Guía rápida para los procedimientos de contratación en dos etapas- Etapa 2

(procedimientos restringidos, procedimientos de licitación con negociación o concursos de proyectos)

Primeros pasos

La presente guía rápida sirve únicamente para la segunda etapa de los procedimientos en dos etapas. En esta fase, solo podrán presentar una oferta los candidatos invitados que hayan superado los criterios de exclusión y selección en la primera etapa. Las guías rápidas para la primera etapa de los procedimientos en dos etapas, así como las guías para otros procedimientos de contratación pública, pueden consultarse en la wiki eProcurement del portal Funding & Tenders.

Usted, en calidad de agente económico, podrá:

• codificar su respuesta a un procedimiento publicado por una institución o un órgano de la UE

• presentar un expediente de forma segura

• ver o reanudar un borrador guardado

• eliminar el borrador de un expediente

• obtener un justificante de presentación (acuse de presentación)(Submission Receipt)

• retirar un expediente antes de que finalice el plazo de presentación

• obtener un justificante de retirada (acuse de retirada)(Withdrawal Receipt)

No olvide leer los requisitos del sistema.

Los encontrará en la página principal de la aplicación eSubmission y en la sección de datos adjuntos de la página Partes.

¿Necesita ayuda técnica?

Nuestro equipo está disponible de 8.00 a 20.00 CET/CEST.

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 229 71063

 El equipo de ayuda técnica solo podrá atenderle en inglés.

Cómo preparar su oferta en eSubmission 

Si su solicitud de participación supera la primera etapa del procedimiento, recibirá una notificación de TED eTendering para invitarle a validar su acceso a los pliegos de contratación y presentar una oferta.

La notificación se enviará a:

• la dirección de correo electrónico de la persona de contacto indicada en la presentación de la solicitud de participación («Primary Coordinator Contact» o PCoCo);
• la dirección de correo electrónico (si es distinta) vinculada a la cuenta de EU Login que se haya usado para presentar la solicitud de participación («Coordinator Contact» o CoCo).
• la dirección de correo electrónico de cualquier otro «Coordinator Contact» (CoCo)  añadido mediante el botón «Manage roles» (Gestionar Atribuciones) en la presentación de la solicitud de participación.

También es posible acceder a las notificaciones a través de la sección «Mis mensajes» de TED eTendering.

Para validar el acceso a los pliegos de contratación, el PCoCo/CoCo debe pulsar el enlace que figure en la notificación. El enlace le redirigirá a la página de licitaciones de TED eTendering, donde encontrará el botón «Presentar una oferta». Este botón le llevará a la sección «My Invitations» (Mis invitaciones) del portal Funding & Tenders.

Para poder presentar una oferta, el PCoCo/CoCo deberá primero confirmar la recepción de la invitación a presentar una oferta:

• El procedimiento figura en «My Invitations» (Mis invitaciones) del portal Funding & Tenders. 
• En el menú «Action» (Acción) del procedimiento, pulse en «Acknowledge Receipt» (Acuse de recibo) para confirmar que ha recibido la invitación. El estado de la invitación pasará a «Acknowledged» (se ha dado acuse de recibo).

Una vez confirmada la recepción de la invitación, se redirigirá automáticamente al PCoCo/CoCo a eSubmission, donde podrá iniciar la presentación de su oferta pulsando en «Nuevo expediente». 

Si prefiere iniciar su presentación más adelante:

• Inicie sesión en el portal Funding & Tenders con la cuenta EU Login de la persona indicada como persona de contacto (PCoCo) en la solicitud de participación o, si fuera diferente, en la cuenta de EU Login de la persona utilizada para presentar la solicitud de participación (CoCo) o cualquier otro CoCo autorizado mediante la función «Manage Roles» (Gestionar atribuciones ) del portal Funding & Tenders. Para más información, consulte la sección «Gestionar atribuciones en el portal Funding & Tenders» de la presente guía.
• Acceda a «My Invitations» (Mis invitaciones) y busque el procedimiento. 
• En el menú «Action» (Acción) del procedimiento, pulse «Start new submission» (Empezar un nuevo expediente). A continuación, se le redirigirá a eSubmission.
  

En eSubmission, pulse «Nuevo expediente», si desea preparar un nuevo expediente, o «Volver al borrador», si desea reanudar el borrador de un expediente iniciado con anterioridad. También puede reanudar un borrador desde el portal Funding & Tenders (más información en la sección «Gestionar los expedientes en el portal Funding & Tenders» de la presente guía). 

Navegar por eSubmission

Una vez que empiece a preparar su expediente, verá una línea de progreso en la parte superior de la pantalla. La línea indica todos los pasos que debe completar antes de presentar su oferta. Además, también verá en qué paso se encuentra en cada momento.

Durante el proceso de presentación, podrá consultar en todo momento los datos y documentos cargados pulsando el botón «Documentos del expediente», en la parte izquierda de la pantalla.

