Handleiding voor aanbestedingsprocedures in twee fasen – fase 1

(niet-openbare procedures, mededingingsprocedures met onderhandeling , concurrentiegerichte dialogen, innovatiepartnerschappen en prijsvragen)

Aan de slag

Welkom bij eSubmission.

Met eSubmission kunnen ondernemers online reageren op EU-aanbestedingsprocedures door inschrijvingen (d.w.z. verzoeken om aan aanbestedingen deel te nemen) op gestructureerde en beveiligde wijze online voor te bereiden en in te dienen.

Deze handleiding is alleen van toepassing op de eerste fase van procedures in twee fasen. In deze fase kunnen ondernemers een verzoek om deel te nemen indienen. De handleidingen voor de tweede fase van procedures in twee fasen en handleidingen voor andere aanbestedingsprocedures zijn beschikbaar op de eProcurement-wiki van het Financierings- en aanbestedingsportaal “Funding & Tenders” .

Als ondernemer kunt u:

• uw reactie invoeren op een procedure door een EU-instelling,orgaan of agentschap

• een inschrijving op beveiligde wijze indienen

• een opgeslagen concept weergeven of afmaken

• een concept verwijderen

• een bewijs van indiening ontvangen (Submission Receipt)

• een ingediende inschrijving intrekken voorafgaand aan de uiterste termijn voor verzoeken om deel te nemen

• een bewijs van intrekking ontvangen (Withdrawal Receipt)

Lees de systeemvereisten door.

Deze staan op de beginpagina van de applicatie eSubmission en in de rubriek Bijlagen op de pagina Partijen.

Technische hulp nodig?

Als u hulp nodig heeft, kunt u van 08:00 tot 20:00 Midden-Europese tijd (MET/MEZT) contact opnemen met het supportteam (Belgische tijd) ..

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 +32 (0) 229 71063

 Het supportteam werkt alleen in het Engels.

Toegang tot eSubmission

U krijgt toegang tot eSubmission in het kader van een aanbestedingsprocedure (call for tender). De gepubliceerde aanbestedingen van de Europese instellingen, organen en agentschappen zijn te vinden op:

• het Financierings- en aanbestedingsportaal

• de Applicatie TED eTendering (voor aanbestedingen gepubliceerd vóór 25/10/2023)

Wat moet ik doen om eSubmission te gebruiken?

Om eSubmission te kunnen gebruiken, moet u geregistreerd zijn bij de authenticatiedienst van de Europese Commissie (EU Login). U kunt dan reageren op een aanbesteding die op het financierings- en aanbestedingsportaal is gepubliceerd. 

Om te kunnen reageren op een aanbesteding die vóór 25/10/2023 is gepubliceerd, heeft u ook een account op TED eTendering nodig.

Om uw organisatie bij de elektronische indiening te kunnen identificeren, moet deze zijn geregistreerd in het register van organisaties van de Commissie (deelnemersregister) en een PIC (Participant Identification Code) hebben. Voor meer informatie over PIC, klik hier. Alle organisaties kunnen zich gratis registeren.

EU Login

EU Login is de toegangspoort tot verschillende diensten en systemen van de Commissie. Heeft u nog geen EU-login, dan kunt u een account aanmaken.

Lees voor meer informatie de rubriek Help van EU Login.

Financierings- en aanbestedingsportaal

Het Financierings- en aanbestedingsportaal is het centrale toegangspunt (Single Electronic Data Interchange Area) voor deelnemers en deskundigen die te maken hebben met financieringsprogramma’s en aanbestedingen die door de Europese Commissie en andere instellingen, organen en agentschappen van de EU worden beheerd.

Via het financierings- en aanbestedingsportaalportaal kunnen deelnemers:

• zoeken naar mogelijkheden in EU-financieringsprogramma’s of aanbestedingsprocedures;

• inschrijven op aanbestedingen
• aanbestedingsdocumenten raadplegen
• een vraag aanmaken en indienen 

• zich registreren in het deelnemersregister (zie hieronder) 

• toegang krijgen tot eSubmission

• toegang krijgen tot Submission Receipts (bevestiging van indiening)

• ontwerpinschrijvingen bekijken, bewerken of verwijderen

• inschrijvingen intrekken en toegang krijgen tot de Withdrawal Receipt (bewijs van intrekking)

• rollen beheren

Deelnemersregister

De Commissie heeft een onlineregister opgezet van organisaties die deelnemen aan EU-aanbestedingen of EU-oproepen tot het indienen van voorstellen om het “eenmaligheidsbeginsel” in de praktijk te brengen: deelnemers hoeven slechts één keer informatie over hun organisatie in te dienen. Bij de registratie krijgt elke organisatie een unieke identificatiecode (Participant Identification Code – PIC). De procedure voor het opvragen van een PIC in het deelnemersregister is te vinden op deze bladzijde.

