Neuvottelumenettelyjen pikaopas – 2. kierros / seuraavat kierrokset

(neuvottelumenettelyt ja tarjousperusteiset neuvottelumenettelyt ilman julkaisua)

O hjeet alustavan tarjouksen lähettämiseen ovat menettelyn 1. kierrosta koskevassa pikaoppaassa .

Alkusanat

Nämä ohjeet käsittelevät neuvottelumenettelyjen ja ilman julkaisua järjestettävien tarjousperusteisten neuvottelumenettelyjen jatkokierroksia, joita varten hankintaviranomainen on pyytänyt tarjoajia esittämään tarkistetun tarjouksen eSubmissionin kautta (huomaa, että hankintaviranomainen ei välttämättä pyydä tarkistettua tarjousta tai se voi pyytää lähettämään tarkistetun tarjouksen eSubmissionin ulkopuolella). Lisätietoja alustavien tarjousten jättämisestä neuvottelumenettelyissä on neuvottelumenettelyjen ensimmäistä kierrosta koskevassa oppaassa.

Jos olet talouden toimija, voit eSubmission-palvelussa

• laatia tarjouksen tai osallistumishakemuksen EU:n toimielimen tai muun elimen järjestämässä menettelyssä
• lähettää tarjouksen/hakemuksen turvallisesti
• tallentaa luonnoksen ja palata muokkaamaan sitä
• poistaa tarjouksen/hakemuksen luonnoksen
• saada todistuksen tarjouksen/hakemuksen toimittamisesta (Submission Receipt eli toimitusvahvistus)
• peruuttaa lähetetyn tarjouksen/hakemuksen ennen menettelyn määräajan päättymistä
• saada todistuksen peruuttamisesta (Withdrawal Receipt eli peruutusvahvistus).

Tutustu järjestelmävaatimuksiin ennen aloittamista.

Ne löytyvät sekä eSubmission-palvelun etusivulta että Osapuolet -välilehdellä olevista liitteistä.

Tekninen tuki

Jos tarvitset apua, ota yhteyttä käyttötukeen (klo 8.00–20.00 Keski-Euroopan aikaa).

    ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

  +32 (0)2 297 1063

 Käyttötuen kanssa voi asioida vain englanniksi.

Jos hankintaviranomainen pyytää sinua toimittamaan tarkistetun tarjouksen, saat

• sähköpostikutsun
• ilmoituksen Funding & Tenders -portaalissa.

Sähköpostikutsu ja ilmoitus lähetetään

• sen yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen, joka on annettu viimeisimmän tarjouksen lähettämisen yhteydessä (ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo))

• kaikkien niiden sähköpostiosoitteisiin, jotka ovat muiden yhteyshenkilöiden (Coordinator Contact, CoCo) asemassa kutsua lähetettäessä, ts. he ovat saaneet muun yhteyshenkilön roolin jollakin seuraavista tavoista eikä roolia ole poistettu Manage Roles -toiminnolla (Hallinnoi rooleja):
  • kaikki aikaisemmissa tarjouksissa mutta ei viimeisimmässä tarjouksessa ilmoitetut yhteyshenkilöt
  • kaikki yhteyshenkilöt, joiden EU Login -tiliä käytettiin alustavan tai tarkistetun tarjouksen jättämisessä
  • kaikki Manage Roles -toiminnolla lisätyt yhteyshenkilöt.

Ilmoituksiin pääsee Funding & Tenders -portaalissa olevan osion My notifications kautta.

Kutsujen tarkastelu

Kutsuviestissä on linkki, joka johtaa Funding & Tenders -portaalissa olevaan My Invitation(s) -osioon (Omat kutsut). Sinun on kirjauduttava sisään EU Login -tunnuksella. Jos sinulla ei vielä ole EU Login -tiliä, F&T-portaali luo sellaisen automaattisesti.   Lue lisää EU Login -ohjeista .

Kutsut näkyvät My Invitation(s) -osiossa (Omat kutsut), johon pääsee näytön vasemmassa reunassa olevasta valikosta. Voit käyttää myös näytön oikeassa reunassa kutsuluettelon yläpuolella olevaa hakukenttää.

