Kratki vodnik za postopke s pogajanji – oddaja prvotnih ponudb
(postopki s pogajanji in konkurenčni postopek s pogajanji brez objave)
Kako začeti
Dobrodošli v aplikaciji eSubmission!
eSubmission gospodarskim subjektom omogoča, da se elektronsko odzivajo na postopke javnega naročanja EU tako, da strukturirano in varno pripravijo predložitve (tj. ponudbe in revidirane ponudbe) v elektronski obliki ter jih elektronsko tudi oddajo.
Ta kratki vodnik se uporablja za oddajo prvotnih ponudb v postopkih s pogajanji in konkurenčnem postopku s pogajanji brez objave. V teh postopkih lahko samo vabljeni kandidati oddajo prvotno ponudbo, za katero lahko javni naročnik zahteva, da se v nadaljnjem krogu pogajanj revidira. Kratki vodnik za nadaljnje kroge pogajanj ter vodniki za druge postopke javnega naročanja so na voljo na strani wiki za e-javno naročanje portala za financiranje in razpise.
Kot gospodarski subjekt lahko:
- sestavite svoj odgovor na postopek, ki ga objavi institucija ali organ EU,
- ga varno oddate,
- prikažete shranjeni osnutek ali nadaljujete delo na njem,
- izbrišete osnutek predložitve,
- prejmete dokazilo o predložitvi (Submission Receipt),
- umaknete predložitev pred rokom za prejem predložitev,
- prejmete dokazilo o umiku (Withdrawal Receipt).
Obvezno preberite Sistemske zahteve.
Najdete jih na prvi strani aplikacije eSubmission in v razdelku Priloge na strani s podatki o strankah.
Kako do tehnične pomoči
Če potrebujete pomoč, se lahko obrnete na našo podporno ekipo, in sicer od 8:00 do 20:00 po srednjeevropskem času ali srednjeevropskem poletnem času.
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
+32 (0) 22971063
Podporna ekipa je na voljo samo v angleščini.
Kako do eSubmission
Do eSubmission boste vedno dostopali v okviru postopka javnega naročanja. Objavljeni postopki javnega naročanja so na voljo na:
Kaj potrebujem za uporabo aplikacije eSubmission
Za uporabo eSubmission morate biti registrirani v storitvi Evropske komisije za avtentikacijo uporabnikov (EU Login).
Če želite sodelovati v postopku javnega naročanja, objavljenem na platformi EU za e-javna naročila TED eTendering, potrebujete tudi račun na portalu TED eTendering.
Da lahko najdete svojo organizacijo v elektronski predložitvi, mora biti vpisana v register organizacij Komisije (register udeležencev) in imeti kodo PIC (identifikacijska koda udeleženca). Več informacij o PIC je na voljo tukaj. Registracija je odprta za vse organizacije in je brezplačna.
Račun EU Login
Račun EU Login nudi dostop do različnih storitev in/ali sistemov Evropske komisije. Če ga še nimate, si ga lahko ustvarite.
Več informacij je na voljo v zavihku Pomoč za ustvarjanje računa EU Login.
TED eTendering
TED eTendering je platforma za e-javno naročanje, na kateri institucije in organi EU objavijo razpise.
Račun eTendering lahko ustvarite s svojim računom EU Login.
Portal za financiranje in razpise
Portal za financiranje in razpise je enotna vstopna točka (enotno področje elektronske izmenjave podatkov) za udeležence in strokovnjake v programih financiranja in javnih razpisih, ki jih upravlja Evropska komisija in drugi organi EU.
Na portalu za financiranje in razpise lahko udeleženci:
iščejo priložnosti za sodelovanje v programih financiranja EU ali postopkih javnega naročanja,
se prijavijo v register udeležencev,
dostopajo do Submission Receipts (dokazila o predložitvi),
prikažejo, uredijo ali izbrišejo osnutke predložitev,
umaknejo predložitve in dostopajo do Withdrawal Receipt (dokazila o umiku),
- upravljajo vloge.
Register udeležencev
Komisija je vzpostavila spletni register organizacij, ki sodelujejo v razpisih ali predlogih EU, da bi uporabila načelo „samo enkrat“: podatke, povezane z organizacijo udeleženca, je treba predložiti le enkrat. Po registraciji vsaka organizacija pridobi edinstveno identifikacijsko kodo udeleženca (PIC). Več o pridobitvi PIC v registru za udeležence lahko izveste na tej strani.
Kako pripravite svojo ponudbo v eSubmission
V postopkih s pogajanji ali konkurenčnih postopkih s pogajanji brez objave lahko ponudbo oddajo samo vabljeni kandidati.
