Kaheetapiliste hankemenetluste lühijuhend – 1. etapp

(piiratud hankemenetlus, konkurentsipõhine läbirääkimistega hankemenetlus; võistlevad dialoogid, innovatsioonipartnerlused ja ideekonkursid)

Millest alustada?

Tere tulemast e-pakkumuste rakendusse eSubmission!

Rakenduse eSubmission kaudu saavad ettevõtjad ELi hankemenetlustele elektrooniliselt vastata, koostades oma avaldused (s.o osalemistaotlused) ning esitades need elektrooniliselt struktureeritud ja turvalisel viisil.

Käesolev lühijuhend käsitleb ainult kaheetapilise menetluse esimest etappi. Selles etapis saavad ettevõtjad esitada osalemistaotluse. Kaheetapiliste menetluste teise etapi lühijuhendit ning muude hankemenetluste juhendeid saab vaadata rahastamis- ja hankeportaali (Funding & Tenders Portal) e-hangete vikis .

Ettevõtjana saate:

• kodeerida oma vastuse ELi institutsiooni, organi või asutuse algatatud menetlusele;

• avalduse turvaliselt esitada;

• vaadata või muuta salvestatud pooleliolevat avaldust;

• kustutada poolelioleva avalduse;

• saada kinnituse avalduse esitamise kohta (Submission Receipt);

• võtta esitatud avalduse enne osalemistaotluste laekumise tähtpäeva tagasi;

• saada tõendi avalduse tagasivõtmise kohta (Withdrawal Receipt).

Tutvuge kindlasti süsteeminõuetega.

Süsteeminõuded on kättesaadavad rakenduse eSubmission esilehel ja lehe „Osalised“ manuste jaos.

Kust saada tehnilist abi?

Kui vajate abi, võtke ühendust meie kasutajatoega kl 8.00 kuni 20.00 Kesk-Euroopa aja / Kesk-Euroopa suveaja (Brüsseli aja) järgi.

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 +32 (0) 229 71063

 Kasutajatugi töötab ainult inglise keeles.

Kust pääseb rakendusse eSubmission?

Rakendusse eSubmission pääseb alati hankemenetluse (pakkumiskutse) raames. Euroopa institutsioonide, organite ja asutuste avaldatud pakkumiskutsed on kättesaadavad:

• rahastamis- ja hankeportaalis (Funding & Tenders Portal)

• platvormil TED eTendering (enne 25. oktoobrit 2023 avaldatud pakkumiskutsete puhul).

Mida on rakenduse eSubmission kasutamiseks vaja?

Rakenduse eSubmission kasutamiseks ning rahastamis- ja hankeportaalis avaldatud pakkumiskutsele vastamiseks peate olema kasutajana registreeritud Euroopa Komisjoni autentimissüsteemis (EU Login). 

Enne 25. oktoobrit 2023 avaldatud pakkumiskutsele vastamiseks on teil vaja ka platvormi TED eTendering kontot.

Et identifitseerida oma organisatsioon pakkumuste elektroonilise esitamise süsteemis, peab organisatsioon olema registreeritud komisjoni peetavas organisatsioonide registris (osalejate register) ja tal peab olema PIC (osaleja tunnuskood). Lisateavet PICi kohta leiab siit.  Registreerumine on tasuta ja avatud kõigile organisatsioonidele.

EU Login

EU Logini kaudu sisse logides saab kasutada erinevaid Euroopa Komisjoni teenuseid ja/või süsteeme. Kui teil ei ole veel EU Logini kontot, saate konto luua.

Lisateave: EU Logini abi.

Rahastamis- ja hankeportaal (Funding & Tenders Portal)

Rahastamis- ja hankeportaal on ühtne sisenemispunkt (ühtne elektroonilise andmevahetuse koht) Euroopa Komisjoni ning teiste ELi institutsioonide, organite ja asutuste hallatavates rahastamisprogrammides ja hangetes osalejate ning ekspertide jaoks.

Rahastamis- ja hankeportaali kaudu saavad kasutajad:

• otsida võimalikke ELi rahastamisprogramme või hankemenetlusi;

• tellida teavitusi pakkumismenetluste kohta;
• tutvuda hankedokumentidega;
• koostada ja esitada küsimusi; 

• registreeruda osalejate registris; 

• siseneda rakendusse eSubmission;

• vaadata avalduse esitamise kinnitusi (Submission Receipt, mis tõendab esitamist);

• vaadata, muuta või kustutada pooleliolevaid avaldusi (draft submission);

• võtta avaldusi tagasi ja vaadata tagasivõtmise kinnitusi (Withdrawal Receipt, mis tõendab tagasivõtmist);

• hallata rolle.

