1) dans eSubmission se voit attribuer le rôle de Primary Coordinator Contact (PCoCo) pour l’invitation sur le portail Funding & Tenders. L’utilisateur qui soumet la demande (s’il diffère de la personne de contact figurant dans la demande) se voit attribuer le rôle de Coordinator Contact (CoCo) aux fins de la soumission de la demande et aux fins de l’invitation, sauf si le rôle a été supprimé par le PCoCo/un autre CoCo de la soumission de la demande au cours de la période comprise entre l’ouverture des demandes par le pouvoir adjudicateur et la réception de l’invitation pour l’étape 2.
De même, la personne de contact indiquée dans l’offre (étape 2) dans eSubmission se voit attribuer le rôle de Primary Coordinator Contact (PCoCo) pour la soumission de l’offre. Le PCoCo de l’invitation et l’utilisateur qui soumet la demande, s’il diffère de la personne de contact figurant dans l’offre, se voient attribuer le rôle de Coordinator Contact (CoCo) aux fins de la soumission de l’offre,
Le ou les Coordinator Contacts (CoCo) supplémentaires dans la soumission de la demande, l’invitation et la soumission de l’offre peuvent être ajoutés ou supprimés au moyen du bouton Gérer les rôles (Manage Roles) (voir ci-dessous).
Veuillez noter qu’il ne peut y avoir qu’un seul PCoCo par invitation ou soumission.
Le PCoCo pour la soumission de la demande (étape 1) ou la soumission de l’offre (étape 2) ne peut être ni remplacé ni supprimé.
Le PCoCo pour une invitation peut uniquement être remplacé (mais non supprimé) par les personnes suivantes:
- LEAR/Administrateur de compte(si vous êtes désigné pour votre organisation, voir ici);
- le PCoCo actuel (après le remplacement, ce PCoCo ne peut plus accéder à l’invitation); n’importe quel CoCo pour l’invitation.
Pour ajouter/supprimer des rôles dans une soumission ou une invitation, suivez les étapes ci-dessous.
| 1 | Dans la liste déroulante Action à droite de la soumission ou de l’invitation, cliquez sur l’option Gérer les rôles (Manage Roles).  |
| 2 | Cliquez sur le bouton Modifier les rôles (Edit Roles).
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| 3 | Pour modifier le PCoCo de l’invitation ou ajouter un CoCo supplémentaire pour la soumission ou l’invitation, cliquez sur le bouton Ajouter des rôles (Add Roles).  |
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Si le PCoCo est remplacé pour une invitation, la personne qui désigne le nouveau PCoCo recevra un message de confirmation après avoir cliqué sur le bouton Sauvegarder (Save).
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Cycle(s) ultérieur(s) des procédures concurrentielles avec négociation et les partenariats d'innovation
Cette section ne s’applique qu’aux procédures concurrentielles avec négociation et aux partenariats d’innovation comportant plus d’un cycle de négociation à l'étape 2.
Si le pouvoir adjudicateur décide de vous inviter à soumettre une offre révisée via eSubmission, le PCoCo/CoCo recevra une notification du portail Funding & Tenders.
Pour soumettre une offre révisée, le PCoCo/CoCo devra accuser réception de l’invitation. Le PCoCo/CoCo sera ensuite automatiquement redirigé vers eSubmission, où il pourra lancer la soumission de l’offre révisée en cliquant sur Nouvelle offre. Pour savoir comment soumettre une offre révisée lors du/des cycle(s) suivant(s), veuillez vous référer au guide de référence rapide concernant les procédures négociées – cycle 2/cycles suivants.
Gérer les notifications sur le portail Funding & Tenders
Mes notifications (My notifications)
Le PCoCo/CoCo peut accéder à cette page en se connectant au portail Funding & Tenders et en cliquant sur l’icône en forme de cloche située en haut à droite de l’écran.
Sur cette page, le PCoCo/CoCo trouvera les notifications suivantes:
- accusé de réception de la soumission (Submission Receipt) (preuve de la soumission d’une offre);
- accusé de réception du retrait (Withdrawal Receipt) (preuve du retrait d’une offre).
Dans l’onglet Préférences (Preferences) sous Gérer toutes les notifications (Manage all notifications) (en bas de la liste des notifications), le PCoCo/CoCo peut choisir la fréquence des notifications par courriel en provenance du portail Funding & Tenders. Indépendamment de votre choix, toutes vos notifications sont toujours disponibles dans la section Ma/mes notification(s) (My notifications).
Ma/mes notification(s) formelle(s) [My Formal Notification(s)]
Cette section, disponible sous Gérer mon espace (Manage my area) à gauche, n’est pas utilisée actuellement pour les procédures de passation de marchés.