Il-Gwida fil-Qosor għall-proċeduri nnegozjati - Round 2 /round(s) sussegwenti

(proċeduri nnegozjati u proċedura kompetittiva permezz tan-negozjar mingħajr il-pubblikazzjoni)

Kif tibda

Din il-Gwida fil-Qosor tapplika għal kwalunkwe round sussegwenti ta’ proċeduri nnegozjati u proċeduri kompetittivi permezz tan-negozjar mingħajr il-pubblikazzjoni li fihom l-awtorità kontraenti tkun talbitek tissottometti offerta riveduta permezz tal-eSubmission (innota li l-awtorità kontraenti tista’ tiddeċiedi li ma titolbokx tirrevedi l-offerta tiegħek jew li titlob li l-offerta riveduta tiegħek tiġi sottomessa barra l-eSubmission).   Il-Gwidi fil-Qosor għas-sottomissjoni ta’ offerti inizjali fil-proċeduri nnegozjati kif ukoll il-gwidi għal proċeduri oħra ta’ akkwist jistgħu jiġu kkonsultati fuq il-wiki tal-Akkwist elettroniku tal-Portal Funding & Tenders.

Bħala operatur ekonomiku tkun tista’:

• Iddaħħal it-tweġiba tiegħek għal proċedura mnedija minn istituzzjoni jew korp tal-UE
• Tissottomettiha b’mod sigur
• Tara jew tkompli abbozz li tkun issejvjajt
• Tħassar l-abbozz tas-sottomissjoni
• Tirċievi l-prova tas-sottomissjoni (Submission Receipt)
• Tirtira sottomissjoni qabel l-iskadenza ta’ meta jistgħu jaslu s-sottomissjonijiet.
• Tirċievi l-prova li rtirajtha (Withdrawal Receipt)

Agħmel mezz li taqra r-Rekwiżiti tas-Sistema.

Tista’ ssibhom fuq il-paġna ta’ quddiem tal-applikazzjoni tal-eSubmission u fit-taqsima tad-dokumenti mehmuża fuq il-paġna tal-Partijiet.

Kif nista’ nikseb għajnuna teknika?

Jekk teħtieġ l-għajnuna tista’ tikkuntattja lit-tim ta’ appoġġ mit-08:00 sat-20:00 CET.

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

 It-tim ta’ appoġġ jopera bl-Ingliż biss.

Kif tħejji l-offerta tiegħek fl-eSubmission

Jekk l-awtorità kontraenti tiddeċiedi li tistiednek tissottometti offerta riveduta, int tirċievi notifika mill-Portal Funding & Tenders.

In-notifika se tintbagħat lil:

• l-email tal-Persuna ta’ Kuntatt indikata fl-aħħar sottomissjoni tal-offerta (Primary Coordinator Contact (PCoCo));

• l-indirizzi tal-email tal-persuni kollha li għandhom ir-rwol ta’ Coordinator Contacts (CoCo) meta tintbagħat l-istedina, jiġifieri jkunu rċevew ir-rwol tal-CoCo b’wieħed mill-modi li ġejjin u sadanittant ir-rwol ma jkunx tneħħa permezz tal-funzjonalità “Manage roles”:
  • kwalunkwe Persuna ta’ Kuntatt indikata f’sottomissjonijiet ta’ offerti preċedenti iżda mhux l-aħħar waħda;
  • kwalunkwe kuntatt li l-kont tal-EU Login tiegħu ntuża għas-sottomissjoni tal-offerta inizjali kif ukoll kwalunkwe offerta riveduta;
  • kwalunkwe kuntatt miżjud bl-użu ta’ “Immaniġġja r-Rwoli” (Manage roles).

In-notifiki jistgħu jiġu aċċessati wkoll mit-taqsima In-notifiki tiegħi (My notifications) tal-Portal Funding & Tenders.

Biex tissottometti offerta riveduta f’round sussegwenti tal-proċedura nnegozjata, il-PCoCo/CoCo l-ewwel irid jikkonferma li rċieva l-istedina:

• Sib il-proċedura f’ L-Istediniet Tiegħi (My Invitations) fil-Portal Funding & Tenders.
• Fil-menù Action tal-proċedura, ikklikkja Ikkonferma l-Irċevuta (Acknowledge Receipt) sabiex tikkonferma li rċevejt l-istedina.. L-istat tal-istedina tiegħek se jsir Ikkonfermata (Acknowledged).

