Kvikguide til udbud med forhandling – indgivelse af indledende bud

(udbud med forhandling og udbud med forhandling på konkurrencevilkår uden foregående offentliggørelse)

Sådan kommer du i gang

Velkommen til eSubmission!

eSubmission sætter økonomiske aktører i stand til at svare elektronisk på EU's udbudsprocedurer ved at udarbejde bud (dvs. bud og reviderede bud) og indsende dem elektronisk på en struktureret og sikker måde.

Denne kvikguide gælder for indgivelser af indledende bud i forbindelse med udbud med forhandling og udbud med forhandling på konkurrencevilkår uden foregående offentliggørelse . I disse procedurer er det kun de indbudte ansøgere, der kan afgive et indledende bud, som den ordregivende myndighed kan anmode om bliver revideret yderligere i en senere forhandlingsrunde. Yderligere oplysninger om de(n) efterfølgende forhandlingsrunde(r) findes i retningslinjerne for runde 2/efterfølgende runde(r).

Som økonomisk aktør kan du:

• registrere dit svar på en procedure iværksat af en EU-institution eller et EU-organ
• indsende bud på sikker vis
• se eller arbejde videre på et gemt udkast
• slette et udkast til bud
• modtage bevis for indgivelse (Submission Receipt)
• trække et indgivet bud tilbage, inden fristen for indgivelse er udløbet
• modtage bevis for tilbagetrækning (Withdrawal Receipt).

Husk at læse systemkravene.

Disse kan ses på eSubmission-applikationens forside og i afsnittet for bilag på siden Kontrahenter .

Sådan får du teknisk hjælp

Hvis du har brug for hjælp, kan du kontakte vores supportteam mellem 08:00 og 20:00 CET/CEST.

    ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

  +32 (0) 229 71063

 Supportteamet kan kun kontaktes på engelsk.

Sådan får du adgang til eSubmission

eSubmission bruges altid i forbindelse med en udbudsprocedure. Offentliggjorte udbudsprocedurer findes på Funding & Tenders Portal.

Forudsætninger for at bruge eSubmission

Du skal være registreret i Europa-Kommissionens brugerautentificeringstjeneste (EU Login) for at bruge eSubmission og svare på en indkaldelse af tilbud, der offentliggøres på Funding & Tenders-portalen. For at kunne angive din organisation i det elektroniske svar, skal den være registreret i Kommissionens register over organisationer (deltagerregistret) og have en deltageridentifikationskode ("Participant Identification Code" eller "PIC"). Der findes yderligere oplysninger om PIC her . Alle organisationer har mulighed for at registrere sig, og det er gratis.

EU Login

EU Login er adgangsportalen til Europa-Kommissionens forskellige tjenester og systemer. Hvis du endnu ikke har en EU Login-konto, kan du oprette én her.

Yderligere oplysninger findes under "Hjælp" på EU Login.

Funding & Tenders Portal

Funding & Tenders Portal er det fælles kontaktpunkt (fælles område for udveksling af elektroniske data) for både deltagerne og eksperterne i de finansieringsprogrammer og udbud, der forvaltes af Europa-Kommissionen og andre EU-institutioner, -organer og -agenturer.

På Funding & Tenders-portalen kan deltagerne:

• søge efter muligheder blandt EU's finansieringsprogrammer eller udbudsprocedurer

• abonnere på udbud
• se udbudsdokumenter
• oprette og indsende spørgsmål 

• registrere sig i deltagerregistret 

• få adgang til eSubmission

• tilgå bekræftelser på modtagelse af bud (beviser for indgivelse)

• se, redigere eller slette udkast til bud

• trække indgivne bud tilbage og se bekræftelser på, at deres bud er blevet trukket tilbage (bevis for tilbagetrækning)

• administrere roller.

Deltagerregister

For at overholde "engangsprincippet" har Kommissionen oprettet et onlineregister over organisationer, der deltager i EU's indkaldelser af bud eller forslag: Oplysninger om en deltagers organisation skal kun indsendes én gang.  Efter registreringen bliver hver organisation tildelt en unik deltageridentifikationskode ("Participant Identification Code" eller "PIC"). På denne side kan du se, hvordan du kan anskaffe dig en PIC i deltagerregistret.

I udbud med forhandling og udbud med forhandling på konkurrencevilkår uden foregående offentliggørelse er det kun de kandidater, der har modtaget en opfordring, der kan indsende bud.

