Kaksivaiheisten hankintamenettelyjen pikaopas – Vaihe 1

(rajoitetut menettelyt, tarjousperusteiset neuvottelumenettelyt, kilpailulliset neuvottelumenettelyt, innovaatiokumppanuudetja suunnittelukilpailut)

Alkusanat


Tervetuloa eSubmission-palveluun

eSubmission-palvelussa talouden toimijat, jotka haluavat osallistua EU:n hankintamenettelyihin, voivat laatia ja lähettää asiakirjoja (esim. osallistumishakemuksia) sähköisessä muodossa jäsennellysti ja turvallisesti.

Tämä pikaopas koskee vain kaksivaiheisten menettelyjen ensimmäistä vaihetta. Tässä vaiheessa talouden toimijat voivat lähettää osallistumishakemuksen. Pikaopas kaksivaiheisten menettelyjen toista vaihetta varten sekä oppaat muita hankintamenettelyjä varten löytyvät Funding & Tenders -portaalin eProcurement wikistä.

Jos olet talouden toimija, voit eSubmission-palvelussa

  • laatia osallistumishakemuksen tai tarjouksen EU:n toimielimentai muun elimen järjestämässä menettelyssä

  • lähettää tarjouksen/hakemuksen turvallisesti

  • tallentaa luonnoksen ja palata muokkaamaan sitä

  • poistaa tarjouksen/hakemuksen luonnoksen

  • saada vahvistuksen tarjouksen/hakemuksen toimittamisesta (Submission Receipt)

  • peruuttaa lähetetyn osallistumishakemuksen ennen sen määräajan päättymistä

  • saada vahvistuksen peruuttamisesta (Withdrawal Receipt).

Tutustu järjestelmävaatimuksiin ennen aloittamista.

Ne löytyvät sekä eSubmission-palvelun etusivulta että Osapuolet-välilehdellä olevista liitteistä.

Tekninen tuki

Jos tarvitset apua, ota yhteys käyttötukeemme (klo 8.00–20.00 Keski-Euroopan / (Brysselin) aikaa.

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 +32 (0)2 297 1063

(info) Käyttötuen kanssa voi asioida vain englanniksi.

Pääsy eSubmissioniin

eSubmissioniin pääsee aina hankintamenettelyn (tarjouspyynnön) yhteydessä. EU:n toimielinten, virastojen ja muiden elinten julkaisemat tarjouspyynnöt löytyvät Funding & Tenders -portaalista.


Mitä eSubmissionin käyttö edellyttää?

Ennen kuin voit käyttää eSubmissionia ja vastata Funding & Tenders -portaalissa julkaistuun tarjouspyyntöön, sinun on rekisteröidyttävä Euroopan komission tietojärjestelmien todennuspalveluun (EU Login). 

Jotta organisaatiosi voidaan tunnistaa, kun se toimittaa tarjouksen/hakemuksen sähköisesti, se on rekisteröitävä EU:n hankintamenettelyihin osallistuvien organisaatioiden rekisteriin (osallistujarekisteri) ja sillä on oltava PIC-tunniste (Participant Identification Code). Lisätietoa PIC-tunnisteesta on  wiki-sivullamme. Organisaatiot voivat rekisteröityä tähän rekisteriin maksutta.

EU Login

EU Login ‑palvelun kautta kirjaudutaan Euroopan komission eri palveluihin ja/tai järjestelmiin. Jos sinulla ei vielä ole EU Login -tunnusta, luo EU Login -tili.

Lisätietoja on EU Login -ohjeissa.

Funding & Tenders -portaali

Funding & Tenders -portaali on yhden luukun asiointipiste kaikille, jotka osallistuvat Euroopan komission ja EU:n toimielinten, muiden elinten ja virastojen hallinnoimiin rahoitusohjelmiin ja tarjouskilpailuihin.

