Gwida fil-qosor għal proċeduri ta’ akkwist f’żewġ passi - Pass 1

(proċeduri ristretti, proċeduri kompetittivi permezz ta’ negozjar , djalogi kompetittivi, sħubijiet għall-innovazzjoni u kompetizzjonijiet tad-disinn)

Biex tibda

Merħba fl-eSubmission!

L-eSubmission tippermetti li l-operaturi ekonomiċi jwieġbu b’mod elettroniku għall-proċeduri ta’ akkwist tal-UE billi jħejju sottomissjonijiet (jiġifieri, talba ta’ parteċipazzjoni) u jissottomettuhom elettronikament b’mod strutturat u sigur.

Il-Gwida fil-Qosor attwali tapplika biss għall-ewwel pass tal-proċeduri f’żewġ passi. F’dan il-pass, l-operaturi ekonomiċi jistgħu jissottomettu t-talba għall-parteċipazzjoni. Il-Gwidi fil-Qosor għat-tieni pass tal-proċeduri f’żewġ passi kif ukoll il- gwidi għal proċeduri oħra ta’ akkwist jistgħu jiġu kkonsultati fuq il-wiki tal-eProcurement tal-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti .

Bħala operatur ekonomiku, tkun tista’:

• Tikkowdja t-tweġiba tiegħek għal proċedura mnedija minn istituzzjoni, korp jew aġenzija tal-UE

• Tissottomettiha b’mod sigur

• Tara jew tkompli abbozz li tkun issejvjajt

• Tħassar abbozz ta’ sottomissjoni

• Tirċievi prova tas-sottomissjoni (Riċevuta tas-Sottomissjoni)

• Tirtira sottomissjoni qabel l-iskadenza għat-talbiet għall-parteċipazzjoni

• Tirċievi prova tal-irtirar (Riċevuta tal-Irtirar)

Kun ċert li taqra r-Rekwiżiti tas-Sistema.

Tista’ ssibhom fuq il-paġna ta’ quddiem tal-applikazzjoni tal-eSubmission u fit-taqsima tad-dokumenti mehmuża fuq il-paġna tal-Partijiet.

Kif nista’ nikseb għajnuna teknika?

Jekk teħtieġ l-għajnuna, tista’ tikkuntattja lit-tim ta’ appoġġ tagħna mit-08:00 sat-20:00 CET/CEST (ħin ta’ Brussell) .

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 +32 (0) 229 71063

 It-tim ta’ appoġġ jopera bl-Ingliż biss.

Kif jista’ jkolli aċċess għall-eSubmission?

Dejjem se taċċessa l-eSubmission fil-kuntest ta’ proċedura ta’ akkwist (sejħa għall-offerti). Se ssib sejħiet għall-offerti ppubblikati mill-istituzzjonijiet, mill-korpi u mill-aġenziji Ewropej fuq:

• Il-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti

• Applikazzjoni għat-TED eTendering (għal sejħiet għal offerti ppubblikati qabel il-25/10/2023)

X’għandi bżonn biex nuża l-eSubmission?

Biex tuża l-eSubmission u twieġeb għal sejħa għall-offerti ppubblikata fuq il-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti jeħtieġ li tkun irreġistrat(a) fis-servizz tal-awtentikazzjoni tal-utent tal-Kummissjoni Ewropea (EU Login). 

Biex twieġeb għal sejħa għall-offerti ppubblikata qabel il-25/10/2023, teħtieġ ukoll kont fuq it-TED eTendering.

Biex tidentifika l-organizzazzjoni tiegħek fis-sottomissjoni elettronika tal-offerti, din trid tkun irreġistrata fir-reġistru tal-organizzazzjonijiet tal-Kummissjoni (ir-Reġistru tal-Parteċipanti) u jrid ikollha PIC (Kodiċi ta’ Identifikazzjoni tal-Parteċipanti). Aktar informazzjoni dwaril-PIC tista’ tinstab hawn. Ir-reġistrazzjoni hija miftuħa għall-organizzazzjonijiet kollha u hija mingħajr ħlas.

