Kurzanleitung für zweistufige Vergabeverfahren – Schritt 1

(beschränkte Verfahren, wettbewerbliche Verhandlungsverfahren und Wettbewerbe)

Die Schnellleitfäden wurden aktualisiert, um dem neuen Verfahren für die Veröffentlichung von Verfahren mit Auftragsbekanntmachung Rechnung zu tragen, das für alle neuen, ab dem 25. Oktober 2023 veröffentlichten Verfahren gilt. Diese aktualisierte Fassung ist derzeit nicht verfügbar als in englischer Sprache. Übersetzungen in alle EU-Sprachen werden in Kürze verfügbar sein.

Erste Schritte

Willkommen bei eSubmission!

Mit der eSubmission-Anwendung können sich Wirtschaftsteilnehmer auf elektronischem Wege an EU-Vergabeverfahren beteiligen. Sie können damit ihre Anträge (z. B. einen Teilnahmeantrag) vorbereiten und auf strukturierte und sichere Weise elektronisch einreichen.

Die vorliegende Kurzanleitung gilt nur für den ersten Schritt der zweistufigen Verfahren. In diesem Schritt können die Wirtschaftsteilnehmer ihren Teilnahmeantrag einreichen. Die Kurzanleitungen für den zweiten Schritt der zweistufigen Verfahren sowie die Anleitungen für andere Vergabeverfahren finden Sie im Wiki zur elektronischen Auftragsvergabe im Funding & Tenders-Portal.

Als Wirtschaftsteilnehmer können Sie:

• Ihre Einreichung zu einem Verfahren eines Organs oder einer Einrichtung der EU erstellen,

• diese auf sichere Weise einreichen,

• einen gespeicherten Entwurf ansehen oder daran weiterarbeiten,

• einen Einreichungsentwurf löschen,

• einen Nachweis für die Einreichung erhalten (Einreichungsbestätigung),

• eine Einreichung vor Ablauf der Frist für den Teilnahmeantrag zurückziehen,

• einen Nachweis für die Zurückziehung (Rückzugsbestätigung) erhalten.

Lesen Sie zuvor unbedingt die Systemanforderungen.

Diese finden Sie auf der Startseite der eSubmission-Anwendung und auf der Seite Parteien (im Abschnitt „Anlagen“).

Technische Hilfe

Wenn Sie Hilfe benötigen, können Sie von 8.00 bis 20:00 Uhr MEZ/MESZ unser Support-Team kontaktieren.

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 +32 229-71063

 Das Support-Team arbeitet nur in englischer Sprache.

Wie kann ich auf eSubmission zugreifen?

Der Zugriff auf eSubmission erfolgt stets im Zusammenhang mit einem Vergabeverfahren (Ausschreibung). Veröffentlichte Ausschreibungen der Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU finden Sie unter:

• Funding & Tenders-Portal

• TED eTendering-Anwendung (für vor dem 25.10.2023 veröffentlichte Ausschreibungen)

Was benötige ich zur Verwendung von eSubmission?

Sie müssen beim Authentifizierungsdienst der Europäischen Kommission (EU Login) registriert sein, um eSubmission nutzen und sich an einer auf dem Förder- und Ausschreibungsportal (Funding & Tenders-Portal) veröffentlichten Ausschreibung beteiligen zu können. 

Um sich an einer vor dem 25.10.2023 veröffentlichten Ausschreibung zu beteiligen, benötigen Sie zusätzlich ein TED eTendering-Konto.

Damit Ihre Organisation im elektronischen Einreichungsverfahren erkannt wird, muss sie im Register der Kommission für Organisationen (Teilnehmerregister) eingetragen sein und über eine „PIC“ (Participant Identification Code oder Teilnehmerkennung) verfügen. Weitere Informationen zur PIC finden Sie hier. Die Registrierung steht allen Organisationen offen und ist kostenlos.

EU Login

EU Login dient als Zugangstor zu verschiedenen Diensten und Systemen der Europäischen Kommission. Wenn Sie noch kein EU Login haben, können Sie ein Konto einrichten.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Hilfe zu EU Login.

TED eTendering

TED eTendering ist die EU-Plattform für die elektronische Auftragsvergabe, auf der die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU ihre Ausschreibungen veröffentlichen.

Mithilfe Ihres EU Login-Kontos können Sie ein eTendering-Konto einrichten.

Funding & Tenders-Portal

Das Funding & Tenders-Portal ist die zentrale Anlaufstelle (Single Electronic Data Interchange Area) für Teilnehmer und Sachverständige in Bezug auf alle Förderprogramme und Ausschreibungen, die von der Europäischen Kommission und anderen EU-Einrichtungen verwaltet werden.

