Kratki vodič za otvorene postupke
Kako započeti
Dobro došli u eSubmission!
Sustav eSubmission (e-podnošenje) gospodarskim subjektima omogućuje da u postupcima nabave EU-a elektroničkim putem na strukturiran i siguran način izrade i predaju dokumente (odnosno ponude).
Ovaj kratki vodič odnosi se samo na otvorene postupke. Kratki vodiči za druge postupke javne nabave dostupni su na portalu Financiranje i natječaji, wiki stranici eProcurement.
Kao gospodarski subjekt možete:
sastaviti ponudu kao odgovor na postupak koji je objavila institucija EU-a ili tijelo EU-a
podnijeti ponudu na siguran način
pregledati ili nastaviti s izradom nacrta ponude
izbrisati nacrt ponude
primiti dokaz o podnošenju (Submission Receipt)
povući ponudu prije isteka roka za zaprimanje ponuda
primiti dokaz o povlačenju (Withdrawal Receipt).
Obavezno pročitajte tehničke preduvjete.
Možete ih pronaći na naslovnici aplikacije eSubmission te u odjeljku Prilozi, na stranici Stranke i Podaci o ponudi.
Sustav eSubmission možete isprobati prije izrade ponude popunjavanjem probnog poziva na podnošenje ponuda za otvorene postupke.
Tehnička pomoć
Za tehničku pomoć možete se obratiti našoj službi za podršku korisnicima od 8.00 do 20.00 sati (CET/CEST).
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
+32 (0) 22971063
Radni jezik službe za podršku isključivo je engleski.
Pristupanje sustavu eSubmission
Sustavu eSubmission uvijek ćete pristupati u okviru postupka nabave. Objavljene postupke nabave možete pronaći:
Preduvjeti za upotrebu sustava eSubmission
Da biste mogli koristiti sustav eSubmission, morate se registrirati u sustavu Europske komisije za autentifikaciju korisnika (EU Login).
Za odgovor na postupak nabave objavljen na EU-ovoj platformi za elektroničku nabavu TED eTendering potrebno je imati račun i na toj platformi.
Da bi se organizacija navedena u elektroničkoj ponudi mogla identificirati, mora biti registrirana u Komisijinu registru organizacija (Registar sudionika) i imati PIC (identifikacijska oznaka sudionika). Više informacija o PIC-u dostupno je ovdje. Registrirati se mogu sve organizacije, a registracija je besplatna.
EU Login
EU Login omogućuje pristup raznim uslugama i/ili sustavima Europske komisije. Ako još nemate EU Login, možete otvoriti račun.
Više informacija dostupno je na stranici EU Login u odjeljku Pomoć.
TED eTendering
TED eTendering je platforma za elektroničku nabavu na kojoj institucije i tijela EU-a objavljuju pozive na podnošenje ponuda.
Račun za eTendering možete otvoriti s pomoću svojeg EU Logina.
Portal Financiranje i natječaji
Portal Financiranje i natječaji jedinstvena je ulazna točka (jedinstveno područje elektroničke razmjene podataka) za sudionike i stručnjake u programima financiranja i natječaje kojima upravljaju Europska komisija i druga tijela EU-a.
Na portalu Financiranje i natječaji sudionici mogu:
pretraživati EU-ove programe financiranja i postupke nabave
upisati se u registar sudionika
pristupiti potvrdama o podnošenju (Submission Receipt)
pregledavati, uređivati ili brisati nacrte ponuda
povući podnesene ponude i pristupiti potvrdama o povlačenju (Withdrawal Receipt).
Registar sudionika
Komisija je uspostavila elektronički registar organizacija koje sudjeluju u pozivima EU-a na podnošenje ponuda ili prijedloga koji sudionicima omogućuje da samo jedanput unesu podatke o svojoj organizaciji. Nakon registracije svaka organizacija dobiva jedinstvenu identifikacijsku oznaku sudionika (PIC). Upute o tome kako zatražiti PIC u Registru sudionika dostupne su na sljedećoj stranici.
