| Div | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| |||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Szukać możliwości udziału w unijnych programach finansowania lub postępowaniach o udzielenie zamówienia
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Jak przygotować ofertę
w systemie eSubmission?
Każdy podmiot gospodarczy może złożyć ofertę, korzystając
z linku do portalu Funding
& Tenders wskazanego
w ogłoszeniu o zamówieniu.
W portalu Funding
& Tenders należy kliknąć Access submission (
dostęp do oferty):jeżeli zalogowano się za pomocą konta EU Login, nastąpi wtedy przekierowanie do portalu eSubmission.
Po pierwsze, należy przeczytać i zaakceptować warunki oraz potwierdzić przeczytanie i zrozumienie oświadczenia o polityce ochrony prywatności portalu Funding & Tenders i oświadczenia o polityce ochrony prywatności w procesie udzielania zamówień i zarządzania nimi.
W systemie eSubmission należy kliknąć przycisk
New Sumission (nowa oferta), aby utworzyć nowe zgłoszenie, lub
Resume draft (powrót do wersji roboczej), aby powrócić do rozpoczętej wcześniej wersji roboczej zgłoszenia. Do wersji roboczej można wrócić również
z portalu Funding & Tenders (więcej informacji na ten temat – zob. sekcja
w tym przewodniku).
Nawigacja
w systemie eSubmission
Podczas tworzenia zgłoszenia na górze ekranu pojawi się pasek postępu. Przedstawiono na nim wszystkie kroki, które należy zrealizować przed złożeniem oferty. Widać również, na jakim etapie jest się obecnie.
W dowolnym momencie procesu dokonywania zgłoszenia można zobaczyć, które dokumenty zostały przesłane, klikając przycisk
Submission documents (dokumenty ofertowe) po lewej stronie ekranu.
|
Żaden z dokumentów nie jest przesyłany instytucji zamawiającej do chwili kliknięcia przycisku |
Submit (złóż) na zakończenie procesu składania zgłoszenia. |
Sposoby
składania
Jeżeli użytkownik tworzy nowe zgłoszenie, zostanie poproszony
o wskazanie:
- formy składania oferty:
- Sole submission (oferent pojedynczy) lub
- Joint submission (oferta wspólna)
- czy zgłoszenie obejmuje podwykonawców
- w jakim języku zgłoszenie zostanie sporządzone.
Po podaniu tych informacji należy kliknąć przycisk
Next (dalej) na dole strony.
Uczestnicy
W tej sekcji należy wskazać organizacje uczestniczące
w zgłoszeniu (uczestników). Należy kliknąć przycisk
New party (nowa strona) i wybrać rodzaj uczestnika: główny uczestnik (w przypadku oferty indywidualnej), lider grupy lub członek grupy (w przypadku oferty wspólnej) oraz podwykonawca (w stosownych przypadkach).
Wszyscy uczestnicy,
z wyjątkiem podwykonawców, muszą być zidentyfikowani za pomocą kodu PIC – kodu identyfikacyjnego uczestnika.
Aby sprawdzić, czy dany podmiot posiada już PIC (tzn. jest już zarejestrowany
w rejestrze uczestników), należy skorzystać
z pola wyboru Szukaj. Istnieją dwa warianty wyszukiwania: My organisations (moje organizacje)lub Other organisations (inne organizacje).
My Organisations (moje organizacje): należy kliknąć na rozwijane menu, aby wyświetlić listę organizacji, z których użytkownik zalogowany korzystał w poprzednich zgłoszeniach lub którym przypisano rolę (np. osoba samorejestrująca się, LEAR lub administrator konta). Są to te same organizacje, które użytkownicy mogą zobaczyć w zakładce Moje organizacje w menu po lewej stronie portalu Funding & Tenders po zalogowaniu się za pomocą konta EU Login.
Other organisations (inne organizacje): Można wyszukać organizacje zarejestrowane w rejestrze uczestników, wpisując Name (nazwę organizacji) lub PIC (kod identyfikacyjny uczestnika).
Jeżeli wyszukiwanie nie daje żadnych wyników, organizacja musizarejestrować się
Po zarejestrowaniu organizacji można powrócić do systemu eSubmission
i wybrać nowo utworzony PIC, korzystając z jednej z dwóch opcji wyszukiwania.
Na ekranie pojawią się dane powiązane
z tym kodem PIC
w Participant Register (rejestrze uczestników),
a użytkownik zostanie poproszony
o wprowadzenie następujących obowiązkowych danych/dokumentów:
- tylko
- w przypadku głównego uczestnika lub lidera grupy:
- osoba wyznaczona do kontaktów (imię
- i nazwisko oraz adres e-mail)
- IBAN/
- numer rachunku bankowego
Jeżeli rachunek bankowy ma kod IBAN, należy zaznaczyć pole wyboru IBAN, a system eSubmission sprawdzi, czy rachunek bankowy IBAN jest prawidłowy.
- w odniesieniu do wszystkich uczestników: oświadczenie (należycie wypełnione
- i podpisane) w sekcji Attachments (załączniki).
