Neuvottelumenettelyjen pikaopas – 2. kierros / seuraavat kierrokset

(neuvottelumenettelyt ja tarjousperusteiset neuvottelumenettelyt ilman julkaisua)

Alkusanat

Tämä pikaopas käsittelee neuvottelumenettelyjen ja ilman julkaisua järjestettävien tarjousperusteisten neuvottelumenettelyjen jatkokierroksia, joita varten hankintaviranomainen on pyytänyt tarjoajia esittämään tarkistetun tarjouksen eSubmissionin kautta (huomaa, että hankintaviranomainen ei välttämättä pyydä tarkistettua tarjousta tai se pyytää lähettämään tarkistetun tarjouksen eSubmissionin ulkopuolella)).   Pikaopas neuvottelumenettelyjen alustavia tarjouksia varten sekä oppaat muita hankintamenettelyjä varten löytyvät Funding & Tenders -portaalin eProcurement wikistä.

Jos olet talouden toimija, voit eSubmission-palvelussa

• laatia osallistumishakemuksen tai tarjouksen EU:n toimielimen tai muun elimen järjestämässä menettelyssä
• lähettää tarjouksen/hakemuksen turvallisesti
• tallentaa luonnoksen ja palata muokkaamaan sitä
• poistaa tarjouksen/hakemuksen luonnoksen
• saada vahvistuksen tarjouksen/hakemuksen toimittamisesta (Submission Receipt)
• peruuttaa lähetetyn tarjouksen/hakemuksen ennen menettelyn määräajan päättymistä
• saada vahvistuksen peruuttamisesta (Withdrawal Receipt).

Tutustu järjestelmävaatimuksiin ennen aloittamista.

Image Modified

Ne löytyvät sekä eSubmission-palvelun etusivulta että Osapuolet-välilehdellä olevista liitteistä.

Tekninen tuki

Jos tarvitset apua, ota yhteyttä käyttötukeen (klo 8.00–20.00 Keski-Euroopan aikaa).

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0)2 297 1063

 Käyttötuen kanssa voi asioida vain englanniksi.

Tarjouksen laadinta eSubmissionissa

Jos hankintaviranomainen pyytää sinua toimittamaan tarkistetun tarjouksen, saat ilmoituksen Funding & Tenders -portaalista.

Ilmoitus lähetetään:

• sen yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen, joka on annettu viimeisimmän tarjouksen lähettämisen yhteydessä (ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo))

• kaikkien niiden sähköpostiosoitteisiin, jotka ovat muiden yhteyshenkilöiden (Coordinator Contact, CoCo) asemassa kutsua lähetettäessä, ts. he ovat saaneet muun yhteyshenkilön roolin jollakin seuraavista tavoista eikä roolia ole poistettu ”Manage Roles”(Hallinnoi rooleja) -toiminnolla:
  • kaikki aikaisemmissa tarjouksissa mutta ei viimeisimmässä tarjouksessa ilmoitetut yhteyshenkilöt
  • kaikki yhteyshenkilöt, joiden EU Login -tiliä käytettiin alustavan ja tarkistetun tarjouksen jättämisessä
  • kaikki ”Manage Roles”(Hallinnoi rooleja) -toiminnolla lisätyt yhteyshenkilöt.

Ilmoituksia pääsee tarkastelemaan myös rahoitus- ja tarjouskilpailuportaalin My notifications (Omat ilmoitukset)-osiossa.

Tarkistetun tarjouksen jättäminen jatkokierrokselle edellyttää, että ensisijainen tai muu yhteyshenkilö on kuitannut tarjouspyynnön vastaanottamisen.

• Hae menettely My Invitations -kohdassa (Omat kutsut) Funding & Tenders -portaalissa.
• Vahvista tarjouspyynnön vastaanottaminen napsauttamalla menettelyn Action-valikosta Acknowledge Receipt (Toiminto – Kuittaa vastaanotetuksi). Pyynnön tilaksi tulee Acknowledged (Kuitattu).

Kuittauksen jälkeen sinut ohjataan automaattisesti eSubmissioniin, jossa voit aloittaa tarjouksen jättämisen napsauttamalla Uusi lähetys (New submission).

Sen voi aloittaa myös myöhemmin:

• Kirjaudu Funding & Tenders -portaaliin tarjouksessa ilmoitetun ensisijaisen yhteyshenkilön EU Login -käyttäjätilillä tai, jos eri, sillä EU Login -käyttäjätilillä, jota käytettiin tarjouksen lähettämisessä (muu yhteyshenkilö) tai muun sellaisen yhteyshenkilön kautta, joka on lisätty Funding & Tenders -portaalin ”Manage Roles” -toiminnon (Hallinnoi rooleja) kautta. Lisätietoa on tämän oppaan luvussa Roolien hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa.
• Mene My Invitations(Omat kutsut)-osioon ja hae menettely.
• Napsauta menettelyn Action-valikosta (Toiminto) Start new submission (Aloita uusi lähetys). Sinut ohjataan eSubmissioniin.

