Управление на поканите и подаванията на портала за Финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders)

Ако възлагащият орган реши да Ви покани да представите преразгледана оферта, ще получите:

• покана по електронната поща
• уведомление в портала за Финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders)

Електронното писмо с поканата и уведомлението ще бъдат изпратени на адрес:

• електронния адрес на лицето за връзка, посочен в последното подаване на оферта (Основно лице за връзка за координация (Primary Coordinator Contact) (PCoCo));
• адресите на електронна поща на всички лица, които имат ролята лице за връзка за координаци (Coordinator Contacts) (CoCo) към момента на изпращане на поканата, т.е. те са получили ролята CoCo по един от следните начини и междувременно ролята не е била премахната чрез функционалната възможност „Управление на роли“ (Manage roles):
• всяко Лице за връзка, посочено в предишни подадени оферти, с изключение на последната;
• всяко Лице за връзка, чийто профил в EU Login е използван за подаване на първоначалната оферта, както и на всяка преразгледана оферта;
• всяко Лице за връзка, добавено чрез „Управление на ролите“ (Manage roles).

Уведомленията могат да бъдят видяни в раздел „Уведомления“ на портала за Финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders).

Преглед на поканите (View Invitation(s)

В електронното писмо с поканата ще получите връзка, която ще ви отведе до раздела Покани (Invitation(s)) на портала за Финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders), като трябва да влезете с Вашия EU Login. Ако все още нямате профил в EU Login, Порталът за Финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders) автоматично ще Ви го създаде. За подробни обяснения вижте тук.

От навигационното меню вляво ще намерите поканите в раздел Покани (Invitation(s)). Също така вдясно, над списъка с покани, има поле за търсене.

   Поканата за подаване на преразгледана оферта за последващ(и) кръг(ове) ще бъде отделна покана в раздел Покани (Invitation(s)). Тя няма да бъде част от поканата, изпратена за първоначалния кръг или за последващ(и) кръг(ове) (ако има такива) на процедурата. Тази покана ще има свои собствени данни и документи (ако има такива), както и връзка за ново подаване в бутона за меню (трите точки) на поканата. Документите от предишните покани не се включват в новата покана — те все още могат да бъдат разглеждани в предишните покани.

В раздела Покани (Invitation(s)) ще можете да видите подробностите и документите за поканата.

 Като щракнете върху справочния номер на процедурата или върху Виж повече ще отидете на страницата с подробности за поканата, където можете да щракнете върху раздел Подробностиили раздел Консорциум. 

Раздел „Подробности“

В раздел „Подробности“ (Details) ще можете да:         

  Видите подробности за процедурата

• В раздела Обща информация можете да видите информацията, свързана с процедурата.

• Достъп до документите с ограничен достъп за обществената поръчка
  В раздела Документи с ограничен достъп (Restricted documents) можете да се запознаете с документацията по процедурата. 

Ако има няколко версии на даден документ, ще видите последната версия на екрана. За да видите по-стара версия, щракнете върху падащото меню и изберете версията, която искате да видите. Можете също така да се запознаете с наличните преводи (ако има такива).

• Достъп до раздела с въпроси и отговори (Q&A) с ограничен достъп. 
  От този раздел можете да зададете въпрос относно процедурата.

Ако възлагащият орган предостави отговора като частен, той ще се появи в раздела Моите въпроси и отговори (My Q&A). Ако отговорът е предоставен за всички кандидати, поканени да участват в процедурата, той ще се появи в раздела Въпроси и отговори с ограничен достъп (Restricted Q&A). За повече информация вижте Как да създадем и изпратим въпрос на портала за Финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders).

  Подаването може да се извърши само от раздела Покани (Invitation(s)). Не могат да бъдат подавани оферти от страницата с подробности за процедурата.

Раздел „Консорциум“

В този раздел можете да видите данните на организацията, до която е изпратена настоящата покана (в случай на консорциум ще видите всички членове на консорциума).

Щракнете върху стрелката , за да видите ролите, възложени на организацията. Щракнете върху бутон Редактиране на роли, за да управлявате ролите.

Раздел „Покани“ (Invitation(s))

За всяка покана можете да видите справочния номер на процедурата, статуса на поканата (получена, потвърдена), крайния срок, обособената група от позиции (ако е приложимо), наименованието на процедурата, вида на процедурата и етапа. Бутонът за менюто (трите точки) на поканата/подаването Ви позволява да извършвате различни действия в зависимост от статуса на поканата/подаването.

