Verzoek tot deelname voorbereiden in eSubmission

Elke ondernemer kan een verzoek tot deelname indienen via de in de aankondiging van de opdracht/prijsvraag vermelde link naar het Financierings- en aanbestedingsportaal.

Zodra u op dat portaal bent, moet u op klikken op Access submission om een inschrijving in te dienen. Vervolgens wordt u doorverwezen naar het eSubmission-portaal, op voorwaarde dat u bent ingelogd met uw EU Login-account.

Eerst moet u de algemene voorwaarden lezen en aanvaarden en bevestigen dat u de privacyverklaring van het F&T-portaal en de privacyverklaring voor de gunning en het beheer van aanbestedingen hebt gelezen en begrepen.

In eSubmission klikt u op New submission om een nieuwe inschrijving te starten of op Resume draft om verder te gaan met een ontwerpinschrijving waarmee u al was begonnen. U kunt ook verder werken aan uw ontwerpinschrijving op het Financierings- en aanbestedingsportaal (zie voor meer informatie de rubriek Inschrijvingen beheren op het Financierings- en aanbestedingsportaal in deze handleiding).

Navigeren in eSubmission 

Wanneer u begint met de inschrijving, wordt bovenaan het scherm een voortgangsbalk weergegeven. Deze balk toont alle stappen die u moet doorlopen voordat u uw verzoek tot deelname indient. U kunt ook zien in welke fase u zich momenteel bevindt.

Tijdens het indienen kunt u steeds bekijken welke documenten u hebt geüpload door op de knop Submission documents links op het scherm te klikken.

Manieren om een inschrijving in te dienen

Wanneer u begint met een nieuwe inschrijving, moet u aangeven:

• hoe u uw verzoek tot deelname wilt indienen: Individuele inschrijving of Gezamenlijke inschrijving
• of u bij de inschrijving gebruik maakt van subcontractanten
• in welke taal u de inschrijving indient.

Heeft u uw keuze gemaakt, klik dan op de knop Next onderaan het scherm.

Partijen

In dit deel moet u aangeven welke organisaties aan uw inschrijving deelnemen (participants). Klik op New party en selecteer het type deelnemer: hoofddeelnemer (bij individuele inschrijving), groepsleider of lid van de combinatie (bij gezamenlijke inschrijving) en subcontractant (indien van toepassing).

Alle deelnemers, met uitzondering van subcontractanten, moeten worden geïdentificeerd met een PIC (Participant Identification Code). Klik op de rubriek Search organisation om te controleren of een entiteit al een PIC heeft (d.w.z. al in het deelnemersregister is opgenomen).

Er zijn twee zoekopties:  My organisations of Other organisations .

My Organisations: klik op het dropdownmenu om de lijst weer te geven van organisaties die de ingelogde gebruiker bij eerdere inschrijvingen heeft gebruikt of waarvoor hij/zij een rol heeft gekregen (bv. zelfregistrant, LEAR of accountbeheerder). Dit zijn dezelfde organisaties die de gebruikers kunnen zien onder het tabblad “My organisations” in het linkermenu op het F&T-portaal nadat ze met hun EU Login-account hebben ingelogd.

Other Organisations: u kunt de in het deelnemersregister geregistreerde organisaties opzoeken door hetzij de naam van de organisatie, hetzij de PIC (Participant Identification Code) in te geven.

 Als de zoekopdracht geen resultaten oplevert, moet de organisatie zich registreren om een PIC te verkrijgen. Nadat uw organisatie is geregistreerd, kunt u teruggaan naar eSubmission en de nieuw aangemaakte PIC selecteren met behulp van een van de twee zoekopties.

De gegevens die bij de PIC horen en in het deelnemersregister (Participant Register) staan, worden weergegeven en u wordt gevraagd de volgende verplichte gegevens/documenten te verstrekken:

• voor de hoofddeelnemer of de groepsleider:
• contactpersoon (naam en e-mailadres)
• IBAN/bankrekeningnummer.
  Als de bankrekening een IBAN-code heeft, moet u het vakje “IBAN” aanvinken en controleert eSubmission of het IBAN-nummer geldig is;

• voor alle deelnemers: verklaring op erewoord (naar behoren ingevuld en ondertekend) in de rubriek Bijlagen.

