Gwida fil-qosor għal proċeduri ta’ akkwist f’żewġ passi - Pass 2

(proċeduri ristretti, proċeduri kompetittivi permezz tan-negozjar, djalogi kompetittivi, sħubijiet għall-innovazzjoni u kompetizzjonijiet tad-disinn)


Kif tibda

Il-Gwida fil-Qosor attwali tapplika biss għat-tieni pass tal-proċeduri f’żewġ passi. F’dan il-pass, jistgħu jissottomettu offerta l-kandidati mistiedna biss, li jkunu għaddew mill-kriterji tal-esklużjoni u tal-għażla fl-ewwel pass. Il-Gwidi fil-Qosor għall-ewwel pass tal-proċeduri f’żewġ passi kif ukoll il- gwidi għal proċeduri oħra ta’ akkwist jistgħu jiġu kkonsultati fuq il-wiki tal-eProcurement tal-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti.

Bħala operatur ekonomiku tkun tista’:

  • Tikkowdja t-tweġiba tiegħek għal proċedura mnedija minn istituzzjoni, korp jew aġenzija tal-UE

  • Tissottomettiha b’mod sigur

  • Tara jew tkompli abbozz li tkun issejvjajt

  • Tħassar l-abbozz tas-sottomissjoni

  • Tirċievi l-prova tas-sottomissjoni (Submission Receipt)

  • Tirtira sottomissjoni qabel l-iskadenza ta’ meta jistgħu jaslu s-sottomissjonijiet

  • Tirċievi l-prova li rtirajtha (Withdrawal Receipt)

Kun ċert li taqra r-Rekwiżiti tas-Sistema.

Tista’ ssibhom fil-paġna ta’ quddiem tal-applikazzjoni tal-eSubmission u fit-taqsima tad-dokumenti mehmuża fil-paġna tal-Partijiet.

Kif nista’ nikseb għajnuna teknika?

Jekk teħtieġ l-għajnuna tista’ tikkuntattja lit-tim ta’ appoġġ, mit-08:00 sat-20:00 CET/CEST (ħin ta’ Brussell).

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

(info) It-tim ta’ appoġġ jopera bl-Ingliż biss.


Immaniġġja s-sottomissjonijiet fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti

Il- Il-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti huwa l-punt uniku ta’ servizz (Spazju Uniku għall-Iskambju Elettroniku ta’ Data) għall-parteċipanti u l-esperti fil-programmi ta’ finanzjament u l-offerti mmaniġġjati mill-Kummissjoni Ewropea u minn istituzzjonijiet, korpi jew aġenziji oħra tal-UE.

Jekk it-talba tiegħek għall-parteċipazzjoni jkun irnexxielha tgħaddi mill-ewwel pass tal-proċedura se tirċievi notifika mill- Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti li tistiednek tipparteċipa fil-pass li jmiss tal-proċedura.

In-notifika se tintbagħat lil:

Biex tidħol fl-ispazju privat tiegħek tal-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti trid tawtentika ruħek billi tuża l-buttuna Sign in tal-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti fin-naħa ta’ fuq tal-lemin tal-paġna ewlenija (daħħal l-EU Login u l-password tiegħek).


Mill-qasam privat tiegħek tal-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti tista’:

Tara l-istedina/niet

Mill-menù tan-navigazzjoni fuq ix-xellug, il-PCoCo/CoCo se jsib l-istedina/iet għall-pass 2 fit-taqsima L-istediniet tiegħi. Il-kaxxa tat-tiftix hija disponibbli wkoll fuq il-lemin, fuq il-lista tal-istediniet.

  

Ikklikkja fuq il-link “Ara d-dettalji” biex:

  • Tara d-dettalji tal-proċedura.
    Taħt it-taqsima ta’ informazzjoni ġenerali tista’ tara l-informazzjoni relatata mal-proċedura.

            

  • Aċċessid-dokumenti ristretti tal-akkwist .

