Stručný návod k otevřeným řízením
Začínáme
Vítejte v aplikaci eSubmission.
Aplikace eSubmission umožňuje hospodářským subjektům účastnit se zadávacích řízení EU elektronickou formou. Přes aplikaci lze strukturovaným a zabezpečeným způsobem připravit nabídku a odeslat ji v elektronické podobě.
Tato stručná příručka se vztahuje pouze na otevřená řízení. Příručky pro ostatní druhy řízení jsou k dispozici na portálu Funding & Tenders v sekci věnující se elektronickému zadávání veřejných zakázek .
Jako hospodářský subjekt můžete v systému:
reagovat na řízení vyhlášené orgánem nebo institucí EU
podat nabídku zabezpečeným způsobem
zobrazit si uložený koncept a dokončit jej
smazat koncept nabídky
obdržet potvrzení o podání nabídky (Submission Receipt)
stáhnout předloženou nabídku před uplynutím lhůty pro doručení nabídek
obdržet potvrzení o stažení nabídky (Withdrawal Receipt)
Doporučujeme vám se seznámit s požadavky na systém.
Najdete je na úvodní straně aplikace eSubmission a jako přílohu v sekci Strany a Údaje o nabídce.
Zároveň si v systému eSubmission můžete nejprve podat cvičně nabídku na modelovou výzvu v rámci otevřeného řízení.
Jak získat technickou podporu?
Potřebujete-li poradit s technickými aspekty aplikace, obraťte se na náš tým podpory (k dispozici od 8:00 do 20:00 SEČ/SELČ).
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
+32 (0) 229 71063
Náš tým podpory komunikuje pouze v angličtině.
Jak aplikaci eSubmission otevřít?
Do aplikace eSubmission se vždy dostanete v rámci zadávacího řízení. Zveřejněná zadávací řízení najdete:
Co je k používání aplikace eSubmission potřeba?
Chcete-li aplikaci eSubmission používat, musíte být zaregistrováni ve službě Evropské komise pro ověřování identity (EU Login).
Chcete-li reagovat na zadávací řízení zveřejněné na platformě EU pro elektronické zadávání veřejných zakázek TED eTendering, musíte mít také účet na stránkách TED eTendering.
Při elektronickém podání nabídky musí být vaše organizace zaregistrována v rejstříku organizací Komise, kde získá identifikační kód účastníka (neboli PIC, z angl. Participant Identification Code). Více informací o čísle PIC najdete zde . Registrace je bezplatná a zaregistrovat se může každá organizace.
Služba EU Login
Pomocí účtu EU Login získáte přístup k různým službám a systémům Evropské komise. Jestliže účet u služby EU Login ještě nemáte, můžete si ho kdykoli vytvořit.
Více informací viz nápověda k službě EU Login.
Platforma TED eTendering
Platforma TED eTendering slouží k elektronickému podávání nabídek v rámci výzev, které vyhlašují orgány a instituce EU.
Účet na platformě eTendering si můžete vytvořit pomocí účtu u služby EU Login.
Portál Funding & Tenders
Portál Funding & Tenders je centrálním kontaktním místem (tzv. Single Electronic Data Interchange Area (jednotná oblast výměny elektronických údajů)) pro účastníky a odborníky v rámci programů financování a veřejných zakázek realizovaných Evropskou komisí a dalšími orgány EU.
Přes tento portál mohou účastníci:
vyhledávat možnosti financování v programech EU nebo v zadávacích řízeních
registrovat se v rejstříku účastníků
zobrazit si potvrzení o podání nabídky (Submission Receipt)
procházet, upravovat nebo mazat koncepty nabídek
stáhnout nabídku a zobrazit si potvrzení o stažení nabídky (Withdrawal Receipt)
Rejstřík účastníků
Komise zřídila online rejstřík organizací, které se účastní unijních výzev k podávání nabídek nebo návrhů, takže organizacím stačí vyplnit příslušné údaje pouze jednou, čímž ušetří čas. Po přihlášení do rejstříku je každé organizaci přidělen jedinečný identifikační kód účastníka (neboli číslo PIC). Pokyny, jak v rejstříku účastníků číslo PIC získat, najdete zde.
