Immaniġġja l-istediniet u s-sottomissjonijiet fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti

Il- Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti huwa l-punt uniku ta’ servizz (Spazju Uniku għall-Iskambju Elettroniku ta’ Data) għall-parteċipanti u l-esperti fil-programmi ta’ finanzjament u l-offerti mmaniġġjati mill-Kummissjoni Ewropea u minn istituzzjonijiet, korpi jew aġenziji oħra tal-UE.  

Jekk it-talba tiegħek għall-parteċipazzjoni jkun irnexxielha tgħaddi mill- ewwel pass  tal-proċedura se tirċievi notifika mill-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti li tistiednek tipparteċipa fil-pass li jmiss tal-proċedura.

In-notifika se tintbagħat lil:

• l-indirizz tal-email tal-Persuna ta’ Kuntatt indikata fis-sottomissjoni tar-rikjesta biex tipparteċipa (Koordinatur Primarju ta’ Kuntatt (PCoCo));
• l-indirizz tal-email (jekk differenti) marbut mal-kont tal-EU Login użat għas-sottomissjoni tat-talba għall-parteċipazzjoni (Koordinatur ta’ Kuntatt (CoCo));
• l-indirizz tal-email ta’ kwalunkwe Koordinatur(i) ta’ Kuntatt (CoCo) miżjud bl-użu tal-Buttuna ta’ azzjoni “Immaniġġja r-Rwoli” fuq is-sottomissjoni tar-rikjesta biex tipparteċipa.

Biex tidħol fl-ispazju privat tiegħek tal-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti trid tawtentika ruħek billi tuża l-buttuna Sign in tal-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti fin-naħa ta’ fuq tal-lemin tal-paġna ewlenija (daħħal l-EU Login u l-password tiegħek).

 
Mill-qasam privat tiegħek tal-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti tista’:

• Tara l-istediniet għall-preżentazzjoni tal-offerti tiegħek
• Tikkonferma li rċevejt stedina
• Taċċessa d-dokumenti ristretti tal-akkwist
• Taċċessa l-Mistoqsijiet u Tweġibiet ristretti
• Toħloq u tibgħat mistoqsijiet għall-pass 2 tal-proċedura
• Tibda sottomissjoni ġdida bi tweġiba għal stedina
• Tara, teditja jew tħassar l-abbozz ta’ sottomissjonijiet (l-offerti)
• Tirtira l-offerti sottomessi
• Taċċessa s-Sottomissjoni/l-Irċevuti tal-Irtirar (Submission/Withdrawal Receipts) tiegħek (prova tas-sottomissjoni/l-irtirar ta’ offerta)
• Jimmaniġġjaw ir-rwoli
• Jimmaniġġjaw in-notifiki

Ara l-istediniet

Mill-menù tan-navigazzjoni fuq ix-xellug, il-PCoCo/CoCo se jsib l-istedina/iet għall-pass 2 fit-taqsima Stediniet. Il-kaxxa tat-tiftix hija disponibbli wkoll fuq il-lemin, fuq il-lista tal-istediniet.

Għal kull stedina, se tara:

• in-numru ta’ referenza tal-proċedura;
• il-lott (jekk applikabbli);
• id-data ta’ skadenza;
• l-istatus tal-istedina (riċevuta, ikkonfermata, magħluqa;
• it-tip ta’ proċedura kif ukoll il-pass (proċeduri f’żewġ stadji) jew ċiklu (proċeduri nnegozjati);
• it-titlu tal-proċedura;
  

Jekk tikklikkja fuq in-numru ta’ referenza tal-proċedura jew fuq l-għażla Ara d-Dettalji tittieħed fil-paġna tad-dettalji tal-istedina fejn tkun tista’ tikklikkja fuq it-taqsima tad- Dettalji jew it-taqsima Konsorzju .

Taqsima tad-dettalji

Fit-taqsima tad-Dettalji tkun tista’:

• Tara d-dettalji tal-proċedura.  
  Taħt it-taqsima ta’ informazzjoni ġenerali tista’ tara l-informazzjoni relatata mal-proċedura.

• Taċċessa d-dokumenti ristretti tal-akkwist .

