Guida rapida per le procedure di appalto in due fasi - Fase 2

(procedure ristrette, procedure competitive con negoziazione e concorsi di progettazione)

Da dove iniziare

La presente guida rapida si applica solo alla seconda fase delle procedure in due fasi. In questa fase possono presentare un'offerta solo i candidati invitati che hanno superato la verifica dei criteri di selezione ed esclusione. Le guide rapide per la prima fase delle procedure in due fasi e per le altre procedure di appalto sono reperibili sul wiki del portale eProcurement Funding & Tenders.

Gli operatori economici possono:

• inserire una risposta a una procedura pubblicata da un'istituzione o da un organismo dell'UE

• inoltrare documenti in ambiente sicuro

• visualizzare o riprendere una bozza salvata

• cancellare una bozza

• ottenere la ricevuta di invio (Submission Receipt)

• ritirare un'offerta prima del termine stabilito per il ricevimento

• ricevere la prova dell'avvenuto ritiro (Withdrawal Receipt).

Assicurarsi di leggere i requisiti di sistema.

È possibile trovarli nella prima pagina dell'applicazione eSubmission e nella sezione Allegati della pagina Parties.

Come ottenere assistenza tecnica

Per ricevere assistenza, contattare il nostro help desk dalle 8.00 alle 20.00 (CET/CEST).

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

 L'help desk lavora esclusivamente in inglese.

Come preparare l'offerta in eSubmission 

Se la domanda di partecipazione ha superato la prima fase della procedura, TED eTendering invierà una notifica che invita a convalidare l'accesso ai documenti di gara e a presentare un'offerta.

La notifica sarà inviata:

• all'indirizzo email della persona di contatto indicata nella domanda di partecipazione presentata (contatto del coordinatore principale – PCoCo);
• all'indirizzo email (se diverso) collegato all'account EU Login utilizzato per presentare la domanda di partecipazione (contatto del coordinatore – Coco);
• all'indirizzo email di ogni altro contatto del coordinatore (CoCo) aggiunto utilizzando il pulsante "Manage roles" (Gestire i ruoli) nella presentazione della domanda di partecipazione.

Le notifiche possono essere consultate anche nella sezione I miei messaggi di TED eTendering.

Per convalidare l'accesso ai documenti di gara il PCoCo/CoCo deve cliccare sul link contenuto nella notifica. Il link reindirizzerà verso la pagina del bando di gara in TED eTendering, dove sarà visualizzato il pulsante Inviare un'offerta. Tramite questo pulsante si accede alla sezione My Invitations (I miei inviti) nel portale Funding & Tenders.

Per poter presentare un'offerta, il PCoCo/CoCo deve innanzitutto confermare il ricevimento dell'invito a presentare offerte:

• reperire la procedura in My Invitations nel portale Funding & Tenders;
• nel menu Action (Azione) della procedura, cliccare su Acknowledge Receipt (Confermare ricevimento) per confermare di aver ricevuto l'invito. Lo stato dell'invito diventa Acknowledged (Confermato).

Dopo aver confermato il ricevimento dell'invito, il PCoCo/CoCo sarà automaticamente reindirizzato a eSubmission, dove potrà iniziare la presentazione dell'offerta cliccando su Nuova offerta. 

Se si preferisce iniziare a presentare l'offerta in un secondo momento, occorre:

• accedere al portale Funding & Tenders con l'account EU Login della persona indicata come persona di contatto (PCoCo) nella domanda di partecipazione o, se diversa, con l'account EU Login utilizzato per presentare la domanda di partecipazione (Coco) o di qualsiasi altro CoCo autorizzato tramite la funzione "Manage roles" del portale Funding & Tenders (per maggiori informazioni, consultare la sezione Gestione dei ruoli nel portale Funding & Tenders in questa guida);
• andare su My Invitations e reperire la procedura;
• dal menu Action della procedura, cliccare su Start new submission (Iniziare nuova offerta). Si verrà così reindirizzati a eSubmission.
  

