Uitnodigingen en inschrijvingen beheren op het Financierings- en aanbestedingsportaal

Het Financierings- en aanbestedingsportaal is het centrale toegangspunt (Single Electronic Data Interchange Area) voor deelnemers en deskundigen die te maken hebben met financieringsprogramma’s en aanbestedingen die door de Europese Commissie en andere instellingen, organen en agentschappen van de EU worden beheerd.

Als uw verzoek tot deelname met succes de eerste fase van de procedure heeft doorlopen, krijgt u een bericht van het F&T-portaal waarin u wordt verzocht deel te nemen aan de volgende fase van de procedure.

Het bericht wordt verzonden naar:

• het e-mailadres van de contactpersoon die u hebt opgegeven in de indiening van het verzoek tot deelname (Primary Coordinator Contact (PCoCo));
• het e-mailadres (indien verschillend) dat is gekoppeld aan de EU Login-account die is gebruikt om het verzoek tot deelname in te dienen (Coordinator Contact (CoCo));
• het e-mailadres van (een) andere Coordinator Contact(s) (CoCo) die via de knop “Manage roles” op de indiening van het verzoek tot deelname is toegevoegd.

Om toegang te krijgen tot uw persoonlijke ruimte op het Financierings- en aanbestedingsportaal, moet u uzelf identificeren door te klikken op de knop Sign in op het Financierings- en aanbestedingsportaal aan de rechterbovenkant van de startpagina (vul uw EU Login en wachtwoord in).

Vanuit uw persoonlijke ruimte op het Financierings- en aanbestedingsportaal kunt u:

• uw uitnodigingen tot inschrijving bekijken
• de ontvangst van een uitnodiging bevestigen
• toegang krijgen tot de niet-openbare aanbestedingsdocumenten 
• toegang krijgen tot beperkt toegankelijke Q&A 
• vragen aanmaken en indienen voor fase 2 van de procedure 
• starten met een nieuwe inschrijving in reactie op een uitnodiging
• ontwerpinschrijvingen bekijken, bewerken of verwijderen
• ingediende inschrijvingen intrekken
• uw bevestigingen van indiening/intrekking van een inschrijving (Submission/Withdrawal Receipts) bekijken
• rollen beheren
• berichten beheren.
  
  

Uitnodiging(en) bekijken

De PCoCo/CoCo vindt de uitnodiging(en) voor fase 2 in het navigatiemenu aan de linkerkant, onder de rubriek Invitations. Rechts boven de lijst met inschrijvingen is er ook een zoekveld beschikbaar.

Voor elke uitnodiging ziet u:

• het referentienummer van de procedure
• het perceel (indien van toepassing)
• de termijn
• de status van de uitnodiging (ontvangen, bevestigd, afgesloten)
• het soort procedure en de fase (procedures in twee fasen) of ronde (onderhandelingsprocedures)
• de titel van de procedure.
  

Door op het referentienummer van de procedure of op “See details” te klikken, komt u op de pagina met de gegevens van de uitnodiging, waar u kunt klikken op  Details of op de rubriek Consortium . 

Rubriek Details

Onder de rubriek Details kunt u:

• De details van de procedure bekijken.
  In de rubriek algemene informatie kunt u de informatie over de procedure bekijken. 

• Toegang krijgen tot de niet-openbare aanbestedingsdocumenten.

Onder de rubriek Restricted documents kunnen de uitgenodigde gegadigden de documenten voor fase 2 van de procedure bekijken. Als de aanbestedende autoriteit een nieuwe versie van het document heeft gepubliceerd, kunt u alle versies van het document bekijken. De meest recente versie is beschikbaar op het scherm. Om een oudere versie te bekijken, kunt u in het dropdownmenu de gewenste versie selecteren.

Als het document in een andere taal beschikbaar is, kunt u ook het vertaalde document bekijken.

•   Toegang krijgen tot beperkt toegankelijke vragen & antwoorden.    

In deze rubriek kunt u een vraag stellen over fase 2 van de procedure. Als de aanbestedende autoriteit het antwoord privaat verstrekt, verschijnt dit onder de rubriek “My Q&A”. Als het antwoord wordt gegeven aan alle gegadigden die worden uitgenodigd voor fase 2, verschijnt dit onder de rubriek “Restricted Q&A”.