Fit-taqsima Dokumenti ristretti, il-kandidati mistiedna jistgħu jaraw id-dokumenti għall-istadju 2 tal-proċedura. Jekk l-awtorità kontraenti ppubblikat verżjoni ġdida tad-dokument, allura se tkun tista’ tara l-verżjonijiet kollha tad-dokument. L-aħħar verżjoni hija disponibbli fuq l-iskrin. Biex tara verżjoni aktar antika tista’ tikklikkja d-dropdown menu u tagħżel il-verżjoni li tixtieq tara.

Jekk id-dokument ikun disponibbli b’lingwa differenti, se tkun tista’ tara d-dokument b’dik il-lingwa wkoll.

•   Taċċessa l-Mistoqsijiet u Tweġibiet ristretti.

Minn din it-taqsima tista’ tistaqsi mistoqsija dwar il-pass 2 tal-proċedura. Jekk l-awtorità kontraenti tipprovdi t-tweġiba privatament, din tidher taħt it-taqsima “Mistoqsijiet u t-Tweġibiet Tiegħi”. Jekk tingħata tweġiba lill-kandidati kollha mistiedna għall-pass 2, din tidher fit-taqsima “Mistoqsijiet u t-Tweġibiet Ristretti”.

Għal aktar informazzjoni ara Kif toħloq u tissottometti mistoqsija fil-Portal ghall-Finanzjament u għall-Offerti.

Taqsima tal-konsorzju

F’din it-taqsima tista’ tara d-data tal-organizzazzjoni li lilha tintbagħat din l-istedina (fil-każ ta’ konsorzju tara l-membri kollha tal-konsorzju).

Ikklikkja fuq il-vleġġa biex tara r-rwoli assenjati lill-organizzazzjoni. Ikklikkja fuq il-buttuna Editja r-Rwoli biex Timmaniġġja r-Rwoli.

It-taqsima Stediniet

Għal kull stedina l-PCoCo/CoCo jista’ jara n-numru ta’ referenza tal-proċedura, l-istatus tal-istedina (riċevuta, rikonoxxuta), l-iskadenza, il-lott (jekk applikabbli), it-titolu tal-proċedura, it-tip ta’ proċedura u l-pass. Il-buttuna tal-menu (tliet tikek)  tal-istedina/sottomissjoni tippermetti lill-PCoCo/CoCo twettaq azzjonijiet differenti skont l-istatus tal-istedina/sottomissjoni.

Għall-istediniet bl-istatus Riċevuta:   

• Ikkonferma l-Wasla : ikklikkja hawn biex tikkonferma li rċevejt l-istedina għas-sottomissjoni ta’ offerta.
• Immaniġġja r-Rwoli :  se tkun tista’ tara u tiġġestixxi l-aċċess għall-istediniet tiegħek, (tista’ żżid/tneħħi persuni li jkunu jistgħu jwettqu wkoll l-azzjonijiet deskritti hawnhekk fir-rigward tal-istediniet tiegħek).
• Ara d-dettalji: hawn tista’ tara d-dettalji dwar il-proċedura.

Għall-istediniet bl-istatus Ikkonfermata:

• Ibda Sottomissjoni Ġdida : ikklikkja biex tissottometti offerta ġdida.
• Immaniġġja r-Rwoli : se tkun tista’ tara u tiġġestixxi l-aċċess għall-istediniet tiegħek, (tista’ żżid/tneħħi persuni li jkunu jistgħu jwettqu wkoll l-azzjonijiet deskritti hawnhekk fir-rigward tal-istediniet tiegħek).

Biex tara u timmaniġġja s-sottomissjonijiet wara li jkun hemm stedina, ikklikkja l-link Sottomissjon(ijiet). Il-buttuna tal-menu (tliet tikek)  fuq il-lemin ta’ kull sottomissjoni (sakemm is-sottomissjoni ma tkunx tħassret), tippermetti lill- PCoCo/CoCo jwettaq diversi azzjonijiet skont l-istatus tas-sottomissjoni.

Għas-sottomissjonijiet fl-istatus Abbozz:

• Editja: eSubmission tiftaħ l-iskrin li kont fih meta ħriġt mill-applikazzjoni. Issa tista’ teditja s-sottomissjoni tiegħek fl-eSubmission.
• Ara:  eSubmission tiftaħ l-iskrin li kont fih meta ħriġt mill-applikazzjoni. Mhux possibbli teditja s-sottomissjoni jekk tkun qed taraha fil-modalità ta’ qari biss. 
• Ħassar:  l-abbozz tas-sottomissjoni se jitħassar mill-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti.

