Guide de référence rapide pour les procédures de passation de marchés en deux étapes – Étape 1

(procédures restreintes, procédures concurrentielles avec négociation et concours)

Les guides rapides ont été mis à jour pour tenir compte du nouveau processus de publication des procédures avec avis de marché, qui s’applique à toutes les nouvelles procédures publiées à partir du 25 octobre 2023. Cette version mise à jour n’est actuellement disponible qu’en anglais. Les traductions dans toutes les langues de l’UE seront bientôt disponibles.

Avant de commencer

Bienvenue sur eSubmission!

eSubmission permet aux opérateurs économiques de répondre par voie électronique à des procédures de passation de marchés de l’UE en préparant des soumissions (c’est-à-dire des demandes de participation) et en les présentant sous forme électronique, de manière structurée et sécurisée.

Ce guide de référence rapide ne s’applique qu’à la première étape des procédures en deux étapes. Dans cette étape, les opérateurs économiques peuvent soumettre la demande de participation. Les guides de référence rapide concernant la seconde étape des procédures en deux étapes ainsi que les guides concernant les autres procédures de passation de marchés peuvent être consultés sur le Wiki relatif aux passations de marchés en ligne du portail Funding & Tenders .

En tant qu’opérateur économique, vous pourrez:

• encoder votre réponse à une procédure lancée par une institution ou un organe de l’UE;

• soumissionner de manière sécurisée;

• visualiser ou poursuivre la création d’un projet précédemment sauvegardé;

• supprimer un projet de soumission;

• recevoir une preuve de la soumission (Submission Receipt);

• retirer une soumission avant la date limite de réception des demandes de participation;

• recevoir une preuve du retrait (Withdrawal Receipt).

Veillez à prendre connaissance de la configuration système requise.

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Vous la trouverez à la première page de l’application eSubmission et dans la section «Pièces jointes» des pages Parties.

Comment obtenir de l’aide

Si vous avez besoin d’aide, contactez notre équipe d’assistance de 8h00 à 20h00 HEC/HAEC.

 Image Removedec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

Image Removed+32 (0) 229 71063

 L’équipe d’assistance ne travaille qu’en anglais.

Comment accéder à eSubmission?

Vous aurez toujours accès à eSubmission dans le cadre d’une procédure de passation de marchés. Vous trouverez les procédures de passation de marchés publiées sur les portails suivants:

• portail Funding & Tenders

• application TED eTendering

De quoi ai-je besoin pour utiliser eSubmission?

Pour utiliser eSubmission, vous devez être enregistré(e) auprès du service d’authentification des utilisateurs de la Commission européenne (EU Login). 

Pour répondre à une procédure de passation de marchés publiée sur TED eTendering (la plateforme de passation électronique de marchés de l’UE), vous aurez aussi besoin d’un compte TED eTendering.

Pour identifier votre organisation dans la soumission électronique, elle doit être enregistrée dans le registre des organisations de la Commission (registre des participants) et disposer d’un PIC (code d’identification du participant). En savoir plus sur le PIC. L’enregistrement est gratuit et ouvert à toutes les organisations.

EU Login

EU Login est la porte d’entrée pour accéder à différents services et systèmes de la Commission européenne. Si vous ne disposez pas encore d’un compte EU Login, vous pouvez en créer un.

Pour plus d’informations, veuillez consulter l’aide d’EU login.

TED eTendering

TED eTendering est la plateforme où les institutions et organes de l’UE publient leurs appels d’offres sous forme électronique.

Vous pouvez créer un compte eTendering avec votre EU Login.

Portail Funding & Tenders

Le portail Funding & Tenders est le point d’entrée unique (espace unique d’échange de données informatisées) des participants et des experts pour les programmes de financement et les appels d’offres gérés par la Commission européenne et d’autres organes de l’UE.

Depuis le portail Funding & Tenders, un participant peut:

• rechercher des possibilités dans les programmes de financement ou les procédures de passation de marchés de l’UE;

• s’inscrire au registre des participants; 

• accéder aux accusés de réception des soumissions (Submission Receipts) (preuves de soumission);

• visualiser, modifier ou supprimer ses projets de soumissions;

• retirer des soumissions et accéder à l’accusé de réception du retrait (Withdrawal Receipt) (preuve de retrait);

• gérer les rôles.

Registre des participants

La Commission a mis en place un registre en ligne des organisations participant à des appels d’offres et de propositions de l’UE afin que ces participants n’aient à fournir les données relatives à leur organisation qu’une seule fois. Une fois enregistrée, chaque organisation reçoit un code participant (code d’identification du participant ou PIC) unique. Pour savoir comment obtenir un PIC dans le registre des participants, veuillez consulter cette page.