Voor meer informatie, zie: Hoe kunt u een vraag stellen en indienen op het Financierings- en aanbestedingsportaal?

Rubriek Consortium

Onder deze rubriek kun u de gegevens bekijken van de organisatie waaraan deze uitnodiging is verzonden (in het geval van een consortium ziet u alle consortiumleden).

Klik op de pijl om de rollen te zien die aan de organisatie zijn toegewezen. Klik op de knop Edit Roles om de rollen te beheren.

Rubriek Invitations

Voor elke uitnodiging kan de PCoCo/CoCo het referentienummer van de procedure zien, alsook de status van de uitnodiging (ontvangen, bevestigd), de termijn, het perceel (indien van toepassing), de titel van de procedure, het soort procedure en de fase. Via de knop menu (drie puntjes)  van de uitnodiging/ inschrijving kan de PCoCo/CoCo verschillende acties uitvoeren, afhankelijk van de status van de uitnodiging/inschrijving.

Voor uitnodigingen met de status Received:   

• Ontvangstbevestiging (Acknowledge Receipt) : klik hier om te bevestigen dat u de uitnodiging tot inschrijving hebt ontvangen.
• Rollen beheren (Manage Roles) : u kunt de toegang tot uw inschrijvingen bekijken en beheren (personen toevoegen/verwijderen die de hier beschreven acties voor uw uitnodigingen kunnen uitvoeren).
• Zie details (See Details): u kunt de details van de procedure bekijken.

Voor uitnodigingen met de status Acknowledged:

• Nieuwe inschrijving starten (Start New Submission) : klik om een nieuwe inschrijving in te dienen.
• Rollen beheren (Manage Roles) : u kunt de toegang tot uw inschrijvingen bekijken en beheren (personen toevoegen/verwijderen die de hier beschreven acties voor uw uitnodigingen kunnen uitvoeren).

Om de inschrijvingen voor een uitnodiging te bekijken en te beheren, klikt u op de link Submission(s). Via de knop menu (drie puntjes) rechts naast elke inschrijving (tenzij de inschrijving is verwijderd) kan de  PCoCo/CoCo, afhankelijk van de indieningsstatus, verschillende acties uitvoeren.

Voor inschrijvingen met de status Draft:

• Edit: in eSubmission wordt het scherm geopend waarin u zich bevond toen u de applicatie verliet. U kunt uw inschrijving vervolgens in eSubmission bewerken.
• View: in eSubmission wordt het scherm geopend waarin u zich bevond toen u de applicatie verliet. U kunt de inschrijving niet bewerken, aangezien deze in de modus “alleen lezen” wordt weergegeven. 
• Delete: de ontwerpinschrijving wordt verwijderd uit het Financierings- en aanbestedingsportaal.

Voor inschrijvingen met de status Submitted:

• View Receipt: de indieningsbevestiging wordt weergegeven.
• Withdraw (alleen beschikbaar vóór de uiterste indieningsdatum): u kunt de reden opgeven waarom u de inschrijving wilt intrekken, waarna u dat bevestigt door op de knop Withdraw te klikken. Zodra u een inschrijving hebt ingetrokken, kunt u deze niet meer bekijken, bewerken of indienen.

Voor inschrijvingen met de status Withdrawn:

• View Withdrawal Receipt: het bewijs van intrekking wordt weergegeven.

Voor inschrijvingen met de status Deleted:
Er zijn geen acties beschikbaar voor inschrijvingen met de status Deleted. Zodra een ontwerpinschrijving is verwijderd, kan de inschrijver deze niet meer ophalen. 

Inschrijving voorbereiden in eSubmission 

Om een inschrijving te kunnen indienen, moet de PCoCo/CoCo eerst de ontvangst van de uitnodiging tot inschrijving bevestigen:

• Zoek naar de procedure in Invitations op het Financierings- en aanbestedingsportaal.
• In het menu “Action” van de procedure klikt u op Acknowledge Receipt om te bevestigen dat u de uitnodiging hebt ontvangen. De status van de uitnodiging verandert in Acknowledged.

