Kutsujen ja tarjousten/hakemusten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa

Neuvottelumenettelyssä tai tarjousperusteisessa neuvottelumenettelyssä ilman julkaisua ainoastaan mukaan kutsutut toimijat voivat esittää tarjouksensa.

Menettelyyn mukaan kutsuttu toimija saa

• sähköpostikutsun
• ilmoituksen Funding & Tenders -portaalissa.

Kutsuviestissä on linkki, joka johtaa Funding & Tenders -portaalissa olevaan Invitation(s) -osioon (Kutsut). Sinun on kirjauduttava sisään EU Login -tunnuksella. Jos sähköpostiosoitteella, johon hankintaviranomainen on lähettänyt kutsun, ei ole vielä luotu EU Login -tiliä, Funding & Tenders -portaali luo sellaisen automaattisesti. Lue lisää EU Login -ohjeista.

Kutsujen tarkastelu

Kutsut näkyvät Invitations-osiossa (Kutsut), johon pääsee näytön vasemmassa reunassa olevasta valikosta. Voit käyttää myös näytön oikeassa reunassa kutsuluettelon yläpuolella olevaa hakukenttää.

Napsauta saamasi kutsun kohdalla valikkopainiketta (kolme pistettä) ja sen jälkeen Select Organisation (Valitse organisaatio). Valitse organisaatio, jonka nimi lukee sähköpostikutsun kohdassa Participant (Osallistuja).

 Näkyviin tulee ponnahdusikkuna, jossa on kaksi vaihtoehtoa:

• My organisations (Omat organisaationi) – voit valita jonkin niistä organisaatioista, joissa sinulla on jokin rooli. Rooli voi liittyä organisaatioon (esim. organisaation rekisteröijä, virallinen edustaja (LEAR) tai oikeudellinen allekirjoittaja (LSIGN)) tai hankkeeseen (tarjous/hakemus/kutsu/sopimus/avustus). Jos organisaatiosi ei vielä ole osallistujarekisterissä, se on ensin rekisteröitävä, jotta se saa PIC-tunnisteen (Participation Identification Code). Lue lisää rekisteröinnistä. Kun organisaatiosi on rekisteröity, sille luotu PIC-tunniste tulee valittavaksi.

• Other organisation (Muu organisaatio) – voit hakea Funding & Tenders -portaaliin rekisteröityneitä organisaatioita niiden nimellä tai PIC-tunnisteella.

Kutsun tiedot ja asiakirjat tulevat näkyviin, kun olet valinnut organisaation.

Menettelyn viitenumeroa napsauttamalla pääsee menettelyn tietoja koskevalle sivulle.

Details-osiossa (Tiedot) voit

• tarkastella menettelyn tietoja
  Menettelyyn liittyvät tiedot näkyvät General information -osiossa (Yleiset tiedot).

• tarkastella rajoitetusti saatavissa olevia hankinta-asiakirjoja.
  Voit tarkastella menettelyyn liittyviä asiakirjoja Restricted documents -osiossa (Rajoitetusti saatavissa olevat asiakirjat).   
  
  

Jos asiakirjasta on useita versioita, näytöllä näkyy viimeisin versio. Pudotusvalikosta voi nähdä ja avata edeltäviä versioita. Voit tutustua myös asiakirjan käännöksiin, jos niitä on.

• tarkastella rajoitetusti saatavissa olevia kysymyksiä ja vastauksia.    
  Tässä osiossa voit esittää kysymyksiä menettelystä.   
  
   
  Jos hankintaviranomainen vastaa yksityisesti, vastaus näkyy My Q&A -osiossa (Omat kysymykset ja vastaukset). Jos vastaus annetaan kaikille menettelyyn kutsutuille hakijoille, se näkyy Restricted Q&A -osiossa (Rajoitetusti saatavissa olevat kysymykset ja vastaukset). Lisätietoja on kohdassa Kysymyksen luominen ja lähettäminen Funding and Tenders -portaalissa.