Kun olet eSubmissionissa, napsauta Uusi lähetys, jos haluat aloittaa uuden lähetyksen laatimisen. Jos taas haluat jatkaa aiemmin aloittamaasi lähetystä, napsauta Palaa luonnokseen. Voit palata luonnokseesi myös Funding & Tenders -portaalin kautta (lisätietoja on tämän oppaan osiossa Lähetysten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa ).

Navigointi eSubmission-palvelussa

Kun olet aloittanut tarjouksen laadinnan, voit seurata prosessin etenemistä näytön yläreunassa olevan janan avulla. Siinä näkyvät kaikki vaiheet, jotka on käytävä läpi ennen kuin voit lähettää tarjouksesi. Lisäksi näet, missä vaiheessa olet menossa.

Menettelyn aikana voit milloin tahansa tarkistaa, mitkä asiakirjat olet jo lisännyt. Napsauta tätä varten kohtaa Lähetyksen asiakirjat näytön vasemmassa reunassa.

Hankintaviranomaiselle ei lähetetä mitään ennen kuin olet napsauttanut Lähetä-painiketta prosessin päätteeksi.

Osapuolet

Tässä vaiheessa ainoastaan Yhteyshenkilö-osio on muokattavissa.

Käyttäjä, joka käynnistää tarjouksen eSubmission-palvelussa, voi ilmoittaa yhteyshenkilöksi joko itsensä (nimi esitäytetty) tai toisen henkilön. Jos toisella henkilöllä ei ole EU Login -tiliä, luodaan yhteyshenkilön sähköpostiosoitteelle automaattisesti väliaikainen EU Login -käyttäjätili, ja kyseiselle henkilölle lähetetään sähköpostilla pyyntö täydentää EU Login -rekisteröinti. Pyyntö lähetetään automaattisena viestinä, jossa ei ole viittausta menettelyyn.

Tässä nimetty yhteyshenkilö on Funding & Tenders -portaalissa ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo), ja käyttäjä, joka jättää tarjouksen (jos eri kuin yhteyshenkilö) on muu yhteyshenkilö (Coordinator Contact, CoCo). 

Siirry seuraavaan vaiheeseen napsauttamalla Seuraava.

Tarjouksen tiedot

Tässä osiossa on ilmoitettava tarjouksen kokonaishinta (vain, jos ratkaisuperusteena on alhaisimmat kustannukset ja alhaisin hinta) samassa muodossa kuin näytöllä näkyvässä esimerkissä ja/tai vahvistettava, täyttääkö tarjous hankinta-asiakirjoissa asetetut vähimmäisvaatimukset vai ei.

Image Modified

Jos vahvistat, että tarjouksesi ei täytä vähimmäisvaatimuksia, sinua pyydetään selittämään sen syy. Vaatimuksia koskeva vahvistus ja selitys näkyvät lähetysraportissa.

Napsauta Tallenna-painiketta, minkä jälkeen voit ladata hintatarjouksen ja mahdollisen teknisen tarjouksen, jos hankintaviranomainen sitä tarjouseritelmässä edellyttää. Voit ladata hintatarjouksen ja teknisen tarjouksen useampana tiedostona. 

Kun katsot, että tarjouksen tiedot on annettu oikein ja tarjous on valmis, napsauta Seuraava. Tämä painike on käytettävissä vasta sitten, kun kaikki pakolliset tiedot ja asiakirjat on annettu.

Tarjousluonnosta ja siihen liittyviä asiakirjoja ei lähetetä vielä tässä vaiheessa.

Lähetysraportti

Kaikkiin tarjouksiin/hakemuksiin liittyy lähetysraportti, jossa luetellaan lähetykseen sisältyvät asiakirjat.

eSubmission luo tämän lähetysraportin automaattisesti ja lisää sen lähetykseesi. Voit tarkastella raporttia näytöllä tai ladata sen omalle laitteellesi ennen tarjouksen lähettämistä. Raporttia ei tarvitse allekirjoittaa eikä ladata eSubmissioniin.

Jos katsot, että tarjous on valmis lähetettäväksi, napsauta Seuraava-painiketta.

Lähetysraportti ei ole todistus lähetyksen toimittamisesta. Tässä vaiheessa lähetystä ei ole vielä lähetetty. Jatka seuraavaan vaiheeseen ja viimeistele lähetys napsauttamalla Lähetä.