  Jos sinua pyydetään toimittamaan tarkistettu tarjous jatkokierrokselle, saat siitä erillisen kutsun, joka näkyy My Invitation(s) -osiossa (Omat kutsut). Se ei ole osa kutsua, joka on lähetetty menettelyn ensimmäistä kierrosta tai mahdollista jatkokierrosta varten. Uudessa kutsussa olevat tiedot ja asiakirjat poikkeavat aiemmasta kutsusta, ja kutsun Action-valikossa (Toiminto) on uusi linkki tarjouksen lähettämistä varten. Aiempien kutsujen asiakirjat eivät ole mukana uudessa kutsussa, mutta niitä voi edelleen tarkastella aiempien kutsujen kautta.

Kutsun tietoihin ja asiakirjoihin voi tutustua My Invitation(s) -osiossa (Omat kutsut).

  See details -linkin (Näytä tiedot) kautta voit: 

• tarkastella menettelyn tietoja.
  Menettelyyn liittyvät tiedot näkyvät General information -osion (Yleiset tiedot) alapuolella.

• tarkastella rajoitetusti saatavissa olevia hankinta-asiakirjoja.
  Voit tarkastella menettelyyn liittyviä asiakirjoja Restricted documents -osiossa (Rajoitetusti saatavissa olevat asiakirjat). 

Jos asiakirjasta on useita versioita, näytöllä näkyy viimeisin versio. Pudotusvalikosta voi nähdä ja avata edeltäviä versioita. Voit tutustua myös asiakirjan käännöksiin, jos niitä on.

• tarkastella rajoitetusti saatavissa olevia kysymyksiä ja vastauksia. 
  Tässä osiossa voit esittää kysymyksiä menettelystä.

Jos hankintaviranomainen vastaa yksityisesti, vastaus näkyy My Q&A -osiossa (Omat kysymykset ja vastaukset). Jos vastaus annetaan kaikille menettelyyn kutsutuille hakijoille, se näkyy Restricted Q&A -osiossa (Rajoitetusti saatavissa olevat kysymykset ja vastaukset). Lisätietoja on kohdassa Kysymyksen luominen ja lähettäminen Funding and Tenders -portaalissa .

Tarjouksen voi lähettää vain My Invitation(s) -osiosta (Omat kutsut). Menettelyn tietoja koskevalta sivulta ei voi lähettää tarjouksia.

My Invitation(s) -osio (Omat kutsut)

Jokaisesta kutsusta näkee menettelyn viitenumeron, kutsun tilan (vastaanotettu (received), kuitattu (acknowledged)), määräajan, osan (jos menettely on jaettu osiin), menettelyn nimen, menettelyn tyypin ja vaiheen.

Kutsun tai tarjouksen/hakemuksen Action-valikosta (Toiminto) voi suorittaa eri toimintoja kutsun tai tarjouksen/hakemuksen tilasta riippuen.

Received-tilassa (Vastaanotettu) olevat kutsut: 

• Acknowledge Receipt (Kuittaa vastaanotetuksi): napsauttamalla tästä vahvistat vastaanottaneesi kutsun esittää tarjous. Painike johtaa eSubmission-portaaliin, jossa voit lähettää tarjouksen.
• Manage Roles (Hallinnoi rooleja): voit tarkastella ja hallinnoida pääsyä kutsuusi (esimerkiksi lisätä tai poistaa henkilöitä, joilla on sinun lisäksesi oikeus tarkastella kutsua ja lähettää tarjous).
• See Details (Tarkastele tietoja): voit tarkastella menettelyyn liittyviä tietoja. (ks. edellä).

Acknowledged-tilassa (Kuitattu) olevat kutsut: 

• Start New Submission (Aloita uusi lähetys): napsauttamalla tästä voit aloittaa uuden tarjouksen.
• Manage Roles (Hallinnoi rooleja): voit tarkastella ja hallinnoida pääsyä kutsuusi (esimerkiksi lisätä tai poistaa henkilöitä, joilla on sinun lisäksesi oikeus tarkastella kutsua ja lähettää tarjous).
• See Details (Tarkastele tietoja): voit tarkastella menettelyyn liittyviä tietoja (ks. edellä).

