(rajoitetut menettelyt, tarjousperusteiset neuvottelumenettelyt, kilpailulliset neuvottelumenettelyt, innovaatiokumppanuudet ja suunnittelukilpailut)Pikaoppaita on päivitetty, jotta voidaan ottaa huomioon uusi hankintailmoituksen sisältävä menettely, jota sovelletaan kaikkiin 25. lokakuuta 2023 alkaen julkaistuihin uusiin menettelyihin. Tämä päivitetty versio ei ole tällä hetkellä saatavilla kuin englanniksi. Käännökset kaikille EU:n kielille ovat piakkoin saatavilla.
Tämä pikaopas koskee vain kaksivaiheisten menettelyjen toista vaihetta. Siinä tarjouksen voivat jättää vain kutsutut ehdokkaat, jotka ovat ensimmäisessä vaiheessa täyttäneet poissuIkemispoissulkemis- ja valintakriteerit. Pikaopas kaksivaiheisten menettelyjen ensimmäistä vaihetta varten sekä oppaat muita hankintamenettelyjä varten löytyvät Funding & Tenders -portaalin eProcurement-wikistä.
Jos olet talouden toimija, voit eSubmission-palvelussa
laatia osallistumishakemuksen tai tarjouksen EU:n toimielimen tai , muun elimen tai viraston järjestämässä menettelyssä
lähettää tarjouksen/hakemuksen turvallisesti
tallentaa luonnoksen ja palata muokkaamaan sitä
poistaa tarjouksen/hakemuksen luonnoksen
saada vahvistuksen tarjouksen/hakemuksen toimittamisesta (Submission Receipt)
peruuttaa lähetetyn tarjouksen/hakemuksen ennen sen jättämisen menettelyn määräajan päättymistä
saada vahvistuksen peruuttamisesta (Withdrawal Receipt).
Tutustu järjestelmävaatimuksiin ennen aloittamista.
Image Modified
Ne löytyvät sekä eSubmission-palvelun etusivulta että Osapuolet-välilehdellä olevista liitteistä.
Jos tarvitset apua, ota yhteyttä käyttötukeen yhteys käyttötukeemme (klo 8.00–20.00 Keski-Euroopan / (Brysselin) aikaa).
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
+32 (0)2 297 1063
Käyttötuen kanssa voi asioida vain englanniksi.
Table of Contents | ||
---|---|---|
|
EU:n Funding & Tenders -portaalion yhden luukun asiointipiste kaikille, jotka osallistuvat Euroopan komission ja EU:n toimielinten, muiden elinten ja virastojen hallinnoimiin rahoitusohjelmiin ja tarjouskilpailuihin.
Jos menettelyn ensimmäisessä vaiheessa esittämäsi osallistumishakemus on hyväksytty, saat Ted eTendering -järjestelmästä ilmoituksen, jossa sinua pyydetään validoimaan pääsysi hankinta-asiakirjoihin ja lähettämään tarjous Funding & Tenders -portaalista ilmoituksen, jossa sinut kutsutaan osallistumaan menettelyn toiseen vaiheeseen.
Ilmoitus lähetetään:
Kirjaudu omalle alueellesi Funding & Tenders -portaalissa napsauttamalla etusivun oikeassa yläkulmassa olevaa Sign in -painiketta ja syöttämällä EU Login -käyttäjätunnuksesi ja salasanasi.
Image Added
Funding & Tenders -portaalin omalla alueellasi voit
Kutsut toiseen vaiheeseen näkyvät My Invitations -osiossa (Omat kutsut), johon pääsee PCoCo/CoCo-kohdan vasemmalla puolella olevasta valikosta. Voit käyttää myös näytön oikeassa reunassa kutsuluettelon yläpuolella olevaa hakukenttää.
Image Added
See details -linkin kautta voit:
Image Added
Anchor Rajoitetusti saatavissa olevat asiakirjat Rajoitetusti saatavissa olevat asiakirjat
Image Added
Menettelyn toiseen vaiheeseen kutsutut hakijat voivat tarkastella toisen vaiheen asiakirjoja Restricted documents -osiossa. Hankintaviranomainen voi julkaista asiakirjoista uusia versioita, mutta kaikki versiot jäävät katsottaviksi. Uusin versio näkyy näytössä. Pudotusvalikosta voi nähdä ja avata edeltäviä versioita.
Myös asiakirjan mahdolliset erikieliset käännökset ovat saatavana.
