Upravljanje pozivima i podnescima na portalu Funding & Tenders

Ako vas javni naručitelj odluči pozvati da podnesete izmijenjenu ponudu, primit ćete:

• e-poruku s pozivom
• obavijest na portalu Funding & Tenders.

E-poruka s pozivom i obavijest šalju se:

• na e-adresu osobe za kontakt navedenu pri podnošenju posljednje ponude (primarni koordinator za kontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo))
• na e-adrese svih osoba s ulogom koordinatora za kontakt (Coordinator Contacts, CoCo) u trenutku slanja poziva, odnosno osoba kojima je dodijeljena uloga koordinatora za kontakt, koja u međuvremenu nije uklonjena putem funkcije „Manage roles”, na jedan od sljedećih načina:
• sve osobe za kontakt navedene u prethodnim podnesenim ponudama, ali ne u posljednjoj
• sve osobe za kontakt čiji je račun za EU Login korišten za podnošenje prvotne ponude i svih izmijenjenih ponuda
• sve osobe za kontakt dodane funkcijom „Manage roles”.

Obavijesti se mogu pronaći u odjeljku Notifications na portalu Funding & Tenders.

Pregled poziva

U e-poruci s pozivom primit ćete poveznicu na odjeljak Invitation(s) na portalu Funding & Tenders, na koji se trebate prijaviti sa svojim računom za EU Login. Ako još nemate račun za EU Login, za vas će ga automatski kreirati portal Funding & Tenders. Detaljno objašnjenje dostupno je ovdje.

 
Pozive možete pronaći u navigacijskom izborniku s lijeve strane, u odjeljku Invitation(s). S desne strane iznad popisa poziva dostupno je i polje za pretraživanje.

   Poziv na podnošenje izmijenjene ponude za sljedeći krug ili krugove bit će zaseban poziv u odjeljku Invitations. Neće biti dio poziva koji se šalje za početni krug ili eventualne sljedeće krugove postupka. Ovaj poziv sadržavat će pojedinosti i eventualne dokumente koji mu pripadaju te novu poveznicu za podnošenje u izborniku s desne strane (tri točke). Dokumenti iz prethodnih poziva nisu uključeni u novi poziv, ali su i dalje dostupni u prethodnim pozivima.

Pojedinosti i dokumente o pozivu moći ćete vidjeti u odjeljku Invitation(s).

 Klikom na referentni broj postupka ili na opciju See Details otvara se stranica s pojedinostima o pozivu, na kojoj možete kliknuti na odjeljak Details ili Consortium.

Odjeljak s pojedinostima (Details) 

U odjeljku Details možete:

 vidjeti pojedinosti o postupku (View the procedure details)

• U odjeljku General information možete vidjeti informacije povezane s postupkom.

• pristupiti dokumentaciji o nabavi s ograničenim pristupom
  U odjeljku Restricted documents možete pregledati dokumente s ograničenim pristupom povezane s postupkom.

Ako postoji nekoliko verzija dokumenta, na zaslonu ćete vidjeti najnoviju. Za pregled starijih verzija kliknite na padajući izbornik i odaberite željenu verziju. Možete pogledati i dostupne prijevode (ako postoje).

• pristupiti odjeljku s pitanjima i odgovorima s ograničenim pristupom (Restricted Questions & answers (Q&A)) 
  U ovom odjeljku možete postaviti pitanje o postupku.

Odgovor koji javni naručitelj dostavi privatno pojavit će se u odjeljku My Q&A. Ako se odgovor dostavi svim kandidatima pozvanima u postupak, pojavit će se u odjeljku Restricted Q&A. Više informacija dostupno je na stranici s uputama o tome kako postaviti pitanje na portalu Funding & Tenders.

  Ponuda se može podnijeti samo u odjeljku „Invitation(s)”. Ponude se ne mogu podnijeti na stranici s pojedinostima o postupku.

Odjeljak o konzorciju (Consortium) 

U ovom odjeljku možete vidjeti podatke o organizaciji kojoj je ovaj poziv poslan (u slučaju konzorcija vidjet ćete sve članove konzorcija).

Kliknite na strelicu za pregled uloga dodijeljenih organizaciji. Kliknite na gumb Edit Roles za upravljanje ulogama.

 
Odjeljak s pozivima (Invitation(s))

Za svaki poziv možete vidjeti referentni broj postupka, status poziva (primljeno, potvrđeno), rok, grupu (ako je primjenjivo), naziv postupka, vrstu postupka i korak. Izbornik (tri točke) kod poziva/ponude omogućuje vam obavljanje različitih radnji ovisno o statusu poziva/ponude.

