Hur du förbereder din anbudsansökan i eSubmission

Alla ekonomiska aktörer kan lämna in en anbudsansökan genom att använda den länk i Finansierings- och anbudsportalen som anges i meddelandet om upphandling eller meddelandet om projekttävling.

När du är i Finansierings- och anbudsportalen måste du klicka på Access submission: då skickas du vidare till eSubmission-portalen, förutsatt att du är inloggad med ditt EU Login-konto.

Först måste du läsa och godkänna villkoren och bekräfta villkoren och bekräfta att du har läst och förstått Finansierings- och anbudsportalens meddelande om skydd av personuppgifter och meddelandet om skydd av personuppgifter vid tilldelning och hantering av kontrakt.

I eSubmission klickar du på Ny ansökan (New Submission) för att påbörja ett ny ansökan eller Ändra ett utkast (Resume Draft) för att fortsätta att arbeta med ett utkast du hade börjat på tidigare. Du kan också hämta utkastet i Finansierings- och anbudsportalen (läs mer i avsnittet om hur du hanterar anbud i Finansierings- och anbudsportalen).

Navigera i eSubmission 

När du börjar sammanställa din ansökan visas en linje överst på sidan med alla steg som du måste gå igenom innan du skickar din anbudsansökan. Du ser också var du befinner dig i processen. När som helst under inlämningsprocessen kan du kontrollera vilka handlingar som laddats upp genom att klicka på Dokument i ansökan (Submission documents) till vänster på skärmen.

Sätt att skicka

När du börjar arbeta med en ny ansökan uppmanas du att ange följande:

• Om du vill lämna in din anbudsansökan om att få delta som ett enskilt ansökan eller som ett gemensamt ansökan.
• Om anbudet kommer att omfatta underleverantörer.
• På vilket språk anbudet kommer att skrivas.

När du har gjort ditt val klickar du på Nästa (Next) längst ner på sidan.

Parter

I denna sektion ska du uppge vilka organisationer som deltar i ditt anbud (deltagare). Klicka på Ny part (New party) och välj typ av deltagare: huvudansvarig deltagare (vid enskilt anbud), gruppledare eller gruppmedlem (vid gemensamt anbud) och underleverantör (i tillämpliga fall).

Alla deltagare utom underleverantörer måste identifieras med ett PIC-nummer. Använd sökfunktionen (Find a registered organisation) för att kontrollera om en enhet redan har ett PIC-nummer (dvs. redan är registrerad i deltagarregistret).

Det finns två sökalternativ: Mina organisationer (My organisations) eller Andra organisationer (Other organisations).

Mina organisationer:  Klicka på rullgardinsmenyn för att visa listan över organisationer som den inloggade användaren har använt tidigare eller för vilka han eller hon har tilldelats en roll (t.ex. självregistrant, Lear-ombud eller kontoadministratör). Det rör sig om samma organisationer som användarna kan se under fliken Mina organisationer (My organisations) i menyn till vänster i Finansierings- och anbudsportalen efter att ha loggat in med sitt EU Login-konto.

Andra organisationer: Du kan söka på de organisationer som är registrerade i deltagarregistret genom att ange organisationens namn eller PIC-nummer (Participant Identification Code).

 Om sökningen inte ger någon träff måste organisationen registreras för att få ett PIC-nummer. När din organisation har registrerats kan du gå tillbaka till eSubmission och välja det nyskapade PIC-numret med hjälp av ett av de två sökalternativen.

De uppgifter som är kopplade till PIC-numret i deltagarregistret (Participant Register) visas på skärmen och du uppmanas att uppge följande obligatoriska uppgifter och bifoga följande dokument:

• För den huvudansvarige deltagaren eller gruppledaren:
• Kontaktperson (namn och e-postadress)
• IBAN/bankkonto
  Om bankkontot har IBAN-kod ska du kryssa i IBAN-rutan och eSubmission kommer att kontrollera om IBAN-kontot är giltigt.

• För alla deltagare: försäkran på heder och samvete (korrekt ifylld och undertecknad) under Bilagor.

   Under Kontaktperson kan du uppge dig själv (namnet är redan ifyllt) eller någon annan person som kontaktperson för anbudsansökan. Kontaktpersonen får rollen som primär samordningskontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo) i Finansierings- och anbudsportalen och den som lämnar in anbudsansökan (om det är någon annan än kontaktpersonen) får rollen som samordningskontakt (Coordinator Contact, CoCo). 

Om den primära samordningskontakten saknar EU Login-konto skapas automatiskt ett tillfälligt EU Login-konto baserat på kontaktpersonens e-postadress, och personen inbjuds via e-post att registrera ett EU Login-konto. Inbjudan kommer i form av ett automatiskt systemmeddelande utan hänvisning till förfarandet. 

Under Bilagor (Attachments) kan du för varje deltagare ladda upp dokument som gäller uteslutnings- och urvalskriterierna. Kontrollera i kravspecifikationerna vilka dokument som varje deltagare måste bifoga till anbudet.

Klicka på Ok (Done) när du är klar. 

Klicka på Nästa (Next) för att gå vidare till nästa steg.

Delar

I en upphandling med flera delar ska du välja den eller de delar för vilka du vill lämna in en anbudsansökan och sedan klicka på Nästa (Next).

Anbudsrapport

Anbudsrapporten genereras av systemet och utgör en del av ditt anbud. I anbudsrapporten förtecknas alla bifogade handlingar.

eSubmission genererar automatiskt anbudsrapporten och bifogar den till ditt anbud. Innan du lämnar in din anbudsansökan kan du läsa rapporten på skärmen eller ladda ned den om du vill spara den. Du behöver inte underteckna och ladda upp den undertecknade rapporten i eSubmission.