   In de rubriek “Contactpersoon” kan de gebruiker zichzelf (de naam is al vooraf ingevuld) of een andere persoon opgeven als contactpersoon voor het verzoek tot deelname. De contactpersoon krijgt de rol Primary Coordinator Contact (PCoCo) op het Financierings- en aanbestedingsportaal en de gebruiker die het verzoek tot deelname indient (indien anders dan de contactpersoon) de rol Coordinator Contact (CoCo). 

Als de PCoCo geen EU Login-account heeft, wordt automatisch een tijdelijke EU Login-account aangemaakt op basis van het e-mailadres van de contactpersoon en wordt de persoon per e-mail verzocht de registratie voor EU Login te voltooien. Dat verzoek wordt automatisch door het systeem verzonden, waarbij de specifieke procedure niet wordt vermeld. 

In de rubriek Bijlagen van elke deelnemer kunt u de documenten van de deelnemer in verband met de uitsluitings- en selectiecriteria uploaden. Kijk in het bestek welke documenten voor welke deelnemer vereist zijn voor de inschrijving.

Klik op Done wanneer u klaar bent. 

Klik op Next om naar de volgende stap te gaan.

Percelen

Kies bij een procedure met meerdere percelen voor welk perceel of welke percelen u een verzoek tot deelname wilt indienen en klik vervolgens op de knop Next.

Inschrijvingsrapport

Het inschrijvingsrapport wordt gegenereerd door het systeem en maakt deel uit van de inschrijving. Het rapport bevat een lijst met alle documenten die bij de inschrijving zijn gevoegd.

eSubmission genereert het inschrijvingsrapport automatisch en voegt het toe aan uw inschrijving. U kunt het rapport op scherm bekijken of downloaden voordat u het verzoek tot deelname indient. U hoeft het ondertekende rapport niet te ondertekenen en in eSubmission te uploaden.

Wanneer u het inschrijvingsrapport hebt bekeken en de inschrijving volgens u compleet en klaar voor indiening is, klikt u op de knop Next om door te gaan.

Uw verzoek tot deelname indienen 

Als u klaar bent om uw verzoek tot deelname in te dienen, klikt u op Submit. Het systeem geeft een bevestigingsbericht weer.

Klik op Yes als u wilt bevestigen. U kunt deze inschrijving dan niet meer wijzigen.

U kunt via het systeem geen verzoek tot deelname indienen als de uiterste termijn voor de ontvangst ervan is verstreken.

Wanneer de deadline binnen minder dan 24 uur verstrijkt, geeft eSubmission het aantal resterende uren/minuten tot de deadline weer. 

Er wordt een e-mail verstuurd naar het e-mailadres van de PCoCo/CoCo. Deze e-mail bevat een link naar het Financierings- en aanbestedingsportaal, waar de PCoCo/CoCo toegang heeft tot de indieningsbevestiging. Houd er rekening mee dat de eigenaren van de PIC die voor de indiening is gebruikt een bericht ontvangen.

Rollen beheren op het Financierings- en aanbestedingsportaal

De contactpersoon die is opgegeven in eSubmission krijgt op het Financierings- en aanbestedingsportaal de rol Primary Coordinator Contact (PCoCo) voor de indiening van het verzoek tot deelname en de uitnodiging voor stap 2. De gebruiker die het verzoek indient (indien verschillend van de contactpersoon in het verzoek) krijgt de rol Coordinator Contact (CoCo) voor de indiening van het verzoek en de uitnodiging voor stap 2, tenzij de rol door de PCoCo/een andere CoCo uit de indiening van het verzoek is verwijderd in de periode tussen de opening van de verzoeken door de aanbestedende dienst en de ontvangst van de uitnodiging voor stap 2.

