(niet-openbare procedures, mededingingsprocedures met onderhandeling , concurrentiegerichte dialogen, innovatiepartnerschappen en prijsvragen)
Anchor Aan de slag Aan de slag
Welkom bij eSubmission.
Met eSubmission kunnen ondernemers online reageren op EU-aanbestedingsprocedures door inschrijvingen (d.w.z. verzoeken om aan aanbestedingen deel te nemen) op gestructureerde en beveiligde wijze online voor te bereiden en in te dienen.
Deze handleiding is alleen van toepassing op de eerste fase van procedures in twee fasen. In deze fase kunnen ondernemers een verzoek om deel te nemen indienen. De handleidingen voor de tweede fase van procedures in twee fasen en handleidingen voor andere aanbestedingsprocedures zijn beschikbaar op de eProcurement-wiki van het Financierings- en aanbestedingsportaal “Funding & Tenders” .
Als ondernemer kunt u:
uw reactie invoeren op een procedure door een EU-instelling,orgaan of -orgaanagentschap
een inschrijving op beveiligde wijze indienen
een opgeslagen concept weergeven of afmaken
een concept verwijderen
een bewijs van indiening ontvangen (Submission Receipt)
een ingediende inschrijving intrekken voorafgaand aan de uiterste termijn voor verzoeken om deel te nemen
een bewijs van intrekking ontvangen (Withdrawal Receipt)
Lees de systeemvereisten door.
Image Modified
Deze staan op de beginpagina van de applicatie eSubmission en in de rubriek Bijlagen op de pagina Partijen.
Als u hulp nodig heeft, kunt u van 08:00 tot 20:00 Midden-Europese tijd (MET/MEZT) contact opnemen met het supportteam (Belgische tijd) ..
Image Modified ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
Image Modified+32 (0) 229 71063
Het supportteam werkt alleen in het Engels.
U krijgt toegang tot eSubmission in het kader van een aanbestedingsprocedure (call for tender). De gepubliceerde aanbestedingen van de Europese instellingen, organen en agentschappen zijn te vinden op:
de Applicatie TED eTendering (voor aanbestedingen gepubliceerd vóór 25/10/2023)
Om eSubmission te kunnen gebruiken, moet u geregistreerd zijn bij de authenticatiedienst van de Europese Commissie (EU Login). U kunt dan reageren op een aanbesteding die op het financierings- en aanbestedingsportaal is gepubliceerd.
Om te kunnen reageren op een aanbesteding die vóór 25/10/2023 is gepubliceerd, heeft u ook een account op TED eTendering nodig.
Om uw organisatie bij de elektronische indiening te kunnen identificeren, moet deze zijn geregistreerd in het register van organisaties van de Commissie (deelnemersregister) en een PIC (Participant Identification Code) hebben. Meer Voor meer informatie over PIC vindt u , klik hier. Alle organisaties kunnen zich gratis registeren.
EU Login is de toegangspoort tot verschillende diensten en systemen van de Commissie. Heeft u nog geen EU-login, dan kunt u een account aanmaken.
Lees voor meer informatie de rubriek Help van EU Login.
TED eTendering is het platform voor elektronische aanbestedingen waarop de EU-instellingen,-organen en -agentschappen vóór 25/10/2023 hun aanbestedingen publiceerden.
U kunt een eTendering-account aanmaken met uw EU-login.
Het financieringsFinancierings- en aanbestedingsportaal is het centrale toegangspunt (Single Electronic Data Interchange Area) voor deelnemers en deskundigen die te maken hebben met financieringsprogramma’s en aanbestedingen die door de Europese Commissie en andere EU-organen instellingen, organen en agentschappen van de EU worden beheerd.
Via het financierings- en aanbestedingsportaalportaal kunnen deelnemers:
zoeken naar mogelijkheden in EU-financieringsprogramma’s of aanbestedingsprocedures;
zich registreren in het deelnemersregister (zie hieronder)
toegang krijgen tot Submission Receipts (bevestiging van indiening)
ontwerpinschrijvingen bekijken, bewerken of verwijderen
inschrijvingen intrekken en toegang krijgen tot de Withdrawal Receipt (bewijs van intrekking)
De Commissie heeft een onlineregister opgezet van organisaties die deelnemen aan EU-aanbestedingen of EU-oproepen tot het indienen van voorstellen om het “eenmaligheidsbeginsel” in de praktijk te brengen: deelnemers hoeven slechts één keer informatie over hun organisatie in te dienen. Bij de registratie krijgt elke organisatie een unieke identificatiecode (Participant Identification Code – PIC). De procedure voor het opvragen van een PIC in het deelnemersregister is te vinden op deze bladzijde.
