Neuvottelumenettelyjen pikaopas – Alustavien tarjousten jättäminen

(neuvottelumenettelyt ja tarjousperusteiset neuvottelumenettelyt ilman julkaisua)

Alkusanat

Tervetuloa eSubmission-palveluun

eSubmission-palvelussa talouden toimijat, jotka haluavat osallistua EU:n hankintamenettelyihin, voivat laatia ja lähettää asiakirjoja (esim. alustavia ja tarkistettuja tarjouksia) sähköisessä muodossa jäsennellysti ja turvallisesti.

Tämä pikaopas käsittelee alustavien tarjousten lähettämistä neuvottelumenettelyissä ja tarjousperusteisissa neuvottelumenettelyissä ilman julkaisua. Näissä menettelyissä ainoastaan kutsutut ehdokkaat voivat jättää alustavan tarjouksen, josta hankintaviranomainen voi edelleen pyytää tarkistetun tarjouksen seuraavalla neuvottelukierroksella. Pikaopas seuraavia neuvottelukierroksia varten sekä oppaat muita hankintamenettelyjä varten löytyvät Funding & Tenders -portaalin eProcurement wikistä.

Jos olet talouden toimija, voit eSubmission-palvelussa

• laatia osallistumishakemuksen tai tarjouksen EU:n toimielimen tai muun elimen järjestämässä menettelyssä
• lähettää tarjouksen/hakemuksen turvallisesti
• tallentaa luonnoksen ja palata muokkaamaan sitä
• poistaa tarjouksen/hakemuksen luonnoksen
• saada vahvistuksen tarjouksen/hakemuksen toimittamisesta (Submission Receipt)
• peruuttaa lähetetyn tarjouksen/hakemuksen ennen menettelyn määräajan päättymistä
• saada vahvistuksen peruuttamisesta (Withdrawal Receipt).

Tutustu järjestelmävaatimuksiin ennen aloittamista.

Ne löytyvät sekä eSubmission-palvelun etusivulta että Osapuolet-välilehdellä olevista liitteistä.

Tekninen tuki

Jos tarvitset apua, ota yhteyttä käyttötukeen (klo 8.00–20.00 Keski-Euroopan aikaa).

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0)2 297 1063

 Käyttötuen kanssa voi asioida vain englanniksi.

Pääsy eSubmissioniin

eSubmission-palveluun pääsee hankintamenettelyjen yhteydessä. Julkaistut hankintamenettelyt löytyvät seuraavista:

• Funding & Tenders -portaali

• TED eTendering -sovellus

Mitä eSubmissionin käyttö edellyttää?

Jotta voit käyttää eSubmissionia, sinun on rekisteröidyttävä Euroopan komission tietojärjestelmien todennuspalveluun (EU Login). 

Jos haluat osallistua EU:n sähköisessä TED eTendering ‑hankintajärjestelmässä julkaistuun hankintamenettelyyn, sinulla on oltava lisäksi TED eTendering ‑palvelun käyttäjätili.

Jotta organisaatiosi voidaan tunnistaa, kun se toimittaa tarjouksen/hakemuksen sähköisesti, se on rekisteröitävä EU:n hankintamenettelyihin osallistuvien organisaatioiden rekisteriin (osallistujarekisteri) ja sillä on oltava PIC-tunniste (Participant Identification Code). Lue lisää PIC-tunnisteista.  Organisaatiot voivat rekisteröityä tähän rekisteriin maksutta.

EU Login

EU Login ‑palvelun kautta kirjaudutaan Euroopan komission eri palveluihin ja/tai järjestelmiin. Jos sinulla ei vielä ole EU Login -tunnusta, luo EU Login -käyttäjätili.

Lisätietoja on EU Login -ohjeissa.

TED eTendering

TED eTendering on sähköinen hankintajärjestelmä, jossa EU:n toimielimet ja muut elimet julkaisevat tarjouskilpailujaan.

Voit luoda eTendering-tilin EU Login -tunnuksesi avulla.

Funding & Tenders -portaali

Funding & Tenders -portaali on yhden luukun asiointipiste kaikille, jotka osallistuvat Euroopan komission ja EU:n muiden elinten hallinnoimiin rahoitusohjelmiin ja tarjouskilpailuihin.