Im Funding & Tenders-Portal können die Teilnehmer:

• nach Möglichkeiten in Förderprogrammen oder Vergabeverfahren der EU suchen,

• Ausschreibungen abonnieren
• Auftragsunterlagen einsehen
• Eine Frage erstellen und einreichen 

• sich in das Teilnehmerregister eintragen, 

• auf eSubmission zugreifen

• Einreichungsbestätigungen (Nachweis für die Einreichung) abrufen,

• Einreichungsentwürfe ansehen, bearbeiten oder löschen,

• Einreichungen zurückziehen und die Rückzugsbestätigung (Nachweis für die Zurückziehung) abrufen.

• Rollen verwalten

Teilnehmerregister

Die Kommission hat ein Online-Register der Organisationen erstellt, die an Ausschreibungen oder Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen der EU teilnehmen, um den Grundsatz der einmaligen Erfassung anzuwenden: Daten über die Organisation eines Teilnehmers sind nur einmal einzureichen. Nach der Registrierung erhält jede Organisation eine eindeutige Teilnehmerkennung (PIC). Wie Sie im Teilnehmerregister eine PIC bekommen, wird auf dieser Seite erläutert.

Einreichung eines Teilnahmeantrags in eSubmission vorbereiten

Jeder Wirtschaftsteilnehmer kann über den in der Auftrags- bzw. Wettbewerbsbekanntmachung angegebenen Link zum Funding & Tenders-Portal einen Teilnahmeantrag einreichen.

Auf dem Funding & Tenders-Portal müssen Sie auf Einreichung abrufen“ klicken: Sie werden dann auf das eSubmission-Portal weitergeleitet, sofern Sie mit Ihrem EU Login-Konto angemeldet sind.

Für vor dem 25.10.2023 veröffentlichte Ausschreibungen können Wirtschaftsteilnehmer über den in der Vertragsbekanntmachung angegebenen TED eTendering-Link einen Teilnahmeantrag einreichen. In TED eTendering melden Sie sich dann mit Ihrem TED eTendering-Konto an und klicken sodann auf Teilnahmeantrag einreichen. Daraufhin werden Sie zum eSubmission-Portal weitergeleitet.

In eSubmission klicken Sie auf Neue Einreichung, um eine neue Einreichung zu beginnen, oder auf Entwurf laden, um eine zuvor angefangene Einreichung fortzusetzen. Sie können Ihren Entwurf auch vom Funding & Tenders-Portal aus weiter bearbeiten (siehe dazu die Hinweise im Abschnitt  Verwalten der Einreichungen im Funding & Tenders-Portal in dieser Kurzanleitung ).

Navigation in eSubmission 

Wenn Sie Ihre Einreichung beginnen, sehen Sie oben auf dem Bildschirm eine Fortschrittsleiste. Sie zeigt alle erforderlichen Schritte bis zur Einreichung des Teilnahmeantrags. Dort sehen Sie auch, in welchem Schritt Sie sich gerade befinden.

Sie können die Einreichungsunterlagen während des laufenden Einreichungsverfahrens jederzeit einsehen, indem Sie auf der linken Seite des Bildschirms auf die Schaltfläche Einreichungsunterlagen klicken.

Nichts ist beim öffentlichen Auftraggeber eingereicht, solange Sie nicht am Ende des Einreichungsprozesses auf die Schaltfläche „Angebot einreichen“ geklickt haben.

Möglichkeiten der Einreichung

Wenn Sie eine neue Einreichung beginnen, müssen Sie angeben,

• wie Sie Ihren Teilnahmeantrag einreichen wollen: als Einzeleinreichung oder als Gemeinsame Einreichung,
• ob die Einreichung eine Vergabe von Unteraufträgen umfasst,
• in welcher Sprache die Einreichung erfolgen soll.

Klicken Sie nach erfolgter Auswahl auf die Schaltfläche Weiter unten auf der Seite.

Parteien

In diesem Abschnitt müssen Sie Angaben zu den an Ihrer Einreichung beteiligten Organisationen machen (Teilnehmer).  Klicken Sie auf Neue Partei und wählen Sie die Art des Teilnehmers aus: Hauptteilnehmer (Einzeleinreichung), federführendes Mitglied oder Mitglied (Gemeinsame Einreichung) und gegebenenfalls Unterauftragnehmer.

