Kurzanleitung für zweistufige Vergabeverfahren – Schritt 2

(beschränkte Verfahren, wettbewerbliche Verhandlungsverfahren, wettbewerbliche Dialoge, Innovationspartnerschaften und Ideenwettbewerbe)

Erste Schritte

Die vorliegende Kurzanleitung gilt nur für den zweiten Schritt der zweistufigen Verfahren. In diesem Schritt können nur eingeladene Bewerber, die im ersten Schritt die Ausschluss- und Auswahlkriterien erfüllt haben, ein Angebot einreichen. Die Kurzanleitungen für den 1. Schritt der zweistufigen Verfahren sowie die Anleitungen für andere Vergabeverfahren finden Sie im Wiki zur elektronischen Auftragsvergabe im Förder- und Ausschreibungsportal (Funding & Tenders-Portal).

Als Wirtschaftsteilnehmer können Sie:

• Ihre Einreichung zu einem Verfahren eines Organs, einer Einrichtung oder einer sonstigen Stelle der EU erstellen,

• diese auf sichere Weise einreichen,

• einen gespeicherten Entwurf ansehen oder daran weiterarbeiten,

• einen Einreichungsentwurf löschen,

• einen Nachweis für die Einreichung erhalten (Einreichungsbestätigung),

• eine Einreichung vor Ablauf der Einreichungsfrist zurückziehen,

• einen Nachweis für die Zurückziehung (Rückzugsbestätigung) erhalten.

Lesen Sie zuvor unbedingt die Systemanforderungen.

Diese finden Sie auf der Startseite der eSubmission-Anwendung und auf der Seite „Parties“ (Parteien) (im Abschnitt „Attachments“ (Anlagen)).

Technische Hilfe

Wenn Sie Hilfe benötigen, können Sie von 8.00 bis 20.00 Uhr MEZ/MESZ (Ortszeit Brüssel) unser Support-Team kontaktieren.

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 229-71063

 Das Support-Team arbeitet nur in englischer Sprache.

Verwalten der Einladungen und der Einreichungen im Funding & Tenders-Portal

Das Funding & Tenders-Portal ist die zentrale Anlaufstelle (Single Electronic Data Interchange Area) für Teilnehmer und Sachverständige in Bezug auf alle Förderprogramme und Ausschreibungen, die von der Europäischen Kommission und anderen Organen, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der EU verwaltet werden.

Wenn Ihr Teilnahmeantrag den 1. Schritt des Verfahrens überstanden hat, erhalten Sie vom F&T-Portal eine Benachrichtigung, in der Sie eingeladen werden, am nächsten Schritt des Verfahrens teilzunehmen.

Die „notification“ (Benachrichtigung) geht an

• die E-Mail-Adresse der Kontaktperson, die bei der Einreichung des Teilnahmeantrags angegeben wurde (Hauptkontaktperson des Koordinators – Primary Coordinator Contact – PCoCo),
• die E-Mail-Adresse, die mit dem für die Einreichung des Teilnahmeantrags verwendeten EU Login-Konto verknüpft ist (Kontaktperson des Koordinators – Coordinator Contact – CoCo),
• die E-Mail-Adresse(n) anderer Kontaktpersonen des Koordinators (CoCo), die bei der Einreichung des Teilnahmeantrags über das Aktionsmenü „Manage roles“ (Rollen verwalten) hinzugefügt wurden.

Um Zugang zum Privatbereich des Funding & Tenders-Portal zu erhalten, müssen Sie sich authentifizieren. Klicken Sie dazu auf der Startseite des Funding & Tenders-Portals rechts oben auf „ Sign in “ und melden Sie sich mit Ihrem EU Login und Ihrem Passwort an.

