Kratki vodič za otvorene postupke


Za početak


Dobro došli u eSubmission!

Sustav eSubmission (e-podnošenje) gospodarskim subjektima omogućuje da u postupcima nabave EU-a elektroničkim putem na strukturiran i siguran način izrade i predaju dokumente (ponude).

Ovaj kratki vodič odnosi se samo na otvorene postupke. Kratki vodiči za druge postupke javne nabave dostupni su na portalu Financiranje i natječaji, wiki stranici eProcurement.

Kao gospodarski subjekt možete:

  • sastaviti ponudu kao odgovor na postupak koji je objavila institucija EU-a ili tijelo EU-a

  • podnijeti ponudu na siguran način

  • pregledati ili nastaviti s izradom nacrta ponude

  • izbrisati nacrt ponude

  • primiti potvrdu o podnesenoj ponudi (Submission Receipt)

  • povući ponudu prije isteka roka za zaprimanje ponuda

  • primiti potvrdu o povlačenju (Withdrawal Receipt).

Obavezno pročitajte tehničke preduvjete.

Možete ih pronaći na naslovnici aplikacije eSubmission te u odjeljku Prilozi, na stranicama Stranke i Podaci o ponudi.


Tehnička pomoć

Za tehničku pomoć možete se obratiti našoj službi za podršku od 8:00 do 20:00 sati (CET/CEST).

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 22971063

(info)  Radni jezik službe za podršku isključivo je engleski.


Pristupanje sustavu eSubmission

Sustavu eSubmission uvijek ćete pristupati u okviru postupka nabave (poziva na podnošenje ponuda). Objavljeni pozivi na podnošenje ponuda europskih institucija, tijela i agencija nalaze se

Preduvjeti za upotrebu sustava eSubmission

Kako biste se mogli koristiti sustavom eSubmission i odgovarati na pozive na podnošenje ponuda objavljene na portalu Financiranje i natječaji, morate biti registrirani u sustavu Europske komisije za provjeru autentičnosti korisnika (EU Login). 

Za odgovaranje na pozive na podnošenje ponuda objavljene prije 25. listopada 2023. treba vam i korisnički račun na portalu TED eTendering.

Da bi se organizacija navedena u elektroničkoj ponudi mogla identificirati, mora biti registrirana u Komisijinu registru organizacija (Registar sudionika) i imati PIC (identifikacijska oznaka sudionika). Više informacija o PIC-u dostupno je ovdje. Registrirati se mogu sve organizacije, a registracija je besplatna.

EU Login

EU Login omogućuje pristup raznim uslugama i/ili sustavima Europske komisije. Ako nemate račun za EU Login, možete ga izraditi.

Više informacija dostupno je na stranici EU Login u odjeljku Pomoć.

TED eTendering

TED eTendering je platforma za elektroničku nabavu na kojoj su institucije i tijela EU-a objavljivala pozive na podnošenje ponuda do 25. listopada 2023.

Korisnički račun za eTendering možete izraditi s pomoću EU Logina.


Portal Financiranje i natječaji

Portal Financiranje i natječaji jedinstvena je polazna točka (jedinstveno područje elektroničke razmjene podataka) za sudionike i stručnjake u programima financiranja i natječaje kojima upravljaju Europska komisija i druga tijela EU-a.

Na portalu Financiranje i natječaji sudionici mogu:

  • pretraživati EU-ove programe financiranja i postupke nabave

  • pretplatiti se na pozive na podnošenje ponuda
  • pregledati dokumentaciju o nabavi
  • postaviti pitanje 

  • upisati se u registar sudionika

  • pristupiti sustavu eSubmission

  • pristupiti potvrdama o podnesenim ponudama (Submission Receipt)

  • pregledavati, uređivati ili brisati nacrte ponuda

  • povući podnesene ponude i pristupiti potvrdama o povlačenju (Withdrawal Receipt).


Registar sudionika

Komisija je uspostavila elektronički registar organizacija koje sudjeluju u pozivima EU-a na podnošenje ponuda ili prijedloga. Zahvaljujući tom registru dovoljno je da sudionici samo jednom unesu podatke o svojoj organizaciji.  Nakon registracije svaka organizacija dobiva jedinstvenu identifikacijsku oznaku sudionika (PIC). Upute kako zatražiti PIC u Registru sudionika dostupne su ovdje.


