Kratki vodič za pregovaračke postupke – podnošenje prvotnih ponuda

(pregovarački postupci i natjecateljski postupci uz pregovore bez prethodne objave)


Prvi koraci

Dobro došli u eSubmission!

Sustav eSubmission gospodarskim subjektima omogućuje da u postupcima nabave EU-a elektroničkim putem na strukturiran i siguran način izrade i predaju dokumente (u ovom slučaju ponude i izmijenjene ponude).

Ove se smjernice odnose na podnošenje prvotnih ponuda u pregovaračkim postupcima i natjecateljskim postupcima uz pregovore bez prethodne objave. U tim postupcima samo pozvani kandidati mogu podnijeti prvotnu ponudu, a javni naručitelj može tražiti njezinu daljnju izmjenu u sljedećim krugovima pregovaračkog postupka. Više informacija o sljedećim krugovima pregovaranja dostupno je u smjernicama za 2. krug / sljedeće krugove.

Kao gospodarski subjekt možete:

  • učitati svoj odgovor na postupak koji je objavila institucija ili tijelo EU-a
  • podnijeti ponudu na siguran način
  • pregledati ili nastaviti uređivati spremljeni nacrt
  • izbrisati nacrt ponude
  • primiti potvrdu o podnošenju (Submission Receipt)
  • povući ponudu prije isteka roka za zaprimanje ponuda
  • primiti potvrdu o povlačenju (Withdrawal Receipt).

Obavezno pročitajte tehničke preduvjete.

Možete ih pronaći na glavnoj stranici aplikacije eSubmission i u odjeljku s prilozima na stranici Stranke.


Tehnička pomoć

Za tehničku pomoć možete se obratiti našoj službi za podršku od 8 do 20 sati po srednjoeuropskom vremenu.

ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

(info)  Služba za podršku dostupna je samo na engleskom jeziku.


Pristupanje sustavu eSubmission

Sustavu eSubmission uvijek ćete pristupati u okviru postupka nabave. Objavljene postupke nabave možete pronaći na portalu Funding & Tenders.


Preduvjeti za korištenje sustava eSubmission

Kako biste mogli koristiti sustav eSubmission i odgovarati na pozive na podnošenje ponuda objavljene na portalu Funding & Tenders, morate biti registrirani u sustavu Europske komisije za provjeru autentičnosti korisnika (EU Login). Da bi se organizacija navedena u elektroničkom podnesku mogla identificirati, mora biti registrirana u Komisijinu registru organizacija (Registru sudionika) i imati PIC (identifikacijsku oznaku sudionika). Više informacija o PIC-u dostupno je ovdje. Registrirati se mogu sve organizacije, i to besplatno.


EU Login

EU Login omogućuje prijavu na razne usluge i/ili sustave Europske komisije. Ako još nemate račun za EU Login, možete ga kreirati. Više informacija dostupno je na stranici EU Logina u odjeljku Pomoć.


Portal Funding & Tenders

Portal Funding & Tenders jedinstveno je sučelje (jedinstveno područje elektroničke razmjene podataka) za sudionike i stručnjake u programima financiranja i natječajima kojima upravljaju Europska komisija i druga tijela, institucije i agencije EU-a.

Na portalu Funding & Tenders sudionici mogu:


Registar sudionika

Komisija je uspostavila elektronički registar organizacija koje sudjeluju u pozivima EU-a na podnošenje ponuda ili prijedloga koji sudionicima omogućuje da samo jednom unesu podatke o svojoj organizaciji.  Nakon registracije svaka organizacija dobiva jedinstvenu identifikacijsku oznaku sudionika (PIC). Upute kako zatražiti PIC u Registru sudionika dostupne su ovdje.


Drugi krug postupka

Upravljanje pozivima i podnescima na portalu Funding & Tenders

U pregovaračkim postupcima ili natjecateljskim postupcima uz pregovore bez prethodne objave ponudu mogu podnijeti samo kandidati koji su primili poziv.

Ako ste pozvani da podnesete ponudu, primit ćete:

  • e-poruku s pozivom
  • obavijest na portalu Funding & Tenders.

U e-poruci s pozivom primit ćete poveznicu na odjeljak Invitation(s) na portalu Funding & Tenders, na koji se trebate prijaviti sa svojim računom za EU Login. Ako još nemate račun za EU Login povezan s e-adresom na koju vam je javni naručitelj poslao poziv, za vas će ga automatski kreirati portal Funding & Tenders. Detaljno objašnjenje dostupno je ovdje.


