Stručný návod pre dvojfázové postupy verejného obstarávania – 1. fáza

(užšie súťaže, súťažné konania s rokovaním a súťaže návrhov)

Stručné príručky boli aktualizované s cieľom zohľadniť nový proces uverejňovania postupov s oznámením o vyhlásení verejného obstarávania, ktorý sa vzťahuje na všetky nové postupy uverejnené od 25. októbra 2023. Táto aktualizovaná verzia je v súčasnosti k dispozícii len v angličtine. Čoskoro budú k dispozícii preklady do všetkých jazykov EÚ.

s rokovaním, súťažné dialógy, inovatívne partnerstvá a súťaže návrhov)

Začíname

Vitajte v aplikácii eSubmission.

Aplikácia eSubmission umožňuje hospodárskym subjektom elektronicky reagovať na postupy verejného obstarávania EÚ tým, že im poskytuje možnosť vypracovať a štruktúrovane a zabezpečene elektronicky zaslať podanie (v tomto prípade žiadosť o účasť).

Tento stručný návod sa týka iba prvej fázy dvojfázových postupov verejného obstarávania. V tejto fáze môžu hospodárske subjekty podať predložiť žiadosť o účasť. Stručné návody pre druhú fázu dvojfázových postupov verejného obstarávania, ako aj návody pre iné  iné postupy verejného obstarávania možno nájsť na platforme wiki pre elektronické obstarávanie na portáli financovania a ponúk, sú k dispozícii na portáli Funding & Tenders (ďalej len portál financovania a ponúk) v sekcii venovanej elektronickému zadávaniu verejných zákaziek (eProcurement wiki).

Ako hospodársky subjekt môžete:

• zakódovať vložiť svoju reakciu odpoveď na výzvu inštitúcie, orgánu, úradu alebo orgánu agentúry EÚ,

• zasielať podklady zabezpečeným spôsobom,

• zobraziť alebo dokončiť uložený konceptnávrh žiadosti,

• vymazať koncept predkladaných podkladovnávrh žiadosti,

• získať doklad o predložení o predložení (Submission Receipt, potvrdenie o predloženío predložení),

• stiahnuť prekladané podklady prekladanú žiadosť pred uplynutím lehoty na podanie žiadostí o účasť,

• získať doklad o stiahnutí o stiahnutí (Withdrawal Receipt, potvrdenie o stiahnutío stiahnutí).

Prečítajte si systémové požiadavky.

Image Modified

Nájdete ich na úvodnej stránke aplikácie eSubmission a na stránke Zmluvné strany v časti s prílohami.

Ako získať technickú pomoc?

Ak potrebujete pomoc, náš asistenčný podporný tím je vám k dispozícii od 8.00 do 20.00 hod. 00 h SEČ/SELČ (bruselského času).

 Image Modifiedec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 Image Modified+32 32 (0)  2297106322971063

 Asistenčný  Náš podporný tím funguje komunikuje len v angličtine.

Ako získať prístup k aplikácii eSubmission?

Do aplikácie eSubmission sa vždy dostanete pri každom postupe v súvislosti s postupom verejného obstarávania . Postupy verejného obstarávania sa uverejňujú(výzva na predkladanie ponúk). Uverejnené výzvy na predkladanie ponúk európskych inštitúcií, orgánov, úradov a agentúr nájdete:

• na portáli Funding & Tenders (ďalej len „portál financovania a ponúk“)financovania a ponúk,

• v aplikácii v aplikácii TED eTendering (pre výzvy na predkladanie ponúk uverejnené pred 25. októbrom 2023).

Čo

treba na používanie aplikácie eSubmission?

Na používanie aplikácie eSubmission je potrebná registrácia v autentifikačnej Musíte byť zaregistrovaný(-á) v autentifikačnej službe Európskej komisie (EU Login), aby ste mohli používať aplikáciu eSubmission a reagovať na výzvu na predkladanie ponúk uverejnenú na portáli financovania a ponúk. 

Aby ste mohli Ak chcete reagovať na postup verejného obstarávania uverejnený na platforme EÚ pre elektronické obstarávanie TED eTendering, budete potrebovať aj konto na platforme výzvu na predkladanie ponúk uverejnenú pred 25. októbrom 2023, potrebujete aj účet v aplikácii TED eTendering.

