Zarządzanie zaproszeniami i zgłoszeniami w portalu Funding & Tenders

Jeżeli instytucja zamawiająca podejmie decyzję o zaproszeniu do złożenia oferty zmienionej, oferent otrzyma:

• e-mail z zaproszeniem
• powiadomienie na portalu Funding & Tenders.

E-mail z zaproszeniem i powiadomienie zostaną przesłane:

• na adres e-mail osoby wyznaczonej do kontaktów, którą wskazano w ostatniej ofercie (główny koordynator odpowiedzialny za kontakt – PCoCo)
• adresy e-mail wszystkich osób pełniących rolę koordynatorów odpowiedzialnych za kontakt (CoCo) w momencie wysłania zaproszenia, tj. osób, którym przydzielono rolę CoCo w jeden z następujących sposobów i rola ta nie została w międzyczasie usunięta za pomocą funkcji Manage roles (zarządzaj rolami):
• każda osoba kontaktowa wskazana w poprzednich ofertach z wyjątkiem ostatniej
• każda osoba kontaktowa, której konto EU Login zostało użyte do złożenia oferty wstępnej lub dowolnej oferty zmienionej
• każda osoba kontaktowa dodana za pomocą funkcji Manage roles (zarządzanie rolami).

Dostęp do powiadomień można uzyskać poprzez sekcję Powiadomienia portalu Funding & Tenders.

Przeglądanie zaproszeń

W e-mailu z zaproszeniem oferent otrzyma link do sekcji Invitation(s) (zaproszenia) na portalu Funding & Tenders – aby otrzymać dostęp, należy zalogować się za pomocą systemu EU Login. Jeżeli użytkownik nie ma jeszcze konta EU Login, portal Funding & Tenders automatycznie utworzy je dla niego. Szczegółowe wyjaśnienia znajdują się tutaj.

Z menu nawigacji po lewej stronie użytkownik może uzyskać dostęp do zaproszeń w sekcji Invitation(s) (zaproszenia). Pole wyszukiwania znajduje się również po prawej stronie, nad listą zaproszeń.

   Zaproszenie do składania poprawionej oferty na kolejne rundy będzie odrębnym zaproszeniem w sekcji Invitation(s) (zaproszenia). Nie będzie ono częścią zaproszenia wysłanego w odniesieniu do pierwszej rundy lub ewentualnych kolejnych rund procedury. Zaproszenie to będzie zawierało dotyczące go dane i dokumenty (o ile dotyczy), a także nowy link do zgłoszenia w menu rozwijanym (trzy kropki). Dokumenty z poprzednich zaproszeń nie są zawarte w nowym zaproszeniu – nadal można się z nimi zapoznać w poprzednich zaproszeniach.

W sekcji Invitation(s) (zaproszenia) można zobaczyć szczegółowe informacje i dokumenty dotyczące zaproszenia.

Kliknięcie numeru referencyjnego procedury lub opcji See Details (zobacz szczegółowe informacje) przenosi na stronę zawierającą szczegółowe informacje na temat zaproszenia, na której można kliknąć na sekcję Details  (szczegółowe informacje) lub sekcję Consortium (konsorcjum). 

Sekcja dotycząca informacji szczegółowych 

W sekcji Details (szczegółowe informacje) można:

  zobaczyć szczegóły procedury

• W sekcji General information (informacje ogólne) można zobaczyć informacje dotyczące procedury

• uzyskać dostęp do dokumentów zastrzeżonych dotyczących procedury
  W sekcji Restricted documents (dokumenty zastrzeżone) można zobaczyć dokumenty dotyczące procedury. 

Jeżeli istnieje kilka wersji dokumentu, na ekranie wyświetli się najnowsza wersja. Aby zobaczyć starszą wersję, należy kliknąć rozwijane menu i wybrać wersję. Można również zapoznać się z dostępnymi tłumaczeniami (o ile istnieją).

• uzyskać dostęp do sekcji Restricted Questions & answers (zastrzeżone pytania i odpowiedzi). 
  W tym miejscu można zadać pytanie dotyczące procedury.