Jos olet aloittanut tai lähettänyt tarjouksen, näkyvissä on linkki Submission(s) (Lähetykset).

Kunkin lähetyksen oikealla puolella näkyy Action-valikko (Toiminto), jonka toiminnot vaihtelevat tarjouksen/hakemuksen tilasta riippuen.

Draft-tilassa (Luonnos) olevat tarjoukset/hakemukset:

• Edit (Muokkaa): eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Voit nyt muokata tarjousta/hakemusta.
• View (Näytä): eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Et voi muokata tarjousta/hakemusta, koska se näytetään vain luku -tilassa. 
• Delete (Poista): tarjous-/hakemusluonnos poistetaan Funding & Tenders -portaalista.

Submitted-tilassa (Lähetetty) olevat tarjoukset/hakemukset:

• View Receipt (Näytä vahvistus): toimitusvahvistus avautuu näytölle.
• Withdraw (Peruuta) (käytettävissä vain ennen tarjousten jättämisen määräaikaa):  ilmoita peruutuksen syy ja vahvista peruutus napsauttamalla Withdraw-painiketta (Peruuta). Kun tarjous/hakemus on peruutettu, sitä ei voi enää tarkastella, muokata eikä lähettää uudelleen.

Withdrawn-tilassa (Peruutettu) olevat tarjoukset/hakemukset:

• View Withdrawal Receipt (Näytä peruutusvahvistus): näytölle avautuu peruutusvahvistus.

Deleted-tilassa (Poistettu) olevat tarjoukset/hakemukset:

• Action-valikko (Toiminto) ei ole käytettävissä tarjouksille, joiden tila on Deleted. Poistettuja luonnoksia ei saa enää takaisin. 

Tarkistetun tarjouksen jättäminen jatkokierrokselle edellyttää, että ensisijainen tai muu yhteyshenkilö on kuitannut tarjouspyynnön vastaanottamisen.

• Hae menettely My Invitation(s) -kohdassa (Omat kutsut) Funding & Tenders -portaalissa.
• Vahvista tarjouspyynnön vastaanottaminen napsauttamalla menettelyn Action-valikosta Acknowledge Receipt (Toiminto – Kuittaa vastaanotetuksi). Pyynnön tilaksi tulee Acknowledged (Kuitattu).

Kuittauksen jälkeen sinut ohjataan automaattisesti eSubmissioniin, jossa voit aloittaa tarjouksen jättämisen napsauttamalla Uusi lähetys.

Sen voi aloittaa myös myöhemmin:

• Kirjaudu Funding & Tenders -portaaliin.
  

• Mene kohtaan My Invitation(s) (Omat kutsut) ja hae menettely.

• Napsauta menettelyn Action-valikosta (Toiminto) Start New Submission (Aloita uusi lähetys). Sinut ohjataan eSubmissioniin.

Kun olet eSubmissionissa, napsauta Uusi lähetys, jos haluat aloittaa uuden lähetyksen laatimisen. Jos taas haluat jatkaa aiemmin aloittamaasi lähetystä, napsauta Palaa luonnokseen. 

Navigointi eSubmission-palvelussa 

Kun olet aloittanut tarjouksen/hakemuksen laadinnan, voit seurata prosessin etenemistä näytön yläreunassa olevan janan avulla. Siinä näkyvät kaikki vaiheet, jotka on käytävä läpi ennen kuin voit lähettää tarjouksesi/hakemuksesi. Lisäksi näet, missä vaiheessa olet menossa.

Menettelyn aikana voit milloin tahansa tarkistaa, mitkä asiakirjat olet jo lisännyt. Napsauta tätä varten kohtaa   Lähetyksen asiakirjat näytön vasemmassa reunassa.

Hankintaviranomaiselle ei lähetetä mitään ennen kuin olet napsauttanut Lähetä-painiketta prosessin päätteeksi.

Osapuolet

Tässä vaiheessa ainoastaan Yhteyshenkilö -osio on muokattavissa .

