Управление на поканите и подаванията на портала за Финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders)

При процедурите на договаряне или състезателните процедури с договаряне без обявление оферта могат да представят само поканените кандидати.

Ако бъдете поканени да подадете оферта, ще получите:

• покана по електронната поща
• уведомление на портала за Финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders)

В поканата по електронната поща ще получите хипервръзка, която ще ви отведе до раздела Покани (Invitation(s)) на портала за Финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders) — трябва да влезете с Вашия EU Login. Ако все още нямате профил в EU Login, свързан с адреса на електронната поща, използван от възлагащия орган за поканата, Порталът за Финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders) автоматично ще Ви го създаде. За подробно обяснение вижте тук.

Разглеждане на покани (View Invitation(s))

От навигационното меню вляво ще намерите поканите в раздел Покани (Invitation(s)). Също така, вдясно над списъка с подавания има поле за търсене.

Щракнете върху Изберете организация (Select Organisation) от бутона за менюто (трите точки) за получената покана — трябва да изберете организацията, посочена в писмото с поканата като Participant (участник).

 Ще се появи изскачащ прозорец, в който ще имате две възможности:

• Моите организации (My organisations) — можете да изберете организация сред тези, за които имате роля: роля за организацията (напр. саморегистриращ се (self-registrant), упълномощен представител на правния субект (LEAR), законен подписващ субект (LSIGN)) или за проект (подаване на заявление/покана/договор/безвъзмездни средства). Ако Вашата организация все още не е регистрирана, първо трябва да я регистрирате в регистъра на участниците, за да получите идентификационен код на участника (PIC). Допълнителна информация можете да намерите тук. След като организацията Ви е регистрирана, можете да изберете новосъздадения PIC.

• Друга организация (Other organisation) — можете да търсите в организациите, регистрирани в портала за Финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders), като въведете името на организацията или номера PIC.

Едва след като изберете организацията си, ще можете да видите подробностите за поканата и документите.

Ако щракнете върху справочния номер на процедурата (Procedure reference number), ще стигнете до страницата с данни за процедурата.

В раздел „Подробности“ (Details) ще можете да използвате:

• Разглеждане на подробности за процедурата (View the procedure details)В раздела Обща информация (General information) можете да видите информацията, свързана с процедурата.

• Достъп до документите с ограничен достъп за обществената поръчка
  В раздела Документи с ограничен достъп (Restricted documents) можете да се запознаете с документацията на процедурата.  
  

Ако има няколко версии на даден документ, ще видите последната версия на екрана.. За да видите по-стара версия, щракнете върху падащото меню и изберете версията, която искате да видите. Можете също така да се запознаете с наличните преводи (ако има такива).  

• Достъп до раздела с въпроси и отговори (Q&A) с ограничен достъп.  
  От този раздел можете да зададете въпрос относно процедурата.   
  
  
  Ако възлагащият орган предостави отговора като частен, той ще се появи в раздела Моите въпроси и отговори (My Q&A). Ако отговорът е предоставен за всички кандидати, поканени в процедурата, той ще се появи в Ограничени въпроси и отговори (Restricted Q&A). За повече информация вж. Как да създадем и изпратим въпрос на портала за Финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders).

  Подаването може да се извърши само от раздела „Моите покани“ (My Invitation(s)). Не могат да бъдат подавани оферти от страницата с подробности за процедурата.

Раздел „Покани“ (Invitation(s))

За всяка покана можете да видите справочния номер на процедурата (procedure reference number), статуса на поканата (получена (received), потвърдена (acknowledged)), крайния срок, обособената група от позиции (ако е приложимо), наименованието на процедурата, вида на процедурата и стъпката. Бутонът за менюто (трите точки) на поканата/подаването Ви позволява да извършвате различни действия в зависимост от статуса на поканата/подаването.

