Gérer les invitations et les soumissions sur le portail Funding & Tenders

Dans les procédures négociées ou les procédures concurrentielles avec négociation sans publication, seuls les candidats invités peuvent soumettre une offre.

Si vous êtes invité(e) à soumettre une offre, vous recevrez:

• un courriel d’invitation;
• une notification sur le portail F&T.

Dans le courriel d’invitation, vous recevrez un lien qui vous conduira vers la section Invitation(s) du portail F&T. Vous devrez vous connecter avec votre compte EU Login. Si vous ne possédez pas encore de compte EU Login lié à l’adresse électronique utilisée par le pouvoir adjudicateur pour l’invitation, le portail F&T le créera automatiquement pour vous. Voir les explications détaillées ici.

Afficher l’invitation/les invitations

Dans le menu de navigation sur la gauche, vous trouverez l’invitation/les invitations sous Invitation(s). Un champ de recherche est également disponible à droite au-dessus de la liste des invitations.

Cliquez sur Select Organisation (Sélectionner l’organisation) au départ du bouton de menu (trois points) pour l’invitation reçue. Vous devrez sélectionner l’organisation qui a été indiquée comme «Participant» dans le courrier d’invitation.

 Une fenêtre contextuelle apparaîtra pour vous proposer deux options:

• My organisations  (Mes organisations) - vous pourrez sélectionner une organisation parmi celles pour lesquelles un rôle vous est attribué: rôle pour l’organisation (par exemple, responsable de l’auto-enregistrement, LEAR, LSIGN) ou pour un projet (soumission/invitation/marché/subvention) . Si votre organisation n’est pas encore enregistrée, vous devrez d’abord l’enregistrer dans le registre des participants pour obtenir un PIC (code d’identification du participant). Pour en savoir plus, cliquez ici. Une fois votre organisation enregistrée, vous pourrez sélectionner le PIC qui vient d’être créé.

• Other organisation (Autre organisation) -vous pourrez rechercher les organisations enregistrées sur le portail F&T en saisissant soit le nom de l’organisation, soit le numéro PIC.

Ce n’est qu’après avoir sélectionné votre organisation que vous pourrez voir les détails et les documents liés à l’invitation.

En cliquant sur le numéro de référence de la procédure, vous accéderez à la page relative aux détails de la procédure.

Dans la section «Details», vous pourrez:

• Visualiser les détails de la procédure
  Dans la rubrique General information (Informations générales), vous pourrez consulter les informations relatives à la procédure.

• • Accéder aux documents de marché à accès restreint
    Dans la rubrique Restricted documents (Documents à accès restreint), vous pourrez consulter les documents liés à la procédure.   
    

 
S’il existe plusieurs versions d’un document, la version la plus récente s’affichera à l’écran. Pour afficher une version plus ancienne, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez la version que vous souhaitez voir. Vous pourrez également consulter les traductions disponibles (le cas échéant).

• • Accéder à la section «Restricted Questions & answers (Q&A)» (Questions & réponses à accès restreint).    
    Dans cette section, vous pourrez poser une question concernant la procédure.   

Si le pouvoir adjudicateur fournit la réponse à titre privé, elle apparaîtra sous My Q&A (Mes questions et réponses). Si la réponse est fournie à tous les candidats invités à la procédure, elle apparaîtra sous la rubrique Restricted Q&A (Questions et réponses à accès restreint). Pour de plus amples informations, voir la page consacrée aux questions à soumettre sur le portail Funding and Tenders: How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal.

  La soumission ne peut être effectuée qu’à partir de la section «My Invitation(s)» (Mon invitation/Mes invitations). L’offre ou les offres ne peuvent pas être soumises à partir de la page consacrée aux détails de la procédure.

Section Invitation(s)

Pour chaque invitation, vous pourrez voir le numéro de référence de la procédure, l’état d’avancement de l’invitation [received (invitation reçue), acknowledged (réception confirmée)], la date limite, le lot (le cas échéant), l’intitulé de la procédure, le type de procédure et l’étape. Le bouton de menu (trois points) de l’invitation/de la soumission vous permettra d’effectuer différentes actions en fonction de l’état d’avancement de l’invitation/de la soumission.

