Кратко ръководство за процедури на договаряне — Кръг 2/последващ(и) кръг(ове)

(процедури на договаряне и състезателни процедури с договаряне без обявление)

Бързите ръководства бяха преразгледани, за да се включат най-новите характеристики и функции в работния процес. Понастоящем тази актуализирана версия е достъпна само на английски език. Скоро ще бъде осигурен превод на всички езици на ЕС.

Преминете към  първия кръг на процедурата за указания относно начина на подаване на първоначалнаоферта.

Първи стъпки

Настоящите указания са за всеки(всички) последващ(и) кръг(ове) на процедурите на договаряне и конкурсните процедури на договаряне без обявление, при които възлагащият орган е поискал от Вас да подадете преразгледана оферта чрез eSubmission (имайте предвид, че възлагащият орган може да реши да не поиска от Вас да преразгледате офертата си или да поиска преразгледаната оферта да бъде подадена извън eSubmission). За повече информация относно подаването на първоначални оферти при процедури на договаряне вижте раздел „Първи кръг на процедури на договаряне“.

Като стопански субект можете:

• да въведете Вашия отговор във връзка с процедура, започната от институция или орган на ЕС
• да подадете по сигурен начин
• да видите или редактирате запазена чернова
• да изтриете чернова на подаване
• да получите потвърждение за подаване (Submission Receipt)
• да оттеглите подаване преди крайния срок за получаване на подавания
• да получите потвърждение за оттегляне (Withdrawal Receipt)

Моля, прочетете системните изисквания.

Ще ги намерите на началната страница на приложението eSubmission и в раздел „Приложения“ (Attachments) на страницата „Страни“ (Parties) .

Как да получа техническа помощ?

Ако се нуждаете от помощ, можете да се свържете с екипа ни по поддръжка от 8:00 до 20:00 ч. централноевропейско време / централноевропейско лятно часово време.

    ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

  +32 (0) 229 71063

 Екипът по поддръжка работи само на английски език.

Ако възлагащият орган реши да Ви покани да представите преразгледана оферта, ще получите:

• покана по електронна поща
• известие в Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders)

Поканата по електронна поща и уведомлението  ще бъдат изпратени на:

• електронния адрес на лицето за контакт, посочен в последното подаване на оферта (Primary Coordinator Contact (PCoCo);

• адресите на електронна поща на всички лица, които имат ролята Coordinator Contacts (CoCo) към момента на изпращане на поканата, т.е. те са получили ролята CoCo по един от следните начини и междувременно ролята не е била премахната чрез функционалната възможност „Управление на роли“ (Manage roles):
  • всяко лице за контакт, посочено в предишни подадени оферти, но не и в последната;
  • всяко лице за контакт, чийто профил в EU Login е използван за подаване на първоначалната оферта, както и на всяка преразгледана оферта;
  • всеки контакт, добавен чрез „Управление на ролите“ (Manage roles).

Достъпът до уведомленията е възможен в зоната My notifications на Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders).

Преглед на поканите (View Invitation(s)

В електронното писмо с поканата ще получите хипервръзка, която ще ви отведе до раздела „Моите покани“ (My Invitation(s) в Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders) — трябва да влезете с Вашия EU Login. Ако все още нямате профил в EU Login, Порталът за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders) автоматично ще Ви го създаде.   За подробно обяснение вижте  тук .

От навигационното меню влявоще намерите поканите в раздел „Моите покани“ (My Invitation(s) . Също така вдясно, над списъка с покани, има поле за търсене.

  Поканата за подаване на преразгледана оферта за последващ(и) кръг(ове) ще бъде отделна покана в раздел „Моите покани“ (My Invitation(s). Тя няма да бъде част от поканата, изпратена за първоначалния кръг или за последващ(и) кръг(ове) (ако има такива) на процедурата. Тази покана ще има свои собствени данни и документи (ако има такива), както и хипервръзка за ново подаване в менюто „Действие“ (Action) на поканата. Документите от предишните покани не се включват в новата покана — те все още могат да бъдат разглеждани в предишните покани.

В раздела „Моите покани“ (My Invitation(s) ще можете да видите подробностите и документите за поканата.

 Щракнете върху връзката „Виж подробности“ (See details) , с цел: 

• Да разгледате подробностите на процедурата
  В раздела „Обща информация“ (General information) можете да видите информацията, свързана с процедурата.

