Kaksivaiheisten hankintamenettelyjen pikaopas – Vaihe 1

(rajoitetut menettelyt, tarjousperusteiset neuvottelumenettelyt, kilpailulliset neuvottelumenettelyt, innovaatiokumppanuudet ja suunnittelukilpailut)


Alkusanat

Tervetuloa eSubmission-palveluun

eSubmission-palvelussa talouden toimijat, jotka haluavat osallistua EU:n hankintamenettelyihin, voivat laatia ja lähettää asiakirjoja (esim. osallistumishakemuksia) sähköisessä muodossa jäsennellysti ja turvallisesti.

Tämä pikaopas koskee vain kaksivaiheisten menettelyjen ensimmäistä vaihetta. Tässä vaiheessa talouden toimijat voivat lähettää osallistumishakemuksen. Pikaopas kaksivaiheisten menettelyjen toista vaihetta varten sekä oppaat muita hankintamenettelyjä varten ovat Funding & Tenders -portaalin eProcurement wiki -osiossa.

Jos olet talouden toimija, voit eSubmission-palvelussa

  • laatia tarjouksen tai osallistumishakemuksen EU:n toimielimen, muun elimen tai viraston järjestämässä menettelyssä
  • lähettää tarjouksen/hakemuksen turvallisesti
  • tallentaa luonnoksen ja palata muokkaamaan sitä
  • poistaa tarjouksen/hakemuksen luonnoksen
  • saada vahvistuksen tarjouksen/hakemuksen toimittamisesta (toimitusvahvistus)
  • peruuttaa lähetetyn osallistumishakemuksen ennen sen määräajan päättymistä
  • saada vahvistuksen peruuttamisesta (peruutusvahvistus).

Tutustu järjestelmävaatimuksiin ennen aloittamista.

Ne löytyvät sekä eSubmission-palvelun etusivulta että Osapuolet-välilehdellä olevista liitteistä.


Tekninen tuki

Jos tarvitset apua, ota yhteys käyttötukeemme (klo 8.00–20.00 Keski-Euroopan/Brysselin aikaa).

ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 22971063

(info)  Käyttötuen kanssa voi asioida vain englanniksi.


Pääsy eSubmissioniin

eSubmissioniin pääsee aina hankintamenettelyn (tarjouspyynnön) yhteydessä. EU:n toimielinten, virastojen ja muiden elinten julkaisemat tarjouspyynnöt löytyvät Funding & Tenders -portaalista.

 

Mitä eSubmissionin käyttö edellyttää?

Ennen kuin voit käyttää eSubmissionia ja vastata Funding & Tenders -portaalissa julkaistuun tarjouspyyntöön, sinun on rekisteröidyttävä Euroopan komission tietojärjestelmien todennuspalveluun (EU Login). 

Jotta organisaatiosi voidaan tunnistaa, kun se toimittaa tarjouksen/hakemuksen sähköisesti, se on rekisteröitävä EU:n hankintamenettelyihin osallistuvien organisaatioiden rekisteriin (osallistujarekisteri) ja sillä on oltava PIC-tunniste (Participant Identification Code). Lisätietoja PIC-tunnisteesta on Euroopan komission verkkosivuilla. Organisaatiot voivat rekisteröityä tähän rekisteriin maksutta.


EU Login

EU Login ‑palvelun kautta kirjaudutaan Euroopan komission eri palveluihin ja/tai järjestelmiin. Jos sinulla ei vielä ole EU Login -tunnusta, luo EU Login -käyttäjätili. Lisätietoja on EU Login -ohjeissa.


Funding & Tenders -portaali

Funding & Tenders -portaali on yhden luukun asiointipiste kaikille, jotka osallistuvat Euroopan komission ja EU:n toimielinten, muiden elinten ja virastojen hallinnoimiin rahoitusohjelmiin ja tarjouskilpailuihin.