За покани със статус Получена (Received):  

• Потвърждаване на получаването (Acknowledge Receipt): щракнете тук, за да потвърдите, че сте получили поканата за представяне на оферта. Ще бъдете прехвърлени към портала eSubmission, където можете да подадете Вашата оферта.
• Управление на роли (Manage Roles): можете да разглеждате и управлявате достъпа до Вашите покани (да добавяте/премахвате лица, които също ще могат да разглеждат поканата и да подадат оферта).
• Преглед на подробностите (See Details): ще можете да видите подробностите за процедурата (вж. по-горе).

За покани със статус Потвърдена (Acknowledged): 

• Начало на ново подаване (Start New Submission): щракнете, за да подадете нова оферта.
• Управление на роли (Manage Roles): можете да разглеждате и управлявате достъпа до Вашите покани (да добавяте/премахвате лица, които също ще могат да разглеждат поканата и да подадат оферта).
• Преглед на подробностите (See Details): ще можете да видите подробностите за процедурата (вж. по-горе).

Ако сте започнали подаване или вече сте подали такова, ще видите връзката Подавания (Submission(s)).

Бутонът за меню (трите точки) вдясно на всяко подаване ви позволява да извършвате различни действия в зависимост от статуса на подаването.

За подавания със статус Чернова (Draft):

• Редактиране (Edit): eSubmission отваря екрана, на който сте били при напускането на приложението. Сега можете да редактирате подаването си в eSubmission.
• Преглед (View): eSubmission отваря екрана, на който сте били при напускането на приложението. Не е възможно да редактирате подаването, тъй като го разглеждате в режим „само за четене“. 
• Изтриване (Delete): черновата на подаването ще бъде изтрита от портала за Финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders).

За подавания със статус Подадено (Submitted):

• Преглед на потвърждението (View Receipt): показва се потвърждението за подаването.
• Оттегляне (Withdraw) (достъпно само преди изтичането на срока за подаване):  посочете причината за оттегляне на подаването и потвърдете, като щракнете върху бутона Оттегляне (Withdraw). След като веднъж сте оттеглили подаването, повече не можете да го разглеждате, редактирате или подадете отново.

За подавания със статус Оттеглено (Withdrawn):

• Преглед на потвърждението за оттеглянето (View Withdrawal Receipt): показва се потвърждението за оттеглянето.

За подавания със статус Изтрито (Deleted):

• Бутонът за меню (трите точки) не е наличен за офертите със статус Изтрито (Deleted). След като оферентът изтрие чернова на оферта, тя повече не е налична. 
  
  
  

Как да изготвите оферта в eSubmission

За да подаде преразгледана оферта за следващ кръг, лицето с роля PCoCo/CoCo първо трябва да потвърди получаването на поканата:

• Намерете процедурата в Покани (Invitation(s)) в портала за Финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders).
• В бутона за менюто (трите точки) на процедурата щракнете върху Потвърждаване на получаването (Acknowledge Receipt), за да потвърдите, че сте получили поканата. Статусът на поканата ще стане Потвърдена (Acknowledged).

След като потвърдите получаването на поканата, автоматично ще бъдете пренасочени към системата eSubmission, където можете да започнете подаването на Вашата оферта, като щракнете върху Ново подаване (New submission).

Ако предпочитате да започнете подаването по-късно:

• влезте в портала за Финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders).
• Отидете в Покани (Invitation(s)) и намерете процедурата.
• В бутона за менюто (трите точки) щракнете върху Започване на ново подаване (Start new submission). След това ще бъдете пренасочени към eSubmission.

В eSubmission щракнете върху Ново подаване (New submission), за да започнете ново подаване, или върху Редактиране на чернова (Resume draft), за да възобновите започнатата по-рано работа по подаване. 

Сърфиране в eSubmission 

Когато започнете подаването, ще видите линия за напредъка в горната част на екрана. Тази линия показва всички стъпки, които трябва да преминете до подаването на Вашата оферта. Можете също така да видите на коя стъпка сте в момента. Във всеки един момент от процеса на подаване можете да видите какви документи са качени, като щракнете върху бутона Документи в рамките на подаването в лявата част на екрана.

Страни

На тази стъпка може да бъде редактиран само раздел Лице за връзка (Contact Person).

Потребителят, започващ подаването на офертата в eSubmission, може да посочи като лице за връзка себе си (името вече е попълнено) или друго лице. Ако последното лице няма профил в EU Login, автоматично ще бъде създаден временен профил в EU Login въз основа на електронния адрес на лицето за връзка и то ще бъде поканено по електронната поща да завърши регистрацията в EU Login. Поканата ще бъде автоматично системно съобщение без препратка към процедурата.