Funding & Tenders -portaalin kautta osallistujat voivat

  • hakea EU:n rahoitusohjelmia ja hankintamenettelyjä

  • tilata tarjouspyyntöjä koskevia ilmoituksia
  • tarkastella hankinta-asiakirjoja
  • luoda ja lähettää kysymyksiä 

  • rekisteröityä osallistujarekisteriin 

  • päästä eSubmissioniin

  • tarkastella tarjousten/hakemusten toimitusvahvistuksia

  • tarkastella, muokata ja poistaa tarjous-/hakemusluonnoksia

  • peruuttaa tarjouksia/hakemuksia ja tarkastella niiden peruutusvahvistuksia

  • hallinnoida rooleja

Osallistujarekisteri

Euroopan komissio on perustanut verkkorekisterin organisaatioille, jotka osallistuvat EU:n tarjouskilpailuihin tai ehdotuspyyntöihin. Rekisterin ideana on, että osallistujien tarvitsee toimittaa organisaationsa tiedot vain kerran, minkä jälkeen ne ovat valmiina myöhempää käyttöä varten. Jokainen rekisteröitynyt organisaatio saa oman tunnistuskoodin (PIC-tunniste). Lue lisää osallistujarekisteristä ja PIC-tunnisteesta.


Osallistumishakemuksen laadinta eSubmissionissa

Kaikki talouden toimijat voivat lähettää hakemuksensa hankinta- tai suunnittelukilpailuilmoituksessa annetun Funding & Tenders -linkin kautta.

      

Napsauta Funding & Tenders -portaalissa linkkiä Access submission; linkki johtaa eSubmission-portaaliin, edellyttäen että olet kirjautunut sisään EU Login -tilisi kautta.

  

Sinun on ensin luettava ja hyväksyttävä käyttöehdot ja vahvistettava, että olet lukenut ja ymmärtänyt tietosuojaselosteen.

Kun olet eSubmissionissa, napsauta Uusi lähetys, jos haluat aloittaa uuden lähetyksen laatimisen. Jos taas haluat jatkaa aiemmin aloittamaasi lähetystä, napsauta Palaa luonnokseen. Voit palata luonnokseesi myös Funding & Tenders -portaalin kautta (lisätietoja on tämän oppaan osiossaLähetysten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa ).

Navigointi eSubmission-palvelussa 

Kun olet aloittanut hakemuksen laadinnan, voit seurata prosessin etenemistä näytön yläreunassa olevan janan avulla. Siinä näkyvät kaikki vaiheet, jotka sinun on käytävä läpi ennen kuin voit lähettää osallistumishakemuksesi. Lisäksi näet, missä vaiheessa olet menossa.

Menettelyn aikana voit milloin tahansa tarkistaa, mitkä asiakirjat olet jo lisännyt. Napsauta tätä varten kohtaa Lähetyksen asiakirjat näytön vasemmassa reunassa.


(warning) Hankintaviranomaiselle ei lähetetä mitään ennen kuin olet napsauttanut Lähetä-painiketta prosessin päätteeksi.

Lähetystavat

Uutta hakemusta luotaessa on ensiksi määritettävä,

  • onko kyseessä Yhden tarjoajan lähetys vai Yhteinen lähetys
  • liittyykö hakemukseen alihankkijoita
  • millä kielellä hakemus laaditaan.

Kun olet tehnyt valintasi, napsauta sivun alareunassa olevaa Seuraava-painiketta.

Osapuolet

Tässä osiossa nimetään hakemukseen osallistuvat organisaatiot (osallistujat). Napsauta Lisää osapuoli ja valitse osallistujatyyppi: pääosallistuja (jos kyseessä on yhden tarjoajan lähetys), ryhmän vetäjä tai ryhmän jäsen (jos kyseessä on yhteinen lähetys) ja (mahdollinen) alihankkija.

Kaikilla osallistujilla – alihankkijoita lukuun ottamatta – on oltava osallistujan tunnistuskoodi eli PIC-tunniste. Hakutoiminnolla voit tarkistaa, onko toimijalla jo PIC-tunniste (eli onko se jo rekisteröity osallistujarekisteriin). Hakuperusteena voi käyttää PIC-tunnistetta, alv-numeroa, kansallista rekisterinumeroa ja maata. Kun haet organisaatiota alv-numeron tai kansallisen rekisterinumeron perusteella, valitse myös maa.

