Jak przygotować ofertę w systemie eSubmission?

Każdy podmiot gospodarczy może złożyć ofertę, korzystając z linku do portalu Funding & Tenders wskazanego w ogłoszeniu o zamówieniu.

W portalu Funding & Tenders należy kliknąć Access submission (dostęp do oferty): jeżeli zalogowano się za pomocą konta EU Login, nastąpi wtedy przekierowanie do portalu eSubmission.

Po pierwsze, należy przeczytać i zaakceptować warunki oraz potwierdzić przeczytanie i zrozumienie oświadczenia o polityce ochrony prywatności portalu Funding & Tenders i oświadczenia o polityce ochrony prywatności w procesie udzielania zamówień i zarządzania nimi.

W systemie eSubmission należy kliknąć przycisk New Sumission (nowa oferta), aby utworzyć nowe zgłoszenie, lub Resume draft (powrót do wersji roboczej), aby powrócić do rozpoczętej wcześniej wersji roboczej zgłoszenia. Do wersji roboczej można wrócić również z portalu Funding & Tenders (więcej informacji na ten temat – zob. sekcja Zarządzaj zgłoszeniami w portalu Funding & Tenders w tym przewodniku).

Nawigacja w systemie eSubmission

Podczas tworzenia zgłoszenia na górze ekranu pojawi się pasek postępu. Przedstawiono na nim wszystkie kroki, które należy zrealizować przed złożeniem oferty. Widać również, na jakim etapie jest się obecnie.

W dowolnym momencie procesu dokonywania zgłoszenia można zobaczyć, które dokumenty zostały przesłane, klikając przycisk Submission documents (dokumenty ofertowe) po lewej stronie ekranu.

Sposoby składania

Jeżeli użytkownik tworzy nowe zgłoszenie, zostanie poproszony o wskazanie:

• formy składania oferty: Sole submission (oferent pojedynczy) lub Joint submission (oferta wspólna)
• czy zgłoszenie obejmuje podwykonawców
• w jakim języku zgłoszenie zostanie sporządzone.

Po podaniu tych informacji należy kliknąć przycisk Next (dalej) na dole strony.

Uczestnicy

W tej sekcji należy wskazać organizacje uczestniczące w zgłoszeniu (uczestników). Należy kliknąć przycisk New party (nowa strona) i wybrać rodzaj uczestnika: główny uczestnik (w przypadku oferty indywidualnej), lider grupy lub członek grupy (w przypadku oferty wspólnej) oraz podwykonawca (w stosownych przypadkach).

Wszyscy uczestnicy, z wyjątkiem podwykonawców, muszą być zidentyfikowani za pomocą kodu PIC – kodu identyfikacyjnego uczestnika. Aby sprawdzić, czy dany podmiot posiada już PIC (tzn. jest już zarejestrowany w rejestrze uczestników), należy skorzystać z pola wyboru Szukaj. Istnieją dwa warianty wyszukiwania: My organisations (moje organizacje) lub Other organisations (inne organizacje).

My Organisations (moje organizacje): należy kliknąć na rozwijane menu, aby wyświetlić listę organizacji, z których użytkownik zalogowany korzystał w poprzednich zgłoszeniach lub którym przypisano rolę (np. osoba samorejestrująca się, LEAR lub administrator konta). Są to te same organizacje, które użytkownicy mogą zobaczyć w zakładce Moje organizacje w menu po lewej stronie portalu Funding & Tenders po zalogowaniu się za pomocą konta EU Login.

Other organisations (inne organizacje): Można wyszukać organizacje zarejestrowane w rejestrze uczestników, wpisując Name (nazwę organizacji) lub PIC (kod identyfikacyjny uczestnika).

Jeżeli wyszukiwanie nie daje żadnych wyników, organizacja musi zarejestrować się, aby uzyskać kod PIC. Po zarejestrowaniu organizacji można powrócić do systemu eSubmission i wybrać nowo utworzony PIC, korzystając z jednej z dwóch opcji wyszukiwania.