Għas-sottomissjonijiet fl-istatus Sottomess:

• Ara r-Riċevuta: turi r-riċevuta tas-sottomissjoni.
• Irtira (disponibbli biss qabel id-data tal-iskadenza għas-sottomissjoni):  ipprovdi r-raġuni l-għaliex tixtieq tirtira s-sottomissjoni u kkonfermaha billi tikklikkja l-buttuna Withdraw. Ladarba tkun irtirajt sottomissjoni, ma tkunx tista’ taraha, teditjaha jew terġa’ tissottomettiha.

Għas-sottomissjonijiet bl-istatus Irtirata:

• Ara r-Riċevuta tal-Irtirar: tara r-riċevuta tal-irtirar.

Għas-sottomissjonijiet bl-istatus Imħassar:
M’hemm l-ebda azzjoni disponibbli għal offerti bl-istatus Imħassra. Ladarba l-abbozz ta’ offerta jitħassar, l-offerent ma jkunx jista’ jirkuprah. 

Kif tħejji l-offerta tiegħek fl-eSubmission 

Biex ikun jista’ jissottometti offerta, l-ewwel il-PCoCo/CoCo jrid jikkonferma li l-istedina għall-preżentazzjoni tal-offerta waslet:

• Il-proċedura tinsab fit-taqsima Stediniet fuq il-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti.
• Fil-menu Azzjoni tal-proċedura, ikklikkja Ikkonferma l-Irċevuta sabiex tikkonferma li rċevejt l-istedina. L-istatus tal-istedina tiegħek isir Ikkonfermata.

Meta jikkonferma li rċevejt l-istedina, il-PCoCo/CoCo jittieħed awtomatikament fl-eSubmission , fejn tista’ tibda tissottometti l-offerta tiegħek billi tikklikkja fuq Sottomissjoni Ġdida.  

Jekk tippreferi tibda s-sottomissjoni tiegħek aktar tard:

• Illoggja fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti bil-kont tal-EU Login tal-persuna indikata bħala Persuna ta’ Kuntatt (PCoCo) fir-rikjesta għall-parteċipazzjoni jew, jekk differenti, il-kont tal-EU Login tal-persuna użat biex tissottometti t-talba għall-parteċipazzjoni (CoCo jew kwalunkwe PCoCO/CoCo awtorizzat permezz tal-funzjonalità “Immaniġġja r-rwoli” tal-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti (għal aktar informazzjoni, ara t-taqsima Immaniġġja r-Rwoli fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti f’din il-gwida).
• Mur fuq Stediniet u sib il-proċedura.
• Mill-buttuna tal-menu (ikklikkja fuq it-tliet tikek)  tal-proċedura, ikklikkja fuq Ibda Sottomissjoni Ġdida. Imbagħad tittieħed fl-eSubmission.  

Fl-eSubmission ikklikkja fuq Sottomissjoni ġdida biex tibda sottomissjoni ġdida, jew fuq Kompli l-abbozz biex tkompli l-abbozz tas-sottomissjoni li tkun bdejt qabel. Tista’ wkoll tkompli l-abbozz tiegħek mill-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti (għal aktar informazzjoni, ara t-taqsima Immaniġġja s-sottomissjonijiet fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti f’din il-gwida).

Kif tinnaviga fl-eSubmission

Meta tibda s-sottomissjoni tiegħek se tara linja ta’ progress fin-naħa ta’ fuq tal-iskrin. Din il-linja turi l-passi kollha li trid tgħaddi minnhom qabel ma tissottometti l-offerta tiegħek. Tista’ tara wkoll f’liema pass tkun tinsab. Fi kwalunkwe ħin waqt il-proċess ta’ sottomissjoni, tista’ tiċċekkja liema huma d-dokumenti li ġew applowdjajti billi tikklikkja fuq il-buttuna Dokumenti ta’ sottomissjoni fuq in-naħa tax-xellug tal-iskrin.

