Hur du hanterar inbjudningar, ansökningar och anbud i Finansierings- och anbudsportalen

Finansierings- och anbudsportalen  är den gemensamma kontaktpunkten för elektroniskt datautbyte (Single Electronic Data Interchange Area) för deltagare i och experter på EU-kommissionens och andra EU-institutioners, EU-byråers och EU-organs finansieringsprogram och upphandlingar.  

Om din ansökan om att få delta godkänns i förfarandets första steg får du ett meddelande från Finansierings- och anbudsportalen som inbjuder dig att delta i nästa steg i förfarandet.

Meddelandet skickas till

• e-postadressen för den kontaktperson som uppgavs i anbudsansökan (den primära samordningskontakten, Primary Coordinator Contact, PCoCo),
• e-postadressen (om annan) som är kopplad till det EU Login-konto som användes för att skicka in ansökan om att få delta (samordningskontakten, Coordinator Contact, CoCo),
• e-postadressen till eventuella andra samordningskontakter (Coordinator Contact(s), CoCo) som lagts till med hjälp av knappen hantera roller (Manage Roles) vid anbudsansökan.

För att logga in i din privata del av Finansierings- och anbudsportalen måste du autentisera dig genom att klicka på Logga in (Sign in) i övre högra hörnet på Finansierings- och anbudsportalen (ange ditt användarnamn och lösenord till EU Login).

 
I din privata del i Finansierings- och anbudsportalen kan du

• se dina inbjudningar att få lämna anbud,
• bekräfta att du har tagit emot en inbjudan,
• få tillgång till de begränsade upphandlingsdokumenten,
• få tillgång till frågor och svar med begränsad åtkomst,
• skapa och skicka in frågor om steg 2 i förfarandet,
• börja sammanställa ett anbud som svar på en inbjudan,
• se, redigera eller radera utkast till anbud,
• dra tillbaka inlämnade anbud,
• få tillgång till dina bevis på inlämning/tillbakadragande (bevis på att ett anbud har lämnats in eller dragits tillbaka),
• hantera roller,
• hantera meddelanden.
  
  

Se inbjudningar (View Invitations)

I navigeringsmenyn till vänster kan du som är primär samordningskontakt/samordningskontakt (PCoCo/CoCo) hitta inbjudningar till att delta i steg 2 under Inbjudningar (Invitations). Det finns ett sökfält till höger ovanför listan med inbjudningarna.

För varje inbjudan kan du se

• förfarandets referensnummer,
• delen (i förekommande fall),
• sista anbudsdatum,
• inbjudningens status (mottagen, bekräftad, avslutad),
• typ av förfarande samt steg (förfarande i två steg) eller runda (förhandlade förfaranden),
• förfarandets titel.
  

Om du klickar på förfarandets referensnummer eller alternativet Se ytterligare uppgifter (See details) kommer du till sidan med uppgifter om inbjudan där du kan klicka på ytterligare uppgifter  eller konsortium .

Ytterligare uppgifter

Under rubriken med ytterligare uppgifter kan du göra följande:

• Se ytterligare uppgifter om förfarandet.  
  Under allmän information kan du läsa mer om förfarandet.

• Få tillgång till de begränsade upphandlingsdokumenten.

Inbjudna sökande kan se dokumenten för steg 2 i förfarandet under Begränsade upphandlingsdokument (Restricted documents). Om den upphandlande myndigheten har offentliggjort en ny version av dokumentet kan du se alla versioner av dokumentet. Det är den senaste versionen som visas. Om du vill se en äldre version kan du välja den i rullgardinsmenyn.

Om dokumentet finns på ett annat språk kommer du också att kunna se det översatta dokumentet.

•  Tillgång till frågor och svar med begränsad åtkomst.

Här kan du ställa frågor om steg 2 i förfarandet. Om den upphandlande myndigheten lämnar ett enskilt svar visas det under Mina frågor och svar (My Q&A). Om svaret ges till alla sökande som inbjudits till steg 2 visas det i sektionen Frågor och svar med begränsad åtkomst (Restricted Questions & Answers).