Avant de commencer

Bienvenue sur eSubmission!

eSubmission permet aux opérateurs économiques de répondre par voie électronique à des procédures de passation de marchés de l’UE en préparant des soumissions (c’est-à-dire des demandes de participation) et en les présentant sous forme électronique, de manière structurée et sécurisée.

Ce guide de référence rapide ne s’applique qu’à la première étape des procédures en deux étapes. Dans cette étape, les opérateurs économiques peuvent soumettre la demande de participation. Les guides de référence rapide concernant la seconde étape des procédures en deux étapes ainsi que les guides concernant les autres procédures de passation de marchés peuvent être consultés sur le Wiki relatif aux passations de marchés en ligne du portail Funding & Tenders .

En tant qu’opérateur économique, vous pourrez:

• encoder votre réponse à une procédure lancée par une institution ou un organe de l’UE;

• soumissionner de manière sécurisée;

• visualiser ou poursuivre la création d’un projet précédemment sauvegardé;

• supprimer un projet de soumission;

• recevoir une preuve de la soumission (Submission Receipt);

• retirer une soumission avant la date limite de réception des demandes de participation;

• recevoir une preuve du retrait (Withdrawal Receipt).

Veillez à prendre connaissance de la configuration système requise.

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Vous la trouverez à la première page de l’application eSubmission et dans la section Pièces jointes de la page Parties.

Comment obtenir de l’aide?

Si vous avez besoin d’aide, contactez notre équipe d’assistance de 8h00 à 20h00 HEC/HAEC.

 Image Added ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 Image Added+32 (0) 229 71063

 L’équipe d’assistance ne travaille qu’en anglais.

Comment accéder à eSubmission?

Vous aurez toujours accès à eSubmission dans le cadre d’une procédure de passation de marchés (appel d’offres). Vous trouverez les appels d’offres publiés par les institutions, agences et organes européens sur:

• Le portail Funding & Tenders

• L’application TED eTendering (pour les appels d’offres publiés avant le 25.10.2023)

De quoi ai-je besoin pour utiliser eSubmission?

Vous devez être enregistré auprès du service d’authentification des utilisateurs de la Commission européenne pour utiliser eSubmission et pour répondre à un appel d’offres publié sur le portail Funding & Tenders. 

Pour répondre à un appel d’offre publié avant le 25.10.2023, vous aurez aussi besoin d’un compte TED eTendering.

Pour identifier votre organisation dans la soumission électronique, elle doit être enregistrée dans le registre des organisations de la Commission (registre des participants) et disposer d’un PIC (code d’identification du participant). Vous trouverez plus d’information sur le PIC ici . L’enregistrement est gratuit et ouvert à toutes les organisations.

EU Login

EU Login est la porte d’entrée permettant d’accéder à différents services et systèmes de la Commission européenne. Si vous ne disposez pas encore d’un compte EU Login, vous pouvez en créer un.

Pour plus d’informations, veuillez consulter l’aide d’EU login.

TED eTendering

TED eTendering est la plateforme où les institutions et organes de l’UE ont publié leurs appels d’offres sous forme électronique avant le 25.10.2023.

Vous pouvez créer un compte eTendering avec votre EU Login.

Le portail Funding & Tenders

Le portail Funding & Tenders est le point d’entrée unique (espace unique d’échange de données informatisées) des participants et des experts pour les programmes de financement et les appels d’offres gérés par la Commission européenne et d’autres organes de l’UE.

Depuis le portail Funding & Tenders, un participant peut:

• rechercher des opportunités dans les programmes de financement ou les procédures de passation de marchés de l’UE;

• s’abonner aux appels d’offres;
• consulter des documents de marché;
• créer et soumettre une question; 

• s’inscrire au registre des participants; 

• accéder à eSubmission;

• accéder aux accusés de réception des soumissions (preuves de soumission);

• visualiser, modifier ou supprimer ses projets de soumissions;

• retirer des soumissions et accéder à l’accusé de réception du retrait (preuve de retrait);

• gérer les rôles.

Registre des participants

La Commission a mis en place un registre en ligne des organisations participant à des appels d’offres et de propositions de l’UE afin que ces participants n’aient à fournir les données relatives à leur organisation qu’une seule fois. Une fois enregistrée, chaque organisation reçoit un code participant (code d’identification du participant ou PIC) unique. Pour savoir comment obtenir un PIC dans le registre des participants, veuillez consulter cette page.