Verzoek tot deelname voorbereiden in eSubmission

Elke ondernemer kan een verzoek tot deelname indienen via de in de aankondiging van de opdracht/prijsvraag vermelde link naar het financierings- en aanbestedingsportaal.

Zodra u in dat portaal bent, moet u op klikken op Access submission om een offerte in te dienen. Vervolgens wordt u doorverwezen naar het eSubmission-portaal, op voorwaarde dat u bent ingelogd met uw EU Login-account.

Ten eerste moet u de algemene voorwaarden lezen en aanvaarden en bevestigen dat u de mededeling over gegevensbescherming hebt gelezen en begrepen.

In eSubmission klikt u op New submission om een nieuwe inschrijving te starten of op Resume draft om verder te gaan met een ontwerpinschrijving waarmee u al was begonnen. U kunt ook verder werken aan uw ontwerpinschrijving in het financierings- en aanbestedingsportaal (zie voor meer informatie het gedeelte Inschrijvingen beheren in het financierings- en aanbestedingsportaal in deze handleiding ).

Navigeren in eSubmission 

Wanneer u begint met de inschrijving, wordt bovenaan het scherm een voortgangsbalk weergegeven. Deze balk toont alle stappen die u moet doorlopen voordat u uw verzoek tot deelname indient. U kunt ook zien in welke fase u zich momenteel bevindt.

Tijdens het indienen kunt u steeds bekijken welke documenten u hebt geüpload door op de button Submission documents links op het scherm te klikken.

Er wordt niets bij de aanbestedende dienst ingediend totdat u aan het einde van de indieningsprocedure op de knop Submit hebt geklikt.

Manieren om een inschrijving in te dienen

Wanneer u begint met een nieuwe inschrijving, moet u aangeven:

• hoe u uw verzoek tot deelname wilt indienen: Individuele inschrijving (Sole submission) of Gezamenlijke inschrijving (Joint submission)
• of u bij de inschrijving gebruik maakt van subcontractanten
• in welke taal u de inschrijving indient

Heeft u uw keuze gemaakt, klik dan op de button Next onderaan het scherm.

Partijen

In dit deel moet u aangeven welke organisaties aan uw inschrijving deelnemen (participants). Klik op Nieuwe partij en selecteer het type deelnemer: hoofddeelnemer (bij individuele inschrijving), groepsleider of lid van de combinatie (bij gezamenlijke inschrijving) en subcontractant (indien van toepassing).

Alle deelnemers, met uitzondering van subcontractanten, moeten worden geïdentificeerd met een PIC (Participant Identification Code). Klik op de button Search om te controleren of een entiteit al een PIC heeft (d.w.z. al in het deelnemersregister is opgenomen). U kunt zoeken op PIC-nummer, btw-nummer, nationaal registratienummer en land. Wilt u op btw-nummer of nationaal registratienummer zoeken, dan moet u eerst het land selecteren.

Als de zoekopdracht geen resultaten oplevert, moet de organisatie zich registreren om een PIC te verkrijgen.  Nadat u de PIC heeft verkregen, gaat u terug naar eSubmission, zoekt u op de PIC en selecteert u de organisatie die wordt weergegeven.

De gegevens die bij de PIC horen en in het deelnemersregister staan, worden weergegeven en u wordt gevraagd de volgende verplichte gegevens/documenten te verstrekken:

• voor de hoofddeelnemer of de groepsleider:
• contactpersoon (naam en e-mailadres)
• IBAN/bankrekeningnummer
• voor alle deelnemers: verklaring op erewoord (naar behoren ingevuld en ondertekend) in de rubriek Bijlagen.
  

In de rubriek “Contactpersoon” kan de gebruiker zichzelf (de naam is al vooraf ingevuld) of een andere persoon aangeven als contactpersoon voor het verzoek tot deelname. De contactpersoon krijgt de rol Primary Coordinator Contact (PCoCo) in het financierings- en aanbestedingsportaal en de gebruiker die het verzoek tot deelname indient (indien anders dan de contactpersoon) de rol Coordinator Contact (CoCo). 

Als de PCoCo geen EU Login-account heeft, wordt automatisch een tijdelijke EU Login-account aangemaakt op basis van het e-mailadres van de contactpersoon en wordt de persoon per e-mail verzocht de registratie voor EU Login te voltooien. Dat verzoek wordt automatisch door het systeem verzonden, waarbij de specifieke procedure niet wordt vermeld. 

