Zarządzanie zaproszeniami i zgłoszeniami w portalu Funding & Tenders

W procedurach negocjacyjnych lub procedurach konkurencyjnych z negocjacjami bez publikacji ofertę mogą złożyć tylko zaproszeni kandydaci.

Jeśli oferent zostanie zaproszony do złożenia oferty, otrzyma:

• e-mail z zaproszeniem
• powiadomienie na portalu Funding & Tenders.

W e-mailu z zaproszeniem oferent otrzyma link do sekcji Invitation(s) (zaproszenia) na portalu Funding & Tenders – aby otrzymać dostęp, należy zalogować się za pomocą systemu EU Login. Jeżeli uczestnik nie ma jeszcze konta EU Login powiązanego z adresem e-mail użytym przez instytucję zamawiającą do celów zaproszenia, portal Funding & Tenders automatycznie utworzy je dla niego. Szczegółowe wyjaśnienia znajdują się tutaj .

Przeglądanie zaproszeń

Z menu nawigacji po lewej stronie użytkownik może uzyskać dostęp do zaproszeń w sekcji Invitation(s) (zaproszenia). Pole wyszukiwania znajduje się również po prawej stronie, nad listą zaproszeń.

Po kliknięciu menu rozwijanego (trzy kropki) dla otrzymanego zaproszenia należy wybrać Select Organisation (wybierz organizację) dla otrzymanego zaproszenia - należy wybrać organizację wskazaną w e-mailu z zaproszeniem jako Participant (uczestnik).

Pojawi się wyskakujące okno, w którym będą dwie możliwości:

• My organisations (moje organizacje) – uczestnik może wybrać organizację spośród tych, w których pełni rolę: rolę w organizacji (np. osoba samorejestrująca się, LEAR, LSIGN) lub w projekcie (wniosek/zaproszenie/umowa/dotacja). Jeżeli organizacja nie jest jeszcze zarejestrowana, należy najpierw zarejestrować ją w rejestrze uczestników, aby uzyskać PIC (kod identyfikacyjny uczestnika). Więcej informacji można znaleźć tutaj. Po zarejestrowaniu organizacji można wybrać nowoutworzony PIC.

• Other organisation (inna organizacja) – można przeszukiwać organizacje zarejestrowane na portalu Funding & Tenders, wpisując nazwę organizacji lub kod PIC.

Dopiero po wybraniu organizacji można zobaczyć szczegółowe informacje i dokumenty zaproszenia.

Po kliknięciu na numer referencyjny procedury pojawi się strona ze szczegółami procedury.

W sekcji Details (szczegółowe informacje) można:

• w sekcji General information (informacje ogólne) zobaczyć informacje dotyczące procedury

• • uzyskać dostęp do dokumentów zastrzeżonych dotyczących procedury
    sekcji Restricted documents (dokumenty zastrzeżone) zobaczyć dokumenty dotyczące procedury 

Jeżeli istnieje kilka wersji dokumentu, na ekranie wyświetli się najnowsza wersja. Aby zobaczyć starszą wersję, należy kliknąć rozwijane menu i wybrać wersję. zapoznać się z dostępnymi tłumaczeniami (o ile istnieją).

• uzyskać dostęp do sekcji Restricted Questions & answers (zastrzeżone pytania i odpowiedzi).
  W tym miejscu można zadać pytanie dotyczące procedury.
  
  
  Jeżeli instytucja zamawiająca udzieli odpowiedzi prywatnie, pojawi się ona w sekcji My Q&A (moje pytania i odpowiedzi). Jeżeli odpowiedź zostanie udzielona wszystkim kandydatom zaproszonym do udziału w procedurze, pojawi się ona w sekcji Restricted Q&A (zastrzeżone pytania i odpowiedzi). Więcej informacji można znaleźć na stronie „Jak utworzyć i przesłać pytanie na portalu Funding & Tenders”.

  Zgłoszenia można dokonać wyłącznie z sekcji My Invitation(s) (moje zaproszenia). Oferty nie można złożyć na stronie poświęconej szczegółom procedury.

