Upravljanje pozivima i podnescima na portalu Funding & Tenders

Portal Funding & Tenders  jedinstveno je sučelje (jedinstveno područje elektroničke razmjene podataka) za sudionike i stručnjake u programima financiranja i natječaje kojima upravljaju Europska komisija i druge institucije, tijela ili agencije EU-a.  

Ako je vaš zahtjev za sudjelovanje uspješno prošao prvi korak postupka, primit ćete obavijest s portala Funding & Tenders s pozivom da sudjelujete u sljedećem koraku postupka.

Obavijest se šalje:

• na e-adresu osobe za kontakt navedenu pri podnošenju zahtjeva za sudjelovanje (primarni koordinator za kontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo))
• na e-adresu (ako se razlikuje) povezanu s računom za EU Login koji je korišten za podnošenje zahtjeva za sudjelovanje (koordinator za kontakt (Coordinator Contact, CoCo))
• na e-adresu svih drugih koordinatora za kontakt koji su dodani korištenjem gumba Manage roles u podnesenom zahtjevu za sudjelovanje.

Kako biste pristupili svojem osobnom prostoru na portalu Funding & Tenders, morate se autentificirati klikom na gumb Sign in u gornjem desnom kutu početne stranice portala (unesite svoje korisničko ime i lozinku za EU Login).

 
Iz svojeg osobnog prostora na portalu Funding & Tenders možete:

• pregledati svoje pozive na dostavu ponuda
• potvrditi primitak poziva
• pristupiti dokumentaciji o nabavi s ograničenim pristupom
• pristupiti pitanjima i odgovorima s ograničenim pristupom
• postaviti pitanja za 2. korak postupka
• započeti s podnošenjem nove ponude kao odgovor na poziv
• pregledavati, uređivati ili brisati nacrte ponuda
• povući podnesene ponude
• pristupiti potvrdama o podnošenju/povlačenju (Submission/Withdrawal Receipt)
• upravljati ulogama
• podešavati obavijesti.
  
  

Pregled poziva

Primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može pronaći pozive za 2. korak u navigacijskom izborniku s lijeve strane, u odjeljku Invitations. S desne strane iznad popisa poziva dostupno je i polje za pretraživanje.

Za svaki poziv možete vidjeti:

• referentni broj postupka
• grupu (ako je primjenjivo)
• rok
• status poziva (primljeno, potvrđeno, zatvoreno)
• vrstu postupka i korak (postupci u dva koraka) ili krug (pregovarački postupci)
• naziv postupka.
  

Klikom na referentni broj postupka ili na opciju See Details otvara se stranica s pojedinostima o pozivu na kojoj možete kliknuti na odjeljak Details  ili Consortium .

Odjeljak s pojedinostima (Details)

U odjeljku Details možete:

• vidjeti pojedinosti o postupku (View the procedure details)  
  U odjeljku General information možete vidjeti informacije povezane s postupkom.

• pristupiti dokumentaciji o nabavi s ograničenim pristupom

U odjeljku Restricted documents pozvani kandidati mogu pregledati dokumente za 2. korak postupka. Ako je javni naručitelj objavio novu verziju dokumenta, moći ćete pregledati sve verzije dokumenta. Najnovija verzija dostupna je na zaslonu. Za pregled starijih verzija kliknite na padajući izbornik i odaberite željenu verziju.

Ako je dokument dostupan na drugom jeziku, moći ćete pregledati i taj dokument.

•   pristupiti odjeljku s pitanjima i odgovorima s ograničenim pristupom (Restricted Questions & Answers)

U ovom odjeljku možete postaviti pitanje o 2. koraku postupka. Odgovor koji javni naručitelj dostavi privatno pojavit će se u odjeljku My Q&A. Ako se odgovor dostavi svim kandidatima pozvanima u 2. korak, pojavit će se u odjeljku Restricted Q&A.

Više informacija dostupno je na stranici s uputama o tome kako postaviti pitanje na portalu Funding & Tenders.