EU Login

EU Login huwa l-punt tad-dħul li minnu tidħol għal servizzi u/jew sistemi differenti tal-Kummissjoni Ewropea. Jekk għad ma għandekx EU Login, tista’ toħloq kont.

Għal aktar informazzjoni, ara l-għajnuna dwar l-EU Login.

Il-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti

Il- Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti huwa l-punt uniku ta’ servizz (Spazju Uniku għall-Iskambju Elettroniku ta’ Data) għall-parteċipanti u l-esperti fil-programmi ta’ finanzjament u l-offerti mmaniġġjati mill-Kummissjoni Ewropea u minn istituzzjonijiet, korpi u aġenziji oħra tal-UE.

Mill-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti, il-parteċipanti jistgħu:

• Ifittxu opportunitajiet fil-programmi ta’ finanzjament jew fil-proċeduri ta’ akkwist tal-UE

• Jabbonaw għas-sejħiet għall-offerti
• Jikkonsultaw id-dokumenti tal-akkwist
• Joħolqu u jissottomettu mistoqsija 

• Jirreġistraw fir-Reġistru tal-Parteċipanti 

• Jaċċessaw l-eSubmission

• Jaċċessaw ir-Riċevuti tas-Sottomissjoni (prova tas-sottomissjoni)

• Jaraw, jeditjaw jew iħassru abbozzi tas-sottomissjonijiet

• Jirtiraw is-sottomissjonijiet u jaċċessaw ir-Riċevuta tal-Irtirar (prova tal-irtirar)

• Jimmaniġġjaw ir-rwoli

Reġistru tal-Parteċipanti

Il-Kummissjoni stabbiliet reġistru online tal-organizzazzjonijiet li qed jipparteċipaw fis-sejħiet għall-offerti jew fil-proposti tal-UE, sabiex jiġi applikat il-prinċipju ta’ “darba biss”: id-data relatata mal-ħtiġijiet ta’ organizzazzjoni tal-parteċipant trid tiġi sottomessa darba biss. Wara r-reġistrazzjoni, kull organizzazzjoni tikseb Kodiċi ta’ Identifikazzjoni tal-Parteċipant (PIC) uniku. Biex titgħallem dwar kif takkwista PIC fir- Reġistru tal-Parteċipanti, jekk jogħġbok irreferi għal din il-paġna.

Kif tħejji t-talba għall-parteċipazzjoni fl-eSubmission tiegħek

Kwalunkwe operatur ekonomiku jista’ jissottometti talba għall-parteċipazzjoni billi juża l-link tal-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti indikat fl-avviż dwar kuntratt / fl-avviż tal-kompetizzjoni tad-disinn.

Ladarba tkun fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti, jeħtieġ li tikklikkja fuq Aċċessa s-sottomissjoni: dan se jerġa’ jieħdok fil-portal tal-eSubmission, dment li tkun illoggjat bil-kont tal-EU Login tiegħek.

L-ewwel nett, trid taqra u taċċetta t-Termini u l-Kundizzjonijiet u tirrikonoxxi li qrajt u fhimt l-Avviż dwar il-Protezzjoni tad-Data .

Fl-eSubmission ikklikkja fuq Sottomissjoni ġdida biex tibda sottomissjoni ġdida, jew fuq Kompli l-abbozz biex tkompli l-abbozz tas-sottomissjoni li tkun bdejt qabel. Tista’ wkoll tkompli l-abbozz tiegħek mill-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti (għal aktar informazzjoni, ara t-taqsima Immaniġġja s-sottomissjonijiet fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti f’din il-gwida ).

In-navigazzjoni fl-eSubmission 

Meta tibda s-sottomissjoni tiegħek se tara linja ta’ progress fin-naħa ta’ fuq tal-iskrin. Din il-linja turi l-passi kollha li trid tgħaddi minnhom qabel ma tissottometti t-talba għall-parteċipazzjoni tiegħek. Tista’ tara wkoll f’liema pass tkun tinsab.

