Einreichung eines Teilnahmeantrags in eSubmission vorbereiten

Jeder Wirtschaftsteilnehmer kann über den in der Auftrags- bzw. Wettbewerbsbekanntmachung angegebenen Link zum Förder- und Ausschreibungsportal einen Teilnahmeantrag einreichen.

Auf dem Förder- und Ausschreibungsportal müssen Sie auf „Einreichung abrufen“ klicken: Sie werden dann auf das eSubmission-Portal weitergeleitet, sofern Sie mit Ihrem EU Login-Konto angemeldet sind.

Zunächst müssen Sie die Geschäftsbedingungen lesen und annehmen und bestätigen, dass Sie die Datenschutzerklärung für das F&T-Portal und die Datenschutzerklärung für die Auftragsvergabe und -verwaltung gelesen und verstanden haben.

Klicken Sie in eSubmission auf „Neue Einreichung“, um eine neue Einreichung zu beginnen, oder auf „Entwurf laden“, um eine zuvor angefangene Einreichung fortzusetzen. Sie können Ihren Entwurf auch vom Förder- und Ausschreibungsportal aus weiter bearbeiten (siehe dazu die Hinweise im Abschnitt „Verwalten der Einreichungen im Förder- und Ausschreibungsportal“ dieser Anleitung).

Navigation in eSubmission 

Wenn Sie Ihre Einreichung beginnen, sehen Sie oben auf dem Bildschirm eine Fortschrittsleiste. Sie zeigt alle erforderlichen Schritte bis zur Einreichung des Teilnahmeantrags. Dort sehen Sie auch, in welchem Schritt Sie sich gerade befinden.

Sie können die Einreichungsunterlagen während des laufenden Einreichungsverfahrens jederzeit einsehen, indem Sie auf der linken Seite des Bildschirms auf die Schaltfläche „Einreichungsunterlagen“ klicken.

Möglichkeiten der Einreichung

Wenn Sie eine neue Einreichung beginnen, müssen Sie angeben,

• wie Sie Ihren Teilnahmeantrag einreichen wollen: als Einzige Einreichung oder als Gemeinsame Einreichung,
• ob die Einreichung eine Vergabe von Unteraufträgen umfasst,
• in welcher Sprache die Einreichung erfolgen soll.

Klicken Sie nach erfolgter Auswahl auf die Schaltfläche „Weiter“ unten auf der Seite.

Parteien

In diesem Abschnitt müssen Sie Angaben zu den an Ihrer Einreichung beteiligten Organisationen machen (Teilnehmer). Klicken Sie auf „Neue Partei“ und wählen Sie die Art des Teilnehmers aus: Hauptteilnehmer (Einzige Einreichung), federführendes Mitglied oder Mitglied der Gruppe (Gemeinsame Einreichung) und gegebenenfalls Unterauftragnehmer.

Für alle Teilnehmer außer Unterauftragnehmern muss eine PIC (Participant Identification Code, Teilnehmerkennung) angegeben werden. Um zu prüfen, ob eine Einrichtung bereits über eine PIC verfügt (d. h. bereits im Teilnehmerregister registriert ist), klicken Sie auf die Schaltfläche zur Suche nach Organisationen:

Es gibt zwei Suchoptionen: Meine Organisationen oder Andere Organisationen.

Meine Organisationen:  Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um die Liste der Organisationen anzuzeigen, die der angemeldete Nutzer in früheren Einreichungen verwendet hat oder für die ihm eine Rolle zugewiesen wurde (z. B. Selbstregistrierung, LEAR oder Verwalter des Kontos). Dies sind dieselben Organisationen, die die Nutzer unter der Registerkarte „My Organisations“ (Meine Organisationen) im Menü links im F&T-Portal einsehen können, nachdem sie sich mit ihrem EU Login-Konto angemeldet haben.

Andere Organisationen: Sie können nach Organisationen suchen, die im Teilnehmerregister registriert sind, indem Sie den Namen der Organisation oder die PIC (Teilnehmerkennung) eingeben.

 Ergibt die Suche keine Ergebnisse, muss sich die Organisation registrieren, um eine PIC zu erhalten. Sobald Ihre Organisation registriert ist, können Sie über eine der beiden Suchoptionen zu eSubmission zurückkehren und die neu erstellte PIC auswählen.