Wara li tikkonferma li rċevejt l-istedina int tittieħed awtomatikament fl-eSubmission, fejn tista’ tibda s-sottomissjoni tal-offerta tiegħek billi tikklikkja Sottomissjoni ġdida (New submission).

Jekk tippreferi tibda s-sottomissjoni tiegħek aktar tard:

• Illoggja fil-Portal Funding & Tenders bil-kont tal-EU Login tal-persuna indikata bħala l-Persuna ta’ Kuntatt (Contact Person)(PCoCo) fl-offerta jew, jekk differenti, il-kont tal-EU Login tal-persuna użat biex tiġi sottomessa l-offerta (CoCo) jew kwalunkwe CoCo ieħor awtorizzat permezz tal-funzjonalità tal-“Immaniġġja r-Rwoli” (Manage Roles) tal-Portal Funding & Tenders  ( għal aktar informazzjoni ara t-taqsima Immaniġġja r-Rwoli (Manage Roles) fil-Portal Funding & Tenders  f’din il-gwida).
• Mur fuq L-Istediniet Tiegħi (My Invitations) u sib il-proċedura.
• Mill-menù Action tal-proċedura trid tikklikkja Ibda Sottomissjoni Ġdida (Start new submission). Imbagħad se tittieħed fl-eSubmission.

Fl-eSubmission ikklikkja Sottomissjoni ġdida (New submission) biex tibda sottomissjoni ġdida, jew Kompli l-abbozz (Resume draft) biex tkompli l-abbozz tas-sottomissjoni li tkun diġà bdejt. Tista’ wkoll tkompli l-abbozz tiegħek mill-Portal Funding & Tenders (għal aktar informazzjoni, ara t-taqsima Immaniġġja s-sottomissjonijiet fil-Portal Funding & Tenders f’din il-gwida).

It-tiftix fl-eSubmission

Metainttibda s-sottomissjoni tiegħek tara linja ta’ progress fin-naħa ta’ fuq tal-iskrin. Din il-linja turi l-passi kollha li trid tgħaddi minnhom qabel ma tissottometti l-offerta tiegħek. Tista’ tara wkoll f’liema pass tinsab bħalissa.

Fi kwalunkwe ħin waqt il-proċedura ta’ sottomissjoni, dejjem tista’ tiċċekkja liema huma d-dokumenti li int applowdjajt billi tikklikkja Dokumenti ta’ sottomissjoni fuq ix-xellug tal-iskrin.

Xejn ma jiġi sottomess lill-awtorità kontraenti ħlief meta tikklikkja l-buttuna Issottometti fi tmiem il-proċess ta’ sottomissjoni.

Partijiet

F’dan il-pass biss it-taqsima tal-  Persuna ta’ Kuntatt tista’ tiġi editjata .

L-utent li jibda l-offerta fl-eSubmission jista’ jpoġġi lilu nnifsu (l-isem diġà jkun imdaħħal) jew lil persuna oħra bħala l-Persuna ta’ Kuntatt. Jekk il-persuna l-oħra ma jkollhiex kont tal-EU Login, jinħoloq awtomatikament kont temporanju tal-EU Login abbażi tal-indirizz tal-email tal-Persuna ta’ Kuntatt u l-persuna tiġi mistiedna bl-email biex tlesti r-reġistrazzjoni tal-EU Login. L-istedina se tkun permezz ta’ messaġġ awtomatiku tas-sistema mingħajr l-ebda referenza għall-proċedura.

Il-Persuna ta’ Kuntatt tirċievi r-rwol ta’ PCoCo fil-Portal Funding & Tenders u l-utent li jissottometti l-offerta (jekk differenti mill-Persuna ta’ Kuntatt) - ir-rwol ta’ CoCo . 

Ikklikkja Li jmiss biex tgħaddi għall-pass li jmiss.

Id-data dwar l-Offerta

F’din it-taqsima trid iddaħħal l-ammont tal-offerta tiegħek (fil-każ biss tal-anqas spiża u l-metodu tal-għoti tal-orħos prezz; bl-użu tal-istess format bħal fl-eżempju fuq l-iskrin) u/jew ikkonferma jekk l-offerta tiegħek tikkonformax mar-rekwiżiti minimi speċifikati fid-dokumenti tal-akkwist.

