Como criar e apresentar o seu pedido de participação no eSubmission

Qualquer operador económico pode apresentar um pedido de participação utilizando a ligação para o portal Funding & Tenders indicada no anúncio do concurso/anúncio de concurso de conceção.

Uma vez no portal Funding & Tenders, tem de clicar em Access submission (Aceder a apresentação de proposta): será reencaminhado para o portal eSubmission, desde que tenha iniciado sessão com a sua conta EU Login.

Em primeiro lugar, deve ler e aceitar as Condições gerais e confirmar que leu e compreendeu a declaração de confidencialidade do portal Funding & Tenders e a declaração de confidencialidade relativa à adjudicação e gestão de contratos.

No eSubmission, clique em Nova proposta para iniciar a apresentação de um novo pedido de participação ou em Retomar projeto para retomar um projeto de participação iniciado anteriormente. Pode igualmente retomar o projeto a partir do portal Funding & Tenders (para mais informações, consulte a secção Gestão de propostas no portal Funding & Tenders deste guia).

Navegação no sistema eSubmission 

Quando começar a apresentar o seu pedido de participação, verá uma linha de progresso no topo do ecrã. Esta linha mostra todas as etapas a percorrer antes de apresentar um pedido de participação. Pode também ver em que etapa do processo se encontra.

Durante o processo de apresentação do pedido de participação, pode consultar em qualquer momento os documentos que tiver carregado clicando no botão Documentos da proposta à esquerda do ecrã.

Formas de apresentação da proposta

Quando cria uma nova proposta, é-lhe pedido que indique:

• A forma como apresentará o seu pedido de participação: Apresentação individual ou Apresentação conjunta
• Se o pedido de participação envolve subcontratantes
• A língua em que o pedido de participação será elaborado

Após ter feito a sua escolha, clique no botão Seguinte no fundo da página.

Partes

Nesta secção, deve identificar as organizações que participam na apresentação do pedido de participação (participantes). Clique em Nova Parte e selecione o tipo de participante: participante principal (em caso de apresentação individual), responsável do grupo ou membro do grupo (no caso de uma apresentação conjunta) ou subcontratante (se for caso disso).

Todos os participantes, com exceção dos subcontratantes, devem ser identificados com um código de identificação do participante (PIC). Utilize o campo Pesquisar organização para verificar se uma entidade já possui um PIC (ou seja, se já está inscrita no Registo de Participantes).

Existem duas opções de pesquisa: As minhas organizações ou Outras organizações.

As minhas organizações: clique no menu deslizante para visualizar a lista de organizações que o utilizador(a) com sessão iniciada utilizou em propostas anteriores ou para as quais lhe foi atribuída uma função (por exemplo, autorregistante, LEAR ou administrador de conta). Trata-se das mesmas organizações que os utilizadores podem ver no separador My organisations (As minhas organizações) no menu da esquerda no portal Funding & Tenders depois de iniciarem sessão com a sua conta EU Login.

Outras organizações: pode pesquisar as organizações registadas no Registo de Participantes introduzindo o nome da organização ou o respetivo PIC (código de identificação do participante).

Se a pesquisa não der resultados, a organização deve registar-se para obter um PIC. Após ter registado a sua organização, pode voltar ao eSubmission e selecionar o PIC acabado de criar utilizando uma das duas opções de pesquisa.

Verá aparecer os dados associados ao PIC no Registo de Participantes no ecrã e ser-lhe-á pedido que faculte os seguintes dados/documentos obrigatórios:

• Para o participante principal ou responsável do grupo:
• Pessoa de contacto (nome e endereço de correio eletrónico)
• IBAN/Número de conta bancária
  Se a conta bancária tiver um código IBAN, deve assinalar a casa «IBAN» e o eSubmission verificará se a conta bancária correspondente ao IBAN é válida.

• Para todos os participantes: Declaração sob compromisso de honra (devidamente preenchida e assinada) na secção Anexos.

Na secção Pessoa de Contacto, o utilizador pode indicar-se a si próprio (o nome já está pré-preenchido) ou indicar outra pessoa como contacto para o pedido de participação. À pessoa de contacto é atribuída a função de principal coordenador de contacto (PCoCo) no portal Funding & Tenders e ao utilizador que apresenta o pedido de participação (se diferente da pessoa de contacto) a função de coordenador de contacto (CoCo). 

Se o PCoCo não tiver uma conta EU Login, será automaticamente criada uma conta EU Login provisória a partir do endereço de correio eletrónico da pessoa de contacto e a pessoa em causa será convidada por correio eletrónico a completar o registo EU Login. O convite será enviado sob a forma de uma mensagem automática do sistema, sem qualquer referência ao procedimento. 

Na secção Anexos de cada participante, pode carregar os documentos do participante relativos aos critérios de seleção e de exclusão. Consulte o caderno de encargos para saber que documentos devem ser incluídos para cada participante no pedido de participação.

Clique em Concluído quando estiver pronto. 

Clique em Seguinte para passar à etapa seguinte.

Lotes

Num concurso com vários lotes, selecione o lote ou os lotes para os quais deseja apresentar um pedido de participação e clique depois no botão Seguinte.

Relatório de apresentação

O relatório de apresentação é gerado pelo sistema e faz parte do processo de apresentação de pedido de participação. O relatório enumera todos os documentos incluídos no pedido de participação.

O sistema eSubmission gera automaticamente o relatório de apresentação, que é adicionado ao pedido de participação. Pode consultar o relatório no ecrã ou descarregá-lo para o seu próprio arquivo (antes de apresentar o pedido de participação). Não precisa de assinar nem de carregar o relatório assinado no eSubmission.