Comment préparer votre demande de participation dans eSubmission

Tout opérateur économique peut soumettre une demande de participation en utilisant le lien du portail Funding & Tenders indiqué dans l’avis de marché/l’avis de concours.

   Image Added 

Une fois dans le portail Funding & Tenders, vous devez cliquer sur Accéder aux soumissions (Access submission): vous serez redirigé vers le portail eSubmission, sous réserve que vous soyez connecté avec votre compte EU Login.

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Pour les appels d’offres publiés avant le 25.10.2023, les opérateurs économiques peuvent soumettre une demande de participation en utilisant le lien TED eTendering indiqué dans l’avis de marché. Une

Comment préparer votre demande de participation dans eSubmission

Tout opérateur économique peut soumettre une demande de participation en utilisant le lien TED eTendering indiqué dans l’avis de marché/l’avis de concours.

Vous pouvez aussi passer par le portail Funding & Tenders pour trouver la procédure (en utilisant la fonction de recherche en haut à gauche de l’écran). Un clic sur l’intitulé de la procédure vous redirige vers TED eTendering.

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Une fois dans TED eTendering, vous devez vous connecter avec votre compte TED eTendering puis cliquer sur Soumettre une demande de participation.   Vous serez redirigé (e) vers le portail eSubmission.

Dans eSubmission, cliquez sur Nouvelle offre pour lancer une nouvelle soumission ou sur Continuer le projet pour continuer un projet déjà commencé. Vous pouvez aussi continuer un projet depuis le portail Funding & Tenders (pour plus d’informations, voir la section  Gérer les soumissions sur le portail Funding & Tenders dans ce guidedu présent guide relative à la gestion de soumissions dans le portail Funding & Tenders).   Manage submissions in Funding & Tenders portal ).

Navigation dans eSubmission 

Lorsque vous aurez commencé votre soumission, vous verrez apparaître une barre d’avancement en haut de l’écran. Cette barre indique toutes les étapes à suivre avant de soumettre votre demande de participation. Elle vous permet aussi de voir à quelle étape vous vous trouvez actuellement.

À tout moment au cours du processus de soumission, vous pouvez vérifier quels documents ont été téléchargés chargés en cliquant sur le bouton Documents de l’offre sur la gauche de l’écran.

Rien n’est envoyé au pouvoir adjudicateur tant que vous n’avez pas cliqué sur le bouton Soumettre à la fin de la procédure de soumission.

Manières de soumettre une offre

Lorsque vous commencerez une nouvelle soumission, il vous sera demandé d’indiquer:

• la manière dont vous allez soumettre votre demande de participation: Offre unique ou Offre conjointe;
• si la soumission prévoit un recours à la sous-traitance;
• dans quelle langue la soumission sera rédigée.

Une fois que vous aurez fait votre choix, cliquez sur le bouton Suivant en bas de la page.

Parties

Dans cette section, vous devez désigner les organisations participant à votre soumission (participants).  Cliquez sur Nouvelle partie et sélectionnez le type de participant: participant principal (en cas d’offre unique), chef du groupe ou membre du groupe (en cas d’offre conjointe) et sous-traitant (le cas échéant).

Tous les participants, à l’exception des sous-traitants, doivent être identifiés par un PIC (code d’identification du participant). Pour vérifier si une entité possède déjà un PIC (autrement dit, si elle est déjà inscrite dans le registre des participants), utilisez le bouton Rechercher. Vous pouvez effectuer une recherche par PIC, par numéro de TVA, par numéro national d’immatriculation ou par pays. Pour pouvoir chercher par numéro de TVA ou numéro national d’immatriculation, vous devez aussi sélectionner le pays.

Si la recherche ne donne pas de résultats, l’organisation doit s’enregistrer pour obtenir un PIC.  Après avoir obtenu le PIC, revenez à eSubmission, faites une recherche sur le PIC et sélectionnez l’organisation affichée.

Les données du registre des participants associées au PIC apparaîtront à l’écran et il vous sera demandé de fournir les données/documents obligatoires suivants:

• uniquement pour le participant principal ou le chef du groupe:
• personne de contact (nom et adresse électronique)
• numéro de compte bancaire/IBAN
• pour tous les participants: déclaration sur l’honneur (dûment complétée et signée) dans la section «Pièces jointes».
  

Dans la section Personne de contact, l’utilisateur peut se désigner lui-même (le nom est déjà prérempli) ou désigner quelqu’un d’autre comme personne de contact pour la demande de participation. La personne de contact se voit attribuer le rôle de Primary Coordinator Contact (PCoCo) dans le portail Funding & Tenders et l’utilisateur qui soumet la demande de participation (s’il diffère de la personne de contact) le rôle de Coordinator Contact (CoCo). 