  Tarjouksen voi lähettää vain My Invitation(s) -osiosta (Omat kutsut). Menettelyn tietoja koskevalta sivulta ei voi lähettää tarjouksia.

Invitation(s) -osio (Kutsut)

Jokaisesta kutsusta näkee menettelyn viitenumeron, kutsun tilan (vastaanotettu (received), kuitattu (acknowledged)), määräajan, osan (jos menettely on jaettu osiin), menettelyn nimen, menettelyn tyypin ja vaiheen. Kutsun tai tarjouksen/hakemuksen valikkopainikkeesta (kolme pistettä) voi suorittaa eri toimintoja kutsun tai tarjouksen/hakemuksen tilasta riippuen.

Received-tilassa (Vastaanotettu) olevat kutsut:   

• Acknowledge Receipt (Kuittaa vastaanotetuksi): napsauttamalla tästä vahvistat vastaanottaneesi kutsun esittää tarjous. Painike johtaa eSubmission-portaaliin, jossa voit lähettää tarjouksen.
• Manage Roles (Hallinnoi rooleja):  voit tarkastella ja hallinnoida pääsyä kutsuusi (esimerkiksi lisätä tai poistaa henkilöitä, joilla on sinun lisäksesi oikeus tarkastella kutsua ja lähettää tarjous).
• See Details (Tarkastele tietoja): voit tarkastella menettelyyn liittyviä tietoja (ks. edellä).

Acknowledged-tilassa (Kuitattu) olevat kutsut: 

• Start New Submission (Aloita uusi lähetys): napsauttamalla tästä  voit aloittaa uuden tarjouksen.
• Manage Roles (Hallinnoi rooleja): voit tarkastella ja hallinnoida pääsyä kutsuusi (esimerkiksi lisätä tai poistaa henkilöitä, joilla on sinun lisäksesi oikeus tarkastella kutsua ja lähettää tarjous).
• See Details (Tarkastele tietoja): voit tarkastella menettelyyn liittyviä tietoja (ks. edellä).

Jos olet aloittanut tai lähettänyt tarjouksen, näkyvissä on linkki Submission(s) (Lähetykset).

Kunkin lähetyksen oikealla puolella näkyy valikkopainike (kolme pistettä), jonka toiminnot vaihtelevat lähetyksen tilasta riippuen.

Draft-tilassa (Luonnos) olevat tarjoukset/hakemukset:

• Edit (Muokkaa): eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Voit nyt muokata tarjousta/hakemusta.
• View (Näytä): eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Et voi muokata tarjousta/hakemusta, koska se näytetään vain luku -tilassa. 
• Delete (Poista): tarjous-/hakemusluonnos poistetaan Funding & Tenders -portaalista.

Submitted-tilassa (Lähetetty) olevat tarjoukset/hakemukset:

• View Receipt (Näytä vahvistus): toimitusvahvistus avautuu näytölle.
• Withdraw (Peruuta) (käytettävissä vain ennen tarjouksen/hakemuksen toimittamisen määräaikaa):  ilmoita peruutuksen syy ja vahvista peruutus napsauttamalla Withdraw-painiketta. Kun tarjous/hakemus on peruutettu, sitä ei voi enää tarkastella, muokata eikä lähettää uudelleen.

Withdrawn-tilassa (Peruutettu) olevat tarjoukset/hakemukset:

• View Withdrawal Receipt (Näytä peruutusvahvistus): näytölle avautuu peruutusvahvistus.

Deleted-tilassa (Poistettu) olevat tarjoukset/hakemukset:

• Valikkopainike ei ole käytettävissä tarjouksille, joiden tila on Deleted. Poistettuja luonnoksia ei saa enää takaisin.  
  