Če vas je naročnik izbral, boste od portala TED eTendering prejeli obvestilo, da potrdite svoj dostop do dokumentacije o javnem naročilu in predložite ponudbo.
Obvestilo bo poslano na elektronski naslov vaše organizacije, ki ga je javni naročnik določil v pripravljalni fazi postopka.
Do obvestil lahko dostopate prek razdelka TED eTendering Moja sporočila.
Za potrditev dostopa do dokumentacije o javnem naročilu kliknite povezavo v obvestilu. Povezava vas bo usmerila neposredno na stran javnega razpisa v TED eTendering, kjer boste našli gumb Oddaj ponudbo.
V sistemu eSubmission kliknite Nova predložitev (New submission) za začetek nove predložitve ali Obnovi osnutek (Resume draft), da nadaljujete že prej začeti osnutek predložitve. Osnutek lahko nadaljujete tudi na portalu za financiranje in razpise (več informacij je na voljo v razdelku Upravljanje predložitev na portalu za financiranje in razpise v tem vodniku).
Krmarjenje v sistemu eSubmission
Ko začnete svojo predložitev, se bo na vrhu zaslona prikazala vrstica o napredku. V tej vrstici so prikazani vsi koraki, ki jih morate opraviti pred oddajo ponudbe. Preverite lahko tudi, pri katerem koraku ste trenutno.
Med postopkom oddaje lahko kadar koli preverite že naložene dokumente tako, da kliknete gumb Dokumenti predložitve na levi strani zaslona.
 Naročniku ni poslano nič, dokler na koncu postopka oddaje ne kliknete gumba Oddaj. |
Načini oddaje
Pri ustvaritvi nove predložitve boste morali navesti:
- kako boste oddali ponudbo: posamična predložitev ali skupna predložitev,
- ali bo predložitev vključevala oddajo naročil podizvajalcem,
- jezik, v katerem bo pripravljena predložitev.
Ko izberete ustrezno možnost, kliknite gumb Naprej na dnu strani.
Stranke
V tem razdelku morate navesti organizacije, ki sodelujejo pri predložitvi (udeleženci). Kliknite Nova stranka in izberite vrsto udeleženca: glavni udeleženec (v primeru posamične predložitve), vodja skupine ali član skupine (v primeru skupne predložitve) in podizvajalec (če je ustrezno).
Vsi udeleženci, razen podizvajalcev, morajo biti označeni s kodo PIC – identifikacijsko kodo udeleženca. Da preverite, ali subjekt že ima PIC (tj. je že vpisan v register udeležencev), uporabite gumb Išči. Iščete lahko po PIC, številki za DDV, nacionalni registrski številki in državi. Če želite iskati po številki DDV ali nacionalni registrski številki, morate izbrati tudi državo.
Če iskanje ne prinese rezultatov, se mora organizacija registrirati, da pridobi kodo PIC. Ko pridobite PIC, pojdite na eSubmission, poiščite kodo PIC in izberite prikazano organizacijo.
Podatki v registru udeležencev, povezani s kodo PIC, se bodo prikazali na zaslonu in navesti boste morali naslednje obvezne podatke/dokumente:
- za glavnega udeleženca ali vodjo skupine:
- kontaktna oseba (ime in e-naslov),
- IBAN/št. bančnega računa;
- za vse udeležence: častno izjavo (pravilno izpolnjeno in podpisano) v razdelku Priloge.
Preverite razpisne pogoje, da ugotovite, katere dokumente potrebujete za oddajo.
Uporabnik lahko kot kontaktno osebo za ponudbo v razdelku Kontaktna oseba navede sebe (ime je že vnaprej izpolnjeno) ali drugo osebo. Kontaktni osebi je dodeljena vloga glavnega kontaktnega koordinatorja (PCoCo) na portalu za financiranje in razpise, uporabniku, ki oddaja prijavo ponudbo (če se razlikuje od kontaktne osebe), pa vloga kontaktnega koordinatorja (CoCo).
Če kontaktni koordinator nima računa EU Login, bo začasni račun EU Login ustvarjen samodejno na podlagi elektronskega naslova kontaktne osebe, oseba pa bo po elektronski pošti pozvana, naj dokonča registracijo računa EU Login. Vabilo bo poslano s samodejnim sistemskim sporočilom brez sklica na postopek.
V razdelku Priloge posameznega udeleženca lahko naložite njegove dokumente v zvezi z merili za izključitev in izbor. Preverite specifikacije ponudbe, da ugotovite, kateri dokumenti morajo biti za določenega udeleženca vključeni v predložitev.