Für alle Teilnehmer, außer Unterauftragnehmern, muss eine PIC (Participant Identification Code, Teilnehmerkennung) angegeben werden. Um zu prüfen, ob eine Einrichtung bereits über eine PIC verfügt (d. h. bereits im Teilnehmerregister registriert ist), klicken Sie auf die Schaltfläche Suche. Sie können nach PIC, USt-ID-Nummer, nationaler Eintragungsnummer und Land suchen. Um anhand der USt-ID-Nummer oder der nationalen Eintragungsnummer suchen zu können, müssen Sie auch das Land auswählen.

Ergibt die Suche keine Ergebnisse, muss sich die Organisation registrieren, um eine PIC zu erhalten.  Kehren Sie nach Erhalt der PIC zu eSubmission zurück, suchen Sie nach der PIC und wählen Sie die angezeigte Organisation aus.

Die mit der PIC im Teilnehmerregister verbundenen Daten werden auf dem Bildschirm angezeigt, und Sie werden aufgefordert, die folgenden obligatorischen Angaben zu machen bzw. Unterlagen zu übermitteln:

• für den Hauptteilnehmer oder das federführende Mitglied der Gruppe:
• Kontaktperson (Name und E-Mail-Adresse),
• IBAN/Nummer des Bankkontos;
• für alle Teilnehmer: ehrenwörtliche Erklärung im Abschnitt Anlagen (ordnungsgemäß ausgefüllt und unterzeichnet).
  

Im Abschnitt „Kontaktperson“ kann der Nutzer sich selbst (der Name ist bereits ausgefüllt) oder eine andere Person als Ansprechpartner für die Einreichung des Teilnahmeantrags angeben. Die Kontaktperson hat im Funding & Tenders-Portal die Rolle des Primary Coordinator Contact (Hauptkontaktperson des Koordinators, PCoCo) und der Nutzer, der den Teilnahmeantrag einreicht (falls abweichend von der Kontaktperson), die Rolle des Coordinator Contact (Kontaktperson des Koordinators, CoCo). 

Falls die Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) noch kein EU Login-Konto hat, wird anhand der E-Mail-Adresse der Kontaktperson automatisch ein vorläufiges EU Login-Konto eingerichtet, und die Person wird per E-Mail aufgefordert, die EU Login-Registrierung abzuschließen. Bei dieser Aufforderung handelt es sich um eine automatische Systemnachricht ohne Bezugnahme auf das Verfahren. 

Im Abschnitt Anlagen können Sie die Unterlagen des Teilnehmers in Bezug auf die Ausschluss- und Auswahlkriterien hochladen. In den Spezifikationen der Ausschreibung erfahren Sie, welche Unterlagen des Teilnehmers für die Einreichung erforderlich sind.

Klicken Sie anschließend auf Fertig. 

Sobald Sie den Schritt „Möglichkeiten der Einreichung“ abgeschlossen haben, lässt sich die Struktur nicht mehr von einer „Gemeinsamen Einreichung“ zu einer „Einzeleinreichung“ oder umgekehrt ändern. Wenn Sie die Struktur Ihrer Einreichung oder das federführende Mitglied ändern wollen, müssen Sie eine neue Einreichung anlegen, die Ihren jetzigen Entwurf ersetzt (alle zuvor eingegebenen Daten und hochgeladenen Dokumente werden dabei gelöscht).

Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Lose

In einem Verfahren mit mehreren Losen wählen Sie das bzw. die Lose, für die Sie einen Teilnahmeantrag einreichen möchten, und klicken Sie dann auf Weiter.

Die Angaben zu den Teilnehmern gelten für die gesamte Einreichung. Wenn sich die Bietergemeinschaft für die einzelnen Lose unterschiedlich zusammensetzt, ist für jedes Los eine gesonderte Einreichung erforderlich.

Einreichungsbericht

Der Einreichungsbericht wird vom System erzeugt und ist Bestandteil der Einreichung. Darin werden alle in der Einreichung enthaltenen Unterlagen aufgeführt.

eSubmission erzeugt automatisch den Einreichungsbericht und fügt ihn ihrer Einreichung hinzu. Sie können den Bericht vor Einreichung des Teilnahmeantrags am Bildschirm ansehen oder ihn für Ihre eigenen Unterlagen herunterladen. Der Bericht muss weder zu unterschreiben werden noch unterschrieben in eSubmission hochgeladen werden.

Wenn Sie nach dem Ansehen des Einreichungsberichts die Einreichung als vollständig und abgabebereit erachten, klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

Der Einreichungsbericht ist kein Nachweis über die Einreichung. Ihr Angebot wurde noch nicht eingereicht . Bitte gehen Sie zum nächsten Schritt und klicken Sie auf „Einreichen“ , um die Einreichung abzuschließen.

