Īsā rokasgrāmata: divu posmu iepirkuma procedūras – 1. posms

(slēgta procedūra, konkursa procedūra ar sarunām, konkursa dialogi, inovācijas partnerības un metu konkursi)

Pamatinformācija

Laipni lūgti lietotnē “eSubmission”!

Lietotnē “eSubmission”ekonomikas dalībnieki var elektroniski atsaukties uz ES izsludinātajām iepirkuma procedūrām, iesniegumu (t. i., dalības pieteikumu) strukturētā un drošā veidā sagatavojot un iesniedzot elektroniski.

Šī īsā rokasgrāmata attiecas tikai uz divu posmu procedūru 1. posmu. Šajā posmā ekonomikas dalībnieki var iesniegt dalības pieteikumu. Īsā rokasgrāmata par divu posmu procedūru 2. posmu , kā arī rokasgrāmatas par citām iepirkuma procedūrām ir pieejamas portāla “Funding & Tenders” e-iepirkuma vikivietnē .

Kā ekonomikas dalībnieks jūs varat:

• ievadīt iesniedzamos datus, atsaucoties uz ES iestādes, struktūras vai aģentūras sāktu procedūru,

• nosūtīt iesniegumu drošā veidā,

• skatīt saglabātu iesnieguma projektu, kā arī rediģēt to,

• dzēst iesnieguma projektu,

• saņemt pierādījumu par iesniegšanu (“Submission Receipt”),

• atsaukt iesniegumu, pirms pienācis dalības pieteikumu saņemšanas termiņš,

• saņemt pierādījumu par atsaukšanu (“Withdrawal Receipt”).

Noteikti izlasiet aprakstu par sistēmas prasībām.

Tas ir atrodams lietotnes “eSubmission” sākumlapā, kā arī lapas “Puses” pielikumu sadaļā.

Kā saņemt tehnisku palīdzību?

Ja vajadzīga palīdzība, no plkst. 8.00 līdz 20.00 pēc Briseles laika (CET/CEST) varat sazināties ar mūsu atbalsta grupu.

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 +32 229 71063

 Saziņa ar atbalsta grupu iespējama tikai angļu valodā.

Kā piekļūt lietotnei “eSubmission”?

Lietotne “eSubmission” vienmēr tiek izmantota iepirkuma procedūrās (uzaicinājumos iesniegt piedāvājumus). Eiropas iestāžu, struktūru un aģentūru publicētie uzaicinājumi iesniegt piedāvājumus ir atrodami:

• portālā “Funding & Tenders”,

• lietotnē “TED eTendering” (pirms 25.10.2023. publicētie uzaicinājumi iesniegt piedāvājumus).

Kas vajadzīgs, lai izmantotu lietotni “eSubmission”?

Lai izmantotu lietotni “eSubmission” un atsauktos uz portālā “Funding & Tenders” publicētu uzaicinājumu iesniegt piedāvājumus, ir jābūt reģistrētam Eiropas Komisijas autentificēšanas sistēmā (“EU Login”). 

Lai atsauktos uz uzaicinājumu iesniegt piedāvājumus, kas publicēts pirms 25.10.2023., ir vajadzīgs lietotāja konts arī platformā “TED eTendering”.

Lai organizāciju identificētu elektroniskajā pieteikumā, tai jābūt reģistrētai Komisijas organizāciju reģistrā jeb Dalībnieku reģistrā, un ir vajadzīgs PIC (dalībnieka identifikācijas kods). Plašāka informācija parPIC atrodama šeit. Reģistrācija ir atvērta visām organizācijām, un par to nav jāmaksā.

“EU Login”

“EU Login” ir ieejas portāls, caur kuru var pierakstīties dažādās Eiropas Komisijas platformās un/vai lietotnēs. Ja jums vēl nav “EU Login” lietotāja konta, varat to izveidot.

Sīkāku informāciju skatiet sistēmas “EU Login” palīdzības lapā.

Finansējuma un publiskā iepirkuma portāls

Portāls “Funding & Tenders” ir vienots piekļuves punkts (vienota elektroniskās datu apmaiņas telpa), kas paredzēts Eiropas Komisijas un citu ES iestāžu, struktūru un aģentūru pārvaldītu finansēšanas programmu dalībniekiem un ekspertiem.

Portālā “Funding & Tenders” dalībnieki var:

• meklēt iespēju piedalīties ES finansējuma programmās un iepirkuma procedūrās,

• abonēt paziņojumus par uzaicinājumiem iesniegt piedāvājumus,
• iepazīties ar iepirkuma dokumentiem,
• izveidot un iesniegt jautājumu, 

• reģistrēties Dalībnieku reģistrā, 

• piekļūt lietotnei “eSubmission”,

• piekļūt pierādījumiem par iesniegšanu (“Submission Receipts”),

• skatīt, rediģēt vai dzēst iesniegumu projektus (melnrakstus),

• atsaukt iesniegumus un piekļūt pierādījumam par atsaukšanu (“Withdrawal Receipt”),

• pārvaldīt lomas.

