Īsā rokasgrāmata: sarunu procedūras – sākotnējo piedāvājumu iesniegšana

(sarunu procedūra un  konkursa procedūra ar sarunām bez publicēšanas)

Pamatinformācija

Laipni lūgti lietotnē “eSubmission”!

Lietotnē “eSubmission” ekonomikas dalībnieki var elektroniski atsaukties uz ES izsludinātajām iepirkuma procedūrām, iesniegumu (t.i., piedāvājumu un pārskatīto piedāvājumu) strukturētā un drošā veidā sagatavojot un iesniedzot elektroniski.

Šī īsā rokasgrāmata attiecas uz sākotnējo piedāvājumu iesniegšanu sarunu procedūrās un konkursa procedūrā ar sarunām bez publicēšanas. Šajās procedūrās sākotnējo piedāvājumu, kuru līgumslēdzēja iestāde var pieprasīt vēlreiz pārskatīt nākamā sarunu kārtā, iesniegt drīkst tikai uzaicinātie kandidāti. Īsās rokasgrāmatas par nākamo(-ajām) kārtu(-ām), kā arī rokasgrāmatas par citām iepirkuma procedūrām ir pieejamas portāla “Funding & Tenders” e-iepirkuma vikivietnē.

Kā ekonomikas dalībnieks jūs varat:

• ievadīt iesniedzamos datus, atsaucoties uz ES iestādes vai struktūras sāktu procedūru,
• nosūtīt iesniegumu drošā veidā,
• skatīt saglabātu iesnieguma projektu, kā arī rediģēt to,
• dzēst iesnieguma projektu,
• saņemt pierādījumu par iesniegšanu (“Submission Receipt”),
• atsaukt iesniegumu, pirms pienācis iesniegumu saņemšanas termiņš,
• saņemt pierādījumu par atsaukšanu (“Withdrawal Receipt”).

Noteikti izlasiet aprakstu par sistēmas prasībām.

Tas ir atrodams lietotnes “eSubmission” sākumlapā, kā arī  pielikumu sadaļā lapā “Puses”.

Kā saņemt tehnisku palīdzību?

Ja vajadzīga palīdzība, no plkst. 8.00 līdz 20.00 pēc Centrāleiropas laika (CET/CEST) varat sazināties ar mūsu atbalsta grupu.

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 229 71063

 Saziņa ar atbalsta grupu iespējama tikai angļu valodā.

Kā piekļūt lietotnei “eSubmission”?

Lietotne “eSubmission” tiek izmantota iepirkuma procedūrās. Publicētās iepirkuma procedūras ir atrodamas:

• portālā “Funding & Tenders”

• lietotnē “TED eTendering”

Kas vajadzīgs, lai izmantotu lietotni “eSubmission”?

Lai izmantotu lietotni “eSubmission”, ir jābūt reģistrētam Eiropas Komisijas autentificēšanas sistēmā (“EU Login”). 

Lai atsauktos uz ES e-iepirkuma platformā “TED eTendering” publicētu iepirkuma procedūru, ir vajadzīgs lietotāja konts arī platformā “TED eTendering”.

Lai organizāciju identificētu elektroniskajā pieteikumā, tai jābūt reģistrētai Komisijas organizāciju reģistrā jeb Dalībnieku reģistrā, un ir vajadzīgs PIC (dalībnieka identifikācijas kods). Vairāk par PIC var lasīt šeit.  Reģistrācija ir atvērta visām organizācijām, un par to nav jāmaksā.

“EU Login”

“EU Login” ir ieejas portāls, caur kuru var pierakstīties dažādās Eiropas Komisijas platformās un/vai lietotnēs. Ja jums vēl nav “EU Login” lietotāja konta, varat to izveidot.

Sīkāku informāciju skatiet sistēmas “EU Login” palīdzības lapā.

Platforma “TED eTendering”

“TED eTendering” ir e-iepirkuma platforma, kurā ES iestādes un struktūras publicē uzaicinājumus iesniegt piedāvājumus.