In „your private area“ (Ihrem Privatbereich) des Funding & Tenders-Portals können Sie:

• Ihre Einladungen zur Angebotsabgabe ansehen,
• den Eingang einer Einladung bestätigen,
• auf zugangsbeschränkte Auftragsunterlagen zugreifen, 
• auf zugangsbeschränkte Fragen und Antworten zugreifen. 
• Fragen zu Schritt 2 des Verfahrens erstellen und einreichen 
• eine neue Einreichung zu einer Einladung beginnen,
• Einreichungsentwürfe (Angebote) ansehen, bearbeiten oder löschen,
• eingereichte Angebote zurückziehen,
• Ihre Einreichungs- und Rückzugsbestätigungen (Nachweis der Einreichung bzw. des Rückzugs eines Angebots) abrufen,
• Rollen verwalten.

Einladungen ansehen

Im Navigationsmenü finden die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) auf der linken Seite unter der Rubrik „My Invitation(s)“ die Einladung(en) zum Schritt 2. Rechts über der Liste der Einladungen finden Sie auch ein Suchfeld.

Wenn Sie auf „See Details“ (Einzelheiten anzeigen) klicken, stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Einzelheiten zum Verfahren einsehen.
  Im Abschnitt mit allgemeinen Informationen können Sie die Informationen zu dem Verfahren einsehen.

• auf zugangsbeschränkte Auftragsunterlagen zugreifen . .

Im Abschnitt „Restricted Documents“ (zugangsbeschränkte Dokumente) können die eingeladenen Bewerber die Dokumente für Schritt 2 des Verfahrens einsehen. Wenn der öffentliche Auftraggeber eine neue Fassung des Dokuments veröffentlicht hat, können Sie alle Fassungen des Dokuments einsehen. Die neueste Fassung (latest version) wird direkt angezeigt. Sofern Sie eine ältere Fassung konsultieren möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie die gewünschte Fassung aus.

Wenn das Dokument in einer anderen Sprache verfügbar ist, steht Ihnen auch das übersetzte Dokument zur Verfügung.

•   auf zugangsbeschränkte Fragen und Antworten zugreifen .

In diesem Abschnitt können Sie eine Frage zu Schritt 2 des Verfahrens stellen. Erteilt der öffentliche Auftraggeber die Antwort nicht öffentlich, erscheint sie im Abschnitt „My Q&A“ (Meine Fragen und Antworten). 
Wird die Antwort für alle Bewerber sichtbar gemacht, die zu Schritt 2 eingeladen wurden, erscheint sie im Abschnitt „Restricted Q&A“ (Zugangsbeschränkte Fragen und Antworten).

Weitere Informationen zum Stellen von Fragen finden Sie unter „ How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal“

Abschnitt „My Invitation(s)“ (Meine Einladungen)

Zu jeder Einladung können die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) die Referenznummer des Verfahrens, den Status der Einladung (erhalten, bestätigt), die Einreichungsfrist, das Los (falls zutreffend), den Verfahrenstitel, die Verfahrensart und den Verfahrensschritt einsehen.

Über das Menü „Action“ zur Einladung/Einreichung können die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) je nach Status der Einladung/Einreichung unterschiedliche Aktionen durchführen.

Bei Einladungen mit dem Status „Received“ (Erhalten) können Sie: 

• „Acknowledge Receipt“ (den Erhalt bestätigen): Klicken Sie hier, um zu bestätigen, dass Sie die Einladung zur Einreichung eines Angebots erhalten haben.
• „Manage Roles“ (Rollen verwalten):  hier können Sie die Zugriffsrechte für Ihre Einladungen einsehen und verwalten, d. h. Personen hinzufügen/entfernen, die ebenfalls berechtigt sind, die betreffenden Aktionen in Bezug auf Ihre Einladungen durchzuführen.

Bei Einladungen mit dem Status „Acknowledged“ (Bestätigt) können Sie:

• „Start New Submission“ (eine neue Einreichung beginnen): Klicken Sie hier, um ein neues Angebot einzureichen.
• „Manage Roles“ (Rollen verwalten):  hier können Sie die Zugriffsrechte für Ihre Einladungen einsehen und verwalten, d. h. Personen hinzufügen/entfernen, die ebenfalls berechtigt sind, die betreffenden Aktionen in Bezug auf Ihre Einladungen durchzuführen.