Aby ste mohli pri elektronickom predkladaní ponuky identifikovať svoju organizáciu, musí byť zaregistrovaná v registri organizácií Komisie (register účastníkov) a mať pridelený tzv. PIC (identifikačný kód účastníka). Viac informácií o kóde o kóde PIC nájdete tu.  Registrovať sa môže bezplatne akákoľvek organizácia.

EU Login

EU Login je vstupnou bránou na prihlásenie sa do rôznych služieb a/alebo systémov Európskej komisie. Ak ešte konto EU Login nemáte, môžete si ho vytvoriť.

Viac informácií nájdete v  pomocníkovi služby EU Login.

Platforma TED eTendering

Portál Funding & Tenders (Financovanie a výzvy na predkladanie ponúk

)

Portál financovania a ponúk

Portál financovania a ponúk je jednotné miesto vstupu (jednotná oblasť výmeny elektronických údajov) pre účastníkov a expertov v rámci programov financovania a verejných súťaží riadených Európskou komisiou a inými inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami EÚ.

Účastníci môžu na portáli financovania a ponúk:

• vyhľadávať príležitosti výzvy EÚ v rámci programov financovania alebo postupov verejného obstarávania EÚ,,

• prihlásiť sa na odber výziev na predkladanie ponúk,
• prezrieť si súťažné podklady,
• vytvoriť a odoslať otázku, 

• zaregistrovať sa v registri účastníkov, 

• získať prístup do aplikácie eSubmission,

• získať prístup k potvrdeniam o predložení (Submission Receipt, k dokladu o predloženík potvrdeniam o predložení (doklad o predložení),

• zobraziť, upraviť alebo vymazať koncepty podkladovžiadostí,

• stiahnuť svoje predkladané podklady a získať prístup k potvrdeniu o stiahnutí (Withdrawal Receipt, k dokladu o stiahnutípodanie a získať prístup k potvrdeniu o stiahnutí (doklad o stiahnutí),

• spravovať rolyúlohy.

Register účastníkov

Komisia s cieľom uplatňovať zásadu „jedenkrát a dosť“ zriadila online register organizácií zúčastňujúcich sa na výzvach EÚ na predkladanie ponúk alebo návrhov: , vďaka ktorému stačí údaje o účastníckej organizácii stačí zadať len raz. Po registrácii dostane každá organizácia jedinečný identifikačný kód účastníka (PIC). Na tejto stránke zistíte, ako získať kód PIC v  registri účastníkov.

Ako vypracovať žiadosť o účasť v aplikácii

eSubmission

Každý hospodársky subjekt môže podať žiadosť o účasť prostredníctvom odkazu na platformu TED eTendering portál financovania a ponúk, ktorý sa uvádza v oznámení o vyhlásení verejného obstarávania/v oznámení o vyhlásení súťaže návrhov.

Prípadne môžete na vyhľadanie postupu využiť portál financovania a ponúk (použite funkciu vyhľadávania v ľavom hornom rohu obrazovky) – po kliknutí na názov postupu budete presmerovaní na platformu TED eTendering.

Image Removed

Na platforme TED eTendering sa najprv musíte prihlásiť do svojho konta a potom kliknúť na tlačidlo Predložiť žiadosť o účasť. Následne budete presmerovaní na portál eSubmission.

Image Removed

     Image Added 

Na portáli financovania a ponúk treba kliknúť na tlačidlo Prejsť na podanie (Access submission),ktoré Vás presmeruje vás na portál eSubmission za predpokladu, že ste prihlásený prostredníctvom svojho konta EU Login.

 Image Added 

Najprv si musíte prečítať a prijať podmienky a potvrdiť, že ste si prečítali a pochopili oznámenie o ochrane osobných údajov.