In de rubriek Bijlagen van elke deelnemer kunt u de documenten van de deelnemer in verband met de uitsluitings- en selectiecriteria uploaden. Kijk in het bestek welke documenten voor welke deelnemer vereist zijn voor de inschrijving.

Klik op Done wanneer u klaar bent. 

Zodra u de manier om een inschrijving in te dienen hebt ingevoerd, kunt u de structuur niet meer wijzigen van “Gezamenlijke inschrijving” naar “Individuele inschrijving” of vice versa. Als u de structuur van uw inschrijving of de groepsleider wilt wijzigen, moet u een nieuwe inschrijving aanmaken die uw ontwerpinschrijving overschrijft (alle eerder ingevoerde gegevens en geüploade documenten worden dan verwijderd).

Klik op Next om naar de volgende stap te gaan.

Percelen

Kies bij een procedure met meerdere percelen voor welk perceel of welke percelen u een verzoek tot deelname wilt indienen en klik vervolgens op de button Next.

De identificatie van de deelnemers geldt voor de inschrijving als geheel. Indien de samenstelling van het consortium per perceel anders is, moet u daarom per perceel een afzonderlijke inschrijving indienen.

Inschrijvingsrapport

Het inschrijvingsrapport wordt gegenereerd door het systeem en maakt deel uit van de inschrijving. Het rapport bevat een lijst met alle documenten die bij de inschrijving zijn gevoegd.

eSubmission genereert het inschrijvingsrapport automatisch en voegt het toe aan uw inschrijving. U kunt het rapport op scherm bekijken of downloaden voordat u het verzoek tot deelname indient. U hoeft het ondertekende rapport niet te ondertekenen en in eSubmission te uploaden.

Wanneer u het inschrijvingsrapport hebt bekeken en de inschrijving volgens u compleet en klaar voor indiening is, klikt u op de button Next om door te gaan.

Het inschrijvingsrapport is geen bewijs van indiening. U heeft  nog niets ingediend . Ga door naar de volgende stap en klik op Submit om de inschrijving af te ronden.

Uw verzoek tot deelname indienen   

Als u klaar bent om uw verzoek tot deelname in te dienen, klikt u op Submit . Het systeem geeft een bevestigingsbericht weer.

Klik op Yes als u wilt bevestigen. U kunt deze inschrijving dan niet meer wijzigen.

U kunt via het systeem geen verzoek tot deelname indienen als de uiterste termijn voor de ontvangst ervan is verstreken.

Er wordt een e-mail verstuurd naar het e-mailadres van de PCoCo/CoCo. Deze e-mail bevat een link naar het financierings- en aanbestedingsportaal , waar de PCoCo/CoCo toegang heeft tot de indieningsbevestiging. Houd er rekening mee dat de eigenaren van de PIC die voor de indiening is gebruikt een bericht ontvangen.

De indieningsbevestiging geldt als bewijs voor het respecteren van de uiterste termijn voor de ontvangst van inschrijvingen.

Rollen beheren in het financierings- en aanbestedingsportaal

De contactpersoon die is opgegeven in eSubmission krijgt de rol Primary Coordinator Contact (PCoCo) voor de indiening van het verzoek tot deelname in het financierings- en aanbestedingsportaal en de uitnodiging voor stap 2 op het financierings- en aanbestedingsportaal. De gebruiker die het verzoek indient (indien verschillend van de contactpersoon in het verzoek) ontvangt de rol Coordinator Contact (CoCo) voor de indiening van het verzoek en de uitnodiging voor stap 2,tenzij de rol door de PCoCo/een andere CoCo uit de indiening van het verzoek is verwijderd in de periode tussen de opening van de verzoeken door de aanbestedende dienst en de ontvangst van de uitnodiging voor stap 2.

Extra coördinatorcontactadres(sen) (CoCo) bij de indiening van het verzoek kunnen worden toegevoegd of verwijderd via de knop Manage Roles (zie hieronder).

Er kan slechts één PCoCo per uitnodiging of inschrijving zijn. De PCoCo voor de indiening van het verzoek (stap 1) kan niet worden vervangen of verwijderd via het F&T-portaal (neem contact op met de F&T-helpdesk als de PCoCo voor de indiening moet worden vervangen).

De PCoCo voor een uitnodiging voor stap 2 kan nu rechtstreeks in het F&T-portaal worden vervangen door de LEAR en de accountbeheerder (het is niet langer nodig contact op te nemen met het F&T-ondersteuningsteam), als de uitnodiging voor stap 2 van start is gegaan.