Um die Einreichungen zu einer Einladung anzusehen und zu verwalten, klicken Sie auf den Link „Submission(s)“ (Einreichungen). 
Über das Menü „Action“ rechts neben jeder Einreichung (vorausgesetzt die Einreichung wurde nicht gelöscht) können die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) je nach Einreichungsstatus unterschiedliche Aktionen durchführen.

Bei Einreichungen mit dem Status „Draft“ (Entwurf) stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

• • • „Edit“ (Bearbeiten): eSubmission öffnet die zuletzt aufgerufene Seite. Sie können Ihre Einreichung jetzt in eSubmission bearbeiten.
    • „View“ (Anzeigen):  eSubmission öffnet die zuletzt aufgerufene Seite innerhalb der Anwendung. Es ist hier aber nicht möglich, die Einreichung zu bearbeiten, da sie schreibgeschützt ist. 
    • „Delete“ (Löschen):  Der Einreichungsentwurf wird aus dem Funding & Tenders-Portal gelöscht.

Bei Einreichungen mit dem Status „Submitted“ (Eingereicht) stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

• • • „View Receipt“ (Bestätigung ansehen): Die Einreichungsbestätigung wird nun angezeigt.
    • „Withdraw“ (Einreichung zurückziehen) (nur wenn die Einreichungsfrist noch nicht abgelaufen ist):  Geben Sie den Grund für das Zurückziehen der Einreichung an und bestätigen Sie die Aktion mit einem Klick auf „Withdraw“ (Zurückziehen). Nachdem Sie eine Einreichung zurückgezogen haben, können Sie diese nicht mehr ansehen, bearbeiten oder erneut einreichen.

Bei Einreichungen mit dem Status „Withdrawn“ (Zurückgezogen) stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

• • • „View Withdrawal Receipt“ (Rückzugsbestätigung ansehen): Die Rückzugsbestätigung wird nun angezeigt.

Bei Einreichungen mit dem Status „Deleted“ (Gelöscht) bestehen folgende Optionen:
Für Einreichungen mit dem Status „Deleted“ (Gelöscht) ist das Menü „Action“ nicht verfügbar . Sobald ein Angebotsentwurf gelöscht wurde, kann er nicht mehr abgerufen werden. 

Einreichung eines Angebots in eSubmission vorbereiten 

Um ein Angebot abgeben zu können, müssen die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) zuerst den Eingang der Einladung zur Angebotsabgabe bestätigen:

• Das Verfahren finden Sie im Abschnitt „My Invitations“ (Meine Einladungen) auf dem Funding & Tenders-Portal. My Invitation(s) section

• Im Aktionsmenü des Verfahrens wählen Sie „Acknowledge Receipt“ (Eingang bestätigen), um zu bestätigen, dass Sie die Einladung erhalten haben. Der Status der Einladung ändert sich dann zu „Acknowledged“ (Bestätigt).
  
  

Nachdem die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) den Eingang der Einladung bestätigt haben, werden sie automatisch zu eSubmission weitergeleitet, wo sie mit der Einreichung des Angebots beginnen können, indem sie auf „New submission“ (Neue Einreichung) klicken.    

Sie können Ihre Einreichung aber auch später beginnen:

• Melden Sie sich im Funding & Tenders-Portal an, und zwar mit dem EU Login-Konto der Person, die im Teilnahmeantrag als Kontaktperson (PCoCo) angegeben wurde bzw. (falls abweichend) mit dem EU-Login-Konto der Person, die den Teilnahmeantrag eingereicht hat (CoCo), oder einer anderen Person (CoCo), die mit der Funktion „Manage Roles“ (Rollen verwalten) des Funding & Tenders-Portals dazu bevollmächtigt wurde ( nähere Informationen finden Sie im Abschnitt „Manage Roles“ (Rollen verwalten) des Funding & Tenders-Portals in dieser Kurzanleitung ). Manage roles in Funding & Tenders portal  

• Unter „My Invitations“ (Meine Einladungen) finden Sie das Verfahren. #My Invitation(s) section

• Im Menü „Action“ des Verfahrens wählen Sie „Start new submission“ (Neue Einreichung beginnen). Sie werden dann zu eSubmission weitergeleitet.
  