Kako pripremiti i podnijeti ponudu putem sustava eSubmission

Svi gospodarski subjekti mogu podnijeti ponudu putem poveznice na portalu Financiranje i natječaji navedene u objavi poziva na nadmetanje.

  

Na portalu Financiranje i natječaji morate kliknuti na Podnošenje zahtjeva (Access submission): to će vas preusmjeriti na portal eSubmission, pod uvjetom da ste prijavljeni sa svojim računom za EU Login.

  

Za pozive na podnošenje ponuda objavljene prije 25. listopada 2023. gospodarski subjekti mogu podnijeti ponudu putem poveznice TED eTendering navedene u objavi poziva na nadmetanje. Na stranicama eTendering trebate se prijaviti putem računa za TED eTendering i kliknuti Podnesi ponudu. To će vas preusmjeriti na sustav eSubmission.

U sustavu eSubmission kliknite gumb Nova ponuda/zahtjev kako biste započeli s podnošenjem nove ponude ili gumb Nastavak izrade nacrta kako biste nastavili s radom na ranije započetom nacrtu. Rad na nacrtu možete nastaviti i s portala Financiranje i natječaji (za više informacija vidjeti odjeljak  Upravljanje ponudama na portalu Financiranje i natječaji u ovom vodiču ).


Kako se snaći u sustavu eSubmission

Nakon što započnete s izradom ponude, na vrhu zaslona moći ćete pratiti svoje napredovanje na traci s tijekom postupka. Na traci su prikazani svi koraci koje je potrebno proći do podnošenja ponude. Na njoj ćete vidjeti na kojem se koraku trenutačno nalazite.

U postupku izrade ponude u svakom trenutku možete provjeriti osnovne podatke o postupku klikom na Dokumentacija ponude/zahtjeva s lijeve strane zaslona.


(warning) Ponuda neće biti podnesena javnom naručitelju dok ne kliknete gumb Podnesi na kraju postupka.


Kako podnijeti ponudu

Kad započnete s podnošenjem nove ponude, od vas će se tražiti da navedete:

  • podnosite li ponudu kao: pojedinačnu ponudu ili zajedničku ponudu
  • hoće li ponuda uključivati podugovaranje
  • na kojem ćete jeziku podnijeti ponudu.

Nakon odabira odgovarajuće opcije kliknite gumb Sljedeće na dnu stranice.


Stranke

U ovom odjeljku treba navesti organizacije koje sudjeluju u podnošenju vaše ponude (sudionici). Kliknite Nova stranka i odaberite vrstu sudionika: glavni sudionik (u slučaju pojedinačne ponude), voditelj skupine ili član skupine (u slučaju zajedničke ponude) i podugovaratelj (prema potrebi).

Svi sudionici, osim podugovaratelja, moraju imati oznaku PIC (identifikacijska oznaka sudionika). Kako biste provjerili je li subjektu već dodijeljen PIC (tj. je li već registriran u registru sudionika), pritisnite gumb  Pretraži . Pretraživati možete prema PIC-u, PDV broju, nacionalnom registarskom broju i zemlji. Za pretraživanje prema PDV broju ili nacionalnom registarskom broju morate odabrati i zemlju.

Ako pri pretraživanju nema rezultata, organizacija se mora registrirati kako bi dobila PIC.  Nakon što dobijete PIC, vratite se na  eSubmission , pretražite prema PIC-u i odaberite prikazanu organizaciju.

Na zaslonu će se prikazati podaci povezani s PIC-om u Registru sudionika te će se od vas zatražiti da pošaljete sljedeće obvezne podatke i dokumente:

  • za glavnog sudionika ili voditelja skupine:
    • osobu za kontakt (ime i e-adresa)
    • IBAN / broj bankovnog računa
  • za sve sudionike: časnu izjavu (uredno ispunjenu i potpisanu) u odjeljku Prilozi.