Hasta que no pulse el botón «Presentar» al final del proceso, el poder adjudicador no recibirá ninguna información.

Partes

En este paso solo puede editarse la sección «Persona de contacto».

El usuario que inicie la presentación de la oferta tendrá la opción de designarse a sí mismo como persona de contacto (su nombre aparecerá por defecto) o de designar a otra persona. Si esa otra persona no dispone de una cuenta de EU Login, se le creará automáticamente una cuenta temporal a partir de la dirección de correo electrónico facilitada y se le enviará una invitación por correo electrónico para que complete el registro en EU Login. La invitación se enviará mediante un mensaje automático del sistema, sin ninguna referencia al procedimiento.

A la persona de contacto se le asignará la atribución «Primary Coordinator Contact» (PCoCo) en el portal Funding & Tenders, y al usuario que presente la oferta (si es distinto de la persona de contacto), la atribución «Coordinator Contact» (CoCo). 

Pulse «Siguiente» para continuar.

Datos de la oferta

En esta sección debe indicar el importe de su oferta (solo en el caso del método de adjudicación según el precio o el coste más bajos, y utilizando el mismo formato que en el ejemplo de la pantalla) y/o confirmar si su oferta cumple o no los requisitos mínimos especificados en los pliegos de contratación.

Si confirma que su oferta no cumple los requisitos mínimos, se le pedirá que facilite una explicación en un cuadro de texto específico. La confirmación del cumplimiento o incumplimiento y la explicación en caso de incumplimiento se reflejarán en el informe de presentación.

Tras pulsar el botón «Guardar», puede cargar la oferta financiera y, si así lo requiere el poder adjudicador en el pliego de condiciones, la oferta técnica. Puede cargar más de un archivo como oferta técnica/financiera. 

Si los datos de la oferta son correctos y considera que el expediente está completo, pulse el botón «Siguiente». El botón solo estará activo si no falta ninguno de los datos y documentos obligatorios.

Tenga en cuenta que, en esta fase, el borrador de la oferta y los documentos correspondientes aún no están formalmente presentados.

Informe del expediente

El informe del expediente, generado por el sistema, forma parte del propio expediente. En él se enumeran todos los documentos incluidos en el expediente.

eSubmission genera y añade el informe a su expediente de forma automática. Antes de presentar la oferta, puede consultar el informe en pantalla o descargarlo para conservar una copia. No es necesario que firme y cargue el informe en eSubmission.

Repase el informe y, si considera que el expediente está completo y listo para su presentación, pulse «Siguiente».

El informe del expediente no constituye una prueba de la presentación, ya que la oferta todavía no está formalmente presentada. Avance al siguiente paso y pulse «Enviar» para finalizar la presentación.

Presentar su oferta

Cuando su oferta esté lista para ser presentada, pulse «Presentar». El sistema le mostrará un mensaje de confirmación.

Pulse «Sí» para confirmar la acción: en ese caso, ya no podrá modificar el expediente.

Tenga en cuenta que el sistema no le permitirá presentarlo si se ha cumplido el plazo para la recepción de los expedientes.

Se enviará una notificación por correo electrónico a la dirección asociada a la cuenta de EU Login del «Primary Coordinator Contact» ( PCoCo )  y de todos los «Coordinator Contacts» (CoCo) indicados para la oferta en cuestión. La notificación contendrá un enlace al portal Funding & Tenders, donde encontrará el «Submission Receipt» (Acuse de presentación). 

El acuse de presentación acredita que ha presentado formalmente su expediente dentro del plazo establecido.

Gestionar los expedientes en el portal Funding & Tenders

El portal Funding & Tenders es el punto de entrada único (espacio único de intercambio de datos electrónicos) para participantes y expertos en programas de financiación y licitaciones gestionados por la Comisión Europea y otros órganos de la UE.

Desde su área privada del portal Funding & Tenders puede:

• ver sus invitaciones a presentar ofertas
• acusar recibo de una invitación
• iniciar una nueva presentación en respuesta a una invitación
• ver, editar o eliminar borradores de expedientes (ofertas)
• retirar ofertas presentadas
• acceder a sus acuses de presentación y retirada (justificantes de presentación o retirada de ofertas)(Submission/Withdrawal Receipt).
• gestionar atribuciones

Para entrar en su área privada del portal Funding & Tenders, debe proceder a su autenticación. Para ello pulse el botón «Login» (Conexión), en la parte superior derecha de la página de inicio del portal Funding & Tenders, e introduzca su EU Login y su contraseña.

Ver invitaciones

En la sección «Manage my area» (Gestionar mi área), en la parte izquierda, el PCoCo/CoCo encontrará las invitaciones en la sección «My Invitation(s)» (Mis invitaciones). También hay un campo de búsqueda en la parte derecha, sobre la lista de invitaciones.