In eSubmission klicken Sie auf „New Submission“ (Neue Einreichung), um eine neue Einreichung zu beginnen, oder auf „Resume draft“ (Entwurf laden), um eine zuvor angefangene Einreichung fortzusetzen. Sie können Ihren Entwurf auch vom Funding & Tenders-Portal aus weiter bearbeiten (siehe dazu die Hinweise im Abschnitt Verwalten der Einreichungen im Funding & Tenders-Portal in dieser Kurzanleitung).

Einsehen der Daten in eSubmission

Wenn Sie Ihre Einreichung beginnen, sehen Sie oben auf dem Bildschirm eine Fortschrittsleiste. Sie zeigt alle erforderlichen Schritte bis zur Einreichung des Angebots. Dort sehen Sie auch, in welchem Schritt Sie sich gerade befinden.

Sie können die Einreichungsunterlagen während des laufenden Einreichungsverfahrens jederzeit einsehen, indem Sie auf der linken Seite des Bildschirms auf die Schaltfläche Einreichungsunterlagen klicken.

Parteien

In diesem Schritt kann nur der Abschnitt „Contact Person“ (Kontaktperson) bearbeitet werden.

Der Nutzer, der in eSubmission das Angebot beginnt, kann als Kontaktperson sich selbst (der Name ist bereits vorausgefüllt) oder eine andere Person angeben. Falls diese noch kein EU Login-Konto hat, wird anhand der E-Mail-Adresse der Kontaktperson automatisch ein vorläufiges EU Login-Konto eingerichtet, und die Person wird per E-Mail aufgefordert, die EU Login-Registrierung abzuschließen. Bei dieser Einladung handelt es sich um eine automatische Systemnachricht ohne Bezugnahme auf das Verfahren.

Die Kontaktperson erhält im Funding & Tenders-Portal die Rolle der Hauptkontaktperson des Koordinators (, PCoCo ) und der Nutzer, der das Angebot einreicht (falls abweichend von der Kontaktperson), die Rolle der Kontaktperson des Koordinators ( CoCo ). 

Klicken Sie auf „Next“ (Weiter), um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Angebotsdaten

In diesem Abschnitt müssen Sie den Betrag Ihres Angebots angeben ( nur bei Zuschlagsmethode niedrigster Preis oder niedrigste Kosten ; Format wie im nachstehenden Beispiel) und/oder bestätigen, dass Ihr Angebot die in den Auftragsunterlagen genannten Mindestanforderungen erfüllt.

Wenn Sie angeben, dass Ihr Angebot die Mindestanforderungen nicht erfüllt, werden Sie aufgefordert, in einem speziellen Textfeld eine Erklärung hierzu abzugeben. Die Bestätigung der Erfüllung bzw. Nichterfüllung und die Erklärung im Falle der Nichterfüllung werden in den Einreichungsbericht aufgenommen.

Nachdem Sie auf die Schaltfläche „Save“ (Speichern) geklickt haben, können Sie das finanzielle Angebot und – falls vom Auftraggeber in der Leistungsbeschreibung verlangt – auch das technische Angebot hochladen. Sie können mehr als eine Datei als technisches/finanzielles Angebot hochladen. 

Sobald Sie überzeugt sind, dass die Angebotsdaten richtig sind und die Einreichung vollständig ist, klicken Sie auf „Next“ (Weiter). Diese Schaltfläche wird erst dann aktiviert, wenn alle obligatorischen Daten und Dokumente vorliegen.