Table of Contents | ||
---|---|---|
|
Elke ondernemer kan een verzoek tot deelname indienen via de in de aankondiging van de opdracht/prijsvraag vermelde link naar het financierings- en aanbestedingsportaal.
Zodra u in dat portaal bent, moet u op klikken op Access submission om een offerte in te dienen. Dit zal Vervolgens wordt u doorverwijzen doorverwezen naar het eSubmission-portaal, op voorwaarde dat u bent ingelogd met uw EU Login-account.
Bij aanbestedingen die vóór 25/10/2023 zijn gepubliceerd, kunnen ondernemers een verzoek tot deelname indienen via de in de aankondiging van de opdracht vermelde TED eTendering-link. Zodra u in TED eTendering bent, moet u inloggen met uw TED eTendering-account en vervolgens klikken op Submit a request to participate. U wordt dan doorgestuurd naar het eSubmission-portaal.
Image Removed
Ten eerste moet u de algemene voorwaarden lezen en aanvaarden en bevestigen dat u de mededeling over gegevensbescherming hebt gelezen en begrepen.
In eSubmission klikt u op New submission om een nieuwe inschrijving te starten of op Resume draft om verder te gaan met een ontwerpinschrijving waarmee u al was begonnen. U kunt ook verder werken aan uw ontwerpinschrijving in het financierings- en aanbestedingsportaal (zie voor meer informatie het gedeelte Inschrijvingen beheren in het financierings- en aanbestedingsportaal in deze handleiding ).
Wanneer u begint met de inschrijving, wordt bovenaan het scherm een voortgangsbalk weergegeven. Deze balk toont alle stappen die u moet doorlopen voordat u uw verzoek tot deelname indient. U kunt ook zien in welke fase u zich momenteel bevindt.
Tijdens het indienen kunt u steeds bekijken welke documenten u hebt geüpload door op de button Submission documents links op het scherm te klikken.
Er wordt niets bij de aanbestedende dienst ingediend totdat u aan het einde van de indieningsprocedure op de knop Submit hebt geklikt. |
---|
Wanneer u begint met een nieuwe inschrijving, moet u aangeven:
Heeft u uw keuze gemaakt, klik dan op de button Next onderaan het scherm.
In dit deel moet u aangeven welke organisaties aan uw inschrijving deelnemen (participants). Klik op New party Nieuwe partij en selecteer het type deelnemer: hoofddeelnemer (bij individuele inschrijving), groepsleider of lid van de combinatie (bij gezamenlijke inschrijving) en subcontractant (indien van toepassing).
Alle deelnemers, met uitzondering van subcontractanten, moeten worden geïdentificeerd met een PIC (Participant Identification Code). Klik op de button Search om te controleren of een entiteit al een PIC heeft (d.w.z. al in het deelnemersregister is opgenomen). U kunt zoeken op PIC-nummer, btw-nummer, nationaal registratienummer en land. Wilt u op btw-nummer of nationaal registratienummer zoeken, dan moet u eerst het land selecteren.
Als de zoekopdracht geen resultaten oplevert, moet de organisatie zich registreren om een PIC te verkrijgen. Nadat u de PIC heeft verkregen, gaat u terug naar eSubmission, zoekt u op de PIC en selecteert u de organisatie die wordt weergegeven.
De gegevens die bij de PIC horen en in het deelnemersregister staan, worden weergegeven en u wordt gevraagd de volgende verplichte gegevens/documenten te verstrekken:
In de rubriek “Contactpersoon” kan de gebruiker zichzelf (de naam is al vooraf ingevuld) of een andere persoon aangeven als contactpersoon voor het verzoek tot deelname. De contactpersoon krijgt de rol Primary Coordinator Contact (PCoCo) in het financierings- en aanbestedingsportaal en de gebruiker die het verzoek tot deelname indient (indien anders dan de contactpersoon) de rol Coordinator Contact (CoCo).
Als de PCoCo geen EU Login-account heeft, wordt automatisch een tijdelijke EU Login-account aangemaakt op basis van het e-mailadres van de contactpersoon en wordt de persoon per e-mail verzocht de registratie voor EU Login te voltooien. Dat verzoek wordt automatisch door het systeem verzonden, waarbij de specifieke procedure niet wordt vermeld.