Partijiet

F’dan il-pass biss it-taqsima tal-Persuna ta’ Kuntatt tista’ tiġi editjata.

L-utent li jibda l-offerta fis-sottomissjoni elettronika jista’ jpoġġi lilu nnifsu (l-isem diġà jkun imdaħħal) jew lil persuna oħra bħala l-Persuna ta’ Kuntatt. Jekk il-persuna l-oħra ma jkollhiex kont tal-EU Login, jinħoloq awtomatikament kont temporanju tal-EU Login abbażi tal-indirizz tal-email tal-Persuna ta’ Kuntatt u l-persuna tiġi mistiedna bl-email biex tlesti r-reġistrazzjoni tal-EU Login. L-istedina se tkun permezz ta’ messaġġ awtomatiku tas-sistema mingħajr l-ebda referenza għall-proċedura.

Il-Persuna ta’ Kuntatt tirċievi r-rwol ta’ Koordinatur Primarju ta’ Kuntatt (PCoCo) fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti u l-utent li jissottometti l-offerta (jekk differenti mill-Persuna ta’ Kuntatt) – ir-rwol ta’ Koordinatur ta’ Kuntatt (CoCo). 

Ikklikkja Li jmiss biex tgħaddi għall-pass li jmiss.

Data tal-offerta

F’din it-taqsima trid iddaħħal l-ammont tal-offerta tiegħek ( fil-każ biss tal-metodu tal-għoti tal-inqas kost jew tal-orħos prezz , ara li tuża l-istess format bħall-eżempju fuq l-iskrin) u/jew tikkonferma jekk l-offerta tiegħek tikkonformax jew le mar-rekwiżiti minimi speċifikati fid-dokumenti tal-akkwist.

Jekk tikkonferma li l-offerta tiegħek ma tikkonformax mar-rekwiżiti minimi se tintalab tipprovdi spjegazzjoni f’kaxxa apposta għall-kummenti. Il-konferma tal-konformità jew tan-nuqqas ta’ konformità u l-ispjegazzjoni f’każ ta’ nuqqas ta’ konformità jintwerew fir-rapport ta’ sottomissjoni.

Wara li tikklikkja l-buttuna Issejvja tista’ tapplowdja l-offerta finanzjarja u, jekk meħtieġ mill-awtorità kontraenti fl-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta, l-offerta teknika. Tista’ ttella’ aktar minn fajl wieħed bħala offerta teknika/finanzjarja. 

Ġaladarba tqis li d-data dwar l-offerta hija korretta u li s-sottomissjoni hija lesta, ikklikkja Li jmiss. Il-buttuna se tkun attiva biss jekk ikunu ġew ipprovduti d-data u d-dokumenti obbligatorji kollha.

Rapport ta’ sottomissjoni

Ir-rapport ta’ sottomissjoni huwa ġġenerat mis-sistema u huwa parti mis-sottomissjoni. Ir-rapport jelenka d-dokumenti kollha inklużi fis-sottomissjoni.

L-eSubmission awtomatikament tiġġenera u żżid ir-rapport ta’ sottomissjoni mas-sottomissjoni tiegħek. Tista’ tikkonsulta r-rapport fuq l-iskrin jew tniżżlu għar-rekords tiegħek stess (qabel ma tissottometti l-offerta). Ma għandekx għalfejn tiffirma u tapplowdja r-rapport iffirmat fl-eSubmission.

Wara li tara r-rapport ta’ sottomissjoni, jekk tqis li s-sottomissjoni hija lesta u tajba għas-sottomissjoni, ikklikkja fuq Li jmiss biex tkompli.

Issottometti l-offerta tiegħek

Meta tkun lest biex tissottometti l-offerta tiegħek, ikklikkja Issottometti. Is-sistema se turi messaġġ ta’ konferma.

Ikklikkja fuq Iva jekk trid tikkonferma li: mhux se tkun tista’ tkompli timmodifika din is-sottomissjoni. Jekk jogħġbok innota li s-sistema mhux se tippermettilek tagħmel sottomissjonijiet jekk tiskadi l-iskadenza ta’ meta jistgħu jaslu s-sottomissjonijiet.