Hvis du opfordres til at afgive bud vil du modtage:

• en e-mail med opfordring til indgivelse af bud
• en meddelelse på F&T-portalen.
  

I opfordringen, som du modtager på e-mail, får du et link, der fører dig til My Invitation(s) (Mine opfordringer) på F&T-portalen – du skal logge ind med dit EU Login.

Hvis du endnu ikke har en EU Login-konto knyttet til den e-mailadresse, som den ordregivende myndighed anvendte til opfordringen, vil F&T-portalen automatisk oprette den for dig. Se detaljeret forklaring her .

"View Invitations" (se opfordring(er))

I navigationsmenuen til venstre finder du opfordringerne under My invitation(s). Der findes også et søgefelt til højre ovenover listen med opfordringer.

Klik på Select Organisation fra Action- knappen i den modtagne opfordring – du skal vælge den organisation, der er angivet som "Deltager" i e-mailen.

 Der vises et pop op-vindue, hvor du har to muligheder:

• • My organisations – du kan vælge en organisation blandt dem, du har en rolle i: rolle i organisationen (f.eks. selvregistrant, LEAR, LSIGN) eller i et projekt (bud/opfordring/kontrakt/tilskud) . Hvis din organisation endnu ikke er registreret, skal du først registrere den i deltagerregistret for at få en PIC (deltageridentifikationskode). Læs mere her. Når din organisation er registreret, kan du vælge den nyoprettede PIC.

• • Other organisation – du kan søge efter andre organisationer, der er registreret på F&T-portalen, ved at indtaste enten organisationens navn eller PIC-nummer.

Først når du har valgt din organisation, vil du kunne se yderligere oplysninger om opfordringen og dokumenterne.

Klik på "See details" for at 

• • Se nærmere oplysninger om udbuddet
    Under General information (generelle oplysninger) kan du se oplysningerne i forbindelse med udbuddet.
    
    
    
  • Se udbudsdokumenter med begrænset adgang
    Under Restricted documents (dokumenter med begrænset adgang) kan du tilgådokumenterne i proceduren.  
     
    
    Hvis der er flere versioner af et dokument, vil du se den seneste version på skærmen. For at se en ældre version kan du klikke på rullemenuen og vælge den version, du vil se. Du kan også konsultere de tilgængelige oversættelser (hvis der er nogen).
    
  • 
  • 
    
    
  • Se afsnittet med spørgsmål og svar med begrænset adgang  
    I dette afsnit kan du stille et spørgsmål vedrørende proceduren.
     
    Hvis den ordregivende myndighed besvarer spørgsmålet privat, kan svaret ses i afsnittet "My Q&A". Hvis svaret gives til alle ansøgere, der opfordres til at deltage i proceduren, vil det blive vist under Restricted Q&A . For yderligere oplysninger henvises til How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal .

Buddet kan kun indsendes fra afsnittet "My Invitation(s)". Der kan ikke afgives bud fra siden med udbudsoplysninger.

"My Invitation(s)" (mine opfordringer)

For hver opfordring kan du se udbuddets referencenummer, status for opfordringen (modtaget, bekræftet), fristen, delkontrakten (hvis dette er relevant), udbuddets titel, udbuddets type og trinnet.

I Action-menuen under opfordringen/buddet kan du udføre forskellige handlinger afhængigt af opfordringens/buddets status.

For opfordringer, der har status som Received (modtaget):  

• Acknowledge Receipt (bekræft modtagelse): klik her for at bekræfte, at du har modtaget opfordringen til at indsende et bud. Du vil blive ført til eSubmission-portalen, hvor du kan indsende dit bud.
• Manage Roles (administrer roller):  Du vil kunne se og administrere adgangen til din opfordring (tilføje/fjerne personer, som også vil kunne få adgang til opfordringen og afgive et bud).
• See Details (se nærmere oplysninger): Du vil kunne se nærmere oplysninger om udbuddet (se ovenfor).

For opfordringer, der har status som Acknowledged (modtagelse bekræftet): 

• Start New Submission (opret nyt bud): Klik for at indsende et nyt bud.
• Manage Roles (administrer roller): Du vil kunne se og administrere adgangen til din opfordring (tilføje/fjerne personer, som også vil kunne se opfordringen og afgive et bud).
• See Details (se nærmere oplysninger): Du vil kunne se nærmere oplysninger om udbuddet ( se ovenfor ).
  
  

Hvis du er begyndt at udarbejde et bud eller allerede har indsendt et, vil du se linket Submission(s) (bud).