Pour les invitations ayant le statut Received (Invitation reçue):   

• Acknowledge Receipt (Accuser réception): cliquez ici pour confirmer que vous avez reçu l’invitation à soumettre une offre. Vous serez redirigé(e) vers le portail eSubmission, sur lequel vous pourrez soumettre votre offre.
• Gérer les rôles (Manage Roles):  vous pourrez consulter et gérer les accès à votre invitation (ajouter/supprimer des personnes pouvant également accéder à l’invitation et soumettre une offre).
• See Details (Voir détails): vous pourrez voir les détails de la procédure (voir plus haut).

Pour les invitations ayant le statut Acknowledged (Réception confirmée): 

• Start New Submission (Commencer une nouvelle soumission): cliquez pour soumettre une nouvelle offre.
• Gérer les rôles (Manage Roles): vous pourrez consulter et gérer les accès à votre invitation (ajouter/supprimer des personnes pouvant également visualiser l’invitation et soumettre une offre).
• See Details (Voir détails): vous pourrez voir les détails de la procédure (voir plus haut).

Si vous avez commencé à rédiger une soumission ou si vous en avez déjà soumis une, vous verrez le lien Submission(s) [Soumission(s)].

Le bouton de menu (trois points) situé à droite de chaque soumission vous permettra d’effectuer différentes actions en fonction de l’état d’avancement de la soumission.

Dans le cas des soumissions ayant le statut Draft (Projet):

• Edit (Modifier): eSubmission affiche l’écran où vous vous trouviez lorsque vous avez quitté l’application. Vous pouvez à présent modifier votre soumission dans eSubmission.
• View (Visualiser): eSubmission affiche l’écran où vous vous trouviez lorsque vous avez quitté l’application. Il n’est pas possible de modifier la soumission lorsque vous la visualisez en mode lecture seule. 
• Delete (Supprimer): le projet de soumission sera supprimé du portail Funding & Tenders.

Dans le cas des soumissions ayant le statut Soumis (Submitted):

• View Receipt (Visualiser l’accusé de réception): l’accusé de réception de la soumission s’affiche.
• Withdraw (Retirer) (disponible uniquement avant la date limite de soumission):  indiquez le motif du retrait de la soumission et confirmez votre choix en cliquant sur le bouton Withdraw (Retirer). Une fois la soumission retirée, vous ne pourrez plus la visualiser, la modifier ou la soumettre à nouveau.

Dans le cas des soumissions ayant le statut Retiré (Withdrawn):

• View Withdrawal Receipt (Visualiser l’accusé de réception du retrait): l’accusé de réception du retrait s’affiche.

Dans le cas des soumissions ayant le statut Deleted (Supprimé):

• Le menu Action n’est pas disponible pour les offres ayant le statut Deleted (Supprimé). Une fois qu’un projet d’offre a été supprimé, il ne peut être récupéré par le soumissionnaire.  

Comment préparer votre offre dans eSubmission

Pour pouvoir soumettre une offre, vous devrez d’abord accuser réception de l’invitation à soumissionner:

• Trouvez la procédure dans Invitation(s) sur le portail Funding &Tenders.
• Au départ du bouton de menu (trois points) de la procédure, cliquez sur Accuser réception (Acknowledge Receipt) pour confirmer que vous avez reçu l'invitation. L’invitation passera au statut Acknowledged (Réception confirmée).

Après avoir accusé réception de l’invitation à soumissionner, vous serez automatiquement redirigé(e) vers eSubmission, où vous pourrez lancer la soumission de votre offre en cliquant sur Nouvelle offre.  

Si vous préférez commencer votre soumission plus tard:

• Connectez-vous au portail Funding & Tenders.
• Allez dans Invitation(s) et trouvez la procédure.
• À partir du bouton de menu (trois points) de la procédure, cliquez sur Start new submission (Commencer une nouvelle soumission). Vous serez alors redirigé(e) vers eSubmission.

Dans eSubmission, cliquez sur Nouvelle offre pour lancer une nouvelle soumission ou sur Continuer le projet pour continuer un projet déjà commencé. 

Navigation dans eSubmission 

Lorsque vous aurez commencé votre soumission, vous verrez apparaître une barre d’avancement en haut de l’écran. Cette barre indique toutes les étapes à suivre avant de soumettre votre offre. Elle vous permet aussi de voir à quelle étape vous vous trouvez actuellement. À tout moment au cours du processus de soumission, vous pourrez vérifier quels documents ont été chargés en cliquant sur le bouton Documents de l’offre sur la gauche de l’écran.

