Image Removed

Tarjouksen jättäminen edellyttää, että ensisijainen tai muu yhteyshenkilö on ensin kuitannut tarjouspyynnön vastaanottamisen:

• Hae menettely My Invitations-kohdassa (Omat kutsut) Funding & Tenders -portaalissa.

• Vahvista tarjouspyynnön vastaanottaminen napsauttamalla menettelyn Action-valikosta Acknowledge Receipt (Toiminto – Kuittaa vastaanotetuksi). Pyynnön tilaksi tulee Acknowledged (Kuitattu).
  
  

 Image Modified 
 

Kuittauksen jälkeen ensisijainen/muu yhteyshenkilö ohjataan automaattisesti eSubmissioniin, jossa tarjouksen jättämisen voi aloittaa napsauttamalla Uusi lähetys.  

Sen voi aloittaa myös myöhemmin:

• Kirjaudu Funding & Tenders -portaaliinosallistumishakemuksessa ilmoitetun ensisijaisen yhteyshenkilön EU Login -käyttäjätilillä tai, jos eri, sillä EU Login -käyttäjätilillä, jota käytettiin osallistumishakemuksen lähettämisessä (muu yhteyshenkilö) tai muun sellaisen yhteyshenkilön kautta, joka on lisätty Funding & Tenders -portaalin ”Manage Roles” -toiminnon (Hallinnoi rooleja) kautta. Lisätietoa on tämän oppaan luvussa Roolien hallinnointi Funding & Tenders-portaalissa. Manage roles in Funding & Tenders portal 

• Mene My Invitations -osioon ja hae menettely.

• Napsauta menettelyn Action-valikosta (Toiminto) Start new submission (Aloita uusi lähetys).

   Sinut

  Sinut ohjataan eSubmissioniin.
  

 Image Modified 

Kun olet eSubmissionissa, napsauta Uusi lähetys, jos haluat aloittaa uuden lähetyksen laatimisen. Jos taas haluat jatkaa aiemmin aloittamaasi lähetystä, napsauta Palaa luonnokseen. Voit palata luonnokseesi myös Funding & Tenders -portaalin kautta (lisätietoja on tämän oppaan osiossa Lähetysten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa ).

Navigointi eSubmission-palvelussa

Kun olet aloittanut tarjouksen laadinnan, voit seurata prosessin etenemistä näytön yläreunassa olevan janan avulla. Siinä näkyvät kaikki vaiheet, jotka on käytävä läpi ennen kuin voit lähettää tarjouksesi. Lisäksi näet, missä vaiheessa olet menossa.

Menettelyn aikana voit milloin tahansa tarkistaa, mitkä asiakirjat olet jo lisännyt. Napsauta tätä varten kohtaa   Lähetyksen asiakirjat näytön vasemmassa reunassa.

Image Modified

Hankintaviranomaiselle ei lähetetä mitään ennen kuin olet napsauttanut Lähetä-painiketta prosessin päätteeksi.

Osapuolet

Tässä vaiheessa ainoastaan Yhteyshenkilö-osio on muokattavissa.

Käyttäjä, joka käynnistää tarjouksen eSubmission-palvelussa, voi ilmoittaa yhteyshenkilöksi joko itsensä (nimi esitäytetty) tai toisen henkilön. Jos toisella henkilöllä ei ole EU Login -tiliä, luodaan yhteyshenkilön sähköpostiosoitteelle automaattisesti väliaikainen EU Login -käyttäjätili, ja kyseiselle henkilölle lähetetään sähköpostilla pyyntö täydentää EU Login -rekisteröinti. Pyyntö lähetetään automaattisena viestinä, jossa ei ole viittausta menettelyyn.

Tässä nimetty yhteyshenkilö nimetystä yhteyshenkilöstä tulee on Funding & Tenders -portaalissa ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo), ja käyttäjä, joka jättää tarjouksen (jos eri kuin eSubmission-yhteyshenkilö) on muu yhteyshenkilö (Coordinator Contact, CoCo). 

Siirry seuraavaan vaiheeseen napsauttamalla Seuraava.