Jekk tikkonferma li l-offerta tiegħek ma tikkonformax mar-rekwiżiti minimi se tintalab tipprovdi spjegazzjoni f’kaxxa apposta għall-kummenti. Il-konferma tal-konformità jew tan-nuqqas ta’ konformità u l-ispjegazzjoni f’każ ta’ nuqqas ta’ konformità jintwerew fir-rapport ta’ sottomissjoni.

Wara li tikklikkja l-buttuna Issejvja tista’ tapplowdja l-offerta finanzjarja u, jekk meħtieġ mill-awtorità kontraenti fl-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta, l-offerta teknika. Tista’ tapplowdja aktar minn file wieħed bħala offerta teknika/finanzjarja. 

Ġaladarba tqis li d-data tal-offerta hija korretta u li s-sottomissjoni hija lesta, ikklikkja Li jmiss. Il-buttuna se tkun attiva biss jekk ikunu ġew ipprovduti d-data u d-dokumenti obbligatorji kollha.

F’dan l-istadju, l-abbozz tal-offerta tiegħek, inklużi d-dokumenti kollha tiegħek, għadhom ma ġewx sottomessi.

Rapport ta’ sottomissjoni

Ir-rapport ta’ sottomissjoni huwa ġġenerat mis-sistema u huwa parti mis-sottomissjoni. Ir-rapport jelenka d-dokumenti kollha inklużi fis-sottomissjoni.

L-eSubmission awtomatikament tiġġenera u żżid ir-rapport ta’ sottomissjoni mas-sottomissjoni tiegħek. Tista’ tikkonsulta r-rapport fuq l-iskrin jew tista’ tiddawnlowdjah bħala kopja għalik (qabel ma tissottometti l-offerta). M’għandekx għalfejn tiffirma u tapplowdja r-rapport iffirmat fl-eSubmission.

Wara li tara r-rapport ta’ sottomissjoni, jekk tqis li s-sottomissjoni hija lesta u tajba biex tiġi ppreżentata kklikkja Li jmiss biex tkompli.

Ir-rapport ta’ sottomissjoni mhux prova tas-sottomissjoni. Għadek m'għamiltx is-sottomissjoni. Jekk jogħġbok ipproċedi għall-pass li jmiss u kklikkja Submit biex tiffinalizza s-sottomissjoni.

Issottometti l-offerta tiegħek

Meta tkun lest biex tissottometti l-offerta tiegħek, ikklikkja Submit . Is-sistema se turi messaġġ ta’ konferma.

Ikklikkja Iva jekk trid tikkonferma li: mhux se tkun tista’ tkompli timmodifika din is-sottomissjoni.

Jekk jogħġbok innota li s-sistema mhux se tippermettilek tagħmel sottomissjonijiet jekk tiskadi l-iskadenza ta’ meta jistgħu jaslu s-sottomissjonijiet.

Se tintbagħat notifika bl-email fl-indirizz tal-email illinkjat mal-kont tal-EU login tal-Primary Coordinator Contact (PCoCo) u mal-Coordinator Contacts (CoCo) kollha li huma indikati għal dik l-offerta. Din in-notifika bl-email ikollha link għall-Portal Funding & Tenders, fejn tista’ ssib l-Irċevuta tas-Sottomissjoni. 

L-Irċevuta tas-Sottomissjoni (Submission Receipt) hija l-prova tal-konformità mal-iskadenza sa meta jistgħu jaslu s-sottomissjonijiet.

Immaniġġja r-Rwoli fil-Portal Funding & Tenders

Il-Persuna ta’ Kuntatt indikata f’offerta riveduta fl-eSubmission tirċievi r-rwol ta’ Primary Coordinator Contact (Primary Coordinator Contact)  (PCoCo) għas-sottomissjoni tal-offerta riveduta fil-Portal Funding & Tenders. Jista’ jkun hemm biss Koordinatur Primarju ta’ Kuntatt (Primary Coordinator Contact) wieħed għal kull sottomissjoni.

L-utent li jissottometti l-offerta riveduta (jekk differenti mill-Persuna ta’ Kuntatt) jirċievi r-rwol ta’ Coordinator Contact (CoCo).