Manières de soumettre une offre

Lorsque vous commencerez une nouvelle offre, il vous sera demandé d’indiquer:

• la manière dont vous allez soumettre votre offre: Offre unique ou Offre conjointe;
• si la soumission prévoit un recours à la sous-traitance;
• dans quelle langue la soumission sera rédigée.

Une fois que vous aurez fait votre choix, cliquez sur le bouton Suivant (Next) en bas de la page.

Parties

Dans cette section, vous devrez désigner les organisations participant à votre soumission (participants). Cliquez sur New party (Nouvelle partie) et sélectionnez le type de participant: participant principal (en cas d’offre individuelle), chef du groupe ou membre du groupe (en cas d’offre conjointe) et sous-traitant (le cas échéant). Tous les participants, à l’exception des sous-traitants, doivent être identifiés par un PIC (code d’identification du participant). 

Le numéro PIC du participant principal ou du chef du groupe doit être le même que le PIC lié à l’invitation à participer à la présente procédure négociée figurant sur le portail F&T sous «Invitations».

Pour déterminer le PIC correct et vérifier si une entité possède déjà un PIC (autrement dit, si elle est déjà inscrite dans le registre des participants), utilisez le champ Rechercher une organisation. Il existe deux options de recherche: Mes organisations ou Autres organisations.

My Organisations (Mes organisations):  Cliquez sur le menu déroulant pour afficher la liste des organisations que l’utilisateur connecté a utilisées pour les soumissions précédentes ou pour lesquelles un rôle lui a été attribué [par exemple, auteur de l’auto-enregistrement, LEAR (représentant désigné par l’entité légale) ou administrateur de compte]. Ce sont les mêmes organisations que celles que l’utilisateur peut voir sous l’onglet «My organisations» dans le menu de gauche du portail «Funding & Tenders» après s’être connecté via son compte EU Login.

Other organisations (Autres organisations): Vous pourrez effectuer une recherche parmi les organisations inscrites dans le registre des participants en saisissant soit le nom de l’organisation, soit le PIC (Participant Identification Code).

Si la recherche ne donne pas de résultats, l’organisation doit s’enregistrer pour obtenir un PIC. Une fois votre organisation enregistrée, vous pouvez revenir sur eSubmission et sélectionner le PIC récemment créé en utilisant l’une des deux options de recherche.

Les données du registre des participants associées au PIC apparaîtront à l’écran et il vous sera demandé de fournir les données/documents obligatoires suivants:

• uniquement pour le participant principal ou le chef du groupe:
• personne de contact (nom et adresse électronique);
• numéro de compte bancaire/IBAN;
  Si le compte bancaire a un code IBAN, veuillez cocher la case «IBAN» et eSubmission vérifiera si l’IBAN est valide;
• pour tous les participants: déclaration sur l’honneur (dûment complétée et signée) dans la section Pièces jointes.

Dans la section Personne de contact (Contact person), l’utilisateur peut se désigner lui-même (le nom est déjà prérempli) ou désigner quelqu’un d’autre comme personne de contact pour l’offre. La personne de contact se voit attribuer le rôle de Primary Coordinator Contact (PCoCo) dans le portail Funding & Tenders et l’utilisateur qui soumet l’offre (s’il diffère de la personne de contact) le rôle de Coordinator Contact (CoCo). 

Si le PCoCo n’a pas de compte EU Login, un compte EU Login temporaire sera automatiquement créé à partir de l’adresse électronique de la personne de contact et la personne sera invitée par courriel à terminer l’inscription EU Login. Cette invitation prendra la forme d’un message système automatique sans référence à la procédure.

Dans la section Pièces jointes de chaque participant, vous pouvez charger les documents du participant relatifs aux critères d’exclusion et de sélection. Consultez le cahier des charges afin de déterminer quels sont les documents à inclure dans la soumission pour chaque participant.

Cliquez sur Terminé lorsque vous êtes prêt(e). 

Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.

Lots

Si la procédure comporte plusieurs lots, choisissez le ou les lots pour lesquels vous souhaitez soumettre l’offre, puis cliquez sur Suivant.  