Fi kwalunkwe ħin waqt il-proċess ta’ sottomissjoni, tista’ tiċċekkja liema huma d-dokumenti li ġew applowdjajti billi tikklikkja fuq il-buttuna Dokumenti ta’ sottomissjoni fuq in-naħa tax-xellug tal-iskrin.

Xejn ma jiġi sottomess lill-awtorità kontraenti sakemm tikklikkja l-buttuna Issottometti fi tmiem il-proċess ta’ sottomissjoni.

Modi ta’ sottomissjoni

Meta tibda sottomissjoni ġdida, se tintalab tindika:

• kif se tissottometti t-talba għall-parteċipazzjoni tiegħek: Sottomissjoni unika jew Sottomissjoni konġunta,
• jekk is-sottomissjoni hijiex se tinvolvi s-sottokuntrattar,
• b’liema lingwa se ssir is-sottomissjoni.

Wara li tkun għamilt l-għażla tiegħek, ikklikkja fuq il-buttuna Li jmiss f’qiegħ il-paġna.

Partijiet

F’din it-taqsima trid tidentifika l-organizzazzjonijiet li qed jipparteċipaw fis-sottomissjoni tiegħek (il-parteċipanti). Ikklikkja fuq Parti ġdida u agħżel it-tip ta’ parteċipant: parteċipant prinċipali (fil-każ ta’ sottomissjoni unika), kap tal-grupp jew membru tal-grupp (fil-każ ta’ sottomissjoni konġunta) u sottokuntrattur (jekk applikabbli).

Il-parteċipanti kollha, ħlief is-sottokuntratturi, iridu jiġu identifikati b’PIC – Kodiċi ta’ Identifikazzjoni tal-Parteċipanti. Sabiex tivverifika jekk entità jkolliex diġà PIC (jiġifieri diġà hija rreġistrata fir-Reġistru tal-Parteċipanti), uża l-buttuna Fittex . Tista’ tfittex permezz tal-PIC, tan-numru tal-VAT, tan-numru tar-Reġistru Nazzjonali u tal-pajjiż. Biex tkun tista’ tfittex permezz tan-numru tal-VAT jew tan-numru tar-Reġistru Nazzjonali, għandek bżonn tagħżel ukoll il-pajjiż.

Jekk it-tfittxija ma tagħti l-ebda riżultat, l-organizzazzjoni trid tirreġistra biex tikseb PIC.  Wara li takkwista l-PIC, mur lura  għall-eSubmission , fittex permezz tal-PIC, u agħżel l-organizzazzjoni murija.

Id-data assoċjata mal-PIC tar-Reġistru tal-Parteċipanti se tidher fuq l-iskrin u int se tintalab tipprovdi din id-data obbligatorja/dawn id-dokumenti obbligatorji li ġejjin:

• għall-Parteċipant prinċipali jew għall-Kap tal-grupp:
• Persuna ta’ Kuntatt (l-isem u l-indirizz tal-posta elettronika)
• IBAN/Numru tal-kont tal-bank
• għall-parteċipanti kollha: Dikjarazzjoni fuq l-Unur (mimlija u ffirmata kif dovut) fit-taqsima Dokumenti Mehmużin.
  

Fit-taqsima Persuna ta’ Kuntatt, l-utent jista’ jindika lilu nnifsu/lilha nnifisha (l-isem huwa diġà mimli bil-lest) jew persuna oħra bħala l-persuna ta’ kuntatt għat-talba għall-parteċipazzjoni. Il-Persuna ta’ Kuntatt tirċievi r-rwol ta’ Koordinatur Primarju ta’ Kuntatt (PCoCo) fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti u l-utent li jissottometti t-talba tal-parteċipazzjoni (jekk differenti mill-Persuna ta’ Kuntatt) - ir-rwol ta’ Koordinatur ta’ Kuntatt (CoCo). 

Jekk il-PCoCo ma jkollux kont tal-EU Login, jinħoloq awtomatikament kont temporanju tal-EU Login abbażi tal-indirizz tal-email tal-Persuna ta’ Kuntatt u l-persuna tiġi mistiedna bil-posta elettronika biex timla r-reġistrazzjoni tal-EU Login. L-istedina se tkun permezz ta’ messaġġ awtomatiku tas-sistema mingħajr l-ebda referenza għall-proċedura. 