Na ekranie pojawią się dane powiązane z tym kodem PIC w Participant Register (rejestrze uczestników), a użytkownik zostanie poproszony o wprowadzenie następujących obowiązkowych danych/dokumentów:

• tylko w przypadku głównego uczestnika lub lidera grupy:
• osoba wyznaczona do kontaktów (imię i nazwisko oraz adres e-mail)
• IBAN/numer rachunku bankowego
  Jeżeli rachunek bankowy ma kod IBAN, należy zaznaczyć pole wyboru IBAN, a system eSubmission sprawdzi, czy rachunek bankowy IBAN jest prawidłowy.

• w odniesieniu do wszystkich uczestników: oświadczenie (należycie wypełnione i podpisane) w sekcji Attachments (załączniki).

W sekcji Osoba wyznaczona do kontaktów użytkownik może wskazać samego siebie (imię i nazwisko tego użytkownika jest już domyślnie wypełnione) lub inną osobę jako osobę wyznaczoną do kontaktów do celów złożenia oferty. Osobie wyznaczonej do kontaktów przypisuje się w portalu Funding & Tenders rolę Primary Coordinator Contact, PCoCo ((głównego koordynatora odpowiedzialnego za kontakt), a użytkownikowi składającemu ofertę (jeżeli jest inny niż osoba wyznaczona do kontaktów) – rolę Coordinator Contact, CoCo (koordynatora odpowiedzialnego za kontakt) (). 

Jeżeli PCoCo nie posiada konta EU Login, utworzone zostanie automatycznie tymczasowe konto EU Login w oparciu o adres e-mail osoby wyznaczonej do kontaktów i ta osoba zostanie zaproszona za pośrednictwem wiadomości e-mail do dokończenia rejestracji konta EU Login. Zaproszenie będzie wygenerowaną przez system automatyczną wiadomością bez odniesienia do postępowania.

W sekcji Attachments (załączniki) dla każdego uczestnika można dodać dokumenty uczestnika, których dołączenie do oferty jest wymagane przez instytucję zamawiającą. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia można znaleźć informację o tym, jakie dokumenty są wymagane w przypadku każdego uczestnika.

Należy kliknąć Done (gotowe) po zakończeniu.

Aby przejść do następnego kroku należy kliknąć przycisk Next (dalej).

Części zamówienia

W przypadku procedury dotyczącej zamówienia składającego się z kilku części, należy wybrać części, w odniesieniu do których składa się ofertę, a następnie kliknąć przycisk Next (dalej).

Dane dotyczące oferty

W tej sekcji należy podać kwotę oferty (tylko w przypadku metody udzielania zamówień opartej na kryterium najniższego kosztu lub najniższej ceny – format musi być taki, jak podany w przykładzie na ekranie) lub potwierdzić, czy oferta spełnia minimalne wymogi określone w dokumentach zamówienia.

Jeżeli użytkownik potwierdzi, że oferta nie spełnia minimalnych wymogów, zostanie poproszony o podanie wyjaśnienia w odpowiednim polu tekstowym. Potwierdzenie zgodności lub niezgodności z wymogami oraz wyjaśnienie w przypadku niezgodności zostaną odzwierciedlone w raporcie dotyczącym zgłoszenia.

Po kliknięciu przycisku Save (zapisz) można załadować ofertę finansową oraz, jeżeli w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wymaga tego instytucja zamawiająca, ofertę techniczną. Ofertę techniczną/finansową można załadować w formie więcej niż jednego pliku.

Po sprawdzeniu poprawności danych dotyczących oferty i kompletności zgłoszenia należy kliknąć przycisk Next (dalej). Przycisk będzie aktywny tylko wówczas, jeżeli podano wszystkie obowiązkowe dane i dokumenty.

Sumbission Report (raport dotyczący zgłoszenia)

Raport dotyczący zgłoszenia jest generowany przez system i stanowi część zgłoszenia. W raporcie znajduje się wykaz wszystkich dokumentów zawartych w zgłoszeniu.

System eSubmission automatycznie generuje i dodaje do zgłoszenia raport dotyczący zgłoszenia. Raport z oferty można przeglądać na ekranie lub pobrać go do celów własnej dokumentacji przed złożeniem oferty. Nie ma konieczności podpisywania raportu i przesyłania podpisanego raportu za pośrednictwem systemu eSubmission.