За покани със статус Получена (Received):  

• Потвърждаване на получаването (Acknowledge Receipt): щракнете тук, за да потвърдите, че сте получили поканата за представяне на оферта. Ще бъдете прехвърлени към портала eSubmission, където можете да подадете офертата си.
• Управление на ролите:  можете да разглеждате и управлявате достъпа до Вашите покани (да добавяте/премахвате лица, които също ще могат да осъществяват достъп до поканата и да подадат оферта).
• Преглед на подробностите (See Details): ще можете да видите подробности за процедурата (вж. по-горе).

За покани със статус Потвърдена (Acknowledged): 

• Начало на ново подаване (Start New Submission): щракнете, за да подадете нова оферта.
• Управление на ролите: можете да разглеждате и управлявате достъпа до Вашите покани (да добавяте/премахвате лица, които също ще могат да разглеждат поканата и да подадат оферта).
• Преглед на подробностите (See Details): ще можете да видите подробности за процедурата (вж. по-горе).

Ако сте започнали подаване или вече сте подали, ще виждате връзката Подаване (Submission(s).

Бутонът за меню (трите точки) вдясно на всяко подаване ви позволява да извършвате различни действия в зависимост от статуса на подаването.

За подавания със статус Чернова (Draft):

• Редактиране (Edit): eSubmission отваря екрана, на който сте били при напускането на приложението. Сега можете да редактирате подаването си в eSubmission.
• Преглед (View): eSubmission отваря екрана, на който сте били при напускането на приложението. Не е възможно да редактирате подаването, тъй като го виждата в режим „само за четене“. 
• Изтриване (Delete): черновата на подаването ще бъде изтрита от портала Funding & Tenders.

За подавания със статус Подадено (Submitted):

         

• Преглед на потвърждението (View Receipt): показва се потвърждението за подаването.
• Оттегляне (Withdraw) (достъпно е само преди крайния срок за подаване):  посочете причината за оттеглянето на подаването и потвърдете, като щракнете върху бутон Оттегляне (Withdraw). След като веднъж сте оттеглили подаването, повече не можете да го видите, редактирате или изпратите отново.

За подавания със статус Оттеглено (Withdrawn):

• Преглед на потвърждението за оттегляне (View Withdrawal Receipt): показва се потвърждението за оттеглянето.

За подавания със статус Изтрито (Deleted):

• Менюто „Действие“ (Action) не е налично за офертите със статус Изтрито (Deleted). След като дадена чернова на оферта бъде изтрита, тя не подлежи на възстановяване от оферента.
  
    

Как да изготвите Вашата оферта в eSubmission

За да можете да подадете оферта, първо трябва да потвърдите получаването на поканата за представяне на оферта:

• Намерете процедурата в Покани (Invitation(s) на портала за Финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders).
• В бутона за менюто (трите точки) на процедурата щракнете върху Потвърждаване на получаването (Acknowledge Receipt), за да потвърдите, че сте получили поканата. Статусът на поканата ще стане Потвърдена (Acknowledged).

След като потвърдите получаването на поканата, автоматично ще бъдете пренасочени към системата eSubmission, където можете да започнете подаването на Вашата оферта, като щракнете върху Ново подаване (New submission). 

Ако предпочитате да започнете подаването по-късно:

• влезте в портала за Финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders).
• Отидете в Покани (Invitation(s)) и намерете процедурата.
• В бутона за менюто (трите точки) щракнете върху Започване на ново подаване (Start new submission). След това ще бъдете пренасочени към eSubmission.

В eSubmission щракнете върху Ново подаване (New submission), за да започнете нова подаване, или върху Редактиране на чернова (Resume draft), за да възобновите започнатата по-рано работа. 

Навигиране в eSubmission 

Когато започнете подаването, ще видите линия за напредъка в горната част на екрана. Тази линия показва всички стъпки, през които трябва да преминете, преди да подадете Вашата оферта. Можете също така да видите на коя стъпка сте в момента. Във всеки един момент от процеса на подаване можете да видите какви документи са качени, като щракнете върху бутона Документи, включени в подаването (Submission documents) в лявата част на екрана.