Osalejate register

Komisjon peab veebipõhist registrit, kuhu on kantud ELi pakkumiskutsetes või projektikonkurssidel osalevad organisatsioonid. Seeläbi rakendatakse ühekordsuse põhimõtet – osaleja organisatsiooni andmed on vaja esitada ainult üks kord. Pärast registreerimist saab iga organisatsioon kordumatu osaleja tunnuskoodi (PIC). Teavet selle kohta, kuidas saada osalejate registris PIC, leiate järgmiselt leheküljelt.

Kuidas koostada eSubmissionis osalemistaotlust?

Iga ettevõtja võib esitada osalemistaotluse, kasutades hanketeates / ideekonkursi teates osutatud rahastamis- ja hankeportaali linki.

Rahastamis- ja hankeportaalis tuleb klõpsata nupul „Access submission“:teid suunatakse eSubmissioni portaali, tingimusel et olete oma EU Logini kontole sisse logitud.

Kõigepealt peate tutvuma tingimustega ja nendega nõustuma ning kinnitama, et olete lugenud andmekaitseteadet ja sellest aru saanud.

Rakenduses eSubmission klõpsake uue avalduse koostamiseks nupul „New submission“ (Uus avaldus) või varem alustatud poolelioleva avaldusega jätkamiseks „Resume draft“ (Jätka poolelioleva avaldusega). Poolelioleva avaldusega võite jätkata ka rahastamis- ja hankeportaalis (lisateavet leiab käesoleva juhendi jaotisest „Kuidas rahastamis- ja hankeportaalis esitatavaid avaldusi hallata?“). Manage submissions in Funding & Tenders portal

Kuidas rakenduses eSubmission navigeerida? 

Avaldust koostama asudes näete ekraani ülaosas olekuriba, mis näitab kõiki etappe, mille peate läbima enne osalemistaotluse esitamist. Ühtlasi näete, millises etapis parajasti olete.

Avalduse esitamise protsessis võite igal ajal kontrollida, millised dokumendid on üles laaditud – selleks klõpsake ekraani vasakpoolsel nupul „Submission documents“ (Esitatavad dokumendid).

Hankijale ei esitata midagi enne, kui olete esitamisprotsessi lõpus klõpsanud nupul „Submit“ (Esita).

Esitamisvõimalused

Kui alustate uue avalduse esitamist, palutakse teil märkida järgmine teave:

• kuidas te oma osalemistaotluse esitate: üksikpakkumuse või ühispakkumusena;
• kas esitatav pakkumus sisaldab alltöövõttu;
• pakkumuse esitamise keel.

Kui olete oma valiku teinud, klõpsake lehe allosas nupul „Next“ (Edasi).

Osalised

Selles osas tuleb identifitseerida teie pakkumuses osalevad organisatsioonid (osalejad). Klõpsake nupul „New party“ (Uus osaleja) ja valige osaleja liik: peamine osaleja (üksikpakkumuse korral), rühma juht või rühma liige (ühispakkumuse korral) ning alltöövõtja (kui on asjakohane).

Kõik osalejad peale alltöövõtjate tuleb identifitseerida osaleja tunnuskoodiga PIC. Et kontrollida, kas üksusel on juba PIC (st üksus on juba osalejate registris registreeritud), kasutage nuppu „Search“ (Otsi). Otsida saab PICi, käibemaksukohustuslasena registreerimise numbri, riikliku registreerimisnumbri ja riigi järgi. Käibemaksukohustuslasena registreerimise numbri või riikliku registreerimisnumbri järgi otsimiseks tuleb valida ka riik.

Kui otsing ei anna tulemusi, peab organisatsioon end PICi saamiseks registreerima.  Pärast PICi saamist naaske rakenduse eSubmission lehele, sisestage otsinguväljale PIC ja valige kuvatav organisatsioon.

Ekraanil kuvatakse osalejate registris PICiga seostatud teave ja teil palutakse esitada järgmised kohustuslikud andmed/dokumendid:

• peamisel osalejal või rühma juhil:
• kontaktandmed (nimi ja e-posti aadress);
• IBAN / pangakonto number;
• kõigil osalejatel: (nõuetekohaselt täidetud ja allkirjastatud) kirjalik kinnitus manuste osas.
  