Sekcja Invitation(s) (zaproszenia)

Dla każdego zaproszenia można zobaczyć numer referencyjny procedury, status zaproszenia (otrzymane, potwierdzone), termin, część (w stosownych przypadkach), tytuł procedury, rodzaj procedury i etap. Menu rozwijane (trzy kropki) w danym zaproszeniu/zgłoszeniu umożliwia wykonywanie różnych czynności w zależności od statusu zaproszenia/zgłoszenia.

W przypadku zaproszeń o statusie Received (otrzymano):

• należy kliknąć Acknowledge Receipt (potwierdzenie odbioru), aby potwierdzić odbiór zaproszenia do składania ofert. Użytkownik zostanie przeniesiony do portalu eSubmission, na którym można złożyć ofertę.
• Manage Roles (zarządzanie rolami): wybór tej opcji pozwala przeglądać zaproszenia i zarządzać nimi, (dodawać/usuwać osoby, które będą również mogły uzyskać dostęp do zaproszenia i złożyć ofertę).
• See details (zobacz szczegółowe informacje): użytkownik będzie mógł zobaczyć szczegółowe informacje dotyczące procedury (zob. powyżej).

W przypadku zaproszeń o statusie Acknowledged (potwierdzono): 

• Start New Submission (utwórz nowe zgłoszenie): należy kliknąć Manage Roles (zarządzanie rolami), aby złożyć nową ofertę.
• Manage Roles (zarządzanie rolami): pozwala przeglądać zaproszenie i zarządzać dostępem do niego (dodawać/usuwać osoby, które będą również mogły przeglądać zaproszenie i złożyć ofertę).
• See details (zobacz szczegółowe informacje): użytkownik będzie mógł zobaczyć szczegółowe informacje dotyczące procedury (zob. powyżej).

Jeśli użytkownik zaczął przygotowywać zgłoszenie lub już je złożył, zobaczy link Submission(s) (zgłoszenia).

Menu rozwijane (trzy kropki) po prawej stronie każdego zgłoszenia umożliwia użytkownikowi wykonanie różnych czynności, zależnie od statusu zgłoszenia.

W przypadku zgłoszeń o statusie Draft (wersja robocza):

• Edit (edytuj): powoduje to otwarcie ekranu w systemie eSubmission w miejscu, w którym nastąpiło wyjście z aplikacji. Teraz można edytować zgłoszenie w systemie eSubmission.
• View (wyświetl): powoduje otwarcie ekranu w systemie eSubmission w miejscu, w którym nastąpiło wyjście z aplikacji. Nie można edytować zgłoszenia, ponieważ jest ono przeglądane w trybie tylko do odczytu. 
• Delete (usuń): wersja robocza zgłoszenia zostanie usunięta z portalu Funding & Tenders.

W przypadku zgłoszeń o statusie Submitted (złożono):

• View Receipt (wyświetl potwierdzenie): spowoduje to wyświetlenie potwierdzenia odbioru.
• Withdraw (wycofaj) (dostępne wyłącznie przed upływem terminu składania zgłoszeń): należy podać powód wycofania zgłoszenia i potwierdzić, klikając na przycisk Withdraw (wycofaj). Po wycofaniu zgłoszenia nie można go już przeglądać, edytować ani złożyć ponownie.

W przypadku zgłoszeń o statusie Withdrawn (wycofano):

• View Withdrawal Receipt (wyświetl potwierdzenie wycofania): wyświetla się potwierdzenie wycofania.

W przypadku zgłoszeń o statusie Deleted (usunięte):

• W przypadku ofert o statusie Deleted (usunięte) menu Action (Działania) jest niedostępne. Oferent nie ma możliwości odzyskania usuniętej wersji roboczej oferty.

Jak przygotować ofertę w systemie eSubmission?