Za pozive sa statusom Received (primljeno) možete:   

• potvrditi primitak: kliknite na Acknowledge Receipt kako biste potvrdili da ste primili poziv na podnošenje ponude. Otvorit će se portal eSubmission na kojem možete podnijeti svoju ponudu
• upravljati ulogama (Manage Roles): moći ćete pregledati i upravljati pristupom svojem pozivu (dodavati/brisati osobe koje mogu pristupiti pozivu i podnijeti ponudu)
• vidjeti pojedinosti (See Details): moći ćete vidjeti pojedinosti o postupku (vidjeti prethodno)

Za pozive sa statusom Acknowledged (potvrđeno) možete: 

• započeti podnošenje nove ponude: kliknite na Start New Submission kako biste podnijeli novu ponudu
• upravljati ulogama (Manage Roles): moći ćete pregledati i upravljati pristupom svojem pozivu (dodavati/brisati osobe koje mogu pristupiti pozivu i podnijeti ponudu)
• vidjeti pojedinosti (See Details): moći ćete vidjeti pojedinosti o postupku (vidjeti prethodno).

Ako ste počeli pripremati ponudu ili je već podnijeli, prikazat će se poveznica Submission(s).

Izbornik (tri točke) , koji se nalazi desno kod svake ponude, omogućuje vam obavljanje različitih radnji ovisno o statusu ponude.

Ponude sa statusom Draft (nacrt) možete:

• uređivati (Edit): u sustavu eSubmission otvorit će se zaslon na kojem ste stali; nakon toga možete urediti ponudu
• pregledati (View): u sustavu eSubmission otvorit će se zaslon na kojem ste stali; ponuda se ne može uređivati jer je pregledavate u formatu samo za čitanje 
• izbrisati (Delete): nacrt ponude izbrisat će se s portala Funding & Tenders.

Za podneske sa statusom Submitted (podneseno) možete:

• pogledati potvrdu (View Receipt): prikazat će se potvrda o podnošenju
• povući ponudu (Withdraw) (moguće samo ako još nije prošao rok za podnošenje):  navedite razlog zbog kojeg želite povući ponudu i potvrdite to klikom na gumb Withdraw; nakon toga povučena ponuda više se ne može pregledavati, uređivati niti ponovno podnijeti.

Za ponude sa statusom Withdrawn možete:

• pogledati potvrdu o povlačenju (View Withdrawal Receipt): prikazat će se potvrda o povlačenju.

Za ponude sa statusom Deleted (izbrisano):

• Izbornik (tri točke) nije dostupan za ponude sa statusom Deleted. Nakon brisanja nacrta ponude ponuditelj mu više ne može pristupiti. 

Priprema ponude u sustavu eSubmission

Za podnošenje izmijenjene ponude za sljedeći krug primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt mora najprije potvrditi primitak poziva:

• postupak pronađite u odjeljku Invitation(s) na portalu Funding & Tenders
• u izborniku koji se otvori klikom na tri točke kod tog postupka kliknite na Acknowledge Receipt kako biste potvrdili da ste primili poziv. Status poziva promijenit će se u Acknowledged.

Nakon što potvrdite primitak poziva, automatski ćete biti preusmjereni u sustav eSubmission, u kojem možete započeti s podnošenjem ponude klikom na Nova ponuda/zahtjev.

Ako s podnošenjem želite početi kasnije:

• prijavite se na portal Funding & Tenders
• pronađite postupak u odjeljku Invitation(s)
• u izborniku koji se otvori klikom na tri točke kod tog postupka kliknite na Start New Submission, što će vas preusmjeriti u sustav eSubmission.

U sustavu eSubmission kliknite na Nova ponuda/zahtjev kako biste započeli s podnošenjem nove ponude ili Nastavi izradu nacrta kako biste nastavili s radom na ranije započetom nacrtu.  

Kretanje unutar sustava eSubmission  

Od početka postupka na vrhu zaslona bit će vidljiva traka s koracima koje je potrebno proći do podnošenja ponude. Na traci ćete vidjeti i na kojem se koraku trenutačno nalazite. U postupku podnošenja u svakom trenutku možete vidjeti koji su dokumenti učitani klikom na gumb Dokumentacija ponude/zahtjeva s lijeve strane zaslona.

Stranke

U ovom se koraku može uređivati samo odjeljak Osoba za kontakt.

Korisnik koji započinje s podnošenjem ponude može kao osobu za kontakt navesti sebe (ime je već unaprijed uneseno) ili neku drugu osobu. Ako druga osoba nema račun za EU Login, za nju će se automatski kreirati privremeni račun na temelju e-adrese osobe za kontakt i bit će e-poštom pozvana da dovrši registraciju za EU Login. Poziv je automatska poruka iz sustava bez upućivanja na postupak.