Anchor Rajoitetusti saatavissa oleva kysymys/vastaus-osio Rajoitetusti saatavissa oleva kysymys/vastaus-osio
Image Added
Tässä osiossa voit esittää kysymyksiä menettelyn toisesta vaiheesta. Jos hankintaviranomainen vastaa yksityisesti, vastaus näkyy My Q&A -osiossa.
Jos vastaus annetaan kaikille vaiheeseen 2 kutsutuille hakijoille, se näkyy Restricted Q&A -osiossa.
Lisätietoja on kohdassa Kysymyksen luominen ja lähettäminen Funding and Tenders -portaalissa.
Anchor | ||||
---|---|---|---|---|
|
Ensisijainen / muu yhteyshenkilö näkee jokaisesta kutsusta menettelyn viitenumeron, kutsun tilan (vastaanotettu (received), kuitattu (acknowledged)), määräajan, osan (jos menettely on jaettu osiin), menettelyn nimen, menettelyn tyypin ja vaiheen.
Kutsun/lähetyksen Action-valikon (Toiminto) avulla ensisijainen yhteyshenkilö voi suorittaa eri toimintoja kutsun/lähetyksen tilasta riippuen.
Received-tilassa (Vastaanotettu) olevat kutsut:
Image Added
Acknowledged-tilassa (Kuitattu) olevat kutsut:
Image Added
Jos haluat tarkastella ja hallinnoida lähetyksiä tietyn kutsun perusteella, napsauta Submission(s)-linkkiä.
Kunkin lähetyksen (poistettuja lukuun ottamatta) oikealla puolella näkyy Action-valikko (Toiminto), jonka avulla ensisijainen yhteyshenkilö voi suorittaa eri toimintoja lähetyksen tilasta riippuen.
Draft-tilassa (Luonnos) olevat tarjoukset:
Submitted-tilassa (Lähetetty) olevat tarjoukset:
Withdrawn-tilassa (Peruutettu) olevat tarjoukset:
Deleted-tilassa (Poistettu) olevat tarjoukset:
Action-valikko (Toiminto) ei ole käytettävissä tarjouksille, joiden tila on Deleted (Poistettu). Poistettuja luonnoksia ei saa enää takaisin.
Ilmoituksia voi tarkastella myös TED eTendering -järjestelmän Omat viestit -osiossa.
Pääsysi hankinta-asiakirjoihin edellyttää, että ensisijainen tai muu yhteyshenkilö napsauttaa ilmoituksessa näkyvää linkkiä. Sinut ohjataan Ted eTendering -järjestelmän tarjouskilpailusivulle. Napsauta siellä Lähetä tarjous. Tämä siirtää sinut Funding & Tenders -portaalin My Invitations -osioon (Omat kutsut).
Image RemovedTarjouksen jättäminen edellyttää, että ensisijainen tai muu yhteyshenkilö on ensin kuitannut tarjouspyynnön vastaanottamisen:
Hae menettely My Invitations-kohdassa (Omat kutsut) Funding & Tenders -portaalissa.
Vahvista tarjouspyynnön vastaanottaminen napsauttamalla menettelyn Action-valikosta Acknowledge Receipt (Toiminto – Kuittaa vastaanotetuksi). Pyynnön tilaksi tulee Acknowledged (Kuitattu).
Image Modified
Kuittauksen jälkeen ensisijainen/muu yhteyshenkilö ohjataan automaattisesti eSubmissioniin, jossa tarjouksen jättämisen voi aloittaa napsauttamalla Uusi lähetys.
Sen voi aloittaa myös myöhemmin:
Kirjaudu Funding & Tenders -portaaliinosallistumishakemuksessa ilmoitetun ensisijaisen yhteyshenkilön EU Login -käyttäjätilillä tai, jos eri, sillä EU Login -käyttäjätilillä, jota käytettiin osallistumishakemuksen lähettämisessä (muu yhteyshenkilö) tai muun sellaisen yhteyshenkilön kautta, joka on lisätty Funding & Tenders -portaalin ”Manage Roles” -toiminnon (Hallinnoi rooleja) kautta. Lisätietoa on tämän oppaan luvussa Roolien hallinnointi Funding & Tenders-portaalissa. Manage roles in Funding & Tenders portal
Mene My Invitations -osioon ja hae menettely.
Napsauta menettelyn Action-valikosta (Toiminto) Start new submission (Aloita uusi lähetys).
SinutSinut ohjataan eSubmissioniin.
Image Modified
Kun olet eSubmissionissa, napsauta Uusi lähetys, jos haluat aloittaa uuden lähetyksen laatimisen. Jos taas haluat jatkaa aiemmin aloittamaasi lähetystä, napsauta Palaa luonnokseen. Voit palata luonnokseesi myös Funding & Tenders -portaalin kautta (lisätietoja on tämän oppaan osiossa Lähetysten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa ).