Dalībnieku reģistrs

Dalībnieku reģistrs ir to organizāciju tiešsaistes reģistrs, kuras atsaucas uz ES uzaicinājumiem iesniegt piedāvājumus vai priekšlikumus, un Komisija to ir izveidojusi, lai rīkotos pēc vienreizējas iesniegšanas principa: dati par dalībnieka organizāciju jāiesniedz tikai vienu reizi. Pēc reģistrēšanās ikviena organizācija saņem unikālu dalībnieka identifikācijas kodu (PIC). Informāciju par to, kā Dalībnieku reģistrā saņemt PIC, atradīsit šeit.

Kā sagatavot dalības pieteikumu lietotnē “eSubmission”?

Ikviens ekonomikas dalībnieks dalības pieteikumu var iesniegt, izmantojot paziņojumā par līgumu / paziņojumā par metu konkursu doto portāla “Funding & Tenders” saiti.

Pēc tam portālā “Funding & Tenders” jānoklikšķina uz “Piekļūt iesniegumam”.Rezultātā jūs pārvirzīs uz portālu “eSubmission”– ja ienācāt ar “EU Login” lietotāja kontu.

Pirmkārt, jums ir jāizlasa un jāpieņem noteikumi un jāapliecina, ka esat izlasījis un sapratis paziņojumu par datu aizsardzību.

Lai izveidotu jaunu iesniegumu, lietotnē “eSubmission” noklikšķiniet uz “Jauns iesniegums”, bet, lai turpinātu darbu ar iepriekš izveidotu iesniegumu, noklikšķiniet uz “Melnraksta rediģēšana”! Atsākt darbu ar melnrakstu iespējams arī portālā “Funding & Tenders” (papildu informāciju sk. šīs rokasgrāmatas nodaļā Iesniegumu pārvaldība portālā “Funding & Tenders” ).

Darbošanās lietotnē “eSubmission” 

Sākot darbu pie iesnieguma, ekrāna augšējā daļā būs redzama progresa josla. Šajā joslā ir attēloti visi soļi, kas jāpaveic, lai varētu iesniegt dalības pieteikumu. Tajā var redzēt arī aktuālo soli.

Ekrāna kreisajā pusē noklikšķinot pogu “Iesnieguma dokumenti”, jebkurā iesnieguma veidošanas brīdī varat pārbaudīt, kuri dokumenti ir augšupielādēti.

Līgumslēdzējai iestādei dokumenti tiek iesniegti tikai tad, kad iesniegšanas procesa beigās tiek noklikšķināta poga “Iesniegt”.

Iesniegšanas veidi

Lai izveidotu jaunu iesniegumu, jānorāda:

• kāda veida dalības pieteikums tiks iesniegts – “Individuāls iesniegums” vai “Kopīgs iesniegums”,
• vai iesniegums būs ar apakšuzņēmēju dalību,
• kurā valodā sagatavosit iesniegumu.

Kad izvēle izdarīta, lapas apakšā noklikšķiniet pogu “Tālāk”.

Puses

Šajā sadaļā jānorāda organizācijas, ar kurām kopā tiek iesniegts iesniegums (dalībnieki). Noklikšķiniet uz “Jauna puse” un atlasiet dalībnieka veidu: galvenais dalībnieks (individuāla iesnieguma gadījumā), grupas vadītājs vai grupas loceklis (kopīga iesnieguma gadījumā), apakšuzņēmējs (ja tāds ir).

Visiem dalībniekiem, izņemot apakšuzņēmējus, jānorāda PIC – dalībnieka identifikācijas kods. Lai pārbaudītu, vai tiesību subjektam ir PIC (t. i., vai tas jau reģistrēts Dalībnieku reģistrā), izmantojiet pogu  “Meklēt” ! Meklēt varat pēc PIC, PVN identifikācijas numura, valsts reģistrācijas numura un valsts. Lai varētu meklēt pēc PVN identifikācijas numura vai valsts reģistrācijas numura, jāizvēlas arī valsts.

Ja nekas netiek atrasts, organizācija ir jāreģistrē, lai iegūtu PIC.  Pēc PIC saņemšanas dodieties uz lietotni  “eSubmission” , meklējiet pēc PIC un izvēlieties sistēmas piedāvāto organizāciju.