Funding & Tenders -portaalin kautta osallistujat voivat

Osallistujarekisteri

Euroopan komissio on perustanut verkkorekisterin organisaatioille, jotka osallistuvat EU:n tarjouskilpailuihin tai ehdotuspyyntöihin. Rekisterin ideana on, että osallistujien tarvitsee toimittaa organisaationsa tiedot vain kerran, minkä jälkeen ne ovat valmiina myöhempää käyttöä varten. Jokainen rekisteröitynyt organisaatio saa oman tunnistuskoodin (PIC-tunniste). Lue lisää osallistujarekisteristä ja PIC-tunnisteesta.


Osallistumishakemuksen laadinta eSubmissionissa

Kaikki talouden toimijat voivat lähettää hakemuksensa hankinta- tai suunnittelukilpailuilmoituksessa annetun Funding & Tenders -linkin kautta.

   

Napsauta Funding & Tenders -portaalissa linkkiä Access submission; linkki johtaa eSubmission-portaaliin, edellyttäen että olet kirjautunut sisään EU Login -tilisi kautta.

 

Sinun on ensin luettava ja hyväksyttävä käyttöehdot ja vahvistettava, että olet lukenut ja ymmärtänyt F&T-portaalin tietosuojaselosteen sekä hankintojen tekemistä ja hallinnointia koskevan tietosuojaselosteen.

Kun olet eSubmissionissa, napsauta Uusi lähetys, jos haluat aloittaa uuden lähetyksen laatimisen. Jos taas haluat jatkaa aiemmin aloittamaasi lähetystä, napsauta Palaa luonnokseen. Voit palata luonnokseesi myös Funding & Tenders -portaalin kautta (lisätietoja on tämän oppaan osiossa ”Tarjousten/hakemusten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa”).


Navigointi eSubmission-palvelussa

Kun olet aloittanut tarjouksen/hakemuksen laadinnan, voit seurata prosessin etenemistä näytön yläreunassa olevan janan avulla. Siinä näkyvät kaikki vaiheet, jotka sinun on käytävä läpi ennen kuin voit lähettää osallistumishakemuksesi. Lisäksi näet, missä vaiheessa olet menossa.

Menettelyn aikana voit milloin tahansa tarkistaa, mitkä asiakirjat olet jo lisännyt. Napsauta tätä varten kohtaa Lähetyksen asiakirjat näytön vasemmassa reunassa. 

(warning)  Hankintaviranomaiselle ei lähetetä mitään ennen kuin olet napsauttanut Lähetä-painiketta prosessin päätteeksi.

 

Lähetystavat

Uutta hakemusta luotaessa on ensiksi määritettävä,

  • onko kyseessä Yhden tarjoajan lähetys vai Yhteinen lähetys
  • liittyykö hakemukseen alihankkijoita
  • millä kielellä hakemus laaditaan.

Kun olet tehnyt valintasi, napsauta sivun alareunassa olevaa Seuraava-painiketta.


Osapuolet

Tässä osiossa nimetään hakemukseen osallistuvat organisaatiot (osallistujat). Napsauta kohdasta Lisää osapuoli ja valitse osallistujatyyppi: pääosallistuja (jos kyseessä on yhden tarjoajan lähetys), ryhmän vetäjä tai ryhmän jäsen (jos kyseessä on yhteinen lähetys) tai alihankkija.

Kaikilla osallistujilla – alihankkijoita lukuun ottamatta – on oltava osallistujan tunnistuskoodi eli PIC-tunniste. Organisaatioiden hakutoiminnolla (Hae organisaatiota) voit tarkistaa, onko toimijalla jo PIC-tunniste (eli onko se jo rekisteröity osallistujarekisteriin).

Hakuvaihtoehtoja on kaksi: Omat organisaatiot tai Muut organisaatiot.

 

Omat organisaatiot: Napsauta pudotusvalikosta lista organisaatioista, joita sisäänkirjautunut käyttäjä on käyttänyt aiemmissa tarjouksissaan/hakemuksissaan tai joiden osalta hänelle on annettu rooli (esim. rekisteröitynyt, LEAR tai tilinvalvoja). Nämä samat organisaatiot käyttäjä voi nähdä F&T-portaalin vasemman valikon ”Omat organisaatiot” -välilehdellä kirjauduttuaan EU Login -tililleen.