Fit-taqsima Dokumenti Mehmużin ta’ kull parteċipant, tista’ tapplowdja d-dokumenti tal-parteċipant relatati mal-kriterji tal-esklużjoni u tal-għażla. Iċċekkja l-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta biex tidentifika liema dokumenti għal liema parteċipant iridu jiġu inklużi fis-sottomissjoni.

Ikklikkja Lest meta tkun lest. 

Ladarba tgħaddi l-pass “Modi kif tissottometti”, ma jkunx aktar possibbli li tibdel l-istruttura minn Sottomissjoni konġunta għal Sottomissjoni unika jew viċi versa. F’każ li tkun trid timmodifika l-istruttura tas-sottomissjoni tiegħek jew tibdel il-Kap tal-Grupp, jeħtieġ li toħloq sottomissjoni ġdida li tissostitwixxi l-abbozz tas-sottomissjoni tiegħek (id-data mdaħħla u d-dokumenti applowdjati qabel jitħassru kollha).

Ikklikkja Li jmiss biex tgħaddi għall-pass li jmiss.

Lottijiet

Fi proċedura b’diversi lottijiet, agħżel il-lott(ijiet) li għalih(om) tixtieq tissottometti talba ta’ parteċipazzjoni, imbagħad ikklikkja fuq il-buttuna Li jmiss.

L-identifikazzjoni tal-parteċipanti tapplika għas-sottomissjoni kollha kemm hi. Għaldaqstant, jekk il-kompożizzjoni tal-konsorzju tkun differenti għal kull lott, ikun hemm bżonn li ssir sottomissjoni separata għal kull wieħed.

Rapport ta’ Sottomissjoni

Ir-rapport ta’ sottomissjoni huwa ġġenerat mis-sistema u huwa parti mis-sottomissjoni. Ir-rapport jelenka d-dokumenti kollha inklużi fis-sottomissjoni.

L-eSubmission awtomatikament tiġġenera u żżid ir-rapport ta’ sottomissjoni mas-sottomissjoni tiegħek. Tista’ tikkonsulta r-rapport fuq l-iskrin jew tniżżlu għar-rekords tiegħek stess (qabel ma tissottometti t-talba ta’ parteċipazzjoni). Ma għandekx għalfejn tiffirma u tapplowdja r-rapport iffirmat fl-eSubmission.

Wara li tara r-rapport ta’ sottomissjoni, jekk tqis li s-sottomissjoni hija lesta u tajba għas-sottomissjoni, ikklikkja fuq Li jmiss biex tkompli.

Ir-rapport ta’ sottomissjoni mhux prova tas-sottomissjoni. Għadek ma għamiltx is-sottomissjoni . Jekk jogħġbok ipproċedi għall-pass li jmiss u kklikkja fuq Issottometti  biex tiffinalizza s-sottomissjoni.

Issottometti t-talba għall-parteċipazzjoni tiegħek   

Meta tkun lest(a) biex tissottometti t-talba għall-parteċipazzjoni tiegħek, ikklikkja fuq Issottometti . Is-sistema se turi messaġġ ta’ konferma.

Ikklikkja fuq Iva jekk trid tikkonferma li: mhux se tkun tista’ tkompli timmodifika din is-sottomissjoni.

Jekk jogħġbok innota li s-sistema mhux se tippermettilek tagħmel sottomissjonijiet jekk tiskadi l-iskadenza ta’ meta tista’ tasal it-talba għall-parteċipazzjoni.

Se tintbagħat notifika bl-email fl-indirizz tal-posta elettronika tal- PCoCo/CoCo. Din in-notifika bl-email ikollha link għall-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti, fejn il-  PCoCo/CoCo jista’ jsib ir-Riċevuta tas-Sottomissjoni. Innota li s-sidien tal-PIC użati fis-sottomissjoni se jiġu infurmati.

Ir-Riċevuta tas-Sottomissjoni hija l-prova tal-konformità mal-iskadenza sa meta jistgħu jaslu s-sottomissjonijiet.