Extra coördinatorcontactadres(sen) (CoCo) bij de indiening van het verzoek kunnen worden toegevoegd of verwijderd via de knop Manage Roles (zie hieronder).

Er kan slechts één PCoCo per uitnodiging of inschrijving zijn. De PCoCo voor de indiening van het verzoek (stap 1) kan niet worden vervangen of verwijderd via het F&T-portaal (neem contact op met de F&T-helpdesk als de PCoCo voor de indiening moet worden vervangen).

De PCoCo voor een uitnodiging voor stap 2 kan nu rechtstreeks op het F&T-portaal worden vervangen door de LEAR en de accountbeheerder (het is niet langer nodig contact op te nemen met het F&T-ondersteuningsteam), als de uitnodiging voor stap 2 van start is gegaan.

Volg de onderstaande stappen om rollen bij een indiening toe te voegen/te verwijderen:

   CoCo’s die zoals hierboven beschreven worden toegevoegd nadat de aanbestedende dienst de uitnodigingen voor fase 2 heeft verstuurd, kunnen geen inschrijving indienen. Alleen PCoCo/CoCo’s die de uitnodiging voor fase 2 al hebben ontvangen of CoCo’s die zijn toegevoegd via de knop “Manage roles” op de uitnodiging kunnen een inschrijving indienen (zie de handleiding voor de tweede fase van procedures in twee fasen).

Inschrijvingen beheren op het Financierings- en aanbestedingsportaal

Om toegang te krijgen tot uw persoonlijke ruimte op het Financierings- en aanbestedingsportaal, moet u uzelf identificeren door te klikken op de knop Sign in op het Financierings- en aanbestedingsportaal aan de rechterbovenkant van de startpagina (vul uw EU Login en wachtwoord in).

Inschrijvingen bekijken

In de rubriek My area aan de linkerkant vindt de PCoCo/CoCo de inschrijvingen in de rubriek Procurement centre/Submissions.

Rechts boven de lijst met inschrijvingen is er ook een zoekveld beschikbaar.

Rubriek Submissions

Voor elke inschrijving kan de PCoCo/CoCo het referentienummer van de procedure zien, alsook het indienings-ID, de datum van de laatste actie en de indieningsstatus (ontwerp, ingediend, ingetrokken, verwijderd), de termijn, het perceel (indien van toepassing), de titel van de procedure, het soort procedure en de fase.

Via de knop menu (drie puntjes) rechts naast elke inschrijving (tenzij de inschrijving is verwijderd) kan de PCoCo/CoCo, afhankelijk van de indieningsstatus, verschillende acties uitvoeren.

Voor inschrijvingen met de status Draft:  

• Edit: in eSubmission wordt het scherm geopend waarin u zich bevond toen u de applicatie verliet. U kunt uw inschrijving vervolgens in eSubmission bewerken.
• View: in eSubmission wordt het scherm geopend waarin u zich bevond toen u de applicatie verliet. U kunt de inschrijving niet bewerken, aangezien deze in de modus “alleen lezen” wordt weergegeven. 
• Delete: de ontwerpinschrijving wordt verwijderd uit het Financierings- en aanbestedingsportaal.

Voor inschrijvingen met de status Submitted:

• View Receipt: de indieningsbevestiging wordt weergegeven.
• Withdraw (alleen beschikbaar vóór de uiterste indieningsdatum): u kunt de reden opgeven waarom u de inschrijving wilt intrekken, waarna u dat bevestigt door op de knop Withdraw te klikken. Zodra u een inschrijving hebt ingetrokken, kunt u deze niet meer bekijken, bewerken of indienen.

Voor inschrijvingen met de status Withdrawn:

• View Withdrawal Receipt: het bewijs van intrekking wordt weergegeven.

Voor inschrijvingen met de status Deleted:

Er zijn geen acties beschikbaar voor inschrijvingen met de status Deleted. Zodra een ontwerpinschrijving is verwijderd, kan de deelnemer deze niet meer ophalen.