 

Muut organisaatiot: Voit hakea osallistujarekisteriin rekisteröityneitä organisaatioita niiden nimellä tai PIC-tunnisteella (Participant Identification Code).

 Jos haku ei tuota tuloksia, organisaation pitää hankkia PIC-tunniste rekisteröitymällä osallistujaportaaliin. Kun organisaatiosi on rekisteröity, voit palata eSubmission-palveluun ja tehdä haun uudella PIC-tunnisteella käyttämällä jompaakumpaa kahdesta hakuvaihtoehdosta.

Näyttöön tulevat kyseiseen PIC-tunnisteeseen liittyvät tiedot, jotka ovat osallistujarekisterissä, ja sinua pyydetään lisäämään seuraavat pakolliset tiedot tai asiakirjat:

  • pääosallistujalle tai ryhmän vetäjälle:
    • yhteyshenkilö (nimi ja sähköpostiosoite)
    • IBAN / pankkitilin numero
      Jos kyseessä on IBAN-tilinumero, rastita ”IBAN”-valintaruutu, jolloin eSubmission tarkistaa, onko IBAN-tilinumero voimassa.
  • kaikille osallistujille: vakuutus kunnian ja omantunnon kautta (lisätään täytettynä ja allekirjoitettuna Liitteet-osioon).

   Yhteyshenkilö-kohdassa käyttäjä voi ilmoittaa osallistumishakemuksen yhteyshenkilöksi joko itsensä (nimi on esitäytetty) tai jonkun toisen henkilön. Tässä nimetty yhteyshenkilö on Funding & Tenders -portaalissa ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo), ja käyttäjä, joka jättää osallistumishakemuksen (jos eri kuin yhteyshenkilö eSubmissionissa) on muu yhteyshenkilö (Coordinator Contact, CoCo). 

Jos ensisijaisella yhteyshenkilöllä ei ole EU Login -tiliä, luodaan eSubmission-yhteyshenkilön sähköpostiosoitteelle automaattisesti väliaikainen EU Login -käyttäjätili, ja kyseiselle henkilölle lähetetään sähköpostilla pyyntö täydentää EU Login -rekisteröinti. Pyyntö lähetetään automaattisena viestinä, jossa ei ole viittausta menettelyyn.

Voit lisätä kunkin osallistujan Liitteet-osioon osallistujan asiakirjat, jotka liittyvät valinta- ja poissulkemisperusteisiin. Tarkista tarjouseritelmästä, mitkä asiakirjat minkäkin osallistujan on toimitettava.

Kun olet syöttänyt kaikki tiedot, napsauta Valmis. 

(warning)  Kun olet siirtynyt Lähetystavat-vaiheesta eteenpäin, et voi enää muuttaa lähetystapaa yhteisestä lähetyksestä yhden tarjoajan lähetykseksi tai päinvastoin. Jos haluat muuttaa tarjouksesi/hakemuksesi rakennetta tai vaihtaa ryhmän vetäjää, sinun on luotava uusi tarjous/hakemus, joka korvaa aiemman luonnoksen (eli kaikki aiemmin annetut tiedot ja asiakirjat poistetaan).

Siirry seuraavaan vaiheeseen napsauttamalla Seuraava.

 

Osat

 

Jos hankintamenettely on jaettu useisiin osiin, valitse osa tai osat, joihin haluat jättää osallistumishakemuksen. Napsauta sitten Seuraava.

(warning)  Osallistujat yksilöidään koko tarjousta/hakemusta varten. Jos konsortion kokoonpano on eri osissa erilainen, kustakin osasta on tehtävä erillinen tarjous/hakemus.

 

Lähetysraportti

Kaikkiin tarjouksiin/hakemuksiin liittyy lähetysraportti, jossa luetellaan lähetykseen sisältyvät asiakirjat.

eSubmission luo tämän lähetysraportin automaattisesti ja lisää sen lähetykseesi. Voit tarkastella raporttia näytöllä tai ladata sen omalle laitteellesi (ennen osallistumishakemuksen lähettämistä). Raporttia ei tarvitse allekirjoittaa eikä ladata eSubmissioniin.

