Guide de référence rapide pour les procédures négociées — soumission des offres initiales
(procédures négociées et procédures concurrentielles avec négociation sans publication)
Avant de commencer
Bienvenue sur eSubmission!
eSubmission permet aux opérateurs économiques de répondre par voie électronique à des procédures de passation de marchés de l’UE en préparant des soumissions (c’est-à-dire des offres et des offres révisées) et en les présentant sous forme électronique, de manière structurée et sécurisée.
Ce guide de référence rapide s’applique à la soumission des offres initiales dans le cadre de procédures négociées et de procédures concurrentielles avec négociation sans publication. Dans le cadre de ces procédures, seuls les candidats invités peuvent soumettre une offre initiale dont le pouvoir adjudicateur peut demander une révision lors d’un cycle de négociation ultérieur. Les guides de référence rapides concernant le(s) cycle(s) de négociation ultérieur(s) ainsi que les guides concernant les autres procédures de passation de marchés peuvent être consultés sur le wiki relatif aux passations de marchés en ligne du portail Funding & Tenders.
En tant qu’opérateur économique, vous pourrez:
- encoder votre réponse à une procédure lancée par une institution ou un organe de l’UE;
- soumissionner de manière sécurisée;
- visualiser ou poursuivre la création d’une offre précédemment sauvegardée;
- supprimer un projet de soumission;
- recevoir une preuve de la soumission (Submission Receipt);
- retirer une soumission avant la date limite de réception des soumissions;
- recevoir une preuve du retrait (Withdrawal Receipt).
Veillez à prendre connaissance de la configuration système requise.
Vous la trouverez à la première page de l’application eSubmission et dans la section «Pièces jointes» de la page Parties.
Comment obtenir de l’aide
Si vous avez besoin d’aide, contactez notre équipe d’assistance entre 8h00 et 20h00 HEC/HAEC.
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
+32 (0) 229 71063
L’équipe d'assistance ne travaille qu’en anglais.
Comment accéder à eSubmission?
Vous aurez toujours accès à eSubmission dans le cadre d’une procédure de passation de marché. Vous trouverez les procédures de passation de marchés publiées sur les portails suivants:
De quoi ai-je besoin pour utiliser eSubmission?
Pour utiliser eSubmission, vous devez être enregistré(e) auprès du service d’authentification des utilisateurs de la Commission européenne (EU Login).
Pour répondre à une procédure de passation de marchés publiée sur TED eTendering (la plateforme de passation électronique de marchés de l’UE), vous aurez aussi besoin d’un compte TED eTendering.
Pour identifier votre organisation dans la soumission électronique, elle doit être enregistrée auprès du registre des organisations de la Commission (registre des participants) et disposer d’un PIC (code d'identification des participants). En savoir plus sur le PIC. L’enregistrement est gratuit et ouvert à toutes les organisations.
EU Login
EU Login est la porte d’entrée pour accéder à différents services et systèmes de la Commission européenne. Si vous ne disposez pas encore d’un compte EU Login, vous pouvez en créer un.
Pour plus d’informations, veuillez consulter l’aide d’EU login.
TED eTendering
TED eTendering est la plateforme où les institutions et organes de l’UE publient leurs appels d’offres sous forme électronique.
Vous pouvez créer un compte eTendering avec votre EU Login.
Portail Funding & Tenders
Le portail Funding & Tenders est le point d’entrée unique (espace unique d’échange de données informatisées) des participants et des experts dans les programmes de financement et les appels d’offres gérés par la Commission européenne et d’autres organes de l’UE.
Depuis le portail Funding & Tenders, un participant peut:
rechercher des possibilités dans les programmes de financement ou les procédures de passation de marchés de l’UE;
s’inscrire au registre des participants;
accéder aux accusés de réception des soumissions (Submission Receipts) (preuves de soumission);
visualiser, modifier ou supprimer ses projets de soumissions;
retirer des soumissions et accéder à l’accusé de réception du retrait (Withdrawal Receipt) (preuve de retrait);
- gérer les rôles.
Registre des participants
La Commission a mis en place un registre en ligne des organisations participant à des appels d’offres et des propositions de l’UE afin que ces participants n’aient à fournir les données relatives à leur organisation qu’une seule fois. Une fois enregistrée, chaque organisation reçoit un code participant (code d'identification du participant ou PIC) unique. Pour savoir comment obtenir un PIC dans le registre des participants, veuillez consulter cette page.
Comment préparer votre offre dans eSubmission
Dans les procédures négociées ou les procédures concurrentielles avec négociation sans publication, seuls les candidats invités peuvent soumettre une offre.
