Kif tħejji l-offerta tiegħek fl-eSubmission

Kwalunkwe operatur ekonomiku jista’ jissottometti offerta billi juża l-link tal-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti indikat fl-avviż tal-kuntratt.

Meta tkun fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti, trid tikklikkja fuq Aċċessa s-Sottomissjoni: hawn se ssib ruħek fil-portal tal-eSubmission, dment li tkun illoggjat bil-kont tal-EU Login tiegħek. 

L-ewwel ħaġa li trid tagħmel hija li taqra u taċċetta   t-termini u l-kundizzjonijiet  u tikkonferma li qrajt u fhimt  l-istqarrija ta’ privatezza tal-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti u l-istqarrija ta’ privatezza għall-għoti u l-immaniġġjar ta’ kuntratti pubbliċi.

Fl-eSubmission ikklikkja fuq Sottomissjoni ġdida biex tibda sottomissjoni ġdida, jew fuq Issokta bl-abbozz biex tkompli l-abbozz tas-sottomissjoni li tkun bdejt qabel. Tista’ wkoll tkompli l-abbozz tiegħek mill-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti (għal aktar informazzjoni, ara t-taqsima “Immaniġġja s-sottomissjonijiet fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti” f’din il-gwida).

Kif tinnaviga l-eSubmission

Kif tibda s-sottomissjoni tiegħek se tara linja tal-progress fin-naħa ta’ fuq tal-iskrin. Din il-linja turi l-passi kollha li trid tlesti qabel tissottometti l-offerta tiegħek. Tista’ tara wkoll f’liema pass tkun wasalt.

Fi kwalunkwe mument waqt il-proċedura ta’ sottomissjoni tista’ tiċċekkja liema dokumenti applowdjajt billi tikklikkja l-buttuna Dokumenti ta’ sottomissjoni fuq ix-xellug tal-iskrin.    

Modi ta’ sottomissjoni   

Meta tibda sottomissjoni ġdida, se tintalab tindika:

• kif se tissottometti l-offerta tiegħek: Sottomissjoni unika jew Sottomissjoni konġunta,
• jekk is-sottomissjoni hijiex se tinvolvi s-sottokuntrattar,
• b’liema lingwa se ssir is-sottomissjoni.

Wara li tkun għamilt l-għażla tiegħek, ikklikkja l-buttuna Li jmiss f’qiegħ il-paġna.

Partijiet

F’din it-taqsima trid tidentifika l-organizzazzjonijiet li qed jipparteċipaw fis-sottomissjoni tiegħek (il-parteċipanti). Ikklikkja fuq Parti ġdida u agħżel it-tip ta’ parteċipant: parteċipant prinċipali (fil-każ ta’ sottomissjoni unika), kap tal-grupp jew membru tal-grupp (fil-każ ta’ sottomissjoni konġunta) u sottokuntrattur (jekk applikabbli).

Il-parteċipanti kollha, ħlief is-sottokuntratturi, iridu jiġu identifikati b’PIC.  Biex tivverifika jekk entità għandhiex PIC (jiġifieri tkun diġà rreġistrata fir-Reġistru tal-Parteċipanti), uża l-kaxxa “Fittex l-organizzazzjoni”. Hemm żewġ opzjonijiet ta’ tiftix:  L-Organizzazzjonijiet Tiegħi jew Organizzazzjonijiet Oħra .

L-Organizzazzjonijiet Tiegħi:  Ikklikkja fuq id-drop down menu biex tara l-lista ta’ organizzazzjonijiet li l-utent illoggjat uża f’sottomissjonijiet preċedenti jew li għalihom ġie assenjat rwol (eż. awtoreġistrant, rappreżentant maħtur ta’ entità legali (LEAR, Legal Entity Appointed Representative) jew amministratur tal-kont). Dawn huma l-istess organizzazzjonijiet li l-utenti jistgħu jaraw fit-tab “L-Organizzazzjonijiet Tiegħi” fil-menu tax-xellug fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti wara li jilloggjaw bil-kont tal-EU Login tagħhom.

Organizzazzjonijiet Oħra: Tista’ tfittex l-organizzazzjonijiet irreġistrati fir- Reġistru tal-Parteċipanti billi ddaħħal l-isem jew il-PIC tal-organizzazzjoni.

Jekk it-tfittxija ma tagħti l-ebda riżultat, l-organizzazzjoni trid tirreġistra biex tikseb PIC. Kif l-organizzazzjoni tiegħek tiġi rreġistrata tista’ tmur lura għall-eSubmission u tagħżel il-PIC li jkun għadu kien inħoloq billi tuża waħda miż-żewġ opzjonijiet ta’ tiftix.