Einreichungsbericht

Der Einreichungsbericht wird vom System erzeugt und ist Bestandteil der Einreichung. Darin werden alle in der Einreichung enthaltenen Unterlagen aufgeführt.

eSubmission erzeugt automatisch den Einreichungsbericht und fügt ihn ihrer Einreichung hinzu. Sie können den Bericht vor Einreichung des Angebots am Bildschirm ansehen oder ihn für Ihre eigenen Unterlagen herunterladen. Der Bericht muss weder unterschrieben werden noch unterschrieben in eSubmission hochgeladen werden.

Wenn Sie nach dem Ansehen des Einreichungsberichts die Einreichung als vollständig und abgabebereit betrachten, klicken Sie auf „Next“ (Weiter), um fortzufahren.

Einreichen Ihres Angebots

Wenn Sie bereit sind, Ihr Angebot einzureichen, klicken Sie auf „Submit“ (Einreichen). Das System zeigt daraufhin eine Bestätigungsmeldung an.

Klicken Sie zur Bestätigung auf „Yes“ (Ja): Sie können diese Einreichung nun nicht mehr ändern.

Bitte beachten Sie, dass eine Einreichung nach Ablauf der Einreichungsfrist im System nicht möglich ist.

Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an die mit dem EU-Login-Konto verknüpfte E-Mail-Adresse der Hauptkontaktperson des Koordinators ( PCoCo ) und an alle für dieses Angebot genannten Kontaktpersonen des Koordinators ( CoCo ) verschickt. Diese E-Mail-Benachrichtigung enthält einen Link zum Funding & Tenders-Portal, in dem die Einreichungsbestätigung zu finden ist. 

Verwalten von Rollen im Funding & Tenders-Portal

Die in eSubmission für den Teilnahmeantrag (Schritt 1) angegebene Kontaktperson hat im Funding & Tenders-Portal für die Einladung die Rolle der Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo). Der Nutzer, der den Antrag einreicht (falls abweichend von der Kontaktperson) hat für die Einreichung des Antrags und die Einladung die Rolle der Kontaktperson des Koordinators (CoCo), es sei denn, die Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo)/eine andere Kontaktperson des Koordinators (CoCo) hat die Rolle für die Einreichung des Antrags in der Zeit zwischen der Öffnung des Antrags durch den öffentlichen Auftraggeber und dem Eingang der Einladung zu Schritt 2 entfernt.

Ebenso hat die in eSubmission für das Angebot (Schritt 2) angegebene Kontaktperson im Funding & Tenders-Portal für die Einreichung des Angebots die Rolle der Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo). Die Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) für die Einladung und der Nutzer, der das Angebot einreicht – sofern es sich dabei nicht um die Kontaktperson für das Angebot handelt – haben für die Einreichung des Antrags die Rolle der Kontaktperson des Koordinators (CoCo),

Zusätzliche Kontaktpersonen des Koordinators (CoCo) für die Einreichung des Antrags, die Einladung und die Einreichung des Angebots können über die Schaltfläche „Manage Roles“ (Rollen verwalten) (siehe unten) hinzugefügt oder entfernt werden.

Bitte beachten Sie, dass es pro Einladung oder Einreichung nur eine Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) geben kann.

Die für die Einreichung des Antrags (Schritt 1) oder die Einreichung des Angebots (Schritt 2) zuständige Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) kann nicht ersetzt oder entfernt werden.

Die Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) für eine Einladung kann nur durch folgende Personen ersetzt (nicht entfernt) werden:

•     den LEAR/Account Administrator (falls Sie für Ihre Organisation benannt wurden, siehe hier);
•     die gegenwärtige Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) (nach der Ersetzung kann diese Kontaktperson nicht mehr auf die Einladung zugreifen); alle CoCo für die Einladung.
  