Jos haku ei tuota tuloksia, organisaation pitää hankkia PIC-tunniste rekisteröitymällä osallistujaportaaliin.  Kun olet saanut PIC-tunnisteen, palaa eSubmission-palveluun, tee haku PIC-tunnisteella ja valitse hakutuloksena näkyvä organisaatio.

Näyttöön tulevat kyseiseen PIC-tunnisteeseen liittyvät tiedot, jotka ovat osallistujarekisterissä, ja sinua pyydetään lisäämään seuraavat pakolliset tiedot tai asiakirjat:

  • pääosallistujalle tai ryhmän vetäjälle:
    • yhteyshenkilö (nimi ja sähköpostiosoite)
    • IBAN / pankkitilin numero
  • kaikille osallistujille: vakuutus kunnian ja omantunnon kautta (lisätään täytettynä ja allekirjoitettuna Liitteet-osioon).


 Yhteyshenkilö-kohdassa käyttäjä voi ilmoittaa osallistumishakemuksen yhteyshenkilöksi joko itsensä (nimi on esitäytetty) tai jonkun toisen henkilön. Tässä nimetty yhteyshenkilö on Funding & Tenders -portaalissa ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo), ja käyttäjä, joka jättää osallistumishakemuksen (jos eri kuin yhteyshenkilö eSubmissionissa) on muu yhteyshenkilö (Coordinator Contact, CoCo). 

 Jos ensisijaisella yhteyshenkilöllä ei ole EU Login -tiliä, luodaan eSubmission-yhteyshenkilön sähköpostiosoitteelle automaattisesti väliaikainen EU Login -käyttäjätili, ja kyseiselle henkilölle lähetetään sähköpostilla pyyntö täydentää EU Login -rekisteröinti. Pyyntö lähetetään automaattisena viestinä, jossa ei ole viittausta menettelyyn. 

Voit lisätä kunkin osallistujan Liitteet-osioon osallistujan asiakirjat, jotka liittyvät valinta- ja poissulkemisperusteisiin. Tarkista tarjouseritelmästä, mitkä asiakirjat minkäkin osallistujan on toimitettava.

Kun olet syöttänyt kaikki tiedot, napsauta Valmis. 

(warning) Kun olet siirtynyt Lähetystavat-vaiheesta eteenpäin, et voi enää muuttaa lähetystapaa yhteisestä lähetyksestä yhden tarjoajan lähetykseksi tai päinvastoin. Jos haluat muuttaa hakemuksesi rakennetta tai vaihtaa ryhmän vetäjää, sinun on luotava uusi hakemus, joka korvaa aiemman luonnoksen (eli kaikki aiemmin annetut tiedot ja asiakirjat poistetaan).

Siirry seuraavaan vaiheeseen napsauttamalla Seuraava.


Osat

  

Jos hankintamenettely on jaettu useisiin osiin, valitse osa tai osat, joihin haluat jättää osallistumishakemuksen. Napsauta sitten Seuraava.

(warning) Osallistujat yksilöidään koko tarjousta/hakemusta varten. Jos konsortion kokoonpano on eri osissa erilainen, kustakin osasta on tehtävä erillinen tarjous/hakemus.


Lähetysraportti

  

Kaikkiin tarjouksiin/hakemuksiin liittyy lähetysraportti, jossa luetellaan lähetykseen sisältyvät asiakirjat.

eSubmission luo tämän lähetysraportin automaattisesti ja lisää sen lähetykseesi. Voit tarkastella raporttia näytöllä tai ladata sen omalle laitteellesi (ennen osallistumishakemuksen lähettämistä). Raporttia ei tarvitse allekirjoittaa eikä ladata eSubmissioniin.

Jos katsot, että hakemus on valmis lähetettäväksi, napsauta Seuraava.

(warning) Lähetysraportti ei ole todistus lähetyksen toimittamisesta. Tässä vaiheessa lähetystä ei ole vielä lähetetty. Jatka seuraavaan vaiheeseen ja viimeistele lähetys napsauttamalla Lähetä.


Osallistumishakemuksen lähettäminen   

  

Kun olet valmis lähettämään osallistumishakemuksesi, napsauta Lähetä. Näytölle tulee ilmoitus, jossa pyydetään vahvistamaan lähettäminen.