Jos katsot, että hakemus on valmis lähetettäväksi, napsauta Seuraava.

(warning) Lähetysraportti ei ole todistus lähetyksen toimittamisesta. Et ole vielä toimittanut lähetystä. Jatka seuraavaan vaiheeseen ja viimeistele lähetys napsauttamalla Lähetä.

 

Osallistumishakemuksen lähettäminen

 

Kun olet valmis lähettämään osallistumishakemuksesi, napsauta Lähetä. Näytölle tulee ilmoitus, jossa pyydetään vahvistamaan lähettäminen.

Napsauta Kyllä, jos haluat vahvistaa sen. Tämän jälkeen et enää voi muuttaa kyseistä hakemusta.

Huomaa, että järjestelmä ei anna sinun lähettää osallistumishakemusta, jos sen vastaanottamiselle asetettu määräaika on päättynyt.

Jos määräaikaan on alle vuorokausi, eSubmission näyttää jäljellä olevat tunnit/minuutit määräaikaan asti. 

Ensisijaisen yhteyshenkilön (PCoCo) ja muun yhteyshenkilön (CoCo) sähköpostiosoitteeseen lähetetään ilmoitus. Ilmoitus sisältää linkin Funding & Tenders -portaaliin, jossa yhteyshenkilöt voivat nähdä toimitusvahvistuksen (Submission Receipt). Huomaa, että hakemuksessa käytettyjen PIC-tunnisteiden haltijat saavat asiasta tiedon.

(warning)  Toimitusvahvistus on todistus siitä, että tarjous/hakemus on toimitettu määräaikaan mennessä.

 

Roolien hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa

eSubmission-palvelussa ilmoitetusta yhteyshenkilöstä tulee Funding & Tenders -portaalissa osallistumishakemuksen lähettämisen ja vaiheeseen 2 kutsumisen ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo). Hakemuksen lähettävästä käyttäjästä (jos eri yhteyshenkilö kuin hakemuksessa) tulee osallistumishakemuksen lähettämisen ja vaiheeseen 2 kutsumisen yhteyshenkilö (CoCo), paitsi jos hakemuksen lähettämisen ensisijainen yhteyshenkilö/muu yhteyshenkilö peruuttaa tämän roolin sen jälkeen, kun hankintaviranomainen on avannut hakemukset ja ennen vaiheeseen 2 kutsumisen vastaanottamista.

Hakemuksen lähettämisen yhteyshenkilöitä voi lisätä ja poistaa Manage Roles -toiminnon (Hallinnoi rooleja) kautta (ks. alla).

Huomaa, että jokaiselle lähetykselle tai kutsulle voi nimetä vain yhden ensisijaisen yhteyshenkilön. Hakemuksen lähettämisen (vaihe 1) ensisijaista yhteyshenkilöä ei voi korvata tai poistaa Funding & Tenders -portaalissa (jos ensisijainen yhteyshenkilö on korvattava, ota yhteyttä portaalin käyttötukeen).

Vaiheeseen 2 kutsumisen ensisijaisen yhteyshenkilön voi sen sijaan nyt korvata suoraan Funding & Tenders -portaalissa. Tämän voivat tehdä LEAR (virallinen edustaja) ja tilin hallinnoija (ei enää tarvetta ottaa yhteyttä portaalin käyttötukeen) sen jälkeen, kun kutsu vaiheeseen 2 on käynnistetty.

Lisää/poista lähetykseen liittyviä rooleja seuraavasti:

1

Valitse osallistumishakemuksen oikealla puolella olevasta valikkopainikkeesta (kolme pistettä) vaihtoehto Manage Roles (Hallinnoi rooleja). Tämä vaihtoehto näkyy vasta kun hankintaviranomainen on avannut lähetetyt osallistumishakemukset.

2

Napsauta Edit Roles ‑painiketta (Muokkaa rooleja).