Funding & Tenders -portaalin kautta osallistujat voivat

• hakea EU:n rahoitusohjelmia ja hankintamenettelyjä

• rekisteröityä osallistujarekisteriin 

• tarkastella tarjousten/hakemusten toimitusvahvistuksia (Submission Receipt) 

• tarkastella, muokata ja poistaa tarjous-/hakemusluonnoksia

• peruuttaa tarjouksia/hakemuksia ja tarkastella niiden peruutusvahvistuksia (Withdrawal Receipt)

• hallinnoida rooleja

Osallistujarekisteri

Euroopan komissio on perustanut verkkorekisterin organisaatioille, jotka osallistuvat EU:n tarjouskilpailuihin tai ehdotuspyyntöihin. Rekisterin ideana on, että osallistujien tarvitsee toimittaa organisaationsa tiedot vain kerran, minkä jälkeen ne ovat valmiina myöhempää käyttöä varten.  Jokainen rekisteröitynyt organisaatio saa oman tunnistuskoodin (PIC-tunniste). Lue lisää osallistujarekisteristä ja PIC-tunnisteesta.

Tarjouksen laadinta eSubmissionissa

Neuvottelumenettelyssä tai tarjousperusteisessa neuvottelumenettelyssä ilman julkaisua ainoastaan mukaan kutsutut toimijat voivat esittää tarjouksensa.

Jos olet hankintaviranomaisen valitsemien toimijoiden joukossa, saat Ted eTendering -järjestelmästä ilmoituksen, jossa sinua pyydetään validoimaan pääsysi hankinta-asiakirjoihin ja lähettämään tarjous.

Ilmoitus lähetetään siihen organisaatiosi sähköpostiosoitteeseen, jonka hankintaviranomainen on merkinnyt menettelyn valmisteluvaiheessa.

Ilmoituksia voi tarkastella TED eTendering -järjestelmän Omat viestit -osiossa.

Validoi pääsysi hankinta-asiakirjoihin napsauttamalla ilmoituksessa näkyvää linkkiä.  Sinut ohjataan Ted eTendering -järjestelmän tarjouskilpailusivulle. Napsauta siellä Lähetä tarjous. 

Kun olet eSubmissionissa, napsauta Uusi lähetys, jos haluat aloittaa uuden lähetyksen laatimisen. Jos taas haluat jatkaa aiemmin aloittamaasi lähetystä, napsauta Palaa luonnokseen. Voit palata luonnokseesi myös Funding & Tenders -portaalin kautta (lisätietoja on tämän oppaan osiossa Lähetysten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa).

Navigointi eSubmission-palvelussa 

Kun olet aloittanut tarjouksen laadinnan, voit seurata prosessin etenemistä näytön yläreunassa olevan janan avulla. Siinä näkyvät kaikki vaiheet, jotka on käytävä läpi ennen kuin voit lähettää tarjouksesi. Lisäksi näet, missä vaiheessa olet menossa.

Menettelyn aikana voit milloin tahansa tarkistaa, mitkä asiakirjat olet jo lisännyt. Napsauta tätä varten kohtaa Lähetyksen asiakirjat näytön vasemmassa reunassa.

Hankintaviranomaiselle ei lähetetä mitään ennen kuin olet napsauttanut Lähetä-painiketta prosessin päätteeksi.

Lähetystavat

Uutta tarjousta luotaessa on ensiksi määritettävä,

• onko kyseessä Yhden tarjoajan lähetys vai Yhteinen lähetys
• liittyykö tarjoukseen alihankkijoita
• millä kielellä tarjous laaditaan.

Kun olet tehnyt valintasi, napsauta sivun alareunassa olevaa Seuraava-painiketta.

Osapuolet

Tässä osiossa nimetään tarjoukseen osallistuvat organisaatiot (osallistujat).  Napsauta Lisää osapuoli ja valitse osallistujatyyppi: pääosallistuja (jos kyseessä on yhden tarjoajan lähetys), ryhmän vetäjä tai ryhmän jäsen (jos kyseessä on yhteinen lähetys) ja (mahdollinen) alihankkija.

Kaikilla osallistujilla – alihankkijoita lukuun ottamatta – on oltava osallistujan tunnistuskoodi eli PIC-tunniste. Hakutoiminnolla voit tarkistaa, onko toimijalla jo PIC-tunniste (eli onko se jo rekisteröity osallistujarekisteriin). Hakuperusteena voi käyttää PIC-tunnistetta, alv-numeroa, kansallista rekisterinumeroa ja maata. Kun haet organisaatiota alv-numeron tai kansallisen rekisterinumeron perusteella, valitse myös maa.