“eTendering” lietotāja kontu var izveidot, izmantojot sistēmas “EU Login” lietotājvārdu.

Portāls “Funding & Tenders”

Portāls “Funding & Tenders” ir vienots piekļuves punkts (vienota elektroniskās datu apmaiņas telpa), kas paredzēts Eiropas Komisijas un citu ES struktūru pārvaldītu finansējuma programmu un iepirkumu dalībniekiem un ekspertiem.

Portālā “Funding & Tenders” dalībnieki var:

• meklēt iespēju piedalīties ES finansējuma programmās un iepirkuma procedūrās,

• reģistrēties Dalībnieku reģistrā, 

• piekļūt pierādījumiem par iesniegšanu (“Submission Receipts”),

• skatīt, rediģēt vai dzēst iesniegumu projektus (melnrakstus),

• atsaukt iesniegumus un piekļūt pierādījumam par atsaukšanu (“Withdrawal Receipt”),

• pārvaldīt lomas.

Dalībnieku reģistrs

Dalībnieku reģistrs ir to organizāciju tiešsaistes reģistrs, kuras atsaucas uz ES uzaicinājumiem iesniegt piedāvājumus vai priekšlikumus, un Komisija to ir izveidojusi, lai rīkotos pēc vienreizējas iesniegšanas principa: dati par dalībnieka organizāciju jāiesniedz tikai vienu reizi.  Pēc reģistrēšanās ikviena organizācija saņem unikālu dalībnieka identifikācijas kodu (PIC). Informāciju par to, kā Dalībnieku reģistrā saņemt PIC, atradīsit šeit.

Kā sagatavot piedāvājumu lietotnē “eSubmission”?

Sarunu procedūrā vai konkursa procedūrā ar sarunām bez publicēšanas piedāvājumu iesniegt drīkst tikai uzaicinātie kandidāti.

Ja līgumslēdzēja iestāde būs jūs izraudzījusies, no “TED eTendering” saņemsit paziņojumu, kurā būs aicinājums apstiprināt piekļuvi iepirkuma procedūras dokumentiem un iesniegt piedāvājumu.

Paziņojums tiks nosūtīts uz jūsu organizācijas e-pasta adresi, kura līgumslēdzējai iestādei norādīta procedūras sagatavošanas posmā.

Paziņojumiem var piekļūt no “TED eTendering” sadaļas “Mani ziņojumi”.

Lai apstiprinātu piekļuvi iepirkuma procedūras dokumentiem, jānoklikšķina uz paziņojumā atrodamās saites.  Saite pārvirzīs uz platformas “TED eTendering” lapu, kurā ir uzaicinājumi iesniegt piedāvājumus un poga “Iesniegt piedāvājumu”. 

Lai izveidotu jaunu iesniegumu, lietotnē “eSubmission” noklikšķiniet uz “Jauns iesniegums”(New Submission), bet, lai turpinātu darbu ar iepriekš izveidotu iesniegumu, noklikšķiniet uz “Melnraksta rediģēšana”(Resume Draft). Atsākt darbu ar melnrakstu iespējams arī portālā “Funding & Tenders” (papildu informāciju sk. šīs rokasgrāmatas nodaļā Iesniegumu pārvaldība portālā “Funding & Tenders”).

Darbošanās lietotnē “eSubmission”

Sākot darbu pie iesnieguma, ekrāna augšējā daļā būs redzama progresa josla. Šajā joslā ir attēloti visi soļi, kas jāpaveic, lai varētu iesniegt piedāvājumu. Tajā var redzēt arī aktuālo soli.

Ekrāna kreisajā pusē noklikšķinot uz pogas “Iesnieguma dokumenti”, jebkurā iesnieguma veidošanas brīdī varat pārbaudīt, kuri dokumenti ir augšupielādēti.

Līgumslēdzējai iestādei dokumenti tiek iesniegti tikai tad, kad iesniegšanas procesa beigās tiek noklikšķināts uz pogas “Iesniegt”.