Navigointi eSubmission-palvelussa
Kun olet aloittanut tarjouksen laadinnan, voit seurata prosessin etenemistä näytön yläreunassa olevan janan avulla. Siinä näkyvät kaikki vaiheet, jotka on käytävä läpi ennen kuin voit lähettää tarjouksesi. Lisäksi näet, missä vaiheessa olet menossa.
Menettelyn aikana voit milloin tahansa tarkistaa, mitkä asiakirjat olet jo lisännyt. Napsauta tätä varten kohtaa Lähetyksen asiakirjat näytön vasemmassa reunassa.
Image Modified
Hankintaviranomaiselle ei lähetetä mitään ennen kuin olet napsauttanut Lähetä-painiketta prosessin päätteeksi. |
Osapuolet
Tässä vaiheessa ainoastaan Yhteyshenkilö-osio on muokattavissa.
Käyttäjä, joka käynnistää tarjouksen eSubmission-palvelussa, voi ilmoittaa yhteyshenkilöksi joko itsensä (nimi esitäytetty) tai toisen henkilön. Jos toisella henkilöllä ei ole EU Login -tiliä, luodaan yhteyshenkilön sähköpostiosoitteelle automaattisesti väliaikainen EU Login -käyttäjätili, ja kyseiselle henkilölle lähetetään sähköpostilla pyyntö täydentää EU Login -rekisteröinti. Pyyntö lähetetään automaattisena viestinä, jossa ei ole viittausta menettelyyn.
Tässä nimetty yhteyshenkilö nimetystä yhteyshenkilöstä tulee on Funding & Tenders -portaalissa ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo), ja käyttäjä, joka jättää tarjouksen (jos eri kuin eSubmission-yhteyshenkilö) on muu yhteyshenkilö (Coordinator Contact, CoCo).
Siirry seuraavaan vaiheeseen napsauttamalla Seuraava.
Tarjouksen tiedot
Tässä osiossa on ilmoitettava tarjouksen kokonaishinta (vain, jos ratkaisuperusteena on alhaisimmat kustannukset tai alhaisin hinta) samassa muodossa kuin näytöllä näkyvässä esimerkissä ja/tai vahvistettava, täyttääkö tarjous hankinta-asiakirjoissa asetetut vähimmäisvaatimukset vai ei.
Image Modified
Jos vahvistat, että tarjouksesi ei täytä vähimmäisvaatimuksia, sinua pyydetään selittämään sen syy. Vaatimuksia koskeva vahvistus ja selitys näkyvät lähetysraportissa.
Napsauta Tallenna-painiketta, minkä jälkeen voit ladata hintatarjouksen ja mahdollisen teknisen tarjouksen, jos hankintaviranomainen sitä tarjouseritelmässä edellyttää. Voit ladata hintatarjouksen ja teknisen tarjouksen useampana tiedostona.
Kun katsot, että tarjouksen tiedot on annettu oikein ja tarjous on valmis, napsauta Seuraava. Tämä painike on käytettävissä vasta sitten, kun kaikki pakolliset tiedot ja asiakirjat on annettu.
Tarjousluonnosta ja siihen liittyviä asiakirjoja ei lähetetä vielä tässä vaiheessa. |
Lähetysraportti
Image Modified
Kaikkiin tarjouksiin/hakemuksiin liittyy lähetysraportti, jossa luetellaan lähetykseen sisältyvät asiakirjat.
eSubmission luo tämän lähetysraportin automaattisesti ja lisää sen lähetykseesi. Voit tarkastella raporttia näytöllä tai ladata sen omalle laitteellesi ennen tarjouksen lähettämistä. Raporttia ei tarvitse allekirjoittaa eikä ladata eSubmissioniin.
Jos katsot, että hakemus on valmis lähetettäväksi, napsauta Seuraava.
Lähetysraportti ei ole todistus lähetyksen toimittamisesta. Tässä vaiheessa lähetystä ei ole vielä lähetetty. Jatka seuraavaan vaiheeseen ja viimeistele lähetys napsauttamalla Lähetä. |
Tarjouksen lähettäminen
Kun olet valmis lähettämään tarjouksesi, napsauta Lähetä. Näytölle tulee ilmoitus, jossa pyydetään vahvistamaan lähettäminen.
Image Modified
Napsauta Kyllä, jos haluat vahvistaa sen. Tämän jälkeen et enää voi muuttaa kyseistä tarjoustatätä lähetystä.