Mer information finns i hjälpavsnittet om hur man skapar och skickar in en fråga på Finansierings- och anbudsportalen

Konsortier

Här kan du se uppgifterna  om den organisation till vilken inbjudan skickas (om det rör sig om ett konsortium kommer du att se alla konsortiemedlemmar).

Klicka på pilen  för att se organisationens roller. Klicka på Hantera roller (Manage Roles) för att hantera roller.

Inbjudningar (Invitation(s))

För varje inbjudan kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten (PCoCo/CoCo) se förfarandets referensnummer, inbjudningens status (mottagen/bekräftad), sista inlämningsdag, delen (i tillämpliga fall) samt förfarandets titel, typ och steg. Via menyn med tre punkter  i inbjudan kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten (PCoCo/CoCo) vidta olika åtgärder beroende på inbjudans/anbudets status.

För inbjudningar med status Mottagen (Received):   

• Bekräfta mottagande (Acknowledge Receipt): klicka här för att bekräfta att du har tagit emot inbjudan att få lämna in anbud.
• Hantera roller (Manage Roles):  här kan du se och hantera dina inbjudningar (lägga till och ta bort personer som ska kunna utföra de åtgärder som beskrivs här i fråga om inbjudningarna).
• Här kan du se ytterligare uppgifter om förfarandet.

För inbjudningar med status Bekräftad (Acknowledged):

• Starta ett nytt anbud (Start New Submission): klicka här för att lämna in ett anbud.
• Hantera roller (Manage Roles): här kan du se och hantera dina inbjudningar (lägga till och ta bort personer som ska kunna utföra de åtgärder som beskrivs här i fråga om inbjudningarna).

För att se och hantera ett anbud som lämnats som svar på en inbjudan klickar du på länken Anbud (Submission(s)). Via menyn med tre punkter  till höger om varje anbud (såvida inte anbudet har raderats) kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten (PCoCo/CoCo) vidta olika åtgärder beroende på anbudets status.

För anbud med statusen Draft (Utkast):

• Redigera (Edit): eSubmission öppnar den skärmbild där du befann dig när du lämnade applikationen. Du kan nu redigera ditt anbud i eSubmission.
• Visa (View):  eSubmission öppnar den skärmbild där du befann dig när du lämnade applikationen. Det går inte att redigera anbudet eftersom det visas i skrivskyddat läge. 
• Radera (Delete):  utkastet till anbud raderas i Finansierings- och anbudsportalen.

För anbud med status Inlämnat (Submitted):

• Visa inlämningsbevis (View Receipt): inlämningsbeviset visas.
• Dra tillbaka (Withdraw) (endast tillgängligt fram till sista anbudsdagen):  ange skälet till att du vill dra tillbaka anbudet och bekräfta genom att klicka på Dra tillbaka (Withdraw). När du har dragit tillbaka ett anbud kan du inte se, redigera eller lämna in det på nytt.

För anbud med status Dragits tillbaka (Withdrawn):

• Visa bevis på att ansökan har dragits tillbaka (View Withdrawal Receipt): beviset på att ansökan har dragits tillbaka visas.

För anbud med status Raderad (Deleted):
Inga åtgärder kan vidtas när det gäller anbud med statusen Raderad (Deleted). När ett utkast till anbud har raderats går det inte längre att få tillbaka det. 

Hur du ställer samman ditt anbud i eSubmission 

För att kunna lämna in ett anbud måste den primära samordningskontakten/samordningskontakten (PCoCo/CoCo) först bekräfta att inbjudan att lämna anbud har tagits emot:

• Du hittar förfarandet i Inbjudningar (Invitation(s)) på Finansierings- och anbudsportalen.
• I förfarandets åtgärdsmeny klickar du på Bekräfta mottagande (Acknowledge Receipt) för att bekräfta att inbjudan har tagits emot. Då får inbjudan status som Bekräftad (Acknowledged).

Efter att ha bekräftat mottagandet skickas den primära samordningskontakten/samordningskontakten (PCoCo/CoCo) automatiskt till eSubmission, och kan börja sammanställa ditt anbud genom att klicka på Nytt anbud (New Submission).  