Odjeljak o konzorciju (Consortium)

U ovom odjeljku možete vidjeti podatke o organizaciji kojoj je ovaj poziv poslan (u slučaju konzorcija vidjet ćete sve članove konzorcija).

Kliknite na strelicu za pregled uloga dodijeljenih organizaciji. Kliknite na gumb Edit Roles za upravljanje ulogama.

Odjeljak s pozivima (Invitation(s))

Za svaki poziv primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može vidjeti referentni broj postupka, status poziva (primljeno, potvrđeno), rok, grupu (ako je primjenjivo), naziv postupka, vrstu postupka i korak. Izbornik (tri točke)  kod poziva/ponude omogućuje primarnom koordinatoru za kontakt / koordinatoru za kontakt obavljanje različitih radnji ovisno o statusu poziva/ponude.

Za pozive sa statusom Received (primljeno) možete:   

• potvrditi primitak : kliknite na Acknowledge Receipt kako biste potvrdili da ste primili poziv na podnošenje ponude.
• upravljati ulogama (Manage Roles) :  moći ćete pregledati i upravljati pristupom svojem pozivu (dodavati/brisati osobe koje mogu obavljati navedene radnje povezane s vašim pozivima)
• vidjeti pojedinosti (See Details): moći ćete vidjeti pojedinosti o postupku.

Za pozive sa statusom Acknowledged (potvrđeno) možete:

• započeti podnošenje nove ponude : kliknite na Start New Submission kako biste podnijeli novu ponudu
• upravljati ulogama (Manage Roles) : moći ćete pregledati i upravljati pristupom svojem pozivu (dodavati/brisati osobe koje mogu obavljati navedene radnje povezane s vašim pozivima)

Za pregled i upravljanje ponudama povezanima s određenim pozivom kliknite na poveznicu Submission(s). Izbornik (tri točke) , koji se nalazi desno kod svake ponude (osim ako je ponuda izbrisana), omogućuje primarnom koordinatoru za kontakt / koordinatoru za kontakt obavljanje različitih radnji ovisno o statusu ponude.

Ponude sa statusom Draft (nacrt) možete:

• uređivati (Edit): u sustavu eSubmission otvorit će se zaslon na kojem ste stali; nakon toga možete urediti ponudu
• pregledati (View):  u sustavu eSubmission otvorit će se zaslon na kojem ste stali; ponudu ne možete uređivati jer je pregledavate u formatu samo za čitanje 
• izbrisati (Delete):  nacrt ponude izbrisat će se s portala Funding & Tenders.

Za ponude sa statusom Submitted (podneseno) možete:

• pogledati potvrdu (View Receipt): prikazat će se potvrda o podnošenju
• povući ponudu (Withdraw) (moguće samo ako još nije prošao rok za podnošenje):  navedite razlog zbog kojeg želite povući ponudu i potvrdite to klikom na gumb Withdraw; nakon toga povučena ponuda više se ne može pregledavati, uređivati niti ponovno podnijeti.

Za ponude sa statusom Withdrawn (povučeno) možete:

• pogledati potvrdu o povlačenju (View Withdrawal Receipt): prikazat će se potvrda o povlačenju.

Za ponude sa statusom Deleted (izbrisano):
Nema radnji koje se mogu izvoditi za ponude sa statusom Deleted. Nakon brisanja nacrta ponude ponuditelj mu više neće moći pristupiti. 

Priprema ponude u sustavu eSubmission 

Da biste mogli podnijeti ponudu, primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt najprije mora potvrditi primitak poziva na podnošenje ponuda:

• postupak pronađite u odjeljku Invitations na portalu Funding & Tenders
• U izborniku tog postupka kliknite na Acknowledge Receipt kako biste potvrdili da ste primili poziv. Status poziva promijenit će se u Acknowledged.

Nakon što primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt potvrdi primitak poziva, automatski će biti preusmjeren u sustav eSubmission , u kojem može započeti s podnošenjem ponude klikom na Nova ponuda/zahtjev.  