Se, após analisar o relatório, considerar que o dossiê está completo e que pode avançar com a apresentação do pedido de apresentação, clique em Seguinte para prosseguir.

Apresentar o seu pedido de participação 

Quando estiver pronto para apresentar o pedido de participação, clique em Apresentar. O sistema apresentará uma mensagem de confirmação.

Clique em Sim para confirmar: já não poderá alterar o pedido de participação.

Chama-se a atenção para o facto de o sistema não permitir a apresentação de pedidos de participação se o prazo para a receção dos mesmos tiver expirado.

Quando falta menos de um dia para terminar o prazo, o eSubmission mostra as horas/minutos restantes. 

Será enviada uma notificação por correio eletrónico para o endereço eletrónico do PCoCo/CoCo. Esta notificação por correio eletrónico contém uma ligação para o portal Funding & Tenders onde o PCoCo/CoCo pode visualizar o comprovativo de apresentação do pedido de participação. Note-se que os titulares do PIC utilizado no pedido de participação serão informados.

Gestão de funções no portal Funding & Tenders

À pessoa de contacto indicada no eSubmission é atribuída a função de principal coordenador de contacto (PCoCo) para a apresentação do pedido de participação e o convite para a fase 2 no portal Funding & Tenders. Ao utilizador que apresenta o pedido (se diferente da pessoa de contacto no pedido) é atribuída a função de coordenador de contacto (CoCo) para a apresentação do pedido e do convite para a fase 2, a menos que a função tenha sido suprimida da apresentação do pedido pelo PCoCo/outro CoCo, no período compreendido entre a abertura das propostas pela entidade adjudicante e a receção do convite para a fase 2.

O(s) contacto(s) adicionais do coordenador de contacto (CoCo) na apresentação do pedido pode(m) ser adicionado(s) ou removido(s) através do botão Manage Roles (Gerir funções) (ver abaixo).

Note-se que só pode haver um PCoCo por convite ou apresentação de propostas. O PCoCo para a apresentação do pedido (fase 1) não pode ser substituído nem suprimido através do portal Funding &Tenders (contacte o serviço de assistência Funding &Tenders se o PCoCo tiver de ser substituído).

O PCoCo para um convite para a fase 2 pode agora ser substituído no portal Funding &Tenders diretamente pelo LEAR e pelo administrador de conta (deixa de ser necessário contactar a equipa de apoio Funding &Tenders), uma vez lançado o convite para a fase 2.

Para acrescentar/suprimir funções num pedido de participação, siga os passos seguintes:

Se a entidade adjudicante já tiver enviado os convites para a fase 2, os CoCo adicionados desta forma não poderão apresentar uma proposta. Só poderão fazê-lo os PCoCo/CoCo que tiverem recebido o convite para a fase 2 ou os CoCo que tiverem sido adicionados através do botão Manage roles (Gerir funções) no convite (ver o guia conciso sobre a segunda fase dos procedimentos de adjudicação de contratos em duas fases).

Gestão das propostas no portal Funding & Tenders

Para aceder à sua área reservada no portal Funding & Tenders, terá de proceder à sua autenticação, utilizando o botão Sign in (Iniciar sessão) do portal Funding & Tenders, no canto superior direito da página inicial (introduza as suas credenciais EU Login: nome de utilizador e senha).

Ver pedidos de participação

Na secção My area (A minha área), à esquerda, o PCoCo/CoCo pode ver os seus pedidos de participação na secção Procurement centre (Centro de aquisições)/Submissions (Pedidos de participação).

Existe também um campo de pesquisa à direita acima da lista de pedidos de participação.

Secção Submissions (Propostas/Pedidos de participação)

Para cada pedido de participação, o PCoCo/CoCo pode ver o número de referência do procedimento, o número de identificação do pedido de participação, a data da última ação realizada e o estado da apresentação do pedido de participação (projeto, apresentado, retirado, suprimido), o prazo, o lote (se aplicável), o título do concurso, o tipo de concurso e a fase.

O botão do menu (três pontos) à direita de cada pedido de participação (a menos que este tenha sido suprimido) permite ao PCoCo/CoCo realizar diferentes ações em função do estado do pedido.

Para os pedidos de participação em projeto (Draft):  

• Edit (Editar): o eSubmission abre a última página onde estava quando saiu da aplicação. Pode agora editar o seu pedido de participação no eSubmission.
• View (Visualizar): o eSubmission abre a última página onde estava quando saiu da aplicação. Não é possível editar o pedido de participação, uma vez que a está a visualizar em modo de leitura. 
• Delete (Suprimir): o projeto de pedido de participação será suprimido do portal Funding & Tenders.

Para os pedidos de participação apresentados (Submitted):

• View Receipt (Ver comprovativo de receção): é visualizado o comprovativo de receção.
• Withdraw (Retirar) (só disponível até ao termo do prazo para apresentação dos pedidos de apresentação): indique o motivo pelo qual pretende retirar o pedido de participação e confirme clicando no botão Withdraw (Retirar). Depois de retirar um pedido de participação, deixa de o poder visualizar, editar ou apresentar novamente.

Para os pedidos de participação retirados (Withdrawn):

• View Withdrawal Receipt (Ver comprovativo de retirada): é visualizado o comprovativo de retirada.

Para os pedidos de participação suprimidos (Deleted):

Não existem ações disponíveis para os pedidos de participação suprimidos. Uma vez suprimido um projeto de pedido de participação, o proponente não pode recuperá-lo.