Osobi za kontakt dodjeljuje se uloga primarnog koordinatora za kontakt na portalu Funding & Tenders, a korisniku koji podnosi ponudu (ako se razlikuje od osobe za kontakt) uloga koordinatora za kontakt. 

Za prelazak na sljedeći korak kliknite na Sljedeće.

Podaci o ponudi

U ovom odjeljku trebate unijeti iznos ponude (samo u slučaju dodjele ugovora na temelju najnižeg troška i najniže cijene – upotrijebite isti format kao u primjeru na zaslonu) i/ili potvrditi da je vaša ponuda u skladu s minimalnim zahtjevima navedenima u dokumentaciji o nabavi.

Ako potvrdite da vaša ponuda nije u skladu s minimalnim zahtjevima, od vas će se tražiti da to obrazložite u posebnom tekstnom okviru. Potvrda o usklađenosti ili neusklađenosti i obrazloženje u slučaju neusklađenosti bit će navedeni u izvješću o ponudi.

Nakon što kliknete na gumb Spremi, možete učitati financijsku ponudu i, ako to zahtijeva javni naručitelj u natječajnim specifikacijama, tehničku ponudu. Možete učitati više datoteka za tehničku/financijsku ponudu. 

Kad budete sigurni da su podaci o ponudi točni i da je ponuda potpuna, kliknite na Sljedeće. Gumb će biti aktivan samo ako su uneseni svi obvezni podaci i dokumenti.

Izvješće o ponudi/zahtjevu  

Izvješće o ponudi generira sustav i dio je ponude. U izvješću su navedeni svi dokumenti uključeni u ponudu. Sustav eSubmission automatski generira izvješće o ponudi i dodaje ga u vašu ponudu. Izvješće o ponudi možete pregledati na zaslonu ili ga preuzeti za vlastitu evidenciju (prije podnošenja ponude). Izvješće nije potrebno potpisati niti učitati u sustav eSubmission.

Nakon što pregledate izvješće o ponudi i zaključite da je vaša ponuda potpuna i spremna za podnošenje, kliknite na Sljedeće da biste nastavili.

Podnošenje ponude

Kad budete spremni podnijeti svoju ponudu, kliknite na Podnesi. Na zaslonu će se prikazati poruka s potvrdom o podnošenju.

Kliknite na Da ako želite potvrditi podnošenje: nakon toga više nećete moći izmijeniti tu ponudu. Sustav vam neće dopustiti podnošenje ako je prošao rok za zaprimanje ponuda.

Na e-adresu povezanu s računom za EU Login primarnog koordinatora za kontakt i svih koordinatora za kontakt koji su navedeni za tu ponudu šalje se obavijest u kojoj se nalazi poveznica na portal Funding & Tenders, na kojem se može pronaći potvrda o podnošenju. 

Upravljanje ulogama na portalu Funding & Tenders

Vlasnik računa za EU Login povezanog s e-adresom na koju je poslan poziv dobiva ulogu primarnog koordinatora za kontakt. Korištenjem gumba Manage Roles (vidjeti u nastavku) primarni koordinator za kontakt može dodati druge osobe iz svoje organizacije kao koordinatore za kontakt za poziv.

Osobi za kontakt navedenoj u izmijenjenoj ponudi u sustavu eSubmission dodjeljuje se uloga primarnog koordinatora za kontakt za ponudu i pozive na sljedeće krugove. Korisniku koji podnosi ponudu (ako se razlikuje od osobe za kontakt u ponudi) dodjeljuje se uloga koordinatora za kontakt za ponudu i poziv za sljedeće krugove, osim ako je primarni koordinator za kontakt / drugi koordinator za kontakt za ponudu uklonio tu ulogu u razdoblju od trenutka kad javni naručitelj otvori ponude do primitka poziva za sljedeće krugove.

 Sve prethodno opisane radnje (vidjeti upute o odjeljku s pozivima ) mogu obavljati primarni koordinator za kontakt ili koordinatori za kontakt za određenu pojedinačnu ponudu ili poziv. Napominjemo da za jedan poziv ili ponudu može postojati samo jedan primarni koordinator za kontakt.

Kako biste dodali/uklonili uloge povezane s ponudom slijedite sljedeće korake:

 Koordinatori za kontakt dodani kako je prethodno opisano nakon što je javni naručitelj poslao poziv za sljedeći krug pregovora neće moći podnijeti ponudu u tom krugu. Samo primarni koordinator za kontakt / koordinatori za kontakt koji su primili poziv ili koordinatori za kontakt koji su dodani korištenjem gumba „Manage roles” u pozivu mogu podnijeti ponudu.