Kako pripremiti i podnijeti ponudu putem sustava eSubmission
Svi gospodarski subjekti mogu podnijeti ponudu putem poveznice TED eTendering navedene u objavi poziva na nadmetanje.
Druga je mogućnost pronaći postupak na portalu Financiranje i natječaji s pomoću funkcije pretraživanja u gornjem lijevom kutu zaslona – kad kliknete na naslov postupka, bit ćete preusmjereni na stranice TED eTendering.
Zatim se na stranicama eTendering trebate prijaviti putem računa za TED eTendering i kliknuti Podnesi ponudu. Bit ćete preusmjereni na sustav eSubmission.
U sustavu eSubmission kliknite gumb Nova ponuda kako biste započeli s podnošenjem nove ponude ili gumb Nastavak izrade nacrta kako biste nastavili s radom na ranije započetom nacrtu. Rad na nacrtu možete nastaviti i s portala Financiranje i natječaji (za više informacija vidjeti odjeljak Upravljanje ponudama na portalu Financiranje i natječaji u ovom vodiču).
Kretanje unutar sustava eSubmission
Kad započnete s podnošenjem, na vrhu zaslona moći ćete pratiti svoje napredovanje na traci s tijekom postupka. Na crti su prikazani svi koraci koje je potrebno proći do podnošenja ponude. Na njoj ćete vidjeti na kojem se koraku trenutačno nalazite.
U postupku podnošenja u svakom trenutku možete provjeriti osnovne podatke o postupku klikom na Dokumentacija ponude s lijeve strane zaslona.
 Ponuda neće biti podnesena javnom naručitelju dok ne kliknete gumb Podnesi na kraju postupka. |
|---|
Načini podnošenja
Kad započnete s podnošenjem nove ponude, od vas će se tražiti da navedete:
- podnosite li ponudu kao: pojedinačnu ponudu ili zajedničku ponudu
- hoće li ponuda uključivati podugovaranje
- na kojem ćete jeziku podnijeti ponudu.
Nakon odabira odgovarajuće opcije kliknite gumb Sljedeće na dnu stranice.
Stranke
U ovom odjeljku treba navesti organizacije koje sudjeluju u podnošenju vaše ponude (sudionici). Kliknite Nova stranka i odaberite vrstu sudionika: glavni sudionik (u slučaju pojedinačne ponude), voditelj skupine ili član skupine (u slučaju zajedničke ponude) i podugovaratelj (prema potrebi).
Svi sudionici, osim podugovaratelja, moraju imati oznaku PIC (identifikacijska oznaka sudionika). Kako biste provjerili je li subjektu već dodijeljen PIC (tj. je li već registriran u registru sudionika), pritisnite gumb Pretraži . Pretraživati možete prema PIC-u, PDV broju, nacionalnom registarskom broju i državi. Za pretraživanje prema PDV broju ili nacionalnom registarskom broju morate odabrati i državu.
Ako pri pretraživanju nema rezultata, organizacija se mora registrirati kako bi dobila PIC. Nakon što dobijete PIC, vratite se na eSubmission , pretražite prema PIC-u i odaberite prikazanu organizaciju.
Na zaslonu će se prikazati podaci povezani s PIC-om u Registru sudionika te će od vas zatražiti da pošaljete sljedeće obvezne podatke i dokumente:
- za glavnog sudionika ili voditelja skupine:
- osobu za kontakt (ime i e-adresa)
- IBAN / broj bankovnog računa
- za sve sudionike: časnu izjavu (uredno ispunjenu i potpisanu) u odjeljku Prilozi.
U odjeljku Osoba za kontakt korisnik kao osobu za kontakt za podnesenu ponudu može navesti sebe (ime je unaprijed uneseno) ili drugu osobu. Osobi za kontakt dodjeljuje se uloga primarnog koordinatora za kontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo) na portalu Financiranje i natječaji, a korisniku koji podnosi ponudu (ako se razlikuje od osobe za kontakt) uloga koordinatora za kontakt (Coordinator Contact, CoCo).