Se tintbagħat notifika bl-email fl-indirizz tal-email marbut mal-profil tal-EU login tal-Koordinatur Primarju ta’ Kuntatt (PCoCo) u tal-Koordinatur(i) ta’ Kuntatt (CoCo) kollha indikati għal dik l-offerta. Din in-notifika bl-email ikollha link għall-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti, fejn tista’ ssib l-Irċevuta tas-Sottomissjoni. 

Immaniġġja r-rwoli fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti

Il-Persuna ta’ Kuntatt indikata fit-talba għall-parteċipazzjoni (pass 1) fis-sottomissjoni elettronika tirċievi r-rwol ta’ Koordinatur Primarju ta’ Kuntatt (PCoCo) għall- istedina fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti. L-utent li jissottometti t-talba (jekk differenti mill-Persuna ta’ Kuntatt fit-talba) jirċievi r-rwol ta’ Koordinatur ta’ Kuntatt (CoCo) għas-sottomissjoni tat-talba u l-istedina, sakemm ir-rwol ma jkunx tneħħa mill-PCoCo/minn CoCo ieħor tas-sottomissjoni tat-talba fil-perjodu bejn il-ftuħ tat-talbiet mill-awtorità kontraenti u l-wasla tal-istedina għall-pass 2.

Bl-istess mod, il-Persuna ta’ Kuntatt indikata fl-offerta (pass 2) fis-sottomissjoni elettronika tirċievi r-rwol ta’ Koordinatur Primarju ta’ Kuntatt (PCoCo) għas- sottomissjoni tal-offerta . Il-PCoCo tal-istedina u l-utent li jissottometti l-offerta, jekk differenti mill-Persuna ta’ Kuntatt fl-offerta, jirċievu r-rwol ta’ Koordinatur ta’ Kuntatt (CoCo) għas-sottomissjoni tal-offerta.

Kuntatt(i) tal-Koordinatur (CoCo) addizzjonali dwar is-sottomissjoni tat-talba, l-istedina u s-sottomissjoni tal-offerta jistgħu jiżdiedu jew jitneħħew permezz tal-buttuna Immaniġġja r-Rwoli (ara hawn taħt).

Jekk jogħġbok innota li jista’ jkun hemm PCoCo wieħed biss għal kull stedina jew sottomissjoni. Il-PCoCo għas-sottomissjoni tat-talba (pass 1) jew għas-sottomissjoni tal-offerta (pass 2) ma jistax jiġi sostitwit jew imneħħi.

Il-PCoCo għal stedina jista’ jiġi sostitwit biss (mhux imneħħi) mill-persuni li ġejjin:

•  LEAR/Amministratur tal-Kont (jekk ikun appuntat mill-organizzazzjoni tiegħek, ara hawn);
•     il-PCoCo attwali (wara s-sostituzzjoni, dan il-PCoCo ma jkunx jista’ jaċċessa aktar l-istedina);
•     kwalunkwe CoCo għall-istedina.

Biex iżżid/tneħħi r-rwoli fuq sottomissjoni jew stedina segwi l-passi ta’ hawn taħt:

Ċiklu/ċikli sussegwenti għal  proċeduri kompetittivi b’negozjar u sħubijiet għall-innovazzjoni

  Din it-Taqsima tapplika għal biss għal proċeduri kompetittivi b’negozjar u sħubijiet għall-innovazzjoni b’aktar minn ċiklu wieħed ta’ negozjati fit-tieni pass.

Jekk l-awtorità kontraenti tiddeċiedi li tistiednek tissottometti offerta riveduta permezz ta’ sottomissjoni elettronika, il-PCoCo/CoCo  jirċievi notifika mill-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti.

Biex jissottometti offerta riveduta, il-PCoCo/CoCo jenħtieġ li jikkonferma l-irċevuta tal-istedina. Wara li tikkonferma li rċevejt l-istedina, il-PCoCo/CoCo jiġi ridirezzjonat awtomatikament lejn is-sottomissjoni elettronika fejn is-sottomissjoni tal-offerta riveduta tista’ tinbeda bl-ikklikkjar tas-Sottomissjoni l-ġdida. Biex issir taf kif tissottometti offerta riveduta fir-ċiklu/ċikli sussegwenti, jekk jogħġbok irreferi għall-Gwida fil-Qosor għall-proċeduri nnegozjati — Ċiklu 2 /sussegwenti.