Jos haku ei tuota tuloksia, organisaation pitää hankkia PIC-tunniste rekisteröitymällä osallistujaportaaliin.  Kun olet saanut PIC-tunnisteen, palaa eSubmission-palveluun, tee haku PIC-tunnisteella ja valitse hakutuloksena näkyvä organisaatio.

Näyttöön tulevat kyseiseen PIC-tunnisteeseen liittyvät tiedot, jotka ovat osallistujarekisterissä, ja sinua pyydetään lisäämään seuraavat pakolliset tiedot tai asiakirjat:

• pääosallistujalle tai ryhmän vetäjälle:
• yhteyshenkilö (nimi ja sähköpostiosoite)
• IBAN / pankkitilin numero
• kaikille osallistujille: vakuutus kunnian ja omantunnon kautta (lisätään täytettynä ja allekirjoitettuna Liitteet-osioon).

Tarkista tarjouseritelmästä, mitkä asiakirjat lähetyksessä on oltava.

Yhteyshenkilö-kohdassa käyttäjä voi ilmoittaa tarjouksen yhteyshenkilöksi joko itsensä (nimi on esitäytetty) tai jonkun toisen henkilön. Tässä nimetty yhteyshenkilö on Funding & Tenders -portaalissa ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo), ja käyttäjä, joka jättää tarjouksen (jos eri kuin eSubmission-yhteyshenkilö) on muu yhteyshenkilö (Coordinator Contact, CoCo). 

Jos ensisijaisella yhteyshenkilöllä ei ole EU Login -tiliä, luodaan eSubmission-yhteyshenkilön sähköpostiosoitteelle automaattisesti väliaikainen EU Login -käyttäjätili, ja kyseiselle henkilölle lähetetään sähköpostilla pyyntö täydentää EU Login -rekisteröinti. Pyyntö lähetetään automaattisena viestinä, jossa ei ole viittausta menettelyyn.

Voit lisätä kunkin osallistujan Liitteet-osioon osallistujan asiakirjat, jotka liittyvät valinta- ja poissulkemisperusteisiin. Tarkista tarjouseritelmästä, mitkä asiakirjat minkäkin osallistujan on toimitettava.

Kun olet syöttänyt kaikki tiedot, napsauta Valmis. 

Kun olet siirtynyt Lähetystavat-vaiheesta eteenpäin, et voi enää muuttaa lähetystapaa yhteisestä lähetyksestä yhden tarjoajan lähetykseksi tai päinvastoin. Jos haluat muuttaa tarjouksesi rakennetta tai vaihtaa ryhmän vetäjää, sinun on luotava uusi tarjous, joka korvaa aiemman luonnoksen (eli kaikki aiemmin annetut tiedot ja asiakirjat poistetaan).

Siirry seuraavaan vaiheeseen napsauttamalla Seuraava.

Osat

Jos menettely on jaettu useisiin osiin, valitse osa tai osat, joihin haluat jättää tarjouksen/hakemuksen. Napsauta sitten Seuraava  

Osallistujat yksilöidään koko tarjousta/hakemusta varten. Jos konsortion kokoonpano on eri osissa erilainen, kustakin osasta on tehtävä erillinen tarjous/hakemus.

Tarjouksen tiedot

Tässä osiossa on ilmoitettava tarjouksen kokonaishinta (vain, jos ratkaisuperusteena on alhaisimmat kustannukset tai alhaisin hinta) samassa muodossa kuin näytöllä näkyvässä esimerkissä ja/tai vahvistettava, täyttääkö tarjous hankinta-asiakirjoissa asetetut vähimmäisvaatimukset vai ei.

Jos vahvistat, että tarjouksesi ei täytä vähimmäisvaatimuksia, sinua pyydetään selittämään sen syy. Vaatimuksia koskeva vahvistus ja selitys näkyvät lähetysraportissa.

Napsauta Tallenna-painiketta, minkä jälkeen voit ladata hintatarjouksen ja mahdollisen teknisen tarjouksen, jos hankintaviranomainen sitä tarjouseritelmässä edellyttää. Voit ladata hintatarjouksen ja teknisen tarjouksen useampana tiedostona. 

