Guide de référence rapide sur les procédures ouvertes

Avant de commencer

Bienvenue sur eSubmission!

eSubmission permet aux opérateurs économiques de répondre par voie électronique à des procédures de passation de marchés de l’UE en préparant des soumissions (c’est-à-dire des offres) et en les présentant sous forme électronique, de manière structurée et sécurisée.

Le présent guide de référence rapide s’applique uniquement aux procédures ouvertes. Les guides de référence rapide pour les autres procédures de passation de marchés peuvent être consultés sur le Wiki relatif aux passations de marchés en ligne du portail Funding & Tenders .

En tant qu’opérateur économique, vous pourrez:

• Encoder votre réponse à une procédure lancée par une institution ou un organe de l’UE

• Soumissionner de manière sécurisée

• Visualiser ou poursuivre la création d’un projet précédemment sauvegardé

• Supprimer un projet de soumission

• Recevoir une preuve de la soumission (Submission Receipt);

• Retirer une soumission avant la date limite de réception des soumissions

• Recevoir une preuve du retrait (Withdrawal Receipt)

Veillez à prendre connaissance de la configuration système requise.

Vous la trouverez à la première page de l’application eSubmission et dans la section Pièces jointes des pages Parties et Données relatives à l’offre.

Comment obtenir de l’aide?

Si vous avez besoin d’aide, contactez notre équipe d’assistance de 8h00 à 20h00 HEC/HAEC.

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

  L’équipe d’assistance ne travaille qu’en anglais.

Comment accéder à eSubmission?

Vous aurez toujours accès à eSubmission dans le cadre d’une procédure de passation de marché (appel d’offres). Vous trouverez les appels d’offres publiés par les institutions, agences et organes européens sur:

• Le portail Funding & Tenders

• L’application TED eTendering (pour les appels d’offres publiés avant le 25.10.2023)
  
  

De quoi avez-vous besoin pour utiliser eSubmission?

Vous devez être enregistré auprès du service d’authentification des utilisateurs de la Commission européenne (EU Login) pour utiliser eSubmission et pour répondre à un appel d’offres publié sur le portail Funding & Tenders. 

Pour répondre à un appel d’offres publié avant le 25.10.2023, vous aurez aussi besoin d’un compte TED eTendering.

Pour identifier votre organisation dans la soumission électronique, elle doit être enregistrée auprès du registre des organisations de la Commission (registre des participants) et disposer d’un PIC (Participant Identification Code). Pour en savoir plus sur le PIC, cliquez ici . L’enregistrement est ouvert à toutes les organisations et gratuit.

EU Login

EU Login est la porte d’entrée permettant d’accéder à différents services et systèmes de la Commission européenne. Si vous ne disposez pas encore d’un EU Login, vous pouvez créer un compte.

Pour plus d’informations, veuillez consulter l’aide d’EU login.

TED eTendering

TED eTendering est la plateforme où les institutions, organes et agences de l’UE ont publié leurs appels d’offres avant le 25.10.2023.

Vous pouvez créer un compte eTendering avec votre EU Login.

Portail Funding & Tenders

Le portail Funding & Tenders est le point d’entrée unique (espace unique d’échange de données informatisées) des participants et des experts dans les programmes de financement et les appels d’offres gérés par la Commission européenne et d’autres organes de l’UE.

Depuis le portail Funding & Tenders, un participant peut:

• rechercher des possibilités dans les programmes de financement ou les procédures de passation de marchés de l’UE;

• s’abonner aux appels d’offres;
• consulter des documents de marché;
• créer et soumettre une question; 

• s’inscrire au registre des participants;

• accéder à eSubmission;

• accéder aux accusés de réception des soumissions (preuves de soumission);

• visualiser, modifier ou supprimer ses projets de soumissions;

• retirer des soumissions et accéder à l’accusé de réception du retrait (preuve de retrait);

Registre des participants

La Commission a mis en place un registre en ligne des organisations participant à des appels d’offres et des propositions de l’UE afin que ces participants n’aient à fournir les données relatives à leur organisation qu’une seule fois.  Une fois enregistrée, chaque organisation reçoit un code participant (Participation Identification Code ou PIC) unique. Pour savoir comment obtenir un PIC dans le registre des participants, veuillez consulter cette page.