Om du vill börja arbeta med anbudet senare kan du göra följande:

• Logga in på Finansierings- och anbudsportalen med EU login-kontot för den person som uppgetts som kontaktperson (primär samordningskontakt, PCoCo) i anbudsansökan eller, om det är någon annan än den primära samordningskontakten, EU Login-kontot för den person som använts för att lämna in anbudsansökan (samordningskontakt, CoCo) eller någon annan primär samordningskontakt/samordningskontakt (PCoCo/CoCo) som godkänts via funktionen ”Hantera roller” (Manage roles) i Finansierings- och anbudsportalen (för mer information, se Hantera roller i finansierings- och anbudsportalen i denna guide.
• Gå till Inbjudningar  (Invitation(s)) för att hitta förfarandet.
• Via menyn (klicka på de tre punkterna)  i förfarandet, kan du klicka på Starta ett nytt anbud (Start new submission) och då skickas du till eSubmission.  

I eSubmission klickar du på Nytt anbud (New Submission) för att påbörja ett nytt anbud eller Ändra ett utkast (Resume Draft) för att fortsätta att arbeta med ett utkast du hade börjat på tidigare. Du kan också hämta utkastet i Finansierings- och anbudsportalen (läs mer här hur du hanterar ansökningar och anbud i finansierings- och anbudsportalen).

Navigera i eSubmission

När du börjar ställa samman ditt anbud visas en linje överst på sidan med alla steg som du måste gå igenom innan du kan lämna in anbudet. Du ser också var du befinner dig i processen. Du kan när som helst under inlämningsförfarandet kontrollera vilka handlingar som laddats upp genom att klicka på Dokument i anbudet  (Submission documents) till vänster på skärmen.

Medlemmar

I nästa steg är det bara uppgifterna under Kontaktperson (Contact Person) som kan redigeras.

Den användare som börjar sammanställa anbudet kan uppge sig själv som kontaktperson (namnet är redan ifyllt) eller någon annan. Om den andra personen saknar EU Login-konto skapas automatiskt ett tillfälligt EU Login-konto baserat på kontaktpersonens e-postadress, och personen bjuds in via e-post att skapa ett EU Login-konto. Inbjudan kommer i form av ett automatiskt systemmeddelande utan hänvisning till förfarandet.

Kontaktpersonen får rollen som primär samordningskontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo) i Finansierings- och anbudsportalen och den som lämnar in anbudet (om det är någon annan än kontaktpersonen) får rollen som samordningskontakt (Coordinator Contact, CoCo). 

Klicka på Nästa (Next) för att gå vidare till nästa steg.

Anbudsdata

Här uppger du anbudsbeloppet (endast vid tilldelningsmetoderna lägsta kostnad eller lägsta pris – se till att du använder samma format som i exemplet på skärmen). Du ska också bekräfta att ditt anbud uppfyller minimikraven i upphandlingsdokumentationen.

Om du anger att ditt anbud inte uppfyller minimikraven kommer du att uppmanas att ange en förklaring i en särskild textruta. Din bekräftelse på att kraven är uppfyllda, och förklaringen i de fall då kraven inte är det, kommer att framgå av anbudsrapporten.

Efter att du har klickat på Spara (Save) kan du ladda upp det ekonomiska anbudet och, om den upphandlande myndigheten kräver det enligt kravspecifikationerna, det tekniska anbudet. Du kan ladda upp flera filer som tekniska/ekonomiska anbud. 

När du anser att anbudsuppgifterna är korrekta och anbudet fullständigt klickar du på Nästa (Next). Den knappen är endast aktiv om alla obligatoriska data har uppgetts och alla handlingar laddats upp.

Anbudsrapport

Anbudsrapporten genereras av systemet och utgör en del av ditt anbud. I anbudsrapporten förtecknas alla bifogade handlingar.

eSubmission genererar automatiskt anbudsrapporten och bifogar den till ditt anbud. Innan du lämnar in ditt anbud kan du läsa anbudsrapporten på skärmen eller ladda ned den om du vill spara den. Du behöver inte underteckna och ladda upp den undertecknade rapporten i eSubmission.