Kun katsot, että tarjouksen tiedot on annettu oikein ja tarjous on valmis, napsauta Seuraava. Tämä painike on käytettävissä vasta sitten, kun kaikki pakolliset tiedot ja asiakirjat on annettu.

Lähetysraportti

Kaikkiin tarjouksiin/hakemuksiin liittyy lähetysraportti, jossa luetellaan lähetykseen sisältyvät asiakirjat.

eSubmission luo tämän lähetysraportin automaattisesti ja lisää sen lähetykseesi. Voit tarkastella raporttia näytöllä tai ladata sen omalle laitteellesi ennen tarjouksen lähettämistä. Raporttia ei tarvitse allekirjoittaa eikä ladata eSubmissioniin.

Jos katsot, että tarjous on valmis lähetettäväksi, napsauta Seuraava-painiketta.

Lähetysraportti ei ole todistus lähetyksen toimittamisesta. Tässä vaiheessa lähetystä ei ole vielä lähetetty. Jatka seuraavaan vaiheeseen ja viimeistele lähetys napsauttamalla Lähetä.

Tarjouksen lähettäminen

Kun olet valmis lähettämään tarjouksesi, napsauta Lähetä. Näytölle tulee ilmoitus, jossa pyydetään vahvistamaan lähettäminen.

Napsauta Kyllä, jos haluat vahvistaa sen. Tämän jälkeen et enää voi muuttaa kyseistä tarjousta.

Huomaa, että järjestelmä ei anna sinun lähettää tarjousta, jos tarjousten vastaanottamiselle asetettu määräaika on päättynyt.

Ensisijaisen yhteyshenkilön (PCoCo), ja muun yhteyshenkilön (CoCo) sähköpostiosoitteeseen lähetetään ilmoitus. Ilmoitus sisältää linkin Funding & Tenders -portaaliin, jossa yhteyshenkilöt voivat nähdä toimitusvahvistuksen (Submission Receipt). Huomaa, että lähetyksessä käytettyjen PIC-tunnisteiden haltijat saavat asiasta tiedon.

Toimitusvahvistus on todistus siitä, että tarjous/hakemus on toimitettu määräaikaan mennessä.

Roolien hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa

eSubmission-palvelussa ilmoitetusta yhteyshenkilöstä tulee Funding & Tenders -portaalissa alustavan tarjouksen lähettämisen ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo). Jokaiselle lähetykselle voidaan nimetä vain yksi ensisijainen yhteyshenkilö.

Ensisijaista yhteyshenkilöä ei voi muuttaa portaalissa. Ota yhteyttä hankintaviranomaiseen, jos sinun on nimettävä uusi ensisijainen yhteyshenkilö.

Käyttäjä, joka lähettää alustavan tarjouksen (jos muu kuin yhteyshenkilö eSubmissionissa), on muu yhteyshenkilö (Coordinator Contact, CoCo)).

Muita yhteyshenkilöitä (CoCo) voidaan lisätä ja poistaa Funding & Tenders -portaalissa sen jälkeen, kun hankintaviranomainen on avannut alustavat tarjoukset ja ennen kuin se (mahdollisesti) pyytää tarjoajaa jättämään tarkistetun tarjouksen:

• Valitse alustavan tarjouksen oikealla puolella olevasta Action-valikosta (Toiminto) vaihtoehto Manage Roles (Hallinnoi rooleja). Tämä vaihtoehto näkyy vasta kun hankintaviranomainen on avannut alustavat tarjoukset.

• Napsauta  Edit Roles ‑painiketta (Muokkaa rooleja).

• Lisää uusi muu yhteyshenkilö (CoCo) napsauttamalla Add Roles -painiketta (Lisää rooleja).

Voit poistaa muun yhteyshenkilön napsauttamalla nimen vieressä olevaa poistamiskuvaketta.

• Lisää uuden yhteyshenkilön tiedot ja napsauta Ok.

  Jos muu yhteyshenkilö on lisätty edellä kuvatulla tavalla sen jälkeen, kun hankintaviranomainen on lähettänyt tarjoajalle pyynnön lähettää tarkistettu tarjous portaalin kautta, hän ei voi jättää tarjousta. Ainoastaan ensisijaiset ja muut yhteyshenkilöt, jotka ovat saaneet pyynnön, tai muut yhteyshenkilöt, jotka on lisätty kutsussa olevan ”Manage Roles” -toiminnon (Hallinnoi rooleja) kautta, voivat jättää tarkistetun tarjouksen (ks. Neuvottelumenettelyjen pikaopas – 2. kierros / seuraavat kierrokset).