Die mit der PIC im Teilnehmerregister verknüpften Daten werden auf dem Bildschirm angezeigt, und Sie werden aufgefordert, die folgenden obligatorischen Angaben zu machen bzw. Unterlagen zu übermitteln:

• Für den Hauptteilnehmer oder das federführende Mitglied der Gruppe:
• Kontaktperson (Name und E-Mail-Adresse)
• IBAN/Kontonummer
  Wenn es für das Bankkonto einen IBAN-Code gibt, sollten Sie das „IBAN“-Kästchen auswählen, und eSubmission prüft, ob das IBAN-Konto gültig ist.

• Für alle Teilnehmer: ehrenwörtliche Erklärung im Abschnitt „Anlagen“ (ordnungsgemäß ausgefüllt und unterzeichnet).

   Im Abschnitt „Kontaktperson“ kann der Nutzer sich selbst (der Name ist bereits ausgefüllt) oder eine andere Person als Ansprechpartner für den Teilnahmeantrag angeben. Die Kontaktperson erhält im Förder- und Ausschreibungsportal die Rolle der Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) und der Nutzer, der den Teilnahmeantrag einreicht (falls abweichend von der Kontaktperson), die Rolle der Kontaktperson des Koordinators (CoCo). 

Falls die Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) noch kein EU Login-Konto hat, wird anhand der E-Mail-Adresse der Kontaktperson automatisch ein vorläufiges EU Login-Konto eingerichtet, und die Person wird per E-Mail aufgefordert, die EU Login-Registrierung abzuschließen. Bei dieser Einladung handelt es sich um eine automatische Systemnachricht ohne Bezugnahme auf das Verfahren. 

Im Abschnitt Anlagen können Sie die Unterlagen des Teilnehmers in Bezug auf die Ausschluss- und Auswahlkriterien hochladen. In den Spezifikationen der Ausschreibung erfahren Sie, welche Unterlagen des Teilnehmers für die Einreichung erforderlich sind.

Klicken Sie anschließend auf „Fertig“. 

Klicken Sie auf „Weiter“, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Lose

In einem Verfahren mit mehreren Losen wählen Sie das Los bzw. die Lose, für das bzw. die Sie einen Teilnahmeantrag einreichen möchten. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Weiter“.

Einreichungsbericht

Der Einreichungsbericht wird vom System erzeugt und ist Bestandteil der Einreichung. Darin werden alle in der Einreichung enthaltenen Unterlagen aufgeführt.

In eSubmission wird der Einreichungsbericht automatisch erzeugt und ihrer Einreichung hinzugefügt. Sie können den Bericht vor Einreichung des Teilnahmeantrags am Bildschirm ansehen oder ihn für Ihre eigenen Unterlagen herunterladen. Der Bericht muss weder unterschrieben werden noch unterschrieben in eSubmission hochgeladen werden.

Wenn Sie nach dem Ansehen des Einreichungsberichts die Einreichung als vollständig und abgabebereit erachten, klicken Sie auf „Weiter“, um fortzufahren.

Einreichen des Teilnahmeantrags

Wenn Sie bereit sind, Ihren Teilnahmeantrag einzureichen, klicken Sie auf „Einreichen“. Das System zeigt daraufhin eine Bestätigungsmeldung an.

Klicken Sie zur Bestätigung auf „Ja“: Sie können diese Einreichung nun nicht mehr ändern.

Bitte beachten Sie, dass im System eine Einreichung nach Ablauf der Einreichungsfrist für Teilnahmeanträge nicht möglich ist.

Wenn weniger als ein Tag bis zum Ende der Einreichungsfrist verbleibt, zeigt eSubmission die verbleibenden Stunden/Minuten bis zum Ablauf der Frist an. 

Es wird eine E-Mail-Benachrichtigung an die E-Mail-Adresse der Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) gesandt. Diese E-Mail-Benachrichtigung enthält einen Link zum Förder- und Ausschreibungsportal, wo die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) die Einreichungsbestätigung abrufen können. Der Inhaber der von Ihnen in der Einreichung verwendeten PIC wird benachrichtigt.

Verwalten von Rollen im Förder- und Ausschreibungsportal

Die in eSubmission angegebene Kontaktperson erhält im Förder- und Ausschreibungsportal für die Einreichung des Teilnahmeantrags und die Einladung zu Stufe 2 die Rolle der Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo). Der Nutzer, der den Antrag einreicht (falls abweichend von der Kontaktperson für den Antrag) erhält für die Einreichung des Antrags und die Einladung für Stufe 2 die Rolle der Kontaktperson des Koordinators (CoCo), es sei denn, die Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo)/eine andere Kontaktperson des Koordinators (CoCo) hat die Rolle für die Einreichung des Antrags in der Zeit zwischen der Öffnung der Anträge durch den öffentlichen Auftraggeber und dem Erhalt der Einladung zu Stufe 2 entfernt.