            

Fit-taqsima Dokumenti ristretti, il-kandidati mistiedna jistgħu jaraw id-dokumenti għall-istadju 2 tal-proċedura. Jekk l-awtorità kontraenti ppubblikat verżjoni ġdida tad-dokument, allura se tkun tista’ tara l-verżjonijiet kollha tad-dokument. L-aktar verżjoni reċenti hija disponibbli fuq l-iskrin. Biex tara verżjoni aktar antika tista’ tikklikkja d-dropdown menu u tagħżel il-verżjoni li tixtieq tara.

Jekk id-dokument ikun disponibbli b’lingwa differenti, se tkun tista’ tara d-dokument b’dik il-lingwa wkoll.

  •   Aċċessil-Mistoqsijiet u Tweġibiet ristretti.

          

Minn din it-taqsima tista’ tistaqsi mistoqsija dwar il-pass 2 tal-proċedura. Jekk l-awtorità kontraenti tipprovdi t-tweġiba privatament, din tidher taħt it-taqsima “Il-Mistoqsijiet u t-Tweġibiet Tiegħi”. 
Jekk tingħata tweġiba lill-kandidati kollha mistiedna għall-pass 2, din tidher fit-taqsima “Il-Mistoqsijiet u t-Tweġibiet Tiegħi”.

Għal aktar informazzjoni ara Kif toħloq u tissottometti mistoqsija dwar il-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti.


It-taqsima L-istedina/niet (My Invitation(s))

Għal kull stedina l-PCoCo/CoCo jista’ jara n-numru ta’ referenza tal-proċedura, l-istatus tal-istedina (riċevuta, rikonoxxuta), l-iskadenza, il-lott (jekk applikabbli), it-titolu tal-proċedura, it-tip ta’ proċedura u l-pass.

Il-menu Azzjoni tal-istedina/sottomissjoni jippermetti lill-PCoCo/CoCo jwettaq azzjonijiet differenti skont l-istatus tal-istedina/sottomissjoni.

Għall-istediniet li l-istat tagħhom ikun Riċevuta

     

  • Konferma ta’ rċevuta: ikklikkja hawn biex tikkonferma li int irċevejt l-istedina biex tissottometti offerta.
  • Immaniġġja r-Rwoli:  se tkun tista’ tara u tiġġestixxi l-aċċess għall-istediniet tiegħek, (tista’ żżid/tneħħi persuni li jkunu jistgħu jwettqu wkoll l-azzjonijiet deskritti hawnhekk fir-rigward tal-istediniet tiegħek).

Għall-istediniet fl-istat Ikkonfermat:

  • Ibda Sottomissjoni Ġdida:: ikklikkja biex tissottometti offerta ġdida.
  • Immaniġġja r-Rwoli:  se tkun tista’ tara u tiġġestixxi l-aċċess għall-istediniet tiegħek, (tista’ żżid/tneħħi persuni li jkunu jistgħu jwettqu wkoll l-azzjonijiet deskritti hawnhekk fir-rigward tal-istediniet tiegħek).

Biex tara u timmaniġġja s-sottomissjonijiet wara li jkun hemm stedina, ikklikkja l-link Sottomissjon(ijiet). Il-menù Azzjoni fuq il-lemin ta’ kull sottomissjoni (sakemm is-sottomissjoni ma tkunx tħassret) jippermetti lill-PCoCo/CoCo jwettaq azzjonijiet differenti skont l-istatus tas-sottomissjoni. 

Għas-sottomissjonijiet fi stat ta’ Abbozz:

      • Edit: is-sottomissjoni elettronika tiftaħ l-iskrin li kont fih meta ħriġt mill-applikazzjoni. Issa tista’ teditja s-sottomissjoni tiegħek fl-eSubmission.
      • Ara:  sottomissjoni elettronika  tiftaħ l-iskrin li kont fih meta ħriġt mill-applikazzjoni. Mhux possibbli teditja s-sottomissjoni jekk tkun qed taraha fil-modalità li tista’ tinqara biss. 
      • Ħassar l-abbozz tas-sottomissjoni se jitħassar mill-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti.