  

Tarjouksen laadinta eSubmissionissa

Tarjouksen jättäminen edellyttää, että olet ensin kuitannut tarjouspyynnön vastaanottamisen:

• Hae menettely Funding & Tenders -portaalin Invitation(s)-kohdassa (Kutsut).
• Vahvista tarjouspyynnön vastaanottaminen napsauttamalla menettelyn valikkopainikkeesta (kolme pistettä) Acknowledge Receipt (Kuittaa vastaanotetuksi). Pyynnön tilaksi tulee Acknowledged (Kuitattu).

Kuittauksen jälkeen sinut ohjataan automaattisesti eSubmissioniin, jossa voit aloittaa tarjouksen jättämisen napsauttamalla Uusi lähetys.  

Sen voi aloittaa myös myöhemmin:

• Kirjaudu Funding & Tenders -portaaliin.
• Mene kohtaan Invitation(s) (Kutsut) ja hae menettely.
• Napsauta menettelyn valikkopainikkeesta (kolme pistettä) Start New Submission (Aloita uusi lähetys). Sinut ohjataan eSubmissioniin.

Kun olet eSubmissionissa, napsauta Uusi lähetys, jos haluat aloittaa uuden lähetyksen laatimisen. Jos taas haluat jatkaa aiemmin aloittamaasi lähetystä, napsauta Palaa luonnokseen. 

Navigointi eSubmission-palvelussa 

Kun olet aloittanut tarjouksen/hakemuksen laadinnan, voit seurata prosessin etenemistä näytön yläreunassa olevan janan avulla. Siinä näkyvät kaikki vaiheet, jotka on käytävä läpi ennen kuin voit lähettää tarjouksesi/hakemuksesi. Lisäksi näet, missä vaiheessa olet menossa. Menettelyn aikana voit milloin tahansa tarkistaa, mitkä asiakirjat olet jo lisännyt. Napsauta tätä varten kohtaa Lähetyksen asiakirjat näytön vasemmassa reunassa.

Lähetystavat

Uutta tarjousta luotaessa on ensiksi määritettävä,

• onko kyseessä Yhden tarjoajan lähetys vai Yhteinen lähetys
• liittyykö tarjoukseen alihankkijoita
• millä kielellä tarjous laaditaan.

Kun olet tehnyt valintasi, napsauta sivun alareunassa olevaa Seuraava-painiketta.

Osapuolet

Tässä osiossa nimetään tarjoukseen/hakemukseen osallistuvat organisaatiot (osallistujat). Napsauta kohdasta Lisää osapuoli ja valitse osallistujatyyppi: pääosallistuja (jos kyseessä on yhden tarjoajan lähetys), ryhmän vetäjä tai ryhmän jäsen (jos kyseessä on yhteinen lähetys) tai alihankkija. Kaikilla osallistujilla – alihankkijoita lukuun ottamatta – on oltava osallistujan tunnistuskoodi eli PIC-tunniste. 

Pääosallistujan tai ryhmän vetäjän PIC-tunnisteen tulisi olla sama kuin se PIC-tunniste, joka on liitetty neuvottelumenettelyn kutsuun. Kutsu näkyy F&T-portaalin Invitations-osiossa (Kutsut).

Voit tarkistaa oikean PIC-tunnisteen käyttämällä organisaatioiden hakutoimintoa (Hae organisaatiota). Hakutoiminnolla voit tarkistaa myös sen, onko toimijalla jo PIC-tunniste (eli onko se jo rekisteröity osallistujarekisteriin). Hakuvaihtoehtoja on kaksi: Omat organisaatiot tai Muut organisaatiot.

Omat organisaatiot:  Napsauta pudotusvalikosta lista organisaatioista, joita sisäänkirjautunut käyttäjä on käyttänyt aiemmissa tarjouksissaan/hakemuksissaan tai joiden osalta hänelle on annettu rooli (esim. rekisteröitynyt, LEAR tai tilinvalvoja). Nämä samat organisaatiot käyttäjä voi nähdä F&T-portaalin vasemman valikon ”Omat organisaatiot” -välilehdellä kirjauduttuaan EU Login -tililleen.

Muut organisaatiot: Voit hakea osallistujarekisteriin rekisteröityneitä organisaatioita niiden nimellä tai PIC-tunnisteella (Participant Identification Code).