Si le PCoCo n’a pas de compte EU Login, un compte EU Login temporaire sera automatiquement créé sur la base de l’adresse électronique de la personne de contact et la personne sera invitée par courrier électronique à terminer l’enregistrement EU Login. Cette invitation sera un message système automatique sans référence à la procédure. 

Dans la section «Pièces jointes» de chaque participant, vous pouvez télécharger charger les documents du participant relatifs aux critères d’exclusion et de sélection. Vérifiez le cahier des charges afin d’identifier quels sont les documents à inclure dans la soumission pour chaque participant.

Cliquez sur Terminé lorsque vous êtes prêt(e). 

Une fois que vous avez franchi l’étape «Manières de soumettre une offre», il n’est plus possible de modifier la structure pour passer d’Offre conjointe à Offre unique ou inversement. Si vous souhaitez modifier la structure de votre soumission ou changer le chef du groupe, vous devez créer une nouvelle soumission qui écrasera votre projet en cours (toutes les données déjà saisies et les documents déjà chargés seront supprimés).

Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.

Lots

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Si la procédure comporte plusieurs lots, choisissez le/les lot(s) pour lesquels vous souhaitez soumettre une demande de participation, puis cliquez sur Suivant.

L’identification des participants s’applique à la soumission dans son ensemble. Par conséquent, si la composition du consortium diffère en fonction du lot, vous devrez préparer une soumission distincte par lot.

Rapport d’offre

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Le rapport d’offre est généré par le système et fait partie de la soumission. Il contient la liste de tous les documents inclus dans la soumission.

eSubmission génère automatiquement le rapport et l’ajoute l’ajoute à votre soumission. Vous pouvez consulter le rapport à l’écran ou le télécharger pour vos propres archives (avant de soumettre la demande de participation). Vous n’avez pas besoin de signer le rapport ni de charger le rapport signé dans eSubmission.

Après avoir consulté le rapport d’offre, si vous considérez que la soumission est complète et prête à être soumise, cliquez sur Suivant pour continuer.

Le rapport d’offre ne constitue pas une preuve de soumission. Vous n’avez pas encore soumis de demande de participationd’offre . Veuillez passer à l’étape suivante et cliquer sur Soumettre pour finaliser la soumission.

Soumettre votre demande de participation   

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Lorsque vous êtes prêt (e) à soumettre votre demande de participation, cliquez sur Soumettre . Le système affichera un message de confirmation.

Cliquez sur Oui si vous souhaitez confirmer: vous ne pourrez plus modifier cette soumission.

Veuillez noter que le système ne vous permettra plus d’envoyer votre soumission après la date limite de réception des demandes de participation.

Une notification sera envoyée par courriel à l’adresse électronique du  PCoCo/CoCo. Cette notification contient un lien vers le portail Funding & Tenders, où le  PCoCo/CoCo trouvera l’accusé de réception de la soumission (Submission Receipt). Veuillez noter que les titulaires du PIC utilisés dans la soumission seront informés.

L’accusé de réception de la soumission (Submission Receipt) de la soumission constitue la preuve du respect de la date limite de réception des soumissions.

Gérer les rôles sur le portail Funding & Tenders

La personne de contact indiquée dans eSubmission se voit attribuer le rôle de Primary Coordinator Contact (PCoCo) pour la soumission de la demande de participation dans sur le portail Funding & Tenders. Il ne peut y avoir qu’un seul PCoCo par soumission.

Le PCoCo ne peut pas être modifié par l’intermédiaire du portail. Contactez le pouvoir adjudicateur si un nouveau nouveau PCoCo doit  doit être désigné.

L’utilisateur qui soumet la demande de participation (s’il diffère de la personne de contact) se voit attribuer le rôle de Coordinator Contact (CoCo).

Des D’autres Coordinator Contacts (CoCo) peuvent être ajoutés ou supprimés sur le portail Funding & Tenders après l’ouverture des demandes de participation par le pouvoir adjudicateur et avant que celui-ci invite les candidats sélectionnés à soumettre une offre:

• Dans la liste déroulante Action à droite de la soumission de la demande de participation, cliquez sur l’option Gérer les rôles (Manage Roles). Cette option n’apparaîtra qu’après l’ouverture par le pouvoir adjudicateur des demandes de participation soumises.

• Cliquez sur le bouton Modifier les rôles (Edit Roles).

• Pour ajouter un nouveau CoCo, cliquez sur le bouton Ajouter des rôles  (Add Roles).

Pour  supprimer  un  un CoCo, cliquez sur l’icône de suppression à côté de son nom.