Il-Coordinator Contact(s) (CoCo)  addizzjonali jistgħu jiżdiedu jew jitneħħew fil-Portal Funding & Tenders wara li l-awtorità kontraenti tiftaħ l-offerti riveduti u (jekk applikabbli) qabel ma tibgħat l-istediniet għal round ta’ negozjati sussegwenti:

• Fid-dropdown tal-Action  fuq il-lemin tas-sottomissjoni tal-offerta inizjali, ikklikkja l-opzjoni Immaniġġja r-Rwoli (Manage Roles). Din l-opzjoni se tidher biss wara li l-awtorità kontraenti tkun fetħet l-offerti inizjali.

• Ikklikkja fuq il-buttuna   Editja r-Rwoli (Edit Roles)  .

• Biex iżżid CoCo ġdid ikklikkja l-buttuna Żid ir-Rwoli (Add Roles) .

Biex  tħassar     CoCo, ikklikkja l-ikona tat-tħassir ħdejn isimhom.

• Żid id-dettalji tal-persuna li trid tiżided bħala  CoCo  u kklikkja l-buttuna   Ok  .

  Il-CoCos miżjudin kif deskritt hawn fuq wara li l-awtorità kontraenti tkun bagħtet stedina għal round ta’ negozjati sussegwenti ma jkunux jistgħu jissottomettu offerta f’dak ir-round. Il-PCoCo/CoCos biss li rċevew l-istedina jew il-CoCos li żdiedu permezz tal-buttuna ta’ azzjoni “Immaniġġja r-Rwoli” (Manage roles) fuq l-istedina se jkunu jistgħu jissottomettu offerta.

Immaniġġja s-sottomissjonijiet fil-Portal Funding & Tenders

Il-Portal Funding & Tenders huwa punt uniku ta’ servizz (Spazju Uniku għall-Iskambju ta’ Data Elettronika) għall-parteċipanti u l-esperti fil-programmi ta’ finanzjament u l-proċeduri tal-offerti mmaniġġjati mill-Kummissjoni Ewropea u korpi oħra tal-UE.

Mill-qasam privat tiegħek tal-Portal Funding & Tenders tista’:

• Tara l-istediniet għall-preżentazzjoni tal-offerti tiegħek
• Tikkonferma li rċevejt stedina
• Ibda sottomissjoni ġdida bi tweġiba għal stedina
• Tara, teditja jew tħassar l-abbozz ta' sottomissjonijiet (l-offerti).
• Tirtira l-offerti sottomessi
• Taċċessa s-Sottomissjoni/l-Irċevuti tal-Irtirar (Submission/Withdrawal Receipts) tiegħek (prova tas-sottomissjoni/l-irtirar ta’ offerta)
• Immaniġġja r-rwoli

Biex tidħol fil-qasam privat tiegħek tal-Portal Funding & Tenders bħala PCoCo/CoCo trid tawtentika lilek innifsek billi tuża l-buttuna Login tal-Portal Funding & Tenders fin-naħa ta’ fuq tal-lemin tal-paġna ewlenija (daħħal l-EU Login u l-password tiegħek).

Ara l-istedina/niet

Taħt it-taqsima Manage my area (Immaniġġja l-ispazju tiegħi) fuq ix-xellug, il-Koordinatur Primarju ta’ Kuntatt (Primary Coordinator Contact) (PCoCo) u l-Coordinator Contact(s) (CoCo) kollha se jsibu l-istedina/niet għal round(s) sussegwenti taħt it-taqsima L-istedina/niet (My Invitation(s)). Il-kaxxa tat-tiftix hija disponibbli wkoll fuq il-lemin, fuq il-lista tal-istediniet.

It-taqsima L-istedina/niet (My Invitation(s))

Għal kull stedina, il-PCoCo/CoCo jkun jista’ jara n-numru ta’ referenza tal-proċedura,  l-iskadenza tas-sottomissjoni, l-istat tal-istedina (riċevuta, ikkonfermata), it-titlu tal-proċedura, it-tip ta’ proċedura u f’liema round qiegħda.

Il-menù Action jippermetti lill-PCoCo/CoCo  jwettaq l-azzjonijiet li ġejjin għal kull stedina u status ta’ sottomissjoni.

Għall-istediniet li l-istat ikun Riċevuta (Received):

• Ikkonferma l-Irċevuta (Acknowledge Receipt): ikklikkja hawn sabiex tikkonferma li int irċevejt l-istedina biex tissottometti offerta
• Immaniġġja r-Rwoli (Manage Roles):  se tkun tista’ tara u tiġġestixxi l-aċċess għall-istediniet tiegħek, (tista’ żżid/tneħħi persuni li jkunu jistgħu jwettqu wkoll l-azzjonijiet deskritti hawnhekk fir-rigward tal-istediniet tiegħek).