Tarjouksen lähettäminen

Kun olet valmis lähettämään tarjouksesi, napsauta Lähetä. Näytölle tulee ilmoitus, jossa pyydetään vahvistamaan lähettäminen.

Napsauta Kyllä, jos haluat vahvistaa sen. Tämän jälkeen et enää voi muuttaa kyseistä tarjousta.

Huomaa, että järjestelmä ei anna sinun lähettää tarjousta, jos tarjousten vastaanottamiselle asetettu määräaika on päättynyt.

Järjestelmä lähettää sähköposti-ilmoituksen ensisijaisen yhteyshenkilön (PCoCo) sekä kaikkien tarjouksessa mainittujen muiden yhteyshenkilöiden (CoCo) EU Login -käyttäjätiliin liittyvään sähköpostiosoitteeseen.Ilmoitusviesti sisältää linkin Funding & Tenders -portaaliin, jossa on nähtävissä toimitusvahvistus. 

Toimitusvahvistus on todistus siitä, että tarjous/hakemus on toimitettu määräaikaan mennessä.

Roolien hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa

Tarkistetun tarjouksen eSubmission-palvelussa ilmoitetusta yhteyshenkilöstä tulee Funding & Tenders -portaalissa tarkistetun tarjouksen lähettämisen ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo). Jokaiselle lähetykselle voidaan nimetä vain yksi ensisijainen yhteyshenkilö.

Käyttäjä, joka lähettää tarkistetun tarjouksen (jos muu kuin yhteyshenkilö eSubmissionissa), on muu yhteyshenkilö (Coordinator Contact, CoCo)).

Muita yhteyshenkilöitä (CoCo) voidaan lisätä ja poistaa Funding & Tenders -portaalissa sen jälkeen, kun hankintaviranomainen on avannut tarkistetut tarjoukset ja ennen kuin se (mahdollisesti) lähettää kutsut seuraavalle tarjouskierrokselle:

• Valitse tarkistetun tarjouksen oikealla puolella olevasta Action-valikosta (Toiminto) vaihtoehto Manage Roles (Hallinnoi rooleja). Tämä vaihtoehto näkyy vasta kun hankintaviranomainen on avannut tarkistetut tarjoukset.

• Napsauta  Edit Roles ‑painiketta (Muokkaa rooleja).

• Lisää uusi muu yhteyshenkilö (CoCo) napsauttamalla Add Roles -painiketta (Lisää rooleja).

Voit poistaa muun yhteyshenkilön napsauttamalla nimen vieressä olevaa poistamiskuvaketta.

• Lisää uuden yhteyshenkilön tiedot ja napsauta Ok.

  Jos muu yhteyshenkilö on lisätty edellä kuvatulla tavalla sen jälkeen, kun hankintaviranomainen on lähettänyt kutsun seuraavalle neuvottelukierrokselle2, hän ei voi jättää tarjousta kyseisellä kierroksella. Ainoastaan ensisijaiset ja muut yhteyshenkilöt, jotka ovat saaneet kutsun, tai muut yhteyshenkilöt, jotka on lisätty kutsussa olevan ”Manage Roles” -toiminnon (Hallinnoi rooleja) kautta, voivat jättää tarjouksen.

Lähetysten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa

Funding & Tenders -portaali on yhden luukun asiointipiste kaikille, jotka osallistuvat Euroopan komission ja EU:n muiden elinten hallinnoimiin rahoitusohjelmiin ja tarjouskilpailuihin.

Funding & Tenders -portaalin omalla alueellasi voit

• tarkastella tarjouspyyntöjäsi
• kuitata kutsun vastaanotetuksi
• aloittaa uuden tarjouksen tekemisen
• tarkastella, muokata ja poistaa tarjousluonnoksia
• peruuttaa lähetettyjä tarjouksia
• tarkastella toimitus- ja peruutusvahvistuksia (todisteet siitä, että tarjous on lähetetty/peruutettu) (Submission/Withdrawal Receipt)
• hallinnoida rooleja

Ensisijainen tai muu yhteyshenkilö pääsevät omalle alueelleen Funding & Tenders -portaalissa napsauttamalla etusivun oikeassa yläkulmassa olevaa Login-painiketta ja syöttämällä EU Login -käyttäjätunnuksensa ja salasanansa.

View Invitation(s) (Näytä kutsut)

Kutsut seuraaville kierroksille ovat ensisijaisen ja muiden yhteyshenkilöiden nähtävissä My Submission(s) -osiossa (Omat lähetykset), johon pääsee vasemmassa reunassa Manage my area -sarakkeessa (Hallinnoi omaa aluetta) olevasta valikosta. Voit käyttää myös näytön oikeassa reunassa kutsuluettelon yläpuolella olevaa hakukenttää.