• Indiquez les coordonnées de la personne à ajouter comme comme CoCo  et  et cliquez sur   Ok.

  Les CoCo ajoutés comme décrit ci-dessus après l’envoi des invitations à l’étape 2 par le pouvoir adjudicateur ne seront pas en mesure de présenter une offre. Seuls les PCoCo/CoCo ayant reçu l’invitation pour l’étape 2 ou les CoCo ayant été ajoutés au moyen du bouton «Gérer Gérer les rôles» rôles (Manage roles) sur l’invitation pourront soumettre une offre (voir le guide de référence rapide pour la seconde étape des procédures en deux étapes).

Gérer les soumissions sur le portail Funding & Tenders

Pour accéder à votre espace privé sur le portail Funding & Tenders, vous devez vous authentifier en cliquant sur le bouton Login du portail Funding & Tenders situé en haut à droite de la page d’accueil (saisissez votre EU Login et votre mot de passe).

Visualiser les soumissions (View submissions)

Dans la section Gérer mon espace (Manage my area) situé à gauche, le  PCoCo/CoCo  trouvera la/les demande(s) de participation dans la section Ma/mes soumission(s) [My Submission(s)].
Un champ de recherche est également disponible à droite, au-dessus de la liste des soumissions.

Section Ma/mes soumission(s) [My Submission(s)]

Pour chaque soumission, le PCoCo/CoCo peut voir le numéro de référence de la procédure, l’identifiant de la soumission, la date de la dernière action exécutée et le statut de la soumission (projet, soumis, retiré, supprimé) (draft, submitted, withdrawn, deleted), le lot (le cas échéant), l’intitulé de la procédure, le type de procédure et l’étape.

Le menu Action situé à droite de chaque soumission (sauf si la soumission a été supprimée) permet au PCoCo/CoCo d’effectuer différentes actions en fonction du statut de la soumission.

Dans le cas des soumissions ayant le statut Projet (Draft):

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• Modifier (Edit):  eSubmission eSubmission affiche l’écran où vous vous trouviez lorsque vous avez quitté l’application. Vous pouvez à présent modifier votre soumission dans eSubmission.
• Visualiser (View): eSubmission affiche l’écran où vous vous trouviez lorsque vous avez quitté l’application. Il n’est pas possible de modifier la soumission lorsque vous la visualisez en mode lecture seule. 
• Supprimer (Delete):  le projet de soumission sera supprimé du portail Funding & Tenders.
  
  

Dans le cas des soumissions ayant le statut Soumis (Submitted):

• Visualiser l’accusé de réception (View Receipt):  l’accusé l’accusé de réception de la soumission s’affiche.
• Retirer (Withdraw) (disponible uniquement avant la date limite de soumission): indiquez le motif du retrait de la soumission et confirmez votre choix en cliquant sur le bouton Retirer (Withdraw). Une fois la soumission retirée, vous ne pouvez plus la visualiser, la modifier ou la soumettre à nouveau.
  
  

Dans le cas des soumissions ayant le statut Retiré (Withdrawn):

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• Visualiser l’accusé de réception du retrait (View Withdrawal Receipt): l’accusé de réception du retrait de la soumission s’affiche.

Dans le cas des soumissions ayant le statut Supprimé (Deleted):

Le menu Action n’est pas disponible pour les soumissions ayant le statut Supprimé (Deleted). Une fois qu’un projet de soumission a été supprimé, il ne peut être récupéré par le participant. 

Gérer les notifications sur le portail Funding & TendersTenders 

Mes notifications (My notifications)

Le PCoCo/CoCo peut accéder à cette page en se connectant au portail Funding & Tenders et en cliquant sur l’icône en forme de cloche située en haut à droite de l’écran.

Sur cette page, le PCoCo/CoCo trouvera les notifications suivantes:

• Accusé de réception de la soumission (Submission Receipt) (preuve de la soumission d’une demande de participation)
• Accusé de réception du retrait (Withdrawal Receipt) (preuve du retrait d’une demande de participation)

Dans l’onglet l’onglet Préférences (Preferences) sous Gérer toutes les notifications (Manage all notifications) (en bas de la liste des notifications), le PCoCo/CoCo peut choisir la fréquence des notifications par courrier électronique en provenance du portail Funding & Tenders. Indépendamment de votre choix, toutes vos notifications sont toujours disponibles dans la section Mes notifications (My notifications).

Ma/mes notification(s) formelle(s) [My Formal Notification(s)] 

Cette section, disponible sous Gérer mon espace (Manage my area) à gauche, n’est pas utilisée actuellement pour les procédures de passation de marchés.