Osalemistaotluse esitamise kontaktisikuks saab kasutaja märkida ennast (nime väli on juba eeltäidetud) või muu isiku. Kontaktisikust saab rahastamis- ja hankeportaalis peamine koordineeriv kontaktisik ning osalemistaotluse esitanud kasutajast (kui ta ei ole kontaktisik) koordineeriv kontaktisik. 

Kui peamisel koordineerival kontaktisikul ei ole EU Logini kontot, siis luuakse selle isiku e-posti aadressi põhjal automaatselt ajutine EU Logini konto ja isikut kutsutakse e-posti teel ennast EU Loginis registreerima. Kutse on automaatne süsteemiteade, milles ei osutata menetlusele. 

Iga osaleja manuste osas saate üles laadida osaleja dokumendid, mis on seotud menetlusest kõrvalejätmise ja valikukriteeriumidega. Tutvuge tehnilise kirjeldusega, et teha kindlaks, millised dokumendid tuleb millise osaleja puhul esitamisel lisada.

Kui olete lõpetanud, klõpsake nupul „Done“ (Valmis). 

Kui olete läbinud etapi „Ways to submit“ (Esitamisvõimalused), ei ole enam võimalik muuta ühispakkumust üksikpakkumuseks ega vastupidi. Kui soovite muuta oma pakkumuse ülesehitust või vahetada rühma juhti, peate looma uue esitatava pakkumuse, millega kirjutatakse üle teie pooleliolev pakkumus (kõik varem sisestatud andmed ja üleslaaditud dokumendid kustutatakse).

Jätkamiseks klõpsake nupul „Next“ (Edasi).

Hanke osad

Kui menetlus on jaotatud mitmesse ossa, valige osa(d), mille kohta te soovite osalemistaotlust esitada, ja klõpsake seejärel nupul „Next“ (Edasi).

Osalejad identifitseeritakse pakkumuse kohta tervikuna. Seega kui eri osades on konsortsiumi koosseis erinev, tuleb esitada iga osa kohta eraldi pakkumus.

Esitamise aruanne

Esitamise aruande koostab süsteem ja see on avalduse osa. Aruandes on loetletud avaldusega esitatavad dokumendid.

Rakendus eSubmission koostab esitamise aruande automaatselt ja lisab selle teie avaldusele. Saate enne osalemistaotluse esitamist aruannet ekraanil vaadata või selle oma tarbeks alla laadida. Te ei pea aruannet allkirjastama ega allkirjastatud aruannet rakendusse eSubmission üles laadima.

Kui olete esitamise aruande üle vaadanud ja teie hinnangul on teie avaldus terviklik ja esitamiseks valmis, siis klõpsake jätkamiseks nupul „Next“ (Edasi).

Esitamisaruanne ei tõenda pakkumuse esitamist. Te  ei ole seda veel esitanud . Avalduse esitamiseks suunduge edasi järgmisse etappi ja klõpsake nupul „Submit“ (Esita).

Esitage oma osalemistaotlus   

Kui olete valmis oma osalemistaotlust esitama, klõpsake nupul „Submit“ (Esita). Süsteem näitab kinnitavat teadet.

Klõpsake kinnitamiseks nupul „Yes“ (Jah). Te ei saa siis enam seda avaldust muuta.

Pange tähele, et süsteem ei võimalda enam osalemistaotlust esitada, kui osalemistaotluste esitamise tähtpäev on möödunud.

Peamise koordineeriva kontaktisiku / koordineeriva kontaktisiku e-posti aadressile saadetakse e-kiri. Selles e-kirjas saadetakse link rahastamis- ja hankeportaali,  kust  peamine koordineeriv kontaktisik ja koordineeriv kontaktisik  leiavad esitamise kinnituse (Submission Receipt). Pange tähele, et avaldusse sisestatud PICide omanikke teavitatakse.

Submission Receipt (esitamise kinnitus) tõendab avalduse esitamise tähtajast kinnipidamist.

Kuidas hallata rolle rahastamis- ja hankeportaalis?