Id-data assoċjata mal-PIC fir-Reġistru tal-Parteċipanti se tidher fuq l-iskrin u inti se tintalab tipprovdi d-data/dokumenti obbligatorja/i li ġejjin:

• għall-parteċipant prinċipali jew għall-kap tal-grupp:
• Persuna ta’ kuntatt (l-isem u l-indirizz tal-email)
• IBAN/Numru tal-kont tal-bank
  Jekk il-kont tal-bank għandu kodiċi IBAN, għandek timmarka l-kaxxa “IBAN”, imbagħad l-eSubmission tivverifika jekk l-IBAN tal-kont tal-bank huwiex validu.

• għall-parteċipanti kollha: Dikjarazzjoni fuq l-unur (mimlija u ffirmata kif dovut) fit-taqsima “Dokumenti Mehmużin”.

Fit-taqsima “Persuna ta’ Kuntatt”, l-utent jista’ jindika lilu nnifsu (l-isem huwa diġà mimli bil-lest) jew persuna oħra bħala l-persuna ta’ kuntatt għas-sottomissjoni tal-offerta. Il-persuna ta’ kuntatt tikseb l-irwol ta’ koordinatur primarju ta’ kuntatt (PCoCo, Primary Coordinator Contact) fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti, u l-utent li jissottometti l-offerta (jekk dan ikun differenti mill-persuna ta’ kuntatt) jikseb l-irwol ta’ koordinatur ta’ kuntatt (CoCo, Coordinator Contact). 

Jekk il-PCoCo ma jkollux kont tal-EU Login, jinħoloq awtomatikament kont temporanju tal-EU Login abbażi tal-indirizz tal-email tal-persuna ta’ kuntatt, imbagħad il-persuna tiġi mistiedna permezz ta’ email biex tiffinalizza r-reġistrazzjoni tagħha fl-EU Login. L-istedina se ssir permezz ta’ messaġġ awtomatiku mis-sistema mingħajr l-ebda referenza għall-proċedura.

Fit-taqsima “Dokumenti mehmużin” ta’ kull parteċipant tista’ tapplowdja d-dokumenti tal-parteċipant mitluba mill-awtorità kontraenti mal-offerta. Iċċekkja l-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta biex tidentifika liema dokumenti jridu jiġu inklużi fis-sottomissjoni u għal liema parteċipant.

Meta tlesti, ikklikkja Lest. 

Ikklikkja l-buttuna Li jmiss biex tgħaddi għall-pass li jmiss.

Lottijiet

Fi proċedura b’diversi lottijiet, agħżel il-lott(ijiet) li għalih/għalihom tixtieq tagħmel offerta, imbagħad ikklikkja l-buttuna Li jmiss.

Data tal-offerta

F’din it-taqsima trid iddaħħal l-ammont tal-offerta tiegħek (fil-każ biss tal-metodu tal-għoti skont l-iktar kost baxx jew l-irħas prezz — ara li tuża l-format tal-eżempju ta’ fuq l-iskrin) u/jew tikkonferma jekk l-offerta tiegħek tikkonformax jew le mar-rekwiżiti minimi speċifikati fid-dokumenti tal-akkwist.

Jekk tikkonferma li l-offerta tiegħek ma tikkonformax mar-rekwiżiti minimi se tintalab tipprovdi spjegazzjoni f’kaxxa apposta għall-kummenti. Il-konferma tal-konformità jew tan-nuqqas ta’ konformità u l-ispjegazzjoni f’każ ta’ nuqqas ta’ konformità jintwerew fir-rapport tas-sottomissjoni.

Wara li tikklikkja l-buttuna Issejvja tkun tista’ tapplowdja l-offerta finanzjarja u, jekk meħtieġ mill-awtorità kontraenti fl-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta, l-offerta teknika. Tista’ tapplowdja aktar minn file wieħed bħala offerta teknika/finanzjarja.

Ladarba jidhirlek li d-data tal-offerta hija korretta u li s-sottomissjoni hija lesta, ikklikkja l-buttuna Li jmiss. Il-buttuna se tkun attiva biss jekk ikunu ġew ipprovduti d-data u d-dokumenti obbligatorji kollha.

Rapport tas-sottomissjoni

Ir-rapport tas-sottomissjoni jiġi ġġenerat mis-sistema u huwa parti mis-sottomissjoni. Ir-rapport jelenka d-dokumenti kollha inklużi fis-sottomissjoni.

L-eSubmission awtomatikament tiġġenera u żżid ir-rapport tas-sottomissjoni mas-sottomissjoni tiegħek. Tista’ tikkonsulta r-rapport fuq l-iskrin jew inkella tista’ tiddawnlowdjah biex iżżomm kopja tiegħu (qabel tissottometti l-offerta). M’hemmx għalfejn tiffirma u tapplowdja r-rapport iffirmat fl-eSubmission.