In eSubmission cliccare su Nuova offerta per iniziare una nuova offerta o Riprendi la bozza per riprendere una bozza iniziata in precedenza. Si può anche riprendere la bozza dal portale Funding & Tenders (per maggiori informazioni, consultare la sezione Gestione delle offerte nel portale Funding & Tenders in questa guida).

Navigare in eSubmission

Quando si crea un'offerta, nella parte superiore dello schermo sarà visualizzata una linea di avanzamento. Questa linea mostra tutte le fasi da seguire prima di presentare l'offerta. È inoltre possibile vedere in quale fase ci si trova attualmente.

In qualsiasi momento della procedura di presentazione dell'offerta è possibile verificare quali documenti sono stati caricati cliccando sulpulsante Documenti dell'offerta sul lato sinistro dello schermo.

Nessun elemento viene inviato all'amministrazione aggiudicatrice fino a quando non si è cliccato sul pulsante Invia alla fine della procedura di presentazione.

Parti

In questa fase è possibile modificare solo la sezione Persona di contatto.

L'utente che avvia la presentazione dell'offerta può indicare come persona di contatto se stesso (il nome è già precompilato) o un'altra persona. Se quest'ultima non dispone di un account EU Login, ne verrà creato automaticamente uno temporaneo sulla base dell'indirizzo email della persona di contatto e la persona sarà invitata per email a completare la registrazione EU Login. L'invito sarà un messaggio inviato automaticamente dal sistema senza alcun riferimento alla procedura.

Alla persona di contatto è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore principale (PCoCo) nel portale Funding & Tenders e all'utente che presenta l'offerta (se diverso dalla persona di contatto) quello di contatto del coordinatore (CoCo). 

Cliccare su Avanti per passare alla fase successiva.

Dati dell'offerta

In questa sezione occorre indicare l'importo dell'offerta (solo nel caso del metodo di aggiudicazione del costo più basso o del prezzo più basso; assicurarsi di utilizzare lo stesso formato dell'esempio a schermo) e/o confermare se l'offerta soddisfa o no i requisiti minimi specificati nei documenti di gara.

Se si conferma che l'offerta non soddisfa i requisiti minimi, verrà chiesto di fornire una spiegazione in un'apposita casella di testo. La conferma della conformità o della non conformità e la spiegazione in caso di non conformità saranno riportate nella sintesi dell'offerta.

Dopo aver cliccato sul pulsante Salva è possibile caricare l'offerta finanziaria e, se richiesto dall'amministrazione aggiudicatrice nel capitolato d'oneri, l'offerta tecnica. È possibile caricare più di un file come offerta tecnica/finanziaria. 

Quando si ritiene che i dati dell'offerta siano corretti e l'offerta completa, cliccare sul pulsante Avanti. Il pulsante sarà attivo solo se saranno stati forniti tutti i dati e i documenti obbligatori.

A questo punto la bozza di offerta, comprensiva di tutti i documenti, non risulta ancora presentata.

Sintesi dell'offerta

La sintesi dell'offerta è generata dal sistema e fa parte dell'offerta. La sintesi elenca tutti i documenti inclusi nell'offerta.

eSubmission genera automaticamente e aggiunge la sintesi all'offerta. È possibile consultare la sintesi a schermo o scaricarla per conservarne una copia (prima dell'invio dell'offerta). Non è necessario firmare e caricare la sintesi firmata in eSubmission.

Dopo aver visionato la sintesi, se si ritiene che l'offerta sia completa e pronta per l'invio, cliccare sul pulsante Avanti per continuare.

La sintesi dell'offerta non è una prova di avvenuto invio. L'offerta non è ancora stata presentata. Passare alla fase successiva e cliccare su Invia per finalizzare l'invio.

Invio dell'offerta

Quando si è pronti a presentare l'offerta, cliccare su Invia. Il sistema visualizzerà un messaggio di conferma.