Iesniegšanas veidi

Lai izveidotu jaunu iesniegumu, jānorāda:

• kāda veida piedāvājums tiks iesniegts – “Individuāls iesniegums” vai “Kopīgs iesniegums”,
• vai iesniegums būs ar apakšuzņēmēju dalību,
• kurā valodā sagatavosit iesniegumu.

Kad izvēle veikta, lapas apakšā noklikšķiniet uz pogas “Tālāk”.

Puses

Šajā sadaļā jānorāda organizācijas, ar kurām kopā tiek iesniegts iesniegums (dalībnieki).  Noklikšķiniet uz “Jauna puse” un atlasiet dalībnieka veidu: galvenais dalībnieks (individuāla iesnieguma gadījumā), grupas vadītājs vai grupas loceklis (kopīga iesnieguma gadījumā), apakšuzņēmējs (ja tāds ir).

Visiem dalībniekiem, izņemot apakšuzņēmējus, jānorāda PIC – dalībnieka identifikācijas kods. Lai pārbaudītu, vai tiesību subjektam ir PIC (t. i., vai tas jau reģistrēts Dalībnieku reģistrā), izmantojiet pogu “Meklēt”. Meklēt varat pēc PIC, PVN identifikācijas numura, valsts reģistrācijas numura un valsts. Lai varētu meklēt pēc PVN identifikācijas numura vai valsts reģistrācijas numura, jāizvēlas arī valsts.

Ja nekas netiek atrasts, organizācija ir jāreģistrē, lai iegūtu PIC.  Pēc PIC saņemšanas dodieties uz lietotni “eSubmission”, meklējiet pēc PIC un izvēlieties sistēmas piedāvāto organizāciju.

Ekrānā būs redzami Dalībnieku reģistra dati, kas piesaistīti PIC, un tiksit lūgts iesniegt šādus obligātos datus/dokumentus:

• par galveno dalībnieku vai grupas vadītāju:
• kontaktpersona (vārds, uzvārds un e-pasta adrese),
• IBAN/ bankas konta numurs;
• par visiem dalībniekiem: apliecinājums ar godavārdu (pilnīgi aizpildīts un parakstīts) pielikumu sadaļā.

Pārbaudiet konkursa specifikācijas, lai noskaidrotu, kādi dokumenti ir vajadzīgi iesniegšanai.

Sadaļā “Kontaktpersona” lietotājs kā kontaktpersonu piedāvājuma iesniegšanai var norādīt sevi (vārds un uzvārds jau ir aizpildīts) vai kādu citu personu. Portālā “Funding &Tenders” kontaktpersonai tiek piešķirta loma “Primary Coordinator Contact” (PCoCo), bet lietotājam, kurš iesniedz piedāvājumu (ja attiecīgā persona atšķiras no kontaktpersonas), – loma “Coordinator Contact” (CoCo). 

Ja personai, kam piešķirta PCoCo loma, nav “EU Login” konta, automātiski tiks izveidots pagaidu “EU Login” konts, pamatojoties uz kontaktpersonas e-pasta adresi, un šī persona pa e-pastu saņems uzaicinājumu pabeigt “EU Login” konta reģistrāciju. Uzaicinājums būs automātisks sistēmas paziņojums, un tajā nebūs atsauces uz procedūru.

Katra dalībnieka sadaļā “Pielikumi” varat augšupielādēt dalībnieka dokumentus saistībā ar izslēgšanas un atlases kritērijiem. Pārbaudiet konkursa specifikācijas, lai noskaidrotu, kuram dalībniekam kuri dokumenti ir jāpievieno iesniegumam.

Kad pabeigts, noklikšķiniet uz pogas “Gatavs”. 

Pēc tam, kad būs izvēlēts iesniegšanas veids, kopīgu iesniegumu vairs nebūs iespējams pārveidot par individuālu iesniegumu un otrādi. Ja vēlaties mainīt iesnieguma veidu vai nomainīt grupas vadītāju, jāizveido jauns iesniegums; melnraksts (t.i., visi iepriekš ievadītie dati un augšupielādētie dokumenti) tiks dzēsts.

