Snabbguide för upphandlingsförfaranden i två steg – steg 1

(begränsade förfaranden, konkurrensutsatta förfaranden med förhandling och projekttävlingar)

Kom igång

Välkommen till eSubmission!

Med eSubmission kan ekonomiska aktörer delta elektroniskt i EU:s upphandlingsförfaranden genom att förbereda sig (dvs. ansöka om att delta) och lämna in sina ansökningar elektroniskt på ett strukturerat och säkert sätt.

Den här snabbguiden gäller enbart det första steget i ett förfarande i två steg. I det här steget kan de ekonomiska aktörerna lämna in en ansökan om att få delta. Du hittar snabbguiden för det andra steget i ett förfarande i två steg och guider för andra upphandlingsförfaranden på finansierings- och anbudsportalens wiki för e-upphandling .

Som ekonomisk aktör kan du

• registrera ditt svar på ett förfarande som utlysts av en EU-institution eller ett EU-organ,

• lämna in ditt svar på ett säkert sätt,

• se eller fortsätta att arbeta på ett sparat utkast,

• radera ett utkast,

• få ett inlämningsbevis (Submission Receipt),

• dra tillbaka ett anbud innan tidsfristen löpt ut,

• få ett bevis på ett tillbakadraget anbud (Withdrawal Receipt).

Glöm inte att läsa systemkraven.

Du hittar dem på eSubmissions startsida och i avsnittet med bilagor på sidan Parter.

Kan jag få teknisk hjälp?

Om du behöver hjälp kan du kontakta vårt supportteam mellan kl. 08:00 och 20:00 (CET/CEST).

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 Tfn +32 (0)2 297 10 63

 Supportteamet kan enbart hjälpa dig på engelska.

Hur använder jag eSubmission?

Du kan alltid använda eSubmission för upphandlingsförfaranden. Här hittar du offentliggjorda anbudsinfordringar för EU:s institutioner, organ och byråer:

• Finansierings- och anbudsportalen (Funding and Tenders Portal)

• TED eTendering (för anbudsinfordringar som offentliggjorts före den 25 oktober 2023)

Vad behöver jag för att kunna använda eSubmission?

Du måste vara registrerad i Europeiska kommissionens tjänst för användarautentisering (EU Login) för att kunna använda eSubmission och svara på en anbudsinfordran som offentliggörs på finansierings- och anbudsportalen. 

För att svara på en anbudsinfordran som offentliggjordes före den 25 oktober 2023 behöver du också ett konto på TED eTendering.

För att identifiera din organisation i den elektroniska inlämningen måste den vara registrerad i kommissionens deltagarregister (Participant Register) och ha ett PIC-nummer (Participant Identification Code). Läs mer om PIC-nummer här. Registreringen är öppen för alla organisationer och är kostnadsfri.

EU Login

EU Login är webbportalen för inloggning till EU-kommissionens olika tjänster och/eller system. Om du inte har något EU Login ska du skapa ett konto.

Läs mer på EU Login hjälpsidor

TED eTendering

TED eTendering är en e-upphandlingsplattform där EU:s institutioner och organ offentliggjorde sina upphandlingar före den 25 oktober 2023.

Du kan skapa ett konto i eTendering med hjälp av ditt EU Login.

Finansierings- och anbudsportalen (Funding and Tenders Portal)

Finansierings- och anbudsportalen är den gemensamma kontaktpunkten för elektroniskt datautbyte (Single Electronic Data Interchange Area) för deltagare i och experter på finansieringsprogram och upphandlingar som sköts av EU-kommissionen och andra EU-organ.

Via finansierings- och anbudsportalen kan deltagarna

• söka efter möjligheter inom EU:s finansieringsprogram och upphandlingsförfaranden,

• prenumerera på anbudsinfordringar,
• läsa upphandlingsdokumenten,
• skapa och skicka en fråga, 

• registrera sig i deltagarregistret, 

• få tillgång till eSubmission,

• få tillgång till sina inlämningsbevis,

• visa, redigera eller radera utkast till anbud,

• återkalla anbud och få tillgång till kvittot på det återkallade anbudet.

• hantera roller.