Għall-istediniet li l-istat jkun Acknowledged (ikkonfermata):

• Ibda Sottomissjoni Ġdida (Start New submission): ikklikkja biex tissottometti offerta ġdida.
• Immaniġġja r-Rwoli (Manage Roles):  se tkun tista’ tara u tiġġestixxi l-aċċess għall-istediniet tiegħek, (tista’ żżid/tneħħi persuni li jkunu jistgħu jwettqu wkoll l-azzjonijiet deskritti hawnhekk fir-rigward tal-istediniet tiegħek).

Biex tara u timmaniġġja s-sottomissjonijiet wara li jkun hemm stedina, ikklikkja l-link Sottomissjon(ijiet) (Submission(s)).
Il-menù Action  fuq il-lemin ta’ kull sottomissjoni (sakemm is-sottomissjoni ma tkunx tħassret) jippermetti lill-PCoCo/CoCo jwettaq azzjonijiet differenti skont l-istatus.

Għas-sottomissjonijiet li l-istat hu Abbozz (Draft):

• • • Editja (Edit): L-eSubmission tiftaħ l-iskrin li kont fih meta ħriġt mill-applikazzjoni. Issa tista’ teditja s-sottomissjoni tiegħek fl-eSubmission.
    • Ara (View):  L-eSubmission tiftaħ l-iskrin li kont fih meta ħriġt mill-applikazzjoni. Mhux possibbli teditja s-sottomissjoni jekk tkun qed taraha fil-modalità li tista’ tinqara biss. 
    • Ħassar (Delete):  l-abbozz tas-sottomissjoni se jitħassar mill-Portal Funding & Tenders.

Għas-sottomissjonijiet li fl-istat ta’ Sottomess (Submitted):

• • • Ara l-Irċevuta (View Receipt): tara l-irċevuta tas-sottomissjoni.
    • Withdraw (disponibbli biss qabel id-data tal-iskadenza għas-sottomissjoni):  agħti r-raġuni l-għaliex tixtieq tirtira s-sottomissjoni u kkonfermaha billi tikklikkja Withdraw button. Ladarba tkun irtirajt sottomissjoni, ma tkunx tista’ taraha, teditjaha jew terġa’ tissottomettiha.

Għas-sottomissjonijiet li l-istat hu Irtirata (Withdrawn):

• • • Ara l-Irċevuta Irtirata (View Withdrawal Receipt): tara l-irċevuta tal-irtirar.

Għas-sottomissjonijiet li l-istat hu Imħassra (Deleted):
Il-menù Action mhux disponibbli għall-offerti bl-istatus Deleted.. Ġaladarba abbozz ta’ offerta jitħassar, dan ma jkunx jista’ jiġi rkuprat mill-offerent. 

Immaniġġja n-notifiki fil-Portal Funding & Tenders

In-notifiki tiegħi (My notifications)

Il-PCoCo/CoCo jista’ jaċċessa din il-paġna billi jikklikkja l-ikona bil-qanpiena fin-naħa ta’ fuq tal-lemin tal-iskrin wara li jkun illoggja fil-Portal Funding & Tenders.

F’din il-paġna l- PCoCo/CoCo jista’ jsib in-notifiki li ġejjin:

• L-Irċevuta tas-Sottomissjoni (Submission Receipt) (il-prova li ġiet sottomessa offerta)
• L-Irċevuta tal-Irtirar (Withdrawal Receipt) (il-prova li ġiet irtirata offerta)

Fit-tab Preferenzi (Preferences) taħt Immaniġġja n-botifiki kollha (Manage all notifications) (fil-qiegħ tal-lista tan-notifiki) il-PCoCo/CoCo jista’ jagħżel il-frekwenza tan-notifiki bl-email mill-Portal Funding & Tenders. Indipendentement mill-għażla tiegħek, in-notifiki kollha tiegħek huma dejjem disponibbli fit-taqsima In-Notifiki Tiegħi (My notifications).

In-notifika/i formali tiegħi (My Formal Notification(s))

Din it-taqsima, disponibbli taħt Immaniġġja l-ispajzu tiegħi (Manage my area) fuq ix-xellug, bħalissa mhix qed tintuża għall-proċeduri ta’ akkwist.