Għas-sottomissjonijiet fl-istat ta’ Sottomess:

      • Uri l-Irċevuta: tintwera l-irċevuta tas-sottomissjoni.
      • Irtira (disponibbli biss qabel id-data tal-iskadenza għas-sottomissjoni):  agħti r-raġuni għaliex tixtieq tirtira s-sottomissjoni u kkonfermaha billi tikklikkja l-buttuna Irtira (Withdraw). Ladarba tkun irtirajt sottomissjoni, ma tkunx tista’ taraha, teditjaha jew terġa’ tissottomettiha.

Għas-sottomissjonijiet fl-istat ta’ Irtirata (Withdrawn):

      • Uri l-Irtirar tal-Irċevuta: tintwera l-irċevuta tal-Irtirar.

Għas-sottomissjonijiet bl-istat Imħassar:
Il-menù Azzjoni mhux disponibbli għall-offerti bl-istatus Imħassar. Ġaladarba abbozz ta’ offerta jitħassar, ma jkunx jista’ jiġi rkuprat mill-offerent. 


Kif tħejji l-offerta tiegħek fl-eSubmission 

Biex ikun jista’ jissottometti offerta, l-ewwel il-PCoCo/CoCo jrid jikkonferma li l-istedina għall-preżentazzjoni tal-offerta waslet:

  • Sib il-proċedura f’ L-Istediniet Tiegħi (My Invitations) fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti.

  • Fil-menù Action tal-proċedura, ikklikkja Ikkonferma l-Irċevuta sabiex tikkonferma li rċevejt l-istedina. L-istat tal-istedina tiegħek se jsir Ikkonfermata.

  
 

Wara li jiġi kkonfermat li waslet l-istedina il-PCoCo/CoCo  se tiġi ridirezzjonata awtomatikament lejn is-sottomissjoni elettronikafejn tista’ tibda s-sottomissjoni tal-offerta tiegħek billi tikklikkja Sottomissjoni ġdida. 

Jekk tippreferi tibda s-sottomissjoni tiegħek aktar tard:

  • Illoggja fil- Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti bil-kont tal-EU Loginil-persuna indikata bħala Persuna ta’ Kuntatt ( PCoCo ) fir-rikjesta għall-parteċipazzjoni jew, jekk differenti, il-kont tal-EU Login tal-persuna użat biex tissottometti t-talba għall-parteċipazzjoni ( CoCo ) jew kwalunkwe PCoCo/ ieħorCoCo awtorizzat permezz tal-funzjonalità “Immaniġġja r-rwoli” tal-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti  ( għal aktar informazzjoni, ara t-taqsima Immaniġġja r-Rwoli fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti  f’din il-gwida ) .

  • Mur fuq L-Istediniet Tiegħi (My Invitations) u sib il-proċedura.

  • Mill-menù Action tal-proċedura trid tikklikkja Ibda Sottomissjoni Ġdida. Imbagħad se tittieħed fis-sottomissjoni elettronika.

  

Fis-sottomissjoni elettronika ikklikkja Sottomissjoni ġdida biex tibda sottomissjoni ġdida, jew Kompli l-abbozz biex tkompli l-abbozz tas-sottomissjoni li tkun diġà bdejt. Tista’ wkoll tkompli l-abbozz tiegħek mill-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti (għal aktar informazzjoni, ara t-taqsima Immaniġġja s-sottomissjonijiet fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti f’din il-gwida).

In-navigazzjon fis-sottomissjoni elettronika

Meta tibda s-sottomissjoni tiegħek se tara linja ta’ progress fin-naħa ta’ fuq tal-iskrin. Din il-linja turi l-passi kollha li trid tgħaddi minnhom qabel ma tissottometti l-offerta tiegħek. Tista’ tara wkoll f’liema pass tinsab bħalissa.

Fi kwalunkwe ħin waqt il-proċedura ta’ sottomissjoni, dejjem tista’ tiċċekkja liema huma d-dokumenti li int applowdjajt billi tikklikkja Dokumenti ta’ sottomissjoni fuq ix-xellug tal-iskrin.

(warning) Xejn ma jiġi sottomess lill-awtorità kontraenti sakemm tikklikkja l-buttuna Issottometti fi tmiem il-proċess ta’ sottomissjoni.