Jak připravit nabídku v systému eSubmission
Kterýkoli hospodářský subjekt může podat nabídku prostřednictvím odkazu na TED eTendering, který je uveden v oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Případně můžete použít portál Funding & Tenders a příslušné řízení vyhledat tam (pomocí funkce vyhledávání v levé horní části obrazovky). Kliknutím na název řízení budete přesměrováni na platformu TED eTendering.
Na této platformě se musíte přihlásit pomocí svého účtu TED eTendering. Poté klikněte na Podat nabídku a budete přesměrováni do aplikace eSubmission.
Chcete-li podat novou nabídku, klikněte na Nová nabídka . Pokud chcete pokračovat v již rozpracované nabídce, klikněte na Vrátit se ke konceptu. Ve svém konceptu můžete rovněž pokračovat na portálu Funding & Tenders (další informace viz kapitola Správa nabídek na portálu Funding & Tenders v této příručce ).
Navigace v aplikaci eSubmission
Jakmile začnete vytvářet koncept nabídky, objeví se v horní části obrazovky osa, která zobrazuje všechny kroky, které musíte před vlastním podáním nabídky provést. Vidíte tak, ve kterém kroku se zrovna nacházíte.
Potřebujete-li se během vytváření vaší nabídky podívat, které dokumenty jste již nahráli, klikněte na tlačítko Dokumenty týkající se nabídky v levé části obrazovky.
 Veřejný zadavatel vaši nabídku obdrží až poté, co kliknete na tlačítko Odeslat. |
|---|
Způsoby podání nabídky
Jakmile začnete vytvářet novou nabídku, budete vyzváni, abyste uvedli:
- jakým způsobem hodláte nabídku podat: podání nabídky jedním uchazečem nebo společné podání nabídky
- zda nabídka zahrnuje subdodávky
- v jakém jazyce bude nabídka vypracována.
Po zvolení odpovídajících možností klikněte na tlačítko Další v dolní části stránky.
Strany
V této sekci musíte uvést organizace, které se na vaší nabídce podílejí (účastníci). Klikněte na tlačítko Nová strana a vyberte typ účastníka: hlavní účastník (v případě podání nabídky jedním uchazečem), vedoucí skupiny nebo člen skupiny (v případě společného podání nabídky), subdodavatel (při zahrnutí subdodávek).
Všichni účastníci, s výjimkou subdodavatelů, musí být označeni identifikačním kódem účastníka, tzv. číslem PIC. Chcete-li zjistit, zda organizace již číslo PIC má (tj. zda je zaregistrována v rejstříku uchazečů), použijte funkci Vyhledávání . Vyhledávat lze podle čísla PIC, DIČ, národního registračního čísla a země. Při vyhledávání pomocí DIČ a národního registračního čísla je rovněž nutné uvést zemi.
Pokud se při vyhledávání nezobrazí žádné výsledky, musí se organizace zaregistrovat, aby číslo PIC získala. Jakmile číslo PIC obdržíte, můžete se vrátit do aplikace eSubmission , zadat PIC do příslušné kolonky a spustit vyhledávání. Organizaci pak vyberete tlačítkem Zvolit.
Zobrazí se údaje přiřazené k danému číslu PIC v rejstříku účastníků. Dále budete vyzváni, abyste doplnili následující povinné údaje/dokumenty:
- pouze u hlavního účastníka nebo vedoucího skupiny:
- kontaktní osoba (jméno a e-mailová adresa)
- IBAN / číslo bankovního účtu
- u všech účastníků: čestné prohlášení (řádně vyplněné a podepsané) v sekci Přílohy.
V sekci Kontaktní osoba může uživatel uvést sám sebe (jméno je již předvyplněno), nebo někoho jiného, kdo bude kontaktní osobou pro podání nabídky. Kontaktní osoba získá v rámci portálu Funding & Tenders funkci hlavního koordinátora kontaktního místa (Primary Coordinator Contact neboli PCoCo) a uživatel podávající nabídku (pokud nejde u tutéž osobu) pak funkci koordinátora kontaktního místa (Coordinator Contact neboli CoCo).