Jos haku ei tuota tuloksia, organisaation pitää hankkia PIC-tunniste rekisteröitymällä osallistujaportaaliin. Kun organisaatiosi on rekisteröity, voit palata eSubmission-palveluun ja tehdä haun uudella PIC-tunnisteella käyttämällä jompaakumpaa kahdesta hakuvaihtoehdosta.

Näyttöön tulevat kyseiseen PIC-tunnisteeseen liittyvät tiedot, jotka ovat osallistujarekisterissä, ja sinua pyydetään lisäämään seuraavat pakolliset tiedot tai asiakirjat:

• pääosallistujalle tai ryhmän vetäjälle:
• yhteyshenkilö (nimi ja sähköpostiosoite)
• IBAN / pankkitilin numero
  Jos kyseessä on IBAN-tilinumero, rastita ”IBAN”-valintaruutu, jolloin eSubmission tarkistaa, onko IBAN-tilinumero voimassa.
• kaikille osallistujille: vakuutus kunnian ja omantunnon kautta (lisätään täytettynä ja allekirjoitettuna Liitteet-osioon).

Yhteyshenkilö-kohdassa käyttäjä voi ilmoittaa tarjouksen yhteyshenkilöksi joko itsensä (nimi on esitäytetty) tai jonkun toisen henkilön. Tässä nimetty yhteyshenkilö on Funding & Tenders -portaalissa ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo), ja käyttäjä, joka jättää tarjouksen (jos eri kuin eSubmission-yhteyshenkilö) on muu yhteyshenkilö (Coordinator Contact, CoCo). 

Jos ensisijaisella yhteyshenkilöllä ei ole EU Login -tiliä, luodaan yhteyshenkilön sähköpostiosoitteelle automaattisesti väliaikainen EU Login -käyttäjätili, ja kyseiselle henkilölle lähetetään sähköpostilla pyyntö täydentää EU Login -rekisteröinti. Pyyntö lähetetään automaattisena viestinä, jossa ei ole viittausta menettelyyn.

Voit lisätä kunkin osallistujan Liitteet-osioon osallistujan asiakirjat, jotka liittyvät valinta- ja poissulkemisperusteisiin. Tarkista tarjouseritelmästä, mitkä asiakirjat minkäkin osallistujan on toimitettava.

Kun olet syöttänyt kaikki tiedot, napsauta Valmis. 

Siirry seuraavaan vaiheeseen napsauttamalla Seuraava.

Osat

Jos menettely on jaettu useisiin osiin, valitse osa tai osat, joihin haluat jättää tarjouksen/hakemuksen. Napsauta sitten Seuraava.  

Tarjouksen tiedot

Tässä osiossa on ilmoitettava tarjouksen kokonaishinta (vain, jos ratkaisuperusteena on alhaisimmat kustannukset tai alhaisin hinta) samassa muodossa kuin näytöllä näkyvässä esimerkissä ja/tai vahvistettava, täyttääkö tarjous hankinta-asiakirjoissa asetetut vähimmäisvaatimukset vai ei.

Jos vahvistat, että tarjouksesi ei täytä vähimmäisvaatimuksia, sinua pyydetään selittämään sen syy. Vaatimusten täyttäminen tai täyttämättä jättäminen sekä selitys näkyvät lähetysraportissa.

Napsauta Tallenna-painiketta, minkä jälkeen voit ladata hintatarjouksen ja mahdollisen teknisen tarjouksen, jos hankintaviranomainen sitä tarjouseritelmässä edellyttää. Voit ladata hintatarjouksen ja teknisen tarjouksen useampana tiedostona. 

Kun katsot, että tarjouksen tiedot on annettu oikein ja tarjous on valmis, napsauta Seuraava. Tämä painike on käytettävissä vasta sitten, kun kaikki pakolliset tiedot ja asiakirjat on annettu.