Efter att ha tittat på anbudsrapporten och bestämt att anbudet är komplett och klart att lämna in klickar du på Nästa (Next) för att fortsätta.

Lämna in ditt anbud

När du är redo att lämna in ditt anbud klickar du på Skicka (Submit). Systemet visar då ett meddelande där du ska bekräfta inlämningen.

Klicka Ja (Yes) om du vill lämna in anbudet – då kan du inte längre ändra det. Observera att det inte går att lämna in anbudet om tidsfristen för att lämna anbud har löpt ut.

Ett meddelande kommer att skickas till den e-postadress som är kopplad till EU Login-kontot för den primära samordningskontakten (Primary Coordinator Contact, PCoCo) och samtliga samordningskontakter (Coordinator Contact(s), CoCo) som har uppgetts i anbudet. I meddelandet finns en länk till Finansierings- och anbudsportalen där inlämningsbeviset finns. 

Hantera roller i Finansierings- och anbudsportalen

Den kontaktperson som anges i anbudsansökan (steg 1) i eSubmission får rollen som primär samordningskontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo)  för inbjudan i Finansierings- och anbudsportalen. Den som lämnar in anbudsansökan (om det är någon annan än kontaktpersonen) får rollen som samordningskontakt (Coordinator Contact, CoCo) för anbudsansökan och inbjudan, om inte den som är primär samordningskontakt/annan samordningskontakt för anbudsansökan har raderat rollen under perioden mellan den upphandlande myndighetens öppnande av anbudsansökningarna och mottagandet av inbjudan till steg 2.

Den kontaktperson som har uppgetts i anbudet (steg 2) i eSubmission får rollen som primär samordningskontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo) för inlämnandet av anbudet. Kontaktpersonen för inbjudan och den som lämnar in anbudsansökan (om det är någon annan än kontaktpersonen) får rollen som samordningskontakt (Coordinator Contact, CoCo) för inlämnandet av anbudet.

Ytterligare samordningskontakter (Coordinator Contact(s), CoCo) för ansökan, inbjudan respektive anbudet kan läggas till eller tas bort via Hantera roller (Manage Roles) (se nedan).

Observera att det endast får finnas en primär samordningskontakt per inbjudan eller anbud. Den primära samordningskontakt som ansvarar för inlämningen av anbudsansökan (steg 1) eller anbudet (steg 2) kan inte ersättas eller tas bort.

Den primära samordningskontakten för en inbjudan kan bara ersättas (inte tas bort) av

•  Lear-ombudet/kontoadministratören (om relevant för din organisation, läs mer här),
•     den nuvarande primära samordningskontakten (PCoCo) (som efter att ha ersatts inte längre har åtkomst till inbjudan),
•     alla samordningskontakter (CoCo) för inbjudan.

För att lägga till/ta bort roller i en anbudsansökan, ett anbud eller en inbjudan följer du stegen nedan:

Efterföljande rundor för förhandlade förfaranden under konkurrens och innovationspartnerskap

[ IMAGE 39 ]: Detta avsnitt gäller endast förhandlade förfaranden under konkurrens och innovationspartnerskap med mer än en förhandlingsrunda i steg två.

Om den upphandlande myndigheten beslutar sig för att bjuda in dig att lämna in ett reviderat anbud via eSubmission får den primära samordningskontakten/samordningskontakten ett meddelande från Finansierings- och anbudsportalen.

För att lämna in ett reviderat anbud måste den primära samordningskontakten/samordningskontakten bekräfta att inbjudan har tagits emot. Efter att ha bekräftat inbjudan skickas den primära samordningskontakten/samordningskontakten automatiskt till eSubmission och kan börja arbeta med ett reviderat anbud genom att klicka på Nytt anbud (New submission). Du kan läsa mer om hur du lämnar in ett reviderat anbud under de påföljande rundorna i snabbguiden om förhandlade förfaranden – runda 2 /påföljande rundor.