Jeżeli po przejrzeniu raportu dotyczącego zgłoszenia uznaje się zgłoszenie za kompletne i gotowe do przedłożenia, należy kliknąć przycisk Next (dalej), aby kontynuować.

Składanie oferty

Gdy użytkownik jest gotowy do złożenia oferty, klika przycisk Submit (złóż). W systemie wyświetli się komunikat z potwierdzeniem.

Aby potwierdzić, że nie będzie już można zmienić tego zgłoszenia, należy kliknąć Yes (tak).

System nie pozwoli na przesłanie zgłoszenia, jeżeli upłynął termin składania zgłoszeń.

Jeżeli do terminu składania wniosków pozostał mniej niż jeden dzień, w systemie eSubmission wyświetlają się pozostałe godziny/minuty do terminu. 

Powiadomienie e-mail zostanie przesłane na adres e-mail osoby kontaktowej wskazanej w ofercie (PCoCo) oraz na adres e-mail (jeżeli jest inny) powiązany z kontem EU Login używanym do składania oferty (CoCo). To powiadomienie e-mail zawiera link do portalu Funding & Tenders, na którym można znaleźć potwierdzenie zgłoszenia.

Uwaga: właściciele użytego kodu PIC zostaną o tym poinformowani

Zarządzaj zgłoszeniami w portalu Funding & Tenders

Aby wejść do swojego profilu w portalu Funding & Tenders, należy się uwierzytelnić, korzystając z przycisku Sign in (zaloguj się) w portalu Funding & Tenders w prawym górnym rogu strony głównej (należy podać własny identyfikator EU Login i hasło).

Przeglądanie zgłoszeń

W sekcji My area (zarządzaj prywatną skrzynką) po lewej stronie PCoCo/CoCo mogą znaleźć zgłoszenia w sekcji Procurement centre / Submissions (centrum zamówień / zgłoszenia).

Pole wyszukiwania znajduje się również po prawej stronie, nad listą zgłoszeń.

Sekcja Submissions (zgłoszenia)

W przypadku każdego zgłoszenia PCoCo / CoCo widzi numer referencyjny procedury, numer referencyjny oferty, datę ostatniej wykonanej czynności oraz status zgłoszenia (wersja robocza, złożono, wycofano, usunięto), termin, część zamówienia (w stosownych przypadkach), tytuł procedury oraz rodzaj procedury.

Przycisk menu (trzy kropki)  po prawej stronie każdego zgłoszenia (o ile zgłoszenie nie zostało usunięte) umożliwia PCoCo / CoCo wykonanie różnych czynności, zależnie od statusu zgłoszenia.

W przypadku zgłoszeń o statusie Draft (wersja robocza):

• Edit (edytuj): powoduje to otwarcie ekranu w systemie eSubmission w miejscu, w którym nastąpiło wyjście z aplikacji. Teraz można edytować zgłoszenie w systemie eSubmission.
• View (zobacz): powoduje to otwarcie ekranu w systemie eSubmission w miejscu, w którym nastąpiło wyjście z aplikacji. Nie można edytować zgłoszenia, ponieważ jest ono przeglądane w trybie tylko do odczytu.
• Delete (usuń): wersja robocza zgłoszenia zostanie usunięta z portalu Funding & Tenders.
  
  

W przypadku zgłoszeń o statusie Submitted (złożono):

• View Receipt (zobacz potwierdzenie): spowoduje to wyświetlenie potwierdzenia odbioru.
• Withdraw (wycofaj) (dostępne wyłącznie przed upływem terminu składania zgłoszeń): należy podać powód wycofania zgłoszenia i potwierdzić, klikając przycisk Withdraw (wycofaj). Po wycofaniu zgłoszenia nie można go już przeglądać, edytować ani złożyć ponownie.
  
  

W przypadku zgłoszeń o statusie Withdrawn (wycofano):

• View Withdrawal Receipt (zobacz potwierdzenie wycofania): wyświetla się potwierdzenie wycofania.
  
  

W przypadku zgłoszeń o statusie Deleted (usunięto):

Nie są dostępne żadne działania w przypadku ofert o statusie Deleted (usunięto). Oferent nie ma możliwości odzyskania usuniętej wersji roboczej oferty.