Pregled poziva

Pozive možete pronaći u navigacijskom izborniku s lijeve strane, u odjeljku Invitation(s). S desne strane iznad popisa poziva dostupno je i polje za pretraživanje.

U primljenom pozivu kliknite na izbornik (tri točke) i zatim na Select Organisation te odaberite organizaciju koja je u poruci s pozivom navedena kao sudionik („Participant”).

 Pojavit će se prozor s dvije mogućnosti:

    • My organisations – možete odabrati organizaciju za koju imate dodijeljenu ulogu za organizacije (npr. samoregistrator, LEAR, LSIGN) ili za projekt (podnesak/poziv/ugovor/bespovratna sredstva). Ako vaša organizacija još nije registrirana, prvo je morate upisati u Registar sudionika kako biste dobili PIC (identifikacijsku oznaku sudionika). Više informacija dostupno je ovdje. Nakon registracije organizacije možete odabrati kreirani PIC.

    • Other organisationza pretraživanje organizacija registriranih na portalu Funding & Tenders unesite ime organizacije ili PIC.

Pojedinosti i dokumente o pozivu moći ćete vidjeti tek nakon što odaberete svoju organizaciju.

Klikom na referentni broj postupka otvara se stranica s pojedinostima o postupku.

U odjeljku Details možete:

    • vidjeti pojedinosti o postupku (View the procedure details)
      U odjeljku General information možete vidjeti informacije povezane s postupkom.

    • pristupiti dokumentaciji o nabavi s ograničenim pristupom
      U odjeljku Restricted documents možete pregledati dokumente s ograničenim pristupom povezane s postupkom.   


 
Ako postoji nekoliko verzija dokumenta, na zaslonu ćete vidjeti najnoviju. Za pregled starijih verzija kliknite na padajući izbornik i odaberite željenu verziju. Možete pogledati i dostupne prijevode (ako postoje).


    • pristupiti odjeljku s pitanjima i odgovorima s ograničenim pristupom (Restricted Questions & answers (Q&A))    
      U ovom odjeljku možete postaviti pitanje o postupku.   

       
      Odgovor koji javni naručitelj dostavi privatno pojavit će se u odjeljku My Q&A. Ako se odgovor dostavi svim kandidatima pozvanima u postupak, pojavit će se u odjeljku Restricted Q&A. Više informacija dostupno je na stranici s uputama o tome kako postaviti pitanje na portalu Funding & Tenders.

(info)  Ponuda se može podnijeti samo u odjeljku „Invitation(s)”. Ponude se ne mogu podnijeti na stranici s pojedinostima o postupku.

Odjeljak s pozivima (Invitation(s))

Za svaki poziv možete vidjeti referentni broj postupka, status poziva (primljeno, potvrđeno), rok, grupu (ako je primjenjivo), naziv postupka, vrstu postupka i korak. Izbornik (tri točke) kod poziva/ponude omogućuje vam obavljanje različitih radnji ovisno o statusu poziva/ponude.

Za pozive sa statusom Received (primljeno) možete:   

  • potvrditi primitak: kliknite na Acknowledge Receipt kako biste potvrdili da ste primili poziv na podnošenje ponude. Otvorit će se portal eSubmission na kojem možete podnijeti svoju ponudu
  • upravljati ulogama (Manage Roles):  moći ćete pregledati i upravljati pristupom svojem pozivu (dodavati/brisati osobe koje također mogu pristupiti pozivu i podnijeti ponudu)
  • vidjeti pojedinosti (See Details): moći ćete vidjeti pojedinosti o postupku (vidjeti prethodno).

Za pozive sa statusom Acknowledged (potvrđeno) možete: 

  • započeti podnošenje nove ponude: kliknite na Start New Submission kako biste podnijeli novu ponudu
  • upravljati ulogama (Manage Roles): moći ćete pregledati i upravljati pristupom svojem pozivu (dodavati/brisati osobe koje mogu pristupiti pozivu i podnijeti ponudu)
  • vidjeti pojedinosti (See Details): moći ćete vidjeti pojedinosti o postupku (vidjeti prethodno).

Ako ste počeli pripremati ponudu ili je već podnijeli, prikazat će se poveznica Submission(s).

Izbornik (tri točke), koji se nalazi desno kod svake ponude, omogućuje vam obavljanje različitih radnji ovisno o statusu ponude.