Jeżeli instytucja zamawiająca udzieli odpowiedzi prywatnie, pojawi się ona w sekcji My Q&A (moje pytania i odpowiedzi). Jeżeli odpowiedź zostanie udzielona wszystkim kandydatom zaproszonym do udziału w procedurze, pojawi się ona w sekcji Restricted Q&A (zastrzeżone pytania i odpowiedzi). Więcej informacji można znaleźć na stronie „Jak utworzyć i przesłać pytanie na portalu Funding & Tenders”.

  Zgłoszenia można dokonać wyłącznie z sekcji Invitation(s) (zaproszenia). Oferty nie można złożyć na stronie poświęconej szczegółom procedury.

Sekcja Consortium (konsorcjum) 

W tej sekcji można zobaczyć dane organizacji, do której wysłano to zaproszenie (w przypadku konsorcjum można zobaczyć wszystkich członków konsorcjum).

Aby zobaczyć role przypisane organizacji, należy kliknąć na strzałkę . Należy kliknąć przycisk Edit Roles (edytuj role), aby zarządzać rolami.

Sekcja Invitation(s) (zaproszenia)

Dla każdego zaproszenia można zobaczyć numer referencyjny procedury, status zaproszenia (otrzymane, potwierdzone), termin, część (w stosownych przypadkach), tytuł procedury, rodzaj procedury i etap. W menu rozwijanym (trzy kropki) wybór zaproszenie/złożenie dokumentu umożliwia użytkownikowi wykonywanie różnych czynności w zależności od statusu zaproszenia/złożenia dokumentu.

W przypadku zaproszeń o statusie Received (otrzymano):

• należy kliknąć Acknowledge Receipt (potwierdzenie odbioru), aby potwierdzić odbiór zaproszenia do składania ofert. Użytkownik zostanie przeniesiony do portalu eSubmission, na którym można złożyć ofertę.
• Manage Roles (zarządzanie rolami): pozwala przeglądać zaproszenie i zarządzać dostępem do niego (dodawać/usuwać osoby, które będą również mogły przeglądać zaproszenie i złożyć ofertę).
• See details (zobacz szczegółowe informacje): użytkownik będzie mógł zobaczyć szczegółowe informacje dotyczące procedury (zob. powyżej).

W przypadku zaproszeń o statusie Acknowledged (potwierdzono): 

• Start New Submission (utwórz nowe zgłoszenie): należy kliknąć Manage Roles (zarządzanie rolami), aby złożyć nową ofertę.
• Manage Roles (zarządzanie rolami): pozwala przeglądać zaproszenie i zarządzać dostępem do niego (dodawać/usuwać osoby, które będą również mogły przeglądać zaproszenie i złożyć ofertę).
• See details (zobacz szczegółowe informacje): użytkownik będzie mógł zobaczyć szczegółowe informacje dotyczące procedury (zob. powyżej).

Jeśli użytkownik zaczął przygotowywać zgłoszenie lub już je złożył, zobaczy link Submission(s) (zgłoszenia).

Menu rozwijane (trzy kropki) po prawej stronie każdego zgłoszenia (o ile zgłoszenie nie zostało usunięte) umożliwia użytkownikowi wykonanie różnych czynności, zależnie od statusu zgłoszenia.

W przypadku zgłoszeń o statusie Draft (wersja robocza):

• Edit (edytuj): powoduje to otwarcie ekranu w systemie eSubmission w miejscu, w którym nastąpiło wyjście z aplikacji. Teraz można edytować zgłoszenie w systemie eSubmission.
• View (wyświetl): powoduje otwarcie ekranu w systemie eSubmission w miejscu, w którym nastąpiło wyjście z aplikacji. Nie można edytować zgłoszenia, ponieważ jest ono przeglądane w trybie tylko do odczytu. 
• Delete (usuń): wersja robocza zgłoszenia zostanie usunięta z portalu Funding & Tenders.

W przypadku zgłoszeń o statusie Submitted (złożono):

• View Receipt (wyświetl potwierdzenie): spowoduje to wyświetlenie potwierdzenia odbioru.
• Withdraw (wycofaj) (dostępne wyłącznie przed upływem terminu składania zgłoszeń): należy podać powód wycofania zgłoszenia i potwierdzić, klikając na przycisk Withdraw (wycofaj). Po wycofaniu zgłoszenia nie można go już przeglądać, edytować ani złożyć ponownie.

W przypadku zgłoszeń o statusie Withdrawn (wycofano):

• View Withdrawal Receipt (wyświetl potwierdzenie wycofania): wyświetla się potwierdzenie wycofania.