Aby móc złożyć ofertę, należy najpierw potwierdzić otrzymanie zaproszenia do składania ofert:

• procedurę można znaleźć na portalu Funding & Tenders w sekcji Invitation(s) (zaproszenia)
• w menu rozwijanym (trzy kropki) wramach postępowania należy kliknąć Acknowledge Receipt (potwierdzenie odbioru), aby potwierdzić odbiór zaproszenia. Status zaproszenia zostanie zmieniony na Acknowledged (potwierdzono).

Po potwierdzeniu otrzymania zaproszenia użytkownik zostanie automatycznie przekierowany do systemu eSubmission, gdzie może rozpocząć składanie oferty, klikając na New submission (nowe zgłoszenie).

Aby utworzyć zgłoszenie w późniejszym terminie:

• należy zalogować się do portalu Funding & Tenders.
• przejść do sekcji Invitation(s) (zaproszenia) i odszukać procedurę
• należy kliknąć na menu rozwijane (trzy kropki) procedury, a następnie kliknąć na Start new submission (utwórz nowe zgłoszenie). Nastąpi wtedy przekierowanie do systemu eSubmission.

W systemie eSubmission należy kliknąć przycisk New submission (nowe zgłoszenie), aby utworzyć nowe zgłoszenie, lub Resume draft (powrót do wersji roboczej), aby powrócić do rozpoczętej wcześniej wersji roboczej zgłoszenia.

Nawigacja w systemie eSubmission

Podczas tworzenia zgłoszenia na górze ekranu pojawi się pasek postępu. Przedstawiono na nim wszystkie kroki, które należy zrealizować przed złożeniem oferty. Widać również, na jakim etapie jest się obecnie. W dowolnym momencie procesu dokonywania zgłoszenia można zobaczyć, które dokumenty zostały przesłane, klikając przycisk Submission documents (dokumenty ofertowe) po lewej stronie ekranu.

Sposoby złożenia zgłoszenia

Jeżeli użytkownik tworzy nowe zgłoszenie, zostanie poproszony o wskazanie:

• trybu składania oferty: Sole submission (oferta indywidualna) lub Joint submission (oferta wspólna)
• czy zgłoszenie obejmuje podwykonawców
• w jakim języku zgłoszenie zostanie sporządzone.

Po podaniu tych informacji należy kliknąć przycisk Next (dalej) na dole strony.

Uczestnicy

 W tej sekcji należy wskazać organizacje uczestniczące w zgłoszeniu (uczestników). Należy kliknąć przycisk New party (nowy uczestnik) i wybrać rodzaj uczestnika: główny uczestnik (w przypadku oferty indywidualnej), lider grupy lub członek grupy (w przypadku oferty wspólnej) oraz podwykonawca (w stosownych przypadkach). Wszyscy uczestnicy, z wyjątkiem podwykonawców, muszą być zidentyfikowani za pomocą kodu PIC – kodu identyfikacyjnego uczestnika. 

Numer PIC głównego uczestnika lub lidera grupy powinien być taki sam jak numer PIC powiązany z zaproszeniem do udziału w procedurze negocjacyjnej na portalu Funding & Tenders w zakładce Invitations (zaproszenia).

Aby wybrać właściwy PIC i sprawdzić, czy dany podmiot posiada już PIC (tzn. jest już zarejestrowany w sekcji Participant Register (rejestr uczestników), należy skorzystać z pola wyboru Search organisation (szukaj organizacji). Istnieją dwa warianty wyszukiwania: My organisations (moje organizacje) lub Other organisations (inne organizacje).

My Organisations (moje organizacje): Należy kliknąć na rozwijane menu, aby wyświetlić listę organizacji, z których użytkownik zalogowany korzystał w poprzednich zgłoszeniach lub którym przypisano rolę (np. osoba samorejestrująca się, LEAR lub administrator konta). Są to te same organizacje, które użytkownicy mogą zobaczyć w zakładce My organisations (moje organizacje) w menu po lewej stronie portalu Funding & Tenders po zalogowaniu się za pomocą konta EU Login.