Ponude sa statusom Draft (nacrt) možete:

  • uređivati (Edit): u sustavu eSubmission otvorit će se zaslon na kojem ste stali; nakon toga možete urediti ponudu
  • pregledati (View): u sustavu eSubmission otvorit će se zaslon na kojem ste stali; ponuda se ne može uređivati jer je pregledavate u formatu samo za čitanje 
  • izbrisati (Delete): nacrt ponude izbrisat će se s portala Funding & Tenders.

Za ponude sa statusom Submitted (podneseno) možete:

  • pogledati potvrdu (View Receipt): prikazat će se potvrda o podnošenju
  • povući ponudu (Withdraw) (moguće samo ako još nije prošao rok za podnošenje):  navedite razlog zbog kojeg želite povući ponudu i potvrdite to klikom na gumb Withdraw; nakon toga povučena ponuda više se ne može pregledavati, uređivati niti ponovno podnijeti.

Za ponude sa statusom Withdrawn (povučeno) možete:

  • pogledati potvrdu o povlačenju (View Withdrawal Receipt): prikazat će se potvrda o povlačenju.

Za ponude sa statusom Deleted (izbrisano):

  • Izbornik (tri točke) nije dostupan za ponude sa statusom Deleted. Nakon brisanja nacrta ponude ponuditelj mu više ne može pristupiti.  


Priprema ponude u sustavu eSubmission

Da biste mogli podnijeti ponudu, najprije morate potvrditi primitak poziva na podnošenje ponuda:

  • postupak pronađite u odjeljku Invitation(s) na portalu Funding & Tenders
  • u izborniku koji se otvori klikom na tri točke kod tog postupka kliknite na Acknowledge Receipt kako biste potvrdili da ste primili poziv. Status poziva promijenit će se u Acknowledged.

Nakon što potvrdite primitak poziva, automatski ćete biti preusmjereni u sustav eSubmission, u kojem možete započeti s podnošenjem ponude klikom na Nova ponuda/zahtjev.  

Ako s podnošenjem želite početi kasnije:

  • prijavite se na portal Funding & Tenders
  • pronađite postupak u odjeljku Invitation(s)
  • u izborniku koji se otvori klikom na tri točke kod tog postupka kliknite na Start New Submission, što će vas preusmjeriti u sustav eSubmission.

U sustavu eSubmission kliknite na Nova ponuda/zahtjev kako biste započeli s podnošenjem nove ponude ili Nastavi izradu nacrta kako biste nastavili s radom na ranije započetom nacrtu. 


Kretanje unutar sustava eSubmission 

Od početka postupka na vrhu zaslona bit će vidljiva traka s koracima koje je potrebno proći do podnošenja ponude. Na traci ćete vidjeti i na kojem se koraku trenutačno nalazite. U postupku podnošenja u svakom trenutku možete vidjeti koji su dokumenti učitani klikom na gumb Dokumentacija ponude/zahtjeva s lijeve strane zaslona.

(warning)  Ništa se ne podnosi javnom naručitelju dok ne kliknete na gumb Podnesi na kraju postupka.

Načini podnošenja

Kad započnete s podnošenjem nove ponude, od vas će se tražiti da navedete:

  • način podnošenja ponude: pojedinačna ponuda ili zajednička ponuda
  • hoće li ponuda uključivati podugovaranje
  • na kojem ćete jeziku podnijeti ponudu.

Nakon odabira odgovarajuće opcije kliknite na gumb Sljedeće na dnu stranice.


Stranke

U ovom odjeljku trebate navesti organizacije koje sudjeluju u podnošenju vaše ponude (sudionici). Kliknite na Nova stranka i odaberite vrstu sudionika: glavni sudionik (u slučaju pojedinačne ponude), voditelj skupine ili član skupine (u slučaju zajedničke ponude) i podugovaratelj (prema potrebi). Svi sudionici osim podugovaratelja moraju imati oznaku PIC (identifikacijsku oznaku sudionika). 

PIC glavnog sudionika ili voditelja skupine trebao bi biti isti kao PIC povezan s pozivom za ovaj pregovarački postupak na portalu Funding & Tenders u odjeljku Invitations.

Kako biste odabrali točan PIC i provjerili je li subjektu već dodijeljen PIC (tj. je li već registriran u Registru sudionika), potražite ga u polju Pretraži organizacije. Moguće su dvije vrste pretraživanja: Moje organizacije ili Druge organizacije.