Начини за подаване

Когато започнете ново подаване, ще бъдете помолени да укажете:

• как ще подадете офертата: Самостоятелно подаване (Sole submission) или съвместно подаване (Joint submission),
• дали подаването включва участието на подизпълнители,
• на какъв език ще бъде направено подаването.

След като направите избора си, натиснете бутон Напред (Next) в долната част на страницата.

Страни

В този раздел трябва да посочите организациите, участващи във Вашето подаване (участници (participants)). Щракнете върху Нова страна (New party) и изберете вида участник: основен участник (в случай на самостоятелно подаване), водач на група или член на група (в случай на съвместно подаване) и подизпълнител (ако се прилага). Всички участници, с изключение на подизпълнителите, трябва да бъдат идентифицирани с PIC — идентификационен код на участник. 

Номерът на PIC на основния участник или водача на група следва да бъде същият като номера на PIC, свързан с поканата за тази процедура на договаряне на портала F&T в раздел „Покани“ (Invitations).

За да избрете правилния PIC и да проверите дали дадено образувание вече има PIC (т.е. дали вече е регистрирано в регистъра на участниците), използвайте полето Търсене на организация (Search organisation). Има две възможности за търсене: Моите организации (My organisations) или Други организации (Other organisations).

Моите организации (My Organisations):  Щракнете върху падащото меню, за да видите списъка на организациите, които влезлият потребител е използвал при предишни подавания или за които му е била възложена роля (напр. саморегистриращ се (self-registrant), УППС (LEAR) или администратор на профила (account administrator)). Това са същите организации, които потребителите могат да видят в раздел „Моите организации“ (My organisations) в лявото меню на портала F&T, след като са влезли със своя профил в EU Login.

Други организации (Other organisations): Можете да търсите организациите, регистрирани в Регистър на участниците (Participant Register), като въведете името на организацията или нейния PIC (идентификационен код на участник).

Ако търсенето не даде резултат, организацията трябва да се регистрира, за да получи PIC. След като вашата организация бъде регистрирана, можете да се върнете към eSubmission и да изберете новосъздадения PIC, като използвате една от двете опции за търсене.

Данните, свързани с PIC в Регистъра на участниците (Participant Register), ще се появят на екрана и от Вас ще бъде поискано да предоставите следните задължителни данни/документи:

• за основния участник или водача на група:
• лице за връзка (име и електронен адрес)
• IBAN/номер на банкова сметка
  Ако банковата сметка има код IBAN, трябва да поставите отметка в полето „IBAN“ и eSubmission ще провери дали банковата сметка е валидна.
• за всички участници: клетвена декларация (надлежно попълнена и подписана) в раздел Приложения (Attachments).

В раздела „Лице за връзка“ (Contact Person) потребителят може да посочи себе си (името вече е попълнено) или друго лице за връзка по отношение на тръжната процедура. Лицето за връзка получава ролята Основно лице за връзка за кооординация (Primary Coordinator Contact — PCoCo) на портала за Финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders), а потребителят, подаващ офертата (ако е различен от лицето за връзка) — ролята Лице за връзка за координация (Coordinator Contact — CoCo). 

Ако лицето с роля PCoCo няма профил в EU Login, автоматично ще бъде създаден временен профил в EU Login въз основа на електронния адрес на лицето за връзка и то ще бъде поканено по електронната поща да завърши регистрацията в EU Login. Поканата ще бъде автоматично системно съобщение без препратка към процедурата.

В раздел Приложения (Attachments) за всеки участник, можете да качите неговите документи, свързани с критериите за изключване и подбор. Проверете в тръжните спецификации какви документи за отделните участници трябва да бъдат включени в подаването.

Щракнете върху „Готово“ (Done), когато попълните всичко необходимо. 

Щракнете върху Напред (Next), за да преминете към следващата стъпка.

Лотове

При процедура с няколко лота, изберете лота(овете), за които искате да подадете оферта, и щракнете върху бутон Напред (Next).  