Ako s podnošenjem želite početi kasnije:

• prijavite se na portal Funding & Tenders putem računa za EU Login osobe koja je u zahtjevu za sudjelovanje navedena kao osoba za kontakt (primarni koordinator za kontakt) ili, ako se razlikuje, putem računa za EU Login koji je korišten za podnošenje zahtjeva za sudjelovanje (koordinator za kontakt) ili bilo koji drugi primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt ovlašten putem funkcije „Manage roles” na portalu Funding & Tenders (više informacija dostupno je u odjeljku Upravljanje ulogama na portalu Funding & Tenders ovog Vodiča)
• pronađite postupak u odjeljku Invitations
• u izborniku koji se otvori klikom na tri točke [ IMAGE 18 ] kod tog postupka kliknite na Start New Submission, što će vas preusmjeriti u sustav eSubmission.   

U sustavu eSubmission kliknite na Nova ponuda/zahtjev kako biste započeli s podnošenjem nove ponude ili Nastavi izradu nacrta kako biste nastavili s radom na ranije započetom nacrtu. Rad na nacrtu možete nastaviti i s portala Funding & Tenders (za više informacija vidjeti odjeljak Upravljanje podnescima na portalu Funding & Tenders u ovom Vodiču).

Kretanje unutar sustava eSubmission

Od početka postupka na vrhu zaslona bit će vidljiva traka s koracima koje je potrebno proći do podnošenja ponude. Na traci ćete vidjeti i na kojem se koraku trenutačno nalazite. U postupku podnošenja u svakom trenutku možete vidjeti koji su dokumenti učitani klikom na gumb Dokumentacija ponude/zahtjeva s lijeve strane zaslona.

Stranke

U ovom se koraku može uređivati samo odjeljak Osoba za kontakt.

Korisnik koji započinje s podnošenjem ponude može kao osobu za kontakt navesti sebe (ime je već unaprijed uneseno) ili neku drugu osobu. Ako druga osoba nema račun za EU Login, automatski će se kreirati privremeni račun na temelju e-adrese osobe za kontakt i ta će osoba e-poštom dobiti poziv da dovrši registraciju za EU Login. Poziv je automatska poruka iz sustava bez upućivanja na postupak.

Osobi za kontakt dodjeljuje se uloga primarnog koordinatora za kontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo) na portalu Funding & Tenders, a korisniku koji podnosi ponudu (ako se razlikuje od osobe za kontakt) uloga koordinatora za kontakt (Coordinator Contact, CoCo). 

Za prelazak na sljedeći korak kliknite na Sljedeće.

Podaci o ponudi

U ovom odjeljku trebate unijeti iznos ponude ( samo u slučaju dodjele ugovora na temelju najnižeg troška i najniže cijene – upotrijebite isti format kao u primjeru na zaslonu) i/ili potvrditi da je vaša ponuda u skladu s minimalnim zahtjevima navedenima u dokumentaciji o nabavi.

Ako izjavite da vaša ponuda nije u skladu s minimalnim zahtjevima, od vas će se zatražiti da to obrazložite u posebnom tekstnom okviru. Potvrda o usklađenosti ili neusklađenosti i obrazloženje u slučaju neusklađenosti bit će navedeni u izvješću o ponudi.

Nakon što kliknete na gumb Spremi, možete učitati financijsku ponudu i, ako to zahtijeva javni naručitelj u natječajnim specifikacijama, tehničku ponudu. Možete učitati više datoteka za tehničku/financijsku ponudu. 

Kad budete sigurni da su podaci o ponudi točni i da je ponuda potpuna, kliknite na Sljedeće. Gumb će biti aktivan samo ako su uneseni svi obvezni podaci i dokumenti.

Izvješće o ponudi/zahtjevu

Izvješće o ponudi generira sustav i dio je ponude. U izvješću su navedeni svi dokumenti uključeni u ponudu.

Sustav eSubmission automatski generira izvješće o ponudi i dodaje ga u vašu ponudu. Izvješće o ponudi možete pregledati na zaslonu ili ga preuzeti za vlastitu evidenciju (prije podnošenja ponude). Izvješće nije potrebno potpisati niti učitati u sustav eSubmission.