Ekrānā būs redzami Dalībnieku reģistra dati, kas piesaistīti PIC, un tiksit lūgts iesniegt šādus obligātos datus/dokumentus:

• par galveno dalībnieku vai grupas vadītāju:
• kontaktpersona (vārds, uzvārds un e-pasta adrese),
• IBAN/ bankas konta numurs;
• par visiem dalībniekiem: apliecinājums ar godavārdu (pilnīgi aizpildīts un parakstīts) sadaļā “Pielikumi”.
  

Sadaļā “Kontaktpersona” lietotājs kā kontaktpersonu dalības pieteikuma iesniegšanai var norādīt sevi (vārds un uzvārds jau ir aizpildīts) vai kādu citu personu. Portālā “Funding &Tenders” kontaktpersonai tiek piešķirta loma “Primary Coordinator Contact” (PCoCo), bet lietotājam, kurš iesniedz dalības pieteikumu (ja atšķiras no kontaktpersonas), — loma “Coordinator Contact” (CoCo)”. 

Ja personai, kam piešķirta PCoCo loma, nav “EU Login” konta, automātiski tiks izveidots pagaidu “EU Login” konts, pamatojoties uz kontaktpersonas e-pasta adresi, un šī persona pa e-pastu saņems uzaicinājumu pabeigt “EU Login” konta reģistrāciju. Uzaicinājums būs automātisks sistēmas paziņojums, un tajā nebūs atsauces uz procedūru. 

Katra dalībnieka sadaļā “Pielikumi” varat augšupielādēt dalībnieka dokumentus saistībā ar izslēgšanas un atlases kritērijiem. Pārbaudiet konkursa specifikācijas, lai noskaidrotu, kuram dalībniekam kādi dokumenti ir jāpievieno iesniegumam.

Kad pabeigts, noklikšķiniet pogu “Gatavs” . 

Kad būs izvēlēts iesniegšanas veids, kopīgu iesniegumu vairs nebūs iespējams pārveidot par individuālu iesniegumu un otrādi. Ja vēlaties mainīt iesnieguma veidu vai nomainīt grupas vadītāju, jāizveido jauns iesniegums; melnraksts (t. i., visi iepriekš ievadītie dati un augšupielādētie dokumenti) tiks dzēsts.

Lai piekļūtu nākamajam darba solim, noklikšķiniet pogu “Tālāk”.

Daļas

Ja procedūrai ir vairākas daļas, izvēlieties daļas, par kurām vēlaties iesniegt dalības pieteikumu, un noklikšķiniet pogu “Tālāk”.

Norādītie dalībnieku identifikācijas dati attiecas uz visu iesniegumu kā vienumu. Tāpēc, ja katras daļas konsorcija sastāvs atšķiras, par katru daļu jāizveido atsevišķs iesniegums.

Iesnieguma pārskats

Iesnieguma pārskatu ģenerē sistēma, un tas pieder pie iesnieguma. Pārskatā uzskaitīti visi iesniegumam pievienotie dokumenti.

Lietotne “eSubmission” automātiski izveido iesnieguma pārskatu un to pievieno iesniegumam. Iesnieguma pārskatu (pirms dalības pieteikuma iesniegšanas) var gan aplūkot uz ekrāna, gan lejupielādēt. Nav vajadzības pārskatu nedz parakstīt, nedz augšupielādēt lietotnē “eSubmission”.

Pēc iesnieguma pārskata apskatīšanas, ja uzskatāt, ka iesniegums ir pilnīgs un gatavs iesniegšanai, noklikšķiniet uz “Tālāk”!

Iesnieguma pārskats nav pierādījums par iesniegšanu. Jūs vēl neesat iesniedzis iesniegumu . Lūdzu, pārejiet uz nākamo soli un noklikšķiniet uz “Iesniegt” , lai pabeigtu iesniegšanu!

Dalības pieteikuma iesniegšana   

Kad esat gatavs dalības pieteikumu iesniegt, noklikšķiniet uz “Iesniegt” . Parādīsies sistēmas ģenerēts paziņojums par iesnieguma apstiprināšanu.

Ja vēlaties apstiprināt, noklikšķiniet uz “Jā”. Turpmāk šo iesniegumu vairs nevarēs izmainīt.

Lūdzam ņemt vērā, ka sistēma neļaus iesniegt dokumentus pēc dalības pieteikuma saņemšanas termiņa beigām.

E-pasta paziņojums tiks nosūtīts uz PCoCo/CoCo e-pasta adresi. Pa e-pastu saņemtajā paziņojumā būs saite uz portālu “Funding & Tenders”, kurā PCoCo/CoCo var atrast iesniegšanas apliecinājumu (“Submission Receipt”). Paturiet prātā, ka tiks informēti izmantotā PIC īpašnieki.