När du har granskat anbudsrapporten och bestämt att anbudet är komplett och klart att lämnas in, klickar du på Nästa (Next) för att fortsätta.

Lämna in din anbudsansökan

När du är redo att lämna in din anbudsansökan klickar du på Skicka (Submit). Systemet visar ett bekräftelsemeddelande.

Klicka Ja (Yes) om du vill lämna in anbudet – då kan du inte längre ändra det.

Observera att det inte går att lämna in anbudsansökan om tidsfristen har löpt ut.

Om mindre än en dag återstår till sista inlämningsdag visar eSubmission de återstående timmarna/minuterna fram tills tidsfristen löper ut. 

Ett meddelande kommer att skickas till den primära samordningskontaktens/samordningskontaktens e-postadress. E-postmeddelandet innehåller en länk till Finansierings- och anbudsportalen där den primära samordningskontakten/samordningskontakten kan hitta inlämningsbeviset. Notera att innehavarna av de PIC-nummer du har uppgett i ansökan också kommer att informeras.

Hantera roller i Finansierings- och anbudsportalen

Den kontaktperson som anges i eSubmission får rollen som primär samordningskontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo) för inlämning av anbudsansökan  och inbjudan till steg 2 på Finansierings- och anbudsportalen. Den som lämnar in ansökan (om det är någon annan än kontaktpersonen) får rollen som samordningskontakt (Coordinator Contact, CoCo) för ansökan om att få delta och inbjudan till steg 2, om inte den som är primär samordningskontakt/annan samordningskontakt för ansökan om att få delta har raderat rollen under perioden mellan den upphandlande myndighetens öppnande av ansökningarna och mottagandet av inbjudan till steg 2.

Ytterligare samordningskontakter (Coordinator Contact(s), (CoCo)) kan läggas till eller tas bort via Hantera roller (Manage Roles) (se nedan).

Observera att det endast får finnas en primär samordningskontakt per inbjudan eller anbud. Den primära samordningskontakt som ansvarar för inlämningen av ansökan (steg 1) får inte ersättas eller tas bort via Finansierings- och anbudsportalen (kontakta Finansierings- och anbudsportalens hjälpcentral om den primära samordningskontakten för ansökan måste ersättas).

Den primära samordningskontakten för en inbjudan till steg 2 kan nu ersättas direkt av Lear-ombudet och kontoadministratören i Finansierings- och anbudsportalen (Finansierings- och anbudsportalens supportteam behöver inte kontaktas) när inbjudan till steg 2 har lanserats.

För att lägga till/ta bort roller i ett anbud följer du stegen nedan:

  Samordningskontakter (CoCo) som läggs till enligt beskrivningen ovan efter att den upphandlande myndigheten har skickat inbjudningarna till steg 2 kommer inte att kunna lämna in ett anbud. Bara primära samordningskontakter/samordningskontakter (PCoCo/CoCos) som har fått inbjudan till steg 2 eller samordningskontakter (CoCos) som har lagts till via ”Hantera roller” (Manage roles) på inbjudan kommer att kunna lämna in ett anbud (se Snabbguiden för det andra steget i ett förfarande i två steg).

Hur du hanterar ansökningar/anbud i finansierings- och anbudsportalen

För att logga in i din privata del av Finansierings- och anbudsportalen måste du autentisera dig genom att klicka på inloggningsknappen (Sign in) i Finansierings- och anbudsportalens övre högra hörn på startsidan (ange ditt användarnamn och lösenord till EU Login).

Visa inlämnade ansökningar/anbud

I avsnittet My area till vänster hittar den primära samordningskontakten/samordningskontakten (PCoCo/CoCo) anbuden under Upphandling (Procurement centre) / Anbud (Submissions).

Det finns ett sökfält till höger ovanför listan med ansökningar/anbud.

Inlämnande ansökningar/anbud

För varje inlämning kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten (PCoCo/CoCo) se förfarandets referensnummer, anbuds-id, datum för sista vidtagna åtgärd och inlämningsstatus (utkast, inlämnat, dragits tillbaka eller raderat), sista inlämningsdag, delen (i tillämpliga fall) samt förfarandet titel, typ och steg.

Genom menyknappen med tre punkter till höger om varje ansökan/anbud (såvida inte ansökan/anbud har raderats) kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten vidta olika åtgärder beroende på inlämningens status.

För ansökningar/anbud med statusen Draft (Utkast):  

• Redigera (Edit): eSubmission öppnar den skärmbild där du befann dig när du lämnade applikationen. Du kan nu redigera ditt anbud i eSubmission.
• Visa (View): eSubmission öppnar den skärmbild där du befann dig när du lämnade applikationen. Det går inte att redigera anbudet eftersom det visas i skrivskyddat läge. 
• Radera (Delete): utkastet till anbud raderas i finansierings- och anbudsportalen.

För ansökningar/anbud med status Submitted (Inlämnat):

• Visa inlämningsbevis (View Receipt): inlämningsbeviset visas.
• Dra tillbaka (Withdraw) (endast tillgängligt fram till sista anbudsdagen): ange skälet till att du vill dra tillbaka ditt anbud och bekräfta genom att klicka på knappen Dra tillbaka. När du har dragit tillbaka ett anbud kan du inte se, redigera eller lämna in det på nytt.

För ansökningar/anbud med status Dragits tillbaka (Withdrawn):

• Visa bevis på att ansökan dragits tillbaka (View Withdrawal Receipt): beviset på att ansökan har dragits tillbaka visas.

För ansökningar/anbud med status Raderad (Deleted):

Inga åtgärder kan vidtas när det gäller ansökningar/anbud med statusen Raderad (Deleted). När ett utkast har raderats går det inte längre att få tillbaka det.