Nakon što pregledate izvješće o ponudi i zaključite da je vaša ponuda potpuna i spremna za podnošenje, kliknite na Sljedeće da biste nastavili.

Podnošenje ponude

Kad budete spremni podnijeti svoju ponudu, kliknite na Podnesi. Na zaslonu će se prikazati poruka s potvrdom o podnošenju.

Kliknite na Da ako želite potvrditi podnošenje: nakon toga više nećete moći izmijeniti tu ponudu. Sustav vam neće dopustiti podnošenje ako je prošao rok za zaprimanje ponuda.

Na e-adresu povezanu s računom za EU Login primarnog koordinatora za kontakt i svih koordinatora za kontakt koji su navedeni za tu ponudu šalje se obavijest u kojoj se nalazi poveznica na portal Funding & Tenders, na kojem se može pronaći potvrda o podnošenju. 

Upravljanje ulogama na portalu Funding & Tenders

Osobi za kontakt navedenoj u zahtjevu za sudjelovanje (1. korak) u sustavu eSubmission dodjeljuje se uloga primarnog koordinatora za kontakt za poziv na portalu Funding & Tenders. Korisniku koji podnosi zahtjev (ako se razlikuje od osobe za kontakt u zahtjevu) dodjeljuje se uloga koordinatora za kontakt za podnošenje zahtjeva i poziv, osim ako je primarni koordinator za kontakt / drugi koordinator za kontakt za podnošenje zahtjeva uklonio tu ulogu u razdoblju od trenutka kad javni naručitelj otvori zahtjeve do primitka poziva za 2. korak.

Slično tome, osobi za kontakt navedenoj u ponudi (2. korak) u sustavu eSubmission dodjeljuje se uloga primarnog koordinatora za kontakt za podnošenje ponude . Primarnom koordinatoru za kontakt za poziv i korisniku koji podnosi ponudu, ako se razlikuje od osobe za kontakt u ponudi, dodjeljuje se uloga koordinatora za kontakt za podnošenje ponude.

Dodatni koordinator za kontakt za podnošenje zahtjeva, poziv i podnošenje ponude može se dodati ili ukloniti klikom na gumb Manage Roles (vidjeti u nastavku).

Napominjemo da za jedan poziv ili ponudu može postojati samo jedan primarni koordinator za kontakt. Primarni koordinator za kontakt za podnošenje zahtjeva (1. korak) ili podnošenje ponude (2. korak) ne može se zamijeniti niti ukloniti.

Primarnog koordinatora za kontakt za poziv mogu zamijeniti (ali ne i ukloniti) samo sljedeće osobe:

•     LEAR / administrator računa (ako je imenovan za vašu organizaciju, vidjeti ovdje)
•     aktualni primarni koordinator za kontakt (nakon zamjene taj primarni koordinator za kontakt više ne može pristupiti pozivu)
•     bilo koji koordinator za kontakt za poziv.

Kako biste dodali/uklonili uloge povezane s ponudom ili pozivom slijedite sljedeće korake:

Sljedeći krugovi natjecateljskih postupaka uz pregovore i inovacijskih partnerstava

  Ovaj se odjeljak primjenjuje samo na natjecateljske postupke uz pregovore i inovacijska partnerstva s više krugova pregovora u drugom koraku.

Ako vas javni naručitelj odluči pozvati da podnesete izmijenjenu ponudu putem sustava eSubmission, primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt primit će obavijest na portalu Funding & Tenders.

Za podnošenje izmijenjene ponude primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt mora potvrditi primitak poziva. Nakon što primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt potvrdi primitak poziva, automatski će biti preusmjeren u sustav eSubmission, u kojem može započeti s podnošenjem izmijenjene ponude klikom na Nova ponuda/zahtjev. Više informacija o tome kako podnijeti izmijenjenu ponudu u sljedećim krugovima dostupno je u Kratkom vodiču za pregovaračke postupke – 2. krug / sljedeći krugovi.