Other organisations (inne organizacje): można wyszukać organizacje zarejestrowane w sekcji Participant Register (rejestr uczestników) wpisując Name (nazwę organizacji) lub PIC (kod identyfikacyjny uczestnika).

Jeżeli wyszukiwanie nie daje żadnych wyników, organizacja musi zarejestrować się, aby uzyskać kod PIC. Po zarejestrowaniu organizacji można powrócić do systemu eSubmission i wybrać nowo utworzony PIC, korzystając z jednej z dwóch opcji wyszukiwania.

Na ekranie pojawią się dane powiązane z tym kodem PIC w sekcji Participant Register (rejestr uczestników), a użytkownik zostanie poproszony o wprowadzenie następujących obowiązkowych danych/dokumentów:

• tylko w przypadku głównego uczestnika lub lidera grupy:
• osoba wyznaczona do kontaktów (imię i nazwisko oraz adres e-mail)
• IBAN/Numer rachunku bankowego
  Jeżeli rachunek bankowy ma kod IBAN, należy zaznaczyć pole wyboru IBAN, a system eSubmission sprawdzi, czy rachunek bankowy IBAN jest prawidłowy
• w odniesieniu do wszystkich uczestników: oświadczenie (należycie wypełnione i podpisane) w sekcji Attachments (załączniki).

W sekcji Osoba wyznaczona do kontaktów użytkownik może wskazać samego siebie (imię i nazwisko tego użytkownika jest już domyślnie wypełnione) lub inną osobę jako osobę wyznaczoną do kontaktów do celów oferty. Osobie wyznaczonej do kontaktów przypisuje się w portalu Funding & Tenders rolę Primary Coordinator Contact, PCoCo (głównego koordynatora odpowiedzialnego za kontakt), a użytkownikowi składającemu ofertę (jeżeli jest inny niż osoba wyznaczona do kontaktów) – rolę Coordinator Contact, CoCo (koordynatora odpowiedzialnego za kontakt). 

Jeżeli PCoCo nie posiada konta EU Login, utworzone zostanie automatycznie tymczasowe konto EU Login w oparciu o adres e-mail osoby wyznaczonej do kontaktów i ta osoba zostanie zaproszona za pośrednictwem wiadomości e-mail do dokończenia rejestracji konta EU Login. Zaproszenie będzie wygenerowaną przez system automatyczną wiadomością bez odniesienia do procedury.

W sekcji Attachments (załączniki) dla każdego uczestnika można dodać dokumenty uczestnika dotyczące kryteriów wykluczenia i kwalifikacji. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia można znaleźć informację o tym, jakie dokumenty są wymagane w przypadku każdego uczestnika.

Po zakończeniu należy kliknąć Done (gotowe).

Aby przejść do następnego kroku, należy kliknąć przycisk Next (dalej).

Części

W przypadku procedury dotyczącej zamówienia składającego się z kilku części, należy wybrać części, w odniesieniu do których składa się ofertę, a następnie kliknąć przycisk Next (dalej).

Dane dotyczące oferty

W tej sekcji należy podać kwotę oferty (tylko w przypadku metody udzielania zamówień opartej na kryterium najniższego kosztu lub najniższej ceny – format musi być taki jak podany w przykładzie na ekranie) lub potwierdzić, czy oferta spełnia minimalne wymogi określone w dokumentach zamówienia.

Jeżeli użytkownik potwierdzi, że oferta nie spełnia minimalnych wymogów, zostanie poproszony o podanie wyjaśnienia w odpowiednim polu tekstowym. Potwierdzenie zgodności lub niezgodności z wymogami oraz wyjaśnienie w przypadku niezgodności zostaną odzwierciedlone w raporcie z oferty.

Po kliknięciu przycisku Save (zapisz) można załadować ofertę finansową oraz, jeżeli w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wymaga tego instytucja zamawiająca, ofertę techniczną. Ofertę techniczną/finansową można załadować w formie więcej niż jednego pliku. 