Lai piekļūtu nākamajam darba solim, noklikšķiniet uz pogas “Tālāk”.

Daļas

Ja procedūrai ir vairākas daļas, izvēlieties to(-ās) daļu(-as), par kuru(-ām) vēlaties iesniegt piedāvājumu, un noklikšķiniet uz pogas “Tālāk”.  

Norādītie dalībnieku identifikācijas dati attiecas uz visu iesniegumu kā vienumu. Tāpēc, ja katras daļas konsorcija sastāvs atšķiras, par katru daļu jāizveido atsevišķs iesniegums.

Piedāvājuma dati

Šajā sadaļā jānorāda piedāvājuma summa (tikai tad, ja līgumslēgšanas tiesības tiek piešķirtas, izmantojot viszemāko izmaksu vai zemākās cenas metodi; pārliecinieties, ka izmantojiet tādu pašu formātu kā ekrānā redzamajā) un/vai jāapstiprina, ka jūsu piedāvājums atbilst vai neatbilst iepirkuma procedūras dokumentos noteiktajām minimālajām prasībām.

Ja apstiprināsit, ka jūsu piedāvājums neatbilst minimālajām prasībām, jums tiks lūgts sniegt paskaidrojumu īpašā tekstlodziņā. Atbilstības vai neatbilstības apstiprinājums un paskaidrojums neatbilstības gadījumā tiks atspoguļots iesnieguma pārskatā.

Noklikšķinot uz pogas “Saglabāt”, jūs varat augšupielādēt finansiālo piedāvājumu un, ja līgumslēdzēja iestāde to pieprasījusi specifikācijās, tehnisko piedāvājumu. Augšupielādējot tehnisko/finansiālo piedāvājumu, varat pievienot vairāk nekā vienu failu. 

Ja uzskatāt, ka piedāvājuma dati ir pareizi un iesniegums – pilnīgs, noklikšķiniet uz pogas “Tālāk”. Poga ir aktīva tikai tad, ja ievadīti visi obligātie dati un augšupielādēti visi obligātie dokumenti.

Šajā posmā ne piedāvājuma projekts, ne augšupielādētie dokumenti vēl nav iesniegti.

Iesnieguma pārskats

Iesnieguma pārskatu ģenerē sistēma, un tas pieder pie iesnieguma. Pārskatā uzskaitīti visi iesniegumam pievienotie dokumenti.

Lietotne “eSubmission” automātiski izveido iesnieguma pārskatu un to pievieno iesniegumam. Iesnieguma pārskatu (pirms piedāvājuma iesniegšanas) var gan aplūkot uz ekrāna, gan lejupielādēt. Nav vajadzības pārskatu nedz parakstīt, nedz augšupielādēt lietotnē “eSubmission”.

Pēc iesnieguma pārskata apskatīšanas, ja uzskatāt, ka iesniegums ir pilnīgs un gatavs iesniegšanai, noklikšķiniet uz “Tālāk”.

Iesnieguma pārskats nav pierādījums par iesniegšanu. Jūs vēl neesat iesniedzis iesniegumu. Lūdzu, pārejiet uz nākamo soli un noklikšķiniet uz “Iesniegt”, lai pabeigtu iesniegšanu.

Jūsu piedāvājuma iesniegšana

Kad esat gatavs piedāvājumu iesniegt, noklikšķiniet uz “Iesniegt”. Parādīsies sistēmas ģenerēts apstiprinājuma paziņojums par iesnieguma apstiprināšanu.

Ja vēlaties apstiprināt, noklikšķiniet uz “Jā”. Turpmāk šo iesniegumu vairs nevarēs izmainīt.

Lūdzam ņemt vērā, ka sistēma neļaus iesniegt dokumentus pēc iesniegumu saņemšanas termiņa beigām.