Napsauta Kyllä, jos haluat vahvistaa sen. Tämän jälkeen et enää voi muuttaa kyseistä hakemusta.

Huomaa, että järjestelmä ei anna sinun lähettää osallistumishakemusta, jos sen vastaanottamiselle asetettu määräaika on päättynyt.

Ensisijaisen yhteyshenkilön (PCoCo) ja muun yhteyshenkilön (CoCo) sähköpostiosoitteeseen lähetetään ilmoitus. Ilmoitus sisältää linkin Funding & Tenders -portaaliin, jossa yhteyshenkilöt voivat nähdä toimitusvahvistuksen (Submission Receipt). Huomaa, että hakemuksessa käytettyjen PIC-tunnisteiden haltijat saavat asiasta tiedon.

(warning) Toimitusvahvistus on todistus siitä, että tarjous/hakemus on toimitettu määräaikaan mennessä.


Roolien hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa


eSubmission-palvelussa ilmoitetusta yhteyshenkilöstä tulee Funding & Tenders -portaalissa osallistumishakemuksen lähettämisen ja vaiheeseen 2 kutsumisen ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo). Hakemuksen lähettävästä käyttäjästä (jos eri yhteyshenkilö kuin hakemuksessa) tulee osallistumishakemuksen lähettämisen ja vaiheeseen 2 kutsumisen yhteyshenkilö (CoCo), paitsi jos hakemuksen lähettämisen ensisijainen yhteyshenkilö/muu yhteyshenkilö peruuttaa tämän roolin sen jälkeen, kun hankintaviranomainen on avannut hakemukset ja ennen vaiheeseen 2 kutsumisen vastaanottamista.

Hakemuksen lähettämisen yhteyshenkilöitä voi lisätä ja poistaa ”Manage Roles” -toiminnon (Hallinnoi rooleja) kautta (ks. alla).

Huomaa, että jokaiselle lähetykselle tai kutsulle voi nimetä vain yhden ensisijaisen yhteyshenkilön. Hakemuksen lähettämisen (vaihe 1) ensisijaista yhteyshenkilöä ei voi korvata tai poistaa Funding & Tenders -portaalissa (jos ensisijainen yhteyshenkilö on korvattava, ota yhteyttä portaalin käyttötukeen).

Vaiheeseen 2 kutsumisen ensisijaisen yhteyshenkilön voi sen sijaan nyt korvata suoraan Funding & Tenders -portaalissa. Tämän voivat tehdä LEAR (virallinen edustaja) ja tilin hallinnoija (ei enää tarvetta ottaa yhteyttä portaalin käyttötukeen) sen jälkeen, kun kutsu vaiheeseen 2 on käynnistetty.

Lisää/poista lähetykseen liittyviä rooleja seuraavasti:

1

Valitse osallistumishakemuksen oikealla puolella olevasta Action-valikosta (Toiminto) vaihtoehto Manage Roles (Hallinnoi rooleja). Tämä vaihtoehto näkyy vasta kun hankintaviranomainen on avannut lähetetyt osallistumishakemukset.

2

Napsauta Edit Roles ‑painiketta (Muokkaa rooleja).

  

3

Lisää lähetyksen yhteyshenkilö napsauttamalla Add Roles -painiketta .  

  

4

Lisää uuden yhteyshenkilön tiedot ja napsauta Tallenna-painiketta.

5

Voit poistaa yhteyshenkilön napsauttamalla nimen vieressä olevaa poistamiskuvaketta. 

  

  (info)  Jos muu yhteyshenkilö on lisätty edellä kuvatulla tavalla sen jälkeen, kun hankintaviranomainen on lähettänyt kutsut vaiheeseen 2, hän ei voi jättää tarjousta. Ainoastaan ensisijaiset ja muut yhteyshenkilöt, jotka ovat saaneet kutsun vaiheeseen 2, tai muut yhteyshenkilöt, jotka on lisätty kutsussa olevan ”Manage Roles” -toiminnon (Hallinnoi rooleja) kautta, voivat jättää tarjouksen (ks. Pikaopas kaksivaiheisten menettelyjen toista vaihetta varten).