Данни за офертата (Tender data)

В този раздел трябва да въведете сумата по Вашата оферта (само в случай на метод на възлагане по най-ниски разходи или по най-ниска цена — уверете се, че използвате същия формат като в примера на екрана) и/или да посочите дали Вашата оферта отговаря на минималните изисквания, определени в документацията за обществената поръчка.

Ако посочите, че офертата Ви не отговаря на минималните изисквания, от Вас ще се изиска да предоставите обяснение в специално за целта текстово поле. Потвърждаването на съответствието или несъответствието, както и обяснението в случай на несъответствие, ще бъдат отразени в доклада за подаването.

След като щракнете върху бутона Запазване (Save), можете да качите финансовата оферта и, ако възлагащият орган изисква това в тръжните спецификации, техническата оферта. Можете да качите повече от един файл във връзка с техническата/финансовата оферта. 

След като се уверите, че данните за офертата са точни и всичко необходимо е попълнено, щракнете върху бутона Напред (Next). Бутонът ще бъде активен само ако са предоставени всички задължителни данни и документи.

Доклад за подаването (Submission report)

Докладът за подаването се генерира от системата и е част от подаването. В доклада се изброяват всички документи, включени в подаването. eSubmission автоматично генерира и добавя доклада за подаването към Вашето подаване. Можете да прегледате доклада на екрана или да го изтеглите за собствена информация (преди да подадете офертата). Не е необходимо да подписвате и качвате подписан доклад в eSubmission.

След като разгледате доклада за подаването, ако смятате, че то е пълно и готово за подаване, щракнете върху Напред (Next), за да продължите.

Подаване на офертата

Когато сте готови да подадете Вашата оферта, щракнете върху Изпращане (Submit). Системата ще покаже съобщение за потвърждение.

Щракнете върху Да (Yes), ако искате да потвърдите: повече няма да можете да променяте това подаване.

Моля, имайте предвид, че системата няма да Ви позволи да подадете офертата, ако срокът за получаване на оферти е изтекъл. На електронния адрес на лицето с роля PCoCo/CoCo ще бъде изпратено уведомление. Това уведомление съдържа връзка към портала Funding & Tenders, където лицето с роля PCoCo/CoCo може да намери потвърждението за подаването (Submission Receipt). Имайте предвид, че титулярите на PIC номерата, използвани при подаването, ще бъдат уведомени.

Управление на ролите в портала Funding & Tenders

На профила в EU Login, свързан с адреса на електронна поща, на който е изпратена поканата, се дава ролята Основно лице за връзка за координация (Primary Coordinator Contact) (PCoCo) за съответната покана. Чрез бутона Управление на ролите (Manage Roles) (вж. по-долу) лицето с роля PCoCo може да добави други лица от своята организация като Лице за връзка за координация Coordinator Contact(s) (CoCo) за съответната покана.

Лицето за връзка, посочено при подаването на офертата, получава ролята PCoCo за подаването и поканата за следващия(ите) кръг(ове). Потребителят, който подава офертата (ако е различен от лицето за връзка за подаването), получава ролята Лице за връзка за координация (Coordinator Contact) (CoCo) за подаването и поканата за следващия(ите) кръг(ове), освен ако ролята не е била премахната от PCoCo/друг CoCo за подаването в периода между отварянето на офертата от възлагащия орган и получаването на поканата за следващия(ите) кръг(ове).

Всички действия, описани по-горе (вж. раздел Моите покани), могат да бъдат извършени от PCoCo или CoCo за съответния етап (покана или подаване). Моля, имайте предвид, че за дадена покана или подаване може да има само едно лице с роля PCoCo.

За да добавите/премахнете роли за дадено подаване, следвайте стъпките по-долу:

  Лицата с роля CoCo, които са добавени по описания по-горе начин, след като възлагащият орган е изпратил покана до оферента за подаване на преразгледана оферта чрез портала, няма да могат да подадат преразгледана оферта. Само лицата с роля PCoCo/CoCo, които са получили поканата, или CoCo, които са добавени с бутона „Управление на ролите“ (Manage roles) в поканата, ще могат да подадат преразгледана оферта (вж. указанията за кръг 2 / следващ(и) кръг(ове).