Cliccare su Sì per confermare: non sarà più possibile modificare questa offerta.

Si ricorda che il sistema non consentirà di effettuare l'invio se è scaduto il termine di presentazione.

Sarà inviata un'email di notifica all'indirizzo email collegato all'account EU Login del contatto del coordinatore principale (PCoCo) e di tutti i contatti del coordinatore (CoCo) indicati per l'offerta in questione. L'email di notifica contiene un link al portale Funding & Tenders in cui è reperibile la ricevuta di invio (Submission Receipt). 

La ricevuta di invio costituisce la prova del rispetto del termine di presentazione.

Gestione dei ruoli nel portale Funding & Tenders

Alla persona di contatto indicata nell'offerta in eSubmission è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore principale (PCoCo) per la presentazione dell'offerta nel portale Funding &Tenders. Per ogni offerta può esserci un solo contatto del coordinatore principale.

All'utente che presenta l'offerta (se diverso dalla persona di contatto) è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore (CoCo).

Dopo che l'amministrazione aggiudicatrice ha inviato gli inviti per la seconda fase, nel portale Funding & Tenders è possibile aggiungere o rimuovere altri contatti del coordinatore (CoCo):

• Nel menu a tendina che compare cliccando su Action a destra dell'invito, selezionare l'opzione Manage Roles (Gestire i ruoli).

• Cliccare sul pulsante Edit Roles (Modificare i ruoli).

• Per aggiungere un nuovo CoCo, cliccare sul pulsante Add Roles (Aggiungere ruoli).

Per cancellare un CoCo, cliccare sull'icona Delete accanto al nome.

• Inserire i dettagli della persona da aggiungere come CoCo e cliccare sul pulsante Ok.

Gestione delle offerte nel portale Funding & Tenders

Il portale Funding & Tenders è il punto di accesso unico (spazio unico di interscambio dei dati elettronici) per i partecipanti e gli esperti dei programmi di finanziamento e delle gare d'appalto gestiti dalla Commissione europea e da altri organismi dell'UE.

Dall'area personale del portale Funding & Tenders è possibile:

• visualizzare i propri inviti a presentare offerte
• confermare di aver ricevuto un invito
• iniziare la presentazione di una nuova offerta in risposta a un invito
• visualizzare, modificare o cancellare le bozze di offerta
• ritirare le offerte presentate
• accedere alle Submission/Withdrawal Receipts (prove dell'avvenuta/o presentazione/ritiro di un'offerta)
• gestire i ruoli.

Per accedere all'area personale occorre autenticarsi utilizzando il pulsante Login del portale Funding & Tenders nell'angolo in alto a destra della homepage (inserire il proprio EU Login e la password).

Visualizzare gli inviti

Nella sezione Manage my area (Gestire la mia area) sulla sinistra il PCoCo/CoCo troverà gli inviti alla fase 2 sotto My Invitation(s) (I miei inviti). Un campo di ricerca è inoltre disponibile a destra sopra l'elenco degli inviti.

Anchor
My Invitation(s) section My Invitation(s) section

Sezione My Invitation(s)

Per ciascun invito il PCoCo/CoCo può vedere il numero di riferimento della procedura, lo stato dell'invito che può essere received (ricevuto), acknowledged (riconosciuto), il termine, il lotto (se del caso), il titolo della procedura, il tipo di procedura e la fase.

Il menu Action a destra di ciascuna offerta (tranne nel caso in cui l'offerta sia stata cancellata) consente al PCoCo/CoCo di eseguire diverse azioni a seconda dello stato dell'invito e dell'offerta.

Per gli inviti il cui stato è Received (ricevuto):

• Acknowledge Receipt: cliccare quiper confermare di aver ricevuto l'invito a presentare un'offerta
• Manage Roles:  sarà possibile visualizzare e gestire l'accesso ai propri inviti (aggiungere/cancellare altre persone che potranno eseguire le azioni qui descritte relative agli inviti).