Action-menuen til højre for hvert bud giver dig mulighed for at udføre forskellige handlinger afhængigt af indsendelsesstatus.

For bud, der har status som Draft (udkast):

• Edit (rediger): eSubmission åbner den side, du sidst befandt dig på. Du kan nu redigere dit bud i eSubmission.
• View (se): eSubmission åbner den side, du sidst befandt dig på. Buddet åbnes i skrivebeskyttet tilstand og kan derfor ikke redigeres. 
• Delete (slet): Udkastet til bud bliver slettet fra Funding & Tenders-portalen.

For bud, der har status som Submitted (indsendt):

• View Receipt (se bekræftelse på modtagelse): Bekræftelsen på, at buddet er modtaget, vises.
• Withdraw (træk buddet tilbage – kan kun anvendes, såfremt fristen ikke er udløbet):  Indtast begrundelsen for tilbagetrækningen, og bekræft derefter, at du vil trække dit bud tilbage, ved at klikke på knappen Withdraw. Når du har trukket et bud tilbage, kan du ikke længere se, redigere eller indsende det.

For bud, der har status som Withdrawn (trukket tilbage):

• View Withdrawal Receipt (se bekræftelse på tilbagetrækning): Bekræftelsen på, at buddet er trukket tilbage, vises.

For bud, der har status som Deleted (slettet):

• Action-menuen er ikke tilgængelig for bud med status som Deleted. Når et udkast til bud er blevet slettet, kan budgiveren ikke hente det igen. 

For at kunne afgive bud skal du først bekræfte modtagelsen af opfordringen til at afgive bud:

• Find udbuddet i My Invitation(s) (mine opfordringer) på Funding & Tenders-portalen.

• Klik på Acknowledge Receipt i udbuddets "Action"-menu for at bekræfte, at du har modtaget opfordringen. Status for opfordringen ændres nu til Acknowledged.

Når du har bekræftet modtagelsen af opfordringen, vil du automatisk blive videreført til eSubmission, hvor du kan oprette dit bud ved at klikke på Nyt bud. 

Hvis du hellere vil oprette dit bud senere:

• Log ind på Funding & Tenders Portal.
  

• Gå til My Invitation(s), og find udbuddet.

• Klik på Start new submission i udbuddets Action-menu. Du vil derefter blive videreført til eSubmission.

I eSubmission kan du klikke på Nyt bud for at oprette et nyt bud eller på Gå videre med udkastet for at gå videre med et tidligere oprettet udkast. 

Navigering i eSubmission 

Når du opretter et bud, vil du kunne se en statuslinje øverst på siden. Denne linje viser de trin, du skal igennem, før du indsender dit bud. Du kan også se, hvilket trin du i øjeblikket er på.

Du kan til enhver tid under indgivelsen af dit bud kontrollere, hvilke dokumenter der er uploadet , ved at klikke på Dokumenter vedr. buddet i venstre side af skærmen.

Der indsendes ikke noget til den ordregivende myndighed, før du har klikket på knappen Indsend til sidst i budprocessen.

Sådan opretter du et bud

Når du opretter et nyt bud, vil du blive bedt om at anføre,

• hvordan du vil indgive dit bud: som et individuelt bud eller som et fælles bud,
• om buddet omfatter underleverandører og
• på hvilket sprog buddet affattes.

Klik på knappen Næste nederst på siden, efter du har truffet dit valg.

Kontrahenter

I denne sektion skal du angive de organisationer, der deltager i buddet (deltagerne). Klik på Ny kontrahent, og angiv deltagerens type: hovedansvarlig deltager (i individuelle bud), gruppeleder eller gruppemedlem (i fælles bud) og underleverandør (hvis det er relevant).

Alle deltagere bortset fra underleverandører skal identificeres med en PIC – en deltageridentifikationskode. Du kan bruge Søg-knappen for at se, om en enhed allerede har en PIC (dvs. allerede er registreret i deltagerregistret). Du kan søge efter PIC, momsnummer, nationalt registreringsnummer og land. For at søge efter et momsnummer eller nationalt registreringsnummer skal du også angive et land.

Hvis søgningen ikke giver noget resultat, skal organisationen registrere sig for at få en PIC. Når du har fundet frem til PIC'en, kan du gå tilbage til eSubmission , søge efter denne PIC og vælge den viste organisation.