Pokud koordinátor PCoCo nemá zřízen účet u služby EU Login, vytvoří se automaticky na základě e-mailové adresy kontaktní osoby dočasný účet EU Login. Koordinátor pak e-mailem obdrží výzvu k dokončení registrace ve službě EU Login. E-mail s výzvou bude zaslán automaticky, bez odkazu na konkrétní řízení.
V sekci Přílohy nahrajte u každého z účastníků dokumenty, jejichž předložení veřejný zadavatel u každého účastníka spolu s nabídkou požaduje. V zadávací dokumentaci zjistíte, které dokumenty musejí být součástí nabídky.
Jsou-li všechny požadované dokumenty nahrány, klikněte na tlačítko Hotovo.
| Po dokončení kroku Způsoby podání nabídky již není možné změnit strukturu nabídky ze společného podání na podání jedním uchazečem nebo naopak. Chcete-li strukturu nabídky změnit nebo vyměnit vedoucího skupiny, musíte vytvořit novou nabídku, která přepíše původní koncept (všechny dříve vložené údaje a nahrané dokumenty budou vymazány). |
Klikněte na Další a přejděte k dalšímu kroku.
Části
V řízení o několika částech zvolte tu, pro kterou chcete podat nabídku, a klikněte na tlačítko Další.
| Identifikace účastníků se vztahuje na celou nabídku. Pokud se složení konsorcia u každé části liší, musíte podat samostatnou nabídku pro každou z nich. |
Údaje o nabídce
V této sekci je třeba uvést vaši cenovou nabídku (pouze v případě způsobu zadání zakázky na základě kritéria nejnižších nákladů a nejnižší nabídkové ceny – částku uveďte ve stejném formátu, jako je zobrazen v příkladu na obrazovce) a potvrďte, zda vaše nabídka splňuje minimální požadavky uvedené v zadávací dokumentaci, či nikoli.
Pokud uvedete, že vaše nabídka minimální požadavky nesplňuje, objeví se textové pole, ve kterém budete muset vysvětlit, proč vaše nabídka požadavky nesplňuje. Vaše vyjádření týkající se splnění či nesplnění podmínek (plus vysvětlení) bude uvedeno ve zprávě o podání nabídky.
Po kliknutí na tlačítko Uložit můžete nahrát finanční nabídku a, požaduje-li to veřejný zadavatel v zadávací dokumentaci, i technickou nabídku. Technická/finanční nabídka může mít více souborů.
Jakmile usoudíte, že nabídka je správná a úplná, klikněte na tlačítko Další . Tlačítko je aktivní pouze tehdy, pokud byly poskytnuty všechny povinné údaje a dokumenty.
| V této fázi je vaše nabídka stále konceptem, tj. včetně všech dokumentů, a není ještě podána . |
Zpráva o podání nabídky
Tuto zprávu, která je součástí nabídky, generuje systém automaticky. Obsahuje seznam všech dokumentů, které nabídka obsahuje.
Aplikace eSubmission automaticky generuje zprávu o podání nabídky a přikládá ji k vaší nabídce. Zprávu můžete ještě před podáním nabídky zkontrolovat nebo si ji pro vlastní potřebu stáhnout. Zprávu již nemusíte podepisovat ani znovu nahrávat do aplikace eSubmission.
Pokud po zobrazení zprávy usoudíte, že je nabídka kompletní a připravena k podání, klikněte na tlačítko Další.
| Zpráva neslouží jako doklad o podání nabídky. Tu jste doposud nepředložili . Přejděte k dalšímu kroku a chcete-li podání dokončit, klikněte na tlačítko Odeslat . |
Odeslání nabídky
Jakmile jste připraveni nabídku podat, klikněte na tlačítko Odeslat . Systém zobrazí zprávu, že nabídka bude odeslána zadavateli.
Chcete-li odeslání potvrdit, klikněte na Ano : jakmile tento krok potvrdíte, nebudete již moci nabídku měnit .
Upozornění: systém vám neumožní nabídku odeslat, pokud byla překročena lhůta pro její podání.