Käyttäjä, joka käynnistää tarjouksen eSubmission-palvelussa, voi ilmoittaa yhteyshenkilöksi joko itsensä (nimi esitäytetty) tai toisen henkilön. Jos toisella henkilöllä ei ole EU Login -tiliä, luodaan yhteyshenkilön sähköpostiosoitteelle automaattisesti väliaikainen EU Login -käyttäjätili, ja kyseiselle henkilölle lähetetään sähköpostilla pyyntö täydentää EU Login -rekisteröinti. Pyyntö lähetetään automaattisena viestinä, jossa ei ole viittausta menettelyyn.

Tässä nimetty yhteyshenkilö on Funding & Tenders -portaalissa ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo), ja käyttäjä, joka jättää tarjouksen (jos eri kuin yhteyshenkilö) on muu yhteyshenkilö (Coordinator Contact, CoCo). 

Siirry seuraavaan vaiheeseen napsauttamalla Seuraava.

Tarjouksen tiedot

Tässä osiossa on ilmoitettava tarjouksen kokonaishinta ( vain, jos ratkaisuperusteena on alhaisimmat kustannukset tai alhaisin hinta ) samassa muodossa kuin näytöllä näkyvässä esimerkissä ja/tai vahvistettava, täyttääkö tarjous hankinta-asiakirjoissa asetetut vähimmäisvaatimukset vai ei.

Jos vahvistat, että tarjouksesi ei täytä vähimmäisvaatimuksia, sinua pyydetään selittämään sen syy. Vaatimusten täyttäminen tai täyttämättä jättäminen sekä selitys näkyvät lähetysraportissa.

Napsauta Tallenna -painiketta, minkä jälkeen voit ladata hintatarjouksen ja mahdollisen teknisen tarjouksen, jos hankintaviranomainen sitä tarjouseritelmässä edellyttää. Voit ladata hintatarjouksen ja teknisen tarjouksen useampana tiedostona. 

Kun katsot, että tarjouksen tiedot on annettu oikein ja tarjous on valmis, napsauta Seuraava. Tämä painike on käytettävissä vasta sitten, kun kaikki pakolliset tiedot ja asiakirjat on annettu.

Tarjousluonnosta ja siihen liittyviä asiakirjoja ei lähetetä vielä tässä vaiheessa .

Lähetysraportti

Kaikkiin tarjouksiin/hakemuksiin liittyy lähetysraportti, jossa luetellaan lähetykseen sisältyvät asiakirjat.

eSubmission luo tämän lähetysraportin automaattisesti ja lisää sen lähetykseesi. Voit tarkastella raporttia näytöllä tai ladata sen omalle laitteellesi ennen tarjouksen lähettämistä. Raporttia ei tarvitse allekirjoittaa eikä ladata eSubmissioniin.

Jos katsot, että tarjous on valmis lähetettäväksi, napsauta Seuraava-painiketta.

Lähetysraportti ei ole todistus lähetyksen toimittamisesta. Tässä vaiheessa lähetystä ei ole vielä lähetetty . Jatka seuraavaan vaiheeseen ja viimeistele lähetys napsauttamalla Lähetä .

Tarjouksen lähettäminen

Kun olet valmis lähettämään tarjouksesi, napsauta Lähetä . Näytölle tulee ilmoitus, jossa pyydetään vahvistamaan lähettäminen.

Napsauta Kyllä, jos haluat vahvistaa sen. Tämän jälkeen et enää voi muuttaa kyseistä tarjousta.

Huomaa, että järjestelmä ei anna sinun lähettää tarjousta, jos tarjousten vastaanottamiselle asetettu määräaika on päättynyt.

Järjestelmä lähettää sähköposti-ilmoituksen ensisijaisen yhteyshenkilön (PCoCo) sekä kaikkien tarjouksessa mainittujen muiden yhteyshenkilöiden (CoCo) EU Login -käyttäjätiliin liittyvään sähköpostiosoitteeseen. Ilmoitusviesti sisältää linkin Funding & Tenders -portaaliin , jossa on nähtävissä toimitusvahvistus. 

Toimitusvahvistus on todistus siitä, että tarjous/hakemus on toimitettu määräaikaan mennessä.