W przypadku zgłoszeń o statusie Deleted (usunięte):

• W przypadku ofert o statusie Deleted (usunięte) menu rozwijane (trzy kropki) jest niedostępne. Oferent nie ma możliwości odzyskania usuniętej wersji roboczej oferty. 

Jak przygotować ofertę w systemie eSubmission?

Aby złożyć ofertę zmienioną w kolejnej rundzie, PCoCo/CoCo musi najpierw potwierdzić otrzymanie zaproszenia:

• procedurę można znaleźć na portalu Funding & Tenders w sekcji Invitation(s) (zaproszenia)
• w menu rozwijanym (trzy kropki) w ramach wspomnianego postępowania należy kliknąć Acknowledge Receipt (potwierdzenie odbioru), aby potwierdzić odbiór zaproszenia. Status zaproszenia zostanie zmieniony na Acknowledged (potwierdzono).

Po potwierdzeniu otrzymania zaproszenia użytkownik zostanie automatycznie przekierowany do systemu eSubmission, gdzie może rozpocząć składanie oferty, klikając na New submission (nowe zgłoszenie).

Aby utworzyć zgłoszenie w późniejszym terminie:

• należy zalogować się do portalu Funding & Tenders
• przejść do sekcji Invitation(s) (zaproszenia) i odszukać procedurę
• należy kliknąć na menu rozwijane (trzy kropki) procedury, a następnie kliknąć na Start new submission (utwórz nowe zgłoszenie). Nastąpi wtedy przekierowanie do systemu eSubmission.

W systemie eSubmission należy kliknąć przycisk New submission (nowe zgłoszenie), aby utworzyć nowe zgłoszenie, lub Resume draft (powrót do wersji roboczej), aby powrócić do rozpoczętej wcześniej wersji roboczej zgłoszenia.

Nawigacja w systemie eSubmission

Podczas tworzenia zgłoszenia na górze ekranu pojawi się pasek postępu. Przedstawiono na nim wszystkie kroki, które należy zrealizować przed złożeniem oferty. Widać również, na jakim etapie jest się obecnie. W dowolnym momencie procesu dokonywania zgłoszenia można zobaczyć, które dokumenty zostały przesłane, klikając przycisk Submission documents (dokumenty ofertowe) po lewej stronie ekranu.

Uczestnicy

Na tym etapie można edytować tylko sekcję Osoba wyznaczona do kontaktów.

Użytkownik tworzący ofertę w eSubmission może wskazać samego siebie jako osobę wyznaczoną do kontaktów (imię i nazwisko tego użytkownika jest już domyślnie wypełnione) lub inną osobę. Jeżeli ta inna osoba nie posiada konta EU Login, utworzone zostanie automatycznie tymczasowe konto EU Login w oparciu o adres e-mail osoby wyznaczonej do kontaktów i ta inna osoba zostanie zaproszona za pośrednictwem wiadomości e-mail do dokończenia rejestracji konta EU Login. Zaproszenie będzie wygenerowaną przez system automatyczną wiadomością bez odniesienia do procedury.

Osobie wyznaczonej do kontaktu przypisuje się na portalu Funding & Tenders rolę PCoCo, a użytkownikowi składającemu ofertę (jeżeli jest inny niż osoba wyznaczona do kontaktów) – rolę CoCo. 

Aby przejść do następnego kroku, należy kliknąć przycisk Next (dalej).

Dane dotyczące oferty

W tej sekcji należy podać kwotę swojej oferty (tylko w przypadku metody udzielania zamówień opartej na kryterium najniższego kosztu lub najniższej ceny; w formacie przedstawionym w przykładzie na ekranie) lub potwierdzić, czy oferta spełnia minimalne wymogi określone w dokumentach zamówienia.

Jeżeli użytkownik potwierdzi, że oferta nie spełnia minimalnych wymogów, zostanie poproszony o podanie wyjaśnienia w odpowiednim polu tekstowym. Potwierdzenie zgodności lub niezgodności z wymogami oraz wyjaśnienie w przypadku niezgodności zostaną odzwierciedlone w raporcie z oferty.

Po kliknięciu przycisku Save (zapisz) można załadować ofertę finansową oraz, jeżeli w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wymaga tego instytucja zamawiająca, ofertę techniczną. Ofertę techniczną/finansową można załadować w formie więcej niż jednego pliku. 