V aplikácii eSubmission V aplikácii elektronického predkladania kliknite na tlačidlo Nové predloženie ponuky, čím začnete s vypracovaním novej ponukyžiadosti, alebo na tlačidlo Vrátiť sa k návrhu k návrhu, čím sa vrátite k návrhu ponukyžiadosti, ktorú ste začali pripravovať už začali vypracúvaťskôr. K návrhu sa môžete vrátiť aj cez portál financovania a ponúk ([viac informácií nájdete v oddiele Správa podaní (Manage submissions) na portáli financovania a ponúk v tomto návode)a ponúk v tomto návode].

Orientácia v aplikácii eSubmission 

Keď začnete vypracúvať ponukužiadosť, v hornej časti obrazovky sa zobrazí čiara, ktorá znázorňuje, v akej fáze postupu sa nachádzate. Táto čiara zobrazuje všetky kroky, ktoré musíte pred podaním žiadosti o účasť vykonať. Takisto podľa Vďaka nej vietetakisto vidíte, v ktorom kroku sa momentálne nachádzate.

Nahraté podklady si môžete kedykoľvek v procese podania zobraziť kliknutím na tlačidlo Dokumenty k ponukek predloženiu ponuky na ľavej strane obrazovky.

Dokumenty sa verejnému obstarávateľovi odošlú až po kliknutí  Verejnému obstarávateľovi sa nič neodošle, až kým na konci postupu nekliknete na tlačidlo Odoslať na konci procesu podania.

Spôsoby predloženia ponuky

Image Removed

Keď začnete vytvárať novú

ponuku, zobrazí sa výzva na zadanie týchto informácií:

žiadosť,systém vás vyzve, aby ste zadali tieto informácie:

Image Added

• akým spôsobom chcete žiadosť o účasť podaťpredložiť: ako samostatné podanie alebo spoločné podanie samostatnú ponuku alebo spoločnú ponuku,
• či bude ponuka zahŕňať subdodávky,
• v akom jazyku sa podanie ponuka vypracúva.

Po výbere možností kliknite na tlačidlo Ďalej v dolnej časti stránky.

Zmluvné strany

V tejto časti musíte identifikovať organizácie, ktoré sú súčasťou vašej ponuky sa podieľajú na vašej žiadosti (účastníkov).  Kliknite na tlačidlo Nová zmluvná strana a vyberte druh a vyberte typ účastníka: hlavný účastník (v prípade samostatnej ponuky), vedúci skupiny alebo člen skupiny (v prípade spoločnej ponuky) alebo subdodávateľ (v príslušnom prípade).

Všetci účastníci okrem subdodávateľov sa musia byť identifikovaní identifikovať kódom PIC – identifikačným kódom účastníka. Ak chcete skontrolovať, či daný subjekt už má kód PIC (a teda je už zaregistrovaný v registri účastníkov), použite tlačidlo Vyhľadať. Vyhľadávať môžete podľa kódu PIC, IČ pre DPH, vnútroštátneho registračného čísla a krajiny. Ak chcete vyhľadávať podľa IČ pre DPH alebo vnútroštátneho registračného čísla, musíte vybrať zvoliť aj krajinu.

Ak sa prostredníctvom vyhľadávania nezobrazia vyhľadávanie nezobrazí žiadne výsledky, organizácia sa musí zaregistrovať, aby získala kód PIC.  Po získaní kódu PIC sa vráťte do aplikácie eSubmission, vyhľadajte podľa kódu PIC a vyberte zobrazenú organizáciu.

Zobrazia sa údaje spojené s daným kódom PIC v registri účastníkov a výzva na poskytnutie týchto povinných údajov/podkladov a systém vás vyzve, aby ste uviedli tieto povinné údaje/dokumenty:

• v prípade hlavného účastníka alebo vedúceho skupiny:
• kontaktná osoba (meno a e-mailová adresa),
• IBAN/číslo bankového účtu,
• v prípade všetkých účastníkov: čestné vyhlásenie (riadne vyplnené a podpísané) v časti s prílohami.
  

V časti Kontaktná osoba môže používateľ uviesť seba (meno je už vopred vyplnené) alebo inú osobu ako kontaktnú osobu pre žiadosť o účasť. Kontaktnej osobe bude na portáli financovania a ponúk priradená rola úloha hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact, PCoCo) a používateľovi podávajúcemu predkladajúcemu žiadosť o účasť (ak sa líši od kontaktnej osoby) rola úloha koordinátora (Coordinator Contact, CoCo). 