Per gli inviti il cui stato è Acknowledged:

• Start New Submission: cliccarequi per presentare una nuova offerta.
• Manage Roles:  sarà possibile visualizzare e gestire l'accesso ai propri inviti (aggiungere/cancellare altre persone che potranno eseguire le azioni qui descritte relative agli inviti).

Per visualizzare e gestire le offerte presentate a seguito di invito, cliccare sul link Submission(s) .

Il menu   Action   a destra di ciascuna offerta (tranne nel caso in cui sia stata cancellata) consente al PCoCo/CoCo di eseguire diverse azioni a seconda dello stato dell'offerta.

Per le offerte il cui stato è Draft:

• Edit (Modifica): eSubmission apre la schermata in cui ci si trovava al momento dell'uscita dall'applicazione. È ora possibile modificare l'offerta in eSubmission.
• View (Visualizzare):  eSubmission apre la schermata in cui ci si trovava al momento dell'uscita dall'applicazione. Non è possibile modificare l'offerta in quanto la visualizzazione avviene in modalità di sola lettura. 
• Delete (Cancellare):  la bozza di offerta sarà cancellata dal portale Funding & Tenders.

Per le offerte il cui stato è Submitted:

• View Receipt (Visualizzare ricevuta): viene visualizzata la ricevuta di invio.
• Withdraw (Ritirare) (disponibile solo prima del termine di presentazione):  indicare il motivo del ritiro dell'offerta e confermare cliccando sul pulsante Withdraw. Una volta ritirata l'offerta, non è più possibile visualizzarla, modificarla o inviarla di nuovo.

Per le offerte il cui stato è Withdrawn:

• View Withdrawal Receipt (Visualizzare ricevuta ritiro): viene visualizzata la ricevuta del ritiro.

Per le offerte il cui stato è Deleted:

il menu Action non è disponibile per le offerte il cui stato è Deleted. Una volta cancellata, una bozza di offerta non può essere recuperata dall'offerente. 

Tornate successive per le procedure competitive con negoziazione

  Questa sezione si applica solo alle procedure competitive con negoziazione con più tornate negoziali nella seconda fase.

Se l'amministrazione aggiudicatrice decide di invitare l'offerente a presentare un'offerta riveduta tramite eSubmission, il PCoCo/CoCo riceverà una notifica dal Portale Funding & Tenders.

Per presentare un'offerta riveduta il PCoCo/CoCo deve confermare di aver ricevuto l'invito. Dopo aver confermato il ricevimento dell'invito, il PCoCo/CoCo sarà automaticamente reindirizzato a eSubmission, dove potrà iniziare la presentazione dell'offerta riveduta cliccando su Nuova offerta. Per sapere come presentare un'offerta riveduta nella o nelle tornate successive, consultare la guida rapida per le procedure negoziate – Tornata 2/tornate successive. 

Gestione delle notifiche nel portale Funding & Tenders

My notifications (Le mie notifiche)

Il PCoCo/CoCo può accedere a questa pagina cliccando sull'icona a forma di campana nell'angolo in alto a destra dello schermo dopo aver effettuato il login al portale Funding & Tenders.

Questa pagina contiene le seguenti notifiche:

• Submission Receipt (prova dell'avvenuta presentazione di un'offerta)
• Withdrawal Receipt (prova dell'avvenuto ritiro di un'offerta)

Nella scheda Preferences (Preferenze) sotto Manage all notifications (Gestire tutte le notifiche) (in fondo all'elenco delle notifiche) il PCoCo/CoCo può scegliere la frequenza delle notifiche via email del portale Funding & Tenders. Indipendentemente dalla scelta, tutte le notifiche sono sempre disponibili nella sezione My notifications.

My Formal Notification(s) (Le mie notifiche ufficiali)

Questa sezione, disponibile sotto Manage my area sulla sinistra, non è attualmente utilizzata per le procedure di appalto.