Kutsun ensisijaiseksi yhteyshenkilöksi (Primary Coordinator Contact, PCoCo ) määritetään EU Login -tili, joka on luotu sillä sähköpostiosoitteella, johon kutsu on lähetetty.

Ensisijainen yhteyshenkilö voi nimetä kutsulle lisää yhteyshenkilöitä organisaatiostaan Manage Roles -painikkeesta (Hallinnoi rooleja), ks. alla. Heidän roolikseen tulee muu yhteyshenkilö (Coordinator Contact, CoCo).

Tarkistetun tarjouksen jättämisen yhteydessä ilmoitetusta yhteyshenkilöstä tulee ensisijainen yhteyshenkilö (PCoCo) lähetystä ja seuraaville kierroksille kutsumista varten. Tarjouksen lähettävästä käyttäjästä (jos eri kuin tarjouksen jättämisen yhteydessä ilmoitettu yhteyshenkilö) tulee muu yhteyshenkilö (CoCo) lähetystä ja seuraaville kierroksille kutsumista varten, paitsi jos lähetyksen ensisijainen yhteyshenkilö / muu yhteyshenkilö peruuttaa tämän roolin sen jälkeen, kun hankintaviranomainen on avannut tarjouksen, ja ennen kuin kutsu seuraavalle kierrokselle on vastaanotettu.

Edellä kuvattuja toimia (ks. My Invitation(s) - osio (Omat kutsut)) voivat suorittaa lähetyksen tai kutsun ensisijainen yhteyshenkilö ja muut yhteyshenkilöt. Huomaa, että jokaiselle lähetykselle tai kutsulle voi nimetä vain yhden ensisijaisen yhteyshenkilön.

Lisää/poista lähetykseen liittyviä rooleja seuraavasti:

  Jos muu yhteyshenkilö on lisätty edellä kuvatulla tavalla sen jälkeen, kun hankintaviranomainen on lähettänyt kutsun seuraavalle neuvottelukierrokselle, hän ei voi jättää tarjousta kyseisellä kierroksella. Tarjouksen voivat jättää ainoastaan ensisijaiset ja muut yhteyshenkilöt, jotka ovat saaneet kutsun, ja muut yhteyshenkilöt, jotka on lisätty kutsussa olevan Manage Roles -toiminnon (Hallinnoi rooleja) kautta.

My notifications (Omat ilmoitukset)

Kun yhteyshenkilö on kirjautunut Funding & Tenders -portaaliin, hän pääsee tälle sivulle napsauttamalla oikeassa yläkulmassa näkyvää hälytyskellokuvaketta.

Tältä sivulta löytyvät seuraavat ilmoitukset:

• Pyyntö lähettää (tarkistettu) tarjous
• Muistutus tarjouksen jättämisen lähestyvästä määräajasta
• Ilmoitus organisaation PIC-tunnisteen käytöstä lähetyksessä
• Toimitusvahvistus (Submission Receipt eli todiste siitä, että tarjous on lähetetty)
• Peruutusvahvistus (Withdrawal Receipt eli todiste siitä, että tarjous on peruutettu)
  
• Menettelyä koskevia asiakirjoja on päivitetty
• Rajoitetusti saatavissa olevat kysymykset ja vastaukset on julkaistu
• Hankintaviranomainen on julkaissut ilmoituksen
• Menettelyn tietoja on päivitetty (tarjouksen määräaika, otsikko, kuvaus jne.)

Yhteyshenkilöt voivat valita Funding & Tenders -portaalista saamiensa sähköposti-ilmoitusten lähetystiheyden Preferences-välilehdellä (Asetukset) kohdassa Manage all notifications (Hallinnoi kaikkia ilmoituksia), joka on ilmoitusluettelon alapuolella. Valinnastasi riippumatta kaikki saamasi ilmoitukset näkyvät aina My notifications ‑osiossa (Omat ilmoitukset).

My Formal Notification(s) (Omat viralliset ilmoitukset) 

Tätä vasemman reunan valikossa olevaa osiota ei toistaiseksi käytetä hankintamenettelyissä.

  Neuvottelumenettelyjä ja muita hankintamenettelyjä varten on saatavilla pikaoppaita eSubmissionin käyttöön kaikilla EU:n virallisilla kielillä.