3

Lisää lähetykselle uusi muu yhteyshenkilö napsauttamalla Add Roles -painiketta.

Lisää yhteystiedot ja napsauta Save-painiketta (Tallenna).

 

Lisätyn muun yhteyshenkilön tiedot näkyvät kohdassa Roles for the organisation (Organisaation käyttäjien roolit).

 

4

Voit poistaa yhteyshenkilön napsauttamalla nimen vieressä olevaa poistamiskuvaketta. 

 

 (info) Jos muu yhteyshenkilö on lisätty edellä kuvatulla tavalla sen jälkeen, kun hankintaviranomainen on lähettänyt kutsut vaiheeseen 2, hän ei voi jättää tarjousta. Ainoastaan ensisijaiset ja muut yhteyshenkilöt, jotka ovat saaneet kutsun vaiheeseen 2, tai muut yhteyshenkilöt, jotka on lisätty kutsussa olevan Manage Roles -toiminnon (Hallinnoi rooleja) kautta, voivat jättää tarjouksen (ks. Pikaopas kaksivaiheisten menettelyjen toista vaihetta varten).

 

Lähetysten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa

Kirjaudu omalle alueellesi Funding & Tenders -portaalissa napsauttamalla etusivun oikeassa yläkulmassa olevaa Sign in -painiketta ja syöttämällä EU Login -käyttäjätunnuksesi ja salasanasi.

 

Lähetysten tarkastelu

Ensisijaisen ja muun yhteyshenkilön (PCoCo/CoCo) lähettämät tarjoukset/hakemukset näkyvät osiossa Procurement centre / Submissions, johon pääsee vasemmassa reunassa My area -sarakkeessa olevasta valikosta.

Voit käyttää myös näytön oikeassa reunassa tarjous-/hakemusluettelon yläpuolella olevaa hakukenttää.


Submissions-osio (Lähetykset)

Ensisijainen yhteyshenkilö / muu yhteyshenkilö näkee jokaisen lähetetyn tarjouksen/hakemuksen osalta menettelyn viitenumeron, lähetyksen tunnuksen, viimeisimmän toiminnon ajankohdan sekä tarjouksen/hakemuksen tilan (luonnos (draft), lähetetty (submitted), peruutettu (withdrawn) tai poistettu (deleted)), määräajan, osan (jos menettely on jaettu osiin) ja menettelyn nimen, tyypin ja vaiheen.

Kunkin lähetyksen (poistettuja lukuun ottamatta) oikealla puolella näkyy valikkopainike (kolme pistettä), jonka toiminnot vaihtelevat tarjouksen/hakemuksen tilasta riippuen.

Draft-tilassa (Luonnos) olevat tarjoukset/hakemukset:

  • Edit (Muokkaa): eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Voit nyt muokata tarjousta/hakemusta.
  • View (Näytä): eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Et voi muokata tarjousta/hakemusta, koska se näytetään vain luku -tilassa.
  • Delete (Poista): tarjous-/hakemusluonnos poistetaan Funding & Tenders -portaalista.

Submitted-tilassa (Lähetetty) olevat tarjoukset/hakemukset:

 

  • View Receipt (Näytä vahvistus): toimitusvahvistus avautuu näytölle.
  • Withdraw (Peruuta) (käytettävissä vain ennen lähetyksen toimittamisen määräaikaa): ilmoita peruutuksen syy ja vahvista peruutus napsauttamalla Withdraw-painiketta. Kun tarjous/hakemus on peruutettu, sitä ei voi enää tarkastella, muokata eikä lähettää uudelleen.

Withdrawn-tilassa (Peruutettu) olevat tarjoukset/hakemukset:

 

  • View Withdrawal Receipt (Näytä peruutusvahvistus): näytölle avautuu peruutusvahvistus.

Deleted-tilassa (Poistettu) olevat tarjoukset/hakemukset:

Toimintoja ei ole käytettävissä tarjouksille/hakemuksille, joiden tila on Poistettu. Poistettuja luonnoksia ei saa enää takaisin.