Po sprawdzeniu poprawności danych dotyczących oferty i kompletności zgłoszenia należy kliknąć przycisk Next (dalej). Przycisk będzie aktywny tylko wówczas, jeżeli podano wszystkie obowiązkowe dane i dokumenty.

Raport dotyczący zgłoszenia

Raport dotyczący zgłoszenia jest generowany przez system i stanowi część zgłoszenia. W sprawozdaniu wymieniono wszystkie dokumenty zawarte w zgłoszeniu. System eSubmission automatycznie generuje i dodaje do zgłoszenia sprawozdanie ze zgłoszenia. Raport z oferty można przeglądać na ekranie lub pobrać go do celów własnej dokumentacji przed złożeniem oferty. Nie ma konieczności podpisywania raportu i przesyłania podpisanego raportu za pośrednictwem systemu eSubmission.

Jeżeli po przejrzeniu raportu z oferty uznaje się zgłoszenie za kompletne i gotowe do przedłożenia, należy kliknąć przycisk Next (dalej), aby kontynuować.

Składanie oferty

Gdy użytkownik jest gotowy do złożenia oferty, klika przycisk Submit (złóż). W systemie wyświetli się komunikat z potwierdzeniem.

Aby potwierdzić, należy wybrać opcję Yes (tak): od tej chwili dokonywanie zmian w zgłoszeniu nie będzie możliwe. System nie pozwoli na przesłanie zgłoszenia, jeżeli upłynął termin składania zgłoszeń.

Powiadomienie e-mail zostanie wysłane na adres e-mail powiązany z kontem EU Login głównego koordynatora odpowiedzialnego za kontakt (PCoCo) i wszystkich koordynatorów odpowiedzialnych za kontakt (CoCo), którzy zostali wskazani dla danej oferty. To powiadomienie e-mail zawiera link do portalu Funding & Tenders, na którym można znaleźć potwierdzenie odbioru. 

 Zarządzanie rolami na portalu Funding & Tenders

Do konta EU Login powiązanego z adresem e-mail, na który przesłano zaproszenie, przypisana jest rola głównego koordynatora odpowiedzialnego za kontakt (PCoCo) do celów danego zaproszenia. Za pomocą przycisku Manage roles (zarządzaj rolami) (zob. poniżej) PCoCo może dodać inne osoby ze swojej organizacji jako koordynatorów odpowiedzialnych za kontakt (CoCo) do celów danego zaproszenia.

Osobie wyznaczonej do kontaktów wskazanej w ofercie zmienionej w systemie eSubmission przypisuje się na portalu Funding & Tenders rolę głównego koordynatora odpowiedzialnego za kontakt (PCoCo) na potrzeby złożenia oferty i otrzymania zaproszenia w późniejszych rundach. Użytkownik składający ofertę (jeżeli jest inny niż osoba wyznaczona do kontaktów w zgłoszeniu) otrzymuje rolę koordynatora odpowiedzialnego za kontakt (CoCo) w celu złożenia wniosku i otrzymania zaproszenia w kolejnych rundach, chyba że PCoCo/inny CoCo wskazany w odniesieniu do danego zgłoszenia usunął tę rolę w okresie między otwarciem wniosków przez instytucję zamawiającą a otrzymaniem zaproszenia w późniejszych rundach.

Wszystkie działania opisane powyżej w sekcji Invitations (zaproszenia) mogą być wykonywane przez PCoCo lub CoCo wskazanych w odniesieniu do danego elementu (zaproszenie lub zgłoszenie). Uwaga: na zaproszenie lub zgłoszenie przypada tylko jeden PCoCo.

Dodanie/usunięcie ról w zgłoszeniu odbywa się zgodnie z poniższymi krokami:

Osoby w roli CoCo dodane w powyższy sposób, po tym jak instytucja zamawiająca wysłała zaproszenia w późniejszej rundzie negocjacyjnej, nie będą mogły złożyć oferty w tej rundzie. Tylko PCoCo/CoCo, którzy otrzymali zaproszenie lub CoCo, którzy zostali dodani za pomocą przycisku Manage roles (zarządzaj rolami) w zaproszeniu, będą mogli złożyć ofertę zmienioną.