Volg de onderstaande stappen om rollen bij een indiening toe te voegen/te verwijderen:

1	Klik onder het dropdownmenu Action  rechts van de indiening van het verzoek tot deelname op de optie Manage Roles. Deze optie is pas zichtbaar als de aanbestedende dienst de ingediende verzoeken tot deelname heeft geopend.
2	Klik op de knop Edit Roles.
3	Om een extra CoCo toe te voegen aan de indiening, klik op de knop Add Roles.
4	Voeg de gegevens toe van degene die u wilt toevoegen als extra CoCo en klik op de knop Save.
5	Om een CoCo te verwijderen, klik op het pictogram “delete” naast de desbetreffende naam.

    CoCo’s die zoals hierboven beschreven worden toegevoegd nadat de aanbestedende dienst de uitnodigingen voor fase 2 heeft verstuurd, kunnen geen inschrijving indienen. Alleen PCoCo/CoCo’s die de uitnodiging voor fase 2 al hebben ontvangen of CoCos die zijn toegevoegd via de button “Manage roles” op de uitnodiging kunnen een inschrijving indienen (zie de handleiding voor de tweede fase van procedures in twee fasen).

Inschrijvingen beheren in het financierings- en aanbestedingsportaal

Om toegang te krijgen tot uw persoonlijke ruimte in het financierings- en aanbestedingsportaal, moet u uzelf identificeren door te klikken op de knop Sign in in het financierings- en aanbestedingsportaal aan de rechterbovenkant van de startpagina (vul uw EU Login en wachtwoord in).

Inschrijvingen bekijken

In de rubriek Manage My Area links vinden de PCoCo/CoCo de verzoek(en) tot deelname in het gedeelte My Submission(s). Rechts boven de lijst met inschrijvingen is er ook een zoekveld beschikbaar.

Gedeelte My Submission(s)

Voor elke indiening kan de PCoCo/CoCo het referentienummer van de procedure zien, het indienings-ID, de datum van de laatste uitgevoerde actie en de indieningsstatus (ontwerp, ingediend, ingetrokken, verwijderd), de termijn, het perceel (indien van toepassing), de titel van de procedure, het type procedure en de stap.

Met het menu Action rechts naast elke inschrijving (tenzij de inschrijving is verwijderd) kan de PCoCo/CoCo afhankelijk van de indieningsstatus verschillende acties uitvoeren.

Voor inschrijvingen met de status Draft:  

• Edit: in eSubmission wordt het scherm geopend waarin u zich bevond toen u de applicatie verliet. U kunt uw inschrijving vervolgens in eSubmission bewerken.
• View: in eSubmission wordt het scherm geopend waarin u zich bevond toen u de applicatie verliet. U kunt de inschrijving niet bewerken, aangezien deze in de modus “alleen lezen” wordt weergegeven. 
• Delete: de ontwerpinschrijving wordt verwijderd uit het financierings- en aanbestedingsportaal.
  
  

Voor inschrijvingen met de status Submitted:

• View Receipt: de indieningsbevestiging wordt weergegeven.
• Withdraw (alleen beschikbaar vóór de uiterste indieningsdatum): u kunt de reden opgeven waarom u de inschrijving wilt intrekken, waarna u dat bevestigt door op de button Withdraw te klikken. Zodra u een inschrijving hebt ingetrokken, kunt u deze niet meer bekijken, bewerken of indienen.
  
  

Voorinschrijvingen met de status Withdrawn:

• View Withdrawal Receipt: de indieningsbevestiging wordt weergegeven.

Voor inschrijvingen met de status Deleted:

Het menu Action is niet beschikbaar voor inschrijvingen met de status Deleted. Zodra een ontwerpinschrijving is verwijderd, kan de inschrijver deze niet meer ophalen. 

Berichten beheren in het financierings- en aanbestedingsportaal 

Berichten

De PCoCo/CoCo krijgt toegang tot dit gedeelte door op het pictogram met de klok rechts bovenaan het scherm te klikken na aanmelding op het financierings- en aanbestedingsportaal.

Hier vindt dePCoCo/CoCo de volgende berichten:

• Submission Receipt (bevestiging van indiening van een inschrijving/verzoek om deelname);
• Withdrawal Receipt (bewijs van intrekking van een inschrijving/verzoek om deelname).

In het tabblad Preferences onder Manage all notifications (onderaan de lijst met berichten) kan de PCoCo/CoCo kiezen hoe vaak hij e-mailberichten van het financierings- en aanbestedingsportaal wil ontvangen. Ongeacht uw keuze zijn al uw berichten altijd beschikbaar in de rubriek My notifications .

Formele berichten 

Dit gedeelte links onder Manage my area blijft leeg, aangezien het momenteel niet wordt gebruikt voor aanbestedingsprocedures.