In de rubriek Bijlagen van elke deelnemer kunt u de documenten van de deelnemer in verband met de uitsluitings- en selectiecriteria uploaden. Kijk in het bestek welke documenten voor welke deelnemer vereist zijn voor de inschrijving.
Klik op Done wanneer u klaar bent.
Zodra u de manier om een inschrijving in te dienen hebt ingevoerd, kunt u de structuur niet meer wijzigen van “Gezamenlijke inschrijving” naar “Individuele inschrijving” of vice versa. Als u de structuur van uw inschrijving of de groepsleider wilt wijzigen, moet u een nieuwe inschrijving aanmaken die uw ontwerpinschrijving overschrijft (alle eerder ingevoerde gegevens en geüploade documenten worden dan verwijderd). |
Klik op Next om naar de volgende stap te gaan.
Kies bij een procedure met meerdere percelen voor welk perceel of welke percelen u een verzoek tot deelname wilt indienen en klik vervolgens op de button Next.
De identificatie van de deelnemers geldt voor de inschrijving als geheel. Indien de samenstelling van het consortium per perceel anders is, moet u daarom per perceel een afzonderlijke inschrijving indienen. |
Het inschrijvingsrapport wordt gegenereerd door het systeem en maakt deel uit van de inschrijving. Het rapport bevat een lijst met alle documenten die bij de inschrijving zijn gevoegd.
eSubmission genereert het inschrijvingsrapport automatisch en voegt het toe aan uw inschrijving. U kunt het rapport op scherm bekijken of downloaden voordat u het verzoek tot deelname indient. U hoeft het ondertekende rapport niet te ondertekenen en in eSubmission te uploaden.
Wanneer u het inschrijvingsrapport hebt bekeken en de inschrijving volgens u compleet en klaar voor indiening is, klikt u op de button Next om door te gaan.
Het inschrijvingsrapport is geen bewijs van indiening. U heeft nog niets ingediend . Ga door naar de volgende stap en klik op Submit om de inschrijving af te ronden. |
Als u klaar bent om uw verzoek tot deelname in te dienen, klikt u op Submit . Het systeem geeft een bevestigingsbericht weer.
Klik op Yes als u wilt bevestigen. U kunt deze inschrijving dan niet meer wijzigen.
U kunt via het systeem geen verzoek tot deelname indienen als de uiterste termijn voor de ontvangst ervan is verstreken.
Er wordt een e-mail verstuurd naar het e-mailadres van de PCoCo/CoCo. Deze e-mail bevat een link naar het financierings- en aanbestedingsportaal , waar de PCoCo/CoCo toegang heeft tot de indieningsbevestiging. Houd er rekening mee dat de eigenaren van de PIC die voor de indiening is gebruikt een bericht ontvangen.
De indieningsbevestiging geldt als bewijs voor het respecteren van de uiterste termijn voor de ontvangst van inschrijvingen. |
De contactpersoon die is opgegeven in eSubmission krijgt de rol Primary Coordinator Contact (PCoCo) voor voor de indiening van het verzoek tot deelname in deelname in het financierings- en aanbestedingsportaal. Per indiening kan er slechts één “Primary Coordinator Contact” zijn.
De PCoCo kan niet via het portaal worden gewijzigd. Neem contact op met de aanbestedende dienst er als een nieuwe PCoCo moet worden aangewezen.
en de uitnodiging voor stap 2 op het financierings- en aanbestedingsportaal. De gebruiker die het verzoek tot deelname indient (indien anders dan verschillend van de contactpersoon in het verzoek) , krijgt ontvangt de rol Coordinator Contact (CoCo).
Een of meerdere Coordinator Contact(en) (CoCo) kunnen worden toegevoegd of verwijderd in het financierings- en aanbestedingsportaal nadat de aanbestedende dienst de verzoeken tot deelname heeft geopend en voordat die dienst de geselecteerde gegadigden uitnodigt om een inschrijving in te dienen:
voor de indiening van het verzoek en de uitnodiging voor stap 2,tenzijde rol door de PCoCo/een andere CoCo uit de indiening van het verzoek is verwijderd in de periode tussen de opening van de verzoeken door de aanbestedende dienst en de ontvangst van de uitnodiging voor stap 2.