Deltagerregistrets data om den pågældende PIC vises på skærmen, hvorefter du vil blive bedt om at indsende følgende obligatoriske oplysninger/dokumenter:

• for den hovedansvarlige deltager eller lederen af gruppen:
• kontaktperson (navn og e-mailadresse).
• IBAN/bank-kontonummer
• for samtlige deltagere: erklæring på tro og love (behørigt udfyldt og underskrevet) i bilagsafsnittet.

Kontroller udbudsbetingelserne for at finde frem til de dokumenter, der er nødvendige for at indgive bud.

I afsnittet Kontaktperson kan brugeren angive sig selv (navnet vil allerede være udfyldt) eller en anden person som kontaktperson for buddet. Kontaktpersonen får rollen som primær koordinator ( "Primary Coordinator Contact" eller PCoCo ) på Funding & Tenders-portalen. Hvis buddet indsendes af en anden person end kontaktpersonen, får denne person rollen som koordinator ( "Coordinator Contact" eller CoCo ). 

Hvis PCoCo ikke har en EU Login-konto, oprettes der automatisk en midlertidig EU Login-konto baseret på kontaktpersonens e-mailadresse, og personen vil blive opfordret pr. e-mail til at færdiggøre sin EU Login-konto. Opfordringen tager form af en automatisk systemmeddelelse uden henvisning til proceduren.

I afsnittet Bilag kan du for hver deltager uploade de deltagerdokumenter, der er relateret til udelukkelses- og udvælgelseskriterier. Kontroller udbudsbetingelserne for at finde frem til, hvilke dokumenter der skal indgå i buddet for hvilke deltagere.

Klik på knappen Udført, når du er klar. 

Efter du er færdig med trinnet "Sådan opretter du et bud", vil det ikke være muligt at ændre buddets struktur fra fælles til individuel eller omvendt. Hvis du vil ændre strukturen på dit bud eller skifte gruppeleder, skal du oprette et nyt bud og overskrive dit eksisterende udkast (alle data og uploadede dokumenter i udkastet vil gå tabt).

Klik på Næste for at gå videre til næste trin.

Delkontrakter

Ved procedurer med flere delkontrakter skal du vælge de delkontrakter, som du vil afgive bud på, og derefter klikke på knappen Næste .  

Identifikationen af deltagerne gælder for buddet som helhed. Hvis konsortiet er sammensat forskelligt for hver delkontrakt, skal du derfor afgive et særskilt bud for hver delkontrakt.

Buddata

I dette afsnit skal du angive beløbet i dit bud (kun i tilfælde, hvor tildelingen afhænger af de laveste omkostninger eller den laveste pris – husk at bruge samme format som eksemplet på skærmen) og/eller angive, om dit bud opfylder mindstekravene i udbudsdokumenterne.

Hvis du angiver, at dit bud ikke opfylder minimumskravene, vil du blive bedt om en redegørelse i et dertil indrettet tekstfelt. Angivelsen af, om buddet opfylder kravene, og redegørelsen i benægtende fald vil blive afspejlet i budrapporten.

Når du har klikket på knappen Gem, kan du uploade det finansielle bud og det tekniske bud (såfremt dette kræves af den ordregivende myndighed i udbudsbetingelserne). Du kan uploade mere end én fil som teknisk/finansielt bud. 

Når du mener, at oplysningerne om buddet er korrekte, og buddet er fuldstændigt, skal du klikke på knappen Næste. Denne knap vil kun være aktiv, hvis alle de obligatoriske oplysninger og dokumenter er blevet indgivet.

På dette trin er dit bud og alle dine dokumenter under udarbejdelse og dermed stadig ikke indsendt .

Budrapport

Budrapporten genereres af systemet og udgør en del af buddet. Rapporten indeholder en liste over de dokumenter, der indsendes sammen med buddet.

eSubmission genererer automatisk budrapporten og indsender rapporten sammen med buddet. Du kan se rapporten på skærmen eller downloade den til egen opbevaring (inden du indsender buddet). Du behøver ikke underskrive og uploade den underskrevne rapport i eSubmission.

Når du har gennemgået budrapporten, og hvis du mener, at buddet er færdigt og klar til indsendelse, skal du klikke på Næste for at fortsætte.

Denne budrapport er ikke bevis for indsendelse af buddet. Du har endnu ikke indsendt buddet . Fortsæt til næste trin, og  klik på Indsend bud for at færdiggøre dit bud.

Indsend dit bud

Klik på Indsend bud, når du er klar til at indsende dit bud. Systemet viser derpå en bekræftelsesmeddelelse.

Klik på Ja for at bekræfte. Du vil herefter ikke længere være i stand til at ændre buddet.