U odjeljku Osoba za kontakt korisnik kao osobu za kontakt za podnesenu ponudu može navesti sebe (ime je unaprijed uneseno) ili drugu osobu. Osobi za kontakt dodjeljuje se uloga primarnog koordinatora za kontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo) na portalu Financiranje i natječaji, a korisniku koji podnosi ponudu (ako se razlikuje od osobe za kontakt) uloga koordinatora za kontakt (Coordinator Contact, CoCo). 

Ako primarni koordinator za kontakt nema račun za EU Login, automatski će se stvoriti privremeni račun na temelju e-adrese osobe za kontakt i ta će osoba e-poštom dobiti poziv da dovrši registraciju za EU Login. Poziv se sastoji od automatske poruke sustava bez upućivanja na postupak.

U odjeljku Prilozi za svakog sudionika možete uz ponudu učitati dokumente sudionika koje je zatražio javni naručitelj. Provjerite u natječajnim specifikacijama koje dokumente morate poslati uz ponudu za pojedinačne sudionike.

Kad završite, kliknite gumb Gotovo . 

(warning) Nakon što prođete korak „Načini podnošenja” više neće biti moguće promijeniti strukturu iz zajedničke ponude u pojedinačnu ponudu i obratno. Ako želite promijeniti strukturu podnošenja ili promijeniti voditelja skupine, morate izraditi novu ponudu, koja će prebrisati izrađeni nacrt (svi prethodno uneseni podaci i učitani dokumenti bit će izbrisani).

Za prelazak na sljedeći korak kliknite Sljedeće.


Grupe (lotovi)

U postupku s nekoliko grupa (lotova) odaberite grupe za koje želite podnijeti ponudu i zatim kliknite gumb Sljedeće.

(warning) Identifikacija sudionika odnosi se na ponudu u cjelini. Prema tome, ako se sastav konzorcija razlikuje ovisno o grupi (lotu), treba podnijeti zasebnu ponudu za svaku grupu.


Podaci o ponudi

U ovom odjeljku trebate unijeti iznos ponude (samo u slučaju dodjele ugovora na temelju najnižeg troška i najniže cijene – upotrijebite isti format kao u primjeru na zaslonu) i/ili potvrditi da je vaša ponuda u skladu s minimalnim zahtjevima navedenima u dokumentaciji o nabavi.

Ako izjavite da vaša ponuda nije u skladu s minimalnim zahtjevima, od vas će se zatražiti da to obrazložite u posebnom okviru za unos teksta. Potvrda o sukladnosti ili nesukladnosti i obrazloženje u slučaju nesukladnosti bit će navedeni u izvješću o podnošenju.

Nakon što kliknete gumb Spremi, možete učitati financijsku ponudu i, ako to zahtijeva javni naručitelj, tehničku ponudu. Možete učitati više datoteka kao tehničku/financijsku ponudu.

Kad budete sigurni da su podaci o ponudi točni i da je ponuda potpuna, kliknite Sljedeće . Gumb će biti aktivan samo ako su uneseni svi obvezni podaci i dokumenti.

(warning) U ovoj fazi vaš nacrt ponude i dokumenti još nisu podneseni .

Izvješće o podnošenju

Izvješće o podnošenju generira sustav i dio je podnošenja ponude. U izvješću se navode svi dokumenti uključeni u ponudu.

Sustav eSubmission automatski generira izvješće o ponudi i dodaje ga u vašu ponudu. Prije podnošenja ponude možete pregledati izvješće o ponudi na zaslonu ili ga preuzeti za vlastitu evidenciju. Nije ga potrebno potpisati niti učitati potpisano izvješće u sustav eSubmission.

Nakon što pregledate izvješće o ponudi i zaključite da je vaša ponuda potpuna i spremna za podnošenje, kliknite Sljedeće da biste nastavili.

(warning) Izvješće o podnošenju nije dokaz podnošenja. Još niste podnijeli ponudu. Prijeđite na sljedeći korak i kliknite na Podnesi kako biste dovršili podnošenje.

Podnesite svoju ponudu

Kad budete spremni podnijeti svoju ponudu, kliknite Podnesi. Na zaslonu će se prikazati poruka s potvrdom podnošenja.

Kliknite Da ako želite potvrditi podnošenje: nakon toga više nećete moći izmijeniti tu ponudu.

Sustav vam neće dopustiti podnošenje ako je prošao rok za zaprimanje ponuda.