Tarjouksen tiedot

  

Tässä osiossa on ilmoitettava tarjouksen kokonaishinta (vain, jos ratkaisuperusteena on alhaisimmat kustannukset tai alhaisin hinta) samassa muodossa kuin näytöllä näkyvässä esimerkissä ja/tai vahvistettava, täyttääkö tarjous hankinta-asiakirjoissa asetetut vähimmäisvaatimukset vai ei.

   Image Modified 

Jos vahvistat, että tarjouksesi ei täytä vähimmäisvaatimuksia, sinua pyydetään selittämään sen syy. Vaatimuksia koskeva vahvistus ja selitys näkyvät lähetysraportissa.

Napsauta Tallenna-painiketta, minkä jälkeen voit ladata hintatarjouksen ja mahdollisen teknisen tarjouksen, jos hankintaviranomainen sitä tarjouseritelmässä edellyttää. Voit ladata hintatarjouksen ja teknisen tarjouksen useampana tiedostona. 

Kun katsot, että tarjouksen tiedot on annettu oikein ja tarjous on valmis, napsauta Seuraava. Tämä painike on käytettävissä vasta sitten, kun kaikki pakolliset tiedot ja asiakirjat on annettu.

Tarjousluonnosta ja siihen liittyviä asiakirjoja ei lähetetä vielä tässä vaiheessa.

Lähetysraportti

 Image Modified 

Kaikkiin tarjouksiin/hakemuksiin liittyy lähetysraportti, jossa luetellaan lähetykseen sisältyvät asiakirjat.

eSubmission luo tämän lähetysraportin automaattisesti ja lisää sen lähetykseesi. Voit tarkastella raporttia näytöllä tai ladata sen omalle laitteellesi ennen tarjouksen lähettämistä. Raporttia ei tarvitse allekirjoittaa eikä ladata eSubmissioniin.

Jos katsot, että hakemus on valmis lähetettäväksi, napsauta Seuraava.

Lähetysraportti ei ole todistus lähetyksen toimittamisesta. Tässä vaiheessa lähetystä ei ole vielä lähetetty. Jatka seuraavaan vaiheeseen ja viimeistele lähetys napsauttamalla Lähetä.

Tarjouksen lähettäminen

  

Kun olet valmis lähettämään tarjouksesi, napsauta Lähetä. Näytölle tulee ilmoitus, jossa pyydetään vahvistamaan lähettäminen.

Image Modified

Napsauta Kyllä, jos haluat vahvistaa sen. Tämän jälkeen et enää voi muuttaa kyseistä tarjoustatätä lähetystä.

Huomaa, että järjestelmä ei anna sinun lähettää tarjousta, jos tarjousten vastaanottamiselle asetettu määräaika on päättynyt.

Järjestelmä lähettää sähköposti-ilmoituksen ensisijaisen yhteyshenkilön (PCoCo) sekä kaikkien tarjouksessa käyttäjätiliin mainittujen muiden yhteyshenkilöiden (CoCo) EU Login ‑käyttäjätiliin -käyttäjätiliin liittyvään sähköpostiosoitteeseen. Ilmoitusviesti sisältää linkin Funding & Tenders -portaaliin, jossa on nähtävissä toimitusvahvistus. 

Toimitusvahvistus on todistus siitä, että tarjous/hakemus on toimitettu määräaikaan mennessä.

Roolien hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa

Osallistumishakemuksen (vaihe 1) eSubmission-palvelussa tarjouksessa ilmoitetusta yhteyshenkilöstä tulee Funding & Tenders -portaalissa tarjouksen lähettämisen kutsun ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo). Jokaiselle lähetykselle voidaan nimetä vain yksi ensisijainen yhteyshenkilö.

Käyttäjä, joka lähettää tarjouksen (jos muu kuin yhteyshenkilö eSubmissionissa), on muu yhteyshenkilö (Coordinator Contact, CoCo)).

Muita yhteyshenkilöitä (CoCo) voidaan lisätä ja poistaa Funding & Tenders -portaalissa Hakemuksen lähettävästä käyttäjästä (jos eri yhteyshenkilö kuin hakemuksessa) tulee osallistumishakemuksen lähettämisen ja kutsun muu yhteyshenkilö (CoCo), paitsi jos hakemuksen lähettämisen ensisijainen yhteyshenkilö/muu yhteyshenkilö peruuttaa tämän roolin sen jälkeen, kun hankintaviranomainen on lähettänyt kutsut avannut hakemukset, ja ennen vaiheeseen 2 :

• Valitse kutsun oikealla puolella olevasta Action-valikosta (Toiminto) vaihtoehto Manage Roles (Hallinnoi rooleja).