Iesniegšanas apliecinājums (“Submission Receipt”) ir pierādījums tam, ka iesniegumu saņemšanas termiņš ir ievērots.

Lomu pārvaldība portālā “Funding & Tenders”

Lietotnē “eSubmission” norādītajai kontaktpersonai piešķir lomu “Primary Coordinator Contact” (PCoCo) dalības pieteikuma iesniegšanai. un uzaicinājumu uz 2. soli portālā “Funding & Tenders”. Lietotājs, kas iesniedz pieprasījumu (ja pieprasījumā nav kontaktpersona) saņem lomu “Coordinator Contact” (CoCo) pieprasījuma iesniegšanai un uzaicinājumu uz 2. soli,ja PCoCo/cits CoCo laikposmā starp līgumslēdzējas iestādes pieprasījumu atvēršanu un uzaicinājuma saņemšanu attiecībā uz 2. soli nav atcēlis pieprasījuma iesniegšanas lomu.

Papildu “Coordinator Contact” (CoCo) par pieprasījuma iesniegšanu var pievienot vai dzēst ar pogu “Manage Roles” (sk. tālāk).

Ņemiet vērā, ka katram uzaicinājumam vai iesniegumam var būt tikai viens PCoCo. PCoCo pieprasījuma iesniegšanai (1. solis) “F&T” portālā nevar ne aizstāt, ne dzēst (sazināties ar “F&T” palīdzības dienestu, ja ir jāaizstāj PCoCo iesniegšanai).

PCoCo uzaicinājumam uz 2. posmu F&T portālā tagad var tieši aizstāt LEAR un konta administrators (vairs nevajag sazināties ar “F&T” atbalsta grupu), tiklīdz ir izsludināts uzaicinājums uz 2. posmu.

Lai pievienotu/atceltu lomas iesniegumā, izpildiet šādus soļus:

1	Nolaižamajā izvēlnē “Darbības” (“Action”), kas atrodas pa labi no iesniegtā dalības pieteikuma, izvēlieties “Pārvaldīt lomas” (“Manage Roles”)! Šī opcija parādīsies tikai pēc tam, kad līgumslēdzēja iestāde būs atvērusi iesniegtos dalības pieteikumus.
2	Noklikšķiniet pogu “Mainīt lomas” (“Edit Roles”)!
3	Lai pievienotu papildu CoCo iesniegšanai, noklikšķiniet pogu   “Add Roles” .
4	Ierakstiet tās personas datus, kas jāpievieno kā papildu CoCo, un noklikšķiniet pogu “Save”!
5	Lai CoCo izdzēstu, noklikšķiniet uz dzēšanas ikonas blakus attiecīgās personas vārdam!

    CoCo, kas pievienota iepriekš minētajā veidā pēc tam, kad līgumslēdzēja iestāde jau ir nosūtījusi uzaicinājumus uz 2. posmu, piedāvājumu nevarēs iesniegt. Piedāvājumu varēs iesniegt tikai PCoCo/CoCo, kas ir saņēmuši uzaicinājumu uz 2. posmu, vai tie CoCo, kas saistībā ar uzaicinājumu pievienoti, izmantojot pogu “Pārvaldīt lomas” (“Manage roles”), sk. Īso rokasgrāmatu par divu posmu procedūru 2. posmu.

Paziņojumu pārvaldība portālā “Funding & Tenders” 

Mani paziņojumi (“My notifications”)

Šai lapai PCoCo/CoCo var piekļūt pēc pieteikšanās portālā “Funding & Tenders” – noklikšķinot uz zvaniņa ekrāna labajā augšējā daļā.

Šajā lapā PCoCo/CoCo var atrast šādus oficiālos paziņojumus:

• iesniegšanas apliecinājums (pierādījums par dalības pieteikuma iesniegšanu jeb “Submission Receipt”),
• atsaukuma apliecinājums (pierādījums par dalības pieteikuma atsaukšanu jeb “Withdrawal Receipt”).

Sadaļas “Manage all notifications” cilnē “Preferences” (paziņojumu saraksta apakšējā daļā) PCoCo/CoCo var norādīt, cik bieži no portāla “Funding & Tenders” vēlas saņemt paziņojumu e-vēstules. Neatkarīgi no tā, kas norādīts šajā daļā, visi paziņojumi vienmēr ir redzami sadaļā “My notifications” .

Mani oficiālie paziņojumi (“My Formal Notification(s)”) 

Šī sadaļa, kurai var piekļūt no kreisajā pusē novietotā “Manage My Area”, patlaban publiskā iepirkuma procedūrām netiek izmantota.