Nadat u de ontvangst van de uitnodiging heeft bevestigd, wordt de PCoCo/CoCo automatisch doorgestuurd naar eSubmission, waar u kunt beginnen met de indiening van uw inschrijving door op New submission te klikken. 

Als u daar later mee wilt beginnen:

• Log in op het Financierings- en aanbestedingsportaal met de EU Login-account van de persoon die in de inschrijving is opgegeven als contactpersoon (PCoCo) of met de EU Login-account van de persoon die de inschrijving heeft ingediend (CoCo) of een andere PCoCo/CoCo die via de functie “Manage roles” van het Financierings- en aanbestedingsportaal is gemachtigd (zie voor meer informatie de rubriek Manage Roles op het Financierings- en aanbestedingsportaal in deze handleiding).
• Ga naar Invitations en zoek de procedure.
• Via deknop menu (klik op de drie puntjes) van de procedure, klikt u op Start new submission. U wordt dan doorgestuurd naar eSubmission.  

In eSubmission klikt u op New submission om een nieuwe inschrijving te starten of op Resume draft om verder te gaan met een ontwerpinschrijving waarmee u al was begonnen. U kunt ook verder werken aan uw ontwerpinschrijving op het Financierings- en aanbestedingsportaal (zie voor meer informatie de rubriek Inschrijvingen beheren op het Financierings- en aanbestedingsportaal in deze handleiding).

Navigeren in eSubmission

Wanneer u begint met de inschrijving, wordt bovenaan het scherm een voortgangsbalk weergegeven. Deze balk toont alle stappen die u moet doorlopen voordat u uw inschrijving indient. U kunt ook zien in welke fase u zich momenteel bevindt. Tijdens het indienen kunt u steeds bekijken welke documenten u hebt geüpload door op de knop Submission documents links op het scherm te klikken.

Partijen

In deze fase kan alleen de rubriek Contact Person worden bewerkt.

De gebruiker die in eSubmission begint met de inschrijving kan zichzelf (de naam is reeds ingevuld) of een andere persoon als contactpersoon opgeven. Als die andere persoon geen EU Login-account heeft, wordt automatisch een tijdelijke EU Login-account aangemaakt op basis van het e-mailadres van de contactpersoon en wordt de persoon per e-mail verzocht de registratie voor EU Login te voltooien. Dat verzoek wordt automatisch door het systeem verzonden, waarbij de specifieke procedure niet wordt vermeld.

De contactpersoon krijgt de rol Primary Coordinator Contact (PCoCo) op het Financierings- en aanbestedingsportaal en de gebruiker die de inschrijving indient (indien anders dan de contactpersoon) de rol Coordinator Contact (CoCo). 

Klik op Next om naar de volgende stap te gaan.

Inschrijvingsgegevens

In deze rubriek moet u het bedrag van uw inschrijving invullen (alleen in het geval van de methode van gunning op basis van de laagste kosten of op basis van de laagste prijs; in hetzelfde formaat als in het voorbeeld op het scherm) en/of bevestigen dat uw inschrijving al dan niet voldoet aan de in de aanbestedingsstukken vermelde minimumeisen.

Als u bevestigt dat uw inschrijving niet aan de minimumeisen voldoet, wordt u verzocht een toelichting te geven in een daartoe bestemd tekstveld. De bevestiging dat u al dan niet aan die eisen voldoet en de toelichting (indien u er niet aan voldoet), zullen in het inschrijvingsrapport worden opgenomen.

Nadat u op de knop Save hebt geklikt, kunt u de financiële inschrijving en, indien de aanbestedende dienst dat vereist, de technische inschrijving uploaden. U kunt meer dan één bestand uploaden voor de technische/financiële inschrijving. 

Zijn de inschrijvingsgegevens volgens u correct en is de inschrijving compleet, klik dan op Next. Deze knop is alleen actief als alle verplichte gegevens en documenten zijn verstrekt.

Inschrijvingsrapport

Het inschrijvingsrapport wordt gegenereerd door het systeem en maakt deel uit van de inschrijving. Het rapport bevat een lijst met alle documenten die bij de inschrijving zijn gevoegd.

eSubmission genereert het inschrijvingsrapport automatisch en voegt het toe aan uw inschrijving. U kunt het rapport op het scherm bekijken of downloaden voordat u de inschrijving indient. U hoeft het rapport niet te ondertekenen en in eSubmission te uploaden.