Si vous avez été sélectionné(e) par le pouvoir adjudicateur, vous recevrez une notification de TED eTendering vous invitant à valider votre accès aux documents de marché et à soumettre une offre.
La notification sera envoyée à l’adresse électronique de votre organisation que le pouvoir adjudicateur a enregistrée lors de la phase de préparation de la procédure.
Les notifications sont également accessibles via la section Mes messages de TED eTendering.
Pour valider votre accès aux documents de marché, vous devez cliquer sur le lien figurant dans la notification. Ce lien vous dirigera vers la page de l’appel d’offres dans TED eTendering, où vous trouverez le bouton Soumettre une offre.
Dans eSubmission, cliquez sur Nouvelle offre pour lancer une nouvelle soumission ou sur Continuer le projet pour continuer un projet déjà commencé. Vous pouvez aussi continuer un projet depuis le portail Funding & Tenders (pour de plus amples informations, voir la section Gérer les soumissions sur le portail Funding & Tenders dans ce guide).
Navigation dans eSubmission
Lorsque vous aurez commencé votre soumission, vous verrez apparaître une barre d’avancement en haut de l’écran. Cette barre indique toutes les étapes à suivre avant de soumettre votre offre. Elle vous permet aussi de voir à quelle étape vous vous trouvez actuellement.
À tout moment au cours du processus de soumission, vous pouvez vérifier quels documents ont été chargés en cliquant sur le bouton Documents de l’offre sur la gauche de l’écran.
 Rien n’est envoyé au pouvoir adjudicateur tant que vous n’avez pas cliqué sur le bouton Soumettre à la fin de la procédure de soumission. |
Manières de soumettre une offre
Lorsque vous commencerez une nouvelle offre, il vous sera demandé d’indiquer:
- la manière dont vous allez soumettre votre offre: Offre unique ou Offre conjointe;
- si l’offre prévoit un recours à la sous-traitance;
- dans quelle langue l’offre sera rédigée.
Une fois que vous aurez fait votre choix, cliquez sur le bouton Suivant en bas de la page.
Parties
Dans cette section, vous devez désigner les organisations participant à votre offre (participants). Cliquez sur Nouvelle partie et sélectionnez le type de participant: participant principal (en cas d’offre unique), chef du groupe ou membre du groupe (en cas d’offre conjointe) et sous-traitant (le cas échéant).
Tous les participants, à l’exception des sous-traitants, doivent être identifiés par un PIC (code d'identification du participant). Pour vérifier si une entité possède déjà un PIC (autrement dit, si elle est déjà inscrite dans le registre des participants), utilisez le bouton Rechercher. Vous pouvez effectuer une recherche par PIC, par numéro de TVA, par numéro d’immatriculation national ou par pays. Pour pouvoir chercher par numéro de TVA ou numéro d’immatriculation national, vous devez aussi sélectionner le pays.
Si la recherche ne donne pas de résultats, l’organisation doit s’enregistrer pour obtenir un PIC. Après avoir obtenu le PIC, revenez à eSubmission, faites une recherche sur le PIC et sélectionnez l’organisation qui s’affiche.
Les données du registre des participants associées au PIC apparaîtront à l’écran et il vous sera demandé de fournir les données/documents obligatoires suivants:
- uniquement pour le participant principal ou le chef du groupe:
- personne de contact (nom et adresse électronique);
- numéro de compte bancaire/IBAN;
- pour tous les participants: déclaration sur l’honneur (dûment complétée et signée) dans la section «Pièces jointes».
Consultez le cahier des charges afin de savoir quels documents sont nécessaires pour la soumission de l’offre.
Dans la section Personne de contact, l’utilisateur peut se désigner lui-même (le nom est déjà prérempli) ou désigner quelqu’un d’autre comme personne de contact pour l’offre. La personne de contact se voit attribuer le rôle de Primary Coordinator Contact (PCoCo) sur le portail Funding & Tenders et l’utilisateur qui soumet l’offre (s’il diffère de la personne de contact) le rôle de Coordinator Contact (CoCo).
Si le PCoCo n’a pas de compte EU Login, un compte EU Login temporaire sera automatiquement créé sur la base de l’adresse électronique de la personne de contact et la personne sera invitée par courriel à terminer l’enregistrement EU Login. Cette invitation sera un message système automatique sans référence à la procédure.
Dans la section Pièces jointes de chaque participant, vous pouvez télécharger les documents du participant relatifs aux critères d’exclusion et de sélection. Consultez le cahier des charges pour savoir quels documents doivent être inclus pour chaque participant dans la soumission de l’offre.