Comment préparer votre offre dans eSubmission

Tout opérateur économique peut soumettre une offre en utilisant le portail Funding & Tenders via un lien figurant dans l’avis de marché.

Une fois sur le portail Funding & Tenders, vous devez cliquer sur Access submission (accéder aux soumissions): Vous serez redirigé vers le portail eSubmission, sous réserve que vous soyez connecté avec votre compte EU Login.

Concernant les appels d’offres publiés avant le 25.10.2023, les opérateurs économiques peuvent soumettre une offre en utilisant le lien TED eTendering figurant dans l’avis de marché. Une fois dans TED eTendering, vous devez vous connecter avec votre compte TED eTendering puis cliquer sur Soumettre une offre. Vous serez redirigé(e) vers le portail eSubmission.

Dans eSubmission, cliquez sur Nouvelle offre pour lancer une nouvelle soumission ou sur Continuer le projet pour continuer un projet déjà commencé. Vous pouvez aussi continuer un projet depuis le portail Funding & Tenders (voir la section du présent guide relative au portail Funding & Tenders).  Manage submissions in Funding & Tenders portal

Navigation dans eSubmission

Lorsque vous aurez commencé votre soumission, vous verrez apparaître une barre d’avancement en haut de l’écran. Cette barre indique toutes les étapes à suivre avant de soumettre votre offre. Elle vous permet aussi de voir à quelle étape vous vous trouvez actuellement.

À tout moment au cours du processus de soumission, vous pouvez vérifier quels documents ont été chargés en cliquant sur le bouton Documents de l’offre sur la gauche de l’écran.

Rien n’est envoyé au pouvoir adjudicateur tant que vous n’avez pas cliqué sur le bouton Soumettre à la fin de la procédure de soumission.

Manières de soumettre une offre

Lorsque vous commencerez une nouvelle soumission, il vous sera demandé d’indiquer:

• la manière dont vous allez soumettre votre offre: Offre unique ou Offre conjointe;
• si la soumission prévoit un recours à la sous-traitance;
• dans quelle langue la soumission sera rédigée.

Une fois que vous aurez fait votre choix, cliquez sur le bouton Suivant en bas de la page.

Parties

Dans cette section, vous devez identifier les organisations participant à votre soumission (participants). Cliquez sur Nouvelle partie et sélectionnez le type de participant: participant principal (en cas d’offre unique), chef du groupe ou membre du groupe (en cas d’offre conjointe) et sous-traitant (le cas échéant).

Tous les participants, à l’exception des sous-traitants, doivent être identifiés par un PIC (code d’identification du participant). Pour vérifier si une entité possède déjà un PIC (autrement dit, si elle est déjà inscrite dans le registre des participants), utilisez le bouton Rechercher. Vous pouvez effectuer une recherche par PIC, par numéro de TVA, par numéro d’immatriculation national ou par pays. Pour pouvoir chercher par numéro de TVA ou numéro d’immatriculation national, vous devez aussi sélectionner le pays.

Si la recherche ne donne pas de résultats, l’organisation doit s’enregistrer pour obtenir un PIC.  Après avoir obtenu le PIC, revenez à eSubmission , faites une recherche sur le PIC et sélectionnez l’organisation affichée.

Les données du registre des participants associées au PIC apparaîtront à l’écran et il vous sera demandé de fournir les données/documents obligatoires suivants:

• uniquement pour le participant principal ou le chef du groupe:
• personne de contact (nom et adresse électronique)
• numéro de compte bancaire/IBAN
• pour tous les participants: déclaration sur l’honneur (dûment complétée et signée) dans la section Pièces jointes.

Dans la section Personne de contact, l’utilisateur peut se désigner lui-même (le nom est déjà prérempli) ou désigner quelqu’un d’autre comme personne de contact pour la soumission de l’offre. La personne de contact se voit attribuer le rôle de Primary Coordinator Contact (PCoCo) dans le portail Funding & Tenders et l’utilisateur qui soumet l’offre (s’il diffère de la personne de contact) le rôle de Coordinator Contact (CoCo). 