Image Removed

• Napsauta  Edit Roles ‑painiketta (Muokkaa rooleja).

Image Removed

• Lisää uusi muu yhteyshenkilö (CoCo) napsauttamalla Add Roles -painiketta (Lisää rooleja).

Image Removed

Voit poistaa muun yhteyshenkilön napsauttamalla nimen vieressä olevaa poistamiskuvaketta.

• Lisää uuden yhteyshenkilön tiedot ja napsauta Ok.

Image Removed

Lähetysten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa

Funding & Tenders -portaali on yhden luukun asiointipiste kaikille, jotka osallistuvat Euroopan komission ja EU:n muiden elinten hallinnoimiin rahoitusohjelmiin ja tarjouskilpailuihin.

Funding & Tenders -portaalin omalla alueellasi voit

• tarkastella tarjouspyyntöjäsi
• kuitata kutsun vastaanotetuksi
• aloittaa uuden tarjouksen tekemisen
• tarkastella, muokata ja poistaa tarjousluonnoksia
• peruuttaa lähetettyjä tarjouksia
• tarkastella toimitus- ja peruutusvahvistuksia (todisteet siitä, että tarjous on lähetetty/peruutettu)(Submission/Withdrawal Receipt)
• hallinnoida rooleja

Kirjaudu omalle alueellesi Funding & Tenders -portaalissa napsauttamalla etusivun oikeassa yläkulmassa olevaa Login-painiketta ja syöttämällä EU Login -käyttäjätunnuksesi ja salasanasi.

Image Removed

View Invitation(s) (Näytä kutsut)

Kutsut vaiheeseen 2 näkyvät My Submission(s) -osiossa (Omat lähetykset), johon pääsee vasemmassa reunassa Manage my area -sarakkeessa (Hallinnoi omaa aluetta) olevasta valikosta. Voit käyttää myös näytön oikeassa reunassa kutsuluettelon yläpuolella olevaa hakukenttää.

Image Removed

Ensisijainen / muu yhteyshenkilö näkee jokaisen kutsun osalta menettelyn viitenumeron, kutsun tilan (vastaanotettu (received), kuitattu (acknowledged), määräajan, osan (jos menettely on jaettu osiin), menettelyn nimen, menettelyn tyypin ja vaiheen.

Action-valikko (Toiminto), jonka toiminnot vaihtelevat kutsusta ja lähetyksen tilasta riippuen.

Received-tilassa (Vastaanotettu) olevat kutsut:

Image Removed

kutsumisen vastaanottamista.

Tarjouksen (vaihe 2) eSubmission-palvelussa ilmoitetusta yhteyshenkilöstä tulee Funding & Tenders -portaalissa tarjouksen lähettämisen ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo). Kutsun ensisijaisesta yhteyshenkilöstä ja tarjouksen lähettävästä käyttäjästä (jos eri yhteyshenkilö kuin tarjouksessa) tulee tarjouksen lähettämisen muu yhteyshenkilö (CoCo).

Hakemuksen lähettämisen, kutsun ja tarjouksen lähettämisen muita yhteyshenkilöitä voi lisätä ja poistaa ”Manage Roles” -toiminnon (Hallinnoi rooleja) kautta (ks. alla).

Huomaa, että jokaiselle kutsulle tai lähetykselle voi nimetä vain yhden ensisijaisen yhteyshenkilön.

Hakemuksen lähettämisen (vaihe 1) tai tarjouksen lähettämisen (vaihe 2) ensisijaista yhteyshenkilöä ei voi korvata eikä poistaa.

Kutsun ensisijaisen yhteyshenkilön voivat korvata (ei poistaa) seuraavat henkilöt:

•     LEAR (virallinen edustaja) / tilin hallinnoija (jos tällainen on nimetty organisaatiollesi, lue lisätietoja wiki-sivultamme).
•     nykyinen ensisijainen yhteyshenkilö (korvaamisen jälkeen tämä ensisijainen yhteyshenkilö ei pääse enää avaamaan kutsuasiakirjoja).
  