• Да осъществите достъп до документи с ограничен достъп за обществени поръчки
  В раздела „Документи с ограничен достъп“ (Restricted documents) можете да се запознаете с документацията на процедурата. 

Ако има няколко версии на даден документ, ще видите последната версия на екрана. За да видите по-стара версия, щракнете върху падащото меню и изберете версията, която искате да видите. Можете също така да се запознаете с наличните преводи (ако има такива).

• Да осъществите достъп до раздела с въпроси и отговори (Q&A) с ограничен достъп. 
  От този раздел можете да зададете въпрос относно процедурата.

Ако възлагащият орган предостави отговора като частен, той ще се появи в раздела „Моите въпроси и отговори“ (My Q&A). Ако отговорът е предоставен за всички кандидати, поканени да участват в процедурата, той ще се появи в раздела „Въпроси и отговори с ограничен достъп“ (Restricted Q&A). За повече информация вижте Как да създадем и изпратим въпрос на Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders) .

Подаването може да се извърши само от раздела „Моите покани“ (My Invitation(s). Не могат да бъдат подавани оферти от страницата с подробности за процедурата.

Раздел „Моите покани“ (My Invitation(s)

За всяка покана можете да видите справочния номер на процедурата, статуса на поканата (получена, потвърдена), крайния срок, обособената група от позиции (ако е приложимо), наименованието на процедурата, вида на процедурата и етапа.

Менюто „Действие“ (Action) на поканата/подаването Ви позволява да извършвате различни действия в зависимост от статуса на поканата/подаването.

За покани със статус „Получена“ (Received): 

• „Потвърждаване на получаването“ (Acknowledge Receipt): щракнете тук, за да потвърдите, че сте получили поканата за представяне на оферта. Ще бъдете прехвърлени към портала eSubmission, където можете да подадете офертата си.
• „Управление на ролите“ (Manage Roles): можете да разглеждате и управлявате достъпа до Вашите покани (да добавяте/премахвате лица, които също ще могат да разглеждат поканата и да подадат оферта).
• „Преглед на подробностите“ (See Details): ще можете да видите подробности за процедурата ( вж. по-горе ).

За покани със статус „Потвърдена (Acknowledged): 

• „Начало на ново подаване“ (Start New Submission): щракнете, за да подадете нова оферта.
• „Управление на ролите“ (Manage Roles): можете да разглеждате и управлявате достъпа до Вашите покани (да добавяте/премахвате лица, които също ще могат да разглеждат поканата и да подадат оферта).
• „Преглед на подробностите“ (See Details): ще можете да видите подробности за процедурата ( вж. по-горе ).

Ако сте започнали подаване или вече сте подали, ще видите връзката „Подаване“ (Submission(s)).

Менюто „Действие“ (Action) отдясно на всяко подаване ви позволява да извършвате различни действия в зависимост от статуса на подаването.

За подавания със статус „Чернова“ (Draft):

• „Редактиране“ (Edit): eSubmission отваря екрана, на който сте били при напускането на приложението. Сега можете да редактирате подаването си в eSubmission.
• „Преглед“ (View): eSubmission отваря екрана, на който сте били при напускането на приложението. Не е възможно да редактирате подаването, тъй като го разглеждате в режим „само за четене“. 
• „Изтриване“ (Delete): черновата на подаването ще бъде изтрита от Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders).

За подавания със статус „Подадено“ (Submitted):

• „Преглед на потвърждението“ (View Receipt): показва се потвърждението за подаването.
• „Оттегляне“ (Withdraw) (достъпно само преди изтичането на срока за подаване):  посочете причината за оттегляне на подаването и потвърдете, като щракнете върху бутона „Оттегляне“ (Withdraw). След като веднъж сте оттеглили подаването, повече не можете да го разглеждате, редактирате или подадете отново.

За подавания със статус „Оттеглено“ (Withdrawn):

• „Преглед на потвърждението за оттеглянето“ (View Withdrawal Receipt): показва се потвърждението за оттеглянето.

За подавания със статус „Изтрито“ (Deleted):

• Менюто „Действие“ (Action) не е налично за офертите със статус „Изтрито“ (Deleted). След като оферентът изтрие чернова на оферта, тя повече не е налична. 