Huomaa, että järjestelmä ei anna sinun lähettää tarjousta, jos tarjousten vastaanottamiselle asetettu määräaika on päättynyt.
Järjestelmä lähettää sähköposti-ilmoituksen ensisijaisen yhteyshenkilön (PCoCo) sekä kaikkien tarjouksessa käyttäjätiliin mainittujen muiden yhteyshenkilöiden (CoCo) EU Login ‑käyttäjätiliin -käyttäjätiliin liittyvään sähköpostiosoitteeseen. Ilmoitusviesti sisältää linkin Funding & Tenders -portaaliin, jossa on nähtävissä toimitusvahvistus.
Toimitusvahvistus on todistus siitä, että tarjous/hakemus on toimitettu määräaikaan mennessä. |
Table of Contents | ||
---|---|---|
|
Anchor Manage roles in Roolien hallinnointi Funding & Tenders portalManage roles in -portaalissa Roolien hallinnointi Funding & Tenders portal-portaalissa
Osallistumishakemuksen (vaihe 1) eSubmission-palvelussa tarjouksessa ilmoitetusta yhteyshenkilöstä tulee Funding & Tenders -portaalissa tarjouksen lähettämisen kutsun ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo). Jokaiselle lähetykselle voidaan nimetä vain yksi ensisijainen yhteyshenkilö.
Käyttäjä, joka lähettää tarjouksen (jos muu kuin yhteyshenkilö eSubmissionissa), on muu yhteyshenkilö (Coordinator Contact, CoCo)).
Muita yhteyshenkilöitä (CoCo) voidaan lisätä ja poistaa Funding & Tenders -portaalissa Hakemuksen lähettävästä käyttäjästä (jos eri yhteyshenkilö kuin hakemuksessa) tulee osallistumishakemuksen lähettämisen ja kutsun muu yhteyshenkilö (CoCo), paitsi jos hakemuksen lähettämisen ensisijainen yhteyshenkilö/muu yhteyshenkilö peruuttaa tämän roolin sen jälkeen, kun hankintaviranomainen on lähettänyt kutsut avannut hakemukset, ja ennen vaiheeseen 2 :
Image Removed
Image Removed
Image Removed
Voit poistaa muun yhteyshenkilön napsauttamalla nimen vieressä olevaa poistamiskuvaketta.
Image Removed
Funding & Tenders -portaali on yhden luukun asiointipiste kaikille, jotka osallistuvat Euroopan komission ja EU:n muiden elinten hallinnoimiin rahoitusohjelmiin ja tarjouskilpailuihin.
Funding & Tenders -portaalin omalla alueellasi voit
Kirjaudu omalle alueellesi Funding & Tenders -portaalissa napsauttamalla etusivun oikeassa yläkulmassa olevaa Login-painiketta ja syöttämällä EU Login -käyttäjätunnuksesi ja salasanasi.
Image Removed
Kutsut vaiheeseen 2 näkyvät My Submission(s) -osiossa (Omat lähetykset), johon pääsee vasemmassa reunassa Manage my area -sarakkeessa (Hallinnoi omaa aluetta) olevasta valikosta. Voit käyttää myös näytön oikeassa reunassa kutsuluettelon yläpuolella olevaa hakukenttää.
Image Removed
Ensisijainen / muu yhteyshenkilö näkee jokaisen kutsun osalta menettelyn viitenumeron, kutsun tilan (vastaanotettu (received), kuitattu (acknowledged), määräajan, osan (jos menettely on jaettu osiin), menettelyn nimen, menettelyn tyypin ja vaiheen.
Action-valikko (Toiminto), jonka toiminnot vaihtelevat kutsusta ja lähetyksen tilasta riippuen.
Received-tilassa (Vastaanotettu) olevat kutsut:
Image Removed
Acknowledge Receipt (Kuittaa vastaanotetuksi): napsauttamallatästä vahvistat vastaanottaneesi kutsun tarjouksen esittämiseen.kutsumisen vastaanottamista.
Tarjouksen (vaihe 2) eSubmission-palvelussa ilmoitetusta yhteyshenkilöstä tulee Funding & Tenders -portaalissa tarjouksen lähettämisen ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo). Kutsun ensisijaisesta yhteyshenkilöstä ja tarjouksen lähettävästä käyttäjästä (jos eri yhteyshenkilö kuin tarjouksessa) tulee tarjouksen lähettämisen muu yhteyshenkilö (CoCo).