Immaniġġja r-rwoli fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti

Il-Persuna ta’ Kuntatt indikata fl-eSubmission tirċievi r-rwol ta’ Koordinatur Primarju ta’ Kuntatt (PCoCo) għas-sottomissjoni tat-talba għall-parteċipazzjoni u għall-istedina għall-pass 2 fil-Portal għall-Finanzjament u l-Offerti. L-utent li jissottometti t-talba (jekk differenti mill-Persuna ta’ Kuntatt fit-talba) jirċievi r-rwol ta’ Koordinatur ta’ Kuntatt (CoCo) għas-sottomissjoni tat-talba ustedina għall-pass 2, sakemm ir-rwol ma jkunx tneħħa mill-PCoCo/minn CoCo ieħor tas-sottomissjoni tat-talba fil-perjodu bejn il-ftuħ tat-talbiet mill-awtorità kontraenti u l-wasla tal-istedina għall-pass 2.

Kuntatt(i) tal-Koordinatur (CoCo) addizzjonali dwar is-sottomissjoni tat-talba jistgħu jiżdiedu jew jitneħħew permezz tal-buttuna Immaniġġja r-Rwoli (ara hawn taħt).

Jekk jogħġbok innota li jista’ jkun hemm PCoCo wieħed biss għal kull stedina jew sottomissjoni. Il-PCoCo għas-sottomissjoni tat-talba (pass 1) ma jistax jiġi sostitwit jew jitneħħa permezz tal-Portal F&T (ikkuntattja lill-helpdesk F&T jekk il-PCoCo għas-sottomissjoni jkollu jiġi sostitwit).

Il-PCoCo għal stedina għall-pass 2 issa jista’ jiġi sostitwit fil-Portal F&T direttament mil-LEAR u l-Amministratur tal-Kont (m’għadx hemm bżonn li jiġi kkuntattjat it-tim ta’ appoġġ F&T), ladarba tkun tnediet l-istedina għall-pass 2.

Biex iżżid/tneħħi r-rwoli fuq sottomissjoni segwi l-passi ta’ hawn taħt:

1	Fid-dropdown Azzjoni fuq il-lemin tas-sottomissjoni tat-talba għall-parteċipazzjoni, ikklikkja l-għażla Immaniġġja r-Rwoli. Din l-għażla se tidher biss wara li l-awtorità kontraenti tkun fetħet it-talbiet għall-parteċipazzjoni sottomessi.
2	Ikklikkja fuq il-buttuna Editja r-Rwoli.
3	Biex iżżid  CoCo  addizzjonali għas-sottomissjoni, ikklikkja fuq   il-buttuna    Żid ir-Rwoli .
4	Żid id-dettalji tal-persuna li trid tiżdied bħala CoCo addizzjonali u kklikkja fuq il-buttuna Issejvja.
5	Biex tħassar CoCo, ikklikkja l-ikona għat-tħassir ħdejn isimhom.

    Il-CoCos miżjudin kif deskritt hawn fuq wara li l-awtorità kontraenti tkun bagħtet l-istediniet għall-pass 2 ma jkunux jistgħu jissottomettu offerta. Huma biss il-PCoCo/CoCos li rċevew l-istedina għall-pass 2 jew il-CoCos li żdiedu permezz tal-buttuna ta’ azzjoni “Immaniġġja r-Rwoli” fuq l-istedina li se jkunu jistgħu jissottomettu offerta (ara l-Gwida fil-Qosor għat-tieni pass tal-proċeduri f’żewġ passi).

Immaniġġja s-sottomissjonijiet fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti

Biex tidħol fl-ispazju privat tiegħek tal-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti trid tawtentika ruħek billi tuża l-buttuna Sign in tal-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti fin-naħa ta’ fuq tal-lemin tal-paġna ewlenija (daħħal l-EU Login u l-password tiegħek).