Ak hlavný koordinátor nemá konto EU Login, automaticky sa vytvorí dočasné konto EU Login na základe e-mailovej adresy kontaktnej osoby, a táto osoba sa e-mailom vyzve na dokončenie registrácie EU Login. Výzva bude mať podobu automatickej systémovej správy bez odkazu na verejné obstarávanieverejnú súťaž. 

V časti s prílohami každého účastníka môžete nahrať podklady účastníka týkajúce sa kritérií vylúčenia a podmienok účasti. Skontrolujte špecifikácie obstarávania a identifikujte podklady, ktoré musí účastník priložiť k ponukek žiadosti.

Po skončení kliknite na tlačidlo Hotovo. 

Po dokončení ukončení kroku Spôsoby predloženia ponuky už nemožno zmeniť štruktúru zo spoločnej ponuky na samostatnú ponuku, ani naopak. Ak chcete upraviť zmeniť štruktúru ponuky žiadosti alebo zmeniť vedúceho skupiny, musíte vytvoriť novú ponuku prepísaním pôvodného návrhu ponuky žiadosť a prepísať návrh žiadosti (všetky zadané údaje a nahraté podklady dokumenty sa vymažú).

Kliknutím na tlačidlo Ďalej prejdite na ďalší krok.

Časti

 Image Modified 

V prípade postupu zloženého z viacerých častí si vyberte časť (časti), v rámci ktorej (ktorých) chcete podať žiadosť o účasť, a kliknite na tlačidlo Ďalej.

Identifikácia účastníkov platí pre ponuku žiadosť ako celok. Ak sa teda zloženie konzorcia v jednotlivých častiach líši, musíte za pre každú časť vypracovať z nich predložiť osobitnú ponukužiadosť.

Správa o predložení ponuky

 Image Modified 

Systém vygeneruje správu o predložení ponuky, ktorá tvorí súčasť ponukyžiadosti. V správe sa uvádzajú všetky podkladydokumenty, ktoré sú súčasťou ponukyžiadosti.

Aplikácia eSubmission automaticky vygeneruje správu o predložení ponuky automaticky vygeneruje a pridá ju k vašej ponukežiadosti. Pred podaním žiadosti o účasť si môžete správu pozrieť na obrazovke alebo si ju stiahnuť na účely archivácie. Správu netreba podpísať a podpísanú potom nahrávať do aplikácie eSubmission.

Ak po zobrazení správy o predložení ponuky považujete ponuku žiadosť za úplnú a pripravené a pripravenú na odoslaniepredloženie, pokračujte kliknutím kliknite na tlačidlo Ďalej.

Správa o predložení ponuky nie je potvrdením ponukypredloženia žiadosti. Ponuku Žiadosť ste ešte neodoslali. Prejdite na ďalší krok a kliknutím na tlačidlo Odoslať dokončite predloženie ponukyžiadosti.

Podanie žiadosti o účasť

Predloženie žiadosti o účasť   

 Image Added Image Removed

Ak ste pripravený(-á) žiadosť o účasť podať, kliknite na tlačidlo Odoslať. V systéme sa zobrazí potvrdzujúca správa.

Ak chcete odoslanie potvrdiť, kliknite na Áno: túto ponuku už nebudete môcť zmeniťKliknite na možnosť Áno, ak chcete žiadosť potvrdiť – potom už nebude možné túto žiadosť meniť.

Upozorňujeme, že systém vám neumožní ponuku žiadosť predložiť, ak uplynula lehota na podanie žiadosti o účasť.

Na e-mailovú adresu hlavného koordinátora/koordinátora bude zaslaná e-mailová notifikácia. Bude obsahovať odkaz na portál financovania a ponúk, na ktorom môže hlavný koordinátor/koordinátor nájsť potvrdenie o predložení ponuky. Upozorňujeme, že budú informovaní vlastníci kódu PIC, ktorý ste použili na účely predloženia ponukyžiadosti.

Potvrdenie o predložení ponuky je doklad potvrdzujúci dodržanie lehoty na predkladanie ponúkpredloženie žiadostí.