Lähetysten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa


Kirjaudu omalle alueellesi Funding & Tenders -portaalissa napsauttamalla etusivun oikeassa yläkulmassa olevaa Sign in -painiketta ja syöttämällä EU Login -käyttäjätunnuksesi ja salasanasi.

Lähetysten tarkastelu

Ensisijaisen ja muun yhteyshenkilön (PCoCo/CoCo) lähettämät osallistumishakemukset näkyvät My Submission(s) -osiossa (Omat lähetykset), johon pääsee vasemmassa reunassa Manage my area -sarakkeessa (Hallinnoi omaa aluetta) olevasta valikosta.
Voit käyttää myös näytön oikeassa reunassa tarjous-/hakemusluettelon yläpuolella olevaa hakukenttää.

My Submission(s) -osio (Omat lähetykset)

Ensisijainen yhteyshenkilö / muu yhteyshenkilö näkee jokaisen lähetetyn tarjouksen/hakemuksen osalta menettelyn viitenumeron, lähetyksen tunnuksen, viimeisimmän toiminnon ajankohdan sekä tarjouksen/hakemuksen tilan (luonnos (draft), lähetetty (submitted), peruutettu (withdrawn) tai poistettu (deleted), määräajan, osan (jos menettely on jaettu osiin) ja menettelyn nimen, tyypin ja vaiheen.

Kunkin lähetyksen (poistettuja lukuun ottamatta) oikealla puolella näkyy Action-valikko (Toiminto), jonka toiminnot vaihtelevat tarjouksen/hakemuksen tilasta riippuen.

Draft-tilassa (Luonnos) olevat lähetykset:  

  

  • Edit (Muokkaa): eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Voit nyt muokata tarjousta/hakemusta.
  • View (Näytä): eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Et voi muokata tarjousta/hakemusta, koska se näytetään pelkässä lukutilassa. 
  • Delete (Poista): tarjous-/hakemusluonnos poistetaan Funding & Tenders -portaalista.

Submitted-tilassa (Lähetetty) olevat lähetykset:

  

  • View Receipt (Näytä vahvistus): näytölle avautuu toimitusvahvistus.
  • Withdraw (Peruuta) (käytettävissä vain ennen tarjouksen jättämisen määräaikaa): ilmoita peruutuksen syy ja vahvista peruutus napsauttamalla Withdraw-painiketta (Peruuta). Kun tarjous/hakemus on peruutettu, sitä ei voi enää tarkastella, muokata eikä lähettää uudelleen.

Withdrawn-tilassa (Peruutettu) olevat lähetykset:

  

  • View Withdrawal Receipt: (Näytä peruutusvahvistus): näytölle avautuu peruutusvahvistus.


Deleted-tilassa (Poistettu) olevat lähetykset:

Action-valikko (Toiminto) ei ole käytettävissä lähetyksille, joiden tila on Deleted (Poistettu). Poistettuja luonnoksia ei saa enää takaisin. 



Ilmoitusten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa 

My notifications (Omat ilmoitukset)

Kun ensisijainen/muu yhteyshenkilö on kirjautunut Funding & Tenders -portaaliin, hän pääsee tälle sivulle napsauttamalla oikeassa yläkulmassa näkyvää hälytyskellokuvaketta.

Tältä sivulta löytyvät seuraavat ilmoitukset:

  • Submission Receipt (toimitusvahvistus eli todiste siitä, että osallistumishakemus on lähetetty)
  • Withdrawal Receipt (peruutusvahvistus eli todiste siitä, että osallistumishakemus on peruutettu)

Yhteyshenkilöt voivat valita Funding & Tenders -portaalista saamiensa sähköposti-ilmoitusten lähetystiheyden Preferences-välilehdellä (Asetukset) kohdassa Manage all notifications (Hallinnoi kaikkia ilmoituksia) ilmoitusluettelon alapuolella. Valinnastasi riippumatta kaikki saamasi ilmoitukset näkyvät aina My notifications -osiossa (Omat ilmoitukset).

My Formal Notification(s) (Omat viralliset ilmoitukset) 

Tätä vasemmalla Manage My Area -kohdan (Hallinnoi omaa aluetta) alla olevaa osiota ei toistaiseksi käytetä hankintamenettelyissä.


  • No labels
Unknown macro: {show-if}