Lähetysraportti

Kaikkiin tarjouksiin/hakemuksiin liittyy lähetysraportti, Lähetysraportissa luetellaan kaikki kyseiseen lähetykseen liitetyt asiakirjat. eSubmission luo lähetysraportin ja lisää sen lähetykseesi automaattisesti. Voit tarkastella raporttia näytöllä tai ladata sen omalle laitteellesi ennen tarjouksen lähettämistä. Raporttia ei tarvitse allekirjoittaa eikä ladata eSubmissioniin.

Jos katsot, että tarjous on valmis lähetettäväksi, napsauta Seuraava-painiketta.

Tarjouksen lähettäminen

Kun olet valmis lähettämään tarjouksesi, napsauta Lähetä. Näytölle tulee ilmoitus, jossa pyydetään vahvistamaan lähettäminen.

Napsauta Kyllä, jos haluat vahvistaa sen. Tämän jälkeen et enää voi muuttaa kyseistä tarjousta.

Huomaa, että järjestelmä ei anna sinun lähettää tarjousta, jos tarjousten vastaanottamiselle asetettu määräaika on päättynyt. Ensisijaisen yhteyshenkilön (PCoCo) ja muun yhteyshenkilön (CoCo) sähköpostiosoitteeseen lähetetään ilmoitus. Ilmoitus sisältää linkin Funding & Tenders -portaaliin, jossa yhteyshenkilöt voivat nähdä toimitusvahvistuksen (Submission Receipt). Huomaa, että lähetyksessä käytettyjen PIC-tunnisteiden haltijat saavat asiasta tiedon.

Roolien hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa

Kutsun ensisijaiseksi yhteyshenkilöksi (Primary Coordinator Contact, PCoCo) määritetään EU Login -tili, joka on luotu sillä sähköpostiosoitteella, johon kutsu on lähetetty. Ensisijainen yhteyshenkilö voi nimetä kutsulle lisää yhteyshenkilöitä organisaatiostaan  Manage Roles -painikkeesta (Hallinnoi rooleja), ks. alla. Heidän roolikseen tulee muu yhteyshenkilö (Coordinator Contact, CoCo).

Tarjouksen jättämisen yhteydessä ilmoitetusta yhteyshenkilöstä tulee ensisijainen yhteyshenkilö (PCoCo) lähetystä ja seuraaville kierroksille kutsumista varten. Tarjouksen lähettävästä käyttäjästä (jos eri kuin tarjouksen jättämisen yhteydessä ilmoitettu yhteyshenkilö) tulee muu yhteyshenkilö (CoCo) lähetystä ja seuraaville kierroksille kutsumista varten, paitsi jos lähetyksen ensisijainen yhteyshenkilö/muu yhteyshenkilö peruuttaa tämän roolin sen jälkeen, kun hankintaviranomainen on avannut tarjouksen ja ennen kuin kutsu seuraavalle kierrokselle on vastaanotettu.

Edellä kuvattuja toimia (ks. My Invitations -osio (Omat kutsut)) voivat suorittaa lähetyksen tai kutsun ensisijainen yhteyshenkilö ja muut yhteyshenkilöt. Huomaa, että jokaiselle lähetykselle tai kutsulle voi nimetä vain yhden ensisijaisen yhteyshenkilön.

Lisää/poista lähetykseen liittyviä rooleja seuraavasti:

  Jos muu yhteyshenkilö on lisätty edellä kuvatulla tavalla sen jälkeen, kun hankintaviranomainen on lähettänyt tarjoajalle pyynnön lähettää tarkistettu tarjous portaalin kautta, hän ei voi jättää tarjousta. Tarkistetun tarjouksen voivat jättää ainoastaan ensisijaiset ja muut yhteyshenkilöt, jotka ovat saaneet pyynnön, ja muut yhteyshenkilöt, jotka on lisätty kutsussa olevan Manage Roles -toiminnon (Hallinnoi rooleja) kautta (ks. opas 2. kierrosta ja seuraavia kierroksia varten).