Moje organizacije:  Kliknite na padajući izbornik kako biste prikazali popis organizacija koje je prijavljeni korisnik unosio u prethodnim podnescima ili za koje mu je dodijeljena uloga (npr. samoregistrator, LEAR ili administrator računa). Iste te organizacije korisnici prijavljeni putem računa za EU Login vidjet će s lijeve strane na portalu Funding & Tenders, u kartici „My organisations”.

Druge organizacije: Možete pretraživati organizacije registrirane u Registru sudionika unošenjem imena ili PIC-a (identifikacijske oznake sudionika) organizacije.

Ako pri pretraživanju nema rezultata, organizacija se mora registrirati kako bi dobila PIC. Nakon registracije organizacije možete se vratiti na sustav eSubmission i odabrati kreirani PIC u jednoj od dvije opcije pretraživanja.

Na zaslonu će se prikazati podaci povezani s PIC-om u Registru sudionika i od vas će se zatražiti da dostavite sljedeće obvezne podatke/dokumente:

  • za glavnog sudionika ili voditelja skupine:
    • osobu za kontakt (ime i e-adresa)
    • IBAN / broj bankovnog računa
      Ako bankovni račun ima IBAN, trebate označiti potvrdni okvir „IBAN”, a sustav eSubmission provjerit će njegovu valjanost.
  • za sve sudionike: časnu izjavu (uredno ispunjenu i potpisanu) u odjeljku Prilozi.

U odjeljku Osoba za kontakt korisnik može navesti sebe (ime je unaprijed uneseno) ili drugu osobu za kontakt za ponudu. Osobi za kontakt dodjeljuje se uloga primarnog koordinatora za kontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo) na portalu Funding & Tenders, a korisniku koji podnosi ponudu (ako se razlikuje od osobe za kontakt) uloga koordinatora za kontakt (Coordinator Contact, CoCo). 

Ako primarni koordinator za kontakt nema račun za EU Login, za njega će se automatski kreirati privremeni račun na temelju e-adrese osobe za kontakt i bit će e-poštom pozvan da dovrši registraciju za EU Login. Poziv je automatska poruka iz sustava bez upućivanja na postupak.

U odjeljku Prilozi svakog sudionika možete učitati dokumentaciju sudionika koja se odnosi na kriterije za isključenje i odabir. U natječajnim specifikacijama provjerite koji se dokumenti moraju uključiti u ponudu za svakog sudionika.

Kad završite, kliknite na gumb Gotovo. 

 (warning)  Nakon što prođete korak Načini podnošenja više nećete moći promijeniti strukturu iz zajedničke ponude u pojedinačnu ponudu i obrnuto. Ako želite promijeniti strukturu ponude ili voditelja skupine, morate izraditi novu ponudu, koja će prebrisati izrađeni nacrt (izbrisat će se svi prethodno uneseni podaci i učitani dokumenti).

Za prelazak na sljedeći korak kliknite na Sljedeće.


Grupe

 

U postupku s nekoliko grupa odaberite grupe za koje želite podnijeti ponudu i zatim kliknite na gumb Sljedeće.  

(warning)  Identifikacija sudionika odnosi se na ponudu u cjelini. Prema tome, ako se sastav konzorcija razlikuje ovisno o grupi, treba podnijeti zasebnu ponudu za svaku grupu.

Podaci o ponudi

U ovom odjeljku trebate unijeti iznos ponude (samo u slučaju dodjele ugovora na temelju najnižeg troška i najniže cijene – upotrijebite isti format kao u primjeru na zaslonu) i/ili potvrditi da je vaša ponuda u skladu s minimalnim zahtjevima navedenima u dokumentaciji o nabavi.

Ako potvrdite da vaša ponuda nije u skladu s minimalnim zahtjevima, od vas će se tražiti da to obrazložite u posebnom tekstnom okviru. Potvrda o usklađenosti ili neusklađenosti i obrazloženje u slučaju neusklađenosti bit će navedeni u izvješću o ponudi.

Nakon što kliknete na gumb Spremi, možete učitati financijsku ponudu i, ako to zahtijeva javni naručitelj u natječajnim specifikacijama, tehničku ponudu. Možete učitati više datoteka za tehničku/financijsku ponudu. 