Po sprawdzeniu poprawności danych dotyczących oferty i kompletności zgłoszenia należy kliknąć przycisk Next (dalej). Przycisk będzie aktywny tylko wówczas, jeżeli podano wszystkie obowiązkowe dane i dokumenty.

Raport dotyczący zgłoszenia

Raport dotyczący zgłoszenia jest generowany przez system i stanowi część zgłoszenia. W sprawozdaniu wymieniono wszystkie dokumenty zawarte w zgłoszeniu. System eSubmission automatycznie generuje i dodaje do zgłoszenia sprawozdanie ze zgłoszenia. Raport z oferty można przeglądać na ekranie lub pobrać go do celów własnej dokumentacji przed złożeniem oferty. Nie ma konieczności podpisywania raportu i przesyłania podpisanego raportu za pośrednictwem systemu eSubmission.

Jeżeli po przejrzeniu raportu z oferty uznaje się zgłoszenie za kompletne i gotowe do przedłożenia, należy kliknąć przycisk Next (dalej), aby kontynuować.

Składanie oferty

Gdy użytkownik jest gotowy do złożenia oferty, klika przycisk Submit (złóż). W systemie wyświetli się komunikat z potwierdzeniem.

Aby potwierdzić, należy wybrać opcję Yes (tak): od tej chwili dokonywanie zmian w zgłoszeniu nie będzie możliwe.

System nie pozwoli na przesłanie zgłoszenia, jeżeli upłynął termin składania zgłoszeń. Powiadomienie e-mail zostanie przesłane na adresy e-mail PCoCo/CoCo. To powiadomienie e-mail zawiera link do portalu Funding & Tenders, na którym PCoCo/CoCo mogą znaleźć potwierdzenie odbioru. Uwaga: właściciele kodu PIC użytego w zgłoszeniu zostaną o tym poinformowani.

Manage Roles (zarządzanie rolami) w portalu Funding & Tenders

Do konta EU Login powiązanego z adresem e-mail, na który przesłano zaproszenie, przypisana jest rola głównego koordynatora odpowiedzialnego za kontakt (PCoCo) do celów danego zaproszenia. Za pomocą przycisku Manage roles (zarządzaj rolami) (zob. poniżej) PCoCo może dodać inne osoby ze swojej organizacji jako koordynatorów odpowiedzialnych za kontakt (CoCo) do celów danego zaproszenia.

Osobie wyznaczonej do kontaktów wskazanej w złożonej ofercie przypisuje się rolę PCoCo na potrzeby złożenia oferty i otrzymania zaproszenia w późniejszych rundach. Użytkownik składający ofertę (jeżeli jest inny niż osoba wyznaczona do kontaktów w zgłoszeniu) otrzymuje rolę koordynatora odpowiedzialnego za kontakt (CoCo) w celu złożenia wniosku i otrzymania zaproszenia w kolejnych rundach, chyba że PCoCo/inny CoCo wskazany w odniesieniu do danego zgłoszenia usunął tę rolę w okresie między otwarciem wniosków przez instytucję zamawiającą a otrzymaniem zaproszenia w późniejszych rundach.

Wszystkie działania opisane powyżej w sekcji My Invitations (moje zaproszenia) mogą być wykonywane przez PCoCo lub CoCo odpowiedniej pozycji (zaproszenie lub zgłoszenie). Uwaga: na zaproszenie lub zgłoszenie przypada tylko jeden PCoCo.

Dodanie/usunięcie ról w zgłoszeniu odbywa się zgodnie z poniższymi krokami:

  Osoby CoCo dodane w powyższy sposób, po tym jak instytucja zamawiająca wysłała oferentowi za pośrednictwem portalu zaproszenie do złożenia zmienionej oferty, nie będą mogły złożyć oferty zmienionej. Tylko PCoCo/CoCo, którzy otrzymali zaproszenie lub CoCo, którzy zostali dodani za pomocą przycisku Zarządzaj rolami w zaproszeniu, będą mogli złożyć ofertę zmienioną (zob. przewodnik dotyczący rundy 2/kolejnych rund).