W sekcji Osoba wyznaczona do kontaktów użytkownik może wskazać samego siebie (imię
i nazwisko tego użytkownika jest już domyślnie wypełnione) lub inną osobę jako osobę wyznaczoną do kontaktów do celów złożenia oferty. Osobie wyznaczonej do kontaktów przypisuje się
w portalu Funding & Tenders rolę Primary Coordinator Contact, PCoCo ((głównego koordynatora odpowiedzialnego za kontakt
),
a użytkownikowi składającemu ofertę (jeżeli jest inny niż osoba wyznaczona do kontaktów) – rolę Coordinator Contact, CoCo (koordynatora odpowiedzialnego za kontakt) (
).
Jeżeli PCoCo nie posiada konta EU Login, utworzone zostanie automatycznie tymczasowe konto EU Login
w oparciu o adres e-mail osoby wyznaczonej do kontaktów i ta osoba zostanie zaproszona za pośrednictwem wiadomości e-mail do dokończenia rejestracji konta EU Login. Zaproszenie będzie wygenerowaną przez system automatyczną wiadomością bez odniesienia do postępowania.
W
sekcji Attachments (załączniki) dla każdego uczestnika można dodać dokumenty uczestnika, których dołączenie do oferty jest wymagane przez instytucję zamawiającą.
W specyfikacji istotnych warunków zamówienia
można znaleźć informację
o tym, jakie dokumenty są wymagane
w przypadku każdego uczestnika.
Należy kliknąć Done (gotowe) po zakończeniu.
|
Po wykonaniu czynności opisanych pod nagłówkiem |
Ways to submit (sposoby złożenia) nie jest możliwa zmiana struktury |
z oferty wspólnej na ofertę indywidualną lub odwrotnie. Aby zmienić strukturę zgłoszenia lub zmienić lidera grupy, należy utworzyć nowe zgłoszenie, które zostanie nadpisane na aktualną wersję roboczą (wszystkie wprowadzone wcześniej dane |
i przesłane dokumenty zostaną usunięte). |
Aby przejść do następnego kroku należy kliknąć
przycisk Next (dalej).
Części zamówienia
W przypadku procedury dotyczącej zamówienia składającego się
z kilku części, należy wybrać części,
w odniesieniu do których składa się ofertę,
a następnie kliknąć przycisk
Next (dalej).
|
Identyfikacja uczestników odnosi się do zgłoszenia jako całości. |
W związku z tym, jeżeli skład konsorcjum różni się w zależności od części zamówienia, należy złożyć odrębne zgłoszenia w odniesieniu do każdej części. |
Dane dotyczące oferty
W tej sekcji należy podać kwotę oferty (tylko
w przypadku metody udzielania zamówień opartej na kryterium najniższego kosztu lub najniższej ceny – format musi być taki, jak podany
w przykładzie na ekranie) lub potwierdzić, czy oferta spełnia minimalne wymogi określone
w dokumentach zamówienia.
Jeżeli użytkownik potwierdzi, że oferta nie spełnia minimalnych wymogów, zostanie poproszony
o podanie wyjaśnienia
w odpowiednim polu tekstowym. Potwierdzenie zgodności lub niezgodności
z wymogami oraz wyjaśnienie
w przypadku niezgodności zostaną odzwierciedlone
w raporcie dotyczącym zgłoszenia.
Po kliknięciu przycisku
Save (zapisz) można załadować ofertę finansową oraz, jeżeli
w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wymaga tego instytucja zamawiająca, ofertę techniczną. Ofertę techniczną/finansową można załadować
w formie więcej niż jednego pliku.
Po sprawdzeniu poprawności danych dotyczących oferty
i kompletności zgłoszenia należy kliknąć przycisk
Next (dalej). Przycisk będzie aktywny tylko wówczas, jeżeli podano wszystkie obowiązkowe dane
i dokumenty.
|
Na tym etapie wersja robocza oferty (łącznie z wszelkimi dokumentami) nie została jeszcze przedłożona. |
Raport z oferty
Sumbission Report (raport dotyczący zgłoszenia)
Raport dotyczący zgłoszenia jest generowany przez system
i stanowi część zgłoszenia.
W raporcie znajduje się wykaz wszystkich dokumentów zawartych
w zgłoszeniu.
System eSubmission automatycznie generuje
i dodaje do zgłoszenia raport
dotyczący zgłoszenia. Raport
z oferty można przeglądać na ekranie lub pobrać go do celów własnej dokumentacji przed złożeniem oferty. Nie ma konieczności podpisywania raportu
i przesyłania podpisanego raportu za pośrednictwem systemu eSubmission.
Jeżeli po przejrzeniu raportu
dotyczącego zgłoszenia uznaje się zgłoszenie za kompletne
i gotowe do przedłożenia, należy kliknąć przycisk
Next (dalej), aby kontynuować.
|
dotyczący zgłoszenia nie stanowi dowodu zgłoszenia. |
Nie złożono jeszcze oferty. Należy przejść do kolejnego kroku, |
a następnie kliknąć Submit (złóż), aby sfinalizować zgłoszenie. |
Składanie oferty
Gdy użytkownik jest gotowy do złożenia oferty, klika przycisk
Submit (złóż).W systemie wyświetli się komunikat
z potwierdzeniem.