Správa úloh (Manage roles) na portáli financovania a ponúk

Kontaktnej osobe uvedenej v aplikácii eSubmission sa pri podávaní žiadosti o účasť priradí rola úloha hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact, PCoCo) predloženia žiadosti o účasť a výzvy na účasť na druhej fáze na portáli financovania a ponúk. Pre každé podanie môže existovať len jeden hlavný koordinátor.Hlavného koordinátora nie je možné zmeniť prostredníctvom portálu. Ak je potrebné vymenovať nového hlavného koordinátora, obráťte sa na verejného obstarávateľa.Používateľovi podávajúcemu žiadosť o účasť Používateľovi predkladajúcemu žiadosť (ak sa líši od kontaktnej osoby ) je priradená rola uvedenej v žiadosti) sa priradí úloha koordinátora (Coordinator Contact, CoCo) predloženia žiadosti a výzvy na účasť na druhej fáze, ak úlohu neodstránil hlavný/iný koordinátor predloženia žiadosti medzi tým ako verejný obstarávateľ otvoril žiadosti a doručením výzvy na účasť na druhej fáze.

Ďalších koordinátorov je možné podania možno pridať alebo vymazať na portáli financovania a ponúk, až keď verejný obstarávateľ otvorí žiadosti o účasť, pričom táto možnosť je k dispozícii do vtedy, kým verejný obstarávateľ nevyzve vybratých záujemcov na predloženie ponuky:

V rozbaľovacom menu Action (Úkony) v pravej časti podania žiadosti o účasť kliknite na možnosť Manage Roles (Správa úloh

odstrániť kliknutím na tlačidlo Správa úloh (Manage Roles) (pozri ďalej).

Upozorňujeme, že každá výzva alebo predloženie môže mať len jedného hlavného koordinátora. Hlavného koordinátora predloženia žiadosti (prvá fáza) nemožno zmeniť ani odstrániť cez portál financovania a ponúk (ak potrebujete zmeniť hlavného koordinátora predloženia, obráťte sa na podporu portálu financovania a ponúk).

Keď bola spustená výzva na účasť na druhej fáze, hlavného koordinátora výzvy na účasť na druhej fáze môže priamo na portáli financovania a ponúk zmeniť LEAR (splnomocnený zástupca právneho subjektu) a správca účtu (už sa netreba obracať na podporu portálu financovania a ponúk).

Ak chcete pridať/odstrániť úlohy predloženia, postupujte podľa týchto krokov:

1	V rozbaľovacom menu Úkony (Action) napravo od predloženia žiadosti o účasť kliknite na možnosť Správa úloh (Manage Roles). Táto možnosť sa zobrazí, až keď verejný obstarávateľ otvorí podané žiadosti o účasť. Image Modified
2	Kliknite na tlačidlo Upraviť úlohy (Edit Roles

(Upraviť úlohy

).  Image Added

Image Removed

• Ak chcete pridať nového koordinátora, kliknite na tlačidlo Add Roles (Pridať úlohy).

Image Removed

Ak chcete vymazať koordinátora, kliknite na ikonu vymazania vedľa jeho mena.

Pridajte podrobnosti

3	Ďalšieho koordinátora  podania možno pridať kliknutím na tlačidlo   Pridať úlohy   (Add roles) .    Image Added
4	Doplňte údaje o osobe, ktorú pridávate ako ďalšieho koordinátora, a kliknite na tlačidlo

OK

Uložiť (Save). Image Modified
5	Ak chcete vymazať koordinátora, kliknite na ikonu koša vedľa jeho mena.   Image Added

    Koordinátor pridaný podľa uvedeného postupu nebude môcť predložiť ponuku, ak už verejný obstarávateľ zaslal výzvy týkajúce sa druhej fázy. Ponuku budú môcť predložiť len hlavní koordinátori/koordinátori, ktorí dostali výzvu na účasť na druhej fáze, alebo koordinátori, ktorí boli pridaní prostredníctvom tlačidla akcie Správa úloh (Manage roles (Správa úloh) vo výzve (pozri stručný návod pre druhú fázu dvojfázových postupov).

Správa notifikácií na portáli financovania a ponúka ponúk 

Moje notifikácie (My notifications