Si le PCoCo n’a pas de compte EU Login, un compte EU Login temporaire sera automatiquement créé sur la base de l’adresse électronique de la personne de contact et la personne sera invitée par courrier électronique à terminer l’enregistrement EU Login. Cette invitation sera un message système automatique sans référence à la procédure.

Dans la section Pièces jointes de chaque participant, vous pouvez charger les documents du participant demandés par le pouvoir adjudicateur avec l’offre. Vérifiez le cahier des charges afin d’identifier quels sont les documents à inclure dans la soumission pour chaque participant.

Cliquez sur Terminé lorsque vous êtes prêt. 

Une fois que vous avez franchi l’étape «Manières de soumettre une offre», il n’est plus possible de modifier la structure pour passer d’Offre conjointe à Offre unique ou inversement. Si vous souhaitez modifier la structure de votre soumission ou changer le chef du groupe, vous devez créer une nouvelle soumission qui écrasera votre projet en cours (toutes les données déjà saisies et les documents déjà chargés seront supprimés).

Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.

Lots

Si l’offre comporte plusieurs lots, choisissez le ou les lots pour lesquels vous souhaitez soumettre l’offre, puis cliquez sur Suivant.

L’identification des participants s’applique à la soumission dans son ensemble. Par conséquent, si la composition du consortium diffère en fonction du lot, vous devrez préparer une soumission distincte par lot.

Données relatives à l’offre

Dans cette section, vous devez indiquer le montant de votre offre (uniquement dans le cas des méthodes d’attribution au coût le plus bas ou au prix le plus bas — veillez à utiliser le même format que celui de l’exemple proposé à l’écran) et/ou confirmer que votre offre satisfait ou non aux exigences minimales indiquées dans les documents de marché.

Si vous confirmez que votre offre ne satisfait pas aux exigences minimales, il vous sera demandé de fournir une explication dans un encadré prévu cet effet. La confirmation du respect des exigences ou de leur non-respect, explication à l’appui, sera consignée dans le rapport d'offre.

Après avoir cliqué sur Sauvegarder, vous pouvez charger l’offre financière et, si le pouvoir adjudicateur l’exige dans le cahier des charges, l’offre technique. Vous pouvez charger plusieurs fichiers d’offre technique/financière.

Une fois que vous considérez que les données de l’offre sont correctes et que la soumission est complète, cliquez sur Suivant . Le bouton ne sera activé que si toutes les données et tous les documents exigés ont été fournis.

À ce stade, votre projet d’offre et tous les documents qui l’accompagnent ne sont pas encore soumis .

Rapport d’offre

Le rapport d’offre est généré par le système et fait partie de la soumission. Le rapport contient la liste de tous les documents inclus dans la soumission.

eSubmission génère automatiquement et ajoute le rapport d’offre à votre soumission. Vous pouvez consulter le rapport à l’écran ou le télécharger pour vos propres archives (avant de soumettre l’offre). Vous n’avez pas besoin de signer le rapport ni de charger le rapport signé dans eSubmission.

Après avoir consulté le rapport d’offre, si vous considérez que l’offre est complète et prête à être soumise, cliquez sur Suivant pour continuer.

Le rapport d’offre ne constitue pas une preuve de soumission. Vous n’avez pas encore soumis d’offre . Veuillez passer à l’étape suivante et cliquer sur Soumettre pour finaliser la soumission.

Soumettre votre offre

Lorsque vous êtes prêt à soumettre votre offre, cliquez sur Soumettre . Le système affichera un message de confirmation.

Cliquez sur Oui si vous souhaitez confirmer: vous ne pourrez plus modifier cette soumission .

Veuillez noter que le système ne vous permettra plus d’envoyer votre soumission après la date limite de réception des offres.

Une notification par courrier électronique sera envoyée à l’adresse électronique de la personne de contact (PCoCo) indiquée dans l’offre et à l’adresse électronique (si elle est différente) liée au compte EU Login utilisé pour soumettre l’offre (CoCo). Cette notification par courrier électronique contient un lien vers le portail Funding & Tenders, où vous trouverez l’accusé de réception de la soum ission (Submission Receipt)   .