Wara li tara r-rapport tas-sottomissjoni, jekk ikun jidhirlek li s-sottomissjoni hija lesta biex tiġi sottomessa, ikklikkja l-buttuna Li jmiss biex tkompli.

Issottometti l-offerta tiegħek

Meta tkun lest biex tissottometti l-offerta tiegħek, ikklikkja l-buttuna Issottometti. Is-sistema se ttella’ messaġġ ta’ konferma.

Ikklikkja Iva jekk tixtieq tikkonferma (mhux se tkun tista’ tkompli timmodifika din is-sottomissjoni).

Jekk jogħġbok innota li s-sistema mhix se tippermettilek tissottometti jekk tkun għaddiet l-iskadenza tal-wasla tas-sottomissjonijiet.

Meta jkun għad fadal inqas minn jum għall-iskadenza tas-sottomissjoni, l-eSubmission turi kemm ikun għad fadal sigħat/minuti għall-iskadenza. 

Se tintbagħat notifika bl-email fuq l-indirizz tal-email tal-persuna ta’ kuntatt indikat fl-offerta (PCoCo) u fl-indirizz tal-email (jekk differenti) marbut mal-kont tal-EU Login użat għas-sottomissjoni tal-offerta (CoCo). Din in-notifika bl-email tkun tinkludi link għall-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti, fejn tista’ ssib l-irċevuta tas-sottomissjoni .

Innota li s-sidien tal-PIC użati fis-sottomissjoni se jiġu infurmati.

Immaniġġja s-sottomissjonijiet fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti

Biex tidħol fl-ispazju privat tiegħek tal-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti trid tawtentika ruħek billi tuża l-buttuna Sign in (Illoggja) tal- Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti li tinsab fuq nett, fin-naħa tal-lemin, tal-paġna ewlenija (daħħal l-EU Login u l-password tiegħek).

Ara s-sottomissjonijiet

Fit-taqsima “Manage my area” (L-ispazju tiegħi), fuq ix-xellug, il-PCoCo jew is-CoCo se jsib is-sottomissjonijiet fit-taqsima “Procurement centre/Submissions” (Ċentru tal-akkwist/Sottomissjonijiet).

Il-kaxxa tat-tiftix hija disponibbli wkoll fuq il-lemin, fuq il-lista tas-sottomissjonijiet.

Taqsima tas-sottomissjonijiet  

Għal kull sottomissjoni l-PCoCo jew is-CoCo jista’ jara n-numru ta’ referenza tal-proċedura, l-ID tas-sottomissjoni, id-data tal-aħħar azzjoni mwettqa u l-istatus tas-sottomissjoni (abbozzata, sottomessa, irtirata, imħassra), id-data tal-iskadenza, il-lott (jekk applikabbli), it-titlu tal-proċedura u t-tip ta’ proċedura.

Il- buttuna biex taċċessa l-menu (tliet tikek) , fuq il-lemin ta’ kull sottomissjoni (sakemm is-sottomissjoni ma tkunx tħassret), tippermetti lill-PCoCo jew lis-CoCo jwettaq diversi azzjonijiet skont l-istatus tas-sottomissjoni.

Fil-każ ta’ sottomissjoni bl-istatus Draft (Abbozzata):

• Edit (Editja): l-eSubmission tiftaħ l-iskrin li kont fih meta ħriġt mill-applikazzjoni. Issa tista’ teditja s-sottomissjoni tiegħek fl-eSubmission.
• View (Ara):  l-eSubmission tiftaħ l-iskrin li kont fih meta ħriġt mill-applikazzjoni. Mhux possibbli teditja s-sottomissjoni jekk tkun qed taraha fil-modalità “qari biss”. 
• Delete (Ħassar): l-abbozz tas-sottomissjoni jitħassar mill-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti.

Fil-każ ta’ sottomissjoni bl-istatus Submitted (Sottomessa):

• View Receipt (Ara l-irċevuta): issib l-irċevuta tas-sottomissjoni.
• Withdraw (Irtira) (disponibbli biss qabel id-data tal-iskadenza għas-sottomissjoni): ipprovdi r-raġuni għaliex tixtieq tirtira s-sottomissjoni u kkonfermaha billi tikklikkja l-buttuna Irtira. Ladarba tkun irtirajt sottomissjoni, ma tkunx tista’ terġa’ taraha, teditjaha jew tissottomettiha.

Fil-każ ta’ sottomissjoni bl-istatus Withdrawn (Irtirata):

• View Withdrawal Receipt (Ara l-irċevuta tal-irtirar): issib l-irċevuta tal-irtirar.

Fil-każ ta’ sottomissjoni bl-istatus Deleted (Imħassra):

M’hemm l-ebda azzjoni disponibbli għal offerta bl-istatus Deleted (Imħassra). Ladarba abbozz ta’ offerta jitħassar, l-offerent ma jkunx jista’ jirkuprah.