Rakenduses eSubmission kontaktisikuks märgitud isikust saab rahastamis- ja hankeportaalis osalemistaotluse esitamise ja 2. etapis osalemise kutse

peamine koordineeriv kontaktisik . Taotluse esitanud kasutajast (kui ta ei ole taotluses märgitud kontaktisik) saab taotluse esitamise ja 2. etapis osalemise kutse koordineeriv kontaktisik, välja arvatud juhul, kui taotluse esitamise peamine koordineeriv kontaktisik / teine koordineeriv kontaktisik ei ole seda rolli eemaldanud ajavahemikul taotluse avamisest hankija poolt kuni 2. etapis osalemise kutse saamiseni.

Taotluse esitamisega seotud täiendava(id) koordineeriva(id) kontaktisiku(id) saab lisada või eemaldada, klõpsates nupul „Manage Roles“ (Halda rolle) (vt allpool).

Juhime tähelepanu sellele, et kutse või taotluse kohta võib olla ainult üks peamine koordineeriv kontaktisik. Taotluse esitamise (1. etapp) peamist koordineerivat kontaktisikut ei saa rahastamis- ja hankeportaali kaudu asendada ega eemaldada (kui taotluse esitamise peamine koordineeriv kontaktisik on vaja asendada, võtke ühendust rahastamis- ja hankeportaali kasutajatoega).

2. etapis osalemise kutse peamist koordineerivat kontaktisikut saavad nüüd otse rahastamis- ja hankeportaalis asendada juriidilise isiku määratud esindaja ja konto haldaja pärast seda, kui 2. etapis osalemise kutse on esitatud (enam ei ole vaja ühendust võtta rahastamis- ja hankeportaali kasutajatoega).

Taotluse esitamisega seotud rollide lisamiseks või eemaldamiseks järgige järgmisi samme:

1	Osalemistaotluse esitamise parempoolses rippmenüüs „Action“ (Tegevus), klõpsake nupul „Manage roles“ (Halda rolle). See võimalus ilmub alles pärast seda, kui hankija on avanud esitatud osalemistaotlused.
2	Klõpsake nupul „Edit Roles“ (Muuda rolle).
3	Taotluse esitamisega seotud täiendava koordineeriva kontaktisiku lisamiseks klõpsake nupul „Add Roles“ (Lisa rollid) .
4	Lisage täiendava koordineeriva kontaktisikuna lisatava isiku andmed ja klõpsake nupul „Save“ (Salvesta).
5	Koordineeriva kontaktisiku kustutamiseks klõpsake nime kõrval asuval kustutamise ikoonil.

    Eespool kirjeldatud viisil lisatud koordineerivad kontaktisikud (pärast seda, kui hankija on saatnud 2. etapi kutsed), ei saa pakkumust esitada. Pakkumust saavad esitada ainult need peamised koordineerivad kontaktisikud / koordineerivad kontaktisikud, kes on saanud 2. etapi kutse, või koordineerivad kontaktisikud, kes on lisatud kutses leiduva toimingunupu „Manage roles“ (Halda rolle) kaudu (vt Kaheetapiliste menetluste teist etappi käsitlev lühijuhend).

Kuidas hallata teateid rahastamis- ja hankeportaalis? 

Minu teated

Peamine koordineeriv kontaktisik ja koordineeriv kontaktisik saavad sellele lehele juurdepääsu, kui nad klõpsavad rahastamis- ja hankeportaali (Funding & Tenders Portal) sisselogimise järel ekraani ülemises paremas servas kellukese ikoonil.

Sellelt lehelt leiab peamine koordineeriv kontaktisik / koordineeriv kontaktisik järgmised teated:

• Submission Receipt (esitamise kinnitus – tõend pakkumuse esitamise kohta);
• Withdrawal Receipt (tagasivõtmise kinnitus – tõend pakkumuse tagasivõtmise kohta).

Jaotise „Manage all notifications“ (Halda kõiki teateid) vahelehe „Preferences“ (Eelistused) all (teadete loetelu lõpus) võib peamine koordineeriv kontaktisik / koordineeriv kontaktisik  valida, kui sageli rahastamis- ja hankeportaal saadab e-kirja vahendusel teateid. Olenemata teie valikust on kõik teie teated alati kättesaadavad jaotises „My notifications“ (Minu teated).

My formal Notification(s) (Minu ametlikud teated) 

Seda vasakul asuva menüü „Manage My Area“ (Minu asjad) alla kuuluvat jaotist praegu hankemenetluste puhul ei kasutata.