Cliquez sur Terminé lorsque vous êtes prêt(e).
| Une fois que vous avez franchi l’étape Manières de soumettre une offre, il n’est plus possible de modifier la structure pour passer d’Offre conjointe à Offre unique ou inversement. Si vous souhaitez modifier la structure de votre offre ou changer le chef du groupe, vous devez créer une nouvelle offre qui écrasera votre projet en cours (toutes les données déjà saisies et les documents déjà chargés seront supprimés). |
Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
Lots
Si l’offre comporte plusieurs lots, choisissez le ou les lots pour lesquels vous souhaitez soumettre une offre, puis cliquez sur Suivant.
| L’identification des participants s’applique à la soumission dans son ensemble. Par conséquent, si la composition du consortium diffère en fonction du lot, vous devrez préparer une offre distincte par lot. |
Données relatives à l’offre
Dans cette section, vous devez indiquer le montant de votre offre (uniquement dans le cas des méthodes d’attribution selon le coût le plus bas ou le prix le plus bas — veillez à utiliser le même format que celui de l’exemple proposé à l’écran) et/ou confirmer que votre offre satisfait ou non aux exigences minimales indiquées dans les documents de marché.
Si vous confirmez que votre offre ne satisfait pas aux exigences minimales, il vous sera demandé de fournir une explication dans un encadré prévu cet effet. La confirmation du respect des exigences ou de leur non-respect, explication à l'appui, sera consignée dans le rapport d'offre.
Après avoir cliqué sur Sauvegarder, vous pouvez charger l’offre financière et, si le pouvoir adjudicateur l’exige dans le cahier des charges, l’offre technique. Vous pouvez charger plusieurs fichiers d’offre technique/financière.
Une fois que vous considérez que les données de l’offre sont correctes et que l’offre est complète, cliquez sur Suivant. Le bouton ne sera activé que si toutes les données et tous les documents exigés ont été fournis.
| À ce stade, votre projet d’offre et tous les documents qui l’accompagnent ne sont pas encore soumis. |
Rapport d’offre
Le rapport d’offre est généré par le système et fait partie de la soumission. Il contient la liste de tous les documents inclus dans la soumission.
eSubmission génère automatiquement le rapport d’offre et l’ajoute à votre soumission. Vous pouvez consulter le rapport à l’écran ou le télécharger pour vos propres archives (avant de soumettre l’offre). Vous n’avez pas besoin de signer le rapport ni de charger le rapport signé dans eSubmission.
Après avoir consulté le rapport d’offre, si vous considérez que l’offre est complète et prête à être soumise, cliquez sur Suivant pour continuer.
| Le rapport d’offre ne constitue pas une preuve de soumission. Vous n’avez pas encore soumis d'offre. Veuillez passer à l’étape suivante et cliquer sur Soumettre pour finaliser la soumission. |
Soumettre votre offre
Lorsque vous êtes prêt(e) à soumettre votre offre, cliquez sur Soumettre. Le système affichera un message de confirmation.
Cliquez sur Oui si vous souhaitez confirmer: vous ne pourrez plus modifier cette offre.
Veuillez noter que le système ne vous permettra plus d’envoyer votre soumission après la date limite de réception des offres.
Une notification par courriel sera envoyée à l’adresse électronique du PCoCo/CoCo. Cette notification contient un lien vers le portail Funding & Tenders, où le PCoCo/CoCo trouvera l’accusé de réception de la soumission (Submission Receipt). Veuillez noter que les titulaires du PIC utilisé dans l’offre seront informés.
| L’accusé de réception de la soumission (Submission Receipt) constitue la preuve du respect de la date limite de réception des soumissions. |
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Gérer les rôles sur le portail Funding & Tenders
La personne de contact indiquée dans eSubmission se voit attribuer le rôle de Primary Coordinator Contact (PCoCo) pour la soumission de l’offre initiale sur le portail Funding & Tenders. Il ne peut y avoir qu’un seul Primary Coordinator Contact par soumission.
Le PCoCo ne peut pas être modifié par l’intermédiaire du portail. Veuillez contacter le pouvoir adjudicateur si un nouveau PCoCo doit être désigné.
L’utilisateur qui soumet l’offre initiale (s’il diffère de la personne de contact) se voit attribuer le rôle de Coordinator Contact (CoCo).
Des CoCo peuvent être ajoutés ou supprimés sur le portail Funding & Tenders après l’ouverture des offres initiales par le pouvoir adjudicateur et (le cas échéant) avant que celui-ci n’invite le soumissionnaire à présenter une offre révisée:
- Dans le menu déroulant Action à droite de la soumission de l’offre initiale, cliquez sur l’option Gérer les rôles (Manage Roles). Cette option ne s'affichera qu’après l’ouverture des offres initiales par le pouvoir adjudicateur.