•    

Schritte für das Hinzufügen/Entfernen von Rollen für eine Einreichung oder Einladung:

1	Klicken Sie dazu im Menü „Action“ rechts neben der Einreichung des überarbeiteten Angebots auf die Option „Manage Roles“ (Rollen verwalten).
2	Klicken Sie auf „Edit Roles“ (Rollen bearbeiten).
3	Um die Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) für die Einladung zu ändern oder ein zusätzliche Kontaktperson des Koordinators (CoCo) für die Einreichung oder die Einladung hinzuzufügen, klicken Sie auf „Add Roles (Rollen hinzufügen).
4	Machen Sie die nötigen Angaben zu der Person, die die gegenwärtige Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) ersetzt oder als zusätzliche Kontaktperson des Koordinators (CoCo) hinzugefügt wurde und klicken Sie dann auf „Save“ (Speichern).  Wird die Kontaktperson des Koordinators für eine Einladung ersetzt, erhält die Person, die den neuen Koordinator benennt, eine Bestätigungsmeldung, nachdem sie auf die Schaltfläche „Save“ (Speichern) geklickt hat.  Wenn eine neue Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) für eine Einladung benannt wird, werden die Rolle und die Rechte des vorherigen Koordinators widerrufen (die vorherige Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) verliert den Zugang) und unverzüglich der neuen Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) zugewiesen. Das F&T-Portal sendet automatische Benachrichtigungen an die neue Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo), die vorherige Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) und alle Kontaktpersonen des Koordinators (CoCo) für die Einladung, deren Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) ersetzt wurde.
5	Um eine Kontaktperson des Koordinators (CoCo) zu löschen, klicken Sie auf das Löschsymbol neben dem Namen. Die Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) für eine Einladung kann nicht gelöscht, sondern nur ersetzt werden.

Aufeinanderfolgende Verhandlungsrunde(n) wettbewerblicher Verhandlungsverfahren und Innovationspartnerschaften

Dieser Abschnitt gilt nur für wettbewerbliche Verhandlungsverfahren und Innovationspartnerschaften mit mehr als einer Verhandlungsrunde in Schritt 2.

Wenn der öffentliche Auftraggeber dazu eingeladen, ein überarbeitetes Angebot über eSubmission einzureichen, erhalten die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) eine Benachrichtigung vom Funding & Tenders-Portal.

Um ein überarbeitetes Angebot einreichen zu können, müssen die Kontaktpersonen ( PCoCo/CoCo ) zuerst den Eingang der Einladung bestätigen. Nachdem die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) den Eingang der Einladung bestätigt haben, werden sie automatisch zu eSubmission weitergeleitet, wo sie mit der Einreichung des überarbeiteten Angebots beginnen können, indem sie auf „New Submission“ (Neue Einreichung) klicken. Hinweise zur Einreichung eines überarbeiteten Angebots in einer nachfolgenden Runde finden Sie in der Kurzanleitung für Verhandlungsverfahren – Runde 2/nachfolgende Runden . 

Verwalten von Benachrichtigungen im Funding & Tenders-Portal

„My notifications“ (Meine Benachrichtigungen)

Um zu dieser Seite zu gelangen, können die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) auf das Glockensymbol oben rechts auf dem Bildschirm klicken, nachdem sie sich im Funding & Tenders-Portal angemeldet haben.

Auf dieser Seite finden die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) die folgenden Benachrichtigungen:

• „Submission receipt“ (Einreichungsbestätigung – Nachweis der Einreichung eines Angebots)
• „Withdrawal receipt“ (Rückzugsbestätigung – Nachweis der Zurückziehung eines Angebots)

Im Bereich „Manage all notifications“ (Alle Benachrichtigungen verwalten) kann die Hauptkontaktperson bzw. die Kontaktperson des Koordinators (PCoCo/CoCo) unter „Preferences“ (Einstellungen – unterhalb der Liste der Benachrichtigungen) die Häufigkeit der E-Mail-Benachrichtigungen des Funding & Tenders-Portals wählen. Unabhängig von dieser Wahl können Sie Ihre Benachrichtigungen jederzeit auch im Abschnitt „My notifications“ (Meine Benachrichtigungen) ansehen.

„My Formal Notification(s)“ (Meine förmlichen Benachrichtigungen)

Dieser Abschnitt unter „Manage my area“ (Meinen Bereich verwalten) auf der linken Seite wird derzeit in Vergabeverfahren nicht verwendet.