Ako primarni koordinator za kontakt nema račun za EU Login, automatski će se stvoriti privremeni račun na temelju e-adrese osobe za kontakt i ta će osoba e-poštom dobiti poziv da dovrši registraciju za EU Login. Poziv se sastoji od automatske poruke sustava bez upućivanja na postupak.
U odjeljku Prilozi svakog sudionika možete uz ponudu učitati dokumente sudionika koje je zatražio javni naručitelj. Provjerite u natječajnim specifikacijama koje dokumente morate poslati uz ponudu za pojedinačne sudionike.
Kad završite, kliknite gumb Gotovo.
| Nakon što prođete korak „Načini podnošenja” više nije moguće promijeniti strukturu iz zajedničke ponude u pojedinačnu ponudu i obrnuto. Ako želite promijeniti strukturu podnošenja ili promijeniti voditelja skupine, morate izraditi novu ponudu, koja će prebrisati izrađeni nacrt (svi prethodno uneseni podaci i učitani dokumenti bit će izbrisani). |
Za prelazak na sljedeći korak kliknite Sljedeće.
Grupe (lotovi)
U postupku s nekoliko grupa (lotova) odaberite grupe za koje želite podnijeti ponudu i zatim kliknite gumb Sljedeće.
| Identifikacija sudionika odnosi se na ponudu u cjelini. Prema tome, ako se sastav konzorcija razlikuje ovisno o grupi (lotu), treba podnijeti zasebnu ponudu za svaku grupu. |
Podaci o ponudi
U ovom odjeljku trebate unijeti iznos ponude (samo u slučaju dodjele ugovora na temelju najnižeg troška i najniže cijene – upotrijebite isti format kao u primjeru na zaslonu) i/ili potvrditi da je vaša ponuda u skladu s minimalnim zahtjevima navedenima u dokumentaciji o nabavi.
Ako izjavite da vaša ponuda nije u skladu s minimalnim zahtjevima, od vas će se zatražiti da to obrazložite u posebnom tekstnom okviru. Potvrda o sukladnosti ili nesukladnosti i obrazloženje u slučaju nesukladnosti bit će navedeni u izvješću o podnošenju.
Nakon što kliknete gumb Spremi možete učitati financijsku ponudu i, ako to zahtijeva javni naručitelj, tehničku ponudu. Možete učitati više datoteka kao tehničku/financijsku ponudu.
Kad budete sigurni da su podaci o ponudi točni i da je ponuda potpuna, kliknite Sljedeće . Gumb će biti aktivan samo ako su uneseni svi obvezni podaci i dokumenti.
| U ovoj fazi vaš nacrt ponude i dokumenti još nisu podneseni . |
Izvješće o podnošenju
Izvješće o podnošenju generira sustav i dio je podnošenja ponude. U izvješću se navode svi dokumenti uključeni u ponudu.
Sustav eSubmission automatski generira izvješće o ponudi i dodaje ga u vašu ponudu. Prije podnošenja ponude možete pregledati izvješće o ponudi na zaslonu ili ga preuzeti za vlastitu evidenciju. Nije ga potrebno potpisati niti učitati potpisano izvješće u sustav eSubmission.
Nakon što pregledate izvješće o ponudi i zaključite da je vaša ponuda potpuna i spremna za podnošenje, kliknite Sljedeće da biste nastavili.
| Izvješće o podnošenju nije dokaz podnošenja. Još niste podnijeli ponudu. Da biste dovršili podnošenje, prijeđite na sljedeći korak i kliknite Podnesi . |
Podnesite svoju ponudu
Kad budete spremni podnijeti svoju ponudu, kliknite Podnesi. Na zaslonu će se prikazati poruka s potvrdom podnošenja.
Kliknite Da ako želite potvrditi podnošenje: više nećete moći izmijeniti tu ponudu.
Sustav vam neće dopustiti podnošenje ako je prošao rok za zaprimanje ponuda.