My Invitation(s) -osio (Omat kutsut)

Ensisijainen yhteyshenkilö / muu yhteyshenkilö (PCoCo/CoCo) näkee jokaisen kutsun osalta menettelyn viitenumeron, lähetyksen määräajan, kutsun tilan (vastaanotettu (received), kuitattu (acknowledged)), menettelyn nimen, menettelyn tyypin ja kierroksen.

Action-valikosta ensisijainen tai muu yhteyshenkilö voivat valita seuraavat toiminnot kutsun ja lähetyksen kulloisenkin tilan mukaan.

Received-tilassa (Vastaanotettu) olevat kutsut:

• Acknowledge Receipt (Kuittaa vastaanotetuksi): napsauttamallatästä vahvistat vastaanottaneesi kutsun tarjouksen esittämiseen.
• Manage Roles (Hallinnoi rooleja):  voit tarkastella ja hallinnoida pääsyä kutsuihisi (esimerkiksi lisätä tai poistaa henkilöitä, joilla on sinun lisäksesi oikeus suorittaa edellä kuvattuja toimia vastaanottamillesi kutsuille).

Acknowledged-tilassa (Kuitattu) olevat kutsut:

• Start New Submission (Aloita uusi lähetys): napsauttamalla tästä  voit aloittaa uuden tarjouksen.
• Manage Roles (Hallinnoi rooleja):  voit tarkastella ja hallinnoida pääsyä kutsuihisi (esimerkiksi lisätä tai poistaa henkilöitä, joilla on sinun lisäksesi oikeus suorittaa edellä kuvattuja toimia vastaanottamillesi kutsuille).

Jos haluat tarkastella ja hallinnoida tarjouksia tietyn kutsun perusteella, napsauta Submission(s)-linkkiä.
Kunkin lähetyksen (poistettuja lukuun ottamatta) oikealla puolella näkyy Action-valikko (Toiminto), jonka toiminnot vaihtelevat lähetyksen tilasta riippuen.

Draft-tilassa (Luonnos) olevat tarjoukset:

• • • Edit (Muokkaa): eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Voit nyt muokata tarjousta/hakemusta.
    • View (Näytä):  eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Et voi muokata tarjousta/hakemusta, koska se näytetään pelkässä lukutilassa. 
    • Delete (Poista):  tarjous-/hakemusluonnos poistetaan Funding & Tenders -portaalista.

Submitted-tilassa (Lähetetty) olevat tarjoukset:

• • • View Receipt (Näytä vahvistus): toimitusvahvistus avautuu näytölle.
    • Withdraw (Peruuta) (käytettävissä vain ennen tarjouksen/hakemuksen jättämisen määräaikaa):  ilmoita peruutuksen syy ja vahvista peruutus napsauttamalla Withdraw-painiketta (Peruuta). Kun tarjous/hakemus on peruutettu, sitä ei voi enää tarkastella, muokata eikä lähettää uudelleen.

Withdrawn-tilassa (Peruutettu) olevat tarjoukset:

• • • View Withdrawal Receipt (Näytä peruutusvahvistus): näytölle avautuu peruutusvahvistus.

Deleted-tilassa (Poistettu) olevat tarjoukset:
Action-valikko (Toiminto) ei ole käytettävissä tarjouksille, joiden tila on Deleted (Poistettu). Poistettuja luonnoksia ei saa enää takaisin. 

Ilmoitusten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa

My notifications (Omat ilmoitukset)

Kun yhteyshenkilö on kirjautunut Funding & Tenders -portaaliin, hän pääsee tälle sivulle napsauttamalla oikeassa yläkulmassa näkyvää hälytyskellokuvaketta.

Tältä sivulta löytyvät seuraavat ilmoitukset:

• Submission Receipt (toimitusvahvistus eli todiste siitä, että tarjous on lähetetty)
• Withdrawal Receipt (peruutusvahvistus eli todiste siitä, että tarjous on peruutettu)

Yhteyshenkilöt voivat valita Funding & Tenders -portaalista saamiensa sähköposti-ilmoitusten lähetystiheyden Preferences-välilehdellä (Asetukset) kohdassa Manage all notifications (Hallinnoi kaikkia ilmoituksia) näkyy ilmoitusluettelon alapuolella. Valinnastasi riippumatta kaikki saamasi ilmoitukset näkyvät aina My notifications -osiossa (Omat ilmoitukset).

My Formal Notification(s) (Omat viralliset ilmoitukset)

Tätä vasemmalla Manage My Area -kohdan (Hallinnoi omaa aluetta) alla olevaa osiota ei toistaiseksi käytetä hankintamenettelyissä.