Veuillez noter que les titulaires du PIC utilisé dans la soumission seront informés.

L’accusé de réception de la soumission constitue la preuve du respect de la date limite de réception des soumissions.

Gérer les soumissions sur le portail Funding & Tenders

Pour accéder à votre espace privé sur le portail Funding & Tenders, vous devez vous authentifier en cliquant sur le bouton Login du portail Funding & Tenders situé en haut à droite de la page d’accueil (saisissez votre EU Login et votre mot de passe).

Visualiser les soumissions

Dans la section Gérer mon espace (Manage my area), située à gauche, le  PCoCo/CoCo  trouvera les soumissions dans la section Ma/mes soumission(s) [MySubmission(s)].

Un champ de recherche est également disponible à droite au-dessus de la liste des soumissions.

Section Ma/mes soumission(s) [My Submission(s)]

Pour chaque soumission, le PCoCo/CoCo peut voir le numéro de référence de la procédure, l’identifiant de la soumission, la date de la dernière action exécutée et le statut de la soumission (projet, soumis, retiré ou supprimé) (draf, submitted, withdrawn, deleted), la date limite, le lot (le cas échéant), l’intitulé de la procédure et le type de procédure.

Le menu Action situé à droite de chaque soumission (sauf si la soumission a été supprimée) permet au PCoCo/CoCo d’effectuer différentes actions en fonction du statut de la soumission.

Dans le cas des soumissions ayant le statut Projet (Draft):

• Modifier (Edit): eSubmission affiche l’écran où vous vous trouviez lorsque vous avez quitté l’application. Vous pouvez à présent modifier votre soumission dans eSubmission.
• Visualiser (View):  eSubmission affiche l’écran où vous vous trouviez lorsque vous avez quitté l’application. Il n’est pas possible de modifier la soumission lorsque vous la visualisez en mode lecture seule. 
• Supprimer (Delete):  le projet de soumission sera supprimé du portail Funding & Tenders.
  
  

Dans le cas des soumissions ayant le statut Soumis (Submitted):

• Visualiser l’accusé de réception (View Receipt): l’accusé de réception de la soumission s’affiche.
• Retirer (Withdraw) (disponible uniquement avant la date limite de soumission): indiquez le motif du retrait de la soumission et confirmez votre choix en cliquant sur le bouton Retirer (Withdraw). Une fois la soumission retirée, il n’est plus possible de la visualiser, la modifier ou la soumettre à nouveau.
  
  

Dans le cas de soumissions ayant le statut Retiré (Withdrawn):

• Visualiser l’accusé de retrait (View Withdrawal Receipt): l’accusé de retrait de la soumission s’affiche.

Dans le cas des soumissions ayant le statut Supprimé (Deleted):

Le menu Action n’est pas disponible pour les offres ayant le statut Supprimé (Deleted). Une fois qu’un projet d’offre a été supprimé, il ne peut être récupéré par le soumissionnaire. 

Gérer les notifications sur le portail Funding & Tenders

Mes notifications (My notifications)

Le PCoCo/CoCo peut accéder à cette page en se connectant au portail Funding & Tenders et en cliquant sur l’icône en forme de cloche située en haut à droite de l’écran.

Sur cette page, le PCoCo/CoCo trouvera les notifications suivantes:

• accusé de réception de la soumission (Submission Receipt) (preuve de la soumission d’une offre);
• accusé de réception du retrait (Withdrawal Receipt) (preuve du retrait d’une offre).

Dans l’onglet Préférences (Preferences) sous Gérer toutes les notifications (Manage all notifications) (en bas de la liste des notifications), le PCoCo/CoCo peut choisir la fréquence des notifications par courrier électronique en provenance du portail Funding & Tenders. Indépendamment de votre choix, toutes vos notifications sont toujours disponibles dans la section Mes notifications (My notifications) .

Ma/mes notification(s) formelle(s) [My Formal Notification(s)]

Cette section, disponible sous Gérer mon espace (Manage my area) à gauche, n’est pas utilisée actuellement pour les procédures de passation de marché.