Wanneer u het inschrijvingsrapport hebt bekeken en de inschrijving volgens u compleet en klaar voor indiening is, klikt u op de knop Next om door te gaan.

Uw inschrijving indienen

Als u klaar bent om uw inschrijving in te dienen, klikt u op Submit. Het systeem geeft een bevestigingsbericht weer.

Klik op Yes als u wilt bevestigen. U kunt deze inschrijving dan niet meer wijzigen. NB: u kunt via het systeem geen inschrijvingen indienen als de uiterste termijn voor de ontvangst van inschrijvingen is verstreken.

Er wordt een bericht gestuurd naar het e-mailadres dat gekoppeld is aan de EU Login-account van de Primary Coordinator Contact (PCoCo) en van de Coordinator Contact(s) (CoCo) die in de inschrijving zijn vermeld. Deze e-mail bevat een link naar het Financierings- en aanbestedingsportaal, waar de indieningsbevestiging beschikbaar is. 

Rollen beheren op het Financierings- en aanbestedingsportaal

De in het verzoek tot deelname (fase 1) vermelde contactpersoon in eSubmission krijgt de rol Primary Coordinator Contact (PCoCo) voor de uitnodiging op het Financierings- en aanbestedingsportaal. De gebruiker die het verzoek indient (indien verschillend van de contactpersoon in het verzoek) krijgt de rol Coordinator Contact (CoCo) voor de indiening van het verzoek en de uitnodiging, tenzij de rol door de PCoCo/een andere CoCo uit de indiening van het verzoek is verwijderd in de periode tussen de opening van de verzoeken door de aanbestedende dienst en de ontvangst van de uitnodiging voor stap 2.

De contactpersoon die is opgegeven in de inschrijving (fase 2) in eSubmission krijgt de rol Primary Coordinator Contact (PCoCo) voor de indiening van de inschrijving. De PCoCo van de uitnodiging en de gebruiker die de inschrijving indient, indien deze verschilt van de contactpersoon in de inschrijving, krijgen de rol van Coordinator Contact (CoCo) voor de indiening van de inschrijving.

Extra Coordinator Contact(s) (CoCo) bij de indiening van het verzoek, de uitnodiging en de indiening van de inschrijving kunnen worden toegevoegd of verwijderd via de knop Manage Roles (zie hieronder).

Er kan slechts één PCoCo per uitnodiging of inschrijving zijn. De PCoCo voor de indiening van het verzoek (fase 1) of de indiening van de inschrijving (fase 2) kan niet worden vervangen of verwijderd.

De PCoCo voor een uitnodiging kan alleen worden vervangen (niet verwijderd) door de volgende personen:

•     LEAR/Accountbeheerder (indien aangesteld voor uw organisatie, zie hier)
•     de huidige PCoCo (na de vervanging heeft deze PCoCo geen toegang meer tot de uitnodiging)
•     alle CoCo’s voor de uitnodiging.

Volg de onderstaande stappen om rollen bij een indiening of uitnodiging toe te voegen/te verwijderen:

Volgende ronde(s) voor mededingingsprocedures met onderhandeling en innovatiepartnerschappen

Deze rubriek geldt  alleen voor mededingingsprocedures met onderhandeling en innovatiepartnerschappen met meer dan één onderhandelingsronde in fase 2.

Als de aanbestedende dienst besluit u te vragen een herziene inschrijving in te dienen via eSubmission, ontvangt de PCoCo/CoCo een bericht van het Financierings- en aanbestedingsportaal.

Om een herziene inschrijving in te dienen, moet de PCoCo/CoCo bevestigen dat de uitnodiging is ontvangen. Nadat de ontvangst van de uitnodiging is bevestigd, wordt de PCoCo/CoCo automatisch doorgestuurd naar eSubmission, waar de indiening van de herziene inschrijving kan beginnen door op New submission te klikken. De procedure voor het indienen van een herziene inschrijving in de volgende ronde(s), is te vinden in de Handleiding voor onderhandelingsprocedures – ronde 2 / volgende onderhandelingsronde(s)