Données relatives à l’offre

Dans cette section, vous devrez indiquer le montant de votre offre (uniquement dans le cas des méthodes d’attribution au coût le plus bas ou au prix le plus bas - veillez à utiliser le même format que celui de l’exemple proposé à l’écran) et/ou confirmer que votre offre satisfait ou non aux exigences minimales indiquées dans les documents de marché.

Si vous confirmez que votre offre ne satisfait pas aux exigences minimales, il vous sera demandé de fournir une explication dans un encadré prévu cet effet. La confirmation du respect des exigences ou de leur non-respect, explication à l’appui, sera consignée dans le rapport d’offre.

Après avoir cliqué sur Sauvegarder, vous pouvez charger l’offre financière et, si le pouvoir adjudicateur l’exige dans le cahier des charges, l’offre technique. Vous pouvez charger plusieurs fichiers d’offre technique/financière. 

Une fois que vous considérez que les données de l’offre sont correctes et que la soumission est complète, cliquez sur Suivant. Le bouton ne sera activé que si toutes les données et tous les documents exigés ont été fournis.

Rapport d’offre

Le rapport d’offre est généré par le système et fait partie de la soumission. Il contient la liste de tous les documents inclus dans la soumission. eSubmission génère automatiquement le rapport d’offre et l’ajoute à votre soumission. Vous pouvez consulter le rapport à l’écran ou le télécharger pour vos propres archives (avant de soumettre l’offre). Vous n’avez pas besoin de signer le rapport ni de charger le rapport signé dans eSubmission.

Après avoir consulté le rapport d’offre, si vous considérez que l’offre est complète et prête à être soumise, cliquez sur Suivant pour continuer.

Soumettre votre offre

Lorsque vous êtes prêt(e) à soumettre votre offre, cliquez sur Soumettre. Le système affichera un message de confirmation.

Cliquez sur Oui pour confirmer: vous ne pourrez plus modifier cette soumission.

Veuillez noter que le système ne vous permettra plus d’envoyer votre soumission après la date limite de réception des offres. Une notification sera envoyée par courriel à l’adresse électronique du PCoCo/CoCo. Cette notification contiendra un lien vers le portail Funding & Tenders, où le PCoCo/CoCo trouvera l’accusé de réception de la soumission (Submission Receipt). Veuillez noter que les titulaires du PIC utilisé dans la soumission seront informés.

Gérer les rôles sur le portail Funding & Tenders

Le compte EU Login lié à l’adresse électronique à laquelle l’invitation a été envoyée reçoit le rôle de Primary Coordinator Contact (PCoCo) pour l’invitation. En utilisant le bouton Manage Roles (Gérer les rôles) (voir ci-dessous), le PCoCo peut ajouter d’autres personnes de son organisation en tant que Coordinator Contact(s) (CoCo) pour l’invitation.

La personne de contact indiquée dans la soumission de l’offre reçoit le rôle de PCoCo pour la soumission et l’invitation au(x) cycle(s) ultérieur(s). L’utilisateur qui soumet l’offre (s’il diffère de la personne de contact figurant dans la soumission) se voit attribuer le rôle de Coordinator Contact (CoCo) aux fins de la soumission et de l’invitation au(x) cycle(s) ultérieur(s), sauf si le rôle a été supprimé par le PCoCo/un autre CoCo de la soumission au cours de la période comprise entre l’ouverture de l’offre par le pouvoir adjudicateur et la réception de l’invitation au(x) cycle(s) ultérieur(s).

Toutes les actions décrites ci-dessus (voir la section Mon invitation/Mes invitations) peuvent être effectuées par le PCoCo ou les CoCo du poste concerné (invitation ou soumission). Veuillez noter qu’il ne peut y avoir qu’un seul PCoCo par invitation ou soumission.

Pour ajouter/supprimer des rôles dans une soumission, suivez les étapes ci-dessous:

  Les CoCo ajoutés comme décrit ci-dessus après que le pouvoir adjudicateur a invité le soumissionnaire à soumettre une offre révisée par l’intermédiaire du portail ne seront pas en mesure de soumettre l’offre révisée. Seuls les PCoCo/CoCo ayant reçu l’invitation ou les CoCo ayant été ajoutés au moyen du bouton «Gérer les rôles» sur l’invitation pourront soumettre une offre révisée [voir les instructions pour le cycle 2 / le(s) cycle(s) ultérieur(s)].