Deltagarregister

Kommissionen har ett register online över de organisationer som deltar i EU:s anbudsinfordringar eller förslag för att tillämpa engångsprincipen: Uppgifter om deltagarens organisation behöver bara lämnas en gång. Efter registreringen får varje organisation ett unikt PIC-nummer (Participant Identification Code). Mer information om hur du skaffar ett PIC-nummer i deltagarregistret finns på den här sidan.

Hur du förbereder din ansökan om att få delta i eSubmission

Alla ekonomiska aktörer kan lämna in en ansökan om att få delta genom att använda den länk i finansierings- och anbudsportalen som anges i meddelandet om upphandling eller meddelandet om projekttävling.

När du är i finansierings- och anbudsportalen måste du klicka på Access submission: då skickas du vidare till eSubmission-portalen, förutsatt att du är inloggad med ditt EU Login-konto.

För anbudsinfordringar som offentliggjorts före den 25 oktober 2023 kan ekonomiska aktörer lämna ett anbud via den länk i TED eTendering som anges i meddelandet om upphandling.  När du har kommit till TED eTendering måste du logga in till ditt TED eTendering-konto och klicka på Lämna en ansökan om att delta. Då skickas du vidare till eSubmission-portalen.

I eSubmission klickar du på Nytt anbud för att starta ett nytt anbud eller Fortsätt med utkastet för att fortsätta att arbeta med ett anbud du hade påbörjat tidigare. Du kan också hämta utkastet i finansierings- och anbudsportalen (läs mer i avsnittet om  Hur du hanterar ansökningar och anbud i finansierings- och anbudsportalen i den här guiden ).

Navigera i eSubmission 

När du börjar sammanställa ditt anbud visas en förloppslinje längst upp på skärmen. Linjen visar alla steg som du måste gå igenom innan du skickar din förfrågan om att delta. Du ser också var du befinner dig i processen.

När som helst under inlämningsprocessen kan du kontrollera vilka handlingar som laddats upp genom att klicka på Dokument i anbudet till vänster på skärmen.

Inget lämnas in till den upphandlande myndigheten förrän du har klickat på Skicka i slutet av processen.

Olika sätt att skicka in ditt anbud

När du börjar med ett nytt anbud, uppmanas du att uppge följande:

• Hur du vill lämna in din ansökan om att få delta: som ensam anbudsgivare eller genom ett gemensamt anbud.
• Om anbudet kommer att omfatta underleverantörer.
• På vilket språk anbudet kommer att skrivas.

När du har gjort ditt val klickar du på Nästa längst ner på sidan.

Parter

I denna sektion ska du uppge vilka organisationer som deltar i ditt anbud (deltagare).  Klicka på Ny part och välj typ av deltagare: huvudansvarig deltagare (vid ensam anbudsgivare), gruppledare eller gruppmedlem (vid gemensamt anbud) och underleverantör (i tillämpliga fall).

Alla deltagare utom underleverantörer måste identifieras med ett PIC-nummer. För att kontrollera om en enhet redan har ett PIC-nummer (dvs. redan är registrerad i deltagarregistret) använder du Sök -knappen. Du kan söka på PIC-nummer, momsregistreringsnummer, nationellt registreringsnummer och land. För att kunna söka på momsregistreringsnummer eller nationellt registreringsnummer måste du också välja land.

Om sökningen inte ger någon träff måste organisationen registrera sig för att få ett PIC-nummer.  När du har PIC-numret går du tillbaka till eSubmission , söker på numret och väljer den organisation som visas.

De uppgifter som är kopplade till PIC-numret i deltagarregistret visas på skärmen och du uppmanas att uppge följande obligatoriska uppgifter och bifoga följande handlingar:

• För den huvudansvarige deltagaren eller gruppledaren:
• Kontaktperson (namn och e-postadress)
• IBAN/bankkonto
• För alla deltagare: försäkran på heder och samvete (korrekt ifylld och undertecknad) i sektionen Bilagor.
  

I sektionen om kontaktperson kan du uppge dig själv (namnet är redan ifyllt) eller någon annan person som kontaktperson för ansökan. Kontaktpersonen får rollen som primär samordningskontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo) i finansierings- och anbudsportalen och den som lämnar in ansökan (om det är någon annan än kontaktpersonen) får rollen som samordningskontakt (Coordinator Contact, CoCo). 