Obavijest e-poštom šalje se na e-adresu osobe za kontakt navedene u ponudi (primarni koordinator za kontakt) i na adresu e-pošte (ako je različita) povezanu s računom za EU Login koji se upotrebljava za podnošenje ponude (koordinator za kontakt). Obavijest sadržava poveznicu na portal Financiranje i natječaji na kojem možete pronaći potvrdu o podnošenju.
Subjekti čiji ste PIC naveli u podnesenoj ponudi o tome će biti obaviješteni.
| Potvrda o primitku ponude dokaz je da je ponuda zaprimljena u roku. |
Upravljanje ponudama na portalu Financiranje i natječaji
Da biste ušli u svoj privatni prostor na portalu Financiranje i natječaji morate proći autentifikaciju klikom na gumb Prijava (Login) u gornjem desnom kutu početne stranice portala Financiranje i natječaji (unesite svoj EU Login i lozinku).
Pregled ponude
Primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt naći će ponude u odjeljku Upravljanje mojim prostorom (Manage my area) na lijevoj strani pod Moje ponude (My Submission(s)).
S desne strane iznad popisa ponuda dostupno je i polje za pretraživanje.
Odjeljak Moje ponude (My Submission(s))
Za svaku ponudu primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može vidjeti referentni broj postupka, identifikacijsku oznaku ponude, datum posljednje obavljene radnje i status ponude (nacrt, podneseno, povučeno, izbrisano), rok, grupu (lot) (ako postoji) te naslov i vrstu postupka.
Izbornik Radnja (Action), koji se nalazi desno od svake ponude (ako nije izbrisana), omogućuje primarnom koordinatoru za kontakt / koordinatoru za kontakt obavljanje različitih radnji ovisno o statusu ponude.
Ponude u statusu „nacrt” (Draft) možete:
- uređivati (Edit): u sustavu eSubmission otvorit će se zaslon na kojem ste bili prije nego što ste izašli iz aplikacije. Ponudu tada možete uređivati u sustavu eSubmission.
- pregledavati (View): u sustavu eSubmission otvorit će se zaslon na kojem ste stali. Ponuda se ne može uređivati jer je pregledavate u formatu samo za čitanje.
- izbrisati (Delete): nacrt ponude izbrisat će se s portala Financiranje i natječaji.
Za ponude u statusu „podneseno” (Submitted) možete:
- pogledati potvrdu (View Receipt): prikazat će se potvrda o podnošenju.
- povući (Withdraw) ponudu (samo ako još nije prošao rok za podnošenje): navedite razlog zbog kojeg želite povući ponudu i to potvrdite klikom na gumb Povuci (Withdraw). Povučena ponuda ne može se više pregledavati, uređivati niti ponovno podnijeti.
Za ponude u statusu „povučeno” (Withdrawn) možete:
- pogledati potvrdu o povlačenju (View Withdrawal Receipt): prikazat će se potvrda o povlačenju.
Za ponude u statusu „izbrisano” (Deleted):
Izbornik Radnja (Action) nije dostupan za ponude sa statusom „izbrisano”. Nakon brisanja nacrta ponude ponuditelj mu više ne može pristupiti.
Upravljanje obavijestima na portalu Financiranje i natječaji
Moje obavijesti (My notifications)
Primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može pristupiti stranici klikom na ikonu zvona u gornjem desnom kutu zaslona nakon prijave na portal Financiranje i natječaji.
Na toj stranici primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može pronaći sljedeće obavijesti:
- potvrdu o podnošenju (Submission Receipt)
- potvrdu o povlačenju (Withdrawal Receipt)
Na kartici Osobne postavke (Preferences) u odjeljku Upravljanje svim obavijestima (Manage all notifications) na dnu popisa obavijesti primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može odabrati učestalost slanja e-obavijesti s portala Financiranje i natječaji. Neovisno o odabranom, sve vaše obavijesti uvijek su dostupne u odjeljku Moje obavijesti (My notifications).
Moje službene obavijesti (My formal Notification(s))
Ovaj odjeljak, koji se nalazi na lijevoj strani odjeljka Upravljanje mojim prostorom (Manage my area) trenutačno se ne koristi za postupke nabave.