Kliknite Končano, ko ste pripravljeni.
| Po opravljenem koraku „Kako oddati“ ni več mogoče spremeniti strukture iz skupne predložitve v posamično ali obratno. Če želite spremeniti strukturo svoje predložitve ali spremeniti vodjo skupine, morate ustvariti novo predložitev, s katero prepišete svoj osnutek predložitve (vsi predhodno vneseni podatki in naloženi dokumenti bodo izbrisani). |
Kliknite Naprej, da nadaljujete na naslednji korak.
Sklopi
V postopku z več sklopi izberite sklope, za katere želite oddati ponudbo in nato kliknite gumb Naprej.
| Določitev udeležencev se nanaša na predložitev kot celoto. Če se sestava konzorcija po sklopih razlikuje, boste morali zato za vsak sklop predložiti ločeno predložitev. |
Podatki o ponudbi
V tem razdelku morate vpisati znesek svoje ponudbe (samo v primeru uporabe metode najnižjih stroškov ali najnižje cene, in sicer obvezno v enaki obliki kot v primeru na zaslonu) in/ali potrditi, ali vaša ponudba izpolnjuje minimalne zahteve iz dokumentacije o javnem naročilu.
Če boste izbrali, da vaša ponudba ne izpolnjuje minimalnih zahtev, boste morali to obrazložiti v namenskem besedilnem polju. Potrditev skladnosti ali neskladnosti in obrazložitev v primeru neskladnosti bosta vključeni v poročilo o predložitvi.
Ko kliknete gumb Shrani, lahko naložite finančno ponudbo in, če tako zahteva javni naročnik v specifikaciji razpisa, tehnično ponudbo. Kot tehnično/finančno ponudbo lahko naložite več kot eno datoteko.
Ko menite, da so podatki o ponudbi pravilni in da je predložitev popolna, kliknite Naprej. Gumb bo deloval le, če so bili zagotovljeni vsi obvezni podatki in dokumenti.
| V tej fazi osnutek vaše ponudbe, vključno z vsemi dokumenti, še ni oddan. |
Poročilo o predložitvi
Poročilo o predložitvi ustvari sistem in je del predložitve. V poročilu so navedeni vsi dokumenti, vključeni v predložitev.
Sistem eSubmission samodejno ustvari in vaši predložitvi doda poročilo o predložitvi. Pred oddajo ponudbe si lahko poročilo ogledate na zaslonu ali ga prenesete za lastno evidenco. V sistemu eSubmission ni treba podpisati in naložiti podpisanega poročila.
Če po ogledu poročila o predložitvi menite, da je predložitev popolna in pripravljena za oddajo, kliknite Naprej za nadaljevanje.
| Poročilo o predložitvi ni dokazilo o predložitvi. Predložitve še niste oddali. Nadaljujte z naslednjim korakom in kliknite Oddaj, da zaključite oddajo. |
Oddaja ponudbe
Ko ste pripravljeni oddati ponudbo, kliknite gumb Oddaj. Sistem bo prikazal potrditveno sporočilo.
Kliknite Da, če želite potrditi: te predložitve ne boste več mogli spreminjati.
Upoštevajte, da vam sistem ne bo dovolil oddaje po poteku roka za prejem predložitev.
Na elektronski naslov glavnega kontaktnega koordinatorja/kontaktnega koordinatorja bo poslano elektronsko sporočilo. To elektronsko sporočilo vsebuje povezavo na portal za financiranje in razpise, kjer lahko glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator najde Submission Receipt (dokazilo o predložitvi). Opozarjamo, da bodo o tem obveščeni lastniki identifikacijske kode udeleženca (PIC), uporabljene v predložitvi.
| Submission Receipt (dokazilo o predložitvi) velja kot dokazilo o upoštevanju roka za prejem predložitev. |
|---|
Upravljanje vlog na portalu za financiranje in razpise
Kontaktni osebi, navedeni v eSubmission, je dodeljena vloga glavnega kontaktnega koordinatorja (PCoCo) za oddajo prvotne ponudbe na portalu za financiranje in razpise. Za vsako predložitev lahko obstaja samo en glavni kontaktni koordinator.
Glavnega kontaktnega koordinatorja prek portala ni mogoče spreminjati. Če je treba imenovati novega glavnega kontaktnega koordinatorja, stopite v stik z naročnikom.
Uporabniku, ki oddaja prvotno ponudbo (če se razlikuje od kontaktne osebe), je dodeljena vloga kontaktnega koordinatorja (CoCo).
Potem ko javni naročnik odpre prvotne ponudbe in (če je ustrezno) preden pozove ponudnika k oddaji revidirane ponudbe, je na portalu za financiranje in razpise mogoče dodati ali odstraniti dodatne kontaktne koordinatorje (CoCo).