E-pasta paziņojums tiks nosūtīts uz PCoCo/CoCo e-pasta adresi. Pa e-pastu saņemtajā paziņojumā būs saite uz portālu “Funding & Tenders”, kurā PCoCo/CoCo  atradīs iesniegšanas apliecinājumu (“Submission Receipt”). Paturiet prātā, ka tiks informēti izmantotā PIC īpašnieki.

Iesniegšanas apliecinājums (“Submission Receipt”) ir pierādījums tam, ka iesniegumu saņemšanas termiņš ir ievērots.

Lomu pārvaldība portālā “Funding & Tenders”

Lietotnē “eSubmission” norādītajai kontaktpersonai portālā “Funding &Tenders” piešķir lomu “Primary Coordinator Contact” (PCoCo) par sākotnējā piedāvājuma iesniegšanu. Katram iesniegumam var būt tikai viena “Primary Coordinator Contact” loma.

Portālā PCoCo nevar mainīt. Sazinieties ar līgumslēdzēju iestādi, ja ir jāieceļ jauna PCoCo.

Lietotājs, kurš iesniedz sākotnējo piedāvājumu (ja attiecīgā persona atšķiras no kontaktpersonas), saņem lomu “Coordinator Contact (CoCo)”.

Pēc tam, kad līgumslēdzēja iestāde ir atvērusi sākotnējos piedāvājumus, bet (ja tas vajadzīgs) pirms tā ir uzaicinājusi pretendentu iesniegt pārskatītu piedāvājumu, portālā “Funding &Tenders” var pievienot vai dzēst papildu kontaktpersonas, kam piešķirta loma “Coordinator Contact” (CoCo):

• nolaižamajā izvēlnē “Darbības” (“Action”), kas atrodas pa labi no iesniegtā sākotnējā piedāvājuma, izvēlieties “Pārvaldīt lomas” (“Manage Roles”). Šī opcija parādīsies tikai pēc tam, kad līgumslēdzēja iestāde būs atvērusi sākotnējos piedāvājumus,

• noklikšķiniet uz pogas  “Mainīt lomas” (“Edit Roles”),

• lai pievienotu jaunu CoCo, noklikšķiniet uz pogas “Pievienot lomas” (“Add Roles”).

Lai izdzēstu CoCo, noklikšķiniet uz dzēšanas ikonas, kas atrodas blakus attiecīgās personas vārdam.

• Ierakstiet tās personas datus, kas jāpievieno kā CoCo, un noklikšķiniet uz pogas “Ok”.

  CoCo, kas pievienota iepriekš minētajā veidā pēc tam, kad līgumslēdzēja iestāde jau ir nosūtījusi pretendentam uzaicinājumu iesniegt portālā pārskatītu piedāvājumu, šo pārskatīto piedāvājumu nevarēs iesniegt. Pārskatīto piedāvājumu varēs iesniegt tikai PCoCo/CoCo, kas ir saņēmuši uzaicinājumu, vai tie CoCo, kas saistībā ar uzaicinājumu pievienoti, izmantojot pogu “Pārvaldīt lomas” (“Manage roles”), sk. šeit: Īsā rokasgrāmata: sarunu procedūras – 2. kārta/nākamā(-ās) kārta(-as).

Iesniegumu pārvaldība portālā “Funding & Tenders”

Lai ieietu savā privātajā zonā portālā “Funding & Tenders”, jums jāautentificējas: vietnes sākumlapas labajā augšējā daļā noklikšķiniet uz pogas Login  (ievadiet savu “EU Login” lietotājvārdu un paroli).

Skatīt iesniegumus

Nodalījumā “Pārvaldīt manu zonu” (“Manage my area”), kas atrodas kreisajā pusē, PCoCo/CoCo atradīs iesniegumu(-us) sadaļā   “Mani iesniegumi” (“My Submission(s)”).
Labajā pusē virs iesniegumu saraksta ir arī meklēšanas lauks.