Partijiet

F’dan il-pass biss it-taqsima tal-Persuna ta’ Kuntatt tista’ tiġi editjata.

L-utent li jibda l-offerta fis-sottomissjoni elettronika jista’ jpoġġi lilu nnifsu (l-isem diġà jkun imdaħħal) jew lil persuna oħra bħala l-Persuna ta’ Kuntatt. Jekk il-persuna l-oħra ma jkollhiex kont tal-EU Login, jinħoloq awtomatikament kont temporanju tal-EU Login abbażi tal-indirizz tal-email tal-Persuna ta’ Kuntatt u l-persuna tiġi mistiedna bl-email biex tlesti r-reġistrazzjoni tal-EU Login. L-istedina se tkun permezz ta’ messaġġ awtomatiku tas-sistema mingħajr l-ebda referenza għall-proċedura.

Il-Persuna ta’ Kuntatt tirċievi r-rwol ta’ Koordinatur Primarju ta’ Kuntatt ( PCoCo ) fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti u l-utent li jissottometti l-offerta (jekk differenti mill-Persuna ta’ Kuntatt) – ir-rwol ta’ Koordinatur ta’ Kuntatt  ( CoCo ). 

Ikklikkja Li jmiss biex tgħaddi għall-pass li jmiss.


Id-data dwar l-Offerta

  

F’din it-taqsima trid iddaħħal l-ammont tal-offerta tiegħek ( fil-każ biss tal-irħas kost jew tal-metodu tal-għoti tal-orħos prezz –kun ċert li tuża l-istess format bħal fl-eżempju fuq l-iskrin) u/jew tikkonferma jekk l-offerta tiegħek tikkonformax jew le mar-rekwiżiti minimi speċifikati fid-dokumenti tal-akkwist.

    

Jekk tikkonferma li l-offerta tiegħek ma tikkonformax mar-rekwiżiti minimi se tintalab tipprovdi spjegazzjoni f’kaxxa apposta għall-kummenti. Il-konferma tal-konformità jew tan-nuqqas ta’ konformità u l-ispjegazzjoni f’każ ta’ nuqqas ta’ konformità jintwerew fir-rapport ta’ sottomissjoni.

Wara li tikklikkja l-buttuna Issejvja tista’ tapplowdja l-offerta finanzjarja u, jekk meħtieġ mill-awtorità kontraenti fl-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta, l-offerta teknika. Tista’ ttella’ aktar minn fajl wieħed bħala offerta teknika/finanzjarja. 

Ġaladarba tqis li d-data dwar l-offerta hija korretta u li s-sottomissjoni hija lesta, ikklikkja Li jmiss. Il-buttuna se tkun attiva biss jekk ikunu ġew ipprovduti d-data u d-dokumenti obbligatorji kollha.

(warning) F’dan l-istadju, l-abbozz tal-offerta tiegħek, inklużi d-dokumenti kollha tiegħek, għadu ma ġiex sottomess .


Rapport ta’ sottomissjoni

  

Ir-rapport ta’ sottomissjoni huwa ġġenerat mis-sistema u huwa parti mis-sottomissjoni. Ir-rapport jelenka d-dokumenti kollha inklużi fis-sottomissjoni.

Is-sottomissjoni elettronika tiġġenera awtomatikament u żżid ir-rapport ta’ sottomissjoni mas-sottomissjoni tiegħek. Tista’ tikkonsulta r-rapport fuq l-iskrin jew tista’ tiddawnlowdjah bħala kopja għalik (qabel ma tissottometti l-offerta). M’għandekx għalfejn tiffirma u ttella’ r-rapport iffirmat fis-sottomissjoni elettronika.

Wara li tara r-rapport ta’ sottomissjoni, jekk tqis li s-sottomissjoni hija lesta u tajba għas-sottomissjoni, ikklikkja Li jmiss biex tkompli.

(warning) Ir-rapport ta’ sottomissjoni mhux prova tas-sottomissjoni. Għadek m’għamiltx is-sottomissjoni . Jekk jogħġbok ipproċedi għall-pass li jmiss u kklikkja Submit biex tiffinalizza s-sottomissjoni.