- Cliquez sur le bouton Modifier les rôles (Edit Roles) .
- Pour ajouter un nouveau CoCo, cliquez sur le bouton Ajouter des rôles (Add Roles).
Les CoCo ajoutés comme décrit ci-dessus après que le pouvoir adjudicateur a invité le soumissionnaire à soumettre une offre révisée par l’intermédiaire du portail ne seront pas en mesure de soumettre l’offre révisée. Seuls les PCoCo/CoCo ayant reçu l’invitation ou les CoCo ayant été ajoutés au moyen du bouton «Gérer les rôles» (Manage roles) sur l’invitation pourront soumettre une offre révisée (voir le guide de référence rapide pour les procédures négociées — cycle 2/cycles subséquents).
Gérer les soumissions sur le portail Funding & Tenders
Pour accéder à votre espace privé sur le portail Funding & Tenders, vous devez vous authentifier en cliquant sur le bouton Login du portail Funding & Tenders situé dans le coin supérieur droit de la page d’accueil (saisissez votre identifiant et votre mot de passe EU Login).
Visualiser les soumissions (View submissions)
Dans la section Gérer mon espace (Manage My Area) situé à gauche, le PCoCo/CoCo trouvera la/les soumission(s) dans la section Ma/mes soumission(s) [My Submission(s)].
Un champ de recherche est également disponible à droite, au-dessus de la liste des soumissions.
Section Ma/mes soumission(s) [My Submission(s)]
Pour chaque soumission, le PCoCo/CoCo peut voir le numéro de référence de la procédure, l’identifiant de la soumission, la date de la dernière action exécutée et le statut de la soumission (projet, soumis, retiré, supprimé) (draft, submitted, withdrawn, deleted), la date limite, l’intitulé de la procédure, le type de procédure et le cycle.
Le menu Action situé à droite de chaque soumission (sauf si la soumission a été supprimée) permet au PCoCo/CoCo d’effectuer différentes actions, en fonction du statut de la soumission.
Dans le cas des soumissions ayant le statut Projet (Draft):
- Modifier (Edit): eSubmission affiche l’écran où vous vous trouviez lorsque vous avez quitté l’application. Vous pouvez à présent modifier votre soumission dans eSubmission.
- Visualiser (View): eSubmission affiche l’écran où vous vous trouviez lorsque vous avez quitté l’application. Il n’est pas possible de modifier la soumission lorsque vous la visualisez en mode lecture seule.
- Supprimer (Delete): le projet de soumission sera supprimé à partir du portail Funding & Tenders.
Dans le cas des soumissions ayant le statut Soumis (Submitted):
- Visualiser l’accusé de réception (View Receipt): l’accusé de réception de la soumission s’affiche.
- Retirer (Withdraw) (disponible uniquement avant la date limite de soumission): indiquez le motif du retrait de la soumission et confirmez votre choix en cliquant sur le bouton Withdraw. Une fois la soumission retirée, il n’est plus possible de la visualiser, la modifier ou la soumettre à nouveau.
Dans le cas des soumissions ayant le statut Retiré (Withdrawn):
- Visualiser l’accusé de réception du retrait (View Withdrawal Receipt): l’accusé de réception du retrait s’affiche.
Dans le cas des soumissions ayant le statut Supprimé (Deleted):
Le menu Action n’est pas disponible pour les offres ayant ce statut. Une fois qu’un projet d’offre a été supprimé, il ne peut être récupéré par le soumissionnaire.
Gérer les notifications sur le portail Funding & Tenders
Mes notifications (My notifications)
Le PCoCo/CoCo peut accéder à cette page en se connectant au portail Funding & Tenders et en cliquant sur l’icône en forme de cloche située en haut à droite de l’écran.
Le PCoCo/CoCo trouvera sur cette page les notifications suivantes:
- accusé de réception de la soumission (Submission Receipt) (preuve de la soumission d’une offre);
- accusé de réception du retrait (Withdrawal Receipt) (preuve du retrait d’une offre).
Dans l’onglet Préférences (Preferences) sous Gérer toutes les notifications (Manage all notifications) (en bas de la liste des notifications), le PCoCo/CoCo peut choisir la fréquence des notifications par courrier électronique en provenance du portail Funding & Tenders. Indépendamment de votre choix, toutes vos notifications sont toujours disponibles dans la section Mes notifications (My notifications).
Ma/Mes notification(s) formelle(s) [My Formal Notification(s)]
Cette section, disponible sous Gérer mon espace (Manage my area) à gauche, n’est pas utilisée actuellement pour les procédures de passation de marchés.