Лицето за връзка получава ролята PCoCo в портала за Финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders), а потребителят, подаващ офертата (ако е различен от лицето за връзка) — ролята CoCo. 

Щракнете върху Напред (Next), за да преминете към следващата стъпка.

Данни за офертата (Tender data)

В този раздел трябва да въведете сумата на Вашата оферта (само в случая на метода за възлагане за най-ниски разходи или за най-ниска цена; като използвате същия формат като в примера на екрана) и/или потвърдите дали Вашата оферта отговаря или не на минималните изисквания, посочени в документацията за обществената поръчка.

Ако посочите, че офертата Ви не отговаря на минималните изисквания, от Вас ще се изиска да предоставите обяснение в специално за целта текстово поле. Потвърждаването на съответствието или несъответствието, както и обяснението в случай на несъответствие, ще бъдат отразени в доклада за подаването.

След като щракнете върху бутона Запазване (Save), можете да качите финансовата оферта и, ако възлагащият орган изисква това в тръжните спецификации, техническата оферта. Можете да качите повече от един файл във връзка с техническата/финансовата оферта. 

След като се уверите, че данните за офертата са точни и всичко необходимо е попълнено, щракнете върху бутона Напред (Next). Бутонът ще бъде активен само ако са предоставени всички задължителни данни и документи.

Доклад за подаването (Submission report)  

Докладът за подаването се генерира от системата и е част от подаването. В доклада се изброяват всички документи, включени в подаването. eSubmission автоматично генерира и добавя доклада за подаването към Вашето подаване. Можете да прегледате доклада на екрана или да го изтеглите (преди да подадете офертата). Не е необходимо да подписвате и качвате подписан доклад в eSubmission.

След като разгледате доклада за подаването, ако смятате, че то е пълно и готово за подаване, щракнете върху Напред (Next), за да продължите.

Подаване на офертата

Когато сте готови да подадете Вашата оферта, щракнете върху Изпращане (Submit). Системата ще покаже съобщение за потвърждение.

Щракнете върху Да (Yes), ако искате да потвърдите: повече няма да можете да променяте това подаване. Моля, имайте предвид, че системата няма да Ви позволи да подадете оферта, ако срокът за получаване на оферти е изтекъл.

На адреса на електронна поща, свързан с профила в EU Login на Основното лице за връзка за координация (Primary Coordinator Contact) (PCoCo) и на всички Лица за връзка за координация (Coordinator Contact(s)) (CoCo), които са посочени за тази тръжна процедура, ще бъде изпратено уведомление. Това уведомление ще съдържа връзка към портала за Финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders), където ще можете да намерите потвърждението за подаването. 

Управление на ролите (Manage Roles) на портала за Финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders)

На профила в EU Login, свързан с адреса на електронна поща, на който е изпратена поканата, се дава ролята Основно лице за връзка за координация (Primary Coordinator Contact) (PCoCo) за съответната покана. Чрез бутона Управление на ролите (Manage Roles) (вж. по-долу) лицето с роля PCoCo може да добави други лица от своята организация като Лице за връзка за координация Coordinator Contact(s) (CoCo) за съответната покана.

Лицето за връзка, посочено в преразгледаната оферта в eSubmission, получава ролята на Основно лице за връзка за координация (Primary Coordinator Contact) (PCoCo) за подаването и поканата за следващ(и) кръг(ове). Потребителят, който подава офертата (ако е различен от лицето за връзка за подаването), получава ролята Лице за връзка за координация (Coordinator Contact) (CoCo) за подаването и поканата за следващия(ите) кръг(ове), освен ако ролята не е била премахната от PCoCo/друг CoCo за подаването в периода между отварянето на офертата от възлагащия орган и получаването на поканата за следващия(ите) кръг(ове).

 Всички действия, описани по-горе (вж. раздел Покани (Invitations)), могат да бъдат извършени от PCoCo или CoCo за съответния етап (покана или подаване). Моля, имайте предвид, че за дадена покана или подаване може да има само едно лице с роля PCoCo.

За да добавите/премахнете роли за дадено подаване, следвайте стъпките по-долу:

   Лица с роля CoCo, добавени, както е описано по-горе, след като възлагащият орган е изпратил покана за следващ кръг на договаряне, няма да могат да подадат оферта в този кръг. Само лица с роля PCoCo/CoCo, които са получили поканата, или лица с роля CoCo, които са добавени чрез бутона Управление на роли (Manage roles) в поканата, ще могат да подадат оферта.