Om den primära samordningskontakten saknar EU Login-konto skapas automatiskt ett tillfälligt EU Login-konto baserat på kontaktpersonens e-postadress, och personen inbjuds via e-post att registrera ett EU Login-konto. Inbjudan kommer i form av ett automatiskt systemmeddelande utan hänvisning till förfarandet. 

I sektionen Bilagor kan du för varje deltagare ladda upp handlingar som gäller uteslutnings- och urvalskriterierna. Titta i anbudsunderlaget vilka handlingar som varje deltagare måste bifoga till anbudet.

Klicka på Ok när du är klar. 

När du har kommit förbi steget ”Att skicka in” går det inte längre att byta från gemensamt anbud till ett enskilt anbud eller tvärtom. Om du vill ändra strukturen på din inlämning eller ändra gruppledaren måste du skapa en ny inlämning som skriver över ditt utkast (alla tidigare införda uppgifter och uppladdade dokument kommer att raderas).

Klicka på Nästa för att gå vidare till nästa steg.

Delar

I en upphandling med flera delar ska du välja den eller de delar som du vill ansöka om att få delta i och sedan klicka på Nästa.

Identifieringen av deltagarna avser anbudet som helhet. Om konsortiets sammansättning varierar från del till del måste du därför lämna in separata anbud för varje del.

Anbudsrapport

Anbudsrapporten genereras av systemet och utgör en del av ditt anbud. I anbudsrapporten förtecknas alla bifogade handlingar.

eSubmission genererar automatiskt anbudsrapporten och bifogar den till ditt anbud. Innan du lämnar in din ansökan om att få delta kan du läsa rapporten på skärmen eller ladda ned den om du vill spara den. Du behöver inte underteckna och ladda upp den undertecknade rapporten i eSubmission.

När du har granskat anbudsrapporten och bestämt att anbudet är komplett och klart för att lämnas in, klickar du på Nästa för att fortsätta.

Anbudsrapporten är inget bevis på att du har lämnat in ditt anbud. Du har ännu inte skickat in något . Fortsätt till nästa steg och klicka på Skicka för att avsluta anbudsinlämningen.

Lämna in din ansökan om att få delta   

När du är redo att lämna in din ansökan klickar du på Skicka. Systemet visar ett bekräftelsemeddelande.

Klicka på Ja om du vill lämna in anbudet – då kan du inte längre ändra det.

Observera att det inte går att lämna in ansökan om tidsfristen för ansökan om att få delta har löpt ut.

Ett meddelande kommer att skickas till den primära samordningskontaktens/samordningskontaktens e-postadress. Meddelandet innehåller en länk till finansierings- och anbudsportalen där den primära samordningskontakten/samordningskontakten kan hitta inlämningsbeviset (Submission Receipt). Tänk på att innehavarna av de PIC-nummer du har uppgett i ansökan också kommer att informeras.

Inlämningsbeviset utgör en bekräftelse på att anbudet har lämnats in i tid.

Hantera roller i finansierings- och anbudsportalen

Den kontaktperson som uppgetts i eSubmission får rollen som primär samordningskontakt (PCoCo) i finansierings- och anbudsportalen för ansökan om att få delta. Det kan bara finnas en primär samordningskontakt per anbud.

Det går inte att ändra den primära samordningskontakten i portalen. Kontakta den upphandlande myndigheten om en ny primär samordningskontakt måste utses.

Den användare som skickar in ansökan om att få delta (och som är någon annan än kontaktpersonen) får rollen som samordningskontakt (CoCo).

Det går att lägga till eller ta bort andra samordningskontakter (CoCo) i finansierings- och anbudsportalen efter att den upphandlande myndigheten har öppnat ansökningarna om att få delta och innan den bjuder in de utvalda anbudsgivarna att lämna in ett anbud:

• Under Action (Åtgärd) till höger om ansökan klickar du på alternativet Manage Roles (Hantera roller). Det här alternativet blir tillgängligt först när den upphandlande myndigheten har öppnat ansökningarna om att få delta.