За да подаде преразгледана оферта за последващ кръг, PCoCo/CoCo първо трябва да потвърди получаването на поканата:

• Намерете процедурата в раздел Моите покани (My Invitation(s) на Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders).
• В менюто „Действие“ (Action) на процедурата щракнете върху „Потвърждаване на получаването“ (Acknowledge Receipt), за да потвърдите, че сте получили поканата. Статусът на поканата ще стане „Потвърдена“ (Acknowledged).

След като потвърдите получаването на поканата, автоматично ще бъдете пренасочени към системата eSubmission, където можете да започнете подаването на Вашата оферта, като щракнете върху „Ново подаване“ (New submission).

Ако предпочитате да започнете подаването по-късно:

• влезте в Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders).
  

• Отидете в „Моите покани“ (My Invitation(s) и намерете процедурата.

• Щракнете върху „Започване на ново подаване“ (Start new submission) в менюто „Действие“ (Action) на процедурата. След това ще бъдете пренасочени към eSubmission.

В eSubmission щракнете върху „Ново подаване“ (New submission), за да започнете ново подаване, или върху „Редактиране на чернова“ (Resume draft), за да възобновите започнатата по-рано работа по подаване. 

Сърфиране в eSubmission 

Когато започнете подаването, ще видите линия за напредъка в горната част на екрана. Тази линия показва всички стъпки, които трябва да преминете до подаването на Вашата оферта. Можете също така да видите на кой етап сте в момента.

Във всеки един момент от процеса на подаване можете да видите какви документи са качени, като щракнете върху бутона  „Документи, включени в подаването“ (Submission documents) в лявата част на екрана.

На възлагащия орган не се изпраща нищо, докато не щракнете върху бутона Подаване (Submit) в края на процеса на подаване.

Страни

На този етап може да бъде редактиран само раздел  „Лице за контакт“ (Contact Person) .

Потребителят, започващ подаването на офертата в eSubmission, може да посочи като лице за контакт себе си (името вече е попълнено) или друго лице. Ако последното лице няма профил в EU Login, автоматично ще бъде създаден временен профил в EU Login въз основа на електронния адрес на лицето за контакт и то ще бъде поканено по електронната поща да завърши регистрацията в EU Login. Поканата ще бъде автоматично системно съобщение без препратка към процедурата.

Лицето за контакт получава ролята PCoCo в Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders), а потребителят, подаващ офертата (ако е различен от лицето за контакт) — ролята CoCo . 

Щракнете върху „Следващо“ (Next), за да преминете към следващия етап.

„Данни за офертата“ (Tender data)

В този раздел трябва да въведете сумата на Вашата оферта ( само в случай на метод за възлагане на най-нисък разход и най-ниска цена ; като използвате същия формат като в примера на екрана) и/или потвърдите дали Вашата оферта отговаря или не на минималните изисквания, посочени в документацията за обществената поръчка.

Ако посочите, че офертата Ви не отговаря на минималните изисквания, от Вас ще се изиска да предоставите обяснение в специално за целта текстово поле. Потвърждаването на съответствието или несъответствието, както и обяснението в случай на несъответствие, ще бъдат отразени в доклада за подаването.

След като щракнете върху бутона „Запазване“ (Save), можете да качите финансовата оферта и, ако възлагащият орган изисква това в тръжните спецификации, техническата оферта. Можете да качите повече от един файл във връзка с техническата/финансовата оферта. 

След като се уверите, че данните за офертата са точни и всичко необходимо е попълнено, щракнете върху бутона „Следващо“ (Next). Бутонът ще бъде активен само ако са предоставени всички задължителни данни и документи.

На този етап черновата на офертата Ви, включително всички Ваши документи, все още не са подадени .

„Доклад за подаването“ (Submission report)

Докладът за подаването се генерира от системата и е част от подаването. В доклада са посочени всички документи, включени в подаването.

Системата eSubmission автоматично генерира доклада и го добавя към Вашето подаване. Можете да прегледате доклада на екрана или да го изтеглите (преди да подадете офертата). Не е необходимо да подписвате и качвате подписания доклад в eSubmission.

След като разгледате доклада за подаването, ако смятате, че то е пълно и готово за изпращане, щракнете върху „Следващо“ (Next), за да продължите.