Einreichen des Teilnahmeantrags   

Wenn Sie bereit sind, Ihren Teilnahmeantrag einzureichen, klicken Sie auf Einreichen.Das System zeigt daraufhin eine Bestätigungsmeldung an.

Klicken Sie zur Bestätigung auf Ja: Sie können diese Einreichung nun nicht mehr ändern.

Bitte beachten Sie, dass eine Einreichung nach Ablauf der Einreichungsfrist für den Teilnahmeantrag im System nicht mehr möglich ist.

Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an die E-Mail-Adresse der Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) gesandt. Diese E-Mail-Benachrichtigung enthält einen Link zum Funding & Tenders-Portal, wo die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) die Einreichungsbestätigung abrufen können. Der bzw. die Inhaber der in der Einreichung verwendeten PIC werden davon benachrichtigt.

Diese Einreichungsbestätigung gilt als Nachweis für die Einhaltung der Einreichungsfrist.

Verwalten von Rollen im Förderportal

Die in eSubmission angegebene Kontaktperson hat im Funding & Tenders-Portal für die Einreichung des Teilnahmeantrags die Rolle der Hauptkontaktperson des Koordinators (Primary Coordinator Contact, PCoCo). Für jede Einreichung kann es nur eine Hauptkontaktperson (PCoCo) des Koordinators geben.

Die Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) kann nicht über das Portal geändert werden. Wenden Sie sich an den öffentlichen Auftraggeber, falls eine neue Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) benannt werden muss.

Der Nutzer, der den Teilnahmeantrag einreicht (falls abweichend von der Kontaktperson) hat die Rolle der Kontaktperson des Koordinators (Coordinator Contact, CoCo).

Zusätzliche Kontaktpersonen des Koordinators (CoCo) können im Funding & Tenders-Portal hinzugefügt oder entfernt werden, nachdem der öffentliche Auftraggeber die Teilnahmeanträge geöffnet hat und bevor er die ausgewählten Bewerber zur Abgabe eines Angebots auffordert:

• Wählen Sie dazu im Aktionsmenü rechts neben der Einreichung des Teilnahmeantrags die Option Rollen verwalten. Diese Option erscheint erst nachdem der öffentliche Auftraggeber die eingereichten Teilnahmeanträge geöffnet hat.

• Klicken Sie auf Rollen bearbeiten.

• Um eine neue Kontaktperson des Koordinators (CoCo) hinzuzufügen, klicken Sie auf Rollen hinzufügen.

Um eine Kontaktperson des Koordinators (CoCo) zu löschen, klicken Sie auf das Löschsymbol neben dem Namen.

• Machen Sie die nötigen Angaben zu der als Kontaktperson des Koordinators (CoCo) hinzugefügten Person und klicken Sie dann auf Ok.

  Kontaktpersonen des Koordinators (CoCo), die wie oben beschrieben erst hinzugefügt werden, nachdem der öffentliche Auftraggeber die Aufforderungen zu Schritt 2 schon verschickt hat, können kein Angebot einreichen. Nur Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo), die die Einladung zu Schritt 2 erhalten haben, oder Kontaktpersonen des Koordinators (CoCo), die aus der Aufforderung heraus über das Aktionsmenü „Rollen verwalten“ hinzugefügt wurden, können ein Angebot einreichen (siehe Kurzanleitung für den zweiten Schritt der zweistufigen Verfahren).

Verwalten von Benachrichtigungen im Funding & Tenders-Portal 

Meine Benachrichtigungen

Um zu dieser Seite zu gelangen, können die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) auf das Glockensymbol oben rechts auf dem Bildschirm klicken, nachdem sie sich im Funding & Tenders-Portal angemeldet hat.

Auf dieser Seite finden die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) die folgenden förmlichen Benachrichtigungen:

• Einreichungsbestätigung (Nachweis der Einreichung eines Teilnahmeantrags)
• Rückzugsbestätigung (Nachweis der Zurückziehung eines Teilnahmeantrags)

Im Abschnitt Alle Benachrichtigungen verwalten können die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) unter Einstellungen (unterhalb der Liste der Benachrichtigungen) die Häufigkeit der E-Mail-Benachrichtigungen des Funding & Tenders-Portals wählen. Unabhängig von dieser Wahl können Sie Ihre Benachrichtigungen jederzeit auch im Abschnitt Meine Benachrichtigungen ansehen.

Meine förmlichen Benachrichtigungen 

Dieser Abschnitt unter Meinen Bereich verwalten auf der linken Seite wird derzeit in Vergabeverfahren nicht verwendet.