Issottometti l-offerta tiegħek

  

Meta tkun lest biex tissottometti l-offerta tiegħek, ikklikkja Issottometti . Is-sistema se turi messaġġ ta’ konferma.

ikklikkja Iva jekk tixtieq tikkonferma: mhux se tkun tista’ timmodifika aktar din is-sottomissjoni.

Jekk jogħġbok innota li s-sistema mhux se tippermettilek tagħmel sottomissjonijiet jekk tiskadi l-iskadenza ta’ meta jistgħu jaslu s-sottomissjonijiet.

Se tintbagħat notifika bl-email fl-indirizz tal-posta elettronika marbut mal-kont tal-EU Logintal-Koordinatur Primarju ta’ Kuntatt ( PCoCo u l-kuntatt tal-Koordinaturi kollha ( CoCo ) li huma indikati għal dik l-offerta. Din in-notifika bl-email ikollha link għall-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti, fejn tista’ ssib l-Irċevuta tas-Sottomissjoni. 

(warning) L-Irċevuta tas-Sottomissjoni hija l-prova tal-konformità mal-iskadenza sa meta jistgħu jaslu s-sottomissjonijiet.



Immaniġġja r-Rwoli fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti

Il-persuna ta’ Kuntatt indikata fit-talba għall-parteċipazzjoni (pass 1) fis-sottomissjoni elettronika tirċievi r-rwol Koordinatur Primarju ta’ Kuntatt ( PCoCo) għall- istedina fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti.L-utent li jissottometti t-talba (jekk differenti mill-Persuna ta’ Kuntatt fit-talba) jirċievi r-rwol ta’ Koordinatur ta’ Kuntatt (CoCo) għas-sottomissjoni tat-talba u l-istedina, sakemm ir-rwol ma jkunx tneħħa mill-PCoCo/minn CoCo ieħor tas-sottomissjoni tat-talba fil-perjodu bejn il-ftuħ tat-talbiet mill-awtorità kontraenti u l-wasla tal-istedina għall-pass 2.

Bl-istess mod, il-Persuna ta’ Kuntatt indikata fl-offerta (pass 2) fis-sottomissjoni elettronika tirċievi r-rwol ta’ Koordinatur Primarju ta’ Kuntatt (PCoCo) għas-sottomissjoni tal-offerta . Il-PCoCo tal-istedina u l-utent li jissottometti l-offerta, jekk differenti mill-Persuna ta’ Kuntatt fl-offerta, jirċievu r-rwol ta’ Koordinatur ta’ Kuntatt (CoCo) għas-sottomissjoni tal-offerta.

Kuntatt(i) tal-Koordinatur (CoCo) addizzjonali dwar is-sottomissjoni tat-talba, l-istedina u s-sottomissjoni tal-offerta jistgħu jiżdiedu jew jitneħħew permezz tal-buttuna Immaniġġja r-Rwoli (ara hawn taħt).

Jekk jogħġbok innota li jista’ jkun hemmPCoCo wieħed biss għal kull stedina jew sottomissjoni.

Il-PCoCo għas-sottomissjoni tat-talba (pass 1) jew għas-sottomissjoni tal-offerta (pass 2) ma jistax jiġi sostitwit jew imneħħi.

Il-PCoCo għal stedina jista’ jiġi sostitwit biss (mhux imneħħi) mill-persuni li ġejjin:

  •     LEAR/Amministratur tal-Kont (jekk maħtura għall-organizzazzjoni tiegħek, ara hawn);
  •     il-PCoCo attwali (wara s-sostituzzjoni, dan il-PCoCo ma jkunx jista’ jaċċessa aktar l-istedina); kwalunkwe CoCo għall-istedina.
  •    

Biex iżżid/tneħħi r-rwoli fuq sottomissjoni jew stedina segwi l-passi ta’ hawn taħt:

1

Fid-dropdown tal-Action fuq il-lemin tas-sottomissjoni tal-offerta inizjali, ikklikkja l-opzjoni Immaniġġja r-Rwoli.