Obavijest e-poštom šalje se na e-adresu osobe za kontakt navedene u ponudi (primarni koordinator za kontakt) i na e-adresu (ako je različita) povezanu s računom za EU Login koji se upotrebljava za podnošenje ponude (koordinator za kontakt). Obavijest sadržava poveznicu na portal Financiranje i natječaji na kojem možete pronaći potvrdu o  podnošenju.

Subjekti čiji ste PIC naveli u podnesenoj ponudi o tome će biti obaviješteni.

(warning)  Potvrda o podnesenoj ponudi dokaz je da je ponuda zaprimljena u roku.


Upravljanje ponudama na portalu Financiranje i natječaji

Da biste ušli u privatni prostor na portalu Financiranje i natječaji, morate proći autentifikaciju klikom na gumb Login (Prijava) u gornjem desnom kutu početne stranice portala Financiranje i natječaji (unesite svoje korisničko ime i lozinku za EU Login).


Pregled ponude

Primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt moći će pronaći ponude u odjeljku Manage my area (Upravljanje mojim prostorom) na lijevoj strani pod My Submission(s) (Moje ponude).

S desne strane iznad popisa ponuda dostupno je i polje za pretraživanje.


Odjeljak My Submission(s) (Moje ponude)

Za svaku ponudu primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može vidjeti referentni broj postupka, identifikacijsku oznaku ponude, datum posljednje obavljene radnje i status ponude (nacrt, podneseno, povučeno, izbrisano), rok, grupu (lot) (ako postoji) te naslov i vrstu postupka.

Izbornik  Action  (Radnja), koji se nalazi desno od svake ponude (ako nije izbrisana), omogućuje  primarnom koordinatoru za kontakt / koordinatoru za kontakt  obavljanje različitih radnji ovisno o statusu ponude.

Ponude sa statusom „Draft” (nacrt) možete:

  • Uređivati: u sustavu eSubmission otvorit će se zaslon na kojem ste bili prije nego što ste izašli iz aplikacije. Ponudu tada možete uređivati u sustavu eSubmission.
  • pregledavati:  u sustavu eSubmission otvorit će se zaslon na kojem ste stali. Ponuda se ne može uređivati jer je pregledavate u formatu samo za čitanje. 
  • izbrisati:  nacrt ponude izbrisat će se s portala Financiranje i natječaji.

Za ponude sa statusom „podneseno” možete:

  • pogledati potvrdu(View Receipt): prikazat će se potvrda o podnesenoj ponudi.
  • Povući ponudu (samo ako još nije prošao rok za podnošenje): navedite razlog zbog kojeg želite povući ponudu i to potvrdite klikom na gumb Withdraw (Povuci). Povučena ponuda ne može se više pregledavati, uređivati niti ponovno podnijeti.

Za ponude sa statusom „povučeno” možete:

  • pogledati potvrdu o povlačenju: prikazat će se potvrda o povlačenju.


Za ponude sa statusom „izbrisano”:

Izbornik Action (Radnja) nije dostupan za ponude sa statusom „izbrisano”. Nakon brisanja nacrta ponude ponuditelj mu više ne može pristupiti. 


Upravljanje obavijestima na portalu Financiranje i natječaji


Moje obavijesti (My notifications)

Primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može pristupiti stranici klikom na ikonu zvona u gornjem desnom kutu zaslona nakon prijave na portal Financiranje i natječaji.

 

Na toj stranici primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može pronaći sljedeće obavijesti:

  • potvrdu o podnesenoj ponudi (Submission Receipt)
  • potvrdu o povlačenju (Withdrawal Receipt)

Na kartici Preferences (Osobne postavke) u odjeljku Manage all notifications (Upravljanje svim obavijestima) na dnu popisa obavijesti primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može odabrati koliko će često primati e-obavijesti s portala Financiranje i natječaji. Neovisno o odabranom, sve vaše obavijesti uvijek su dostupne u odjeljku My notifications (Moje obavijesti).


Moje službene obavijesti (My formal Notification(s))

Ovaj odjeljak, koji se nalazi na lijevoj strani odjeljka Manage my area (Upravljanje mojim prostorom), trenutačno se ne koristi za postupke nabave.