Bemærk, at systemet ikke giver dig mulighed for at indsende bud, hvis fristen for modtagelse er overskredet.

Der sendes en meddelelse pr. e-mail til adressen på PCoCo/CoCo. Denne e-mail vil indeholde et link til Funding & Tenders Portal, hvor PCoCo/CoCo kan se bekræftelsen på modtagelsen af buddet. Bemærk, at indehaverne af den PIC, du har indtastet, underrettes herom.

Denne bekræftelse på modtagelse af bud udgør bevis for overholdelse af fristen for modtagelse af bud.

Den EU Login-konto, der er knyttet til den e-mailadresse, som opfordringen er sendt til, får rollen primær koordinator (Primary Coordinator Contact/PCoCo) for opfordringen.

Ved hjælp af "Manage Roles"-knappen (administrer roller) (se nedenfor) kan PCoCo tilføje andre personer fra sin organisation som koordinator(er) (Coordinator Contact(s)/CoCo) for invitationen.

Den kontaktperson, der er angivet i buddet, modtager PCoCo for buddet og opfordringen til de(n) efterfølgende runde(r). Den bruger, der afgiver buddet (hvis denne er forskellig fra kontaktpersonen i buddet), får rollen koordinator (CoCo) for buddet og opfordringen til efterfølgende runde(r),   medmindre rollen er blevet fjernet af PCoCo/en anden CoCo i forbindelse med indgivelsen af buddet i perioden mellem den ordregivende myndigheds åbning af udbuddet og modtagelsen af opfordringen til efterfølgende runde(r).

Alle de handlinger, der er beskrevet ovenfor (se afsnittet "My Invitations" (mine opfordringer)),  kan udføres af PCoCo'en eller CoCo'er for det relevante emne (opfordring eller indsendelse af bud). Bemærk venligst, at der kun kan være én PCoCo pr. opfordring eller bud.

For at tilføje/fjerne roller i forbindelse med et bud, skal du følge nedenstående trin:

  En CoCo, der tilføjes som beskrevet ovenfor, efter at den ordregivende myndighed har sendt opfordringen til budgiveren om at afgive et revideret bud via portalen, vil ikke kunne afgive et revideret bud. Kun PCoCo/CoCo'er, som har modtaget opfordringen, eller CoCo'er der er blevet tilføjet via Action-knappen "Manage roles" (administrer roller) på opfordringen, vil kunne afgive et revideret bud (se retningslinjer for anden runde/efterfølgende runde(r).

"My notifications" (mine meddelelser)

PCoCo/CoCo kan få adgang til denne side ved at klikke på klokkeikonet øverst til højre på skærmen, efter vedkommende er logget ind på Funding & Tenders-portalen.

På denne side kan PCoCo/CoCo finde følgende meddelelser:

• Invitation to submit a (revised) tender (opfordring til at afgive et (revideret) bud)
• Reminder about the approaching submission deadline for a procedure (påmindelse om den forestående indsendelsesfrist for en procedure)
• Usage of the organisation's PIC for a submission (anvendelse af organisationens PIC for et bud)
• Submission Receipt (bevis på, at et bud er blevet indsendt)
• Withdrawal Receipt (bevis på, at et bud er blevet trukket tilbage)
  
• Documents are updated for a procedure (opdaterede dokumenter for en procedure)
• The restricted Q&A are published (Q&A med begrænset adgang)
• An announcement is published by the contracting authority (meddelelse fra den ordregivende myndighed)
• Procedure details are updated (tender deadline, title, description, etc.) (ajourføring af oplysninger om proceduren (udbudsfrist, titel, beskrivelse osv.))

I fanen Preferences (favoritter) under Manage all notifications (administrer alle meddelelser) (i bunden af listen over meddelelser) kan PCoCo/CoCo vælge frekvensen af meddelelser pr. e-mail fra Funding & Tenders-portalen. Uanset hvad du vælger, vil du altid kunne se dine meddelelser under My Notifications .

"My Formal Notification(s)" (Mine formelle meddelelser) 

Dette afsnit, i navigationsmenuen  til venstre, anvendes i øjeblikket ikke i forbindelse med udbudsprocedurer.

                                                                                                  Gå til anden runde af proceduren for vejledning i, hvordan det reviderede bud indgives.

  Du kan finde kvikguiden til udbud med forhandling og andre udbudsprocedurer på alle EU's officielle sprog i vores Kvikguide-afsnit på eSubmission .