Докладът за подаването не е доказателство за самото подаване. Все още  не сте извършили подаването . Моля, преминете към следващата стъпка и  щракнете върху „Подаване“ (Submit),  за да приключите подаването.

Подаване на офертата

Когато сте готови да подадете своята оферта, щракнете върху „Подаване“ (Submit) . Системата ще покаже съобщение за потвърждение.

Щракнете върху „Да“ (Yes), ако искате да потвърдите: повече няма да можете да променяте това подаване.

Моля, имайте предвид, че системата няма да Ви позволи да подадете оферта, ако срокът за получаване на оферти е изтекъл.

На адреса на електронна поща, свързан с профила в EU Login на Primary Coordinator Contact ( PCoCo ) и на всички Coordinator Contact(s) ( CoCo ), които са посочени за този търг, ще бъде изпратено уведомление. Това уведомление ще съдържа хипервръзка към Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders), където ще можете да намерите потвърждението за подаването. 

Това потвърждение за подаване е доказателството, че е бил спазен срокът за получаване на подавания.

На профила в EU Login, свързан с адреса на електронна поща, на който е изпратена поканата, се дава ролята Primary Coordinator Contact   (PCoCo) за съответната покана.

Чрез бутона „Управление на ролите“ (Manage Roles) (вж. по-долу) PCoCo може да добави други лица от своята организация като Coordinator Contact(s) (CoCo) за съответната покана.

Лицето за контакт, посочено в преразгледаната оферта в eSubmission, получава ролята на Primary Coordinator Contact (PCoCo) за подаване и покана за последващ(и) кръг(ове). Потребителят, който подава офертата (ако е различен от лицето за контакт в подадената оферта), получава ролята Coordinator Contact (CoCo) за подаване на офертата и поканата за последващ(и) кръг(ове), освен ако ролята не е била премахната от PCoCo/друг CoCo, съответстващ на подаването, в периода между отварянето на офертата от възлагащия орган и получаването на поканата за последващ(и) кръг(ове).

Всички действия, описани по-горе (вж. раздела „Моите покани“ (My Invitations), могат да бъдат извършени от PCoCo или CoCos на съответния елемент (покана или подаване). Моля, имайте предвид, че за дадена покана или подаване може да има само едно лице с роля PCoCo.

За да добавите/премахнете роли за дадено подаване, следвайте стъпките по-долу:

  Лицата с роля CoCo, добавени, както е описано по-горе, след като възлагащият орган е изпратил покана за следващ кръг на преговори, няма да могат да подадат оферта в този кръг. Само PCoCo/CoCos, които са получили поканата, или CoCos, които са добавени чрез бутона за действие „Управление на ролите“ (Manage roles) в поканата, ще могат да подадат оферта.

„Моите уведомления“ (My notifications)

За достъп до тази страница лицето с роля  PCoCo/CoCo трябва да влезе в профила си на Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders) и да щракне върху иконката „камбанка“ горе вдясно на екрана.

На тази страница лицето с роля PCoCo/CoCo може да намери следните уведомления:

• Покана за представяне на (преразгледана) оферта
• Напомняне за наближаващия краен срок за подаване на документи за процедура
• Използване на PIC на организацията за подаване
• Потвърждение за подаване (Submission Receipt ) (доказателство за подаване на оферта)
• Потвърждение за оттегляне (Withdrawal Receipt) (доказателство за оттегляне на оферта)
  
• Актуализират се документите за дадена процедура
• Публикуват се въпросите и отговорите с ограничен достъп
• Възлагащият орган публикува обявление.
• Актуализират се данните за процедурата (краен срок за подаване на оферти, заглавие, описание и др.)

В рубриката „Предпочитания“ (Preferences) от менюто „Управление на всички уведомления“ (Manage all notifications) (в края на списъка с уведомления), лицето с роля PCoCo/CoCo  може да избере честотата на уведомленията по електронната поща от Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders). Независимо от Вашия избор всички Ваши уведомления винаги са на разположение в раздела „Моите уведомления“ (My notifications) .

Моите официални уведомления (My Formal Notification(s) 

Този раздел в навигационното меню  вляво понастоящем не се използва за процедури за възлагане на обществени поръчки.

  Краткото ръководство за процедурите на договаряне и други процедури за възлагане на обществени поръчки на всички официални езици на ЕС можете да намерите в нашия раздел Кратки ръководства за eSubmission .