Lähetysten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa

Kirjaudu omalle alueellesi Funding & Tenders -portaalissa napsauttamalla etusivun oikeassa yläkulmassa olevaa Login-painiketta ja syöttämällä EU Login -käyttäjätunnuksesi ja salasanasi.

Lähetysten tarkastelu

Ensisijaisen ja muun yhteyshenkilön (PCoCo/CoCo) lähettämät tarjoukset näkyvät My Submission(s) -osiossa (Omat lähetykset), johon pääsee vasemmassa reunassa Manage my area -sarakkeessa (Hallinnoi omaa aluetta) olevasta valikosta.
Voit käyttää myös näytön oikeassa reunassa tarjous-/hakemusluettelon yläpuolella olevaa hakukenttää.

My Submission(s) -osio (Omat lähetykset)

Ensisijainen yhteyshenkilö / muu yhteyshenkilö näkee jokaisen lähetetyn tarjouksen/hakemuksen osalta menettelyn viitenumeron, lähetyksen tunnuksen, viimeisimmän toiminnon ajankohdan sekä tarjouksen/hakemuksen tilan (luonnos (draft), lähetetty (submitted), peruutettu (withdrawn) tai poistettu (deleted)), määräajan, menettelyn nimen, menettelyn tyypin ja kierroksen.

Kunkin lähetyksen (poistettuja lukuun ottamatta) oikealla puolella näkyy Action-valikko (Toiminto), jonka toiminnot vaihtelevat tarjouksen/hakemuksen tilasta riippuen.

Draft-tilassa (Luonnos) olevat lähetykset:

• Edit (Muokkaa): eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Voit nyt muokata tarjousta/hakemusta.
• View (Näytä): eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Et voi muokata tarjousta/hakemusta, koska se näytetään pelkässä lukutilassa. 
• Delete (Poista):  tarjous-/hakemusluonnos poistetaan Funding & Tenders -portaalista.
  
  

Submitted-tilassa (Lähetetty) olevat lähetykset:

• View Receipt (Näytä vahvistus): toimitusvahvistus avautuu näytölle.
• Withdraw (Peruuta) (käytettävissä vain ennen tarjouksen/hakemuksen jättämisen määräaikaa):  ilmoita peruutuksen syy ja vahvista peruutus napsauttamalla Withdraw-painiketta (Peruuta). Kun tarjous/hakemus on peruutettu, sitä ei voi enää tarkastella, muokata eikä lähettää uudelleen.
  
  

Withdrawn-tilassa (Peruutettu) olevat lähetykset:

• View Withdrawal Receipt (Näytä peruutusvahvistus): näytölle avautuu peruutusvahvistus.
  
  

Deleted-tilassa (Poistettu) olevat lähetykset:

Action-valikko (Toiminto) ei ole käytettävissä lähetyksille, joiden tila on Deleted (Poistettu). Poistettuja luonnoksia ei saa enää takaisin. 

Ilmoitusten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa

My notifications (Omat ilmoitukset)

Kun yhteyshenkilö on kirjautunut Funding & Tenders -portaaliin, hän pääsee tälle sivulle napsauttamalla oikeassa yläkulmassa näkyvää hälytyskellokuvaketta.

Tältä sivulta löytyvät seuraavat ilmoitukset:

• Submission Receipt (toimitusvahvistus eli todiste siitä, että tarjous on lähetetty)
• Withdrawal Receipt (peruutusvahvistus eli todiste siitä, että tarjous on peruutettu)

Yhteyshenkilöt voivat valita Funding & Tenders -portaalista saamiensa sähköposti-ilmoitusten lähetystiheyden Preferences -välilehdellä (Asetukset) kohdassa Manage all notifications (Hallinnoi kaikkia ilmoituksia) ilmoitusluettelon alapuolella. Valinnastasi riippumatta kaikki saamasi ilmoitukset näkyvät aina My notifications -osiossa (Omat ilmoitukset).

My Formal Notification(s) (Omat viralliset ilmoitukset)

Tätä vasemmalla Manage My Area -kohdan (Hallinnoi omaa aluetta) alla olevaa osiota ei toistaiseksi käytetä hankintamenettelyissä.