2

Ikklikkja l-buttuna Editja r-Rwoli . 

3

Biex tibdel il-PCoCo tal-istedina jew iżżid CoCo addizzjonali għas-sottomissjoni jew l-istedina, ikklikkja l-buttuna Żid ir-Rwoli . 

  
4

Żid id-dettalji tal-persuna li tissostitwixxi l-PCoCo attwali jew li qed tiżdied bħala CoCo addizzjonali u kklikkja l-buttuna Issejvja

Jekk il-PCoCo huwa sostitwit għal stedina, il-persuna li taħtar il-PCoCo l-ġdid tirċievi messaġġ ta’ konferma wara li tikklikkja l-buttuna Issejvja.

(info) Meta jinħatar PCoCo ġdid għal stedina, ir-rwol u d-drittijiet tal-PCoCo preċedenti jiġu revokati (il-PCoCo preċedenti jitlef l-aċċess) u jiġu assenjati minnufih lill-PCoCo l-ġdid.
Il-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti jibgħat notifiki awtomatiċi lill-PCoCo l-ġdid, lill-PCoCo preċedenti u lill-CoCo kollha fuq l-istedina li l-PCoCo ġie sostitwit.

5

Biex tħassar CoCo, ikklikkja l-ikona tat-tħassir ħdejn isimhom. l-PCoCo għal stedina ma jistax jitħassar, jista’ biss jiġi sostitwit

  



Ċikli sussegwenti għal proċeduri kompetittivi b’negozjar u sħubijiet għall-innovazzjoni. Din it-Taqsima tapplika għal biss għal proċeduri kompetittivi b’negozjar u sħubijiet għall-innovazzjoni b’aktar minn ċiklu wieħed ta’ negozjati fit-tieni pass.

(info)

Jekk l-awtorità kontraenti tiddeċiedi li tistiednek tissottometti offerta riveduta permezz ta’ sottomissjoni elettronika, il- PCoCo/CoCo  jirċievi notifika mill-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti.

Biex jissottometti offerta riveduta, il-PCoCo/CoCo jenħtieġ li jikkonferma l-irċevuta tal-istedina. Wara li tikkonferma li rċevejt l-istedina, il- PCoCo/CoCo jiġi ridirezzjonat awtomatikament lejn is-sottomissjoni elettronika fejn is-sottomissjoni tal-offerta riveduta tista’ tinbeda bl-ikklikkjar tas-sottomissjoni l-ġdida. Biex issir taf kif tissottometti offerta riveduta fir-ċiklu/ċikli sussegwenti, jekk jogħġbok irreferi għall-Gwida fil-Qosor għall-proċeduri nnegozjati — Ċiklu 2 /sussegwenti


Immaniġġja n-notifiki fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti

In-notifiki tiegħi (My notifications)

Il-PCoCo/CoCo jista’ jaċċessa din il-paġna billi jikklikkja l-ikona bil-qanpiena fin-naħa ta’ fuq tal-lemin tal-iskrin wara li jkun illoggja fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti.

F’din il-paġna l-PCoCo/CoCo jista’ jsib in-notifiki li ġejjin:

  • L-Irċevuta tas-Sottomissjoni (Submission Receipt) (il-prova li ġiet sottomessa offerta)
  • L-Irċevuta tal-Irtirar (Withdrawal Receipt) (il-prova li ġiet irtirata offerta)

Fit-tab Preferenzi taħt Immaniġġja n-notifiki kollha (fil-qiegħ tal-lista tan-notifiki) il-PCoCo/CoCo jista’ jagħżel il-frekwenza tan-notifiki bl-emails mill-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti. Indipendentement mill-għażla tiegħek, in-notifiki kollha tiegħek huma dejjem disponibbli fit-taqsima In- Notifiki Tiegħi.

In-Notifika/i Formali Tiegħi

Din it-taqsima, disponibbli taħt Immaniġġja l-ispajzu tiegħi fuq ix-xellug, bħalissa mhix qed tintuża għall-proċeduri ta’ akkwist.