Extra coördinatorcontactadres(sen) (CoCo) bij de indiening van het verzoek kunnen worden toegevoegd of verwijderd via de knop Manage Roles (zie hieronder).
Er kan slechts één PCoCo per uitnodiging of inschrijving zijn. De PCoCo voor de indiening van het verzoek (stap 1) kan niet worden vervangen of verwijderd via het F&T-portaal (neem contact op met de F&T-helpdesk als de PCoCo voor de indiening moet worden vervangen).
De PCoCo voor een uitnodiging voor stap 2 kan nu rechtstreeks in het F&T-portaal worden vervangen door de LEAR en de accountbeheerder (het is niet langer nodig contact op te nemen met het F&T-ondersteuningsteam), als de uitnodiging voor stap 2 van start is gegaan.
Volg de onderstaande stappen om rollen bij een indiening toe te voegen/te verwijderen:
1 | Klik onder het dropdownmenu Action rechts van de indiening van het verzoek tot deelname op de optie Manage Roles. Deze optie is pas zichtbaar als de aanbestedende dienst de ingediende verzoeken tot deelname heeft geopend. |
Image Modified |
2 | Klik op de |
knop Edit Roles.
|
Image Added | |
3 | Om een |
extra CoCo toe te voegen aan de indiening, |
klik op de |
knop Add Roles. Image Modified |
4 | Voeg de gegevens toe van degene die u wilt toevoegen als |
extra CoCo |
en klik op de knop Save. | |
5 | Om een CoCo te verwijderen, klik op het pictogram “delete” naast de desbetreffende naam. Image Added |
Image Removed
CoCo’s die zoals hierboven beschreven worden toegevoegd nadat de aanbestedende dienst de uitnodigingen voor fase 2 heeft verstuurd, kunnen geen inschrijving indienen. Alleen PCoCo/CoCo’s die de uitnodiging voor fase 2 al hebben ontvangen of CoCos die zijn toegevoegd via de button “Manage roles” op de uitnodiging kunnen een inschrijving indienen (zie de handleiding voor de tweede fase van procedures in twee fasen).
Anchor Inschrijvingen beheren in het financierings- en aanbestedingsportaal Inschrijvingen beheren in het financierings- en aanbestedingsportaal
Om toegang te krijgen tot uw persoonlijke ruimte in het financierings- en aanbestedingsportaal, moet u uzelf identificeren door te klikken op de button Login knop Sign in in het financierings- en aanbestedingsportaal aan de rechterbovenkant van de startpagina en (vul uw EU Login en wachtwoord in te vullen).
In de rubriek Manage My Area links vinden de PCoCo/CoCo de verzoek(en) tot deelname in het gedeelte My Submission(s). Rechts boven de lijst met inschrijvingen is er ook een zoekveld beschikbaar.
Voor elke indiening kan de PCoCo/CoCo het referentienummer van de procedure zien, het indienings-ID, de datum van de laatste uitgevoerde actieen actie en de indieningsstatus (ontwerp, ingediend, ingetrokken, verwijderd), de termijn, het perceel (indien van toepassing), de titel van de procedure, het type procedure en de stap.
Met het menu Action rechts naast elke inschrijving (tenzij de inschrijving is verwijderd) kan de PCoCo/CoCo afhankelijk van de indieningsstatus verschillende acties uitvoeren.
Voor inschrijvingen met de status Draft:
Image Modified
Voor inschrijvingen met de status Submitted:
Voorinschrijvingen met de status Withdrawn:
Image Modified
Voor inschrijvingen met de status Deleted:
Het menu Action is niet beschikbaar voor inschrijvingen met de status Deleted. Zodra een ontwerpinschrijving is verwijderd, kan de inschrijver deze niet meer ophalen.
De PCoCo/CoCo krijgt toegang tot dit gedeelte door op het pictogram met de klok rechts bovenaan het scherm te klikken na aanmelding op het financierings- en aanbestedingsportaal.
Image Modified
Hier vindt dePCoCo/CoCo de volgende berichten:
In het tabblad Preferences onder Manage all notifications (onderaan de lijst met berichten) kan de PCoCo/CoCo kiezen hoe vaak hij e-mailberichten van het financierings- en aanbestedingsportaal wil ontvangen. Ongeacht uw keuze zijn al uw berichten altijd beschikbaar in de rubriek My notifications .
Dit gedeelte links onder Manage my area blijft leeg, aangezien het momenteel niet wordt gebruikt voor aanbestedingsprocedures.