Na e-mailovou adresu kontaktní osoby uvedené v nabídce (PCoCo) a na e-mailovou adresu (pokud se liší) spojenou s účtem ve službě EU Login, který byl použit k podání nabídky (CoCo), bude zasláno elektronické oznámení. Toto elektronické oznámení obsahuje odkaz na portál Funding & Tenders , kde lze najít potvrzení o podání nabídky (Submission Receipt).
O podání nabídky budou rovněž informování účastníci identifikovaní čísly PIC, která byla v nabídce použita.
| Potvrzení o podání nabídky slouží jako důkaz o dodržení lhůty uvedené ve výzvě k podávání nabídek. |
Správa nabídek na portálu Funding & Tenders
Chcete-li vstoupit do vaší soukromé zóny na portálu Funding & Tenders , musíte se Přihlásit (Login) vlevo nahoře na úvodní stránce portálu (zadejte vaše přihlašovací jméno a heslo do služby EU Login).
Zobrazit nabídky
V sekci s názvem Moje zóna (Manage My Area) najde koordinátor PCoCo/CoCo v levé části obrazovky pod názvem Moje nabídky (My Submission(s)) seznam předložených nabídek.
Vpravo nad seznamem nabídek je také k dispozici pole pro vyhledávání.
Sekce Moje nabídky (My Submission(s))
U každé podané nabídky si může koordinátor PCoCo/CoCo zobrazit referenční číslo řízení, identifikační číslo nabídky, datum poslední provedené akce a status podání (koncept, podáno, staženo, smazáno), lhůtu, případně část, název řízení a druh řízení.
S pomocí příkazů Provést (Action) v pravé části okna s nabídkou (pokud nebyla smazána) může koordinátor PCoCo/CoCo provádět různé úkony v závislosti na stavu podání nabídky.
U nabídek se statusem Koncept (Draft):
- Upravit (Edit): Aplikace eSubmission se otevře v okně, kde jste posledně skončili. Nyní můžete svou nabídku upravovat.
- Zobrazit (View): Aplikace eSubmission se otevře v okně, kde jste posledně skončili. Jelikož se nacházíte v režimu prohlížení, nabídku nelze upravovat.
- Smazat (Delete): Koncept nabídky bude z portálu Funding & Tenders smazán.
U nabídek se statusem Podáno (Submitted):
- Zobrazit potvrzení: (View Receipt): Zobrazí se vám příslušné potvrzení o podání nabídky.
- Stáhnout (Withdraw) (k dispozici pouze před uplynutím lhůty pro podání nabídky): Uveďte důvod pro stažení nabídky a potvrďte kliknutím na tlačítko Stáhnout (Withdraw). Jakmile nabídku stáhnete, nelze ji zobrazit, upravovat ani znovu podat.
U nabídek se statusem Staženo (Withdrawn):
- Zobrazit potvrzení o stažení (View Withdrawal Receipt): Zobrazí se vám příslušné potvrzení o stažení nabídky.
U nabídek se statusem Smazáno (Deleted):
Pro nabídky se statusem Smazáno (Deleted) nejsou příkazy Provést (Action) k dispozici. Jakmile je koncept nabídky vymazán, uchazeč ji již nemůže získat zpět.
Správa oznámení na portálu Funding & Tenders
Sekce Moje oznámení (My notifications)
Na tuto stránku se koordinátor PCoCo/CoCo po přihlášení na portál Funding & Tenders dostane kliknutím na ikonu zvonku v pravém horním rohu obrazovky.
Na dané stránce najde koordinátor PCoCo/CoCo tato oznámení:
- potvrzení o podání (Submission Receipt) (důkaz, že byla nabídka podána)
- potvrzení o stažení (Withdrawal Receipt) (důkaz, že byla nabídka stažena)
V záložce Preference (Preferences) v sekci Spravovat veškerá oznámení (Manage all notifications) ve spodní části seznamu oznámení může koordinátor PCoCo/CoCo nastavit četnost zasílání elektronických oznámení z portálu Funding & Tenders. Nezávisle na vaší volbě jsou všechna oznámení vždy k dispozici v sekci My notifications (Moje oznámení).
Sekce My Formal Notification(s)
Tato sekce, která se nachází v levé části zóny Manage My Area, se v současné době pro zadávací řízení nepoužívá.