• Klicka på knappen Edit Roles (Redigera roller).

• För att lägga till en ny samordningskontakt klickar du på knappen Add Roles (Lägg till roller).

För att radera en samordningskontakt klickar du på raderingsikonen bredvid namnet.

• Skriv in uppgifterna om den person som ska läggas till som samordningskontakt och klicka på Ok.

  Samordningskontakter som läggs till enligt beskrivningen ovan efter att den upphandlande myndigheten har skickat inbjudningarna till steg 2 kommer inte att kunna lämna in ett anbud. Bara primära samordningskontakter/samordningskontakter som har fått inbjudan till steg 2 eller samordningskontakter som har lagts till genom knappen ”Manage roles” på inbjudan kommer att kunna lämna in ett anbud (se Snabbguiden för det andra steget i ett förfarande i två steg).

Hur du hanterar ansökningar/anbud i finansierings- och anbudsportalen

För att logga in i din privata del av finansierings- och anbudsportalen måste du autentisera dig genom att klicka på inloggningsknappen i finansierings- och anbudsportalens övre högra hörn på startsidan (ange ditt användarnamn och lösenord till EU Login).

Visa inlämnade anbud

I sektionen Manage my area till vänster kan du som är primär samordningskontakt/samordningskontakt hitta ansökningarna om att få delta i sektionen
My Submission(s). Det finns ett sökfält till höger ovanför listan med ansökningar.

Sektionen ”My Submission(s)”

För varje inlämning kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten se förfarandets referensnummer, anbuds-id, datum för den senaste åtgärd som vidtagits och inlämningsstatus (utkast, inlämnade, återkallade, raderade), tidsfrist, delen (i tillämpliga fall), förfaranderubrik, förfarandetyp och steg.

Till höger om varje ansökan (utom om den har raderats) finns menyn Action (Åtgärd) där den primära samordningskontakten/samordningskontakten kan vidta olika åtgärder beroende på status.

För anbud med statusen Draft:

• Edit (Redigera): eSubmission öppnar den skärmbild där du befann dig när du lämnade applikationen. Du kan nu redigera ditt anbud i eSubmission.
• View (Visa): eSubmission öppnar den skärmbild där du befann dig när du lämnade applikationen. Det går inte att redigera anbudet eftersom det visas i skrivskyddat läge. 
• Delete (Radera):  utkastet till anbud raderas i finansierings- och anbudsportalen.
  
  

För anbud med status Submitted (Inlämnat):

• View Receipt: inlämningsbeviset visas.
• Withdraw (dra tillbaka) (endast tillgängligt före sista anbudsdagen): ange skälet till att du vill dra tillbaka ditt anbud och bekräfta genom att klicka på knappen Withdraw. När du har dragit tillbaka ett anbud kan du inte se, redigera eller lämna in det på nytt.
  
  

För ansökningar med status Withdrawn (Tillbakadragen):

• View Withdrawal Receipt: beviset på tillbakadragandet visas.

För anbud med status Deleted (raderat):

Åtgärdsmenyn är inte tillgänglig för ansökningar med status Deleted. När ett utkast har raderats går det inte längre att få tillbaka det. 

Hantera meddelanden i finansierings- och anbudsportalen 

My notifications (Mina meddelanden)

Den primära samordningskontakten/samordningskontakten kommer till den här sidan genom att klicka på klockikonen högst upp till höger på skärmen när de har loggat in i portalen.

På den här sidan kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten hitta följande meddelanden:

• Inlämningsbevis (bekräftelse på att en ansökan om att få delta har lämnats in).
• Bevis på en tillbakadragen ansökan (bekräftelse på att en ansökan om att få delta har dragits tillbaka).

Under fliken Preferences (inställningar) i Manage all notifications (längst ner i listan med meddelanden) kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten ställa in när och hur ofta de vill ha meddelanden från portalen. Oavsett vilka inställningar som gjorts finns alla meddelanden alltid i sektionen My notifications.

My Formal Notification(s) (Mina formella meddelanden) 

Den här sektionen under Manage my area till vänster används för närvarande inte för upphandlingsförfaranden.