•     kuka tahansa kutsun muu yhteyshenkilö.

Lisää/poista lähetykseen tai kutsuun liittyviä rooleja seuraavasti:

1	Valitse lähetyksen tai kutsun oikealla puolella olevasta Action-valikosta (Toiminto) vaihtoehto Manage Roles (Hallinnoi rooleja). Image Added
2	Napsauta Edit Roles ‑painiketta(Muokkaa rooleja).  Image Added
3	Kutsun ensisijaisen yhteyshenkilön voi muuttaa ja lähetykselle tai kutsulle voi lisätä uuden muun yhteyshenkilön Add Roles -painikkeen avulla.   Image Added
4	Lisää nykyisen ensisijaisen yhteyshenkilön korvaavan uuden henkilön tiedot taiuuden muun yhteyshenkilön tiedot ja napsauta Tallenna-painiketta.  Image Added Jos kutsun ensisijainen yhteyshenkilö korvataan, uuden ensisijaisen yhteyshenkilön nimittävä henkilö saa tallentamisen jälkeen vahvistusviestin. Image Added  Kun kutsulle nimetään uusi ensisijainen yhteyshenkilö, edeltävän uuden ensisijaisen yhteyshenkilön rooli ja oikeudet peruutetaan (edellinen ensisijainen yhteyshenkilö menettää pääsyoikeudet) ja ne annetaan välittömästi uudelle ensisijaiselle yhteyshenkilölle. Funding & Tenders -portaali lähettää automaattiset ilmoitukset uudelle ensisijaiselle yhteyshenkilölle, edelliselle ensisijaiselle yhteyshenkilölle ja kaikille siihen kutsuun nimetyille muille yhteyshenkilöille, jonka ensisijainen yhteyshenkilö on korvattu.
5	Voit poistaa muun yhteyshenkilön napsauttamalla nimen vieressä olevaa poistamiskuvaketta. Kutsun ensisijaisen yhteyshenkilön voi vain korvata, ei poistaa.   Image Added

Draft-tilassa (Luonnos) olevat tarjoukset:

• • • Edit (Muokkaa): eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Voit nyt muokata tarjousta/hakemusta.
    • View (Näytä):  eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Et voi muokata tarjousta/hakemusta, koska se näytetään pelkässä lukutilassa. 
    • Delete (Poista):  tarjous-/hakemusluonnos poistetaan Funding & Tenders -portaalista.

Submitted-tilassa (Lähetetty) olevat tarjoukset:

• • • View Receipt (Näytä vahvistus): toimitusvahvistus avautuu näytölle.
    • Withdraw (Peruuta) (käytettävissä vain ennen tarjouksen jättämisen määräaikaa):  ilmoita peruutuksen syy ja vahvista peruutus napsauttamalla Withdraw-painiketta (Peruuta). Kun tarjous/hakemus on peruutettu, sitä ei voi enää tarkastella, muokata eikä lähettää uudelleen.

Withdrawn-tilassa (Peruutettu) olevat tarjoukset:

• • • View Withdrawal Receipt (Näytä peruutusvahvistus): näytölle avautuu peruutusvahvistus.

Tarjousperusteisten neuvottelumenettelyjen seuraavat kierrokset

  Tämä osio koskee vain tarjousperusteisia neuvottelumenettelyjä, joissa on useampi kuin yksi kierros vaiheessa 2.

Jos hankintaviranomainen pyytää sinua toimittamaan tarkistetun tarjouksen eSubmission-palvelun kautta, ensisijainen tai muu yhteyshenkilö saa ilmoituksen Funding & Tenders -portaalista.

Tarkistetun tarjouksen jättäminen edellyttää, että ensisijainen tai muu yhteyshenkilö on kuitannut tarjouspyynnön vastaanottamisen. Kuittauksen jälkeen ensisijainen/muu yhteyshenkilö ohjataan automaattisesti eSubmissioniin, jossa tarjouksen jättämisen voi aloittaa napsauttamalla Uusi lähetys. Lisätietoa tarjouksen jättämisestä seuraavilla kierroksilla on oppaassa Neuvottelumenettelyjen pikaopas – 2. kierros / seuraavat kierrokset.