Kad budete sigurni da su podaci o ponudi točni i da je ponuda potpuna, kliknite na Sljedeće. Gumb će biti aktivan samo ako su uneseni svi obvezni podaci i dokumenti.

(warning)   U ovoj fazi vaš nacrt ponude i dokumenti još nisu podneseni.

Izvješće o ponudi/zahtjevu

Izvješće o ponudi generira sustav i dio je ponude. U izvješću su navedeni svi dokumenti uključeni u ponudu. Sustav eSubmission automatski generira izvješće o ponudi i dodaje ga u vašu ponudu. Izvješće o ponudi možete pregledati na zaslonu ili ga preuzeti za vlastitu evidenciju (prije podnošenja ponude). Izvješće nije potrebno potpisati niti učitati u sustav eSubmission.

Nakon što pregledate izvješće o ponudi i zaključite da je vaša ponuda potpuna i spremna za podnošenje, kliknite na Sljedeće da biste nastavili.

(warning)  Izvješće o ponudi nije dokaz o podnošenju. Još niste podnijeli ponudu. Prijeđite na sljedeći korak i kliknite na Podnesi kako biste dovršili podnošenje.

Podnošenje ponude

Kad budete spremni podnijeti svoju ponudu, kliknite na Podnesi. Na zaslonu će se prikazati poruka s potvrdom o podnošenju.

Kliknite na Da ako želite potvrditi podnošenje: nakon toga više nećete moći izmijeniti tu ponudu.

Sustav vam neće dopustiti podnošenje ako je prošao rok za zaprimanje ponuda. Na e-adresu primarnog koordinatora za kontakt / koordinatora za kontakt šalje se obavijest u kojoj se nalazi poveznica na portal Funding & Tenders, na kojem primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može pronaći potvrdu o podnošenju. Imajte na umu da će obavijest dobiti subjekti čiji je PIC naveden u ponudi.

(warning)  Potvrda o podnošenju dokaz je da je ponuda zaprimljena u roku.



Upravljanje ulogama na portalu Funding & Tenders


Vlasnik računa za EU Login povezanog s e-adresom na koju je poslan poziv dobiva ulogu primarnog koordinatora za kontakt. Korištenjem gumba Manage Roles (vidjeti u nastavku) primarni koordinator za kontakt može dodati druge osobe iz svoje organizacije kao koordinatore za kontakt za poziv.

Osobi za kontakt navedenoj u ponudi dodjeljuje se uloga primarnog koordinatora za kontakt za ponudu i poziv za sljedeće krugove. Korisniku koji podnosi ponudu (ako se razlikuje od osobe za kontakt u ponudi) dodjeljuje se uloga koordinatora za kontakt za ponudu i poziv za sljedeće krugove, osim ako je primarni koordinator za kontakt / drugi koordinator za kontakt za ponudu uklonio tu ulogu u razdoblju od trenutka kad javni naručitelj otvori ponude do primitka poziva za sljedeće krugove.

Sve prethodno opisane radnje (vidjeti upute o odjeljku s pozivima) mogu obavljati primarni koordinator za kontakt ili koordinatori za kontakt za određenu pojedinačnu ponudu ili poziv. Napominjemo da za jedan poziv ili ponudu može postojati samo jedan primarni koordinator za kontakt.

Kako biste dodali/uklonili uloge povezane s ponudom slijedite sljedeće korake:

1.

U izborniku koji se otvori klikom na tri točke, koji se nalazi desno kod podnesene prvotne ponude, kliknite na opciju Manage Roles.  

2.

Kliknite na gumb Edit Roles.   

3.

Da biste dodali novog koordinatora za kontakt, kliknite na gumb Add Roles.

Unesite podatke za kontakt i kliknite na Save.

Podaci dodanog koordinatora za kontakt vidljivi su u odjeljku Roles for the organisation.

4.

Da biste izbrisali koordinatora za kontakt, kliknite na ikonu za brisanje pokraj njegova imena.

(info)  Koordinatori za kontakt dodani kako je prethodno opisano nakon što je javni naručitelj ponuditelju poslao poziv za podnošenje izmijenjene ponude putem portala neće moći podnijeti izmijenjenu ponudu. Samo primarni koordinator za kontakt / koordinatori za kontakt koji su primili poziv ili koordinatori za kontakt koji su dodani korištenjem gumba „Manage roles” u pozivu mogu podnijeti izmijenjenu ponudu (vidjeti smjernice za 2. krug i sljedeće krugove).


  • No labels