- V spustnem meniju Dejanje (Action) na desni strani predložitve prvotne ponudbe kliknite možnost Upravljanje vlog (Manage Roles). Možnost bo prikazana šele, ko je javni naročnik odprl prvotne ponudbe.
- Kliknite gumb Uredi vloge (Edit Roles).
- Če želite dodati novega kontaktnega koordinatorja, kliknite gumb Dodaj vloge (Add Roles).
Kontaktni koordinatorji, ki so bili dodani po zgoraj opisanem postopku, potem ko je javni naročnik ponudniku poslal vabilo k oddaji revidirane ponudbe, ne bodo mogli oddati ponudbe. Revidirano ponudbo bodo lahko oddali samo glavni kontaktni koordinatorji ali kontaktni koordinatorji, ki so prejeli vabilo, ali kontaktni koordinatorji, ki so bili dodani z gumbom dejanja „Upravljanje vlog“ (Manage Roles) na vabilu (glej kratki vodnik za postopke s pogajanji – 2. krog/nadaljnji krogi).
Upravljanje predložitev na portalu za financiranje in razpise
Za dostop do svojega zasebnega dela portala za financiranje in razpise se morate avtenticirati, kar storite z gumbom Prijava (Login) na portalu za financiranje in razpise na zgornji desni strani domače strani (vnesite svoje uporabniško ime in geslo EU Login).
Prikaz predložitev
V razdelku Upravljanje mojega področja (Manage my area) na levi strani lahko glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator najde predložitve v okviru razdelka Moje predložitve (My Submission(s)).
Desno nad seznamom predložitev je na voljo iskalno polje.
Razdelek Moje predložitve (My submission(s))
Glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator (PCoCo/CoCo) lahko za vsako predložitev najde referenčno številko postopka, identifikacijsko številko predložitve, datum zadnjega izvedenega dejanja in status predložitve (osnutek, oddano, umaknjeno, izbrisano), rok, naslov postopka, vrsto postopka in krog.
Meni Dejanje (Action) na desni strani posamezne predložitve (razen če je bila predložitev izbrisana) omogoča glavnemu kontaktnemu koordinatorju/kontaktnemu koordinatorju izvajanje različnih dejanj glede na status predložitve.
Za predložitve s statusom osnutka (Draft):
- Uredi (Edit): eSubmission odpre zaslon, na katerem ste bili, ko ste zapustili aplikacijo. Zdaj lahko urejate svojo predložitev v eSubmission.
- Prikaži (View): eSubmission odpre zaslon, na katerem ste bili, ko ste zapustili aplikacijo. Predložitve ni mogoče urejati, ker je prikazana v načinu samo za branje.
- Izbriši (Delete): osnutek predložitve bo izbrisan s portala za financiranje in razpise.
Za predložitve s statusom oddano (Submitted):
- Prikaži potrdilo (View Receipt): prikaže se Submission Receipt (dokazilo o predložitvi).
- Umik predložitve (Withdraw) (na voljo samo pred rokom za predložitev): navedite, zakaj želite umakniti predložitev, in potrdite s klikom gumba Umakni (Withdraw). Če predložitev umaknete, je ne morete več prikazovati, urejati ali oddati.
Za predložitve s statusom umaknjeno (Withdrawn):
- Prikaz dokazila o umiku (View Withdrawal Receipt): prikaže se Withdrawal Receipt (dokazilo o umiku).
Za predložitve s statusom izbrisano (Deleted):
Meni Dejanje (Action) ni na voljo za ponudbe s statusom izbrisano (Deleted). Ko je osnutek ponudbe izbrisan, ga ponudnik ne more več pridobiti.
Upravljanje obvestil na portalu za financiranje in razpise
Moja obvestila (My notifications)
Do te strani lahko glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator (PCoCo/CoCo) dostopa s klikom ikone zvončka v zgornjem desnem kotu zaslona, potem ko se prijavi na portalu za financiranje in razpise.
Na tej strani lahko glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator najde naslednja obvestila:
- Submission Receipt (dokazilo o predložitvi ponudbe)
- Withdrawal Receipt (dokazilo o umiku ponudbe)
V zavihku Prednostne nastavitve (Preferences) pod Upravljanje vseh obvestil (Manage all notifications) (na dnu seznama obvestil) lahko glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator izbere pogostost elektronskih obvestil portala za financiranje in razpise. Ne glede na vašo izbiro so vsa vaša obvestila vedno na voljo v razdelku Moja obvestila (My Notifications).
Moja uradna obvestila
Ta razdelek, ki je na voljo pod razdelkom Upravljanje mojega področja (Manage My Area) na levi strani, se trenutno ne uporablja za postopke javnega naročanja.