Hakemuksen lähettämisen, kutsun ja tarjouksen lähettämisen muita yhteyshenkilöitä voi lisätä ja poistaa ”Manage Roles” -toiminnon (Hallinnoi rooleja) kautta (ks. alla).
Huomaa, että jokaiselle kutsulle tai lähetykselle voi nimetä vain yhden ensisijaisen yhteyshenkilön.
Hakemuksen lähettämisen (vaihe 1) tai tarjouksen lähettämisen (vaihe 2) ensisijaista yhteyshenkilöä ei voi korvata eikä poistaa.
Kutsun ensisijaisen yhteyshenkilön voivat korvata (ei poistaa) seuraavat henkilöt:
Lisää/poista lähetykseen tai kutsuun liittyviä rooleja seuraavasti:
1 | Valitse lähetyksen tai kutsun oikealla puolella olevasta Action-valikosta (Toiminto) vaihtoehto Manage Roles (Hallinnoi rooleja). |
2 | Napsauta Edit Roles ‑painiketta(Muokkaa rooleja). Image Added |
3 | Kutsun ensisijaisen yhteyshenkilön voi muuttaa ja lähetykselle tai kutsulle voi lisätä uuden muun yhteyshenkilön Add Roles -painikkeen avulla. |
4 | Lisää nykyisen ensisijaisen yhteyshenkilön korvaavan uuden henkilön tiedot taiuuden muun yhteyshenkilön tiedot ja napsauta Tallenna-painiketta. Image Added Jos kutsun ensisijainen yhteyshenkilö korvataan, uuden ensisijaisen yhteyshenkilön nimittävä henkilö saa tallentamisen jälkeen vahvistusviestin. Image Added Kun kutsulle nimetään uusi ensisijainen yhteyshenkilö, edeltävän uuden ensisijaisen yhteyshenkilön rooli ja oikeudet peruutetaan (edellinen ensisijainen yhteyshenkilö menettää pääsyoikeudet) ja ne annetaan välittömästi uudelle ensisijaiselle yhteyshenkilölle. |
5 | Voit poistaa muun yhteyshenkilön napsauttamalla nimen vieressä olevaa poistamiskuvaketta. Kutsun ensisijaisen yhteyshenkilön voi vain korvata, ei poistaa. Image Added |
Anchor | ||||
---|---|---|---|---|
|
Tämä osio koskee vain tarjousperusteisia neuvottelumenettelyjä ja innovaatiokumppanuuksia
Acknowledged-tilassa (Kuitattu) olevat kutsut:
Image Removed
Draft-tilassa (Luonnos) olevat tarjoukset:
Submitted-tilassa (Lähetetty) olevat tarjoukset:
Withdrawn-tilassa (Peruutettu) olevat tarjoukset:
Tämä osio koskee vain tarjousperusteisia neuvottelumenettelyjä, joissa on useampi kuin yksi kierros vaiheessa 2.
Jos hankintaviranomainen pyytää sinua toimittamaan tarkistetun tarjouksen eSubmission-palvelun kautta, ensisijainen tai muu yhteyshenkilö saa ilmoituksen Funding & Tenders -portaalista.
Tarkistetun tarjouksen jättäminen edellyttää, että ensisijainen tai muu yhteyshenkilö on kuitannut tarjouspyynnön vastaanottamisen. Kuittauksen jälkeen ensisijainen/muu yhteyshenkilö ohjataan automaattisesti eSubmissioniin, jossa tarjouksen jättämisen voi aloittaa napsauttamalla Uusi lähetys. Lisätietoa tarjouksen jättämisestä seuraavilla kierroksilla on oppaassa Neuvottelumenettelyjen pikaopas – 2. kierros / seuraavat kierrokset.
Kun yhteyshenkilö on kirjautunut Funding & Tenders -portaaliin, hän pääsee tälle sivulle napsauttamalla oikeassa yläkulmassa näkyvää hälytyskellokuvaketta.
Image Modified
Tältäsivulta löytyvät seuraavat ilmoitukset:
Yhteyshenkilöt voivat valita Funding & Tenders -portaalista saamiensa sähköposti-ilmoitusten lähetystiheyden Preferences-välilehdellä (Asetukset) kohdassa Manage all notifications (Hallinnoi kaikkia ilmoituksia) (näkyy ilmoitusluettelon alapuolella). Valinnasta Valinnastasi riippumatta kaikki saamasi ilmoitukset näkyvät aina My notifications ‑osiossa-osiossa (Omat ilmoitukset).
Tätä vasemmalla Manage My Area -kohdan (Hallinnoi omaa aluetta) alla olevaa osiota ei toistaiseksi käytetä hankintamenettelyissä.