Aby potwierdzić, że nie będzie już można zmienić tego zgłoszenia, należy kliknąć Yes (tak).
System nie pozwoli na przesłanie zgłoszenia, jeżeli upłynął termin składania zgłoszeń.
Jeżeli do terminu składania wniosków pozostał mniej niż jeden dzień, w systemie eSubmission wyświetlają się pozostałe godziny/minuty do terminu.
Powiadomienie e-mail zostanie przesłane na adres e-mail osoby kontaktowej wskazanej w ofercie (PCoCo) oraz na adres e-mail (jeżeli jest inny) powiązany
z kontem EU Login używanym do składania oferty (CoCo). To powiadomienie e-mail zawiera link do portalu Funding & Tenders,
na którym można znaleźć potwierdzenie
zgłoszenia.
Uwaga: właściciele użytego kodu PIC zostaną
o tym poinformowani
|
Potwierdzenie odbioru stanowi dowód dotrzymania terminu składania zgłoszeń. |
Zarządzaj zgłoszeniami
w portalu Funding &
Tenders
Aby wejść do
swojego profilu w portalu Funding & Tenders, należy się uwierzytelnić, korzystając
z przycisku Sign in (zaloguj się) w
w prawym górnym rogu strony głównej (należy podać własny identyfikator EU Login
i hasło).
Przeglądanie zgłoszeń
W sekcji
My area (
zarządzaj prywatną skrzynką) po lewej
stronie PCoCo/
CoCo mogą znaleźć zgłoszenia
w sekcji Procurement centre / Submissions (centrum zamówień / zgłoszenia).
Pole wyszukiwania znajduje się również po prawej stronie, nad listą zgłoszeń.
Sekcja
Submissions (zgłoszenia)
W przypadku każdego zgłoszenia PCoCo / CoCo widzi numer referencyjny procedury, numer referencyjny oferty, datę ostatniej wykonanej czynności oraz status
zgłoszenia (wersja robocza, złożono, wycofano, usunięto), termin, część zamówienia (w stosownych przypadkach), tytuł
procedury oraz rodzaj procedury.
Przycisk menu (trzy kropki) po prawej stronie każdego zgłoszenia (o ile zgłoszenie nie zostało usunięte) umożliwia PCoCo / CoCo
wykonanie różnych czynności, zależnie od statusu zgłoszenia.
W przypadku zgłoszeń
o statusie Draft (wersja robocza):
- Edit (edytuj): powoduje to otwarcie ekranu
- w systemie eSubmission
- w miejscu, w którym nastąpiło wyjście
- z aplikacji. Teraz można edytować zgłoszenie
- w systemie eSubmission.
- View (zobacz):
- powoduje to otwarcie ekranu
- w systemie eSubmission
- w miejscu, w którym nastąpiło wyjście
- z aplikacji. Nie można edytować zgłoszenia, ponieważ jest ono przeglądane
- w trybie tylko do odczytu.
- Delete (usuń):
- wersja robocza zgłoszenia zostanie usunięta
- z portalu Funding & Tenders.
W przypadku zgłoszeń
o statusie Submitted (
złożono):
- View Receipt (zobacz potwierdzenie): spowoduje to wyświetlenie potwierdzenia odbioru.
- Withdraw (wycofaj) (dostępne wyłącznie przed upływem terminu składania zgłoszeń): należy podać powód wycofania zgłoszenia
- i potwierdzić, klikając przycisk
- Withdraw (wycofaj). Po wycofaniu zgłoszenia nie można go już przeglądać, edytować ani złożyć ponownie.
W przypadku zgłoszeń
o statusie Withdrawn (
wycofano):
- View Withdrawal Receipt (zobacz potwierdzenie wycofania)
- : wyświetla się potwierdzenie wycofania.
W przypadku zgłoszeń
o statusie Deleted (
usunięto):
Nie są dostępne żadne działania w przypadku ofert o statusie Deleted (usunięto). Oferent nie ma możliwości odzyskania usuniętej wersji roboczej oferty.
Zarządzanie powiadomieniami w portalu Funding & Tenders
Moje powiadomienia
PCoCo/CoCo mogą uzyskać dostęp do tej strony, klikając ikonkę z dzwonkiem w prawym górnym rogu ekranu po zalogowaniu się do portalu Funding & Tenders. 
- Potwierdzenie odbioru (dowód złożenia oferty)
- Potwierdzenie wycofania (dowód wycofania oferty)
W zakładce Preferences (Preferencje) w sekcji Manage all notifications (Zarządzaj wszystkimi powiadomieniami), znajdującej się na dole listy powiadomień, PCoCo/CoCo mogą określić częstotliwość otrzymywania powiadomień e-mail z portalu Funding & Tenders. Niezależnie od dokonanego wyboru wszystkie powiadomienia są zawsze dostępne w sekcji My notifications (Moje powiadomienia).