Anchor
My Invitation(s) section My Invitation(s) section

Sección «My Invitation(s)» (Mis invitaciones)

Para cada invitación, el PCoCo/CoCo podrá ver el número de referencia del procedimiento, el identificador del expediente, la fecha de la última acción realizada y el estado de la invitación («draft», «submitted», «withdrawn», «deleted») (borrador, presentada, retirada o eliminada), el plazo, el lote (si procede), el título del procedimiento, el tipo de procedimiento y la etapa.

El menú «Action» (Acción), situado a la derecha de cada expediente a menos que el expediente se haya eliminado, permite al PCoCo/CoCo realizar distintas acciones en función del estado de la invitación y el expediente.

Invitaciones con el estado «Received» (recibida):

• Acknowledge Receipt (Acuse de recibo): pulse aquí para confirmar que ha recibido la invitación a presentar una oferta.
• Manage Roles (Gestionar atribuciones):  Podrá ver y gestionar el acceso a sus invitaciones (es decir, añadir o retirar a personas autorizadas para realizar las acciones aquí descritas).

Invitaciones con el estado «Acknowledged» (se ha dado acuse de recibo):

• Start New Submission (Empezar un nuevo expediente): pulse para presentar una nueva oferta
• Manage Roles (Gestionar atribuciones):  Podrá ver y gestionar el acceso a sus invitaciones (es decir, añadir o retirar a personas autorizadas para realizar las acciones aquí descritas).

Para ver y gestionar los expedientes relativos a una invitación, pulse el enlace «Submission(s)» (Expedientes).  

El menú «Action» (Acción), situado a la derecha de cada expediente a menos que el expediente se haya eliminado, permite al PCoCo/CoCo realizar distintas acciones en función del estado del expediente.

Expedientes con el estado «Draft» (borrador):

• Editar(Edit): eSubmission abrirá la pantalla en la que se encontraba cuando cerró la aplicación. Ahora, ya puede editar el expediente en eSubmission.
• Ver (View):  eSubmission abrirá la pantalla en la que se encontraba cuando cerró la aplicación. Se trata de un modo de solo lectura, por lo que no podrá editar el expediente. 
• Eliminar (Delete):  el borrador del expediente se eliminará del portal Funding & Tenders.

Expedientes con el estado «Submitted» (presentado):

• Ver acuse de presentación (View Receipt): se mostrará el acuse de presentación.
• Retirar (Withdraw)(únicamente si no ha vencido el plazo de presentación):  indique el motivo por el que desea retirar el expediente y confirme la acción con el botón «Withdraw» (Retirar). Si retira un expediente, ya no podrá volver a acceder a él, editarlo ni presentarlo.

Expedientes con el estado «Withdrawn» (retirado):

• Ver acuse de retirada (View Withdrawal Receipt): se mostrará el acuse de retirada.

Expedientes con el estado «Deleted» (Eliminado):

El menú «Action» (Acción) no está disponible para las ofertas con el estado «Deleted» (Eliminado). Una vez eliminado el borrador de una oferta, el licitador no puede recuperarlo. 

Rondas posteriores de procedimientos de licitación con negociación

  Esta sección solo se aplica a los procedimientos de licitación con negociación con más de una ronda de negociación en la etapa 2.

Si el poder adjudicador decide invitarlo a presentar una oferta revisada a través de eSubmission, el PCoCo/CoCo recibirá una notificación del portal Funding & Tenders.

Para presentar una oferta revisada, el PCoCo/CoCo debe confirmar la recepción de la invitación a presentar una oferta. Una vez confirmada la recepción de la invitación, se redirigirá automáticamente al PCoCo/CoCo a eSubmission, donde podrá iniciarse la presentación de la oferta revisada pulsando en «Nuevo expediente». Para saber cómo presentar una oferta revisada en las siguientes rondas, consulte la Guía rápida para los procedimientos negociados - Segunda ronda / rondas posteriores. 

Gestionar las notificaciones en el portal Funding & Tenders

My notifications (Mis notificaciones)

El PCoCo/CoCo puede acceder a esta página iniciando sesión en el portal Funding & Tenders y pulsando el icono de la campana, en la parte superior derecha de la pantalla.

En esta página, el PCoCo/CoCo puede encontrar las siguientes notificaciones:

• Submission Receipt (Acuse de presentación) (justificante de la presentación de una oferta)
• Withdrawal Receipt (Acuse de retirada) (justificante de la retirada de una oferta)

En la pestaña «Preferences» (Preferencias), bajo «Manage all notifications» (Gestionar todas las notificaciones) (al final de la lista de notificaciones), el PCoCo/CoCo podrá indicar con qué frecuencia desea recibir las notificaciones por correo electrónico del portal Funding & Tenders. Independientemente de la elección, podrá acceder en todo momento a sus notificaciones a través de la sección «My notifications» (Mis notificaciones).

My Formal Notification(s) (Mis notificaciones formales)

Esta sección, que encontrará en «Manage my area» (Gestionar mi área), en la parte izquierda, no se utiliza actualmente en los procedimientos de contratación pública.