Sadaļa “Mani iesniegumi” (“My Submission(s)”)

PCoCo/CoCo var redzēt katra iesnieguma procedūras atsauces numuru, iesnieguma ID, pēdējās veiktās darbības datumu un iesnieguma statusu (projekts (“draft”), iesniegts (“submitted”), atsaukts (“withdrawn”) vai dzēsts (“deleted”)), termiņu, procedūras nosaukumu, procedūras veidu un attiecīgo kārtu.

Izvēlnē “Darbības” (“Action”), kas atrodas pie katra iesnieguma labajā pusē (ja vien iesniegums nav izdzēsts), PCoCo/CoCo var atlasīt dažādas darbības atkarībā no konkrētā iesnieguma statusa.

Iesniegumi, kuru statuss ir “Projekts” (“Draft”)  

• “Rediģēt” (“Edit”): lietotne “eSubmission” atvērs ekrānu, kurā atradāties, kad pēdējoreiz aizvērāt lietotni. Tagad varat iesniegumu rediģēt lietotnē “eSubmission”.
• “Skatīt” (“View”): lietotne “eSubmission” atvērs ekrānu, kurā atradāties, kad pēdējoreiz aizvērāt lietotni. Iesniegums ir atvērts lasīšanas režīmā, tāpēc rediģēt to nav iespējams. 
• “Dzēst” (“Delete”):  iesnieguma projekts tiks dzēsts no portāla “Funding & Tenders”.
  
  

Iesniegumi, kuru statuss ir “Iesniegts” (“Submitted”)  

• “Skatīt apliecinājumu” (“View Receipt”):  lietotne attēlos iesniegšanas apliecinājumu.
• “Atsaukt” (“Withdraw”), var izmantot tikai tad, ja iesniegšanas termiņš vēl nav pienācis:  norādiet iesnieguma atsaukšanas iemeslu un apstipriniet, noklikšķinot uz pogas “Atsaukt” (“Withdraw”). Atsauktu iesniegumu vairs nevar ne skatīt, ne rediģēt, ne arī iesniegt vēlreiz.
  
  

Iesniegumi, kuru statuss ir “Atsaukts” (“Withdrawn”)

• “Skatīt atsaukuma apliecinājumu” (“View Withdrawal Receipt”): lietotne attēlos atsaukuma apliecinājumu.
  
  

Iesniegumi, kuru statuss ir “Dzēsts” (“Deleted”)

Izvēlne “Darbības” (“Action”) nav pieejama piedāvājumiem ar statusu “Dzēsts” (“Deleted”). Ja piedāvājuma projekts ir izdzēsts, pretendents to nevar atgūt. 

Paziņojumu pārvaldība portālā “Funding & Tenders”

Mani paziņojumi (“My notifications”)

Šai lapai PCoCo/CoCo var piekļūt pēc pieteikšanās portālā “Funding & Tenders”: noklikšķiniet uz zvaniņa ekrāna labajā augšējā daļā.

Šajā lapā PCoCo/CoCo var atrast šādus oficiālos paziņojumus:

• iesniegšanas apliecinājums (pierādījums par piedāvājuma iesniegšanu jeb “Submission Receipt”),
• atsaukuma apliecinājums (pierādījums par piedāvājuma atsaukšanu jeb “Withdrawal Receipt”).

Paziņojumu saraksta apakšā esošās sadaļas “Pārvaldīt visus paziņojumus” (“Manage all notifications”) cilnē “Vēlamie parametri” (“Preferences”) PCoCo/CoCo var norādīt, cik bieži no portāla “Funding & Tenders” vēlas saņemt paziņojumu e-vēstules. Neatkarīgi no tā, kas norādīts šajā daļā, visi paziņojumi vienmēr ir redzami sadaļā “Mani paziņojumi” (“My notifications”).

Mani oficiālie paziņojumi (“My Formal Notification(s)”)

Šī sadaļa, kurai var piekļūt no kreisajā pusē esošā nodalījuma “Pārvaldīt manu zonu” (“Manage My Area”), patlaban publiskā iepirkuma procedūrām netiek izmantota.