Ara s-sottomissjonijiet

Taħt it-taqsima Immaniġġja l-ispazju tiegħi fuq ix-xellug il- PCoCo/CoCo  se jsib it-talba/talbiet għall-parteċipazzjoni taħt it-taqsima Is-Sottomissjoni(jiet) Tiegħi.
Hemm ukoll disponibbli kamp ta’ tiftix fuq il-lemin fuq il-lista ta’ sottomissjonijiet.

It-taqsima Is-Sottomissjoni(jiet) Tiegħi

Għal kull sottomissjoni, il- PCoCo/CoCo  jista’ jara n-numru ta’ referenza tal-proċedura,l-ID tas-sottomissjoni, id-data tal-aħħar azzjoni mwettqau l-istatus tas-sottomissjoni (abbozz, sottomessa, irtirata, imħassra), l-iskadenza, il-lott (jekk applikabbli), it-titolu tal-proċedura, it-tip ta’ proċedura u l-pass.

Il-menù Azzjoni fuq il-lemin ta’ kull sottomissjoni (sakemm is-sottomissjoni ma tkunx tħassret) jippermetti lill-PCoCo/CoCo jwettaq azzjonijiet differenti skont l-istatus tas-sottomissjoni.

Għas-sottomissjonijiet fl-istatus ta’ Abbozz:  

• Editja: eSubmission tiftaħ l-iskrin li kont fih meta ħriġt mill-applikazzjoni. Issa tista’ teditja s-sottomissjoni tiegħek fl-eSubmission.
• Ara: eSubmission tiftaħ l-iskrin li kont fih meta ħriġt mill-applikazzjoni. Mhux possibbli teditja s-sottomissjoni jekk tkun qed taraha fil-modalità ta’ qari biss. 
• Ħassar: l-abbozz tas-sottomissjoni se jitħassar mill-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti.
  
  

Għas-sottomissjonijiet fl-istatus ta’ Sottomess:

• Ara r-Riċevuta: turi r-riċevuta tas-sottomissjoni.
• Irtira (disponibbli biss qabel id-data tal-iskadenza għas-sottomissjoni): ipprovdi r-raġuni l-għaliex tixtieq tirtira s-sottomissjoni u kkonfermaha billi tikklikkja l-buttuna Withdraw. Ladarba tkun irtirajt sottomissjoni, ma tkunx tista’ taraha, teditjaha jew terġa’ tissottomettiha.
  
  

Għalsottomissjonijiet fl-istatus Irtirat :

• Ara r-Riċevuta tal-Irtirar: tara r-riċevuta tal-irtirar.

Għas-sottomissjonijiet li l-istatus tagħhom hu Imħassar:

Il-menù Azzjoni mhux disponibbli għas-sottomissjoni bl-istatus Imħassar. Ladarba abbozz ta’ sottomissjoni jitħassar, dan ma jkunx jista’ jiġi rkuprat mill-parteċipant. 

Immaniġġja n-notifiki fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti 

In-notifiki tiegħi

Il-PCoCo/CoCo jista’ jaċċessa din il-paġna billi jikklikkja l-ikona bil-qanpiena fin-naħa ta’ fuq tal-lemin tal-iskrin wara li jkun illoggja fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti.

F’din il-paġna, il-PCoCo/CoCo jista’ jsib in-notifiki li ġejjin:

• Ir-Riċevuta tas-Sottomissjoni (il-prova li ġiet sottomessa talba għall-parteċipazzjoni)
• Ir-Riċevuta tal-Irtirar (il-prova tal-irtirar ta’ talba għall-parteċipazzjoni)

Fit-tab Preferenzi taħt Immaniġġja n-notifiki kollha (fil-qiegħ tal-lista tan-notifiki), il- PCoCo/CoCo  jista’ jagħżel il-frekwenza tan-notifiki bl-email mill-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti. Indipendentement mill-għażla tiegħek, in-notifiki kollha tiegħek huma dejjem disponibbli fit-taqsima In-Notifiki Tiegħi .

In-Notifika/i Formali Tiegħi 

Din it-taqsima, disponibbli taħt Immaniġġja l-ispazju tiegħi fuq ix-xellug, bħalissa ma hijiex qed tintuża għall-proċeduri ta’ akkwist.