Zusätzliche Kontaktpersonen des Koordinators (CoCo) für die Einreichung des Antrags können über die Schaltfläche „Rollen verwalten“ (siehe unten) hinzugefügt oder entfernt werden.

Bitte beachten Sie, dass es pro Einladung oder Einreichung nur eine Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) geben kann. Die für die Einreichung des Antrags (Stufe 1) zuständige Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) kann nicht über das F&T-Portal ersetzt oder entfernt werden (Kontaktieren Sie das F&T-Helpdesk, wenn die Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) für die Einreichung ersetzt werden muss).

Die Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) für eine Einladung zu Stufe 2 kann nun direkt durch den LEAR und den Verwalter des Kontos im F&T-Portal ersetzt werden sobald die Einladung zu Stufe 2 eingeleitet wurde (dann ist es nicht mehr notwendig, das F&T-Support-Team zu kontaktieren).

Schritte für das Hinzufügen/Entfernen von Rollen für eine Einreichung:

  Kontaktpersonen des Koordinators (CoCo), die wie oben beschrieben erst hinzugefügt werden, nachdem der öffentliche Auftraggeber die Einladungen zu Stufe 2 schon verschickt hat, können kein Angebot einreichen. Nur Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo), die die Einladung zu Stufe 2 erhalten haben, oder Kontaktpersonen (CoCo), die über die Schaltfläche „Rollen verwalten“ in der Einladung hinzugefügt wurden, können ein Angebot einreichen (siehe Kurzanleitung für die zweite Stufe der zweistufigen Verfahren).

Verwalten der Einreichungen im Förder- und Ausschreibungsportal

Um Zugang zum Privatbereich des Förder- und Ausschreibungsportal zu erhalten, müssen Sie sich authentifizieren. Klicken Sie dazu auf der Startseite des Förder- und Ausschreibungsportals rechts oben auf „Sign in“ und melden Sie sich mit Ihrem EU Login und Ihrem Passwort an.

Einreichungen ansehen

Im Abschnitt Mein Bereich auf der linken Seite befinden sich die Einreichungen für die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) im Abschnitt „Ausschreibungszentrum“/„Meine Einreichungen“.

Rechts oberhalb der Liste der Einreichungen ist auch ein Suchfeld verfügbar.

Abschnitt „Einreichungen“

Zu jeder Einreichung können die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) die Referenznummer des Verfahrens, die Einreichungskennung, das Datum der letzten durchgeführten Aktion und den Einreichungsstatus (Entwurf, eingereicht, zurückgezogen, gelöscht), die Einreichungsfrist, das Los (falls zutreffend), den Verfahrenstitel, die Verfahrensart und die Stufe einsehen.

Über die Menü-Schaltfläche (drei Punkte) rechts neben jeder Einreichung (vorausgesetzt die Einreichung wurde nicht gelöscht) können die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) je nach Einreichungsstatus unterschiedliche Aktionen durchführen.

Bei Einreichungen mit dem Status „Entwurf“ bestehen folgende Optionen:  

• Bearbeiten: eSubmission öffnet die zuletzt aufgerufene Seite. Sie können Ihre Einreichung jetzt in e-Submission bearbeiten.
• Anzeigen: eSubmission öffnet die zuletzt aufgerufene Seite. Es ist hier aber nicht möglich, die Einreichung zu bearbeiten, da sie schreibgeschützt ist. 
• Löschen: Der Einreichungsentwurf wird aus dem Förder- und Ausschreibungsportal gelöscht.

Bei Einreichungen mit dem Status „Eingereicht“ bestehen folgende Optionen:

• Bestätigung ansehen: Die Einreichungsbestätigung wird nun angezeigt.
• Einreichung zurückziehen (nur wenn die Einreichungsfrist noch nicht abgelaufen ist): Geben Sie den Grund für die Zurücknahme der Einreichung an und bestätigen Sie die Aktion mit einem Klick auf die Schaltfläche „Zurückziehen“. Nachdem Sie eine Einreichung zurückgezogen haben, können Sie diese nicht mehr ansehen, bearbeiten oder erneut einreichen.

Bei Einreichungen mit dem Status „Zurückgezogen“ bestehen folgende Optionen:

• Rückzugsbestätigung ansehen: Die Rückzugsbestätigung wird nun angezeigt.

Bei Einreichungen mit dem Status „Gelöscht“ bestehen folgende Optionen:

Für Einreichungen mit dem Status „Gelöscht“ stehen keine Optionen zur Verfügung. Sobald ein Einreichungsentwurf gelöscht wurde, kann er vom Teilnehmer nicht mehr abgerufen werden.